JAOS consultoria e treinamento

COMO O SISTEMA DE GESTO DA QUALIDADE PODE INTERAGIR E DAR SUPORTE AO PLANEJAMENTO ESTRATGICO DA ORGANIZAO

TS16949OLIVEIRA@GMAIL.COM

Jose A Oliveira
Engenheiro Metalurgico formado pela

UFF Rio de Janeiro Consultor para Sistemas de Gesto Qualidade

Carreira profissional desde 1984 dedicada ao segmento automotivo, no Brasil e no exterior, nas reas de projeto e desenvolvimento de novos produto, engenharia de manufatura, gesto da qualidade e gesto ambiental. Professor universitario dsede 1995

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Foco em Resultados
2000 2008

NEGCIO / CLIENTE Controles dos Resultados

Controles das Entradas

Misso PROCESSO Mecanismos Procedimentos

Entrada

Sada

94 NORMAS Auditorias
3

Comunicao nos Processos

Implementao
Direo

Execuo

Gesto
MOP

Diretrizes
Diretrizes

Informe Direo
Status Interveno Prioridades Riscos/Recursos Status

Modelo Criado

Reunio Gerencial
Clientes

Aes na Aplicao Envolvimento de todos Status Prioridades Aes no Conceito

Treinam. Informao
Players

Gesto do Processo
Players

Aes

Reunio Gerencial
Fornecedores

Gesto

Operao

Gesto
4

Dono do processo
Autoridade para definir Recursos
Prioridade Mo-de-obra Tempo Verba Equipamento Instalao Materiais

Eficcia Responsabilidade pelos Resultados

(clientes satisfeitos) Olhos para fora

Eficincia
(Recursos bem utilizados) Olhos para dentro
5

Eu sou e me comporto como OWNER ?

1. 2. 3. 4. 5. A organizao reconhece a LEGITIMIDADE de minha posio ? Tenho AUTORIDADE para implementar minhas decises ? Tenho PERMEABILIDADE pela organizao para negociar a implantao da misso com todas as reas envolvidas no processo? Tenho a RESPONSABILIDADE pelos resultados deste processo em termos de eficcia e eficincia ? Tenho o CREDO e a PAIXO necessria para gerenciar o processo ?

6.
7.

Tenho a PRESENA necessria para me tornar uma referncia das necessidades, diretrizes e misso deste processo ?
Tenho capacidade e empenho para assegurar o DESDOBRAMENTO do processo junto a todos aqueles que afetam os resultados do processo ?

8.
9.

Gero DESAFIOS contnuos para a equipe do processo ?

Asseguro que os RECURSOS necessrios foram providos ?

10. Gerencio RESULTADOS e fao as INTERVENES necessrias ?

6

O que queremos dos processos ?

Oportunidades de Melhoria

Evoluo do Desenho do Processo

TERICO

Players
Sustentabilidade

REAL

Direo POSSVEL Competitividade

IDEAL

8 Princpios de Excelncia na Gesto

FOCO NO CLIENTE

PROCESSOS

FORNECEDORES

PESSOAS

MELHORIA CONTNUA

LIDERANA

TOMADA DE DECISO GESTO

9

Gesto por Processos

Partida

Gesto 456-8

Fornec.

Entrada

Sada

Cliente Operao 7
10

Diagrama Processo -Tartaruga

Com o qu (Materiais / Equipamentos )
Grficos dos indicadores Microcomputador Internet Recursos Humanos

Com quem (Competncia / Habilidades / Treinamentos)

Funcionrios treinados com competncia e habilidade, definidos na matriz de competncia

Processos de Entrada 1 Medir, monitorar,analisar 2 Medir, monitorar,analisar 3 Medir, monitorar,analisar 4 Medir, monitorar,analisar 5 Medir, monitorar,analisar 6 Medir, monitorar,analisar 7 Medir, monitorar,analisar 8 Medir, monitorar,analisar 9 Medir, monitorar,analisar 10 Medir, monitorar,analisar 11 Medir, monitorar,analisar 12 Medir, monitorar,analisar 13 Medir, monitorar,analisar 14 Medir, monitorar,analisar

Entrada
1-Informaes do SGQ 2-Requisitos especificos dos clientes 3-Desempenho de processos e conformidade do produto 4-Requisitos de documentao 5-Comunicao a organizao 6-Resultados de auditorias 7-Retro-alimentao de clientes 8-Status aes corretivas e preventivas 9-Analise critica anterior: acompanhamento das aes da analise anterior 10-Mudanas que possam afetar o SGQ 11-Recomendaes para melhoria 12-Falha de campo atuais e potenciais 13-Custo da m qualidade 14-Monitotramento dos processos Processo: DIREO Responsavel:Diretoria e R.D Analisa os processos de realizao do produto e processos de suporte Definio de Poltica e Objetivos Anlise da Poltica Planejamento Estratgico (SGQ) Concientizao dos colaboradores quanto aos requisitos do cliente Comunicao interna Anlise crtica do Negcio (SGQ)

Sada
1-Poltica da empresa 2-Objetivos da empresa 3-Processos de realizao de produto, COP e Suporte 4-Melhoria do produto 5-Proviso de Recursos 6-Colaboradores conscientes sobre a importancia do cumprimento aos requisitos, pertinencia e importncia de suas atividades 7-Decises relacionadas a melhoria da eficcia do SGQ e de seus processos 8-Satisfao do cliente com o produto fornecido

Processo de Saida 1 Todos os processos 2 Todos os processos 3 Todos os processos 4 Todos os processos 5 Todos os processos 6 Todos os processos 7 Todos os processos 8 Cliente

Como (Mtodos / Processos / Tcnicas )

Identificao dos requisitos do cliente Utilizao de ferramentas para mapeamento de processos Meios de comunicao Utilizao de ferramentas para mapeamento de processos Motivao Manual da Qualidade Proc.5.4.1.1 IT.5.4.1.A1

Com qual critrio chave / Medio / Avaliao Atendimento no prazo Custo da M Qualidade EBITDA / ROI Pesquisa de satisfao do cliente N de aes de melhoria propostas (OPEX) Rodas por Funcionrio Indicadores relativos aos objetivos do Negcio Eficcia e eficincia dos processos

11

As DIREES da Auditoria

Resultados
Foco na anlise
(indicadores)

Disciplina
Foco em mtodos
(procedimentos)

Foco na deciso
(aes)

Foco em evidncias
(registros)
12

Provocaes Auditoria da Gesto

Papel do OWNER Anlise e Ajuste do Foco do processo (extenso do Processo) Sustentabilidade da Gesto Atuao/melhoria sistmica Integrao Cliente-Fornecedor (Interno e Externo) Eficincia e Foco financeiro Sustentabilidade do Processo Deployment e Empowerment
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10 questes para o Owner dos Processos

1. Qual a misso de seu processo ? Como ela se relaciona com a estratgia da empresa ? Ela se mantm vlida ? Como voc alinhou e se assegura que seu pessoal compreende esta misso ? 2. Quais so as sadas de valor de seu processo (sub/adj)? Quem so seus clientes (int/ext) e como se relacionam com as sadas do processo ? 3. Como o processo analisado ao longo do tempo ? Como sabe se seu processo caminha bem ? Como percebe a eficcia e eficincia de seu processo ? Como o cliente (int/ext) avalia seu desempenho ? 4. H indicadores no processo ? Os modelos de clculo so slidos ? As metas so desafiadoras ? O que apontam ? H sinais de falhas ou tendncias ? 5. H projetos de melhoria em andamento ? So estruturados ? Tem apresentado os resultados desejados ?
14

10 questes para o Owner dos Processos

6. H aes para correo das falhas e preveno das tendncias identificadas ? H uma resposta rpida para os problemas ? Atuam na causa (6Ms) e asseguram a melhoria da robustez da concepo do processo ? O desenho do processo evolui ? Como ? 7. Quais os controles que antecipam problemas ? Como seus estmulos so avaliados continuamente e so desdobrados dentro de aes no processo ? 8. Como os seus fornecedores (int/ext) esto inseridos na soluo de problemas e melhoria do desempenho do processo ? 9. Dentro de seu mapeamento do processo (fluxo e matriz), quais so seus pontos mais fortes e mais fracos e como est trabalhando para melhorar estes ltimos ? 10. Quais so as competncias necessrias e recursos para que se assegure que as metas sero atingidas ? Como as condies necessrias esto sendo discutidas e disponibilizadas ?
15

Integrao do Negcio com SGQ

16

Avaliando Sistemas, com foco em resultados O sistema ?

Leve (simples, indolor, veloz e transparente) Eficaz (til e rentvel) Integrado (as informaes fluem e a estrutura as utiliza) Seguro (robusto, no frgil, sem armadilhas, leva ao acerto)

Conforme (adequado e aplicado)

Vivo (ativo e presente na rotina das pessoas) Focado em Resultados (h gesto e objetivos so conhecidos)

Definido (documento compatvel e processos reproduzveis)

Realista (respeito ao negcio, recursos e as possibilidades)
17

Auditoria da Operao
Organizao Disciplina

Procedimentos

Registros
Dados
18

INTERPRETANDO METAS
Novas metas devem ser estabelecidas em funo do resultado alcanado e no somente em relao s metas anteriores.
ERRADO
40 38 36 34 32 28 26 24 22 20 2005 jan fev mar abr mai jun 30 40 38 36 34 32

CORRETO

Melhor

30 28 26 24 22 20 2005 jan fev mar abr mai jun

meta 2005 meta 2006

resultado 2005 resultado 2006

meta 2005 meta 2006

resultado 2005 resultado 2006

19

INTERPRETANDO METAS
Novas metas piores que o resultado alcanado no ano anterior tm que ser justificadas
40 38 36 34 32 30 28 26 24 22 20 2005 jan fev mar abr mai jun

Melhor

meta 2005 meta 2006

resultado 2005 resultado 2006

20

INTERPRETANDO METAS
Metas iguais ao resultado do ano anterior tm que ser justificadas
40 38 36 34 32

Melhor

30 28 26 24 22 20 2005 jan fev mar abr mai jun

meta 2005 meta 2006

resultado 2005 resultado 2006

21

INTERPRETANDO METAS
Metas estabelecidas para melhoria necessitam de um plano de ao para atingi-la. Caso um plano no seja necessrio, uma justificativa deve ser documentada
40 38 36 34 32 30

Plano de Ao
1) Ao, responsvel, prazo 2) Ao, responsvel, prazo

Melhor

28 26 24 22 20 2005 jan fev mar abr mai jun

3) Ao, responsvel, prazo

.... ....

meta 2005 meta 2006

resultado 2005 resultado 2006

22

INTERPRETANDO METAS
Todo resultado deve ter anlise e esta deve ser documentada
Anlise Mensal
40 38 36 34 32 30
1) Comentrios 2) Acompanhamento das aes .... ....

Melhor

28 26 24 22 20 2005 jan fev mar abr mai jun

Plano de Ao
1) Causa
2) Efeito 3) Ao, responsvel, prazo .... ....

meta 2005 meta 2006

resultado 2005 resultado 2006

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Medindo, monitorando e analisando

Se o resultado est conforme planejado (dentro da meta ou melhor) as aes propostas so de melhoria Se o resultado no est conforme o planejado (fora da meta) as aes propostas so corretivas

Se os resultados ainda esto conforme o planejado mas com tendncia de piorar as aes propostas so preventivas.
40 35

Melhor

30 25 20 Jan Fev Mar Abr Mai Jun Meta Jul Ago Set Out 2006
24

Nov Dez

Tomando aes
O plano de ao deve ser acompanhado e sua situao atualizada mensalmente Todo plano de ao deve ter responsvel e prazo
40 38 36 34 32

Melhor

30 28 26 24 22 20 2005 jan fev mar abr mai jun

meta 2005 meta 2006

resultado 2005 resultado 2006

Plano de Ao
Causa
Falta de capacidade

Ao
Adquirir novas mquinas

Responsvel
Joo

Prazo
30 / 07 / 06

Situao
Em andamento (cotaes realizadas) 25

Planejamento estratgico

Suportado por auditorias: Sistema operacional (qualidade) Produto Processo de manufatura (QSB) Retro-alimentao do cliente Desempenho dos processos internos

ANLISE CRTICA DA DIREO AES

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EVOLUO

SEM MUDANA, NADA MELHORA !!! No-conformidades Fragilidades Oportunidades de melhoria

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