Planificacin Estratgica y Construccin de Indicadores de Desempeo en el Sector Pblico de Costa Rica Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos Ministerio de Trabajo

y Seguridad Social San Jos, 12 al 16 de abril de 2010

Lineamientos metodolgicos para la construccin de indicadores de desempeo

rea de Polticas Presupuestarias y Gestin Pblica

ILPES/CEPAL Marianela.armijo@cepal.org

Contenido
Definiciones Contexto de los indicadores en la gestin orientada a resultados 10 pasos bsicos para construir indicadores de desempeo Seleccionando los indicadores de desempeo Recomendaciones

Indicadores de Desempeo
Es una herramienta que entrega informacin cuantitativa respecto del logro o resultado de los objetivos de la institucin, cubriendo aspectos cuantitativos o cualitativos

Para qu sirve esta informacin?

TOMAR DECISIONES

Indicadores de Desempeo

Que indica o sirve para indicar Latn = Indicare = Mostrar o significar algo, con indicios y seales

Desempeo: capacidad de una institucin para gestionar adecuadamente sus recursos y dar cumplimiento a los objetivos y metas establecidos

UN INDICADOR ES UNA SEAL, UN AVISO, QUE NOS ENTREGA INFORMACIN

SE RELACIONA DIRECTAMENTE Y SIEMPRE CON UN OBJETIVO

Aumentar nivel de escolaridad del pas

Aos promedio de escolaridad por habitante del pas

Por que es necesario construir indicadores

Es necesario definir indicadores para:

INSUMOS Eficacia Calidad Eficiencia

PROCESO Eficacia Calidad Eficiencia Economa

PRODUCTOS Eficacia Calidad Eficiencia

RESULTADOS Eficacia (Eficiencia)

PROYECTOS
Bienes

PROGRAMAS

SERVICIOS

PRESUPUESTO NACIONAL
Recursos Bienes y Servicios Beneficiarios
(resultados: Intermedio - final)

INSTITUCIN
Presupuesto ($)
Resultados
(desde punto de vista de los beneficiarios)

Insumos / Procesos

Produccin (Q)

Indicadores Actividades
-Programas de trabajo -Programacin -Ejecucin de recursos

Indicadores Productos
-Cobertura y focalizacin -Oportunidad -Carctersticas de Bs. y Ss. -Costos

Indicadores Misin y Objetivos Estratgicos

-Intermedio
-Final

Para esto es necesario comprender la cadena de produccin y resultado esperado

Proceso productivo

Productos

Resultados

Proceso 2

Proceso 3 Productos Estratgicos (Bienes y Servicios)

Proceso 1

Proceso 4

Insumos Y Recursos

Y comprender que los objetivos de la institucin deben estar alineados con los Objetivos (prioridades) gubernamentales.
Objetivos de Gobierno
Agregacin de mediciones

Ministerios

O B J E T I V O S

Ministerios

Ministerios

MInisterios
I N D I C A D O R E S

Entidades

Entidades

Programa

Programa

Operacionalizacin de objetivos

Y para que se generen los resultados esperados las Instituciones deben tener sus objetivos, definir resultados esperados y la forma de medirlos a travs de indicadores

Ministerios

Ministerios

Ministerios

Ministerios

Programas

Programas Divisin

Entidades

Divisin

Divisin

Dpto.

Dpto.

Por eso es importante comprender el concepto y sentido de los indicadores

Son herramientas de gestin que proveen un valor de referencia a partir del cual se puede establecer una comparacin entre las metas planeadas y el desempeo logrado Un indicador de desempeo es una herramienta que entrega informacin cuantitativa respecto del logro o resultado de los objetivos de la institucin Los indicadores de desempeo son medidas que describen cun bien se estn desarrollando los objetivos de una institucin, a qu costo y con qu nivel de calidad.

 En un sistema de cuenta pblica orientada a resultados, se requiere datos sobre un conjunto de indicadores diferentes, que reflejan la informacin requerida para distintos niveles de toma de decisiones. Los legisladores y los Directores requieren informacin estratgica sobre la gestin de la institucin (resultados finales e impacto), mientras que los Gerentes de Divisiones, Departamentos o Programas y sus staff requieren detalles sobre la provisin de insumos, las actividades, los productos finales y resultados intermedios

 La idea de incorporar indicadores y metas de desempeo al proceso presupuestario es disponer de informacin sobre los niveles de cumplimiento de los objetivos planteados y resultados esperados de cada institucin y enriquecer el anlisis en la formulacin del presupuesto y su discusin en el Congreso. Los indicadores y sus metas se presentan como informacin complementaria al Proyecto de Ley de Presupuestos, y una vez aprobado ste, las metas se vinculan con el seguimiento (monitoreo) de la ejecucin.

QUE TIPO DE INDICADORES HAY?

Clasificacin de los indicadores

Segn qu miden (dimensiones del desempeo):
Eficacia Calidad Eficiencia Economa

Segn etapa del proceso productivo:

Insumos Procesos Productos (bienes y servicios) Resultados (intermedios y finales)

AMBITOS DE MEDICIN y DIMENSIONES

D I M E N S I O N E S D E S E M P E N O

AMBITOS: DESDE LA CADENA DE PRODUCCION

PROCESOS PRODUCTO RESULTADOS

EFICACIA

EFICIENCIA
ECONOMA CALIDAD

Indicador de EFICACIA
Mide el grado de cumplimiento de un objetivo. No considera los recursos asignados para ello Ejemplo:
Porcentaje de becas entregadas en relacin a las programadas Reduccin de la tasa de analfabetismo

CONCEPTOS
EFICACIA
RESULTADO (% RESULTADO LOGRADO EXITOSAMENTE RESPECTO REALIZADO-SOLICITADO) FOCALIZACION (LOGRADO RESPECTO DEL UNIVERSO)

COBERTURA ( LOGRADO RESPECTO DE LA DEMANDA POSIBLE) IMPACTO (LOGRADO RESPECTO DEL PROBLEMA QUE SE QUIERE ATACAR)

EFICACIA (Cobertura)/Producto
PORCENTAJE DE AREA DE CULTIVO INCLUIDA EN EL PROGRAMA

Area de cultivo incluida en el

Programa

Area Total del Programa

de Cultivo

Direccin General de Servicios Agrcolas . Uruguay

COBERTURA DE CONTROL DE EMISIONES DE LOS BUSES INTERURBANOS Controles de emisiones de Buses Interurbanos Total de Buses Inter urbanos

Subsecretaria de Transportes Chile

PORCENTAJE DE RECLUSOS INCLUIDOS EN PROGRAMA DE ACTIVIDAD INDUSTRIAL

Reclusos con actividad industrial

Direccin Nacional de Crceles Uruguay

Total de reclusos

mbito de los Productos:

Bienes y/o servicios proporcionados directamente a los usuarios:

Definir los requerimientos de los usuarios

Establecer las caractersticas de los productos

- Caractersticas tcnicas del producto
- Tiempo de entrega a los usuarios

- Cobertura (todos los nios y nias del pas) - Focalizacin (nios y nias en situacin riesgo social) - Grado de satisfaccin de los usuarios

Indicador de EFICIENCIA
Mide la relacin entre los productos y servicios generados con respecto a los insumos o recursos utilizados. Aproximaciones a este concepto:
Costos de produccin (costos medios, costos unitarios gastos administrativos en relacin al gasto total) Productividad media de los distintos factores de produccin

Ejemplos: Costo promedio anual por alumno atendido Solicitudes tramitadas por funcionario

EFICIENCIA
Indicador de eficiencia: costo por unidad de servicio o bienes provistos; o productividad de un input, son tiles en evaluar los costos relativos y productividad que diferente mtodos de servicio entregan o la produccin de bienes. Los indicadores de eficiencia pueden expresarse como costo por producto, o unidades por insumo, o costo por resultado.

Ejemplos de Indicadores de Eficiencia

EFICIENCIA

EFICIENCIA-Producto Medio Nmero de inspecciones/nmero de inspectores Nmero de expedientes resueltos por semestre/dotacin de personal en la tarea Nmero de inspecciones al transporte de pasajeros/personal que participa en la tarea Nmero de consultas/nmero de mdicos

Indicador de CALIDAD
Mide atributos, capacidades o caractersticas que deben tener los bienes o servicios para satisfacer adecuadamente los objetivos del programa. Calidad es una dimensin de la eficacia, pero por su importancia se la distingue con nombre propio Ejemplos: Grado de satisfaccin de los usuarios Tiempo de respuesta a requerimientos de los beneficiarios

Calidad
Capacidad de la institucin por responder en forma consistente, rpida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas. Mejorar los atributos y caractersticas de los productos. B) Mediciones Directas. Grado de satisfaccin de los usuarios.

CALIDAD
Calidad-Tiempo de respuesta
Tiempo de espera media para atender una consulta

Direccin General de Salud Tiempo de tramitacin media de solicitudes mineras Direccin General de Geologa e Minas
Tiempo medio para o estudio de cada Plan de Reforestamiento Direccin General de Recursos Naturales Dias de demora media de trmites de legalizacin Direccin General de Secretara

CALIDAD
Calidad- Satisfaccin de usuarios
Porcentaje de aprobacin Encuesta de opinin a los usuarios Direccin Nacional de Registos
Porcentaje de reclamos/casos atendidos Direccin Nacional de Topografa Asuntos resueltos/ Nmero de servicios reclamados Subsecretaria de Ministerio de Educacin y Cultura Nmero de servicios reclamados/nmero total de servicios Hospital de Montevideo

INDICADORES DE CALIDAD
Oportunidad Accesibilidad Percepcin usuarios de Precisin

Porcentaje de respuestas a los Parlamentarios dentro de los lmites acordados.

Nmero de localidades cubiertas por atenciones mviles

Porcentaje de aprobacin excelente de los talleres de trabajo, por los participantes

Porcentaje contratos terminados errores

de por

Porcentaje de reportes econmicos entregados en tiempo acordado

N de horas que la Biblioteca est abierta fuera de las horas de trabajo

Porcentaje de usuarios satisfechos

N de usuarios satisfechos/ Total usuarios encuestados N de usuarios Satisfechos con el trato en la atencin/ Total usuarios

Nmero de fallas reales/ Fallas programadas

Nmero de intervenciones con retraso/ Nmero de intervenciones totales

Porcentaje de Poblacin con necesidades especiales que son miembros activos de la Biblioteca

Porcentaje de contratos con uno o ms errores encontrados por revisiones externas

Indicador de ECONOMA
Mide la capacidad del programa para generar o movilizar adecuadamente los recursos financieros. Economa es una dimensin de la eficiencia.

Ejemplos: Ingresos propios generados Presupuesto ejercido

Segun la Etapa del Proceso Productivo o Ambito de Medicion

Proceso (Actividades - productos intermedios): Actividades vinculadas a la produccin de bienes y servicios. Corresponden a las necesarias para generar los productos finales de la institucin: procedimientos de compra licitaciones procesos tecnolgicos administracin financiera etc.

- Porcentaje del presupuesto ejercido - Porcentaje de compras de insumos efectuadas dentro del tiempo programado

Algunos ejemplos de Indicadores en el mbito de los Procesos:

Porcentaje de ejecucin del presupuesto Porcentaje de gasto en Recursos Humanos respecto de gasto total Porcentaje de gasto corriente respecto de gasto total Porcentaje de productos entregados respecto de lo programado Porcentaje de compras de insumos efectuadas dentro del tiempo programado Porcentaje de licitaciones adjudicadas respecto de licitaciones totales Porcentaje de ingresos propios percibidos respecto de los programados Porcentaje de subsidios asignados Porcentaje de familias pobres catastradas Porcentaje de normas de aviacin actualizadas

mbito de los Procesos productivos (Ejemplos para Actividades Centrales)

Definir aquellos procesos que son claves para la generacin de los productos (bienes y/o servicios): procedimientos de compra

Adquisicin de insumos contratacin de empresas proveedoras Licitaciones

Externalizacin de servicios - subcontratacin de empresas que proveen los productos procesos tecnolgicos

Implementacin de servicios por internet - procesos para generar productos

MBITOS DE MEDICIN
Producto (productos finales): Bienes y/o servicios pblicos producidos o entregados por la institucin para cumplir con su misin. Est dirigido al beneficiario final, o en algunos casos, intermedio. - Porcentaje de alumnos que reciben la beca oportunamente - Tiempo promedio de entrega de subsidios para la vivienda - Metros cuadrados construidos promedio por vivienda entregada

Algunos ejemplos de indicadores de focalizacin:

Porcentaje de la poblacin en situacin de pobreza que recibe subsidio para agua potable Porcentaje de nios en situacin de pobreza que reciben beca estudiantil Porcentaje de adultos mayores que reciben complemento alimenticio contra la desnutricin Porcentaje de deportistas que acceden a programas de alto rendimiento Porcentaje de comunas de alto riesgo cubiertas por programas especiales antidelincuencia Finalmente, tambin en eficacia se mide al cumplimiento de programas de trabajo: Porcentaje de capacitaciones de funcionarios en relacin a lo programado

Algunos ejemplos de indicadores en el mbito de los Productos:

Porcentaje de familias sin vivienda que reciben aportes del Estado Porcentaje de familias pobres sin vivienda que reciben aporte del Estado respecto del total de familias sin vivienda que reciben aporte del Estado Tiempo promedio de entrega de subsidios para la vivienda

Metros de cuadrados construidos promedio por vivienda entregada

Porcentaje de condominios construidos que cuentan con infraestructura social (lugares para reuniones, parques, plazas, juegos para nios) Porcentaje de familias que manifiestan satisfaccin con la vivienda entregada

MBITOS DE MEDICIN
Resultado intermedio: Es el resultado directo a lograr en la poblacin objetivo dado el uso de los productos finales. Es la aportacin especfica a la solucin de un problema o necesidad. - Porcentaje de profesoras indgenas asesoradas que aplican prcticas pedaggicas mejoradas con el enfoque de la Educacin Intercultural Bilinge

mbito de los Resultados: Resultados intermedios

Cambio en el comportamiento de los beneficiarios una vez que han recibido los bienes y/o servicios.

La entrega de los bienes y/o servicios a los usuarios supone que conduce a la Obtencin de los resultados finales.
Constituye una aproximacin a los resultados finales

Algunos ejemplos de indicadores en el mbito de Resultados Intermedios:

Porcentaje de subsidios de vivienda efectivamente pagados respecto del total de subsidios otorgados Porcentaje de trabajadores sin calificacin que egresan de un programa de capacitacin tcnica Porcentaje de participantes egresados de programa antidrogas con actitud crtica hacia la droga Porcentaje de empresas que no cumplen la normativa laboral Porcentaje de familias pobres que inician una actividad empresarial con apoyo del Estado Porcentaje de alumnos egresados de una carrera tcnica

MBITOS DE MEDICIN
Resultados finales o impacto:

Contribucin a la solucin de un problema o necesidad

Complejidad de medir Impacto o Resultado Final: un programa o institucin por lo general contribuye a alcanzar un resultado final y se complementa con la accin de otros programas e instituciones.

MBITOS DE MEDICIN
Resultados finales (impacto):

Cmo identificar el Impacto de nuestra institucin?

El impacto no se produce inmediatamente y medirlo requiere de un anlisis ms profundo, de la definicin de un conjunto de indicadores y otros instrumentos complementarios como las evaluaciones de impacto. - Tasa de crecimiento del Sector de Tecnologas de la Informacin (TI)

Resultados Finales o Impacto:

Resultados a nivel de fin de los bienes y servcios entregados, significan un mejoramiento en las condiciones objetivas de la poblacin objetivo. Complejidad de medir Impacto o Resultado Final:
un programas pblico contribuye a alcanzar un fin (resultado final) se complementa con la accin de otros programas

Cmo identificar el Impacto de nuestro programa?

el impacto no se produce inmediatamente es difcil medirlo con un indicador (mejoramiento de la calidad de vida)

por lo general no se dispone de informacin de punto de partida (lnea base)

Algunos ejemplos de indicador de resultado final o impacto

Porcentaje de trabajadores sin calificacin egresados de un programa de capacitacin que consiguen un empleo permanente Porcentaje de personas que no reinciden despus de participar en programa antidrogas Tasa de accidentes de aviacin Porcentaje de familias que superan la lnea de pobreza Tasa de variacin de delitos Porcentaje de empresas que cumplen la normativa laboral Tasa de incidencia de la poliomielitis Tasa de obesidad infantil Porcentaje de das sin suministros elctrico a la poblacin Tasa de suspensin de servicios de internet Porcentaje de reclamos solucionados de usuarios de servicios de telefona

EJEMPLOS
Indicador de Producto Indicador de Resultado Intermedio
Indicador de Resultado Final

N de nios matriculados en Educacin preescolar pblica/N de nios entre 3 a 6 aos del pas

Porcentaje de nios de 3-6 aos matriculados que logran terminar la enseanza preescolar

Porcentaje de nios que terminan preescolar logran Manejo de habilidades bsicas en lecto escritura

Porcentaje de padres y madres satisfechos con la educacin impartida

PRODUCTO

RESULTADO INTERMEDIO
Tasa anual de variacin de reclusos con contrato de trabajo

RESULTADO FINAL O IMPACTO

Porcentaje de desempleo de poblacin reclusa aprobada

Porcentaje de reclusos participando en el programa de reinsercin/Total poblacin reclusa potencialmente beneficiaria del Programa

Talleres de capacitacin realizados/Talleres de capacitacin programados

Participantes que consiguen certificarse /Total de participantes

(Produtividad de los participantes ao t Productividad participantes ao t1/Produtividad participantes ao t1)*100

COMO CONSTRUIMOS UN INDICADOR?

10 pasos bsicos para construir indicadores

1.
2. Establecer las definiciones estratgicas como referente para la medicin Establecer las reas de desempeo relevantes a medir Formular el indicador y describir la frmula de clculo Validar los indicadores aplicando criterios tcnicos Recopilar los datos 6. Establecer las metas o el valor deseado del indicador y la periodicidad de la medicin Sealar la fuente de los datos o medios de verificacin

7.

3.

8.
8.

Establecer supuestos (observaciones)

Evaluar: establecer referentes comparativos y establecer juicios

4.

10.

Comunicar e Informar el desempeo logrado

1. Establecer las definiciones estratgicas como referente para la medicin del desempeo

MISION VISION OBJETIVOS ESTRATEGICOS PRODUCTOS FINALES o ESTRATEGICOS

2. Establecer los factores relevantes, mbitos y dimensiones de desempeo a medir.

De las Definiciones estratgicas extraer los Factores Relevantes que deben ser medidos. Cules son los principales aspectos o variables claves que deben ser medidos en cada uno de los Objetivos (Misin, Objetivos Estratgicos, productos..) ?

Qu mbitos deben ser medidos?

Qu dimensiones deben ser medidos? Quin utilizar la informacin? Qu decisiones tomar?

Factores relevantes a medir

Se refiere las caractersticas que deseamos medir respecto al logro del objetivo. Ejemplo:
Objetivo:Contribuir al desarrollo de la vida familiar, comunitaria y ciudadana de las familias de escasos recursos, mediante la entrega de vivienda social ubicada en conjuntos habitacionales

Factores relevantes a medir

Ejemplo:
Objetivo: Contribuir al desarrollo de la vida familiar, comunitaria y ciudadana de las familias de escasos recursos, mediante la entrega de vivienda social ubicada en conjuntos habitacionales Aspectos relevantes a medir: Familias de escasos recursos Vivienda social que permita desarrollar vida familiar Conjuntos habitacionales que permitan desarrollar vida comunitaria y ciudadana.

2. Los mbitos de medicin y dimensiones atraviesan toda

la cadena de produccin y valor..hay que establecer qu es lo relevante
AMBITOS DE MEDICION PROCESOS PRODUCTO Resultados (Intermedios y Finales)

D I M E N S I O N E S

EFICACIA

EFICIENCIA
ECONOMA CALIDAD

Mision Ministerio del Trabajo y Seguridad Social

El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social es la InstitucinRectora de la poltica sociolaboral de Costa Rica, dirigida a personas trabajadoras y empleadoras, que propicia el trabajo digno y contribuye al desarrollo y la justicia social.

Objetivos Estrategicos
1.Mejorar los medios y la cobertura para la convergencia oportuna de oferentes y demandantes de mano de obra, buscando de Esta manera la reduccin del desempleo por causas friccionales. 2.Orientar la fiscalizacin laboral, hacia sectores definidos como prioritarios en razn de su vulnerabilidad laboral, con inspecciones integrales y focalizadas.

3.Sensibilizar, capacitar, y asesorar a los diferentes actores que participan en el mbito laboral sobre la aplicacin del marco jurdico que rige las relaciones laborales para el debido respeto de los derechos de los trabajadores.
4.Desarrollar una movilidad migratoria que est en funcin de las posibilidades y requerimientos de empleo de los sectores productivos del pas. 5.Promover una cultura de cumplimiento de los derechos y obligaciones laborales para un trabajo digno con enfoque preventivo. 6.Garantizar a nivel regional una efectiva asesora y fiscalizacin para el trabajo digno. 7.Promover la integracin de la oferta de formacin tcnica y capacitacin para el trabajo, con los requerimientos del mercado laboral. 8.Propiciar alianzas interinstitucionales que fomenten la actividad productiva y la generacin de empleo. 9.Satisfacer las expectativas de nuestros usuarios mediante servicios oportunos, equitativos, claros y accesibles desde cualquier parte del pas. 10.Desconcentrar los servicios con criterios de necesidad, viabilidad y oportunidad. 11.Estandarizar los procesos y procedimientos para mejorar servicios dirigidos a todos los grupos de poblaci n

Misin Programa 731 Asuntos del Trabajo Direccin General de Inspeccin Mision
Tutelar el cumplimiento de la normativa laboral, por medio de la inspeccin y mediacin en los conflictos derivados de la relacin de trabajo y a travs de acciones de asesoramiento o facilitacin en materia de los derechos de asociacin, de salarios y de salud ocupacional, con el fin de contribuir a la equidad y armona de las relaciones entre empleados y empleadores.

Factores Relevantes Reduccion de conflictividad xito de las mediaciones

Percepcion de equidad..

Productos
Productos
1. Acciones de Inspeccin Laboral en Sede Administrativa y Judicial.

Factores Relevantes Cobertura de inspeccion

Costo de inspeccion Conciliaciones por area Tiempos de respuesta de Asesoria Cobertura de la acreditacion Tiempo de respuesta

Servicios de asesora,
conciliacin y mediacin en conflictos laborales individuales y colectivos.

Servicios de registro y
acreditacin de las organizaciones sociales laborales.

Servicios de asesora e
informacin en materia de salarios mnimos para el sector privado.

Oportunidad de la asesoria Solicitudes respondidas

Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos

Objetivos Estratgicos
1. Identificar las comunidades y poblaciones meta, prioritarias a nivel nacional, mediante la realizacin de estudios de campo y el manejo de bases de datos interinstitucionales; a fin de impulsar el otorgamiento del Bono Familiar de Vivienda y la canalizacin del crdito, a tales poblaciones, disminuyendo el dficit habitacional. Disear y poner en marcha un Plan Nacional de Vivienda, de mediano y largo plazo, que contemple polticas y directrices (de carcter vinculante con otras instituciones del Sector) orientadas a ordenar el territorio nacional, a incrementar el desarrollo urbano y a posibilitar el acceso de los hogares, principalmente de clase baja y media, a una vivienda adecuada y a sentamientos humanos con servicios bsicos. Velar por el cumplimiento de los criterios tcnicos de calidad de vivienda, sobre todo de inters social, determinados por las instituciones competentes; mediante la realizacin de auditoras peridicas y de la supervisin al acatamiento de las recomendaciones brindadas.

Factores Relevantes
Dficit habitacional Focalizacin exitosa del otorgamiento del Bono Familiar

2.

Metros cuadrados por vivienda Servicios bsicos viviendas otorgadas Situacin social beneficiarios Sanciones cumplidas Estndares cumplidos xito de fiscalizacin

3.

Ejemplo
Identificar los Factores Relevantes a medir

EJEMPLO
OBJETIVO

Factores Relevantes

INDICADORES
Porcentaje de la poblacin objetivo que prctica alguna actividad deportiva 1 vez a la Semana Porcentaje de la poblacin objetivo que mejora sus ndices de salud sobre lnea base % de incremento de Microemp participantes del programa que mejoran sus capacidades tcnicas y emprendedoras, segn ndice de capacidades Costo promedio de asesora a Microempresas

- Estilos de vida Promover en la poblacin en activa de la general estilos de vida activa poblacin por medio de la prctica peridica del ejercicio fsico, -Prcticas peridica el deporte y la recreacin del ejercicio fsico, deporte y la recreacin - Capacidades tcnicas y emprededoras

Microempresas del sector rural con capacidades tcnicas y emprendedoras consolidadas

-Costo del subsidio

LISTA DE FACTORES RELEVANTES A MEDIR

Definiciones estratgicas Misin Factores Relevantes

Objetivos estratgicos

Productos finales

Primer Trabajo Grupal

Definicin de los factores relevantes por categora de objetivos

1. Para la MISIN defina los factores relevantes 2. Para los objetivos estratgicos defina los factores relevantes 3. Para los productos defina los factores relevantes 1 HORA

UNA VEZ QUE SE TIENE CLARIDAD SOBRE:

Cules son los aspectos relevantes que deben ser medidos Qu mbitos se van a medir Cules dimensiones

Corresponde construir cada uno de los indicadores

3. Formular el nombre del indicador y la frmula de clculo.

El nombre del indicador debe ser lo ms ilustrativo posible de lo que se quiere medir, y la frmula debe permitir informar sobre los parmetros o variables que se estn midiendo

Nombre del indicador

Debe ser claro, preciso y autoexplicativo Que cualquier persona entienda qu se mide con ese indicador Si se usan siglas o aspectos tcnicos, deben definirse en una nota explicativa Porcentaje de aeropuertos que cuentan con sistema ILS Nota: ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizaje instrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condiciones de baja visibilidad.

Sentido de la medicin
Indicador ascendente o descendente Mientras ms aeropuertos tenga ILS es mejor, por lo tanto, el indicador es ascendente En general:
Los indicadores de cobertura, focalizacin, accesibilidad, cumplimiento de programas de trabajo, etc. son ascendente. Los indicadores de tiempos promedio de respuesta a los usuarios son descendentes. Los indicadores que miden capacidad de utilizacin de recursos son ascendentes Los indicadores que miden errores son descendentes Los indicadores que miden satisfaccin de usuarios son ascendentes

Frmula de clculo
La relacin matemtica de las variables deben entregar como resultado lo que se defini en el nombre
Porcentaje de aeropuertos que cuentan con sistema ILS

(Total de aeropuertos con sistema ILS / Total de aeropuertos del pas) * 100

Construccin de Frmulas
Nombre del indicador

Variables que intervienen

Frmula del indicador

Nombre del Indicador

El nombre del indicador debe ser: Autoexplicativo Contextualizado

Por ejemplo: Porcentaje de solicitudes respondidas Es autoexplicativo y contextualizado?

Nombre del Indicador

Porcentaje de solicitudes respondidas
En la Oficina Principal de la institucin

En el pas
En un mes En un ao Respecto de las solicitudes presentadas Etc.

Nombre del Indicador

Nombre del indicador
Qu o cul es la medicin.universo a considerar (contexto)

% de solicitudes respondidas

respecto de las solicitudes ingresadas

Nombre del Indicador

Indica la relacin

Porcentaje de solicitudes respondidas respecto de las solicitudes ingresadas

Variables Variable 1: solicitudes respondidas Variable 2: solicitudes ingresadas Numerador Denominador

Ingresadas

Respondidas

Frmula de clculo
Frmula:

Numerador Denominador

* 100

Total de solicitudes respondidas en el ao t Total de solicitudes ingresadas en el ao t

* 100

Frmula de clculo
Tipos de frmulas ms usadas
Porcentaje (proporciones)

Tasa de variacin
Razn o promedio ndices

1. Porcentajes (cobertura, focalizacin, etc.)

Razn entre dos variables con una misma unidad de medida

numerador
* 100

denominador

= X por ciento

Igual unidad de medida (personas, Km., solicitudes, etc.

Cobertura:
Porcentaje de cobertura en la atencin de adultos mayores (Total de adultos mayores atendidos / Total de adultos mayores del pas)*100

COBERTURA

Adultos Mayores del pas

Adultos Mayores atendidos

Focalizacin:
Porcentaje de adultos mayores atendidos que se encuentran en situacin de extrema pobreza

(Total de adultos mayores atendidos que se encuentran en situacin de extrema pobreza / Total de adultos mayores atendidos)*100

FOCALIZACIN

Adultos Mayores del pas

Adultos Mayores pobres

Adultos Mayores atendidos

2. Tasa de variacin

Razn entre una misma variable pero en periodos diferentes

variable ao t
Variable ao t-1
-1 * 100 =

variable ao t variable ao t-1

variable ao t-1
* 100

= X por ciento

2. Tasa de variacin
Ejemplo:
Tasa de variacin de las exportaciones del pas
{(Total exportaciones ao t / Total exportaciones ao t-1) 1*100}*100

2. Tasa de variacin o de cambio

{(Total exportaciones de miel ao t / Total exportaciones ao t-1) 1}*100
400 TONELADAS de MIEL EXPORTADA 2009 -1 375 TONELADAS de MIEL EXPORTADA 2008 1,0625 0,0625 + 6,25 x 100

(total de exportaciones de miel ao t total de exportaciones en el ao t-1) / total de exportaciones en t-1 * 100
400 TONELADAS de MIEL EXPORTADA 2009 375 TONELADAS de MIEL EXPORTADA 2008

400 TONELADAS de MIEL EXPORTADA 2009

x 100

400 375 = 25

25/400 = 0,0625

0,0625 X 100 = 6,25

2. Tasa de variacin o de cambio

{(Total exportaciones de miel ao t / Total exportaciones ao t-1) 1}*100 325 TONELADAS de MIEL EXPORTADA 2009

-1 450 TONELADAS de MIEL EXPORTADA 2008

0,72777 - 0,27

x 100

- 27,7%

(total de exportaciones de miel ao t total de exportaciones en el ao t-1) / total de exportaciones en t-1 * 100
325 TONELADAS de MIEL EXPORTADA 2009 450 TONELADAS de MIEL EXPORTADA 2008

450 TONELADAS de MIEL EXPORTADA 2008

x 100
-0,27 X 100 = -27,7%

325 450 = -1,25

-1,25/325 = -0,27

3. Razn o Promedio (tiempos promedio, costos promedio, etc)

Relacin entre dos variables con distinta unidad de medida

numerador denominador

= unidades promedio del numerador por cada unidad del denominador

3. Razn o Promedio (tiempos promedio, costos promedio, etc)

Ejemplo:
Tiempo promedio de tramitacin de solicitudes Tpo. Solicitud 1 + Tpo. Solicitud 2 + ..... + Tpo. Solicitud n Total de solicitudes tramitadas

Sumatoria de tiempos de tramitacin de cada solicitud / Total de solicitudes tramitadas = tiempo promedio por solicitud

3. Razn o Promedio (tiempos promedio, costos promedio, etc)

Ejemplo:
Promedio de alumnos por profesor de educacin media

Total de alumnos de educacin media en el ao

Total de profesores de educacin media en el ao t

= Alumnos promedio por profesor

4. ndices
Permiten medir la evolucin de una variable en el tiempo, a partir de un valor base.

Ejemplo, ndice de Remuneraciones Promedio anual de remuneraciones ao base: 5.000 Promedio anual de remuneraciones ao t: 5.350

ndice ao base: (Valor ao base / valor ao base)*100 = (5.000 / 5.000)*100 = 100 ndice ao t: (Valor ao t/ valor ao base)*100 = (5.350 / 5.000)*100 = 107

4. ndices
Promedio anual de remuneraciones ao t+1: 5.885

ndice ao t+1: (Valor ao t+1/ valor ao base)*100

= (5.885 / 5.000)*100 = 117,7 Valor ndice: Ao t+1 Ao t = 117,7 = 107,0

Ao base = 100,0

4. ndices

Promedio anual de remuneraciones ao n:

ndice ao n = (Valor ao n / valor ao base)*100

Desagregacin por Sexo

Porcentaje de personas pobres del pas

Distribucin de pobreza por sexo:

(Total hombres pobres / Total personas pobres)*100 (Total mujeres pobres / Total personas pobres)*100

Porcentaje de pobreza segn sexo: (Hombres pobres / Total hombres)*100 (Mujeres pobres / Total mujeres)*100

Indicadores que permitan medir continuamente (ao a ao) variables relevantes en el cumplimiento de la misin y de inters para la ciudadana

Tasa de escolaridad Porcentaje de recaudacin de impuestos Porcentaje de vas en buen estado Porcentaje de delitos contra la propiedad Porcentaje de plagas bajo control Porcentaje de fallos favorables Tiempo de respuesta

Segundo Trabajo de Grupo

Definicin de indicadores para cada factor relevante, segn mbito
de medicin
1. Defina por cada factor relevante el o los indicadores que lo midan. 2. Si ya ha definido indicadores revselos y verifique que miden los factores RELEVANTES identificados. 3. Una vez que haya definido todos los indicadores clasifquelos segn su etapa en la cadena de produccin (proceso, producto, Resultado) y en los mbitos de desempeo: eficacia, calidad, eficiencia y economa (utilice las definiciones). 5. ESTABLEZCA LA FORMULA DE CALCULO Presente el trabajo

2 HORA DE TRABAJO

4. Validar los indicadores

Cada indicador propuesto debe ser validado tcnicamente, segn los siguientes criterios:
Relevancia: debe reflejar una dimensin importante del logro del objetivo
Permite verificar el logro del objetivo en un aspecto sustantivo? Pertinente: debe ser preciso e inequvoco No hay dudas respecto de qu se est midiendo? Debe aportar una base suficiente para evaluar el desempeo Es suficiente para emitir un juicio respecto del desempeo? Costo Razonable: la informacin necesaria para generar el indicador debe estar disponible a un costo razonable El beneficio de la informacin es mayor que el costo de obtenerla?

Confiable :Cualquier persona puede comprobar los resultados del indicador?

Independiente: La institucin o programa controla el resultado que entrega el indicador

Integracin: El total de los indicadores contempla las dimensiones de desempeno necesarias

Aporte marginal: si hay ms de un indicador para medir el desempeo de un objetivo, debe proveer informacin adicional en comparacin con los otros indicadores propuestos Mide aspectos no considerados en los dems indicadores?

Paso 4: Validar los Indicadores

Indicadores Relevancia Pertinencia Costo Razonable Confiable Independiente Integracion Aporte Marginal Valida?

1.

2.

No

No

5. Recopilar los datos para construir los indicadores

TIPOS DE INFORMACION

Informacin contable-presupuestaria

Estadsticas de produccin fsica, cargas de trabajo del personal Encuestas, estudios especiales
Benchmarking,etc

Fuentes de Informacin
Para cada indicador, est disponible la informacin en mi programa?

No

est en otra Entidad?

No

el beneficio > costo de obtenerla? Se mide

S No

Se busca una proxy

6. Establecer

las metas o el valor deseado del indicador y la frecuencia de la medicin

DESEMPEO HISTORICO LINEA BASE

OBJETIVOS DEFINIDOS
DESEMPEO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.

Metas
Las Metas constituyen la expresin concreta y cuantificable de los logros que se planea alcanzar en el ao (u otro periodo de tiempo) con relacin a los objetivos previamente definidos. Sentido de la Medicin: Ascendente (cobertura, focalizacin, etc.) Descendente (tiempos de respuesta, tasas de enfermedades, etc.) Qu es mejor como desempeo de la institucin?

Importancia de las metas para el seguimiento (monitoreo) y evaluacin

Medicin y evaluacin

Retroalimentacin
Medidas correctivas

Evaluacin
La evaluacin es la comparacin de los resultados obtenidos con las metas establecidas. La evaluacin puede ocurrir durante el periodo de ejecucin (evaluacin contingente) o al finalizar dicho periodo (evaluacin ex post).

Retroalimentacin
Los resultados de las evaluaciones se comunican a los encargados de cada rea y a la Direccin, a fin de que estn informados respecto al grado de avance de las metas planteadas y, en caso de producirse desviaciones importantes respecto a lo programado, se acuerden las medidas correctivas que se adoptarn.

Medidas correctivas
Las medidas correctivas pueden consistir en cambios en las reas, cambio en las metas, nuevas asignaciones o recortes de los recursos presupuestarios, revisin de las tareas, etc.

Indicador y meta

El resultado de la medicin del indicador entrega un valor .

Este valor se compara con la meta establecida para el indicador. La comparacin permite establecer un juicio respecto del desempeo de la institucin.

Ejemplo
Indicador: Porcentaje de gastos administrativos

Valor del indicador: 15% Meta del indicador: 20% Valor del indicador de institucin similar: 10%
Juicios:

Cumpl la meta. Estoy por sobre el valor de una institucin similar

Requisitos de las metas

Su establecimiento debe considerar diferentes parametros (desempeo histrico, programas similares, estndares)
Deben ser posibles de cumplir por la institucin con los recursos financieros, humanos, fsicos y tecnolgicos disponibles Su logro debe depender de la institucin (establecer supuestos)

Requisitos de las metas

Deben establecerse para ser cumplidas en un plazo determinado Deben expresar claramente el mbito geogrfico que cubre Deben ser conocidas y acordadas con los ejecutores de las distintas reas (establecer los responsables por el cumplimiento)

Para establecer la meta se deben considerar diferentes parmetros

Lnea base y desempeo histrico Desempeo de instituciones similares (benchmarking) Estndares aplicados a normas tcnicas

Pasos para determinar una meta

Identificar la lnea base

Existe?

Se construye No existe? Programas similares Estndar tcnico

Se toma como referencia el actual desempeo Indicador % de alumnos

Meta
Ao t 60%

egresados

Qu es la lnea base?

Dato que se tomar como inicio para establecer los valores futuros a alcanzar por el indicador, los que servirn para evaluar el grado de cumplimiento de las metas. Para indicadores nuevos, podra suceder que no exista un valor base, por lo cual debe ser estimado. Una vez realizada la primera medicin, se tomar como lnea de base el ltimo dato obtenido.

Dnde estamos ahora? Cmo hemos estado antes?

90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2004 2005 2006 2007 becas subsidios crditos

Cuan lejos queremos y podemos llegar?

Considerar el nivel de desempeo de las metas a nivel nacional / local El tiempo de respuesta de la entrega de los pasaportes ser el mismo en el pas, en el Estado o en una determinada Regin. Los kilmetros de vas reparadas sern un promedio nacional o en un tramo especfico.

Las metas deben tener asignados responsables por su cumplimiento a nivel de la organizacin

Debe quedar claramente establecido cual es la Unidad, rea, Direccin, que es responsable por el cumplimiento de la meta, an cuando otras reas intervengan con produccin intermedia o final.

Problemas frecuentes cuando se establecen las metas

No existen o no se construyen los medios de verificacin Los supuestos no son pertinentes (se imputan aspectos que la institucin s controla)

La evaluacin (el juicio sobre el desempeo no es confiable)

Las metas estimulan un desempeo poco innovador y desafiante

Problemas frecuentes cuando se establecen las metas

No existen datos disponibles para estimar la lnea base La institucin desconoce estndares de entidades similares Se desconoce la poblacin objetivo y potencial

Riesgo se sobre o subvalorar la meta

No es posible evaluar respecto de las mejores prcticas (autocomplacencia) La meta no permite monitorear el avance hacia el cumplimiento del objetivo (y por lo tanto no se pueden tomar decisiones adecuadas)

Problemas frecuentes cuando se establecen las metas

Subvaloracion de las metas frente a un ambiente punitivo de la evaluacion

Escasa utilidad para la toma de decisiones y mejora de la gestin

Trampa de la medicin: se muestra como resultados (y se hace) solo lo que se puede medir

No es posible avanzar hacia la mejora de los resultados relevantes para la organizacin y por ende para la ciudadana

Frecuencia
Depende de la disponibilidad de la informacin (Fuente de Informacin) y del nivel de los objetivos que se est midiendo

Misin Objetivos estratgicos

Disminuye

Frecuencia

Productos
Aumenta Actividades

Factores que inciden en la frecuencia de medicin de los indicadores

Las necesidades de uso de la informacin generada por los indicadores (proceso de toma de decisiones) Tiempo estimado en que se producirn los resultados del programa en los beneficiarios Disponibilidad de informacin cuando sta es obtenida o proporcionada por fuentes externas Compromisos de cuenta pblica o de informar resultados de la gestin (Secretara de Hacienda)

7. Sealar las fuentes de datos o medios de verificacin

Registros de la institucin (posibles de auditar) Estadsticas oficiales Encuestas (realizadas por entes externos)

8. Establecer Supuestos (observaciones)

Aspectos no controlables por la institucin: Deben ser muy concretos y no generales
Variaciones del tipo de cambio, o de determinados precios pueden afectar niveles de ingresos esperados, tarifas, etc Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hay probada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puede alterar la programacin) Flujo de recursos internacionales, etc.

Supuestos

Comprometo X meta siempre y cuando se cumplan los siguientes supuestos: Tipo de cambio no aumente ms de 10% La solicitudes de tramitacin no aumenten ms de 15%

Ejemplos de algunos aspectos sobre los cuales establecer Supuestos

Situacin macroeconmica Beneficiarios usan los componentes adecuadamente Se cumplen las corresponsabilidades de otros actores Otros estados o entidades destinan los recursos para lo que est establecido Los recursos de prestamos internacionales son entregados al programa en el tiempo establecido

Tercer Trabajo Grupal

Revise el conjunto de los indicadores construidos y aplique los criterios de validacin

Complete la planilla de Indicadores para la programacin presupuestaria

9. Evaluacin de los Resultados

Comparar valor del indicador al final del periodo y meta establecida Establecer No cumplimientos y Sobrecumplimientos (desviaciones) Anlizar las Causas de los resultados Proponer Recomendaciones para corregir las desviaciones Establecer Compromisos para implementar las recomendaciones Definir Plazos de cumplimiento de los compromisos Definir Responsables por el cumplimiento de compromisos Definir Programa de Seguimiento de compromisos

Evaluacin de los Resultados

Indicadores Valor Indicador Meta % Cumplimiento Resultado(*) Causas del Resultado Recomendaciones Compromisos Plazos Responsables

(*): Indicadores Cumplidos, No Cumplidos o Sobrecumplidos

10. Informar los Resultados

Breve resea de la institucin Contexto de la medicin: qu se midi y qu no Recursos utilizados por la institucin Resultados de la gestin (logros y no logros) Principales causas de desviaciones de resultados Efectos de resultados negativos (en los ciudadanos, etc) Compromisos para el periodo siguiente

Recomendaciones para construir indicadores estratgicos y evitar incentivos perversos

INDICADORES QUE INFORMAN SOBRE CUMPLIMIENTO DE DEMANDA..POR SI SOLO NO ENTREGAN INFORMACION UTIL PARA TOMA DE DECISIONES

Nde certificados de antecedentes emitidos/ N de certificados solicitados

Resultado ser siempre de 100%

Esta prestacin constituye una obligacin legal de ser satisfecha, dado que es un requisito insoslayable para el usuario. Cobertura garantizada

Aspectos relevantes de los resultados son la calidad del servicio, la oportunidad, la precisin, la disponibilidad a nivel nacional (cobertura geogrfica).

Ejemplo
Atencin de emergencias Indicador: Nmero de emergencias programadas

Meta:

1000

Nmero de emergencias que se atendieron 1500 En el Informe de evaluacin anual aparece como Meta superada

Evitar indicadores que generen incentivos perversos

Aumento en los porcentajes de recaudacin por multas a contribuyentes evasores Puede incentivarse a destinar mayores recursos de los necesarios a las acciones de fiscalizacin en reas donde las multas sean ms onerosas; desestimando otros que tienen mayor importancia desde el punto de vista de la economa, la competencia, la seguridad para los usuarios, calidad de los productos, etc.

Evitar indicadores que generen incentivos perversos

Porcentaje de detenciones por delitos Puede incentivarse una accin represiva no acorde con la situacin delictiva, o destinar recursos extras para la represin del delito, dejando otras acciones preventivas, etc)

Evitar indicadores que generen incentivos perversos

Disminucin de tiempos de respuestas, sin llevar asociado una meta de calidad del producto entregado. Nmero de fallos judiciales en un tiempo X., puede implicar que el juicio no se ajuste a derecho, que los fallos sean inapropiados, generando problemas de seguridad, reincidencia, etc)

TENER EN CUENTA LA INTEGRALIDAD DE LA MEDICION

Aumentar la cobertura del programa de raciones a un 55% de la poblacin escolar. Llegar a un costos promedio de $5 Alcanzar1000 caloras por racin

INDICADOR DE EFICACIA Poblacin escolar en programa / poblacin escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones: gasto total programa / nmero de raciones

INDICADOR DE CALIDAD * Caloras por racin. * Porcentaje de aceptacin de los escolares (encuesta)

INSUMO

PROCESO

PRODUCTO

RESULTADO INTERMEDIO

RESULTADO FINAL
HAY ALGUNA MEJORIA

CUANTOS RECURSOS OCUPAMOS

CUAN BIEN LO HACEMOS

QUE HACEMOS

COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE, USUARIOS Porcentaje de viviendas con estndares de calidad en la normal Porcentaje de viviendas con entorno urbano mejorado

COMO CAMBIAN LAS CONDICIONES INICIALES

I N D I C A D O R E S T I P O

Costos planilla Costos unidades de productos Nmero de funcionarios Licitaciones realizadas Actividades

Costo por vivienda Costo por kilmetro construido Tiempo de respuesta inspecciones Gasto administrativo/ Gasto Total Gasto Ejecutado/Gasto programado

Nmero de viviendas Kilmetros construidos Inspecciones realizadas

Disminucin del dficit habitacional Provincia X Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfaccin por calidad y entorno

Insumos Inptus

Eficiencia Calidad Economa

Eficacia (Cobertura, Focalizacin) Calidad

Eficacia (Cobertura, Focalizacin) Eficiencia Calidad

Eficacia Eficiencia Calidad

U S O I N F.

Sistema de Informacin Interna Entidades Contralora

Presupuesto
(Productos Finales) Sistema de Informacin Interna (Productos Intermedios)

Presupuesto
Sistema de Informacin interna (Productos intermedios, Productos finales, no relacionados con O.Estratgicos)

Presupuesto Sistema de Informacin Directivo

Presupuesto Sistema de Informacin Directivo ORGANISMO DE PLANIFICACION

Planificacin Estratgica y Construccin de Indicadores de Desempeo en el Sector Pblico de Costa Rica. San Jos, 5 al 9 de Abril. Ministerio de Justicia y Paz Direccin General de Presupuesto Nacional. Ministerio de Hacienda. Costa Rica

Lineamientos metodolgicos para la construccin de indicadores de desempeo

Esta presentacin ha sido elaborada por la autora, con los aportes de los cursos de Roberto Jimenez (rjimenez@movistar.cl), Jorge de La Fuente (Jorge.DelaFuente@cepal.org)
rea de Polticas Presupuestarias y Gestin Pblica

ILPES/CEPAL Marianela.armijo@cepal.org

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