La norma

OHSAS 18001
y su implementacin

Estructura de la Norma OHSAS 18001

La norma OHSAS 18001 tiene un enfoque estructurado de gestin en S&SO y hace nfasis en las prcticas proactivas preventivas, mediante la identificacin de peligros y la evaluacin de control de los riesgos relacionados con el sitio de trabajo.

Poltica de S&SO
La poltica del sistema de S&SO de la empresa es el punto inicial y crucial para la implantacin del sistema. En ella se establece un sentido general de direccin y se fijan los principios de accin para la organizacin. La 18002 dice: "Determina los objetivos respecto a la responsabilidad y desempeo de S&SO requeridos en toda la organizacin y demuestra el compromiso formal de la organizacin, particularmente el de su alta gerencia, con la buena gestin de S&SO". La poltica de S&SO debe ser coherente con la identificacin de peligros riesgos y del nivel de seguridad requerido, de acuerdo con su estrategia. Al igual que en otras

normas de gestin, se exige un compromiso para el mejoramiento continuo, lo cual

debe estar de acuerdo con el control de los riesgos y con los niveles de referencia adoptados.

Planificacin
La planificacin tiene que ver con la estrategia para el desarrollo del sistema. Incluye la identificacin de peligros, as como la evaluacin y el control de riesgos, de sus actividades, productos y servicios. Tambin contempla la identificacin de los requisitos legales y normativos que son aplicables para la empresa, en materia de seguridad y salud ocupacional y el establecimiento de objetivos medibles, para poder cumplir con lo especificado en la poltica de S&SO.

Implementacin y operacin
La implementacin y operacin contempla la estructura administrativa (responsabilidad y autoridad) que permita la implantacin del sistema, adems del suministro de los recursos necesarios para el mismo. Incluye tambin requisitos para el entrenamiento, concientizacin y competencia de los empleados y contratistas, la consulta y la comunicacin con las diferentes partes interesadas, la documentacin que soporta el sistema y su control, as como el control operativo y la preparacin y respuesta ante emergencias.

Verificacin y accin correctiva

El captulo de verificacin y accin correctiva incluye requisitos relacionados con la identificacin de los parmetros claves de desempeo en S&SO para determinar su cumplimiento; el establecimiento de procedimientos para el reporte y la evaluacin/investigacin de accidentes, y no conformidades, con el fin de prevenir la ocurrencia de situaciones similares y detectar las causas potenciales de no conformidades; la conservacin de registros para demostrar que el sistema de gestin de S&SO opera de manera efectiva y que los procesos se han llevado a cabo bajo condiciones seguras, as mismo, se contempla la auditora como herramienta para revisar y evaluar continuamente la efectividad del sistema de gestin.

Revisin por la gerencia

Finalmente se establece el requisito de revisin gerencial, mediante la cual se realiza la revisin peridica del funcionamiento del sistema, permitiendo detectar los puntos dbiles y tomar las medidas correctivas del caso.

Para la implantacin de un sistema ele gestin se sigue el Ciclo Deming P-H-V-A. (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). "El Ciclo Deming es un ciclo de control que integra cuatro actividades fundamentales para lograr un determinado fin. Se aplica a la solucin de problemas, la realizacin de un proyecto y en general a todos los procesos y actividades de mejoramiento".

Elementos de una administracin exitosa en Seguridad y Salud Ocupacional

POLTICA DE S&SO
Explicacin del requisito La poltica del sistema de S&SO de la empresa es el punto inicial para la implementacin del sistema. En ella se establecen las directrices generales de la alta gerencia y se fijan los planes de accin en lo relacionado con seguridad y salud ocupacional. Determina los objetivos respecto a la responsabilidad y desempeo de S&SO, requeridos en toda la organizacin y demuestra el compromiso con la gestin de S&SO.

Requisito OHSAS 18001

La alta gerencia debe definir la poltica de S&SO de la organizacin, que especifique claramente los objetivos generales de S&SO y un compromiso para el mejoramiento continuo del desempeo en S&SO.
La poltica debe: a) ser apropiada para la naturaleza y la escala de los riesgos en S&SO de la organizacin; b) incluir un compromiso de mejoramiento continuo; c) incluir un compromiso para cumplir con la legislacin vigente aplicable de S&SO y con otros requisitos que haya suscrito la organizacin; d) estar documentada e implementada y ser mantenida; e) ser comunicada a todos los empleados con la intencin de que stos sean conscientes de sus obligaciones individuales en S&SO; f) estar disponible a las partes interesadas; g) ser revisada peridicamente para asegurar que siga siendo pertinente y apropiada para la organizacin.

PLANIFICACIN
Para la identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos Explicacin de requisito La norma OHSAS 18001 en su numeral 4.3.1 requiere que, como resultado de la planificacin para la identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos, la organizacin establezca uno o varios procedimientos para la identificacin de peligros (fuente o situacin con potencial de dao en trminos de lesin o enfermedad, dao a la propiedad, al ambiente de trabajo o . la combinacin de estos), evaluacin de riesgos (combinacin de la probabilidad y la consecuencia de que ocurra un evento peligroso especfico) e implementacin de medidas de control :para los mismos, teniendo en cuenta las entradas y salidas asociadas con las actividades, procesos, productos y/o servicios actuales y pasados pertinentes de la organizacin.

Por actividad rutinaria se puede entender: operaciones normales de la planta de produccin o de la organizacin.
Por actividad no rutinaria se puede entender: operaciones ocasionales como limpieza, mantenimiento de la planta, arranque o parada de planta.

Requisito OHSAS 18001

La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para la continua identificacin de peligros, la evaluacin de riesgos y la implementacin de las medidas de control necesarias. Estos procedimientos deben incluir: actividades rutinarias y no rutinarias; actividades de todo el personal que tenga acceso al sitio de trabajo (incluso subcontratistas y visitantes); las instalaciones en el sitio de trabajo, provistas por la organizacin o por terceros.

La organizacin debe asegurar que los resultados de estas evaluaciones y los efectos de estos controles sean tomados en cuenta cuando se fijen los objetivos de S&SO. La organizacin debe documentar y mantener una informacin actualizada.

La metodologa de la organizacin para la identificacin de peligros y evaluacin de riesgos debe:

definirse con respecto a su alcance, naturaleza y planificacin del tiempo para asegurar que sea proactiva ms que reactiva; proveer los medios para la clasificacin de riesgos y la identificacin de los que se deban eliminar o controlar como se define en los numerales 4.3.3 y 4.3.4; ser consistente con la experiencia operativa y las capacidades de las medidas de control de riesgos empleadas; proporcionar un soporte para la determinacin de los requisitos de habilidades, la identificacin de necesidades de entrenamiento y/o el desarrollo de controles operativos; proveer los medios para el seguimiento a las acciones requeridas con el fin de asegurar tanto la efectividad como la oportunidad de su implementacin.

Identificacin de peligros
La identificacin de un peligro es la parte ms importante dentro de cualquier proceso de valoracin de riesgos. Para poder llevar a cabo dicha identificacin, es necesario tener una definicin precisa de los equipos, actividades y materiales utilizados en los procesos de la organizacin. El conocimiento completo del uso proyectado de los equipos y materiales, y su previsible mal uso resultan de primordial importancia para la identificacin de peligros. El propsito de identificar los peligros es ubicar todas las posibles fuentes de riesgo para obtener como resultado un listado de eventos peligrosos.

La identificacin de peligros es aplicable en los siguientes mbitos: En seguridad (incluyendo riesgos tecnolgicos) En salud humana (riesgos ocupacionales) De manera general, los pasos que se deben seguir en cada caso se relacionan a continuacin:

Seguridad
1. Identificacin del peligro. Materiales, equipo y procedimientos, por ejemplo: tamao de inventarios y ubicacin de materiales flamables, reactivos o altamente txicos. Acontecimientos que pueden originar un peligro, por ejemplo: mal funcionamiento de equipos, error humano, falla de diques de contencin, etc.

Salud Ocupacional
1. Anlisis de datos/identificacin del peligro. Cantidades y concentraciones de agentes qumicos, fsicos y biolgicos en un medio ambiente en un sitio o rea de estudio; seleccin de sustancias qumicas de inters.

Seguridad
2. Estimacin de probabilidad/frecuencia de las causas. Posibilidad de iniciacin/ propagacin de acontecimientos y accidentes por causas internas o externas.

Salud Ocupacional
2. Evaluacin de exposicin. Receptores potenciales incluyendo subgrupos sensibles, tasas de exposicin y tiempos

3.

Anlisis de consecuencias. Naturaleza, magnitud y probabilidad de efectos adversos, por ejemplo: incendios, explosiones, liberacin sbita de materiales txicos, etc.

3. Evaluacin de respuesta a dosis de toxicidad. Relacin entre exposicin o dosis y efectos adversos para la salud.

4.

4. Caracterizacin de riesgos. Integracin de toxicidad y datos de Evaluacin de riesgos. exposicin para expresin cualitativa o Integracin de probabilidades y consecuencias para la expresin cuantitativa de riesgos para la salud; anlisis de incertidumbre. cuantitativa de riesgos de seguridad.

Tcnicas para la identificacin de peligros en S&SO:

Metodologas cualitativas HAZOP: Estudio de peligro y operatividad AMEF: Anlisis de modo y efecto de fallas FTA: Anlisis de rbol de falla ETA: Anlisis de rbol de eventos Anlisis de Causa-Consecuencia Anlisis de contabilidad humana ACC. Anlisis de causa y consecuencias What if?: Deteccin y anlisis de desviaciones sobre el comportamiento normal previsto Anlisis de Seguridad en el Trabajo Metodologas cuantitativas

Gua Tcnica Colombiana CTC 45 Metodologas propias de las Administradoras de Riesgos Profesionales (ARP)

Capacidad de aceptacin de riesgos

La identificacin de peligros no determina el grado de seguridad o inseguridad en s mismo asociado al riesgo. Los criterios para determinar este grado pueden estar determinados, en primera instancia, por la legislacin, o de no ser as, por las polticas de administracin de riesgos de la empresa.

Un riesgo asociado con niveles de exposicin superiores a los mximos permisibles establecidos en la legislacin, directrices internacionales o de la misma organizacin debe ser controlado sin importar su costo.

Fuente generadora del peligro

Clasificacin Identificacin del factor de del riesgo riesgo asociado

Escaleras, altura de ventanas Desniveles de pisos Materiales en el piso Motor de vehculo Manipulacin de materiales y herramientas Uso de herramienta cortante Acometida elctrica Ruido generado por equipo de limpieza Exposicin al sol Solventes de limpieza Animales Manejo de cargas y ubicacin en banda de transp

Locativo Locativo Locativo Mecnico Mecnico Mecnico Elctrico Fsico Fsico Qumicos Biolgicos
Ergonmicos

Cadas de altura Cadas a nivel Cadas a nivel Atrapamientos Golpes, machucones Heridas Quemaduras o electrocucin Prdida de la audicin Quemaduras Lesiones en la piel y lesiones hepticas Mordedura de serpientes, picaduras de insectos Problemas osteomusculares

Evaluacin de riesgos
Como se mencion anteriormente, riesgo implica la probabilidad de ocurrencia de un evento adverso y la magnitud de las consecuencias

Evaluacin cualitativa.
Este tipo de evaluacin no involucra la cuantificacin de parmetros, utiliza escalas descriptivas para evaluar la probabilidad de ocurrencia de cada evento. En general, este tipo de evaluacin se utiliza: Como una evaluacin inicial para identificar situaciones que ameriten un estudio ms profundo. Cuando el riesgo percibido no justifica el tiempo y esfuerzo que requiere un anlisis ms profundo. Cuando no existe informacin suficiente para la cuantificacin de los parmetros.

Evaluacin cuantitativa
Este tipo de evaluacin utiliza valores numricos, en lugar de escalas cualitativas, para estimar la probabilidad de ocurrencia de cada evento. La calidad del anlisis depende directamente de la calidad de la informacin. En trminos generales, se prefiere este tipo de estudios pues brindan una base ms slida para tomar decisiones, incluyendo la consideracin de la incertidumbre en la cuantificacin de los parmetros.

Control de riesgos
En salud humana la secuencia lgica para atacar un riesgo con el fin de disminuirlo es:

Trabajar en la fuente Trabajar en el medio Y, por ltimo, trabajar en la proteccin del individuo, a travs de elementos de proteccin personal (EPP).

El control de los riesgos se puede definir a travs de:

Controles de diseo e ingeniera Controles administrativos Prcticas de trabajo Controles en la fuente Equipo de proteccin individual

Por ejemplo en el desarrollo de un trabajo de pintura por aspersin en el cual se genera un alto nivel de ruido por el funcionamiento del compresor de aire, se podran aplicar los siguientes controles:

Control de diseo o ingeniera: trasladar el compresor fuera del rea de pintura. Trabajar en la fuente: hacer un adecuado mantenimiento al compresor para mantenerlo en condiciones ptimas de funcionamiento. Trabajar en el medio: instalar barreras acsticas que aslen el ruido generado por el funcionamiento del compresor. Proteccin del individuo: uso de elementos de proteccin personal (auditiva).

Requisito OHSAS 18001

La organizacin debe establecer y mantener un procedimiento para identificar y tener acceso a los requisitos de S&SO, tanto legales como de otra ndole, aplicables a ella. La organizacin debe mantener esta informacin actualizada. Debe comunicar la informacin pertinente sobre requisitos legales y de otra ndole a sus empleados y otras partes interesadas.

1. REGLAMENTACIN TCNICA GENERAL

ENTIDAD EMISORA ARTCULOS APLICABLES CMO SE DA EL CUMPLIM. DISTRIBUCIN EN LA EMPRESA

REGLAMENTO

Resolucin 2400 de 1979

Ministerio de Trabajo y Seguridad Social

Art. 29. Todos los sitios de trabajo, pasadizos, bodegas y servicios sanitarios debern mantenerse en buenas condiciones de higiene y limpieza. Por ningn motivo se permitir la acumulacin de polvo, basuras y desperdicios

Aplicacin Toda la del empresa Programa de Aseo Institucional

2. REGLAMENTACIN TCNICA ESPECFICA

REGLAMENTO Ley 769 de agosto 6/2002 Cdigo Nacional de Trnsito

ENTIDAD EMISORA
Ministerio de Transporte

ARTCULOS APLICABLES
Art. 18. La licencia de conduccin habilitar a su titular para manejar vehculos automotores, de acuerdo con las categoras que para cada modalidad establezca el reglamento.

CMO SE DA EL CUMPLIM.
Todas las personas que requieran conducir vehculos de la empresa, tienen su licencia de conduccin vigente. Adicionalmente la Gerencia de Salud Ocupacional realiza exmenes a dichas personas y autoriza el manejo de los vehculos , de acuerdo a la categora.

DISTRIBUCIN EN LA EMPRESA
Gerencia de Salud Ocupacional Divisin de Transportes

3. NORMAS TCNICAS GENERALES

REGLAMENTO

ENTIDAD EMISORA

ARTCULOS APLICABLES

CMO SE DA EL CUMPLIM.

DISTRIBUCIN EN LA EMPRESA

Norma Tcnica Colombiana 3701 de marzo 15 de 1995

ICONTEC

N 6. INDICADORE S DE CONSECUEN CIA. 6.1. ndice general de frecuencia. 6.2. ndice de severidad. 6.4. ndice de lesin incapacitante

Los ndices Divisin de de FrecuenS&SO cia, Severidad Global y Lesin Incapacitante se calculan de acuerdo a la norma por el Coordinador de S&SO

4. NORMAS TCNICAS ESPECFICAS

REGLAMENTO

ENTIDAD EMISORA

ARTCULOS APLICABLES

CMO SE DA EL CUMPLIM.

DISTRIBUCIN EN LA EMPRESA

ASME-B 31.8 1995

ASME

ASME Parte 840.1 (a) La intencin de los requerimientos de diseo debe ser apropiada a la seguridad pblica.

Los diseos son revisados y analizados mediante tcnicas tales como el HAZOP, WHAT IF, etc. Que garantizan el mnimo riesgo para la seguridad pblica

Divisin de Diseo y desarrollo Divisin de Operaciones

Para acceder a la legislacin y normatividad aplicable y para mantener actualizada la identificacin de los requisitos legales se pueden realizar, entre otras, las siguientes actividades: Mantener comunicacin con la ARP, para enterarse de las novedades de la legislacin en Seguridad y Salud Ocupacional. Consultar pginas Web de los Ministerios, como por ejemplo: Ministerio de la Proteccin Social, Ministerio de Minas y Ministerio de Transporte, entre otros. Mantener comunicacin con ICONTEC y con el Consejo Colombiano de Seguridad - CCS, para conocer las nuevas normativas en Seguridad y Salud Ocupacional. Consultar, va Internet, las pginas Web de organismos relacionados con la Gestin S&SO, tales como ANS y ASME entre otros, para enterarse de las normas emitidas o en proceso de emisin, que tengan relacin con los procesos que se desarrollan en la empresa.

Consultar las actualizaciones del software DATALEGIS. Realizar los trmites internos necesarios para la adquisicin de las normas referidas, cuando ello sea pertinente. Analizar la legislacin y normas recibidas o consultadas, y determinar su aplicabilidad en los procesos de la empresa. Comunicar a los responsables de los procesos, la legislacin y normas analizadas, con los comentarios y observaciones pertinentes que faciliten su aplicacin o ejecucin, as como establecer o sugerir los plazos respectivos. Hacer seguimiento a la ejecucin o implementacin de la normatividad aplicable. Mantener actualizada y disponible para todos los interesados, la Matriz de Requisitos Legales de Seguridad y Salud Ocupacional

Objetivos
Requisito OHSAS 18001

La organizacin debe establecer y mantener documentados los objetivos de S&SO para cada funcin y nivel pertinente dentro de la organizacin. Nota. Es conveniente que los objetivos se cuantifiquen, siempre que sea posible.
Al establecer y revisar sus objetivos la organizacin debe considerar sus requisitos legales y de otra ndole, peligros y riesgos de S&SO, opciones tecnolgicas y requisitos financieros, operativos y empresariales y los puntos de vista de las partes interesadas. Los objetivos deben ser consistentes con la poltica de S&SO, incluyendo el compromiso con el mejoramiento continuo.

Los objetivos de S&SO podran incluir: Reduccin de los niveles de riesgo.

Mejoras adicionales al sistema de gestin de S&SO para incrementar su eficacia. Mejora de las caractersticas existentes. Eliminacin o reduccin en la frecuencia de incidentes particulares indeseados.

Requisito OHSAS 18001

La organizacin debe establecer y mantener un (os) programa(s) de gestin en S&SO para lograr sus objetivos. Esto debe incluir documentacin de: La responsabilidad y autoridad designadas para el logro de los objetivos en las funciones y niveles pertinentes de la organizacin; y

Los medios y el cronograma con los cuales se lograrn esos objetivos. El (los) programa(s) de gestin en S&SO se debe(n) revisar a intervalos regulares y planificados. Cuando sea necesario debe(n) ser ajustado(s) para involucrar los cambios en las actividades, productos, servicios o condiciones de operacin de la organizacin.

Controlar los peligros y riesgos ocupacionales de los trabajadores que laboran en la organizacin de tal manera que se evite la ocurrencia de accidentes, incidentes y enfermedades profesionales
Recursos asignados (financieros, humanos, equipos y logstica)
$ 1.000.000

Actividad por desarrollar

Divulgar las polticas de S&SO

Responsable

Programacin en tiempo para el desarrollo de la actividad

Primer trimestre del ao

Indicador de cumplimiento y/o resultado

Representante de la Gerencia para el Sistema de S&SO Jefe de Seguridad Industrial

Promedio en la evaluacin aplicada al personal Reduccin en la accidentalidad. Cumplimiento de las charlas de sensibilizacin programadas. Cumplimiento de las actividades del programa de entrenamiento.

Desarrollar campaa de liderazgo y autocuidado y trabajar con el modelo de Cero accidentes Definir y desarrollar el Programa de Entrenamiento en Seguridad Industrial

$ 3.000.000

Primer semestre del ao

Jefe Divisin de Gestin Humana

$ 6.000.000 Saln de Capacitaciones

Primer y segundo semestre del ao

IMPLEMENTACIN Y OPERACIN
Requisito OHSAS 18001 Estructura y responsabilidad Las funciones, responsabilidades y autoridad del personal que administra, desempea y verifica actividades que tengan efecto sobre los riesgos de S&SO de las actividades, instalaciones y procesos de la organizacin se deben definir, documentar y comunicar, con el fin de facilitar la gestin de S&SO. La responsabilidad final por S&SO recae en la alta gerencia.

La gerencia debe proveer recursos esenciales para la implementacin, control y mejoramiento del sistema de gestin de S&SO. Nota: Los recursos incluyen recursos humanos y destrezas especializadas, tecnologa y recursos financieros. La persona designada por la gerencia de la organizacin debe tener una funcin, responsabilidad y autoridad definidas para:

a)

asegurar que los requisitos del sistema de gestin de S&SO se establezcan, implementen y mantengan de acuerdo con las especificaciones de esta norma;
asegurar que se presenten a la alta gerencia los informes sobre el desempeo del sistema de gestin de S&SO para revisin y como base para el mejoramiento de dicho sistema.

b)

Todas aquellas personas que tengan responsabilidad gerencial deben demostrar su compromiso con el mejoramiento continuo del desempeo en S&SO.

Entrenamiento, concientizacin y competencia

Requisito OHSAS 18001 El personal debe ser competente para realizar las tareas que puedan tener impacto sobre S&SO en el sitio de trabajo. La competencia se debe definir en trminos de educacin, entrenamiento y/o experiencia apropiados. La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para asegurar que los empleados que trabajan en cada una de las funciones y niveles pertinentes tengan conciencia de: la importancia de la conformidad con la poltica y procedimientos de S&SO y con los requisitos del sistema de gestin de S&SO; las consecuencias, reales o potenciales, de sus actividades de trabajo para la S&SO y los beneficios que tiene en S&SO el mejoramiento en el desempeo personal; sus funciones y responsabilidades para lograr la conformidad con la poltica y procedimientos de S&SO y con los requisitos del sistema de gestin de S&SO, incluida la preparacion para emergencias y los requisitos de respuesta (vase el numeral 4.4.7); las consecuencias potenciales que tiene apartarse de los procedimientos operativos especificados. En los procedimientos de entrenamiento se deben tomar en cuenta los diferentes niveles de: responsabilidad, habilidad y educacin; riesgo.

Ejemplo de un plan de entrenamiento en S&SO

EMPRESA: PLAN DE ENTRENAMIENTO EN S&SO AO 2006 ASISTENTES PR003-01 Versin 01 2006-01-25

TIPO DE ENTRENAMIENTO

FECHA PROGRAMADA

RESPONSABLE DEL ENTRENAMIENTO

ARP

Primeros Auxilios Formacin de Auditores

Brigadistas

Noviembre 15

Auditores Internos

Diciembre 2

ICONTEC

Sensibilizacin en el sistema de S&SO

Todos los empleados

Diciembre 20

Representante de la Gerencia

Consulta y comunicacin
Requisito OHSAS 18001:
La organizacin debe tener procedimientos para asegurar que la informacin pertinente sobre S&SO se comunica a y desde los empleados a otras partes interesadas.

Las disposiciones para la participacin y las consultas de los empleados se deben documentar e informar a las partes interesadas.
Los empleados deben: ser involucrados en el desarrollo y revisin de las polticas y procedimientos para administrar los riesgos; ser consultados cuando haya cambios que afecten la salud y seguridad en el sitio de trabajo; estar representados en asuntos de salud y seguridad; y ser informados sobre quin(es) son su(s) representante(s) para S&SO y el representante designado por la gerencia (vase el numeral 4.4.1).

Documentacin
Requisito OHSAS 18001 La organizacin debe establecer y mantener informacin en un medio adecuado, el cual puede ser magntico o impreso, que: a) b) describa los elementos clave del sistema de gestin y la interaccin entre ellos; y proporcione orientacin a la documentacin relacionada.

Nota: Es importante que la documentacin se mantenga en el mnimo requerido para que sea efectiva y eficiente.

Los documentos mnimos necesarios que genera y requiere el sistema son: poltica, objetivos y programas de gestin de S&SO, legislacin y normatividad de referencia, procedimientos e instructivos de trabajo, desarrollados para aquellos puestos en los cuales el riesgo existente lo exige y plan en caso de emergencias. Dentro de los procedimientos se deberan incluir los relacionados con los siguientes aspectos establecidos en la norma: Identificacin de peligros y evaluacin de riesgos Identificacin de requisitos legales Entrenamiento Consulta y comunicacin Control de documentos Procedimientos requeridos para el control operativo Preparacin y respuesta ante emergencias Seguimiento y medicin del desempeo del sistema Investigacin de accidentes Tratamiento de no conformidades y accin correctiva y preventiva Control de registros Auditora interna

Control de documentos
Requisito OHSAS 18001

La organizacin debe establecer y mantener procedimientos que le permitan controlar todos los documentos y datos requeridos por esta norma para asegurar que: a) se puedan localizar; b) sean actualizados peridicamente y revisados cuando sea necesario y sean aprobados por personal autorizado; c) las versiones vigentes de los documentos y datos pertinentes estn disponibles en todos los sitios en que se realicen operaciones esenciales para el efectivo funcionamiento del sistema de S&SO; d) los documentos y datos obsoletos se retiren rpidamente de todos los puntos de emisin y de uso, o de otra forma asegurar contra el uso no previsto; y e) se identifiquen adecuadamente los documentos y datos que se conserven archivados con propsitos legales o de preservacin del conocimiento, o ambos.

Control Operativo
Requisito OHSAS 18001
La organizacin debe identificar las operaciones y actividades asociadas con riesgos identificados donde se deba aplicar medidas de control. La organizacin debe planificar estas actividades, incluido el mantenimiento, con el fin de asegurar que se lleven a cabo bajo condiciones especificadas, para lo cual debe: a) establecer y mantener procedimientos documentados para cubrir situaciones en que su ausencia pueda causar desviaciones de la poltica y objetivos de S&SO; b) estipular criterios de operacin en los procedimientos; c) establecer y mantener procedimientos documentados con los riesgos identificados de S&SO de los bienes, equipos y servicios que la organizacin compre y/o utilice y comunicar los procedimientos y requisitos operativos pertinentes a los proveedores y contratistas; d) establecer y mantener procedimientos para el diseo del sitio de trabajo, procesos, instalaciones, maquinaria, procedimientos operativos y organizacin del trabajo, incluso su adaptacin a las capacidades humanas, con el fin de eliminar o reducir los riesgos de S&SO.

Compras de bienes, equipos y servicios:

Todas las compras que afecten o puedan afectar la seguridad y la salud de los trabajadores, deben ser controladas para asegurar que stas cumplan los requisitos establecidos. Se deben establecer los requisitos que se van a exigir a los proveedores y los contratistas en relacin con la seguridad, por ejemplo: A contratistas, personal que provenga de empresas de servicios temporales y cooperativas que desarrollan actividades dentro de las instalaciones de la organizacin se les debe exigir: uso de elementos de proteccin personal apropiados al riesgo de la actividad que van a realizar, cumplimiento de permisos de trabajo, sealizacin del lugar de trabajo, requisitos legales aplicables, entre los que se encuentran: afiliacin ARP y EPS, definicin e implementacin de Programas de Vigilancia Epidemiolgica (PVE) y Programa de Salud Ocupacional, entre otros y disponibilidad de hojas de seguridad de los productos. Para proveedores de equipos, se debe exigir el cumplimiento de los estndares de seguridad nacionales e internacionales y reglamentacin aplicable a los equipos que suministren. Para proveedores de sustancias qumicas se debe exigir el suministro de las hojas de seguridad en castellano. Estos requisitos se deben incluir dentro de las condiciones de compra o de los contratos. As mismo se deben establecer las acciones por tomar en el caso de incumplimiento de los requisitos de seguridad, lo cual debera estar especificado en el contrato de servicio o en la orden :e compra.

Trabajos considerados de alto riesgo:

Para los trabajos considerados de alto riesgo, que se identificaron en la etapa de planificacin, se deben establecer procedimientos de trabajo seguro o estndares de trabajo y se debe asegurar la competencia del personal que realiza estos trabajos, de acuerdo con el numeral 4.4.2 de la norma OHSAS 18001. As mismo, se deben utilizar mecanismos de control de entrada y salida del personal a los sitios peligrosos, emitir los permisos de trabajo que se requieran y usar etiquetas y candados de bloqueo segn sea apropiado. Como ejemplo de trabajos de alto riesgo se pueden considerar aquellos realizados en altura, en espacios confinados, excavaciones, trabajos en caliente, entre otros.

Preparacin y respuesta ante emergencias

Requisito OHSAS 18001 La organizacin debe establecer y mantener planes y procedimientos para identificar el potencial de y la respuesta a accidentes y situaciones de emergencia y para prevenir y mitigar las posibles enfermedades y lesiones que estn asociadas. La organizacin debe revisar sus planes y procedimientos de preparacin y respuesta ante emergencias, en especial despus de que ocurran accidentes y situaciones de emergencia. La organizacin tambin debe probar peridicamente tales procedimientos cuando sea prctico.

De acuerdo con lo anterior es necesario realizar un anlisis de vulnerabilidad para identificar y valorar las posibles situaciones de emergencia que pueden presentarse y tomar las medidas que se requieran; tambin se debe designar al personal encargado de poner en prctica estas medidas, as como comprobar peridicamente su adecuado funcionamiento.

Se debe contar con una brigada para la atencin de emergencias, la cual debe estar conformada por personal entrenado para tal fin. El personal que conforma la brigada debe estar informado sobre los riesgos existentes en la empresa, de acuerdo con la identificacin de peligros y evaluacin de riesgos. As mismo debe tener conocimiento de los medios de proteccin disponibles y su uso. Deben estar claramente definidas las responsabilidades de cada uno de los miembros de la brigada y la funcin que desempearn durante la atencin de la emergencia.

El plan de emergencia debe ser divulgado a toda la organizacin y se deben realizar simulacros, con el fin de probar su eficacia. Los resultados de los simulacros deben quedar documentados y ser evaluados, para establecer acciones en caso de detectarse aspectos por mejorar o desviaciones respecto a lo establecido. Los simulacros se deben realizar peridicamente.

VERIFICACIN Y ACCIN CORRECTIVA Medicin y seguimiento del desempeo

Requisito OHSAS 18001
La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para hacer seguimiento y medir regularmente el desempeo en S&SO. Estos procedimientos deben tener en cuenta lo siguiente: Medidas cuantitativas y cualitativas apropiadas para las necesidades de la organizacin. Seguimiento al grado de cumplimiento de los objetivos de S&SO de la organizacin. Medidas proactivas de desempeo con las que se haga seguimiento a la conformidad con el programa de gestin de S&SO, criterios operacionales, legislacin aplicable y requisitos reglamentarios. Medidas reactivas de desempeo para seguimiento de accidentes, enfermedades, incidentes (incluyendo casi accidentes) y otras evidencias histricas de desempeo deficiente en S&SO. Registro suficiente de los datos y los resultados de seguimiento y medicin para facilitar el anlisis subsiguiente de acciones correctivas y preventivas. Si se requiere equipo de monitoreo para la medicin y seguimiento del desempeo, la organizacin debe establecer y mantener procedimientos para la calibracin y mantenimiento de tales equipos. Se deben conservar registros de las actividades de mantenimiento y calibracin as como de los resultados.

Mediciones de higiene industrial:

Para determinar cules son las actividades de medicin de Higiene Industrial necesarias en la organizacin, se debe tener en cuenta, entre otras: Exposicin de los trabajadores a factores de riesgo qumico: solventes orgnicos, bien sea en forma de vapores, neblinas o gases.

Exposicin de los trabajadores a factores de riesgo fsico: ruido, vibraciones, niveles de iluminacin, temperaturas extremas, radiaciones ionizantes y radiaciones no ionizantes.
Exposicin de los trabajadores a factores de riesgo biolgico: virus, bacterias, hongos, animales, plantas. Como resultado de las mediciones de Higiene Industrial, la organizacin debe determinar el grado de riesgo relativo al cual se encuentran expuestos los trabajadores y tomar las acciones correctivas segn corresponda.

Inspecciones de seguridad:
Para el desarrollo de inspecciones de seguridad se pueden tener en cuenta varias modalidades y frecuencias, las cuales se deben determinar de acuerdo con el nivel de riesgo identificado como resultado de la evaluacin de riesgos. Se debera disear un Programa de Inspecciones, que incluya por ejemplo:

Inspecciones sistemticas en los sitios de trabajo.

Observacin de los trabajadores, con el fin de evaluar su comportamiento e identificar prcticas de trabajo inseguras que requieran correccin. Inspecciones para comprobar la adecuada aplicacin y eficacia de los procedimientos seguros de trabajo y permisos de trabajo. Inspeccin para asegurar la adecuada identificacin y uso de sustancias qumicas peligrosas de manera que se cumpla con las precauciones y recomendaciones establecidas en las hojas de seguridad correspondientes. Inspecciones para asegurar el buen estado y uso sistemtico de los Elementos de Proteccin Personal. Inspecciones preoperacionales de maquinaria y equipos, desarrolladas para verificar que las partes relacionadas con seguridad estn en buen estado y en las condiciones requeridas para su uso. Para desarrollar las inspecciones se deberan utilizar listas de verificacin para ayudar a que stas se hagan de manera sistemtica y se conserve evidencia de los resultados de las mismas que faciliten el posterior anlisis y subsiguiente aplicacin de acciones correctivas y preventivas.

Seguimiento mdico a la salud de los trabajadores:

Como seguimiento a la salud de los trabajadores la organizacin debe asegurar que el sistema de gestin de S&SO incluye: exmenes de ingreso, exmenes peridicos, exmenes de retiro y exmenes de los Programas de Vigilancia Epidemiolgica.

Accidentes, incidentes, no conformidades y acciones correctivas y preventivas

Requisito OHSAS 18001
La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para definir la responsabilidad y autoridad con respecto a: a) el manejo e investigacin de:
accidentes; incidentes; no conformidades;

b) c) d)

la aplicacin de acciones para mitigar las consecuencias de los accidentes, incidentes y no conformidades; la iniciacin y realizacin de las acciones correctivas y preventivas; la confirmacin de la efectividad de las acciones correctivas y preventivas emprendidas.

Estos procedimientos requieren la revisin de todas las acciones correctivas y preventivas propuestas mediante procesos de evaluacin de riesgos antes de su implementacin. Cualquier accin correctiva y preventiva que se emprenda para eliminar las causas de no conformidades reales y potenciales debe ser apropiada a la magnitud de los problemas y acorde con los riesgos S&SO encontrados. La organizacin debe implementar y registrar cualquier cambio en los procedimientos documentados generado por las acciones correctivas y preventivas.

Registros y administracin de registros

Requisito OHSAS 18001 La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para la identificacin, mantenimiento y disposicin de los registros de S&SO, as como los resultados de las auditoras y revisiones. Los registros de S&SO deben ser legibles, identificables y trazables de acuerdo con las actividades involucradas. Los registros de S&SO se deben almacenar y mantener de forma que se puedan recuperar fcilmente y proteger contra daos, deterioro o prdida. Los tiempos de conservacin de los registros de S&SO se deben establecer y registrar. Los registros se deben mantener, segn sea apropiado para el sistema y la organizacin, con el fin de demostrar conformidad con esta norma.

Algunos ejemplos de los registros que se pueden generar en el sistema de gestin en seguridad y salud ocupacional son: Informes de revisin por la gerencia Informes de auditoras internas As como registros de: acciones correctivas acciones preventivas acciones de mejora formacin del personal permisos de trabajo (trabajos en altura, espacios confinados, trabajos en caliente, trabajos con soldadura, entre otros) la competencia del personal (educacin, experiencia, habilidad)... etc.

Auditora Interna
Requisito OHSAS 18001 La organizacin debe establecer y mantener un programa y procedimientos para realizar auditoras peridicas al sistema de gestin de S&SO, con el fin de: a) determinar si el sistema de gestin de S&SO: 1) es conforme con las disposiciones planificadas para la gestin de S&SO, incluidos los requisitos de esta norma; 2) ha sido implementado y mantenido en forma apropiada; y 3) es efectivo en cumplir la poltica y objetivos de la organizacin; b) revisar los resultados de auditoras previas; c) suministrar informacin a la gerencia sobre los resultados de las auditoras. El programa de auditora, incluyendo cualquier agenda, se debe basar en los resultados de las evaluaciones de riesgos de las actividades de la organizacin y los resultados de auditoras previas. Los procedimientos de auditora deben cubrir el alcance, frecuencia, metodologas y competencias, as como las responsabilidades y requisitos para realizar auditoras e informar resultados.
Siempre que sea posible las auditorias deben ser ejecutadas por personal independiente de quienes tienen responsabilidad directa por la actividad que se est auditando.

REVISIN POR LA GERENCIA Requisito OHSAS 18001 La alta gerencia de la organizacin debe revisar, a intervalos definidos, el sistema de gestin de S&SO para asegurar su adecuacin y efectividad permanente. El proceso de revisin de la gerencia debe asegurar que se recoja la informacin necesaria que le permita a la gerencia llevar a cabo esta evaluacin. Esta revisin debe estar documentada. La revisin por la gerencia debe contemplar la posible necesidad de cambiar la poltica, objetivos y otros elementos del sistema de gestin de S&SO, teniendo en cuenta los resultados de la auditora al sistema de gestin de S&SO, las circunstancias cambiantes y el compromiso para lograr el mejoramiento continuo.

Para asegurar que la revisin por la gerencia contemple todo el sistema de gestin de seguridad y salud ocupacional, puede tenerse en cuenta la siguiente informacin de entrada: La adecuacin de la poltica y los objetivos del sistema de gestin de seguridad y salud ocupacional para las necesidades actuales. La metodologa para la revisin por la gerencia puede adecuarse a la organizacin y pueden consistir en: El anlisis de accidentalidad y las acciones correctivas implementadas. El anlisis del ausentismo presentado en la organizacin (por reas, por causas, por sector, por edad) y las acciones correctivas implementadas. El anlisis de datos de los programas de vigilancia epidemiolgica implementados en la organizacin, de acuerdo con la prioridad de los riesgos identificados. El anlisis de datos de los exmenes de ingreso, peridicos y de retiro (diagnstico de salud). Los informes de un ciclo de auditoras internas de todos los procesos o de las reas y auditoras externas. Los cambios en el sistema, por ejemplo, diseos de nuevos puestos de trabajo, adquisicin de nuevos equipos para los procesos. Anlisis del informe de la implementacin de acciones correctivas, acciones preventivas y de mejora del sistema de gestin de seguridad y salud ocupacional. Seguimiento a los programas de gestin orientados al cumplimiento de los objetivos del sistema de S&SO. Seguimiento a las actividades asignadas de la revisin anterior. El seguimiento de la implementacin del plan de emergencia y de las acciones generadas de los simulacros. El seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales y de otra ndole. El anlisis de la informacin de los diferentes mecanismos de comunicacin con los empleados. Las necesidades de formacin, por ejemplo formacin en hojas de seguridad, formacin en los riesgos presentes. El anlisis de los estudios de Higiene Industrial para los riesgos presentes en la organizacin.

La metodologa para la revisin por la gerencia puede adecuarse a la organizacin y pueden consistir en:
Reuniones formales con agenda establecida, actas y acciones correctivas, preventivas y de mejora, las cuales pueden ser presenciales o a travs de los mecanismos como videoconferencia, teleconferencia. Reuniones parciales en diferentes niveles, por plantas, o por procesos de la organizacin, donde se generen actas o informes que vayan a la revisin de la alta direccin, para la revisin global del sistema de gestin de seguridad y salud ocupacional.

La informacin de salida para la revisin por la gerencia debe ser registrada y debe contemplar las soluciones, las decisiones, la asignacin de los recursos, los responsables y las fechas de implementacin de las acciones. Los registros se pueden llevar en actas de reuniones formales, que pueden almacenarse y distribuirse en papel o medio magntico. La revisin de la gerencia se debe realizar cuando se haya concluido la implementacin del sistema de S&SO. En este mismo sentido, no se considera revisin las actividades desarrolladas en el seguimiento a la implementacin.