CENTRO DE CINCIAS SOCIAIS E HUMANAS CURSO DE ARQUIVOLOGIA X SEMANA ACADMICA DO CURSO DE GRADUAO EM ARQUIVOLOGIA

Norma ISDF: uma experincia na Secretaria Municipal de Administrao da Prefeitura Municipal de Restinga Sca
Daiane Regina Segabinazzi Pradebon Dbora Flores Lisieli Rorato Dotto Snia Elisabete Constante

Santa Maria, 18 de outubro de 2012.

1 INTRODUO
Norma

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Internacional de Descrio de Funes ISDF: - elaborada pelo Comit de Boas Prticas e Normas na cidade de Dresden (Alemanha), em 2007; - publicada pelo Arquivo Nacional (Brasil), em 2008; - contribuio: aprendizagem das funes arquivsticas classificao - adquirida com a aplicao prtica da Norma.
Importante:

utilizao da Norma ISDF como principal instrumento na gesto de documentos sendo utilizada para identificao do fluxo documental, descrio das funes, atividades e seus relacionamentos para a SMA da PMRS, auxiliando no processo de classificao de documentos.

1 INTRODUO
1.1 Objetivo
Implantao

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de uma classificao arquivstica, empregando a Norma ISDF, na Secretaria Municipal de Administrao da Prefeitura Municipal de Restinga Sca, visando organizao da documentao. 1.2 Justificativa
Possibilidade

de aplicar uma Norma Internacional de Descrio de Funes, ferramenta ainda pouco difundida no Brasil, j que so poucos referenciais existentes na rea arquivstica sobre relatos de experincia; Conhecimento dos fundamentos tericos, procedimentos e tcnicas arquivsticas fundamentais para a realizao da gesto de documentos.

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3 REFERENCIAL TERICO
Funes

Atividade-fim Subfunes, atividades, etc. Atividades Atividade-meio Documentos

(SIARQ/RS,

2007) A Classificao elaborada a partir do estudo das estruturas e funes da instituio e da anlise dos documentos por ela produzidos. (BERNARDES; DELATORRE, 2008) A classificao recupera o contexto de produo dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o rgo produtor, a funo, a subfuno e a atividade responsvel por sua produo ou acumulao. (PAES, 2004, p.54) A produo de documentos refere-se elaborao dos documentos em decorrncia das atividades de um rgo ou setor. (ISDF, 2008, p. 13) Atividade a tarefa desempenhada por uma entidade coletiva para realizar cada uma de suas funes [...] atividades abarcam transaes que, por seu turno, produzem documentos.

3 METODOLOGIA
Aplicao:

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ocorreu no 1 semestre de 2012, durante a disciplina de Estgio Supervisionado do Curso de Arquivologia/UFSM; das Planilhas da ISDF: para a coleta de dados (funes, subfunes e atividades) da SMA da PMRS;

Adaptao

Levantamento
Elaborao

da produo documental: observao in loco e conversas informais com os funcionrios;

do Plano de Classificao de Documentos atravs dos dados coletados nas planilhas, baseando-se no Sistema de Arquivo do Estado do Rio Grande do Sul SIARQ/RS e as polticas arquivsticas adotadas pela Arquivista da instituio;

3 METODOLOGIA
Aplicao

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das atividades propostas (organizao dos arquivos) onde foi iniciada a aplicao do Plano de Classificao; dos servidores da SMA: atravs de acompanhamentos in loco, juntamente com a arquivista da Prefeitura, e tambm a elaborao de um Manual de Arquivo para auxiliar toda a prefeitura na gesto documental.

Capacitao

4 ANLISE E DISCUSSO DOS RESULTADOS

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Criao do Arquivo Geral: em 1997, a Secretaria de Administrao foi incumbida como rgo responsvel conservao e preservao da documentao de arquivo; O Arquivo Geral comporta a documentao de todas as Secretarias Municipais da PMRS, desde o ano de 1960 at hoje, com um acervo de, aproximadamente, 3.000 (trs mil) caixas-arquivo de papelo; Gesto arquivstica de documentos na SMA: Inexistncia de normas especficas; Arquivo corrente: partes da documentao de uso corrente esto armazenadas junto aos rgos produtores e sem mtodos especficos de arquivamento, pois predominam prticas arquivsticas espontneas;

4 ANLISE E DISCUSSO DOS RESULTADOS

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Determinao do fundo de arquivo para a PMRS, conforme o quadro abaixo:

Organizao Municipal Organizao Administrativa Fundo Grupo Classe Subclasse Tipos Documentais Prefeitura Municipal de Restinga Sca Secretaria Municipal de Administrao

Macro funo Funo Subfuno Atividade Tipos Documentais

Fundo: estruturado atravs de um estudo das subdivises da SMA no que tange as suas funes e atividades (Duchein,1986);
Termos utilizados: classes e subclasses para designar, respectivamente, as subfunes e as atividades da SMA; O plano de classificao foi baseado numa anlise funcional, estabelecendo que o documento seja classificado conforme a atividade que o produziu.

4 ANLISE E DISCUSSO DOS RESULTADOS

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Planilhas de descrio de funo utilizando a Norma ISDF: facilitou a elaborao do Plano de Classificao, apresentado no Quadro ao lado, verificando-se a classe originada em razo das atividades realizadas pelo Departamento de Informtica; Grifado na cor verde, possvel visualizar a classe denominada Gesto de Informtica (subfuno).

4 ANLISE E DISCUSSO DOS RESULTADOS

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Ao aprofundar-se nas atividades do Departamento de Informtica, foram coletadas as suas subclasses, grifadas na cor azul e, destacados em cinza, os seus tipos documentais, conforme o Quadro ao lado;
Utilizao da Norma ISDF: facilita o trabalho de identificao das classes, subclasses e tipos documentais e, com isso a elaborao do Plano de Classificao.

4 ANLISE E DISCUSSO DOS RESULTADOS

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Processo de classificao documental: somente foi iniciado aps a identificao dos tipos documentais resultantes de cada atividade desenvolvida na Secretaria, veja o exemplo abaixo:

Elaborao do modelo de espelho para as caixas-arquivo da SMA: aplicao do Plano de Classificao e a ordenao dos documentos;

Capacitao dos servidores: confeco de um Manual de Arquivos, estabelecendo critrios e procedimentos para a organizao dos arquivos correntes da SMA buscando orientar os servidores na gesto dos documentos atravs do emprego da Norma ISDF.

5 CONSIDERAES FINAIS
Norma

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ISDF na Secretaria Municipal de Administrao da PMRS: a aplicao para a classificao arquivstica permitiu conhecer as atividades e funes de cada setor, a legislao vigente, os documentos produzidos/recebidos e a utilizao dos mesmos. E, atravs dos dados coletados nas Planilhas de Descrio de Funes, pode-se promover o processo de classificao.

Norma serve como base para a realizao dos processos de avaliao e descrio, tanto de uma funo, de uma subfuno, de uma atividade e relacion-las entre si e, at mesmo, relacionar uma atividade com o(s) documento(s) que dela gerado. elaborados para a SMA s tero validade a partir do momento que a Prefeitura oficializar atravs de um Decreto ou Lei Municipal, autorizando a sua aplicao.
que a arquivista realize campanhas de conscientizao e treinamento com os servidores e continue aplicando a Norma ISDF para dar seguimento ao processo de classificao nos demais departamentos.

Instrumentos

Recomenda-se

6 REFERNCIAS

BERNARDES, Ieda Pimenta; DELATORRE, Hilda. Gesto Documental Aplicada. So Paulo: Arquivo Pblico do Estado de So Paulo, 2008; DUCHEIN, Michel. O respeito aos fundos em arquivstica: princpios tericos e problemas prticos. Arquivo & Administrao, Rio de Janeiro, 1986; GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, 1998. (Projeto como fazer; v. 2); ISDF: Norma internacional para descrio de funes. Traduo de Vitor Manoel Marques da Fonseca. 1. ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2008; LOPES, Lus Carlos. A informao e os arquivos: teorias e prticas. Niteri: EDUFF; So Carlos: EDUFSCAR, 1996; PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Editora da Fundao Getlio Vargas, 2004; ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os Fundamentos da Disciplina Arquivstica. Traduo: Magda Bigotte de Figueiredo. Lisboa: Dom Quixote, 1998; Sistema de Arquivo do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS. Manual de Implantao dos instrumentos arquivsticos: Plano de Classificao de Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos. Porto Alegre, maio de 2007.

OBRIGADA
Contato: daianepradebon@gmail.com