TPICOS SELECTOS DE ING.

DE SOFTWARE II

UNIDAD V Bussiness Inteligence

Business Intelligence
La Inteligencia de Negocios o Business Intelligence (BI) se

puede definir como el proceso de analizar los bienes o datos acumulados en la empresa y extraer una cierta inteligencia o conocimiento de ellos. Dentro de la categora de bienes se incluyen las bases de datos o datamarts de clientes, informacin de la cadena de suministro, ventas personales y cualquier actividad de marketing o fuente de informacin relevante para la empresa.

Business Intelligence

BI apoya a los tomadores de decisiones con la informacin correcta, en el momento y lugar correcto, lo que les permite tomar mejores decisiones de negocios. La informacin adecuada en el lugar y momento adecuado incrementa la efectividad de cualquier empresa. "La tecnologa de BI no es nueva, ha estado presente de varias formas por lo menos en los ltimos 30 aos, comenzando por generadores de reportes y sistemas de informacin ejecutiva en los 80s" Afirma Candice Goodwin [1]. Entindase como sinnimos de tecnologa de BI los trminos aplicaciones, soluciones o software de inteligencia de negocios, mineria de datos y Analytics.

Qu puede hacer Business Intelligence?

Con BI se puede:
generar reportes globales o por secciones crear una base de datos de clientes crear escenarios con respecto a una decisin hacer pronsticos de ventas y devoluciones compartir informacin entre departamentos anlisis multidimensionales generar y procesar datos cambiar la estructura de toma de decisiones mejorar el servicio al cliente

Segn Kobana Abukari y Viga Job [2], "BI es una de las iniciativas administrativas ms robustas que los administradores inteligentes pueden emplear para ayudar a sus organizaciones a crear ms valor para los accionistas".

BI ha tenido mucho xito ya que le da una ventaja a las empresas sobre sus competidores al juntar a las personas y a la tecnologa para resolver problemas. La siguiente es una lista de las reas ms comunes

en las que las soluciones de inteligencia de

negocios son utilizadas:

reas de referencia para implementar BI en una organizacin

Ventas: Anlisis de ventas; Deteccin de clientes importantes;

Anlisis de productos, lneas, mercados; Pronsticos y proyecciones.

Marketing: Segmentacin y anlisis de clientes; Seguimiento a

nuevos productos.

Finanzas: Anlisis de gastos; Rotacin de cartera; Razones Financieras.

Manufactura: Productividad en lneas; Anlisis de desperdicios; Anlisis de calidad; Rotacin de inventarios y partes crticas.

Embarques: Seguimiento de embarques; Motivos por los cuales se pierden pedidos.

Quin necesita soluciones de Business Intelligence?

Si usted puede contestar afirmativamente por lo menos a una de las siguientes preguntas, entonces usted es candidato a beneficiarse de las soluciones de BI.

Pasa ms tiempo recolectando y preparando informacin que analizndola? En ocasiones le frustra el no poder encontrar informacin que usted est seguro que existe dentro de la empresa? Pasa mucho tiempo tratando de hacer que los reportes en Excel luzcan bien? Quisiera tener una gua sobre las cosas que han sucedido cuando los administradores anteriores implementaban determinada estrategia? What if No sabe qu hacer con tanta informacin que tiene disponible en la empresa? Quiere saber qu productos fueron los ms rentables durante un periodo determinado? No sabe cules son los patrones de compra de sus clientes dependiendo de las zonas? Ha perdido oportunidades de negocio por recibir informacin retrasada? Trabaja horas extras el fin de mes para procesar documentos o reportes? No sabe con certeza si su gente est alcanzando los objetivos planeados? No sabe si mantiene una comunicacin estrecha entre las diversas reas de su empresa hacia una estrategia comn? No tiene idea de por qu sus clientes le regresan mercanca?

Software de Business Intelligence

Estas son las soluciones de BI ms reconocidas actualmente en el mercado.

SAGENT SOLUTION PLATTFORM: Este sistema integrado extrae, transforma, mueve, distribuye y presenta la informacin clave para la toma de decisiones en la empresa en un entorno homogneo.

MICROSTRATEGY: Provee soluciones a clientes de cualquier industria y/o rea funcional con el fin de ayudarlos en la obtencin de un mayor conocimiento sobre la informacin manejada en su empresa.

BUSINESS OBJECTS: Suministra a los usuarios el poder acceder de forma sencilla a los datos, analizar la informacin almacenada y creacin de informes.

COGNOS:
Es un software que ofrece la funcionalidad de anlisis y toma de decisiones. Cuenta con una herramienta especial para modelacin, pronstico forecasting -, y simulacin - what-if - del negocio.

BITAM/ARTUS BUSINESS INTELLIGENCE SUITE: Herramienta capaz de agrupar la informacin y utilizarla como un activo que ayudar a la empresa a identificar las oportunidades de negocio, optimizar las reas de de finanzas, clientes, procesos internos, aprendizaje e innovacin.

ORACLE APPLICATION SERVER: Permite acceder, analizar y compartir la informacin y tomar decisiones precisas, basadas en datos en forma rpida.

Otras son Microsoft, Pentaho, Jasper, Eclipse BIRT, Palo y SQL Power

Herramientas o Componentes de Business Intelligence

Todas las soluciones de BI tienen funciones parecidas, pero deben de reunir al menos los siguientes componentes:

Multidimensionalidad: la informacin multidimensional se puede encontrar en hojas de clculo, bases de datos, etc. Una herramienta de BI debe de ser capaz de reunir informacin dispersa en toda la empresa o de varias fuentes para analisis. Por ejemplo, un pronstico de ventas de un nuevo producto en varias regiones no est completo si no se toma en cuenta tambin el comportamiento histrico de las ventas de cada regin y la forma en que la introduccin de nuevos productos se ha desarrollado en cada regin en cuestin. Data Mining: Las empresas suelen generar grandes cantidades de informacin sobre sus procesos productivos, desempeo operacional, mercados y clientes. Pero el xito de los negocios depende por lo general de la habilidad para ver nuevas tendencias o cambios en las tendencias. Las aplicaciones de data mining pueden identificar tendencias y comportamientos, no slo para extraer informacin, sino tambin para descubrir las relaciones en almacenes de datos que pueden identificar comportamientos que no muy evidentes. Agentes: Los agentes son programas que "piensan". Ellos pueden realizar tareas a un nivel muy bsico sin necesidad de intervencin humana. Por ejemplo, un agente pueden realizar tareas un poco complejas, como elaborar documentos, establecer diagramas de flujo, etc. Data Warehouse: Es la respuesta de la tecnologa de informacin a la descentralizacin en la toma de decisiones. Coloca informacin de todas las reas funcionales de la organizacin en manos de quien toma las decisiones. Tambin proporciona herramientas para bsqueda y anlisis.

El futuro de Business Intelligence

Las siguientes son opiniones de ejecutivos de empresas estadounidenses sobre lo que ellos esperan que suceda en el corto o mediano plazo con respecto a BI, recolectadas por Mitch Betts [3].

En pocos aos, veremos un incremento dramtico del 40% en el nmero de usuarios finales que utilicen herramientas de BI --Frank Gelbart, CEO, Appfluent Technology Inc., Arlington, Va. En poco tiempoi, las ventajas competitivas vendrn del uso de BI o Analytics para entender el comportamiento y preferencias del consumidor a un nivel de segmentacin angosto, incluso individual para hacer ofertas a la medida --Jeff Zabian, Vice President, Seurat Co., Boulder, Colo. A corto plazo, las compaas abandonarn el mtodo tradicional de hacer negocios con ajustes trimestrales. En vez de eso, utilizarn la BI y desarrollarn herramientas administrativas como estrategia para responder a cambios en tiempo real en el mercado. -Rob Ashe, President & Chief Operating Officer, Cognos Inc., Burlington, Mass. Los usuarios demandarn mayor integracin entre los nmeros y su interpretacin. As mismo, todas las aplicaciones de BI incluirn herramientas de administracin de contenido o bien administracin de conocimiento. --Brian Hartlen, Senior Vice President, Comshare Inc.,Ann Arbor, Mich. Los negocios son una guerra! Como en cualquier guerra, sobrevivir depende de la capacidad para actuar rpidamente en un ambiente cambiante. BI es un comando de control central para rastrear variables como el desarrollo operacional, las condiciones del mercado y el desarrollo de los competidores, todas ellas en tiempo real. --Sol Klinger, Director, Sterling Management Solutions Inc., Princetown, N.J.

Por qu es Importante la inteligencia en los negocios?

La razn clave para la utilizacin de procesos de inteligencia empresarial es porque proporciona al jefe de su empresa o a la persona en la direccin de la empresa, decisiones informadas e inteligentes respecto a la forma en que su empresa o negocio se ejecuta; Decisiones como stas conducen a mejorar procesos y hacerlos ms eficientes en el propio ambiente de trabajo, y sin duda dejan a la empresa una ventaja competitiva necesaria para tener xito en un entorno globalizado. Los administradores necesitan informacin para tener una empresa eficaz y rentable y la informacin slo puede venir a travs de las actividades de inteligencia.

La buena informacin permite a los administradores saber qu tipo de cambios se deben implementar en la empresa para obtener una mayor rentabilidad del producto final, y les ayuda a compararse con su competencia - y, a travs de esa informacin, la manera de asegurar que sus empresas son mejores que la competencia. Si tiene una buena gestin de los resultados de las empresas, puede lograr una distancia positiva contra sus competidores y lograr que sus productos terminados tengan un precio ms bajo, y an as obtener ms beneficios que sus oponentes.

Como funciona un sistema de inteligencia en negocios

La Inteligencia de negocios es esencialmente una ciencia de la economa, de acuerdo con el

mtodo cientfico. Con datos recolectados y organizados de una manera lgica con el fin de producir los mejores resultados. No es simplemente caminar alrededor de algunos empleados y decir lo que

piensa que ocurre en la empresa: es una cuidadosa observacin y recoleccin de datos, que se
coloca en un datawarehouse organizado para hacer un examen cuidadoso por los expertos en gestin empresarial.

Un sistema de inteligencia de negocios bien diseado, debera ser capaz de generar datos con un mnimo de esfuerzo y costo, para hacer que la empresa sea ms eficiente y rentable, y que pueda convertir los datos transaccionales en una forma utilizable para la empresa Los directores y empleados.

Etapas para implementacin de un Modelo de Aplicaciones BI

Pero cmo hacer que los negocios pueden crear inteligencia de sus datos?, adems como proveer oportunamente y acertadamente acceso a esa informacion para sus usuarios finales. Para entender esto vamos a describir brevemente el proceso de BI. (Ver Figura 1). Este proceso es dinmico e iterativo. El proceso empieza con preguntas, y las respuestas son resultados de mas preguntas o de subsecuentes intereacciones del proceso.

Fase 1 - Dirigir y Planear: Esta fase es el principio y el fin del proceso. Es el principio por que involucra redactar los requerimientos especficos. Y es el final porque contesta preguntas que guan a otras nuevas. El proceso de BI empieza con los usuarios (Ejecutivos, Directivos, Lideres de Negocio etc.) y aqu se generan las preguntas que les va ayudar a ellos a alcanzar sus objetivos. Ejemplos de esas preguntas son: Cuales son los clientes ms rentables? Cul es el margen de cada lnea de producto?, Etc., Estas necesidades son presentadas por diversos analistas. Esto quiere decir que estos analistas de negocios formulan los requerimientos de los usuarios y dirigen un plan para la recoleccin de la informacin y para solucin de las respuestas. Fase 2 - Recoleccin de Informacin: Hay diversas fuentes de informacin dentro de una compaa. La automatizacin de los procesos han creado una fuente de recursos como son: Puntos de ventas, ERP, CRM, SFA, Aplicaciones de Servicios al cliente etc. Los diferentes sistemas crean, procesan y almacenan diferentes tipos de informacin. Este es un proceso continuo y es importante entender que los datos de esas fuentes es simplemente informacin y no Inteligencia. Los datos en crudo frecuentemente son incompletos y confusos. La informacin se convierte en Inteligente a travs de procesarla y de analizarla. El proceso de recoleccin de informacin es cuando las diferentes fuentes son analizadas para determinar los datos necesarios para encontrar las respuestas a las preguntas.

Fase 3 - Procesamientos de Datos:

Esta fase es la integracin de datos en crudo a un formato utilizable para el anlisis. Esto puede ser posible, creando una nueva base de datos, agregar datos a bases de datos existente o consolidando informacin. Esta fase generalmente ser visto como Extraccin, Transformacin y Carga que ocurren en los ambientes de BI.
Fase 4- Anlisis y Produccin: El grupo de anlisis de negocios utiliza herramientas y tcnicas para ordenar sobre los datos y crear inteligencia. El resultado final es la produccin de respuestas inteligentes, en un contexto propio. En algunos caso es un proceso simple como la creacin de un reporte. En otros caso, son la creacin de indicadores. Tal vez en esta fase, sean generados requerimientos adicionales pues los analistas puede que encuentren nuevas preguntas que necesiten ser contestadas. Fase 5- Difusin: Esta fase de difusin, es entregar productos inteligentes a los diversos cliente que lo requieren. Esto bsicamente implica el uso de herramientas BI para la publicacin de tableros de indicadores, reportes o la posibilidad de tener herramientas de fcil uso para que los mismos usuarios tengan la capacidad de revisar los datos de manera rpida y sencilla.

 Ejemplo de casos de xito

Por ejemplo tenemos a Wal-Mart un ejemplo de xito, en la que esta empresa ha hecho posible desarrollar y mantener consistencias dentro de su corporacin, ellos rpidamente recolectan e integran informacin de detalle hasta nivel de SKU (numero de referencia). Con este tipo de informacin Wal-Mart se ha beneficiado en muchos niveles, como son analizar el desempeo de un producto en tiendas especificas o en estantes especficos. Con este tipo de informacin la corporacin tiene visibilidad de que tipo de marcas tener en stock en una regin en particular. La informacin tambin les permite

analizar la rentabilidad de diversos productos a travs de los ciclos de inventarios y el

margen [Why Business Intelligence?, Lee Wittschen 2004]

Conclusin
El ambiente del mundo de los negocios de hoy exige una aplicacin cada vez ms eficiente de la informacin disponible. BI como su nombre en ingls lo indica, genera un conocimiento al negocio, que se deriva de la correcta utilizacin de la informacin generada dentro y fuera de la empresa. BI es una herramienta que pone a disposicin de los usuarios la informacin correcta en el lugar correcto. Son mltiples los beneficios que ofrece a las empresas, entre ellos se encuentra la generacin de una ventaja competitiva. Hay una gran variedad de soluciones de BI que en suma, son muy similares, pero para

que se considere completa debe reunir cuatro componentes: multidimensionalidad, data

mining, agentes y data warehouse. Son ya muchas las empresas que han implementado soluciones de BI y se han visto enormemente beneficiadas. Una frase que resume esto fue dicha por Bill Gates, Director de Microsoft, "BI ayuda a rastrear lo que en realidad funciona y lo que no"

INVESTIGACIN
DATA MINING OLAP SISTEMAS BASADOS EN CONOCIMIENTO TABLERO DE CONTROL