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FORMULACIN DE DOCUMENTOS DE GESTIN ARCHIVSTICA Plan Anual de Trabajo, El Programa de Control de Documentos
Lic. Norman Berros Silva
DOCENTE EN ARCHIVO
OBJETIVOS
1.
2.
3.
4.
Conocer los conceptos bsicos de la Administracin de Archivos. Conceptuar la planificacin como parte importante de la Administracin de Archivos. Ubicar el Plan Anual de Trabajo del OAA, como parte del Plan Operativo Institucional. Formular el Programa de Control de Documentos
Qu es la Administracin de Archivos?
Es la actividad que tiene como objetivo el manejo de los documentos en los diferentes niveles de archivo que pueden ser institucionales, distritales, provinciales, regionales, nacionales e internacionales.
Qu es la Administracin de Archivos?
Se refiere a la planificacin, direccin, organizacin y control, relacionados con la formacin de los archivos, mantenimiento y uso de la documentacin que en l se encuentran.
Se refiere a
en los
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
Objetivo
MANEJO DE DOCUMENTOS
FORMACION DE ARCHIVOS
ADMINISTER = Funcin que se desarrolla al mando de otro. Servicio y subordinacin. Lograr que las cosas se realicen por medio de otros Obtener resultados a travs de otros NO SE ADMINISTRA, SI SE REALIZA POR SI MISMO LA FUNCIN. SI SE ADMINISTRA, SI LAS FUNCIONES SE DESARROLLAN EN UN ORGANISMO SOCIAL, (dirijo y coordino).
SISTEMA
SISTEMA: Suma total de partes que funcionan para lograr ciertos resultados o productos. SISTEMA DE ARCHIVOS: conjunto de actividades articuladas a travs de centros y servicios tcnicos, para la aplicacin metodolgica de los procesos tcnicos archivsticos. EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS: responde a la necesidad de organizar los archivos de un pas de manera planificada y jerarquizada, instaurndose dentro de la administracin pblica como institucin rectora y normativa en materia archivstica.
OBJETO DE ESTUDIO
DOCUMENTO
Es un objeto que conserva la huella de la actividad humana
NBS 8
QU ES EL DOCUMENTO DE ARCHIVO?
Informacin contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organizacin o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad (CIA 2000)
SOPORTE DOCUMENTAL
Medios en los cuales se contiene informacin, segn los materiales empleados.
Adems de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.
.Qu
es el Tipo documental?
Titulo de Propiedad
Los tipos documentales se derivan de las funciones desarrolladas por los rganos de las instituciones. Cada funcin se traduce en uno o varios Comprobante tipos documentales. de Pago Carcter o atributo de un documento, se manifiesta en una diagramacin, formato, la forma como se distribuye el contenido del documento.
Hipoteca
La Planificacin
Fija con precisin lo que va hacerse. prev lo que puede hacerse. Fija el curso de la accin Determina los tiempos Decide ahora lo que debe realizarse en el futuro
.Importancia
de la planificacin
Si administrar es hacer a travs de otros, primero hay que planear sobre la forma de esa accin. Los objetivos de la previsin se afina y corrige en la planificacin. Tiende a ser econmico Todo control es imposible si no se compara con el plan Elimina la improvisacin
Principios de la Planificacin
PRECISIN. Debe ser preciso porque van a regir acciones, no deben ser vagas y genricas, se debe tratar de planear los detalles FLEXIBILIDAD. Debe dejarse un margen para los cambios, permite pequeas adaptaciones momentneas. UNIDAD DE DIRECCIN. Deben integrarse en un solo plan, debe existir la unidad de mando, coordinando de manera jerrquica
Principios de la Planificacin
CONSISTENCIA. Todo plan de trabajo, debe integrarse al resto de los planes a fin de lograr una eficiencia de los objetivos. RENTABILIDAD. El plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos y gastos, los resultados pueden ser no econmicos sin social. PARTICIPACIN. Se debe conseguir la participacin de las personas que habrn de estructurarlo.
QU ES EL PLAN DE TRABAJO?
ES UNA HERRAMIENTA PARA PLANIFICAR DURANTE UN PERODO DE TIEMPO ESPECFICO (6 12 MESES) QUE SEALA LOS PROBLEMAS A SOLUCIONAR Y LA FORMA DE SOLUCIONARLOS. ES UNA GUA PARA LA ORGANIZACIN. ES UNA HERRAMIENTA MODELO PARA LA GESTIN. EL PERSONAL QUE PARTICIPA NECESITA APRENDER QUE ES, LO SIENTA SUYO Y LO UTILICEN EN LA IMPLEMENTACIN.
NIVELES DE PLANES
PLAN DE DESARROLLO.- Orienta el desarrollo del pas.
PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL.Contiene el programa de accin de una institucin y debe ser ejecutada durante un perodo.
PLAN DE TRABAJO.- Es el programa de accin de un rgano, aqu ubicamos el plan de trabajo de archivos.
Debe ser formulado anualmente en coordinacin con los archivos de gestin, perifricos y con el rgano de planificacin de la institucin.
ALCANCE
OBJETIVOS GENERALES OJETIVOS ESPECFICOS
IV.
V. VI.
POLTICA INSTITUCIONAL
REALIDAD ARCHIVSTICA INSTITUCIONAL
PROGRAMACION DE ACTIVIDADES
VII.
PRESUPUESTO
1. Continuar con el desarrollo de acciones que permitan la integracin de las entidades pblicas y archivos regionales. 2. Modernizar los procesos tcnicos y servicios archivsticos en salvaguarda de la conservacin del patrimonio documental de la Nacin.
Carpeta o flder Sobre Volumen (empastado) Legajo Paquete Caja CD, DVD, USB
PROCESOS TCNICOS
ORGANIZACIN N
DESCRIPCIN
SELECCIN
CONSERVACIN
SERVICIO
FONDO DOCUMENTAL
ADMINISTRACION ADMI/00
CONTROL INSTITUCIONAL
COIN/00
SERIES
TESORERIA TESO/00
RECURSOS HUMANOS
SECCION
CONTABILIDAD CONT/00
2m
2.5 m 2m
1.5 m
2m
1m
1) ORGANIZACIN.- Funcionamiento del OAA, SAI, dependencia, lneas de coordinacin. 2) NORMATIVIDAD.- Adjuntar un ejemplar 3) PERSONAL.- Cantidad, condicin y capacitacin. 4) LOCAL Y EQUIPOS.- Situacin y cantidad 5) FONDO DOCUMENTAL.- Principales series, fechas extremas, cantidad en m.l. 6) PROC. TC. Y ACTIVIDADES ARCHIVSTICAS.- Referir las actividades programadas, segn las normas generales del SNA.
02
Local
03 Equipos y Mobiliario
05 Documentacin 04 Personal
EL CUADRO DE CLASIFICACIN SE ELABORA POR CADA UNIDAD ORGNICA (SECCIN). PROCEDIMIENTO GENERAL: Determinar las funciones y actividades que desarrolla la unidad orgnica. Establecer un esquema de acuerdo a la estructura orgnica. Denominar la serie documental priorizando el asunto que trata o el tipo documental. Codificar la seccin. Codificar la serie en forma correlativa. Nota.- de existir series que se repiten debe aclararse en que unidad orgnica se encuentra la copia
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
Los principios que rigen la organizacin de los fondos documentales:
PROCEDENCIA Cada documento debe conservarse en el fondo documental al que naturalmente pertenece. ORDEN ORIGINAL Es mantener el orden interno de cada fondo manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
FUNCION
ACTIVIDADES
Ejecucin de compras y suministros de bienes as como la prestacin de servicios. Almacenamiento y distribucin de los bienes ADMINISTRACIN estableciendo las medidas de previsin para DE BIENES Y mantener la existencia de SERVICIOS materiales de almacn. Control permanente de los bienes y materiales.
Gestin Administrativa.
Ordenes de Compra
Ordenes de servicios. Plizas de entrada Plizas de salida
Reportes de inventario
Mensual, semestral, anual
de
FUNCION
ACTIVIDADES
Tarjetas de Ingreso y Salida. Papeletas de Permiso Registros de Refrigerio Rol de vacaciones. Evaluaciones Anuales Semestrales,
personal.
Escalafn
Legajos de Personal
. TIPO DOC.
SERIE DOC.
Es una pieza producto de una actividad, formato, contenido informativo y soporte homogneos
MODELO DE CUADRO DE CLASIFICACION CONT/00 CONTABILIDAD 01. Auxiliar Standard 02. Libros Contables 01. Diario 02. Mayor 03. Caja Bancos 03. Balance 01. General 02. Comprobacin y Estados Presupuestarios 03. Constructivo 04. Evaluacin Fsica Financiera ............
PCD
TABLA GENERAL INVENTARIO DE DE RETENCIN DE DOCUMENTOS
INDICE ALFABETICO
SERIES DOCUMENTALES
CED
Representante de la Alta Direccin Preside
R.ESOLUCIN
El Asesor Legal
Es un proceso tcnico archivstico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de cada entidad para determinar sus periodos de retencin, en base a los cuales se formular el Programa de Control de Documentos
VALORACIN
...
Organigrama.
El conocimiento de los documentos debe abarcar desde los ms antiguos hasta los ms recientes, lo que nos permitir valorarla. dentro de su ciclo de vida
2.
3.
FISCAL
CONTABLE CIENTFICO Y TCNICO
LOS VALORES MEDIATOS O SECUNDARIOS.- Se derivan de la importancia que tienen para la investigacin: TESTIMONIALES (origen, evolucin, funciones) INFORMATIVOS
VALORES PRIMARIOS
Legal: documentos dispositivos del estado (leyes) y documentos testimoniales (Registro Civil)
Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Estado (SUNAT, MEF).
Valor contable: es la utilidad o actitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada.
VALORES PRIMARIOS:
Son aquellos que poseen los documentos para el organismo de origen y que persisten incluso despus haber perdido su valor corriente en los archivos de gestin. Son de carcter:
Administrativo: Est relacionado al trmite o asunto que motiv su creacin. Se encuentra en todos los documentos. Son importantes por su utilidad referencial para la planeacin y la toma de decisiones Jurdico: Es aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho comn
VALORES SECUNDARIOS
VALORES SECUNDARIOS
Sirven de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la administracin como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son de carcter: Valores evidnciales: Revelan origen, organizacin y desarrollo de las entidades. (Cambios institucionales orgnicos, normas de trabajo, Poltica interna, economa, estadsticas, etc.).
Valores histricos: Evolucin y cambios ms trascendentales desde el punto de vista legal, que ha sufrido la institucin. Se revelan en directrices, polticas, programas, proyectos, etc. Valores informativos: Fenmenos sociales e institucionales. (Hojas de vida, correspondencia, organigramas, reglamentos internos, etc.)
.DOCUMENTOS
DE VALOR TEMPORAL
Por su contenido dejan de ser imprescindibles y sin trascendencia. Carecen de valor al cumplirse su fin administrativo, fiscal, contable, legal, y otros que los origin.
correspondencia
.DOCUMENTOS
DE VALOR PERMANENTE
Indispensables para la entidad Personal de origen o para otras entidades. Referentes a la proteccin de los derechos ciudadanos. Los que reflejan la evolucin de la entidad(atribuciones, funciones, estructura, procedimientos...). Los que aportan al estudio y la investigacin. Legajos de
Personal
PEREZ JUAN
PLAZOS DE RETENCIN
Son los tiempos establecidos en cada nivel de archivo, segn la necesidad de uso administrativo del documento y su prescripcin para la transferencia y/o eliminacin de las series documentales de una entidad.
ARCHIVO A.C.
A.G.
A.P.
A.I.
HISTRICO
DIRECTIVA N 004-86-AGN-DGAI
INVENTARIO DE LAS SERIES DOCUMENTALES Pag. 1 de...pgs DATOS GENERALES 1. SECTOR 2. ENTIDAD RESPONSABLE DE LA ELABORACIN DEL INVENTARIO 4. NOMBRES Y APELLIDOS
3. Unidad Orgnica:
5. Cargo:
IDENTIFICACIN DE LA SERIE DOCUMENTAL 8. Ttulo de la Serie 9. Cdigo de la Serie
6. Telfono
7. Asunto Principal
REGLAS DE CONTROL 11. Valor de 12. Perodo de Retencin TOTAL AOS DE RETENCIN la Serie A.G. A.P. O.A.A.
Aprobado
Lugar y fecha
CODIGO
TITULO DE LA SERIE DOCUMENTAL ALTA DIRECCION (ALCALDIA-SECRETARIA) 1 COMISION DE REGIDORES 2 CONV. COOPERACION TECNICA 3 MEMORIAS ANUALES 4 LEGAJO DE REGIDORES 5 CORRESPONDENCIA ASESORIA JURIDICA ( ASJU) 1 ASESORIA 2 DEFENSA MUNICIPAL 02.01 CIVIL 02.02 PENAL 02.03 ADMINISTRATIVA 02.04 TRIBUTARIA 02.05 LABORAL 3 CORRESPONDENCIA ARCHIVO CENTRAL (ARCE) 1 GESTION ARCHIVISTICA 2 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 3 ELIMINAC. DE DOCUMENTOS 4 SERVICIOS ARCHIVISTICOS 04.01 CONSULTAS 04.02 PRESTAMOS 04.03 REPROGRAFIA 5 ACTIVIDADES ARCHIVISTICAS 6 SUPERV.ASESOR. AGN 7 INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
VALOR DE LA SERIE P P P P
O B S E R V A C IO N E S
P P P P P P T P P P T T T T P P
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 2 2 2 2
28 28 28 28 28 28 4 28 28 28 1 4 4 4 28 28
30 30 30 30 30 30 6 30 30 30 2 6 6 6 30 30 * * **
***
DIRECTIVA N 004-86-AGN-DGAI
NDICE ALFABTICO DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS
Pg. de ..Pgs 1. Titulo de la Serie Documental 2. Asunto Pricipal 3. Cdigo
LA DIRECTIVA N005/86-AGN-DGAI NORMAS PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL SECTOR PUBLICO NACIONAL
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Procedimiento archivstico que consiste en el traslado de la administracin de los documentos de un archivo a otro al vencimiento de los perodos de retencin establecidos en el Programa de Control de Documentos (PCD).
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
* Preparacin del Inventario de las series documentales a transferir. * Acondicionamiento de los documentos en unidades de conservacin ms apropiados. * Las unidades de conservacin deben ser rotulados en la parte frontal, numerados consecutivamente. * Traslado fsico de las unidades de conservacin. * Constatar que las series documentales transferidos concuerdan con el inventario que los relaciona. * Incorporar al fondo documental correspondiente, sealndole la signatura topogrfica.
Transferencia
PASOS A SEGUIR: Comprobar que las piezas documentales se encuentren completas. Quitar grapas , clips, gomas, flder de plstico, etc. Suprimir las copias y duplicados. Pedir cajas normalizadas al Archivo Central. Formular los inventarios de transferencia.
PEREZ JUAN
Transferencia de Documentos
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
INNFORMACIN GENERAL 1. Sector : 2. Entidad : 3. Unidad orgnica : 4. Datos de remisin: 5. Descripcin general de documentos a transferir:
6.
7.
Lugar y fecha
Jefe del Archivo Remitente
8.
Lugar y lugar
Jefe del Archivo Receptor
Transferencia de Documentos
INVENTARIO - REGISTRO
N Orden Descripcin de documentos Fechas extremas Ubicac. topogrfica
Observaciones
LA DIRECTIVA N006/86-AGN-DGAI NORMAS PARA LA ELIMINACION DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL SECTOR PUBLICO NACIONAL
ELIMINACION DE DOCUMENTOS
CONCEPTO: Es un procedimiento archivstico que consiste en la destruccin de los documentos evaluados y declarados innecesarios por el Comit Evaluador de Documentos (CED) de la entidad y autorizado expresamente por la autoridad archivstica (AGN). BASE LEGAL Art. 10 del decreto ley N 19414 Art. 24 del D. S. N 022-75-ED Art. 5 inc. b) de la Ley N 25323 Arts. 10 inciso e), 21 y 32 del D.S. N 008-92-JUS
OBJETIVOS
Orientar
las acciones archivsticas para la eliminacin de los documentos innecesarios en los Archivos administrativos del Sector Pblico Nacional.
FINALIDAD
Garantizar
innecesarios
Descongestionar Aprovechar
Eliminacin de Documentos
INVENTARIO DE ELIMINACIN DE DOCUMENTOS
INNFORMACIN GENERAL 1. Sector : 2. Entidad : 3. Unidad orgnica : 4. Datos de remisin: 5. Descripcin general de documentos a eliminar:
6.
7.
Lugar y fecha
Jefe del Archivo Remitente
8.
Lugar y lugar
Jefe del Archivo Receptor
Eliminacin de Documentos
INVENTARIO - REGISTRO
N Orden Descripcin de documentos Fechas extremas
Observaciones
Prrroga
PROCEDIMIENTO
5 das tiles comunicado por escrito
De no hacerlo
Se considera denegado el pedido
RESPONSABILIDADES Y SANCIONES
ABUSO DE AUTORIDAD
Muchas gracias
berriosnorman1@Hotmail.com nberrios@agn.gob.pe