Luis Enrique Mndez Doctorando en Administracin de empresas

Caractersticas del Proceso Estratgico en el Sector Pblico

Por la Naturaleza del Proceso: a. Interactivo: Por ser un proceso colegiado Iterativo: Por ser un proceso que se corrige conforme se desarrolla, de acuerdo con las diferencias observadas Por la Intensidad del Proceso: a. Incremental: Cuando el desarrollo es paulatino y progresivo

a.

Radical: Cuando el desarrollo se produce de una sola vez

Objetivos del Proceso Estratgico en el Sector Pblico

a. Productividad y competitividad: La organizacin asume el reto de alcanzar ndices de desempeo satisfactorios, que evidencien el uso ptimo de los recursos, para lograr altos niveles de competitividad en el sector b. Etica y legalidad: Actuar de acuerdo a las reglas que dictan la moral y la ley.

c. Compromiso social: Desarrollo de acciones que conduzcan la futuro deseado

ESQUEMA DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

Visin/Misin/Valores Externo Oportunidades Amenazas Anlisis-Diagnstico Interno Fortalezas Debilidades

Determinacin de Factores Crticos

Identificacin de Objetivos y Estrategias

Propuestas de mejoramiento correctas con actores claves identificados

Los primeros pasos: EL ANALISIS SITUACIONAL

Responde a las siguientes preguntas:

a. b. c. d.

e.
f. g. h.

Cules son las prioridades que se plantea en las definiciones ms estratgicas del sector? Qu bienes o servicios est entregando? A quienes entrega esos bienes o servicios? Cules son los efectos o resultados esperados que se proponen en el servicio? A que proBlemas crticos est respondiendo el sector? Qu capacidades tiene el sector? Cules son las expectativas de la poblacin beneficiaria del servicio pblico que brinda el sector? Qu se ha priorizado en el presupuesto del sector en los ltimos tres aos?

Diagnstico del Organismo La informacin para el diagnstico inicial se releva bsicamente a travs de: Anlisis de documentos Cuestionarios por Sistemas Entrevistas con funcionarios clave

Anlisis de documentos I. Marco Normativo 1. Leyes / Decretos que definan misin, funciones, estructura. 2. Leyes / Decretos de Aplicacin. 3. Resoluciones normativas especificas y resoluciones internas de inters 4. Otros: memorias anuales, folletera institucional, pgina de Internet, etc..

II. Sistemas de Informacin 1- Sistemas existentes en reas Administrativas: Logstica, Presupuesto, Contabilidad, RRHH, Expedientes 2- Sistemas existentes en el rea Beneficio 3- Sistemas existentes en el rea de Inversiones 4- Grado de desarrollo de sistemas de informacin del rea especfica.

III. Informes de reingeniera 1- Antecedentes de consultoras internas y/o externas. 2- Procesos de reforma en curso o en carpeta. IV. Auditorias 1- Ambiente de Control o Plan de Auditoria. 2- Informes. V. rea de RRHH 1- Planta permanente y transitoria 2- Contratados/pasantes. (Incluir detalle de: calificacin, ubicacin, edad, antigedad, remuneracin, licencias, capacitacin, sumarios.)

VI. Presupuesto 1- Apertura programtica actual, evolucin y metas. 2- Fuentes de financiamiento. 3- Ejecucin de los ltimos 3 aos. 4- Ejecucin corriente.

VII. rea de Logstica

1- Ordenes de compra y servicios 2- Base de proveedores y productos. 3- Organizacin del rea de compras y servicios. VIII. Patrimonio 1- Inmuebles. 2- Otros.

Entrevistas con funcionarios claves Como parte del diagnstico se prev una serie de entrevistas con los miembros del Comit estratgico y otros funcionarios claves para conocer su visin sobre la institucin, sus problemas y objetivos, a fin de obtener una apreciacin de la situacin enriquecida desde las distintas perspectivas.

Cuestionarios por Sistemas I- Organizacin Administrativa II-Administracin de Personal III-Administracin Financiera IV-Beneficios V-Administracin de Bienes y Servicios VI-Control Externo VII-Control Interno VIII-Informtica IX-Programacin de Actividades X-Satisfaccin Laboral

EL ANALISIS FODA ANALISIS INTERNO :

-Fortalezas -Debilidades ANALISIS EXTERNO: -Oportunidades -Amenzas

FORTALEZAS
- Qu ventajas tiene la institucin? - Que hace a la institucin mejor que a la otra? - A que recursos de bajo costo o de forma exclusiva tiene acceso? -Qu percibe el usuario o cliente como una fortaleza de la institucin? - Qu elementos facilitan la colocacin de bienes y servicios en el usuario?

- Cmo se puede explotar cada fortaleza?

FORTALEZAS
SOLIDEZ FINANCIERA ALTA LIQUIDEZ FINANCIERA ALTA

EXISTENCIA CONTROL EXTERNO

PROCESOS DEFINIDOS

MERCADO CAUTIVO

CONTROL APORTES EFICIENTE

INSTRUMENTOS DE GESTION VIGENTES

DEBILIDADES
- Qu me puede mejorar? - Qu se debera evitar? - Qu percibe la gente como una debilidad de la institucin? - Qu factores reducen el xito de las acciones institucionales? - Cmo se puede detener cada debilidad?

DEBILIDADES
CALIDAD DEL SERVICIO/ATENCION AL CLIENTE DEFICIENTE TECNOLOGIA NO INTEGRADA MOTIVACION Y COMPROMISO DEL PERSONAL BAJO CAPACITACION DE NUESTRO PERSONAL BAJA SIN PLANIFICACION A LARGO PLAZO

COMUNICACIN EXTERNA/INTERNA ESCASA

TRABAJO EN EQUIPO DEFICIENTE DEMORA EN PROCESOS

OPORTUNIDADES
- A qu buenas oportunidades se enfrenta la institucin? - De que tendencias de la demanda se tiene informacin? - Existe una coyuntura favorable en la economa del pas? - Qu cambios de tecnologa se estn presentando en la oferta y la demanda de bienes y servicios pblicos? - Qu cambios en los patrones sociales y de estilos de vida se estn presentando? -Cmo se puede aprovechar cada oportunidad?

OPORTUNIDADES
CRECIMIENTO ECONOMICO

GRADO DE INVERSION

INFLACION BAJA

SECTOR FISCAL MODERADO

TASA DE INTERES ALTA / FED ALTA

BOLSA DE VALORES MERCADO BURSATIL ASCENDENTE

TASA DE APORTES

AMENAZAS
- A qu obstculos se enfrenta la institucin? - Qu estn haciendo las instituciones similares o que brindan bienes y servicios complementarios a lo ofrecido por nuestra institucin? - Se tienen problemas de recursos de operacin y/o inversin? - Pueden algunas amenazas impedir totalmente la actividad de la institucin? - Cmo se puede defender de cada amenaza?

AMENAZAS
TIPO DE CAMBIO DESDOLARICACION

MODIFICACIONES LEYES PREVISIONALES

REORGANIZACION FUERZAS ARMADAS

MODIFICACIONES LEYES PERSONAL CIVIL

NO INCREMENTO REMUNERACION (R.P.C.)

PAGO DE ACTUALIZACIONES

MODIFICACIONES EXONERACIONES TRIBUTARIAS

RELACIONES FODA
FORTALEZAS + OPORTUNIDADES = POTENCIALIDADES

DEBILIDADES + AMENAZAS

= LIMITACIONES

FORTALEZAS + AMENAZAS

= NIVEL DE RIESGO

DEBILIDADES + OPORTUNIDADES = DESAFIOS

PASOS PARA CONSTRUIR LA MATRIZ ESTRATEGIA FODA

Diagnstico Interno: a) Hacer lista de las Fortalezas claves. b) Hacer lista de las Debilidades decisivas. Escenario Externo. a) Hacer lista de Amenazas claves b) Hacer lista de Oportunidades importantes Comparar las Fortalezas y Debilidades con las Amenazas y Oportunidades. Registrar en la casilla correspondiente.

MATRIZ DE ESTRATEGIAS
Fortalezas (F) 1.2 .3 .4.5.Oportunidades (O) Debilidades (D) 1.2 .3 .4.5.Lista de Debilidades

Lista de Fortalezas

1.2 .3 .4.5.-

Estrategias (FO) 1.2 .- Uso de fortalezas 3 .- para aprovechar 4.- Oportunidades 5.Estrategias (FA) 1.2 .- Usar fortalezas para 3. evitar Amenazas 4.5.-

Estrategias (DO) 1.2 .-Vencer debilidades 3.- aprovechando 4.- Oportunidades 5.Estrategias (DA) 1.2 .- Reducir al mnimo 3 .-debilidades y evitar 4.- Amenazas 5.-

Lista de Oportunidades

Amenazas (A) 1.2 .3 .4.5.Lista de Amenazas

ANLISIS EXTERNO vs. DIAGNSTICO INTERNO

FORTALEZAS Ayudan a crear o desarrollar capacidades clave? OPORTUNIDADES Quines tambin las quieren aprovechar? AMENAZAS Sobre qu procesos se sentirn ms? Explotar las fortalezas para aprovechar las oportunidades Sirven para aprovechar las oportunidades? Mantener posicin Sirven para amortiguar las amenazas? DEBILIDADES Obstaculizan la creacin o desarrollo de capacidades clave? Superar las debilidades para aprovechar las oportunidades Impiden aprovechar las oportunidades? Evitar Hacen ms sensible a las amenazas?

COMENTARIOS SOBRE FODA

La identificacin de las distintas combinaciones es clave para el proceso, ya que permite determinar lo objetivos de la organizacin y definir los proyectos que pondrn en marcha todo el proceso. Las potencialidades, surgidas de la combinacin de fortalezas con oportunidades, sealan evidentemente las ms prometedoras lneas de accin para la organizacin. Por el contrario, Ias limitaciones, determinadas por una combinacin de debilidades y amenazas, colocan una seria advertencia, mientras que los riesgos y los desafos, determinados por su correspondiente combinacin de factores, exigirn probablemente de una cuidadosa consideracin a la hora de marcar el rumbo que la organizacin deber asumir hacia el futuro deseable.

El anlisis Foda y las grandes estrategias

Fortalezas Valiosas Estrategias de Crecimiento:

Posicin de la Unidad

Expansin Fusin Adquisicin

Estrategias de Estabilidad:

Mismos usuarios Mismos productos Mantener mercados Igual utilidad

Estrategias de Defensa:

Debilidades Crticas Muchas Oportunidades Ambiente

Reducir tamao
Amenazas Crticas

LA MISIN?
Declaracin fundamental de carcter constitutivo a la organizacin y su accin

Responde a la pregunta: Quienes somos en la organizacin?

La misin determina los propsitos, fines y lmites de la organizacin y su base de usuarios. Los propositos on la razn de ser de la organizacin, el porqu existe. Los fines, son el aporte a que se compromete la organizacin. Los limites, son los bienes, servicios, regulaciones que entrega o productos estratgicos Los usuarios, son la poblaicn objetivo

Caractersticas de la MISIN
a.

Operativa

b. Enfocada

c. Diferenciada
d. Amplia en la orientacin elegida e. Breve

Para qu existimos?

qu somos?

cul es nuestro servicio?

Cules son nuestros valores

Institucionales?

MISION

cul son nuestros intereses?

cules son los derechos de nuestros colaboradores

Cul es nuestra prioridad?

Para quienes producimos nuestros servicios?

Cual es nuestra responsabilidad social?

Como la vamos a lograr?

LA MISIN =

f ( Productos finales +

usuarios + resultado esperado)

LA VISION

Son los anhelos permanentes de la organizacin, es la descripcin de un estado futuro de la institucin, lo que motiva y orienta las acciones del presente.
Responde a las siguientes preguntas: -Qu y cmo queremos ser dentro de x aos? = Imagen de futuro -En qu nos queremos convertir? = Cambio institucional -Para quin trabajaremos? = Cul ser la poblacin objetivo? -En qu nos diferenciaremos? = Quermos ser distintos a lo que somos?

Proceso de construccin de la VISION

Para qu ao deseamos ver el futuro? 1. Cul es objetivo central de creacin de la institucin? 2. Qu variables futuras afectan el objetivo central de creacin de la institucin? 3. Cul ser el comportamiento de las variables futuras? 4. Cul es la regla de juego actual y cual ser la regla futura de juego? 5. Qu oportunidades vemos en el futuro? 6. Qu nuevas competencias clave debemos desarrollar para aprovechar las oportunidades futuras

cmo nos vemos en el futuro?

cul veo como la mayor oportunidad para el crecimiento?

qu es lo que yo veo como clave para el futuro?

VISION

cules deberan ser nuestras posiciones en relacin a la tecnologa, los valores, nuestro personal?

qu contribucin nica debemos hacer en el futuro?

qu me emocionara acerca de ser parte de esta institucin en el futuro?

LA VISION ES LA IMAGEN MENTAL DE LA QUE LA INSTITUCIN QUIERE LLEGAR A SER EN UN ESCENARIO FUTURO DE LARGO PLAZO

LA VISION ES EL NEXO QUE UNE EL PRESENTE DE LA INSTITUCIN CON EL FUTURO

VISION

IM A G E N

OB JE TI VO

AOS

VALORES

DEFINICIN

Los valores guan la actividad humana en todas sus manifestaciones, convirtindose en elementos indispensables en la regulacin de la conducta de los seres humanos. Los valores, juegan un papel definitorio en cualquier aspecto, caracterstica y elemento de la vida organizacional. Lo ms importante, mantienen humanas a las organizaciones

CLASIFICACIN DE LOS VALORES

Especficamente dentro de la gestin de los valores se pueden clasificar en valores de resultados o valores de procesos. Los valores de resultados son aquellos que otorgan gran importancia a los resultados a obtener, mientras lo de procesos son donde la importancia la reciben los elementos que posibilitan que la calidad emerja. Adicionalmente se deben de considerar los valores de Direccin

MEDICION DE LOS VALORES

GRADO DE IMPORTANCIA : Por orden de importancia GRADO DE PRESENCIA: Alto, Medio, Bajo

OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Son los logros que una empresa -teniendo en cuenta su Visin- quiere alcanzar en un plazo determinado, superando su problemtica actual. Se enuncian teniendo en cuenta la Visin, la Misin, los valores, el Diagnstico Institucional, las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.

CARACTERISTICAS OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Pertinentes: Deben referirse a los cambios, modificaciones o efectos que se deben alcanzar en un plazo determinado, a fin de superar los problemas identificados por la empresa, para llegar a realizar la Visin Institucional. No deben ser confundidos con los medios para realizarlos, con los Indicadores de Desempeo ni con las Metas, puesto que constituyen los logros a alcanzar.

CARACTERISTICAS OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Distinguibles: Su contenido conceptual no debe confundirse con el de otros, permitiendo facilitar su posterior evaluacin. Tienen que ser entendidos por todos. Consensuales: En su determinacin debe participar, al menos, el personal representativo de la empresa. Mensurables: Deben permitir su expresin en trminos concretos para perodos de tiempo especfico. Factibles: Deben ser propuestos teniendo en cuenta el real potencial de la empresa en el plazo establecido. Flexibles: Deben poder ser modificados cuando surjan contingencias inesperadas, sin que se pierda su sentido de direccin

Actividades de Planificacin y tipos de Indicadores