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GESTO DO TEMPO

OBJECTIVOS GERAIS
Esta aco de formao visa colocar disposio dos participantes os princpios chave para um melhor desempenho pessoal e profissional. Ficaro aptos a identificar as principais fontes de desperdcio do tempo e a dominar as tcnicas que introduzem maior eficcia na gesto do tempo e das prioridades
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COMPREENSO DO TEMPO
O tempo considerado o recurso mais escasso e valioso face da Terra. Com efeito, na era da economia global das 24 horas, o tempo, mais do que nunca na histria da Humanidade, dinheiro.
O vencedor sempre o mais rpido e quem realiza os objectivos no prazo mais curto possvel. A vida cronometrada ao milsimo de segundo!...
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COMPREENSO DO TEMPO
Ao analisarmos o uso do tempo podemos compreender as maneiras mais eficazes de o usar, no local de trabalho ou fora dele.

As atitudes das pessoas em relao ao tempo so complexas e variveis.


Para usar o tempo eficazmente, para fazer tudo no trabalho e em casa, tem que ver quais os hbitos comuns e as atitudes que moldam o seu uso do tempo.
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COMPREENSO DO TEMPO
As nossas atitudes em relao ao tempo esto sempre a mudar.
muitas dessas mudanas devem-se ao aparecimento de nova tecnologia, que afecta o nosso trabalho, viagens e comunicaes a Internet, o e-mail e o modem tornaram a troca de informao quase instantnea viajar a grandes distncias tornou-se mais rpido e acessvel
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COMPREENSO DO TEMPO
o aumento das opes disponveis possibilita-nos fazer mais coisas num dia, mas tambm aumenta a presso do nosso tempo

Tudo isto faz com que seja muito importante gerir o tempo de modo eficiente e produtivo.
De facto, todos temos bastante conscincia do uso do tempo.
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COMPREENSO DO TEMPO
Departamentos e pessoas so responsveis pelo seu uso de tempo; os objectivos so definidos com clareza e a consequncia de atrasos nos prazos so multas.

Mas ateno! Muitas horas de trabalho contnuo


diminuem a eficincia e a produtividade!

USO DO TEMPO
Poucos admitimos, porm, que grande parte do nosso dia (de trabalho) foi intil... ...a nica maneira de gerir melhor o tempo analisar a forma como o usa, e estudar maneiras de o distribuir de um modo mais eficaz Pense no seu dia quando vai para o trabalho!

USO DO TEMPO
Avaliao Do Seu Dia H sempre exigncias no seu tempo. fcil gastar muito tempo com coisas rotineiras, prejudicando tarefas mais produtivas e de maior prioridade.
Como divide o seu dia?... D prioridade ao seu trabalho de modo a debruar-se sobre os assuntos mais urgentes?...
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USO DO TEMPO
... Ou concentra-se a terminar primeiro as tarefas mais agradveis?... ... Distrai-se com as chamadas telefnicas ou tem um sistema de as resolver?... ... Desperdia muito tempo?

Delegue sempre as tarefas que no tenham para si uma relao tempo-eficincia!


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USO DO TEMPO
Custos Do Tempo Calcule exactamente o custo do seu tempo e compreenda depois quanto tempo no est a ser usado eficientemente. Utilize a frmula apresentada de seguida para descobrir quanto custa por hora e por minuto , o seu tempo no trabalho...
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USO DO TEMPO
... e use esses clculos para analisar o custo relativo de algumas actividades tpicas do seu dia-a-dia, tais como preparar uma reunio em vez de pedir secretria que o faa!...
1,5 Salrio anual

= Custo por hora


Horas de trabalho por ano

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USO DO TEMPO
Custos por hora

= Custo por minuto


60 (minutos)

Para descobrir o custo de cada minuto do seu tempo, multiplique o seu salrio anual por 1,5 para incluir despesas gerais e divida pelo nmero de horas de trabalho anual (as horas de trabalho semanais vezes as de trabalho por ano); divida por 60.
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USO DO TEMPO
Dirio Do Tempo Registar diariamente quanto tempo passa com determinadas actividades fundamental para conseguir gerir o seu tempo eficientemente. Pode surpreender-se ao ver a quantidade de tempo que desperdia a conversar, e o pouco tempo que est, realmente, a trabalhar e a planear.
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USO DO TEMPO
O seu dirio do tempo d-lhe um ponto de partida para avaliar as reas a melhorar. O tempo que dever mant-lo depender da natureza do trabalho que realizar.

Divida o seu tempo em partes de 30 minutos cada!

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USO DO TEMPO
Elabore um dirio do seu tempo, dividindo o dia em partes de 30 minutos e registando com exactido como passou o seu tempo.

Isto ajud-lo- a perceber quanto tempo gasta com as tarefas teis e com as desnecessrias.
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USO DO TEMPO
Reviso Do Dirio Do Tempo Para analisar o seu dirio do tempo, distribua todas as partes de 30 minutos que registou, em categorias, de acordo com a natureza de cada tarefa, e calcule a quantidade de tempo gasto em cada tipo de tarefa,

tais como reunies, entrevistas, leitura, resposta a


correio, ajuda a colegas, telefonemas.
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USO DO TEMPO
Calcule, ento, a percentagem de tempo gasto com cada tarefa. Isto dar-lhe- a perceber como poder distribuir melhor o seu tempo.

Com o seu dirio do tempo pode avaliar a eficincia


do seu trabalho!
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USO DO TEMPO
Diviso de Tarefas Observe as categorias pelas quais distribuiu as suas tarefas e divida-as em grupos:
tarefas de rotina
projectos em decurso tarefas que desenvolvem mais o seu trabalho

depois, descubra a percentagem de tempo passada com cada grupo.


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USO DO TEMPO
Distribuio Ideal Do Tempo
Tarefas de rotina: 15 %

Distribuio Real Do Tempo


60 %

Projectos em decurso: 25 % Planeamento: 60 %

25 %

15 %
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USO DO TEMPO
Modelos Depois de ter verificado a distribuio do seu tempo, veja se a diviso vai de encontro s expectativas do seu dia de trabalho. Observe a distribuio destas tarefas pelo seu dia de trabalho e, se necessrio, proceda a uma reorganizao do seu dirio do tempo.
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USO DO TEMPO
Actualize o seu dirio do tempo a memria pode

falhar!
Questes a Pr a Si Prprio:
Faz tarefas que deveriam ser feitas por outra pessoa?
H assuntos que se repetem no dirio? As tarefas demoram quase sempre mais tempo do que estava planeado / pensado? Tem tempo suficiente para ser criativo e inovador?
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USO DO TEMPO
Avaliao da Eficincia Quo perto est o seu modelo de trabalho da distribuio ideal 60:25:15?

Ser que rene capacidades de gerir o tempo?


Programe um dia de trabalho, partindo de uma situao hipottica. Dispe de 15 minutos!!!
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Planeamento para o Sucesso


A gesto do tempo o cerne do planeamento da sua vida e da sua gesto do stress. O seu alcance maior do que o das listas tenho que fazer: ... e diz respeito ao que pretende da vida e a como planeia atingi-lo.
Para muitas pessoas, o primeiro desafio O que que eu pretendo da vida?...
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Planeamento para o Sucesso


uma profunda mas importante questo, se desejar sentir-se preenchido! Gaste, por isso, uns minutos a reflectir sobre isto e, depois, tente estabelecer para si mesmo objectivos especficos.

Estabelea Prioridades
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Planeamento para o Sucesso


Estabelea Prioridades

Muitas pessoas baseiam as prioridades na urgncia, o que significa que, muitas vezes, as coisas fceis e rpidas so atingidas em detrimento das tarefas maiores e mais difceis que realmente alteram as nossas vidas... A prioridade deve, ento, ser determinada tanto pela urgncia como pela importncia, assim como pela durao da execuo de uma tarefa.
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Planeamento para o Sucesso


Faa uma Lista Mantenha sempre uma lista dos afazeres e certifique-se de que atribui uma prioridade a cada uma das tarefas, usando um sistema simples:
elevada mdia baixa
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Planeamento para o Sucesso


Lista dos Afazeres exemplo
Tarefa

Preparar a reunio de sexta-feira tarde Mdia Amanh s 09:00 horas Sexta-feira de manh

Prioridade

Incio

Fim do prazo

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Planeamento para o Sucesso


Lista dos Afazeres exemplo
Tarefa

Enviar o relatrio para o cliente por correio Elevada Imediatamente Amanh de manh

Prioridade

Incio

Fim do prazo

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Planeamento para o Sucesso


Lista dos Afazeres exemplo
Tarefa

Verificar o economato Baixa ltima semana do ms Fim do ms

Prioridade

Incio

Fim do prazo

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Planeamento para o Sucesso


A sua lista ajud-lo- a concentrar-se nas reas mais importantes do seu trabalho.
Se no atribuir prioridades aos seus objectivos e tarefas, ter tendncia, como j vimos, a fazer as coisas de que mais gosta ou as que podem ser feitas mais rapidamente!... As tarefas que levam mais tempo e do mais trabalho ficaro adiadas para o fim do dia ou para o dia seguinte!...
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Planeamento para o Sucesso


Comprometa-se com um incio Aps ter atribudo prioridades, fixe a altura em que vai comear. Muitas pessoas concentram-se em prazos; se esse

o seu caso, ir deixar as coisas at ao ltimo


minuto!...
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Planeamento para o Sucesso


Os prazos actuam como mans que o iro arrastar...

se o prazo termina na 6. feira, passar toda a semana a pensar: No preciso de me preocupar at 6. feira; vou comear amanh!

... E, de repente, 6. feira e j no tem tempo!!!


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Planeamento para o Sucesso


Urgncia e importncia

Observe o quadro que se segue. Muitas pessoas prendem-se s actividades que ficam na zona M1 (muita importncia e muita urgncia) e P1 (pouca importncia e muita urgncia)...
... raramente encontrando tempo para as M2 (muita importncia mas pouca urgncia)!...
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Planeamento para o Sucesso


Muita M1
Pagar as contas Marcar bilhetes p/ teatro Ida ao hospital Ir s compras

M2
Evoluo na carreira Evoluo pessoal Visitar os amigos Exerccio fsico

IMPORTNCIA

P1
Atender o telefone Pnico de reaces repentinas

P2
Gesto de pessoal Sociabilizao

Pouca

Interrupes

Muita

Pouca

URGNCIA

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Planeamento para o Sucesso


Isto pode aplicar-se tanto ao dia-a-dia, como s alteraes na vida.
Pergunte a si mesmo: Qual a

percentagem de tempo que gasta nas


actividades M1 e P1, juntas?

Para evoluir e poder desfrutar de uma vida realmente preenchida, qual seria a percentagem do seu tempo que gostaria de gastar com cada uma?
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Planeamento para o Sucesso


Gasta tempo suficiente com as actividades do tipo M2?
Estas so as que, raramente,

contribuiro para alterar a sua vida...


Como conseguir o equilbrio?...

Muitas pessoas no planeiam falhar falham no planeamento!!!


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EXERCCIO I
O Dilema do Cozinheiro Formar duas equipas, a Equipa A e a Equipa B A partir da receita apresentada, estabelecer o caminho ideal a ser seguido para obter um prato de qualidade superior e... muito saboroso!?...

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O Dilema do Cozinheiro
Equipa A
Esta equipa tem como objectivo estabelecer os limites do tempo mnimo necessrio para execuo das diversas tarefas, de modo a ter a refeio pronta s 12:00h.
Tm 20 minutos para preparar a soluo e apresent-la ao formador.

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O Dilema do Cozinheiro
Equipa B
Esta equipa tem como tarefa classificar os esforos da Equipa A; ter que estabelecer os critrios de avaliao e, obviamente, dever ter a capacidade de oferecer uma soluo perfeita para o problema do tempo. Tm 20 minutos para realizar esta actividade.

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Evite Adiamentos
A prorrogao a arte de se convencer que pode deixar para amanh o que deveria fazer hoje.
O exemplo clssico de prorrogao estar sentado secretria, a olhar para um trabalho que tem que ser feito... ...e pensar: A ltima coisa que me apetece fazer agora isto!
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Evite Adiamentos
... ento, faz outra coisa qualquer, passando o problema a estar no regressar secretria!...

Identifique as reas em que faz adiantamentos e actue de imediato, para reduzir opnico e o stress

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Evite a Prorrogao
Exija a si mesmo e INICIE J o que lhe desagrada Quando se confrontar com um prazo limite, fixe, com base nele, o INCIO do trabalho e mantenha-o

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Evite a Prorrogao
Reparta os grandes projectos em sectores menores de modo a ocupar-se deles aos poucos de cada vez Tenha uma ideia clara sobre as prioridades e comece por fazer as coisas de maior produtividade (tarefas mais agradveis e urgentes / tarefas de maior prioridade)
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Evite a Prorrogao
A prorrogao o ladro do tempo.
Aproxima-se sorrateiramente de si, especialmente quando se confronta com o seguinte:

Pessoas difceis / telefonemas


Contactos pblicos Trabalho arriscado / fora do comum Tarefas fastidiosas

Grandes projectos
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Planifique o seu tempo


Aps ter fixado os seus objectivos e prioridades, um bom planeamento ajud-lo- a atingi-los
O planeamento deve ser criativo porque est a planear no futuro e no desconhecido... e deve, tambm, ser flexvel para podermos adaptarmo-nos s possveis alteraes...

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Planifique o seu tempo


Quando tiver uma ideia clara dos seus objectivos, ter que resolver dois aspectos:
Quanto tempo est ao seu dispor?

Com que antecedncia pode planear?

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Planifique o seu tempo


Para que possa atingir os seus objectivos dever planear...
a longo prazo a mdio prazo a curto prazo

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Planifique o seu tempo


Curto prazo O curto prazo, para a maioria de ns, formado pelos dias imediatamente a seguir; o aqui e o agora, assim como o culminar de todos os outros planeamentos.
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Planeamento a Curto Prazo Obtenha o mximo de cada dia


Trabalhe segundo os seus prprios nveis de energia. Se tem melhor desempenho de manh, no as desperdice com tarefas de pouca prioridade; Planifique o seu dia tanto quanto possvel, mas deixe espao para os imponderveis; Conceda a si mesmo 10 minutos do tempo planeado no

incio de cada dia;


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Planeamento a Curto Prazo Obtenha o mximo de cada dia


Faa uma lista do que tem que fazer. Atribua prioridades a estas tarefas e fixe um comeo;

Agrupe os seus telefonemas e conceda a si mesmo um


perodo destinado ao telefone;

Utilize a sua agenda para detalhar o dia. Um aviso visual ajud-lo- a planear de modo mais eficiente;
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Planeamento a Curto Prazo Obtenha o mximo de cada dia


Se no seu trabalho tiver que ler, conceda a si mesmo perodos regulares para leituras;

Tente sempre terminar o dia com uma nota positiva;

No se torne escravo do seu plano dirio! Ele apenas um guia e pode ter que ser alterado ao longo do dia!
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Planifique o seu tempo


Mdio prazo O mdio prazo varia de pessoa para pessoa e por isso que importante ter uma ideia do seu tempo efectivo para planeamento.

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Planifique o seu tempo


Planeamento a Mdio e Longo Prazo Identifique os seus objectivos a longo prazo, o que lhe dar um sentido de fim em vista, e uma direco (para prosseguir). Reparta os grandes objectivos por sectores e utilize a sua imaginao para avaliar todas as possibilidades e alternativas
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Planeamento a Mdio e Longo Prazo Use um grfico de planeamento mensal e/ou anual.
Reveja o seu desempenho regularmente e modifique os seus planos em conformidade. Mantenha-se flexvel no seu planeamento e no tente responsabilizar-se em demasia.
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A Gesto do Tempo
Existem trs perspectivas diferentes relativamente gesto do tempo:
Aumentar a quantidade de tempo disponvel

Realizar mais trabalho durante o tempo disponvel


Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo disponvel
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A Gesto do Tempo
Aumentar a quantidade de tempo disponvel

Esta perspectiva sugere que o chefe alargue as suas horas de trabalho at onde for possvel. Isso poderia trazer como consequncia uma grave

depresso, esgotamento e falta de eficincia.


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A Gesto do Tempo
Realizar mais trabalho durante o tempo disponvel
Esta perspectiva est virada para o trabalho e para os mtodos. Requer uma mente orientada de forma mecnica. No existe absolutamente nenhum limite para este tipo de treino. Em caso extremo, poderia converter-se o chefe num perito em eficincia e em gestor de mtodos, em vez de melhorar a sua tomada de deciso, relacionamento interpessoal e qualidades de chefia.
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A Gesto do Tempo
Realizar somente as tarefas importantes durante

o tempo disponvel
Esta perspectiva sugere que se estabelea uma escala de prioridades na gesto do tempo. Prope um compromisso exclusivo com as questes essenciais e conceptuais, em vez de se entreter com os detalhes massivos da natureza operativa, os quais devero ser delegados para outras pessoas. Exige uma estratgia orientada para a aco. Requer preparao, treino, e, em geral, um clima organizativo adequado.
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Leis e Princpios da Gesto do Tempo


Lei de Pareto ou Lei dos 20/80

O essencial leva pouco tempo; o acessrio leva muito tempo. Devemos concentrar-nos no essencial. 80% dos resultados obtm-se com 20% de esforo.
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Leis e Princpios da Gesto do Tempo


Lei das Sequncias Homogneas de Trabalho
Todo o trabalho interrompido ser menos eficaz e levar mais tempo do que se for executado de modo contnuo. Evitar interrupes.

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Leis e Princpios da Gesto do Tempo


Lei de Parkinson
O tempo investido num trabalho varia em funo do tempo disponvel (e no do necessrio). Pensar em funo do tempo necessrio e no em funo do tempo disponvel.

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Leis e Princpios da Gesto do Tempo


Lei da Contra-Produtividade do Tempo para Alm

de Certo Limite
Para alm de um certo limite horrio, a produtividade

do tempo investido decresce e torna-se negativa.


Princpio do equilbrio: saiba parar para fazer outra

coisa.
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Leis e Princpios da Gesto do Tempo


Lei da Alternncia

H um tempo para tudo e um tempo para cada

coisa.
Princpio da oportunidade: no faa mais do que

uma coisa de cada vez, e faa-a bem!

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Leis e Princpios da Gesto do Tempo


Lei dos Ritmos Biolgicos

Cada ser humano atravessado por mltiplos ritmos

biolgicos.
Depende do nosso ritmo a distribuio que fazemos

do tempo ao longo do dia.

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Leis e Princpios da Gesto do Tempo


Lei da Dimenso Subjectiva do Tempo
O tempo tem uma dimenso objectiva e outra dimenso subjectiva que funo do interesse pela actividade exercida. Ter em considerao a dimenso subjectiva do tempo.
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Os 7 Princpios do Bom Gestor do Tempo


Definir claramente os objectivos prioritrios a atingir,

a funo a desempenhar na empresa e os resultados


a alcanar, de forma a adequar o tempo actividade a realizar. Ter uma boa agenda, onde so escritas todas as tarefas a realizar e os compromissos, de modo a libertar memria para assuntos da vida (pessoal).
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Os 7 Princpios do Bom Gestor do Tempo


Saber gerir os outros, para controlar as interrupes e minimiz-las. Se trabalha num gabinete, feche a porta e isole-se; se desenvolver actividade em openspace, a soluo poder passar, se possvel, por mudar-se para outra sala. Caso contrrio, coloque um sinal na sua secretria a indicar que no quer ser incomodado.
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Os 7 Princpios do Bom Gestor do Tempo


Se recebe muitos telefonemas, pea para que sejam reencaminhados para um colega; saiba dizer no com amabilidade. Saiba delegar tarefas. Alm de ficar com muito mais tempo e de se preocupar menos com as questes operacionais, aumenta as competncias das pessoas que o rodeiam.
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Os 7 Princpios do Bom Gestor do Tempo


Defina as prioridades; distinga entre o essencial e o acessrio, entre o urgente e o importante.

As reunies devero ser curtas, eficazes e bem


preparadas. imprescindvel muita auto-disciplina.
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No se Esquea...
... de Exerccio Fsico O exerccio fsico muito importante para libertar a adrenalina acumulada ao longo do dia. Como actualmente a maior parte do trabalho realizado de natureza sedentria, passamos a maior parte do tempo na mesma posio (sentada). Inscreva-se num ginsio, corra ao final do dia ou pratique um desporto que lhe d prazer.
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No se Esquea...
... de uma Alimentao saudvel Pense naquilo que come, e a que horas o faz. O ideal comear o dia com fruta fresca, cereais ou po, e acab-lo com uma refeio leve. Comida muito pesada noite pode provocar-lhe insnias, fadiga ou irritabilidade.
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No se Esquea...
... de prevenir o Stress
Se tiver uma gesto do tempo muito rgida e inflexvel, isso poder transformar-se numa fonte de stress.
Adapte-se s mudanas com naturalidade. Reserve tempo para programar as prximas horas de forma produtiva. Planear as actividade bom a nvel psicolgico, pois permite-lhe comandar o tempo.

No vire as costas s situaes que parecem no estar sob o seu controlo

Planear positivo e ajuda a reduzir o stress!


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