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Aplicacin de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios en la ejecucin de procesos de contratacin, en el marco del Decreto Supremo N 0181 de 28.06.09
Lic. Elias Vasquez Mamani
16/04/2013
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Direccin General de Asuntos Administrativos
Contenido
Aspectos generales de la NB SABS y el RE SABS Subsistema de Contrataciones Implicaciones de la inobservancia del RE SABS Aplicacin prctica Elaboracin del PAC 2011
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Qu es la SABS?
CONCEPTOS DE GASTOS
Es el conjunto de normas de carcter jurdico, tcnico y administrativo que regula la contratacin de bienes y servicios, el manejo y la disposicin de bienes de las entidades pblicas.
10000 Servicios Personales 10000 Servicios No Personales 30000 Materiales y Suministros 40000 Activos Reales 50000 Activos Financieros 60000 Disminucin de la Deuda Pblica y Disminucin de otros Pasivos 70000 Transferencias
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Diferencia de Atribuciones
Con el objeto de desagregar las funciones de las diferentes actividades, la NB SABS tiene incorporado controles por oposicin que procuran impedir la discrecionalidad en la toma de decisiones en la ejecucin de procesos de contratacin, de acuerdo a la siguiente estructura.
Quin solicita?
Unidad Solicitante
RPC / RPA
Calificacin (Comisin de Calificacin) Adjudicacin (RPC / RPA) Firma del Contrato (MAE o por delegacin expresa)
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Modelos de DBC
Modelo de RE SABS Manual de Operaciones del SICOES
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Equidad
Libre Participacin Responsabilidad Transparencia
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Modalidades de Contratacin
Cuanta: De Bs20.001.- a Bs1.000.000.Responsable: Responsable de Contratacin de Apoyo Nacional a la Produccin y Empleo (RPA) Cuanta: De Bs1.000.001.- adelante Responsable: Responsable de Contratacin de Licitaciones Publicas (RPC)
Modalidades Abierta
Cuanta: De Bs1.- a Bs20.000.Responsable: Responsable de Contratacin de Apoyo Nacional a la Produccin y Empleo (RPA)
Contratacin Menor
Modalidades Cerrada
Licitacin Pblica
Modalidades de Contratacin
Contratacin por Excepcin y por Desastres y/o Emergencia
Cuanta: Sin limite de monto Responsable: Mxima Autoridad Ejecutiva (Ministro)
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En ANPEs, para montos mayores a Bs. 200.000 (no es obligatorio) 7% o 3,5% (micro y pequea empresa) del monto del contrato o retencin de cada pago parcial en la modalidad ANPE. 100% del anticipo otorgado (el mismo que no deber superar el 20% del monto del contrato)
Garanta de Correcta Inversin de Anticipo Garanta Adicional de Cumplimiento de Contrato (Obras) Garanta de Funcionamiento de Maquinaria y/o Equipo
Equivalente a la diferencia entre el 85% del PR y el valor de la propuesta econmica. Hasta un mximo del 1.5% del monto del contrato, o la retencin del porcentaje.
Los Servicios Generales Discontinuos, no requiere la Garanta de Seriedad de Propuestas ni la Garanta de Cumplimiento de Contrato.
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Realizada la adjudicacin o declaratoria desierta, el Informe de Evaluacin y Recomendacin ser de carcter pblico
Las propuestas no adjudicadas no tendrn carcter pblico, quedando prohibida su utilizacin posterior para otros fines, salvo autorizacin escrita del proponente En Licitaciones Pblica se proceder a la devolucin de las propuestas no adjudicadas, a peticin de los interesados, debindose conservar una copia de propuesta no adjudicada
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Rechazo de propuestas
En sobre abierto, y no este dirigido a la entidad convocante, no cite el nmero de CUCE y no describa el objeto de la Convocatoria
Rechazo de propuestas
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Descalificacin de propuestas
Factores de descalificacin
1. Impedimento legal
Si se encuentra impedido a participar en procesos de contratacin (Artculo 43 de las NB-SABS.)
Title in
2. En la presentacin de propuestas
Omisin de algn documento requerido en el DBC No cumpla con las condiciones de validez requerida No cumpla con las condiciones establecidas en el DBC La propuesta econmica exceda el precio referencial Presente dos o mas alternativas o propuestas No presente la garanta de seriedad de propuestas No se ajuste el perodo de validez de la propuesta al plazo mnimo requerido
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Errores subsanables
Definicin:
Es aquel que incide sobre aspectos no sustanciales, sean accidentales, accesorios o de forma; sin afectar la legalidad ni la solvencia de la propuesta.
No ser causal de descalificacin de la propuesta Se debe justificar el porque de la calificacin como error subsanable
Se debe informar de este hecho en el Informe de Calificacin
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Errores No Subsanables
Ausencia de documentos
Errores aritmticos
Cuando exista una diferencia superior al 2% entre el monto total de la propuesta econmica y el monto revisado por la Comisin de Calificacin
Errores No Subsanables
16/04/2013 NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS 16
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Todas las propuestas econmicas hubieran superado al Precio Referencial Ninguna propuesta hubiese cumplido lo especificado en el DBC
Cuando el proponente adjudicado incumpla la presentacin de documentos o desista de formalizar la contratacin y no existan otras propuestas calificadas
Declaratoria Desierta
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Convocatoria
Evaluacin
Adjudicacin
Dejen de ser oportunos o surjan cambios en la estructura y objetivos de la entidad Cancelacin Extincin de la necesidad de contratacin Hecho de fuerza mayor y/o caso fortuito que no permita la continuidad del proceso Suspensin Incumplimiento o inobservancia a la normativa de contratacin vigente Errores en el DBC publicado
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Anulacin
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Calidad
[Propuesta que haya obtenido la mejor calificacin tcnica (mnimo 75 puntos) y que no sobrepase el precio referencial] 1
Presupuesto fijo
[Propuesta que haya obtenido la mejor calificacin tcnica (mnimo 70 puntos)] 2 4 3
Menor Costo
[Propuesta que tenga el menor costo, y que hubiese obtenido el puntaje tcnico mnimo requerido de 70 puntos]
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Seguros
Medicamentos
Aplica
No Aplica
No Aplica
No Aplica
No Aplica
No Aplica
No Aplica
No Aplica
Aplica
Aplica
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Criterio de adjudicacin Se adjudicar a la propuesta que haya obtenido o tenga el mayor puntaje total la mejor calificacin tcnica (mnimo 75 puntos) y que no sobrepase el precio referencial la mejor calificacin tcnica (mnimo 70 puntos) el menor costo, y que hubiese obtenido el puntaje tcnico mnimo requerido de 70 puntos el menor costo registrado en la columna Precio Final Ajustado del Formulario de Propuesta Econmica, y que cumple con los requisitos de presentacin de los documentos legales administrativos y las especificaciones tcnicas establecidos en el DBC
Cumple / No 100 Puntos Cumple (Mnimo 70 Puntos) Cumple / No 100 Puntos Cumple (Mnimo 75 Puntos) No Aplica 100 Puntos (Mnimo 70 Puntos)
100 Puntos
No Aplica
No Aplica
Presupuesto Fijo
No Aplica
No Aplica
Menor Costo
Menor Costo
No Aplica
Cumple / No Cumple
No Aplica
Menor Costo
No Aplica
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Evaluacin Preliminar
Verificacin de presentacin de documentacin exigida en el DBC
Atributos Evaluados 1. Formulario A-1. Carta de presentacin de la propuesta y declaracin jurada para proponentes o Asociaciones Accidentales 2. Formulario A-2. Identificacin del proponente 3. Fotocopia simple del Poder del Representante Legal 4. Garanta de Seriedad de Propuesta PROPUESTA TCNICA 5. Formulario C-1. Especificaciones tcnicas requeridas y propuestas PROPUESTA ECONMICA 6. Formulario B-1. Propuesta Econmica CUANDO SEA UNA ASOCIACION ACCIDENTAL (sta debe presentar los siguientes documentos) 7. Formulario A-1. Carta de presentacin de la propuesta o declaracin jurada para proponentes o Asociaciones Accidentales 8. Fotocopia simple del Testimonio del Contrato de Asociacin Accidental 9. Fotocopia simple del Poder del Representante Legal de la Asociacin Accidental 10. Garanta de seriedad de propuesta Adems cada socio en forma independiente presentar: 11. Formulario A-2. Identificacin de la empresa 12. Fotocopia simple del Poder del Representante Legal. Presentacin (Acto de Apertura) Presento Pagina SI NO N Verificacin (Sesin Reservada) Cumple ObservaSI NO ciones
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Caracterstica solicitada
Caracterstica ofertada
SI
NO
El presente documento debe ser elaborado por el Proponente, y evaluado por la Comisin de Calificacin o Responsable de Evaluacin.
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EXPERIENCIA DE LA EMPRESA (s/ 40 Puntos) Experiencia General (s/ 15 Puntos) 2 aos = 9 puntos, y por un ao adicional 3 puntos adicionales 15
Experiencia Especifica (s/ 25 Puntos) 1 ao = 4 puntos, y por cada ao adicional 3 puntos adicionales 10
1.2.2 Experiencia en la 1 ao = 9 puntos, y por cada comercializacin del producto en ao adicional 3 puntos el sector publico adicionales 1.2.3 2 2.1 2.1.1 CONDICIONES ADICIONALES (s/ 60 Puntos) Caractersticas adicionales ofertadas (s/ 30 Puntos)
15
30
2.2
2.2.1
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fF=fa1+fa2+fa3 PA=MAPRA* -1 fF
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Unidad Administrativa
RPC
Participantes
Unidad Jurdica
RPA
Responsable del Proceso de Contrataciones de Apoyo Nacional a la Produccin y Empleo
Comisin de Calificacin
Comisin de Recepcin
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Funciones de la MAE
Relativos a la designacin de participantes
Designa al RPC y al RPA, mediante Resolucin expresa. Designa al Responsable de Recepcin (ANPE) o a la Comisin de Recepcin (Licitacin Publica) para uno o varios procesos. Designa a la Comisin de Calificacin para las contrataciones por excepcin.
Aprueba el inicio de las contrataciones por excepcin y/o emergencias. Suscribe los contratos, si no ha delegado esta funcin a otro funcionario. Resuelve los Recursos Administrativos de Impugnacin, siempre y cuando no asuma las funciones de RPC o RPA. Cancela, Suspende o Anula el proceso de contratacin.
Dispone que los procesos de contratacin de bienes y servicios, se enmarquen en los principios y disposiciones establecidas en las presentes NB SABS.
Dispone que el PAC sea elaborado en base al POA y el presupuesto de la entidad, y este sea difundido.
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Designa a los integrantes de la Comisin de Calificacin o Responsable de Evaluacin (ANPE) y rechaza o acepta las excusas presentadas. Designa a la Comisin de Recepcin, cuando esta funcin hubiese sido delegado.
Verifica que las solicitudes de contratacin estn inscritos en el POA y PAC, y verifica la certificacin presupuestaria correspondiente. Autoriza el inicio del proceso de contratacin, previa aprobacin del DBC. Aprueba el DBC despus de la Reunin de Aclaracin (licitaciones publicas). Aprueba el Informe de la Comisin de Calificacin y sus recomendaciones mediante resolucin expresa (para procesos mayores a Bs200.000 ) o solicita su complementacin o sustentacin. Cancela, suspende o anula el proceso de contratacin en base a justificacin tcnica y legal. Adjudica o Declara Desierta la contratacin de bienes y servicios. Autoriza, cuando corresponda, la ampliacin de plazos. Suscribe Contratos u Ordenes de Compra, si estuviese autorizado.
Requiere la ampliacin del plazo de validez de las propuestas y la extensin de la vigencia de las garantas, cuando corresponda.
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Unidad Solicitante
Unidad Jurdica
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Unidades Solicitantes
Jefatura de Gabinete Unidad de Comunicaciones Despacho de los Viceministerios Direcciones Generales de los Viceministerios
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Elabora las especificaciones tcnicas o trminos de referencia (Consultoras) y define el Mtodo de Seleccin y Adjudicacin a ser utilizado. Estima el Precio Referencial de cada contratacin. Solicita la contratacin de bienes y servicios, en la fecha programada y establecida en el PAC. Verifica que se tiene saldo presupuestario y consignar el mismo en la solicitud
Prepara notas de aclaracin o enmiendas (Licitacin Pblica) a las especificaciones tcnicas o trminos de referencia (cuando corresponda). Integra las Comisiones de Calificacin y Recepcin o ser Responsable de Evaluacin o Responsable de Recepcin de bienes y servicios. Elabora el informe de justificacin tcnica para la cancelacin, suspensin o anulacin de un proceso de contratacin y otros informes que se requieran. Efecta el seguimiento sobre el avance y cumplimiento de los contratos en los aspectos de su competencia.
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Unidad Administrativa
Comprometer el gasto real adjudicado en funcin de la Orden de Compra o Contrato. Devengar las obligaciones pendientes de pago.
Administrar y custodiar las garantas. Informar sobre la vigencia de las garantas. Ejecutar las garantas.
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Elabora el RE-SABS y remitirlo al rgano Rector para su compatibilizacin. Elabora el PAC en coordinacin con las Unidades Solicitantes y efecta el seguimiento sobre la ejecucin de las contrataciones programadas, remitiendo un informe trimestral a la MAE. Organiza y lleva a efecto el taller de elaboracin del PAC.
Adquisiciones
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Realiza los actos administrativos de los procesos de contratacin y vela por el cumplimiento de las condiciones y plazos. Elabora el DBC., e incorpora las enmiendas en el mismo. Organiza y lleva la Reunin de Aclaracin y la Inspeccin Previa. Atiende las consultas escritas. Lleva un registro de las propuestas recibidas. Conforma y archiva el expediente de los procesos de contratacin. Remite al SICOES toda la informacin requerida. Elabora Notas de Adjudicacin , si este hubiese establecido en el DBC.
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Unidad Jurdica
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Atiende y asesora en la revisin de documentos y asuntos legales que sean sometidos a su consideracin durante el proceso de contratacin; Elabora todos los informes legales requeridos en el proceso de contratacin; Elabora los contratos para los procesos de contratacin; Firma o visa el contrato de forma previa a su suscripcin, como responsable de su elaboracin; Revisa la legalidad de la documentacin presentada por el proponente adjudicado para la suscripcin del contrato; Atiende y asesora en procedimientos, plazos y resolucin de Recursos Administrativos de Impugnacin; Elabora y visa todas las Resoluciones establecidas en las presentes NB-SABS; Elabora el informe legal para la cancelacin, suspensin o anulacin de un proceso de contratacin.
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h)
i) j)
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Procedimientos a aplicar
Comentarios al procedimiento Unidad Solicitante RPA Adquisiciones Inicio Verifica el periodo de ejecucin del proceso, de forma previa al inicio del proceso de contratacin No Solicita el inicio del procesos de contratacin Certificacin POA Especif. Tcnicas o Trminos de Referencia Certific. Presupuestaria Precio Referencial o Certif. de equivalencia Form. de Solicitud con sello de SIN EXISTENCIA
Est inscrito en el POA?
Elabora el PAC, de forma coordinada con la Unidad Solicitante y la Direccin General de Planificacin
No Si
Aprueba el DBC?
2 P1
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Si
Si
Ratifica al mismo?
Lleva a cabo la Inspeccin Previa, recepciona y atiende las Consultas Escritas y lleva a cabo la Reunin de Aclaracin
No
Si
Acepta la excusa?
Si
Se excusa?
No
P2
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Direccin General de Asuntos Administrativos
Si 1
No
Aprueba el informe y su recomendac in?
Si
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No
Se adjudica el proceso?
Si
Si
P4
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Si
Ratifica al mismo?
Si
Acepta la excusa?
Si
Se excusa?
No
P5
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Si
No
Notifica al SICOES
No Remite a la unidad financiera para la cancelacin del proponete Registra e ingreso a almacenes
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El xito de los procesos de contratacin depende de las Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia Como se elabora?
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ESPECIFICACIONES TCNICAS
Aspectos a ser considerados: Donde se describe si la solicitud de contratacin fue programado en el POA, inscrito en el PAC y/o si responde al cumplimiento de una disposicin legal o convenio de financiamiento. Donde se especifica, el motivo por el que se requiere comprar el bien. Donde se especifica las caractersticas tcnicas del bien, las garantas tcnicas requeridas, servicios conexos, provisin de repuestos, pruebas, manuales, experiencia en la distribucin del bien, seguros, inocuidad, lugar, plazo y forma de entrega, garanta de uso y otros. Donde se especifica la fuente de financiamiento, el precio referencial y forma de pago, entre otros aspectos.
1. Antecedentes de la solicitud
5. Proponentes elegibles Donde se define el tipo de empresa que se requiere. 6. Condiciones adicionales Donde se especifica el mtodo de seleccin y adjudicacin, criterios de evaluacin, forma de adjudicacin, garanta(s) y validez de la propuesta requerida.
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ESPECIFICACIONES TCNICAS
Aspectos a ser considerados: Donde se describe si la solicitud de contratacin fue programado en el POA, inscrito en el PAC y/o si responde al cumplimiento de una disposicin legal o convenio de financiamiento. Donde se especifica, el motivo por el que se requiere contratar el servicio. Donde se especifica, el alcance y periodo del servicio. Donde se especifica las condiciones especificas del servicio, el plazo, personal, instalaciones, maquinarias y/o equipos requeridos, servicios conexos, experiencia en la prestacin del servicio, seguros, compromiso de responsabilidad de los equipos, muebles y otros. Donde se especifica la fuente de financiamiento, el precio referencial y forma de pago, entre otros aspectos.
1. Antecedentes de la solicitud
2. Propsito del servicio 3. Alcance del servicio 4. Condiciones tcnicas del servicio
6. Proponentes elegibles
7. Condiciones adicionales
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ESPECIFICACIONES TCNICAS
1. Antecedentes de la solicitud
En la elaboracin de las especificaciones tcnicas de las obras debern considerarse los siguientes aspectos: Deben ser elaborados por personal tcnicamente calificado (Arquitecto o Ingeniero Civil). Debe incluir todos los documentos auxiliares que permita una mejor comprensin del bien a construir, tales como: a) b) c) Planos Estudios de preinversin Otros.
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TERMINOS DE REFERENCIA
TERMINOS DE REFERENCIA
1. Antecedentes
1. Antecedentes 2. Objetivo 3. Alcance 4. Responsabilidad del Consultor 5. Productos a emitir 6. Perfil del Consultor 7. Condiciones del servicio 8. Honorarios 9. Forma de presentacin de propuestas 10. Condiciones adicionales
2. Objetivo 3. Alcance 4. Responsabilidad del Consultor 5. Resultados esperados 6. Proponente elegibles 7. Condiciones del servicio 8. Costo del servicio 9. Forma de presentacin de propuestas 10. Condiciones adicionales
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Implicancias
Por la no implantacin de controles internos en la ejecucin de procesos de contratacin Por el incumplimiento o inobservancia de la normatividad de contrataciones (DS N 181 y RE SABS)
Ejecutiva
Administrativa
Responsabilidad
Penal
Por el incumplimiento e inobservancia a la normatividad de contrataciones, dao econmico al estado y por la ejecucin de hechos tipificados como delitos penales
Civil
Por dao econmico ocasionado al estado, principalmente por actos de corrupcin
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Formas de corrupcin
Las formas que toma la corrupcin son muy variadas. He aqu algunos ejemplos ms corrientes: Exigir dinero o algo equivalente para cumplir lo que es una obligacin del cargo que se desempea. Correlativamente, ofrecer ddivas para que alguien cumpla lo que debe cumplir. Exigir o aceptar dinero o "regalos" para conceder algo que no es correcto. Exigir servicios, y peor an si son incorrectos, para conceder ascensos o cargos. Condicionar el cumplimiento de un deber al cumplimiento de servicios no obligatorios de quien va a ser el beneficiario de una decisin. Otorgar cargos no en funcin de la capacidad o mritos de las personas, sino como recompensa de servicios o por compadrazgos. Concederse a s mismo beneficios injustificados valindose del cargo que se desempea. Tomar decisiones por favoritismo, para beneficiar a familiares o amistades, postergando a personas con mayores mritos o mejores derechos. Ocultar delitos o manejos incorrectos a cambio de obtener ventajas pecuniarias u otras. Presionar a personas con amenazas ostensibles o encubiertas, para lograr su complicidad. Ofrecer "comisiones" para obtener trabajos o contratos, pblicos o privados. Ofrecer o aceptar "coimas". Aprovecharse en beneficio propio de objetos, vehculos, viticos u otros beneficios concedidos exclusivamente para el desempeo de la funcin y no para uso personal. Regalar notas o aprobar exmenes a cambio de ciertos "favores". Amenazar con el recurso a amistades o influencias para obtener facilidades de un subordinado de aquellas.
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Aplicacin practica
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Aplicacin prctica
El Proyecto CONOCE Bolivia dependiente del Viceministerio de Turismo, en la gestin 2011 incorpor en el Programa Anual de Contrataciones (PAC) la compra de tres (3) Computadoras de Mesa y un Televisor LCD de 37 para el desarrollo de actividades de sus consultores, cuya fuente de financiamiento es el Crdito BID 1039. Trabajo a desarrollar: 1. Conformar grupos de trabajo de doce (12) personas, identificando claramente al: Un (1) Responsable de Procesos de Contratacin en Apoyo Nacional a la Proyeccin y Empleo (RPA) Un (1) funcionario de la Unidad Solicitante Dos (2) funcionarios de la Unidad Administrativa (Responsable de Presupuestos y Responsable de Adquisiciones) Tres (3) integrantes de la Comisin de Calificacin Tres (3) integrantes de la Comisin Recepcin Un (1) funcionario de Activos Fijos
2. En funcin a los modelos de documentos implementados, ejecutar el proceso de contratacin, desde la elaboracin de la solicitud, hasta el ingreso a Activos Fijos de los bienes adquiridos.
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Toda solicitud de inicio de proceso de contratacin deber tramitarse a travs de estos instrumentos
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