PLANEJAMENTO

ADMINISTRATIVO
 MISSÃO
• Planejar, desenvolver e
comercializar empreendimentos
imobiliários, visando a satisfação dos
clientes, valorizando a equipe e os
parceiros, respeitando todos os
stakholders, gerando resultados
positivos para todos envolvidos.
 VISÃO
• Ser reconhecida no mercado
paraibano como uma empresa que
oferece empreendimentos de
qualidade e com um excelente custo
benefício.
 PONTOS FORTES
• Vontade de crescer
• Equipe coesa
• Diretor empreendedor
 PONTOS FRACOS
• Falta de organização nas obras
• Falta de orçamento
• Falta de planejamento
• Inexistência de um setor de
desenvolvimento de projetos
• SIG em implantação
 AMEAÇAS
• Crise na economia global e
conseqüentemente no setor
imobiliário paraibano
 OPORTUNIDADES
• Implementar, com sucesso, um
Sistema Integrado de Gestão
• Usufruir do SIG implantado da melhor
forma possível
 ORGANOGRAMA – BOUGAINVILLE URBANISMO
LTDA
PROPRIETÁRIO
Dr. Carlos Frederico
•Fechar caixa diário;
•Acompanhar o financeiro;
•Acompanhar e autorizar as compras;
•Autorizar pagamentos
CONSULTOR •Revisar todos os documentos antes de enviá-los ao
Walter contador;
•Atendimento ao cliente;
•Gestão de pessoas;
•Prestar contas periodicamente ao proprietário e aos
GERENTE parceiros;
BOUGAINVILLE •Fiscalizar contas a receber e a pagar;
Valéria •Emitir relatórios gerenciais.

CONTAS A CONTAS A PAGAR ASSISTENTE DE

COMPRAS ENGENHEIRO COBRANÇA
RECEBER Verônica GERÊNCIA Ylma
Cristina Gentil Paula
Micheline

•Relatório para •Auditar

•Controle de •Cotação de •Fiscalização •Atualização
os parceiros; baixas de
Contas a Preços; das obras por mensal dos
•Verificação de recebimentos;
Pagar; •Acompanhar empreendimen índices de
recebimentos •Organizar
•Contratos de Fluxos de to; correção;
em C/C; documentação
prestação de Caixa p/ •Medição e -Emite
•Baixa dos para a
serviço; negociar acompanhame arquivos de
Recebimentos; contabilidade
•Autorização prazos de nto da cobrança
•Acompanhame •Lançar
de Escrituras: pagamento; produção das mensalmente
nto do C/C dos documentos
•Arquivos; •Dar entrada obras; p/ bancos.
Parceiros e do caixinha no
•Organizar nas NF de •Acompanhar e -Acompanhar
sócio; pirâmide
Documentos compras orientar inadimplênci
•Acordos; •Organizar
p/ compras; a
•Contratos de agenda de
Contabilidade; •Elaboração
venda; reuniões
•Repasse de dos
•Lançamento •Manter
plantas p/ orçamentos de
de organizado
autorização. obras
empreendimen documentos
•Insere contas •Desenvolvime
tos no importantes
a pagar nto e
Pirâmide. •Acompanhar
acompanhame
•Distratos; licenciamento
 ORGANOGRAMA – BOUGAINVILLE URBANISMO
LTDA
PROPRIETÁRIO
Dr. Carlos Frederico

CONSULTOR
Walter

GERENTE
BOUGAINVILLE
Valéria

CONTABILIDADE
TESOURARIA
Lori
Jardel

•Prepara Malotes p/ os •Responsável pelo setor

bancos; de pessoal;
•Verificar diariamente •Audita os lançamentos
extrato C/C, inclusive contábeis;
de cobranças receb.; •Cria NDO´s;
•Emite cheques; •Acompanha e confere
•Concilia as contas pagamentos de impostos
•Verificar diariamente e informativos fiscais;
extrato C/C, inclusive •Acompanha, contratos
de cobranças sociais, dist. de lucros,
recebimentos; cont. de mútuo;
•Paga a folha de
produção da obra
 METAS GERAIS
• Organizar o arquivo
• Alinhar as rotinas internas
• Melhorar a comunicação
• Melhorar o relacionamento da equipe
• Promover cursos de capacitação para
os funcionários
• Estimular o crescimento profissional
individual dos funcionários
• Definir estratégias de remuneração
• Implantar o site da Bougainville
PONTOS DE MELHORIA
RH
• Plano de saúde para funcionários
• Vale refeição?
• Remuneração variável?
• Planejamento anual de férias
 OBJETIVOS
INDIVIDUAIS
• Contas a receber e contratos–
Cristina
– Melhorar relacionamento com parceiros
e corretores
– Ter comportamento proativo no
fechamento de novos contratos de
venda de lotes
• Contas a Pagar – Verônica
– Melhorar a organização da
documentação
– Gerenciar com precisão os contratos
 OBJETIVOS
INDIVIDUAIS
• Tesouraria – Jardel
– Implementar folha de pagamento via
Banco
– Diminuir emissão de cheques
– Implementar orçamento
– Refinar relatórios gerenciais
– Implementar o orçamento
– Agilizar os processos de tesouraria
– Manter conciliação bancária em dia
 OBJETIVOS
•
INDIVIDUAIS
Contabilidade – Lori
– Promover reuniões com a equipe a fim de
informar a todos sobre (tributação, organização
de documentos)
– Traçar planejamento para apuração do INSS
das obras
– Amarrar processos de folha de pagamento
• Cobrança – Paula
– Diminuir a inadimplência
– Melhorar a comunicação com clientes (e-mail,
mensagem celular)
– Manter cadastro de clientes atualizado
– Emitir relatórios diários da inadimplência
 OBJETIVOS
•
INDIVIDUAIS
Assistente de gerência – Micheline
– Enviar documentação pronta para a
contabilidade até quinto dia útil do mês;
– Manter em ordem arquivos de documentos
importantes;
– Gerenciar prazos.
– Gerenciar agenda da gerência

• Compras – Ylma
– Utilizar todos os recursos do Pirâmide para
Compras
– Agilizar processo de cotação junto a
fornecedores
 OBJETIVOS
INDIVIDUAIS
• Recepção – Cristiane
– Manter organizada agenda telefônica e
de reuniões
– Buscar soluções para economia conta
telefônica
– Buscar solução para diminuir consumo
energia
– Fazer triagem nas ligações,
direcionando-as para as pessoas
corretas
 OBJETIVOS
INDIVIDUAIS
• Engenheiro – Gentil
– Implementar o orçamento de Obras
– Implementar sistema de gestão de
projetos
– Detectar pontos de melhoria nas obras e
implementar novos processos
– Orientar e treinar Ylma no processo de
compras
– Otimizar as obras
 OBJETIVOS
INDIVIDUAIS
• Gerente - Valéria
– Implementar o orçamento.
– Implementar sistema de gestão de
projetos
– Detectar pontos de melhoria nas obras e
implementar novos processos
– Elaborar cronograma financeiro
semestral
 CONTAS A RECEBER E
CURSOS: CONTRATOS
• Curso on line de como elaborar
contratos
• www.catho.com.br

CONTAS A PAGAR
CURSOS:
•Arquivista
CONTABILIDADE INTERNA
CURSOS:
• Contabilidade para Construtoras

COBRANÇA
CURSOS:
•Cobrança
•Curso on line de como cobrar
inadimplentes
www.catho.com.br
 COMPRAS
CURSOS:
• Administração de Compras
www.catho.com.br (curso on line)

TESOURARIA
CURSOS:
•Fluxo de caixa e gestão do capital de
giro
“Aprendendo a usar a calculadora HP”
(Jardel)
 GERÊNCIA
CURSOS:
• Curso on line de Gestão de Cargos e
estratégias de remuneração
www.catho.com.br
• Curso on line de Orçamento
Empresarial
www.catho.com.br
 AGENDA DE
19/01/09
REUNIÕES
14:30h: Reunião de abertura de
ano
Assunto:
• Metas para 2009
• Discutir ajustes nas rotinas com o
Pirâmide
• Ouvir cada funcionários em relação
aos pontos fortes e fracos no
 REUNIÕES FIXAS
TODA SEGUNDA:
9:30h às 10:00h: Reunião Técnica
(Valéria e Gentil)
14:30h às 15:00h: Reunião com
equipe de trabalho
Assunto: Analisar o andamento dos
trabalhos de cada pessoa, a fim de
antecipar problemas.

TODA TERÇA:
 REUNIÕES FIXAS
TODA QUARTA:
14:30h às 15:00h: Reunião (Carlos
Frederico, Valéria e Gentil)

15:00h às 15:30h: Reunião (Carlos

Frederico e Valéria)
 PLANEJAMENTO DE
FÉRIAS

Obs.: O planejamento de férias dos funcionários das obras

depende do cronograma de obra de Gentil. As primeiras
férias só podem ser gozadas a partir de março/09.
 REMUNERAÇÃO VARIÁVEL
EM ANÁLISE
• Remuneração variável é um assunto
complexo e que deve ser estudado
minuciosamente.
• Estou a procura de livros e pessoas
que possam ajudar a implantar esse
programa na Bougainville.
CRONOGRAM
A
• Jardel - TESOURARIA
• 8 ás 8:30h – importar extratos. Emitir extrato de
recebimento de cobrança e passar para
Cristina.
• 8:30h ás 9:30h – conciliação no Pirâmide de
todas as empresas.
• 9:30h ás 11h – fazer o caixa e preparar malotes
para banco
• 11h ás 12:00 – preparar os cheques.
• 14:00h até 15h Conferir Malotes
• Obs.: Os cheques deverão estar prontos até a
quinta de manhã.
• O pagamento da folha gerencial da obra
deverá ser feito pelo Fiscal de Obra e o
motorista, na obra. LEMBRAR QUE ÁS SEXTAS
OS FUNCIONÁRIOS DA OBRA LARGAM ÁS 16H.
• Pagamento a fornecedores: APENAS nas terças
e sextas, das 14h ás 16:30h
• Verônica – CONTAS A PAGAR
• Segunda e Quinta pela Manhã: Separar as contas a
pagar para a semana posterior e passar para
autorização da gerência. Obs.: Os títulos deverão estar
com a gerência ás 8h.
• Lançar pagamentos gerenciais.
• Acompanhar mediante contrato e planilha de medição
os serviços prestados por terceiros.
• A requisição de pagamento de serviços de terceiros
deverá vir assinada pelo mestre de obra e endossada
pela gerência.
• Todo dia 17 e 02 de cada mês, lançar previsão de
repasse a parceiros. (ver datas e valores com Cristina)
• Obs.: Notas fiscais de Serviço, Avulsa ou RPA
(Pessoa Física) só poderão ser recebidas até dia
20 e a data também só poderá ser até dia 20.
Caso ocorra contratação entre dia 21 e 31, a
data da nota ou RPA deverá ser dia 01 do mês
subseqüente.
• Cristina – CONTAS A RECEBER
• Das 8h á 8:30hs Baixar recebimentos das
cobranças em carteira.
• Das 8: 30h á 9hs Baixar recebimentos das
cobranças em banco
• Todo dia 17 e 02 fechar relatório de Sr. Lourival,
Olimpo, Foz e Grigório
• Fazer contratos de vendas de lotes. Obs.: Antes
de enviados aos clientes esses contratos precisão
do visto da gerência.
• META: FECHAR AS CONTAS COM A HM.
• Paula - COBRANÇA
• Das 8 ás 9:30h Efetuar ligações e cartas de
cobrança de inadimplência mais antiga.
• 9:30 ás 10h Emitir relatórios diários de
inadimplência, por empreendimento.
• Todo dia 10 – enviar cobrança de todos os
empreendimentos via banco.
• Todo dia 18 e 03 – Emitir relatórios acumulados
de inadimplência, por empreendimento e da
empresa como um todo. O relatório do dia 18 é
uma prévia de como será o mês e o do dia 03 é
o fechamento do mês anterior.
• A tarde – Cobrar via telefone, e-mail e através
de mensagem no celular do cliente.
• Protestar títulos com confirmação da gerência
• Atender Clientes para negociação ou
recebimentos
• Pablo – TI e CAP
• Manter computadores das empresas em
perfeito estado.
• Atualizar antivírus
• Responsável pelos back-ups.
• Responsável pela gravação das imagens
das câmeras de segurança.
• Atualização e acompanhamento do site.
• Instalar outllook em todas as máquinas da
Bougainville com os novos endereços de e-
mail.
• Acompanhar e fiscalizar o patrimônio das
empresas, inclusive com as plaquinhas e
fiscalização in-loco.
• Treinar o almoxarife das obras em relação
ao Pirâmide.
• Lori – CONTADORA
• Das 9 ás 10h – Revisar e conferir lançamentos contábeis
• Acompanhar e zelar pela tempestividade dos demonstrativos contábeis
• Criar NDOS
• Acompanhar contratos de mútuo e elaborar alterações no contrato social,
bem como a criação de novas razões sociais.
• Preparar retenção de impostos de contratos de prestação de serviço e de
notas fiscais avulsas e enviar para o contas a pagar. O DARF deve conter o
nome do emitente da nota ou prestador do serviço, bem como o número
da nota fiscal.
• Passar os valores de PIS e COFINS para o Contas a Pagar, até a quarta de
manhã anterior ao vencimento de todos os impostos, os seus respectivos
valores e vencimentos, em documento assinado.
• Passar os valores da Folha de Pagamento, FGTS e INSS para o Contas a
Pagar, até a quarta de manhã anterior ao vencimento de todos os
impostos, os seus respectivos valores e vencimentos, em documento
assinado.
• Responsável pela fiscaliza;cão do arquivamento de documentos contábeis
e fiscais.
• Responsável pelo setor de Recursos Humanos:
• - Recolher e enviar documentos dos funcionários para o escritório de
Contabilidade.
• - Abrir conta-corrente e providenciar o cartão da conta e e cartão vale
• Valéria – Gerente
• Segunda e Quinta das 8h ás 8:30h – Autorizar
compras e pagamentos
• Atender clientes e parceiros.
• Responsável pelo caixinha.
• Definir estratégias
• Gerenciar a equipe.
• Acompanhar planejamento de marketing e
lançamentos de empreendimentos
• Revisar a documentação contábil.
• Pagar a folha via banco.
• Ylma – Compras
• Preparar formulário de requisição de compra e deixar nas
obras.
• Receber diariamente as requisições com assinatura do
mestre e do almoxarife e efetuar cotações no Pirâmide.
• Toda segunda (Das 7:30h as 9h) ir na obra.
• Manter atualizado o cadastro de fornecedores.
• Acompanhar a compra desde a cotação até a entrega e
recebimento da N.F. (proveniente da obra)
• Contratação de serviços terceirizados.
• Obs.: A gerencia só autorizará pedido de compras
com cotações no Pirâmide.
• Notas fiscais de Serviço, Avulsa ou RPA
(Pessoa Física) só poderão ser recebidas até dia 20 e
a data também só poderá ser até dia 20. Caso ocorra
contratação entre dia 21 e 31, a data da nota ou RPA
deverá ser dia 01 do mês subseqüente.
• Micheline – Assistente da Gerência
• Conferir e vistar, diariamente a baixa dos
recebimentos.
• Auxiliar nos lançamentos do caixinha.
• Emitir relatórios gerenciais.
• Organizar e revisar toda a documentação
contábil antes de passar para Lori.
• Organizar agenda da gerência.
• Acompanhar prazos das licenças de todos os
empreendimentos e do escritório (ex.: Sudema)
• Acompanhar e cobrar os cheques devolvidos.
Manter dados atualizados no Pirâmide.
• Acompanhar e alimentar Fluxo de Caixa
• Acompanha empréstimos
• Acompanhar todas as tarifas bancárias.
(Negociar valor da tarifa de cobrança do HSBC