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Administracin por procesos

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Febrero 2007

Objetivo
Al trmino de la conferencia los participantes sern capaces de:
Entender que significa un modelos de operacin administrado por procesos. Los beneficios de una administracin por procesos.

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Objetivo
Componentes y Principios del Enfoque de Procesos.
Diferencias vs Enfoque Tradicional. Como reducir la resistencia al cambio de una administracin tradicional a una basada por procesos. Administrar los procesos de un negocio.
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Contenido Del Taller

Enfoque de procesos. Componentes del enfoque de procesos. Administracin por procesos.

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Enfoque De Procesos

En este tema se presentar : Las diferencias del enfoque funcional y el de procesos. Cuales son los beneficios e implicaciones del enfoque de procesos y porque es conveniente para los negocios.

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Enfoque De Procesos

1.1 Antecedentes (Enfoque Funcional vs. Enfoque Procesos). 1.2 Beneficios. 1.3 Implicaciones del Enfoque de Procesos.

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1.1 Antecedentes (Enfoque Funcional vs. Enfoque Procesos).

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1.1 Antecedentes (Enfoque Funcional vs Enfoque Procesos)


Enfoque Funcional
poca Artesanal. Revolucin Industrial. Divisin del Trabajo por Especializacin. Aumentar la productividad y reducir tiempos de ciclo. Pocos productos y no hay personalizacin. Produccin en serie. Productor tiene el poder. Eficiencia Interna.
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1.1 Antecedentes (Enfoque Funcional vs Enfoque Procesos)


Enfoque Funcional Los negocios heredan experiencia de la revolucin industrial. Orientado a Especializacin. Islas Funcionales. Objetivos basados en la especializacin.
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1.1 Antecedentes (Enfoque Funcional vs Enfoque Procesos)


Cambios en el Entorno.
Consumidor ms exigente. Requiere ms variedad de productos. Servicios y productos personalizados. Mayor competencia e innovacin en el mercado. Ventaja competitiva (Diferenciacin y/o Precio). Calidad Eficiencia

Procesos de Negocios

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El poder pasa del Productor al Consumidor.

1.1 Antecedentes (Enfoque Funcional vs Enfoque Procesos)


Enfoque de Procesos Cambio de foco interno a un foco al resultado final (Servicio o Producto). La unidad es el proceso. El arbitro final es el cliente

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1.1 Antecedentes (Enfoque Funcional vs Enfoque Procesos)


Estilo de Administracin Enfoque Funcional Enfoque Procesos
Supervisin y Control Liderazgo Empujan Enfoque corto plazo Facilitador / Motivador Jalan Visin Enfoque largo plazo Cliente Interno (Jefe) Enfoque al Cliente Islas de poder Cliente Externo Cadena de Valor

Indicadores Productividad
Apagar fuegos

Satisfaccin de Cliente
Resultado Final (Producto / Servicio) Accin proviene Proceso

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Enfoque de Trabajo

Ejecutar por costumbre

1.1 Antecedentes (Enfoque Funcional vs Enfoque Procesos)


Estilo de Administracin Enfoque Funcional Enfoque Procesos
Personal como ejecutor Enfoque a la Gente Tiempos y mov. / Productividad Enfocada al trabajo individual Participacin inteligente del personal (Aprendizaje / Crecimiento)

Enfocada trabajo equipo

Costo vs. Calidad Enfoque Total Repercusin precio mercado Enfocada a las mejoras de responsabilidades individuales (islas).

Costo parte de la calidad Valor superior-compet. Enfocada a la mejora de todas las reas de la organizacin

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1.2 Beneficios

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1.2 Beneficios
Mayor sensibilidad al Cliente final. Foco en crear valor o mejorar la experiencia de compra. Resultados por el proceso. Empleados motivados. Visin amplia, de punta a punta. Sentido de propiedad. Delegacin y toma de decisin. Responsabilidad.
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1.3 Implicaciones del Enfoque de Procesos

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1.3 Implicaciones del Enfoque de Procesos


Qu implica una Administracin por Procesos ?
1. 2.

3.
4.

5.
6.

Documentar los procesos. Medir la ejecucin de los procesos y asegurar que se repiten. Cambiar el sistema de recompensa o pago, basado en los procesos. Asignar responsables de los procesos y sus resultados. Todo lo anterior. Nada de lo anterior.

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1.3 Implicaciones del Enfoque de Procesos


Implica un cambio en la forma de trabajar y de organizar el negocio.
Estandarizar y replicar la operacin. Mediciones basada en el cumplimiento de los procesos. La toma de decisin -> eliminar las islas. Forma de trabajo de los empleados proactiva. Conocimientos y habilidades requeridos. Responsabilidades. Cultura
AMBIENTE DE NEGOCIO

ORGANIZACION PROCESOS ADMINISTRACIO N DEL CAMBIO

TECNOLOGIA DE INFORMACION

Impacta zona de confort del negocio.


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1.3 Implicaciones del Enfoque de Procesos


Qu porcentaje de proyectos de transformacin a una administracin por procesos que fracasan ? ......

< 40 % 50 70 % > 80 %

Entre 50 70 %
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1.3 Implicaciones del Enfoque de Procesos

El xito en implementar un Enfoque de Procesos no depende de la suerte, es un evento dentro del control humano, solamente hay que tener foco y tomar las decisiones correctas.

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Componentes Enfoque de Procesos

En este tema se presentar:


Porque una buena administracin basada en procesos, debe incluir la organizacin, los sistemas y los sistemas de medicin. Administrar la resistencia al cambio que genera una transformacin basada en procesos.

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2.1 Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos


En la decada de los 90s se buscaba una forma de mejorar competitividad y los procesos fueron la respuesta: Si los procesos no se administran, se adaptan con el paso del tiempo hacia la comodidad, en vez de hacerlo hacia la competitividad. Todo mundo trabaja dentro de un proceso y alguien debe ser responsable de l. Los elementos de cualquier proceso: Personas, materiales, informacin y tcnicas; se deben administrar de forma estandard. El presente documento es propiedad intelectual de Sinergia de Negocio, Consultores su contenido es confidencial y para consulta exclusiva de miembros de CANACINTRA de
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2.1 Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos


Proceso:
Serie de acciones que tomadas en conjunto, producen un resultado que satisface un objetivo especfico. Conjunto de acciones y decisiones relacionadas que transforman las entradas en salidas. El objetivo de una empresa es satisfacer al cliente, los procesos son el mecanismo para lograrlo. Elementos vitales de un proceso: Conjunto de acciones que crean valor. Transformacin de entradas en salidas: Estado de Cambio. Enfasis en el cliente y en resultados. Repetitivas.
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2.1 Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos


Componentes de un proceso:
Cliente
Necesidades Requisitos Satisfaccin

Proveedore s Insumos

Entradas

Proceso: Proceso: (Acciones) (Actividades)

Salidas

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2.1 Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos

En una organizacin funcional, existen procesos ?

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2.1 Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos


Los Procesos cruzan las fronteras organizacionales y funcionales de la organizacin, sin tomarlas en consideracin...
Ventas Almacen Administracin

FUNCION PROCESO PROCESO

FUNCION
Comprar materia prima

FUNCION

Vender el producto y/o servicio

PROCESO PROCESO

Entregar el servicio

Facturar y cobrar

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2.1 Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos


Los individuos participan en uno o varios procesos, a veces tambin incluyen responsabilidades funcionales.
Ventas Almacen Administracin

FUNCION
PROCESO PROCESO
Lucia Carlos

FUNCION
Comprar materia prima

FUNCION

Rodolfo

Vender el producto y/o servicio


Luis

PROCESO PROCESO
Ramiro

Entregar el servicio
Pepe

Facturar y cobrar
Ana Laura

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Jorge

2.1 Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos

Cul es el principal problema de un proceso documentado?

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2.1 Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos


Caractersticas de una organizacin funcional.
Control muy estrecho, poca delegacin. Funciones organizadas como islas. Efecto Tierra de nadie en la comunicacin entre las personas.

Recursos asignados por responsabilidad y no consideran al proceso.


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2.1 Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos


Flujo documentado:

E n t r a d a s

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S a l i d a s

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2.1 Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos


Flujo Real:

E n t r a d a s

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S a l i d a s

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2.1 Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos


Flujo ptimo:

E n t r a d a s

S a l i d a s

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2.1 Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos


Definiciones
Cadena de Valor: Representacin del flujo de procesos de cadena de valor donde se visualiza la relacin con el cliente final. Proceso: Escenario donde se muestra el flujo de los procesos y procedimientos, en orden secuencial que los ejecuta Procedimiento: gua detallada que muestra secuencial y ordenadamente como 2 o ms personas realizan una tarea. Aseguran la repetibilidad de la tarea.

Tarea: Es un conjunto de acciones que se requieren para generar un resultado determinado.


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2.1 Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos


Cul es la diferencia entre Proceso y Procedimiento ?
El Proceso explica : Qu debe lograrse Cundo, y responde el Por qu. Los Procedimientos describe: Quin, Dnde y Cmo lograrlo, tomando poca consideracin el por qu.
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2.1 Proceso, Subprocesos, Actividades y Procedimientos


Cuantos procesos se recomendara definir (descomponer) para un negocio?

5 a 10 10 a 20 > 20 No hay recomendacin

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2.2 Modelo Integral


Diseo organizacional: Orientado a procesos Minimizar costo de coordinacin Maximizar la comunicacin y aprendizaje de la compaa NEGOCIO

ORGANIZACION PROCESOS ADMINISTRACION DEL CAMBIO

Los procesos: Deben ser el centro del modelo de operacin. El trabajo debe estar organizado en trminos de procesos. Deben estar definidos para cubrir las necesidades de los clientes

Administracin del cambio: Ayuda a eliminar barreras para transformacin de procesos, tecnologa de informacin y de la organizacin. Permite construir capacidades y compromisos con base al nuevo modelo

TECNOLOGIA DE INFORMACION

Tecnologa de Informacin: Permite una efectiva administracin de procesos al proporcionar herramientas para recolectar, organizar, analizar y distribuir informacin

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2.3 Organizacin

Qu es da una mayor ventaja contra la competencia ser un negocio grande con recursos o ser un negocio pequeo, pero muy gil para responder?

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2.3 Organizacin
Lo que genera ventaja competitiva en una empresa noson sus grandes rescursos, en una empresa grande o la agilidad de una pequea empresa ... es su capacidad para compartir y reutilizar su conocimiento en toda la organizacin. Jack Welch, Director de General Electric

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2.3 Organizacin

En una organizacin con Enfoque a Procesos, desaparecen las funciones ?

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2.3 Organizacin
Las funciones se deben alinear con base a la mejor forma para operar los procesos. PROCESO = QUE SE HACE
Subdireccin 1 FUNCION PROCESO Subdireccin 2 Subdireccin 3 FUNCION FUNCION

Administracin de Seguridad

Serie de actividades que ejecutadas en secuencia producen un resultado para satisfacer un objetivo especfico FUNCION=QUIEN HACE QUE Conjunto de actividades similares que son agrupadas para aprovechar especializacin y/o economas de escala en los recursos que operan los procesos.

PROCESO

Administracin de Activos

PROCESO

Administrar Estrategia Tecnolgica

PROCESO

Controlar Cambios

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2.4 Indicadores
Definir mediciones para los procesos y personas, a partir de los objetivos de negocio.

Subdireccin 1 Subdireccin 2 Subdireccin 3


PROCESO Administrar la Seguridad PROCESO Administracin de Activos PROCESO Definir Arquitectura de TI PROCESO Controlar Cambios

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2.5 Manejo de la resistencia al cambio


Todo cambio que impacta procesos, organizacin y tecnologa, genera una resistencia, esta no se puede evitar, se debe administrar.

Organizaci

Procesos

Modelo Actual

Administracin del cambio

Modelo Futuro

Tecnologa de Informacin

Marketplace Structure

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2.6 Para crecer como negocio, un factor importante es la tecnologa.


Impacto de Negocio Alto P R O C E S O S

Simplificar

Transformar

Static Sin Cambios

Automatizar

Abajo

TECNOLOGIA DE INFORMACION

Alto

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2.7 La administracin de procesos


La administracin de procesos implica un trabajo integrado.

Proceso N
Implicaciones de las inciativas en el plan de TI sobre el Sistema de Gestin Lineamientos de Arquitectura

Planear mejoras al Sistema de Gestin de TI


Priorizar reas de oportunidad Definir metas de desempeo para procesos, herramientas y organizacin Apoyar en la formulacin de planes de mejora Generar plan consolidado de mejora

Proceso 1
Plan consolidado de mejora al Sistema de Gestin de TI SIMDTI consolidado para la DCSP

Resultados del Sistema de Gestin de TI Sistema de Informacin de Medicin del Desempeo de TI

Consolidar SIMDTI

Procesos Elementos organizacionales Herramientas

Retroalimentar al SGTI
Actualizar SIMDTI Analizar resultados Actualizar Modelo Integral de Operacin Comiunicar resultados

Monitorear y evaluar proyectos y acciones de mejora al SGTI


Monitorear ejecucin de actividades de mejora Monitorear la operacin de TI Recolectar indicadores de la operacin (MIO)

Informacin de la operacin Inforamacin de avance

Evaluacin de madurez de los procesos Consolidacin de los indicadores de desempeo de los procesos

Proceso 2 Proceso 3

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Conclusiones

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6.1 Elementos
Qu implica una Administracin por Procesos?
1. 2.

3.

4. 5. 6.

Documentar los procesos. Medir la ejecucin de los procesos y cambiar el sistema de recompensa. Asignar responsables de los procesos y sus resultados. Alinear los sistemas para apoyar los procesos. Todo lo anterior. Nada de lo anterior

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Importancia
En esta conferencia se vio:
Que la Administracin de los Procesos involucra un examen y mejora del trabajo de manera continua.
La administracin exitosa de procesos requiere trabajo de equipo y de liderazgo y este enfoque sistemtico es una manera extraordinaria de crear equipos y lderes que los apoyan. En el proceso, los lderes y equipos son los que distinguen a los negocios excelentes de las mediocres. Las negocios exitosos tendrn procesos que surgirn, en lugar de desinflarse, de los talentos, energa y creatividad de su personal.
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Importancia
Todo trabajo es un proceso, pero la mayora de las personas en el trabajo han sido esclavos de los procesos en lugar de dueos. Si un proceso no entrega valor aadido real a los clientes y participantes de la organizacin, entonces simplemente consume recursos. Demasiados procesos se ejecutan y no se administran.

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Lecciones Aprendidas
Fallas comunes en el Enfoque de Proceso:

No enfocarse a los procesos. No dar un apoyo total a la administracin de procesos. Dejar algunas partes del negocio fuera del alcance. Adoptar un estlo de administracin convencional. Ignorar el impacto en la gente. Ser tmido en el enfoque.
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Lecciones Aprendidas
Lecciones Aprendidas:

Debe existir una razn de peso (motivador).


Debe existir compromiso de los lderes del negocio.

Mantener una vigilancia constante.


Todo cambio, genera una perdida.

Si no hay un convencimiento sobre el cambio, este no ocurre.


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