PROTOKOL

Protokol berasal daripada perkataan Yunani, iaitu protos yang bermakna yang pertama dan kolla bermaksud pelekat.

PROTOKOL
Zaman dahulu: protokol merujuk kepada sehelai kertas yang ditampalkan kepada suatu dokumen undang undang untuk memastikan kesaktiannya.
Zaman sekarang: peraturan bagi sesuatu majlis rasmi atau bukan rasmi.

ASPEK PROTOKOL
Jawatankuasa Tempat Majlis Penyediaan Senarai Jemputan Aturcara Majlis Kesesuaian Pakaian Dalam Majlis Penulisan Dan Pengedaran Kad Jemputan Pemilihan Menu Susunan Keutamaan Panggilan Hormat Susunan Tempat Duduk Pengacaraan Majlis Formal Penyediaan Aturcara Pentadbiran Peranan Penyambut Tetamu Raptai Persiapan Dewan Pekara Lain Post-Mortem

AHLI JAWATANKUASA
Dalam perlaksanaan sesuatu majlis, jawatankuasa adalah penting. Jawatankuasa yang dimaksudkan di sini bukanlah jawatankuasa yang ditubuhkan khas untuk sesuatu majlis atau jawatankuasa yang ditubuhkan secara `adhoc, tetapi satu jawatankuasa tetap yang mempunyai ahli yang terhad bilangannya dan mempunyai tugas dan tanggungjawab yang ditetapkan. Di peringkat persekutuan, semua majlis rasmi kerajaan dikelolakan oleh sebuah jawatankuasa yang dikenali sebagai Jawatankuasa Majlis Rasmi atau `Official Functions Committee.

AHLI JAWATAnKUASA
Pengerusi Timbalan Pengerusi Setiausaha Ahli Jawatankuasa

MAJLIS RASMI
Majlis Rasmi boleh dibahagikan kepada 5 peringkat iaitu:
a. Peringkat Antarabangsa b. Peringkat Kebangsaan c. Peringkat Negeri d. Peringkat Daerah e. Peringkat Agensi (Kementerian, Jabatan, Universiti, Maktab, Pusat Latihan, Swasta dan Sebagainya).

Tempat majlis
Penentuan tempat majlis adalah seperti berikut:
i) Diketahui umum dan mudah dituju ii) Mempunyai tempat letak kereta yang mencukupi iii) Mempunyai ruang legar yang luas iv) Mempunyai kemudahan asas yang mencukupi v) Sesuai dengan jenis majlis yang hendak diadakan.

Penyediaan senarai jemputan

Bagi setiap majlis, hendaklah disediakan dalam 5 bentuk iaitu: i) Ringkasan senarai ii) Senarai nama iii) Senarai mengikut keutamaan iv) Senarai jawapan kehadiran v) Senarai hadir

Ringkasan senarai
Di peringkat Agensi seperti di IPG:
a. Pengarah b. Timbalan Pengarah c. Pensyarah Kanan d. Ketua Jabatan e. Ketua Unit f. Pensyarah JUMLAH 10 10 10 11 30
50 121q

Senarai nama
Senarai nama ini bukanlah setakat nama sahaja tetapi hendaklah mengandungi butir lain yang lengkap seperti: i) Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran disandang (jika ada) ii) Nama isteri (jika diketahui) iii) Jawatan atau pangkat iv) Alamat pejabat (lengkap dengan poskod) v) Nombor telefon pejabat vi) Alamat rumah (lengkap dengan poskod) vii) Nombor telefon rumah viii) Nama setiausaha Sulit dan nombor telefon (jika ada)

Senarai keutamaan
Dalam menyediakan senarai ini tidak perlu ditulis secara terperinci dan memadai namanya sahaja serta ringkasan jawatan. Misalnya:
i) Dato Ali bin Mohamad (KP) ii) Datuk Mohd Nor bin Hasyim (KPP) iii) Encik Mohd Alias bin Harun (PP)

Senarai jawapan kehadiran

Senarai ini adalah sama dengan senarai ketiga tetapi ditambah dengan dua ruangan di sebelah kanan untuk ditandakan hadir dan tidak hadir. Ruang ini hendaklah serta-merta ditandakan, sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau tidak hadir. Dengan ini senarai ini dapat diketahui pada sebarang masa tetamu yang menjawab hadir atau tidak hadir, ataupun yang belum memberi jawapan.

Senarai jawapan
Senarai tetamu yang menjawab hadir sahaja. Senarai ini adalah diambil dari senarai keempat dengan mengeluarkan nama-nama tetamu yang telah menjawab tidak hadir. Penyambut tetamu dalam sesuatu majlis akan menggunakan senarai ini untuk menjalankan tugasnya. Nombor kerusi tetamu biasanya tercatit dalam senarai ini.

Aturcara majlis
Aturcara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir. Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada sebelah malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam dan ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30 malam. Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengahari dan jika dimulakan pada sebelah petang hendaklah tidak lebih awal daripada 2.45 petang. Cara membuat aturcara majlis ialah dengan menyenaraikan dahulu acaranya mengikut urutannya. Lepas itu letak masa akhirnya dan kemudian dari waktu akhir membawa ke waktu permulaan. Sebelum itu hendaklah ditentukan jangka masa bagi setiap acara.

Kesesuaian pakaian
Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis tersebut. Tahap atau kategori majlis adalah seperti berikut:
i) Majlis penuh istiadat ii) Majlis formal iii) Majlis separuh formal iv) Majlis tidak formal

kad jemputan
i. ii. iii. iv. v. vi. vii. Nama majlis Penganjur atau yang menjemput Logo agensi Tempat majlis Ruang nama jemputan Tarikh majlis diadakan Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir

Kad jemputan
viii. ix. x. xi. xii. Masa ketibaan tetamu Panduan pakaian Nama dan nombor telefon rujukan Aturcara majlis (mengikut keperluan) Plan tempat majlis (mengikut keperluan) xiii. Kad jawapan (mengikut keperluan)

Pemilihan menu
Terdapat tiga kategori jamuan iaitu:
a) Jamuan ringan dalam sesuatu majlis b) Majlis khas jamuan ringan c) Jamuan makan
Jamuan ringan dalam sesuatu majlis ialah jamuan yang diadakan di pertengahan majllis ataupun di penghujung majlis. Biasanya diadakan di penghujung majlis. Jika majlis mengambil masa yang lama maka diadakan jamuan ringan di pertengahan majlis iaitu masa rehat.

Pemilihan menu
Menu bagi jamuan ini tidak perlu berat dan jenisnya pula mengikut cara jamuan itu diadakan samada: i. Buffet berdiri ii. Buffet duduk iii. Duduk

Pemilihan menu
Menu bagi majlis jamuan makan pula terbahagi kepada dua iaitu: a. Menu biasa b. Menu barat

Susunan keutamaan
Dari segi protokol, keutamaan yang perlu diikuti dalam majlis rasmi dan formal ialah keutamaan yang diwartakan sebagai Susunan Keutamaan Persekutuan dengan pindaan-pindaan yang telah diluluskan dari semasa ke semasa. Di peringkat negeri pula hendaklah mematuhi Susunan Keutamaan Negeri yang berkenaan Susunan Keutamaan Persekutuan yang diterima-pakai sekarang ialah Susunan Keutamaan Persekutuan yang diwartakan sebagai P.U.(B) 456 bertarikh 3 Oktober 1985 dan pindaan-pindaan yang diluluskan selepas tarikh tersebut manakala susunan keutamaan negeri ialah Susunan Keutamaan Negeri yang diluluskan oleh pihak negeri.
Susunan ini hendaklah diamalkan di semua majlis formal seperti aturan ketibaan dan balik, tempat duduk, teks juruacara, teks ucapan dan lain-lainnya. Susunan Keutamaan Persekutuan yang dipakai sekarang bertarikh 22 Januari 1998 adalah sepertimana Senarai Susunan Keutamaan Persekutuan 1 70.

Panggilan hormat
Panggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap tetamu kehormat dan para jemputan. Panggilan ini juga hendaklah diamalkan dalam teks juruacara dan perkara-perkara lainyang berkaitan.

Susunan tempat duduk

Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri dan tetamu pula terdiri daripada tetamu persekutuan dan negeri maka satu persetujuan hendaklah dicapai antara Protokol Persekutuan dan Protokol Negeri mengikut prinsip-prinsip yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis kecuali Majlis Konvokesyen Universiti dan jamuan makan, tetamu yang duduk di pentas atau meja khas hendaklah dihadkan.

Susunan Tempat Duduk (Theatre/Classroom style)

1.Tetamu Kerhormat 2. Hos 3. Tetamu Kanan 4. Tetamu kanan

5. Tetamu Kanan 6. VIP 7. VIP 8. VIP

25

Susunan Tempat Duduk ( Pasangan Suami Isteri)

3s

2s

1s

1i

2i

3i

Pasangan 1

Pasangan 2
Pasangan 3 1s Suami 1i Isteri 2s Suami 2i - Isteri
26

3s - Suami 3i - Isteri

Susunan Tempat Duduk Di Meja Bulat

X Bil.Tetamu 1 2

=8
1-8 (Susunan Kekananan) Garisan XY dikosongkan 5 6 3 4

7
Y

27

Susunan Tempat Duduk di Meja Panjang

11 S I

9 I

7 S

5 I

3 S S

1 I

2 S

4 I

6 I

8 S

10

12

MEJA KHAS

S 1 I S I S

S I 2

S I S I S

S I

MEJA VIP 1

S I S

MEJA VIP 2

S I S

28

Pengacaraan majlis formal

Juruacara dalam sesuatu majlis hendaklah terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam bidang ini. Teks ucapan hendaklah ditaip dengan menggunakan kertas separuh A4 dan satu muka surat hanya dimuatkan satu pengumuman sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut: * MASA : (anggaran) * CUE : (panduan bagi juruacara) * ANN : (teks pengumuman)

Aturcara pentadbiran
Aturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan: sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut. sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut. Untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas lunas protokol yang diterima. untuk mengawal masa. untuk menjadi panduan masa akan datang. sebagai rekod.

Aturcara pentadbiran
Aturcara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut: Masa Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci. Pegawai yang bertanggungjawab Aturcara pentadbiran adalah dokumen yang sangat penting kerana ianya menggariskan secara terperinci semua tindakan yang perlu dilakukan oleh seseorang yang terlibat bagi sesuatu acara. Selain daripada aturcara pentadbiran, `Check List hendaklah juga disediakan bagi membantu melicinkan

pengendalian majlis berkenaan.

Peranan penyambut tetamu

Maklumat Aturcara Keraian Susunan tempat duduk Kawasan yang diuntukkan Tempat-tempat penting Senarai tetamu yang dijemput Senarai tetamu khas Pakaian penyambut Cara menyambut Mengenali tetamu Ketibaan penyambut Pertanyaan dan teguran Kesulitan Mudah senyum

raptai
Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan (selalu diadakan) dan hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan. Tujuan Raptai ialah:
Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya. Untuk menentukan urutan majlis. Untuk menentukan jangka masa yang tepat. Untuk memperbaiki kelemahan yang ada. Untuk Penyelarasan acara. Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.

Persiapan dewan
i) `Back Drop hendaklah mengandungi perkara-perkara yang perlu sahaja. Contoh nama majlis, tarikh, dan perasmi. ii) Tempat duduk tetamu
Atas pentas (kerusi tetamu, meja/bunga, meja hadiah/sijil, rostrum, troli, permaidani, backdrop, kipas angin, pembesar suara, lampu dan pA sistem) Bawah pentas (kerusi tetamu, pentas nasyid.koir, pentas kumpulan muzik, tempat pemberita, kipas angin, lampu, permaidani (jika perlu), rostrum juruacara, pembaca doa, pembaca sitasi dan lain-lain) Jambangan bunga `Mineral water dan gelas Alas meja dan `chair back Permaidani

Persiapan dewan
iii) Rostrum dan mikrofon untuk
Tetamu khas Juruacara

vii)

Hiasan bunga-bunga hidup

Tangga pentas Rostrum

iv) Troli hadiah dan alas v) Dulang hadiah dan alas vi) Persembahan
Multimedia Koir/nasyid

viii) Lain-lain

Buku program
Ia merupakan sebuah buku maklumat yang amat penting bagi satu-satu majlis rasmi. Penerbitan buku ini perlu diuruskan dengan baik dan sempurna. Segala butiran yang akan dimuatkann didalam buku ini perlu dirancang oleh sebuah jawatankuasa, disemak semual dan perlu diluluskan oleh Ketua sesuatu organisasi.

Buku program
Kandungan Buku
Kata-kata aluan (Menteri, Ketua Pengarah, Pengarah dan Pengetua) Lagu rasmi Lagu tema Senarai jawatankuasa (induk, pengelola dan kecil) Senarai peserta Aturcara majlis pembukaan dan penutup Sejarah ringkas majlis Penghargaan dan autograf

Pekara lain
Merancang beberapa alternatif: Jika hujan atau terputus bekalan letrik? Memastikan disiplin terjamin: Memaklum kepada orang bawahan dan pergerakan keluar masuk dewan yang paling minimal. Memastikan khidmat seranta kemas: Siaran awal untuk akhbar perlu disemak dan diluluskan Salinan teks ucapan VVIP / PPG / Pengetua hanya boleh diberi kepada pemberita selepas majlis tamat Sediakan tempat khas untuk sesi wawancara antara Tetamu Khas dengan para pemberita.

Pekara lain
Pastikan perbelanjaan berhemat
Semua urusan sewa/beli alatan ikut prosedur kewangan Pegawai Kerja diminta mengawasi segala urusan pembelian dan pembayaran dibuat dengan peruntukan yang ada Semua kutipan wang daripada para lulusan perlu ada akaun khas dan dikeluarkan resit untuk apa jua pembayaran yang dibuat.

Mengadakan post-mortem Diadakan selepas selesai sesuatu majlis untuk mengukur tahap kejayaan majlis. Untuk mencari punca kelemahan caracara mengatasinya bagi majlis yang akan datang. Post-mortem tidak akan mendapat kerjasama daripada pihak yang terlibat seandainya digunakan untuk mencari keslahan seseorang.

Post mortem
Post-Mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis. Post-Mortem juga diadakan untuk mencari punca kelemahan serta caracara mengatasinya bagi majlis yang akan datang. Post-Mortem tidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang terlibat seandainya digunakan untuk mencari kesalahan seseorang.