ADMINISTRACIN DE EMPRESAS TRABAJO SOBRE EL CONTROL ADMINISTRATIVO ING: ALEXANDRA ATIENCIA INTEGRANTES: TATIANA CODENA MAGALI PILATASIG FECHA:

12/03/2013

EL CONTROL
El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento. Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el proceso de regular actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa" Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas" Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativosTiene la finalidad de sealar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repeticin". En conclusin podemos definir el control como la funcin que permite la supervisin y comparacin de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando adems que la accin dirigida se est llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organizacin y dentro de los limites de la estructura organizacional.

Dentro del rea de produccin Control de informacin

Aplicaciones del control

reas desempeo del control

Control de costos

Control de correspondencia.

PROCESO BASICO DEL CONTROL

El proceso bsico de control implica cuatro etapas: Establecimiento de objetivos o estndares de desempeo.- Sirven de puntos de referencia para el desempeo. El estndar es un nivel de actividad establecido para servir como modelo de la evaluacin del desempeo organizacional. Los estndares funcionan como marcos que determinan si la actividad organizacional es adecuada o inadecuada. Existen varios tipos de estndares utilizados para evaluar y controlar los recursos de la organizacin. Estndares de cantidad: nmero de empleados, total de ventas, volumen de produccin, ndice de accidentes, entre otros. Estndares de calidad: estndares de calidad de produccin, ndice de mantenimiento de mquinas y equipos, calidad de productos o servicios, asistencia tcnica, Estndares de tiempo: permanencia media del empleado en la organizacin, tiempo estndar de produccin, tiempo de procesamiento de los pedidos de los clientes. Estndares de costo: costo de almacenamiento de materias primas, costos de procesamiento, costo de una orden de servicio, costos directos e indirectos de produccin. trabajo.

 Evaluacin del desempeo.- Su propsito es verificar si se obtienen los resultados y cules son las correcciones necesarias que se deben introducir en el proceso. El sistema de medicin del desempeo debe actuar ms como refuerzo del buen desempeo, y no simplemente como amenaza a las personas. Los aspectos ms focalizados del desempeo organizacional son: rentabilidad, competitividad, eficiencia, eficacia, calidad, innovacin, productividad, calidad de vida en el trabajo

Comparacin del desempeo con el objetivo o el estndar.- Puede tener en cuenta dos situaciones: Resultados: cuando la comparacin entre el estndar y la variable se hace despus de terminar la operacin. Desempeo: cuando la comparacin entre el estndar y la variable se realiza paralelamente a la operacin, es decir, cuando la comparacin acompaa y monitorea la ejecucin de la operacin. Accin correctiva.- Es la accin administrativa que busca mantener el desempeo dentro del nivel de los estndares establecidos para garantizar que todo se haga exactamente de acuerdo con lo planeado. El control busca alcanzar dos finalidades: Correccin de fallas o errores.- sealar las medidas correctivas adecuadas para subsanarlos o corregirlos. Prevencin de nuevas fallas.- seala los medios necesarios para evitar fallas o errores en el futuro.

TIPOS DE CONTROL
CONTROLES ESTRATGICOS.- constituyen el sistema de decisiones de la cpula que controla el desempeo y los resultados de la organizacin como un todo. Existen varios tipos de controles estratgicos: balances e informe financieros, control de las ganancias y prdidas, anlisis del retorno sobre la inversin (ROI) CONTROLES TCTICOS.- se efectan en el nivel medio a cada una de las unidades, departamentos, divisiones o equipos, se orienta a mediano plazo. Los tipos de controles tcticos son: control presupuestario, contabilidad de costos. CONTROLES OPERACIONALES.- Se realizan en el nivel operacional de la organizacin y se proyectan a corto plazo. Los controles operacionales son: disciplina, control de inventarios, programacin just-in-time, planes de requerimiento de materiales, control de calidad

ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES
Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control. Los estndares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la expresin de las metas de planeacin de la empresa o departamento en trminos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos. Los estndares pueden ser fsicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horashombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en trminos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros trminos de medicin.

Cantidad Presupuestos

Tiempo Estudios de tiempos

Costo Presupuestos

Calidad Evaluacin de la actuacin

Estimaciones

Fechas lmite

Costo por metro cuadrado

Pruebas psicolgicas

Productos terminados

Programas

Costos estndar

Inspecciones visuales

Unidades vendidas

Tiempo - mquina

Pronsticos

Coeficientes

Unidades rechazadas

Medicin del trabajo

Contabilidad

Rendimiento del personal

Inventarios de personal

Procedimientos

Productividad

Informes

Medicin del trabajo

Estndares

Rendimiento s/inversin

Procedimientos

Pronsticos

Estndares

Control de inventarios

Calificacin de mritos

MEDICION DEL DESEMPEO

Para controlar el desempeo, es necesario conocer por lo menos un poco de ste. El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a estndares previamente establecidos, y funciona de acuerdo con la informacin que recibe. La observacin o verificacin del desempeo o del resultado busca obtener informacin precisa de lo que se controla. La eficacia de un sistema de control depende de la informacin inmediata sobre los resultados anteriores, transmitida a quienes tienen poder para introducir cambios. La unidad de medida deber concordar con el criterio predeterminado y deber expresarse de modo que permita efectuar una comparacin sencilla. El grado de exactitud de la medida depender de las necesidades especficas de aplicacin de esa medida.

COMPARACION DEL DESEMPEO CON ESTANDARES

La comparacin del desempeo real con el proyectado no slo busca localizar las variaciones, errores o desvos, sino tambin predecir otros resultados futuros. Adems de proporcionar comparaciones rpidas, un buen sistema de control permite localizar posibles dificultades o mostrar tendencias significativas para el futuro. Aunque no se puede modificar el pasado, comprenderlo-partiendo del presente-puede ayudar a crear condiciones para obtener mejores resultados en las operaciones futuras. En general, la comparacin de los resultados reales con lo planeados se lleva a cabo mediante presentacin de diagramas, informes, indicadores, porcentajes y medidas estadsticas. Estos medios de presentacin exigen que el control disponga de tcnicas que le permitan tener mayor informacin sobre lo que debe controlarse.

 Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado. Son deseables debido a que permiten a la administracin evitar problemas en lugar de tener que corregirlos despus, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e informacin oportuna y precisa que suele ser difcil de desarrollar. Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades segn ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan ser llevado a cabo en el tiempo especfico y bajo las condiciones requeridas.

CONCEPCION, DESVIACION Y RETROALIMENTACION

 Control de retroalimentacin, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estndar aceptable. El control de retroalimentacin implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se est controlando de manera que puedan hacerse correcciones. El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la informacin el dao ya est hecho, es decir, se lleva a cabo despus de la accin.

SISTEMAS DE CONTROL
Un sistema de control est definido como un conjunto de componentes que pueden regular su propia conducta o la de otro sistema con el fin de lograr un funcionamiento predeterminado, de modo que se reduzcan las probabilidades de fallos y se obtengan los resultados buscados.

EJERCICIO PRACTICO

BIKESPORTS C.A

Es la compaa fundada por Enrique vila-Aristimuo en el ao 1992. Esta se encarga de la fabricacin y venta al mayor de bicicletas montaeras de tres tamaos (20, 24 y 26). Para 1994 la empresa logr situarse entre una de las mejores del ramo, con una produccin anual de 30.000 unidades y con unas ventas que superaban los 85 millones de Bolvares. 5 aos ms tarde, el Sr. Enrique vila-Aristimuo, quien para ese ao era el presidente de la compaa, fallece quedando sta en manos de sus dos hijos quienes en el ao 2000 decidieron venderla a una firma estadounidense llamada AMF Corporation. Estos nuevos dueos deciden redisear todo el 0rganigrama funcional, para igualarlo a sus otras sucursales existentes en el mundo. Estos cambios trajeron consecuencias en todos los niveles de la organizacin.

Caso # 1 En El Departamento De Diseo

Los cuadros de las bicicletas diseadas por expertos en la materia, se construyeron con un material muy pesado. El gerente de ventas recibi varias quejas sobre el peso de las bicicletas, notando as que esta era la causa por la cual las ventas haban disminuido. VARIABLE: Las ventas han disminuido como consecuencia de utilizar un material muy pesado en el cuadro de las bicicletas. Alternativa # 1: Disear un cuadro con otro material (aluminio) que sea ms liviano y que permita mayor velocidad y comodidad a sus conductores. Ventajas El aluminio adems de proporcionar menos peso es un material econmico para al empresa. Con este nuevo diseo quedaran satisfechas las necesidades de los consumidores, entre ellos los deportistas. Desventajas Medida a largo plazo, ya que se deben realizar varias pruebas de rendimiento del nuevo producto. Incremento en el costo del producto, ya que adems del cuadro se deben cambiar tambin los frenos, porque estos estn diseados para el peso de la bicicleta vieja. Alternativa #2 Redisear completamente la bicicleta con un diseo ms innovador que posea igualmente menos peso pero que tenga mayor comodidad, agregando suspensin en los cauchos, mejores asientos, colores atrayente, etc. Todo esto con la finalidad de hacer el producto ms llamativo al pblico. Ventajas Mayor variabilidad en los modelos para satisfacer los gustos de los consumidores. Establece un nivel competitivo con otros fabricantes del rea. Este nuevo diseo generara un aumento en las ventas. Desventajas Es una alternativa a largo plazo, porque se necesitan realizar pruebas para verificar su aceptacin en el mercado. Produce un incremento en el costo del producto por los accesorios adicionales.

 Alternativa #3 Comprar a otra compaa los cuadros ya construidos, de esta manera Bikesports se encargara slo del ensamblaje de la bicicleta. Ventajas Se ahorrara tiempo y trabajo en la fabricacin de una bicicleta. Se puede escoger, de la variedad de cuadros que nos ofrece la compaa a la cual vamos a comprar, los que ms se adecuen a las necesidades de Bikesports. Desventajas Genera ms gastos de produccin. Se incrementa el costo del producto, lo que podra reducir las ventas. Decisin a tomar La opcin ms ventajosa para la empresa es la alternativa #2, debido a que se est introduciendo un nuevo modelo de bicicleta.

Caso #2 En El Departamento De Produccin

Errneamente se le estn colocando a las bicicletas Rin 26 los tacos de frenos de las bicicletas Rin 20. El Gerente de Ventas recibi quejas de que las bicicletas tienen baja efectividad en la frenada y han producido accidentes a las personas que las conducen. VARIABLE: Se ha producido una reduccin en las ventas por insatisfaccin de los clientes en cuanto a la efectividad de la frenada, causado por un error en ensamblaje. Alternativa #1 Cambiar los tacos que se le estn colocando, de forma equivocada, por unos ms grandes que estn acorde al tamao de la bicicleta. Ventajas Se lograra una mayor efectividad en la frenada. Evitamos accidentes y quejas por parte de los usuarios. Desventajas Incremento en el costo de las bicicletas, por los cambios introducidos. Atraso en la produccin por el cambio de los tacos. Alternativa #2 Cambiar por completo el sistema de tacos de goma por un sistema de discos de freno, que vaya acorde con el tamao de las bicicletas. Ventajas Mejor diseo de la bicicleta. Se evitaran accidentes, porque este sistema proporciona mayor seguridad que los tacos de goma. Para los deportistas extremos, este sistema le ofrece mayor confianza, lo que permitir un aumento en las ventas. Los frenos de disco tienen mayor durabilidad que los tacos de gomas. Desventajas Incrementa el costo de produccin. Los repuestos, para este sistema de frenos, son ms costosos.

 Alternativa #3 Crear unos nuevos tacos de gomas universales, es decir, que funcione para los tres tipos de rins que utilizan las bicicletas que ofrece Bikesports. Ventajas Se utilizara un solo modelo de tacos para los tres tipos de rings. Proporcionara mayor confiabilidad y seguridad en la frenada. Desventajas Acarrea ms gastos de produccin, ya que se necesita otro material ms resistente para la creacin de nuevos tacos. Este cambio en las bicicletas no las hara ms llamativa a los consumidores. Decisin a tomar La alternativa #2 es la ms acorde a las necesidades de la empresa, porque se estn introduciendo cambios significativos que mejoran la calidad de nuestras bicicletas.

Caso # 3 En El Departamento De Finanzas

Motivado por los cambios en el diseo y en la produccin de las bicicletas, se han producido una serie de gastos que han sido difciles de cubrir por la empresa, debido a la disminucin en las ventas. El gerente de finanzas determina el problema y lo comunica a la gerencia general. VARIABLE: Por la pocas ventas registradas, no se han podido cubrir los gastos generados en los departamentos de produccin y diseo, lo que ocasiona que la produccin se paralice por falta de presupuesto. Alternativa # 1 Solicitar un prstamo a una institucin financiera para cubrir los gastos. Ventajas Se podran cubrir los gastos producidos por los cambios hechos en las bicicletas. Aumento de la produccin. Aunque esta solucin nos traera deudas futura, estas podran ser cubiertas con el aumento en las ventas que se desea conseguir. Desventajas Esta alternativa traera mas deudas a la empresa. Un aumento en las tasas de inters, producir un alza en la cantidad a pagar y si no se alcanza el nivel de ventas deseado, puede traer consecuencias negativas a los objetivos de la empresa. Alternativa # 2 Se pueden vender acciones de la compaa, para financiar los gastos y diversificar el capital. Ventajas Se conseguira el dinero necesario para cubrir los gastos. Los nuevos socios pueden aportar ideas para el beneficio de la organizacin. Las obligaciones estaran divididas entre los socios. Desventajas La empresa dejara de tener un nico dueo y pasara a ser de varias personas. Las ganancias obtenidas en un periodo, estaran divididas entre cada uno de los socios.

 Alternativa # 3 Para cubrir los gastos se podra recurrir a la opcin de reducir personal. Ventajas Ayudara a cubrir los gastos de produccin y la empresa, de esta manera, pueda continuar su actividad. Desventajas Esta reduccin de personal acarreara gastos en el pago de liquidaciones. Se producira una reduccin en la mano de obra, haciendo ms lenta la produccin. Decisin a tomar La alternativa #1 es la ms favorable para la organizacin, debido a que se est consiguiendo el dinero para cubrir los gastos de produccin y diseo a travs de un prstamo. La empresa sigue en manos de los mismos dueos y con una aumento en las ventas se logra pagar la deuda y conseguir las ganancias.

Caso #4 En El Departamento De Mercadeo

La empresa contrat a una compaa de publicidad para promocionar su nuevo modelo de bicicletas con cambios innovadores. El gerente de mercado determin que la publicidad estaba mal dirigida y que el sector que se quera ganar con la propaganda no fue favorablemente atrado, ocasionando una disminucin en las ventas. Variable: Las ventas han descendido como consecuencia de utilizar una publicidad mal diseada. Alternativa # 1 Disear una nueva publicidad dirigida a los compradores idneos (deportistas, nios, entre otros). Ventajas Se produce una mayor exhibicin del producto. Se conseguira un aumento en las ventas.

Desventajas Se producira un aumento en los gastos de publicidad. Alternativa # 2 Realizar eventos deportivos que permitan la promocin activa del producto, como por ejemplo, una competencia de ciclismo en la que se promocione el nuevo modelo de la bicicleta. Ventajas Aumentara la atraccin de los consumidores por el producto. Se lograra una disminucin en los gastos de publicidad, Se conseguira ganar el sector que se quiere atraer. Desventajas La falta de patrocinantes puede hacer que el evento no se realice, porque acarreara muchos gastos para la empresa.

Alternativa # 3 Se podra firmar un acuerdo con una compaa de bebidas hidratantes y energticas, que promocione nuestras bicicletas a travs de concursos, dando como premio una de ellas. Ventajas Se estara logrando la publicidad de la bicicleta. Esta promocin estara bien dirigida, debido a que la bicicleta estara asociada a bebidas energticas, las cuales son consumidas por los deportistas. Desventajas El tiempo de duracin de la publicidad estara limitado, promocionndose la bicicleta hasta el momento en el cual se entregue el premio. No se podra llevar a cabo esta alternativa si no se consigue el acuerdo con la empresa de bebidas. Podra nicamente llamar la atencin de los deportistas, sin interesar a los otros sectores que se quieren ganar. Decisin a tomar La alternativa # 2 permite un mayor contacto con los consumidores, debido a que se est realizando la publicidad a travs de eventos que permiten la participacin de los clientes y posibles compradores. De esta forma aumentan las ventas y se atrae al sector que se quera ganar.

Caso # 5 En El Departamento De Administracin

Debido a los cambios en el sistema de frenos de la bicicleta, se realizo un pedido de discos a una empresa japonesa. Esta empresa inform que el pedido llegara con una semana de retraso. El gerente de produccin notific al administrador que la produccin de bicicletas con frenos de discos se paraliz por falta de material. Variable: La produccin se suspendi por retraso en el pedido de discos. Alternativa # 1 Hacer un pedido de discos a una empresa nacional para solucionar el problema en el menor tiempo posible para continuar con la produccin. Ventajas Se solucionara de forma inmediata el problema, reanudando as la produccin. No acarreara perdidas en las ventas. Desventajas Aumentaran los gastos de produccin. Correramos el riesgo de perder credibilidad con nuestros clientes debido a que se estaran utilizando repuestos nacionales y disminuira la calidad del producto. Alternativa # 2 Llamar a una de las sucursales de la empresa en el extranjero y hacerle un pedido de bicicletas ya ensambladas, para cubrir con los pedidos de los clientes. Ventajas Se cumplira con los pedidos de los clientes. No se reducira la calidad de las bicicletas. Desventajas Se pagaran gastos de transporte por el traslado de la mercanca. Aumentara el precio del producto.

 Alternativa # 3 Fabricar nicamente las bicicletas con el sistema de tacos por el tiempo que tarde en llegar el pedido de discos de frenos. Ventajas Se entregara a tiempo el pedido de bicicletas con frenos de tacos. Esta alternativa no genera gastos adicionales a la compaa, como lo haran comprar los discos o pedir bicicletas al exterior. Desventajas Los clientes acostumbrados a comprar las bicicletas con frenos de discos no quedaran satisfechos, pues slo se estn produciendo las que poseen frenos de tacos. Se perderan varios clientes por incumplimiento del pedido de bicicletas de frenos de discos. Decisin a tomar La alternativa # 2 es la ms acorde a las necesidades de la empresa, Adems, no se pierde credibilidad ni confianza ante los clientes acostumbrados a comprar las bicicletas de frenos de discos. Aunque se generan gastos de transporte, y aumenta un poco el valor del precio, la empresa no pierde su posicin en el mercado y satisface a los compradores.

CONCLUCIONES
El control es un elemento muy importante dentro de cualquier organizacin, pues es el que permite evaluar los resultados y saber si estos son adecuados a los planes y objetivos que desea conseguir la empresa. Solo a travs de esta funcin se pueden precisar los errores, identificar a los responsables y corregir las fallas, para que la organizacin se encuentre encaminada de manera correcta. El control debe llevarse en cualquier nivel de la organizacin, garantizando de esta forma que en la misma se cumplan los objetivos. Pero hay que aclarar que el control no solo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino que por el contrario, debe ser realizado conjuntamente se lleven a cabo las actividades para que, de esta forma, se solucionen de manera ms eficaz y en el menor tiempo posible todas las desviaciones que se presenten

BIBLIOGRAFIA
ROBBINS, Stephen y DE CENZO, David. Fundamentos de administracin, concepto y aplicaciones. Mxico, 1996. TERRY, George y FLANKLIN, Stephen. Principios de administracin. Editorial Continental. Mxico, 1999. MELINKOFF, Ramn. Los procesos administrativos. Editorial Panapo. Caracas, 1990. ROBBINS, Stephen y COULTER, Mary. Administracin. Quinta edicin. Mxico, 1996. STONER, James; FREEMAN, R y GILBERT, D. Administration. Sexta Edicin. Mxico, 1996.