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Etude Marketing IDFUG
Une étude marketing, commandée auprès d’ un institut, a révélé un besoin dans le
domaine des séjours inférieurs à 48 heures (exemple : week-end) et des sorties
ponctuelles (soirées…).
Il est vrai que les généralistes dans cette branche peuvent offrir ce genre de
services, mais ceci ne constitue pas le cœur de leur activité.
Toutefois, certains organismes ou autres proposent certains aspects du court séjour
et de la sortie (offices du tourisme, pariscope, magazines gratuits locaux…), sans
pour autant offrir une formule complète : le service à la carte clés en mains.
L’activité visée par notre centre de contacts est celle là même, qui constitue une
offre de séjours inférieurs à 48 heures et des sorties ponctuelles.
Lors des discussions préparatoires, nous avons opté pour une couverture régionale,
afin d’être au plus près de nos exigences de départ: séjours court terme et de
sorties/soirées tout en maintenant notre exigence de qualité à travers la bonne
connaissance des professionnels de la région.
UNIVERS IDFUG
SORTIES
Parcs d’attraction spectacles
cinémas sports
Karting/circuits conférences
shopping randos
discothèques restos
cabarets péniches
Lectures:/contes ballades
équitation saunas
thalasso descente flambeaux
UNIVERS IDFUG
Séjours courts
Insolites Week End
Fêtes des
Vins
Formules
Sentiers
Gîtes
gourmands
Formules
Visites et
hébergement
UNIVERS IDFUG
IDCITY
IDFIESTA IDVASION
IDPARENTHESE IDSCAPADE
ORGANIGRAMME GENERAL
Responsable
de plateau
Chef de pole
IDFUG
Agent expert
DEFINITION DU PROJET
Cadre général
L’activité du centre : services , ventes, informations, études et sondages
Appels entrants : la vente des formules (soirées et séjours inférieurs à 48
heures), informations.
Les mails entrants.
Les appels sortants : deux grandes catégories :
- études et sondages, campagnes de fidélisation, utilisation de notre fichier clients
pour les campagnes (réalisées par IDFUG) , idem pour les professionnels.
- appels/mails/courriers/sms pour réservations, confirmation et vérifications (à
pure perte).
B2B et B2C
Objectifs associés : offrir aux usagés de nouveaux canaux de contacts
Tâches traitées par les agents :
- réception d’appels
- traitement mails , sms, courriers
- prospection (théâtres, resto etc… ) IDFUG
- campagnes, études et sondages.
Plan de Communication
Utilisation de tous les moyens disponibles pour nous faire
connaître :
télévision, radio, journaux gratuits, régionaux , pariscope,
hebdosope, site internet, stickers, affichage, courriers, cartes de
fidélité ( voir site internet et membres IDFUG).
Tous ces moyens seront utilisés en fréquences, en volumes de la
cible, ainsi qu’un retour/évaluation clients (satisfaction, qualité,
mails, enveloppes T)
IDFUG
Profil et Travail de l’Agent Expert
Idem agent
Accompagnement des nouveaux agents
Binôme/training/coaching durant les
premiers temps
IDFUG
Profil des candidats au recrutement
Bonne élocution, capacité relationnelle,
écoute, travail en équipe.
Notions de bureautique sous Windows, e-
mailing
Disponibilité : le centre de contact
fonctionne du lundi au dimanche de 10h à
22h.
Allemand et Alsacien appréciés. IDFUG
RECRUTEMENT des Agents
Quizz touristique lié à l’activité, testant les
connaissances du tissu régional.
Expérience téléphonique
Dictée
Entretien avec superviseur
IDFUG
Accompagnement des Nouveaux
Agents
Formation produits
Formation CTI/logiciel
Binôme/training/coaching durant les
premiers temps
Écoutes/Qualité
Formation interne/continue
Environnement de Travail de l’agent
L’accès aux applications se fait à travers une interface
existante de type portail à l’aide d’un login unique.
Environnement de travail : Casque et poste. Le poste
informatique étant, lui, équipé d’un logiciel reproduisant le
poste téléphonique.
Disponibilité pour traiter des contacts : depuis le poste
informatique.
Pauses :
- pauses-café, aisances,
- pauses repas
- pauses formation/information
- pauses traitements dossiers IDFUG
Suivi Qualitatif des Agents
IDFUG
Qualitatif
Ecoutes régulières
suivi de débriefe à chaud et à froid
Avec ou sans enregistrement (Note min. de 14)
Suivi des dossiers
IDFUG
INPI : Institut National de la Propriété
Industrielle
En déposant notre marque à l’INPI, nous
sommes les seuls à pouvoir l’utiliser
indéfiniment et nous pouvons nous
défendre vis-à-vis des contrefacteurs.
IDFUG
CNIL : Commission Nationale de
l’Informatique et des Libertés
Nous devons faire appel à la CNIL pour nous
protéger face aux dangers que l'informatique peut
faire peser sur nos libertés. La CNIL a pour
mission essentielle de protéger la vie privée et les
libertés individuelles ou publiques. Elle est
chargée de veiller au respect de la loi
"Informatique et Libertés" qui lui confie 6 missions
principales : informer, garantir le droit d’accès,
recenser les fichiers, contrôler, sanctionner et
réglementer. IDFUG
FEVAD : Fédération du e-commerce
et de la Vente à Distance
Nous aurons besoin de la Fevad pour
nous fédérer, nous représenter auprès
des autorités compétentes si besoin est
et pour nous accompagner.
IDFUG
AFRC : Association française de la
Relation Client
Nous aurons besoins de l’AFRC pour
promouvoir notre métier auprès du grand
public, des acteurs économiques et des
Institutions, pour nous fédérer autour d’une
plateforme d’échanges et de réflexions sur
des préoccupations commune.
IDFUG
AMARC : Association pour le
Management de la Réclamation Client
Nous avons besoins de l’AMARC pour
traiter les réclamations des clients car
traiter une réclamation satisfait un client
mécontent, peut même le fidéliser, améliore
l’image de notre entreprise, fait gagner de
l’argent…
IDFUG
SP2C : Syndicat des Professionnels
des Centres de Contacts
Nous avons besoin de SP2C pour nous
représenter , défendre nos intérêts et nous
soutenir individuellement ou collectivement,
promouvoir notre secteur et améliorer notre
image auprès des professionnels et du grand
public et contribuer activement à la construction
de l’avenir de notre secteur.
IDFUG
Prévisions
appels/mails
entrants
IDFUG
Prévision d’appels+mails entrants
par agent/ jour
350 IDFU
G
300
250
téléphone et mails
200 minimun
téléphone et mails
150 maximum
téléphone et mails
100
moyenne
50
0
Jour
Prévision d’appels entrants par
agent
60000 IDFUG
50000
40000
moyenne
30000 appels
entrants
20000
10000
0
mois année
Prévision
d’appels/mails
sortants
IDFUG
Nombres d’appels+mails sortants
par agent
700 IDFU
G
600
500
400
300
200
100
0
Jour
appels sortants
propects+campagne
professionnels
appels+mails
sortants réservation
professionnels
mails particuliers
IDFUG
Répartition moyenne des
appels journaliers
9000
8000
7000
6000 mercredi jeudi
5000 vendredi samedi
4000 dimanche lundi
3000 mardi
2000
1000
0
10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h 19h 20h 21h IDFUG
11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h 19h 20h 21h 22h
plannings
IDFUG
IDFUG
Répartition des agents sur la
Semaine
10-11h 11-12h 12-13h 13-14h 14-15h 15-16h 16-17h 17-18h 18-19h 19-20h 20-21h 21-22h
Mardi chez IDFUG
10-11h 11-12h 12-13h 13-14h 14-15h 15-16h 16-17h 17-18h 18-19h 19-20h 20-21h 21-22h
Mercredi chez IDFUG
10-11h 11-12h 12-13h 13-14h 14-15h 15-16h 16-17h 17-18h 18-19h 19-20h 20-21h 21-22h
Jeudi chez IDFUG
10-11h 11-12h 12-13h 13-14h 14-15h 15-16h 16-17h 17-18h 18-19h 19-20h 20-21h 21-22h
Vendredi chez IDFUG
10-11h 11-12h 12-13h 13-14h 14-15h 15-16h 16-17h 17-18h 18-19h 19-20h 20-21h 21-22h
Samedi chez IDFUG
10-11h 11-12h 12-13h 13-14h 14-15h 15-16h 16-17h 17-18h 18-19h 19-20h 20-21h 21-22h
Dimanche chez IDFUG
10-11h 11-12h 12-13h 13-14h 14-15h 15-16h 16-17h 17-18h 18-19h 19-20h 20-21h 21-22h
TECHNIQUE
IDFUG
Environnement de mise en Œuvre
Les systèmes téléphoniques sont raccordés à
un réseau privé PABX.
Structure du Local Area Network (LAN) :
serveur, ordinateur et téléphone.
Charte d’architecture et d’ergonomie.
Système d’exploitation : Windows.
Sauvegarde : Fréquence hebdomadaire.
Navigateur : Internet explorer.
Mots de passe changés tous les 3 mois. IDFUG
Composants internalisés : Web/formulaires,
distribution méls, système téléphonique, Bandeau
contact téléphonie/méls, planification, enregistrement
des communications, gestion des contacts et
statistiques.
Prestations fournies lors de la mise en œuvre : Mise
en place d’un plan qualité, paramétrage des
systèmes, formation du personnel d’encadrement
fonctionnel et des utilisateurs, mise en place de
l’environnement de production et assistance à la mise
en service. IDFUG
IDFUG
ORGANIGRAMME TECHNIQUE
Client
CTI
PABX
SVI
ACD
INFORMATIQUE : TELEPHONIE :
Modularité du bandeau par la Haut-parleur
IDFUG
Bandeau agent
Couleur modifiable
Police modifiable
Taille de police modifiable IDFUG
Son et bip modifiables
Chronomètre de durée d’appel
Chronomètre de durée d’indisponibilité
Affichage du numéro de l’appelant
Affichage du numéro composé
Affichage de la fiche client
Equipement informatique
Souris sans fil
Ecran plat
Clavier AZERTY IDFUG
Téléphone
Boitier branchement casque
Unité centrale
Casque
Poste de travail
Chaise ergonomique
Table ergonomique
Repose pieds IDFUG
Casiers sous le bureau
SCRIPTS
IDFUG
Scrpit Appels
Entrants
Nouveau client
IDFUG , Prénom Bonjour !
=> Prospect explicite sa demande
Entendu, donc vous êtes bien intéressé pour « une soirée/un week-end » qui se déroulera
du...au… ?
Quel type de « soirée/week-end » vous intéresse ?
=> Suivre le déroulement du script avec effet entonnoir pour trouver la destination rêvée
Ce que je vous propose c’est….
Cela vous convient ?
=> NON : nous allons affiner/modifier la recherche
=> OUI : Parfais, je confirme votre réservation au (lieu) le (date)
Je prends note de vos coordonnées complètes : * civilité * prénom * nom
* adresse postale * cp * ville
* n° de téléphone portable (ou fixe) * adresse mail
Vous vous situez dans quelle tranche d’âges ? 16/18 ans 18/24 25/30 30/35
35/40 40/45 45/50 50/55 55/60 60/65 65 et plus
Je vous envoie une confirmation par mail (ou sms)
Avez-vous un autre projet à organiser ? Si oui, reprendre un nouveau dossier et le script
Je vous remercie de votre appel et vous souhaite une excellente journée/soirée de la part de la Sté
IDFUG . Au revoir Mme/m. X
Reconnaissance d’un Client grâce
au CTI
IDFUG
=> Accès direct à son dossier
Bienvenue chez
Bonjour Mme/M. X, « prénom » à votre service…
Demande du client
=> C’est noté, donc nous allons effectuer une nouvelle recherche de « sortie/week-end »
=> C’est noté, donc nous reprenons la base de votre précédente sortie…
Reprendre le script en effet entonnoir sur la base de la demande
SORTANTS
Prospection pour obtenir un partenariat
auprès de professionnels
=> Non !
Entendu, à quel moment je peux le joindre ?
Plutôt le matin ou l’après-midi…
C’est noté, je le rappel le…à …
Je vous remercie pour votre accueil et vous souhaite une bonne journée/soirée.
Au revoir Mme/Mr
=> Oui : Parfais, je vous propose de nous faire parvenir le détail de vos prestations,
Plutôt par mail ou par courrier ?
Je vous communique notre adresse, vous avez de quoi noter… très bien
De plus, je vous propose de créer une offre promotionnelle spéciale avec notre partenariat, qu’en pensez-vous ?
=> Oui : Avez-vous déjà une idée de l’offre ou vous souhaitez y réfléchir ?
=> idée précise : c’est parfais, j’en prends note, merci simplement de me le confirmer avec votre liste de prestations
=> ne sait pas encore : dans ce cas, je vous propose de me le confirmer avec votre liste de prestations
=> Non : Entendu, vous ferez partie de notre listing, et selon l’avancement de notre partenariat, on vous recontactera
pour en rediscuter…
=> Non : Je vous rassure, cela ne vous engage en rien, Il s’agit simplement de connaitre votre activité plus en détail afin de proposer vos
services au mieux en fonction des envies de nos clients qui souhaitent sortir…
Qu’en pensez-vous, je vous que je vous référence en détail dans notre liste de contact ?
=> Oui : Parfais, je vous propose de nous faire parvenir le détail de vos prestations,
Plutôt par mail ou par courrier ?
Je vous communique notre adresse, vous avez de quoi noter… très bien
De plus, je vous propose de créer une offre promotionnelle spéciale avec notre partenariat, qu’en pensez-vous ?
=> Oui : Avez-vous déjà une idée de l’offre ou vous souhaitez y réfléchir ?
=> idée précise : c’est parfais, j’en prends note, merci simplement de me le confirmer avec votre liste
de prestations
=> ne sait pas encore : dans ce cas, je vous propose de me le confirmer avec votre liste de prestations
=> Non : Entendu, vous ferez partie de notre listing, et selon l’avancement de notre partenariat, on vous
recontactera pour en rediscuter…
=> Non, vraiment pas : Entendu, dans ce cas je ne vous retiens pas plus longtemps.
Vous figurerez simplement pour votre activité principale sans détail.
Je vous recontacte d’ici quelques temps afin de rediscuter ensemble de l’impact de notre service
Je vous remercie pour votre accueil et vous souhaite une excellent journée/soirée de la part de la sté IDFUG . Au revoir M. X
Script Campagne Sortante
auprès de Professionnels
Renvoie vers script Barrage secrétaire…
=> Non : Entendu, dans ce cas je ne vous retiens pas plus longtemps… IDFUG
Je vous remercie pour votre accueil et vous souhaite une excellent journée/soirée de la part de la Sté Au revoir M. X
Obstacles à la réalisation du Projet
Team leader : temps nécessaire pour connaître
l’équipe, les méthodes de travail, les
compétences, les caractères.
CSCD :
• connaissance de l’outil bureautique PowerPoint
• Répartition initiale des tâches
• Harmoniser les rythmes de travail
Solution apportées
Distribution des tâches selon les profils
ressentis, Après observation des méthodes
de travail.
Apprentissage « sur le tas » de l’outil
bureautique.
Création d’équipe de travail.
Projet réalisé par:
LaetItia Bur
Danielle Pouzeratte
Sladana Martin
Tawfik Nouknaf
Steve Iyan
©
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