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OBJECTIVOS GERAIS
Esta aco de formao visa colocar disposio dos participantes os princpios chave para um melhor desempenho pessoal e profissional. Ficaro aptos a identificar as principais fontes de desperdcio do tempo e a dominar as tcnicas que introduzem maior eficcia na gesto do tempo e das prioridades
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COMPREENSO DO TEMPO
O tempo considerado o recurso mais escasso e valioso face da Terra. Com efeito, na era da economia global das 24 horas, o tempo, mais do que nunca na histria da Humanidade, dinheiro.
O vencedor sempre o mais rpido e quem realiza os objectivos no prazo mais curto possvel. A vida cronometrada ao milsimo de segundo!...
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COMPREENSO DO TEMPO
Ao analisarmos o uso do tempo podemos compreender as maneiras mais eficazes de o usar, no local de trabalho ou fora dele.
COMPREENSO DO TEMPO
As nossas atitudes em relao ao tempo esto sempre a mudar.
muitas dessas mudanas devem-se ao aparecimento de nova tecnologia, que afecta o nosso trabalho, viagens e comunicaes a Internet, o e-mail e o modem tornaram a troca de informao quase instantnea viajar a grandes distncias tornou-se mais rpido e acessvel
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COMPREENSO DO TEMPO
o aumento das opes disponveis possibilita-nos fazer mais coisas num dia, mas tambm aumenta a presso do nosso tempo
Tudo isto faz com que seja muito importante gerir o tempo de modo eficiente e produtivo.
De facto, todos temos bastante conscincia do uso do tempo.
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COMPREENSO DO TEMPO
Departamentos e pessoas so responsveis pelo seu uso de tempo; os objectivos so definidos com clareza e a consequncia de atrasos nos prazos so multas.
USO DO TEMPO
Poucos admitimos, porm, que grande parte do nosso dia (de trabalho) foi intil... ...a nica maneira de gerir melhor o tempo analisar a forma como o usa, e estudar maneiras de o distribuir de um modo mais eficaz Pense no seu dia quando vai para o trabalho!
USO DO TEMPO
Avaliao Do Seu Dia H sempre exigncias no seu tempo. fcil gastar muito tempo com coisas rotineiras, prejudicando tarefas mais produtivas e de maior prioridade.
Como divide o seu dia?... D prioridade ao seu trabalho de modo a debruar-se sobre os assuntos mais urgentes?...
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USO DO TEMPO
... Ou concentra-se a terminar primeiro as tarefas mais agradveis?... ... Distrai-se com as chamadas telefnicas ou tem um sistema de as resolver?... ... Desperdia muito tempo?
USO DO TEMPO
Custos Do Tempo Calcule exactamente o custo do seu tempo e compreenda depois quanto tempo no est a ser usado eficientemente. Utilize a frmula apresentada de seguida para descobrir quanto custa por hora e por minuto , o seu tempo no trabalho...
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USO DO TEMPO
... e use esses clculos para analisar o custo relativo de algumas actividades tpicas do seu dia-a-dia, tais como preparar uma reunio em vez de pedir secretria que o faa!...
1,5 Salrio anual
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USO DO TEMPO
Custos por hora
Para descobrir o custo de cada minuto do seu tempo, multiplique o seu salrio anual por 1,5 para incluir despesas gerais e divida pelo nmero de horas de trabalho anual (as horas de trabalho semanais vezes as de trabalho por ano); divida por 60.
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USO DO TEMPO
Dirio Do Tempo Registar diariamente quanto tempo passa com determinadas actividades fundamental para conseguir gerir o seu tempo eficientemente. Pode surpreender-se ao ver a quantidade de tempo que desperdia a conversar, e o pouco tempo que est, realmente, a trabalhar e a planear.
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USO DO TEMPO
O seu dirio do tempo d-lhe um ponto de partida para avaliar as reas a melhorar. O tempo que dever mant-lo depender da natureza do trabalho que realizar.
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USO DO TEMPO
Elabore um dirio do seu tempo, dividindo o dia em partes de 30 minutos e registando com exactido como passou o seu tempo.
Isto ajud-lo- a perceber quanto tempo gasta com as tarefas teis e com as desnecessrias.
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USO DO TEMPO
Reviso Do Dirio Do Tempo Para analisar o seu dirio do tempo, distribua todas as partes de 30 minutos que registou, em categorias, de acordo com a natureza de cada tarefa, e calcule a quantidade de tempo gasto em cada tipo de tarefa,
USO DO TEMPO
Calcule, ento, a percentagem de tempo gasto com cada tarefa. Isto dar-lhe- a perceber como poder distribuir melhor o seu tempo.
USO DO TEMPO
Diviso de Tarefas Observe as categorias pelas quais distribuiu as suas tarefas e divida-as em grupos:
tarefas de rotina
projectos em decurso tarefas que desenvolvem mais o seu trabalho
USO DO TEMPO
Distribuio Ideal Do Tempo
Tarefas de rotina: 15 %
25 %
15 %
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USO DO TEMPO
Modelos Depois de ter verificado a distribuio do seu tempo, veja se a diviso vai de encontro s expectativas do seu dia de trabalho. Observe a distribuio destas tarefas pelo seu dia de trabalho e, se necessrio, proceda a uma reorganizao do seu dirio do tempo.
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USO DO TEMPO
Actualize o seu dirio do tempo a memria pode
falhar!
Questes a Pr a Si Prprio:
Faz tarefas que deveriam ser feitas por outra pessoa?
H assuntos que se repetem no dirio? As tarefas demoram quase sempre mais tempo do que estava planeado / pensado? Tem tempo suficiente para ser criativo e inovador?
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USO DO TEMPO
Avaliao da Eficincia Quo perto est o seu modelo de trabalho da distribuio ideal 60:25:15?
Estabelea Prioridades
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Muitas pessoas baseiam as prioridades na urgncia, o que significa que, muitas vezes, as coisas fceis e rpidas so atingidas em detrimento das tarefas maiores e mais difceis que realmente alteram as nossas vidas... A prioridade deve, ento, ser determinada tanto pela urgncia como pela importncia, assim como pela durao da execuo de uma tarefa.
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Preparar a reunio de sexta-feira tarde Mdia Amanh s 09:00 horas Sexta-feira de manh
Prioridade
Incio
Fim do prazo
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Enviar o relatrio para o cliente por correio Elevada Imediatamente Amanh de manh
Prioridade
Incio
Fim do prazo
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Prioridade
Incio
Fim do prazo
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se o prazo termina na 6. feira, passar toda a semana a pensar: No preciso de me preocupar at 6. feira; vou comear amanh!
Observe o quadro que se segue. Muitas pessoas prendem-se s actividades que ficam na zona M1 (muita importncia e muita urgncia) e P1 (pouca importncia e muita urgncia)...
... raramente encontrando tempo para as M2 (muita importncia mas pouca urgncia)!...
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M2
Evoluo na carreira Evoluo pessoal Visitar os amigos Exerccio fsico
IMPORTNCIA
P1
Atender o telefone Pnico de reaces repentinas
P2
Gesto de pessoal Sociabilizao
Pouca
Interrupes
Muita
Pouca
URGNCIA
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Para evoluir e poder desfrutar de uma vida realmente preenchida, qual seria a percentagem do seu tempo que gostaria de gastar com cada uma?
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EXERCCIO I
O Dilema do Cozinheiro Formar duas equipas, a Equipa A e a Equipa B A partir da receita apresentada, estabelecer o caminho ideal a ser seguido para obter um prato de qualidade superior e... muito saboroso!?...
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O Dilema do Cozinheiro
Equipa A
Esta equipa tem como objectivo estabelecer os limites do tempo mnimo necessrio para execuo das diversas tarefas, de modo a ter a refeio pronta s 12:00h.
Tm 20 minutos para preparar a soluo e apresent-la ao formador.
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O Dilema do Cozinheiro
Equipa B
Esta equipa tem como tarefa classificar os esforos da Equipa A; ter que estabelecer os critrios de avaliao e, obviamente, dever ter a capacidade de oferecer uma soluo perfeita para o problema do tempo. Tm 20 minutos para realizar esta actividade.
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Evite Adiamentos
A prorrogao a arte de se convencer que pode deixar para amanh o que deveria fazer hoje.
O exemplo clssico de prorrogao estar sentado secretria, a olhar para um trabalho que tem que ser feito... ...e pensar: A ltima coisa que me apetece fazer agora isto!
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Evite Adiamentos
... ento, faz outra coisa qualquer, passando o problema a estar no regressar secretria!...
Identifique as reas em que faz adiantamentos e actue de imediato, para reduzir opnico e o stress
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Evite a Prorrogao
Exija a si mesmo e INICIE J o que lhe desagrada Quando se confrontar com um prazo limite, fixe, com base nele, o INCIO do trabalho e mantenha-o
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Evite a Prorrogao
Reparta os grandes projectos em sectores menores de modo a ocupar-se deles aos poucos de cada vez Tenha uma ideia clara sobre as prioridades e comece por fazer as coisas de maior produtividade (tarefas mais agradveis e urgentes / tarefas de maior prioridade)
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Evite a Prorrogao
A prorrogao o ladro do tempo.
Aproxima-se sorrateiramente de si, especialmente quando se confronta com o seguinte:
Grandes projectos
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Utilize a sua agenda para detalhar o dia. Um aviso visual ajud-lo- a planear de modo mais eficiente;
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No se torne escravo do seu plano dirio! Ele apenas um guia e pode ter que ser alterado ao longo do dia!
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Planeamento a Mdio e Longo Prazo Use um grfico de planeamento mensal e/ou anual.
Reveja o seu desempenho regularmente e modifique os seus planos em conformidade. Mantenha-se flexvel no seu planeamento e no tente responsabilizar-se em demasia.
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A Gesto do Tempo
Existem trs perspectivas diferentes relativamente gesto do tempo:
Aumentar a quantidade de tempo disponvel
A Gesto do Tempo
Aumentar a quantidade de tempo disponvel
Esta perspectiva sugere que o chefe alargue as suas horas de trabalho at onde for possvel. Isso poderia trazer como consequncia uma grave
A Gesto do Tempo
Realizar mais trabalho durante o tempo disponvel
Esta perspectiva est virada para o trabalho e para os mtodos. Requer uma mente orientada de forma mecnica. No existe absolutamente nenhum limite para este tipo de treino. Em caso extremo, poderia converter-se o chefe num perito em eficincia e em gestor de mtodos, em vez de melhorar a sua tomada de deciso, relacionamento interpessoal e qualidades de chefia.
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A Gesto do Tempo
Realizar somente as tarefas importantes durante
o tempo disponvel
Esta perspectiva sugere que se estabelea uma escala de prioridades na gesto do tempo. Prope um compromisso exclusivo com as questes essenciais e conceptuais, em vez de se entreter com os detalhes massivos da natureza operativa, os quais devero ser delegados para outras pessoas. Exige uma estratgia orientada para a aco. Requer preparao, treino, e, em geral, um clima organizativo adequado.
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O essencial leva pouco tempo; o acessrio leva muito tempo. Devemos concentrar-nos no essencial. 80% dos resultados obtm-se com 20% de esforo.
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de Certo Limite
Para alm de um certo limite horrio, a produtividade
coisa.
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coisa.
Princpio da oportunidade: no faa mais do que
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biolgicos.
Depende do nosso ritmo a distribuio que fazemos
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No se Esquea...
... de Exerccio Fsico O exerccio fsico muito importante para libertar a adrenalina acumulada ao longo do dia. Como actualmente a maior parte do trabalho realizado de natureza sedentria, passamos a maior parte do tempo na mesma posio (sentada). Inscreva-se num ginsio, corra ao final do dia ou pratique um desporto que lhe d prazer.
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No se Esquea...
... de uma Alimentao saudvel Pense naquilo que come, e a que horas o faz. O ideal comear o dia com fruta fresca, cereais ou po, e acab-lo com uma refeio leve. Comida muito pesada noite pode provocar-lhe insnias, fadiga ou irritabilidade.
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No se Esquea...
... de prevenir o Stress
Se tiver uma gesto do tempo muito rgida e inflexvel, isso poder transformar-se numa fonte de stress.
Adapte-se s mudanas com naturalidade. Reserve tempo para programar as prximas horas de forma produtiva. Planear as actividade bom a nvel psicolgico, pois permite-lhe comandar o tempo.