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EL CONTROL.

EL CONTROL.
Sistema y el proceso de control.
El proceso bsico de control. El control como sistema de retroalimentacin.

Control del desempeo general.


Auditorias administrativas.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Planificacin
Metas Objetivos Estrategias Planes

Organizacin

Direccin

Estructura Administracin de recursos humanos

Motivacin Liderazgo Comunicacin Comportamiento Individual de grupo

Control

Normas Medidas Comparaciones Accin

El presente trabajo investigativo El Control, tiene por propsito contribuir a nuestra formacin universitaria, de tal manera que podamos entender claramente de cmo las organizaciones son controladas por procesos que trabajan de manera fija, bajo la mejores prcticas y estndares mundiales del sector.

Un sistema de control est definido como un conjunto de componentes que pueden regular su propia conducta o la de otro sistema con el fin de lograr un funcionamiento predeterminado.

Etapa primordial en la administracin Verificar cul es la situacin real de la organizacin Mecanismo que se cerciora e informa si los hechos van de acuerdo con los objetivos. Evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico.

Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado. Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relacin con los planes. George R. Terry: El proceso para determinar lo que se est llevando a cabo. Bur K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Robert C. Appleby: La medicin y correccin de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan econmica y eficazmente.

Una funcin administrativa, ya que conforma parte del proceso de administracin, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado est cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.

Correccin de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeacin, organizacin o direccin. Previsin de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeacin, organizacin o direccin.

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores
Enfrentar el cambio: El control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades que estn afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

BASES DEL CONTROL


Podramos decir que el control se basa en la consecucin de las siguientes actividades:
Planear Hacer. Evaluar.

y organizar.

Mejorar.

Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarn

alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificacin y organizacin

para fijar qu debe hacerse y cmo.

El hacer es poner en prctica el cmo se planific y organiz la consecucin de

los objetivos.

El control administrativo: Es un esfuerzo sistemtico para establecer normas de desempeo con objetivos de planificacin, para disear sistemas de reinformacin, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, as como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera ms eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa".

En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son: Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento Medir los resultados Tomar medidas correctivos Retroalimentacin:

LOS 3 TIPOS BASICOS DE CONTROL

Existen tres tipos bsicos de control, en funcin de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la organizacin, estos son: El control preliminar. El concurrente. El de retroalimentacin.

CONTROL PRELIMINAR:

Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados planificados Seleccin de recursos humanos y formacin de equipos de trabajo Materiales

CONTROL CONCURRENTE:
Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados; la direccin se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente.

CONTROL DE RETROALIMENTACIN:
La caracterstica definitiva de los mtodos de control retroalimentativos consiste en que stos destacan los resultados histricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados histricos y determinar cuales son los cambios que deberan hacerse en la adquisicin de recursos futuros o actividades operativas.

El control acta en todas las reas y en todos los niveles de la empresa. Prcticamente todas las actividades de una empresa estn bajo alguna forma de control o monitoreo. Las principales reas de control en la empresa son: reas de produccin: Si la empresa es industrial, el rea de produccin es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el rea de produccin es aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el rea de produccin son los siguientes: Control de produccin: El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar ms idneos para lograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las necesidades del departamento de ventas

Control de calidad Control de costos Control de los tiempos de produccin Control de inventarios Control de operaciones Productivos Control de desperdicios Control de mantenimiento y conservacin

rea comercial: Es el rea de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o servicios producidos.
Control de ventas: Acompaa el volumen diario, semanal, mensual y anula de las ventas de la empresa por cliente, vendedor, regin, producto o servicio, con el fin de sealar fallas o distorsiones en relacin con las previsiones.

Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente De Oportunidad: El control, necesita ser oportuno , debe aplicarse antes de que se efecte el error . De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.

De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron. De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte.

De excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratgicas requieren el control. De la funcin controladora: La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controladora, ya que pierde efectividad de control.

Definir el concepto de control de gestin implica considerar el desarrollo del mismo en su mbito administrativo. Sin embargo la mayora coincide en que es un sistema dinmico e importante para el logro de metas organizacionales. Dentro de la descripcin y valoracin del control de gestin se especifican dos concepciones comunes aceptadas en el mbito administrativo, por un lado se tiene al control como necesidad inherente al proceso de direccin (enfoque racional) y por el otro, en un paradigma mas integral vinculado no slo a la direccin formal, sino a factores claves como la cultura, el entorno, la estrategia, lo psicolgico, lo social y la calidad, representados por los llamados enfoques psicosociales, culturales, macro sociales y de calidad.

Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes:


Contabilidad Auditoria Presupuestos Reportes, informes Formas Archivos (memorias de expedientes) Computarizados Mecanizados Grficas y diagramas Proceso, procedimientos, Gannt, etc. Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc. Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc. Mtodos cuantitativos Redes Modelos matemticos Investigacin de operaciones Estadstica Clculos probabilsticas

Condiciones que influyen en el control de ge


El entorno: este puede ser estable o dinmico, variante cclicamente o completamente atpico. Una buena adaptacin del entorno facilitada en desarrollo en la empresa. Los objetivos de la empresa: ya sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y ambientales.

La estructura de la organizacin: segn sea, funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control tambin distintos.
El tamao de la empresa: esta condicin est relacionada con la centralizacin, mientras ms grande la empresa es necesario descentralizarla, porque afecta la toma de decisiones debido a la gran cantidad de informacin que se maneja. La cultura de la empresa: las relaciones humanas son muy importantes, y se debe incentivar y motivar al personal que labora en la empresa.

AUDITORA ADMINISTRATIVA
Una auditora administrativa es la revisin analtica total o parcial de una organizacin con el propsito de conocer su nivel de desempeo y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y crear una ventaja competitiva sustentable

PARTES DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

Evaluacin de la planeacin de la empresa. Evaluacin de contabilidad y finanzas. Evaluacin de la funcin de mercadotecnia. Evaluacin de la funcin de produccin. Evaluacin de la funcin de personal.

AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

ASAMBLEA GENERAL
AUDITORA ADMINSITRATIVA

JUNTA DIRECTIVA

GERENTE

VENTAS

PRODUCCIN

FINANZAS

PERSONAL

FASES DE LA AUDITORIA

PROCESO DE LA AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS

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METODOLOGA DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

Estudios preliminares Planeacin del Trabajo La Investigacin Anlisis y evaluacin de informacin

Elaboracin del informe


Implementar recomendaciones.

CONCLUSIONES
1
El control es una funcin administrativa La aplicacin de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades principales: Corregir fallas o errores existentes: Y Prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.

2
Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo El control se apoya en la comprobacin, fiscalizacin e inspeccin de las variables organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales

3 El Sistema de Control de Gestin es en trminos sencillos definir: quin, cmo y cundo, aplicar las estrategias de control y evaluar los Factores Crticos de xito de la organizacin

Gracias por su atencin

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