Administracin del Cambio

Funciones del Agente del Cambio

Asistir a reuniones de Consultores Externos y con los grupos propios de su rea (Gerencias). Entrevistarse permanentemente con los compaeros del programa. Recibir retroalimentacin con los analistas funcionales que forman parte de la implementacin, sobre estrategias de remocin de obstculos para el cambio. Pulsar diariamente el clima de trabajo en el rea. Identificar necesidades de comunicacin y capacitacin en su rea. Asistir a las reuniones convocadas por el Comit.

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La Estrategia del Cambio

Como parte de la estrategia de Administracin del Cambio se ha establecido un Plan de Comunicacin del proyecto y de sus objetivos, de difusin de los resultados obtenidos, conforme se van alcanzando en las diferentes fases del proyecto, a todos los niveles de la Universidad, y de la constitucin de equipos de capacitacin integrados por personal de la Administracin que favorezcan la implantacin del Modelo Base de Gestin en el mbito de las escuelas/facultades participantes.

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Audiencias para desplegar la informacin y lograr entendimiento y/o involucramiento hacia el proyecto
El plan de comunicacin para las audiencias objetivo, se divide en 8 niveles. Estas audiencias nos ayudarn a permear la informacin a sus niveles de reporte, donde se da la comunicacin vertical y en cascada en cada rea.
Audiencia
Estrato Superior Sponsors, Comit Directivo.

Por qu ?
Tienen el poder de iniciar, legitimar y demandar el cambio, tienen autoridad para fijar la direccin estratgica y ser lderes del cambio entre los dems grupos clave as como tambin ante los usuarios.

Cmo ?
Presentaciones Ejecutivas, Eventos, Boletines.

Facilitador
Administracin del Cambio

Estrato Medio Decanos, Directores, Gerentes.

Son personas que tienen influencia, cercana y reconocen su responsabilidad para la implantacin del cambio.

Presentaciones formales e informales, masivas y en grupos especficos.

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Audiencias para desplegar la informacin y lograr entendimiento y/o involucramiento hacia el proyecto
Audiencia
Grupos de Trabajo Tcnicos Consultores internos, externos, Analistas Funcionales y responsables de los subsistemas que participan en el proyecto.

Por qu ?
Los usuarios clave son parte de la Red de Agentes de Cambio y es importante para el desarrollo del proyecto, establecer medios de comunicacin dentro del equipo. Son los dueos de la aplicacin.

Cmo ?
Juntas de avance, reuniones de trabajo correo electrnico.

Facilitador
Gerencia del Proyecto Administracin del Cambio

Agentes de Cambio

Lderes informales elegidos por el personal del proyecto.

Formar un vnculo de comunicacin en la Universidad, mediante contacto humano emiten y retroalimentan los mensajes.

Juntas Informativas, correo electrnico.

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Usuarios Finales

Informar su participacin en el proyecto y atender inquietudes.

Grupo de personas que harn uso del sistema, operativamente o para labores de consulta.

Reuniones informativas, folletos, flyers, teleconferencias.

Agentes de Cambio Administracin del Cambio

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Audiencias para desplegar la informacin y lograr entendimiento y/o involucramiento hacia el proyecto
Audiencia
Todo el personal

Por qu ?
Informar temas generales del proyecto.

Cmo ?
Carteles, circulares, eventos masivos.

Facilitador
Administracin del Cambio

Entorno Organizaciones externas.

El proyecto debe ser expuesto en el exterior como una de nuestras estrategias fundamentales para el fortalecimiento de la Universidad.

Publicaciones, difusin persona a persona o a un foro.

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Consultores Externos

Debemos fomentar una sana relacin con el equipo que participa de la implementacin a fin de que externen buenos comentarios de la Universidad.

Reuniones.

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Anlisis de Medios de Comunicacin

Actividades Tipo Audiencia

1 Informe Lineamientos del Proyecto

2 Presentacin ante Directivos 3 Comunicados del Rector 4 Posters / Carteles 5 Lonas 6 Boletn 7 Comunicar Ingreso al Blog

Presencial
Presencial Electrnico Impresos Impresos Electrnico Electrnico

Estrato Superior
Estrato Medio Todo el Personal Todo el Personal Todo el Personal Todo el Personal Todo el Personal

8 Blog
9 Web 10 Comunicado de Autoridades

Electrnico
Electrnico Electrnico

Todo el Personal
Todo el Personal Todo el Personal

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Anlisis de Medios de Comunicacin

Actividades Tipo Audiencia

11 Reparto de Souvenirs
12 Podcast 13 Informes al Comit Directivo 14 Memos 15 Conferencias Motivacionales 16 Mensajes en Recibos de Nmina 17 Menciones en eventos relevantes

Presencial
Electrnico Electrnico Impresos Presencial Impresos Presencial

Varios
Todo el Personal Estrato Superior Todo el Personal Todo el Personal Todo el Personal Entorno

18 Publicaciones Internas
19 Publicaciones Externas 20 Sesiones de Equipos de Trabajos

Impresos
Impresos Presencial

Todo el Personal
Entorno Grupos de Trabajo Tcnicos

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Anlisis de Medios de Comunicacin

Actividades Tipo Audiencia

21 Reuniones Direccin del Proyecto

22 Reuniones Agentes de Cambio 23 Reuniones Comit Directivo 24 Reuniones integracin equipos Trabajo 25 Capacitacin Tcnica 26 Capacitacin Profesionalizante 27 Induccin alumnos

Presencial
Presencial Presencial Presencial Presencial Presencial Presencial

Grupos de Trabajo Tcnicos

Agentes de Cambio Estrato Superior Grupos de Trabajo Tcnicos / Consultores Externos Usuarios Finales Usuarios Finales Usuarios Finales

28 Mailing Alumnos
29 Anuncios en Web a alumnos

Presencial
Presencial

Usuarios Finales
Usuarios Finales

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Calendarizacin de Actividades Cronograma

Actividades
1 Octubre Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

2
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

18
19 20 21 22 23 24

25
26 27 28 29

Informe Lineamientos del Proyecto Presentacin ante Directivos Comunicados del Rector Posters / Carteles Lonas Boletn Comunicar Ingreso al Blog Blog Web Comunicado de Autoridades Reparto de Souvenirs Podcast Informes al Comit Directivo Memos Conferencias Motivacionales Mensajes en Recibos de Nmina Menciones en eventos relevantes Publicaciones Internas Publicaciones Externas Sesiones de Equipos de Trabajos Reuniones Direccin del Proyecto Reuniones Agentes de Cambio Reuniones Comit Directivo Reuniones integracin equipos Trabajo Capacitacin Tcnica Capacitacin Profesionalizante Induccin alumnos Mailing Alumnos Anuncios en Web a alumnos

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La tecnologa en la Administracin del Cambio

Componentes crticos de la administracin del cambio identificados:
Comunicacin. Formacin. Soporte. Medicin.

Plataforma Integrada multicanal en Intranet

Portal de comunicacin

Plataforma E-Learning

Plataforma Soporte On Line

Gestor de conocimiento

Plataforma de medicin de resultados

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Componentes de la Plataforma
Portal de comunicacin rea de noticias Foros Avance del proyecto. Enlaces al resto de mdulos. Descargas. Sugerencias. Herramienta de contenidos. Calendarios. Contenidos generales. Bibliografa. Herramientas de Evaluacin. Cursos del alumno.

Plataforma E-Learning

Plataforma Soporte On Line

Guas de Uso de las herramientas. Demos funcionales. Gua de procedimientos. Preguntas frecuentes. rea de consultas On Line. Sistema de peticiones On Line.

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Componentes de la Plataforma

Plataforma de medicin de resultados

Cuadro de mando de avance de proyecto. Cuadro de mando de eficiencia por mdulos. Cuadro de mando de incidencias generadas. Cuadro de mando de incidencias resueltas.

Gestor de conocimiento

Repositorio documental. Base de conocimiento. Base de preguntas frecuentas. Repositorio de versiones. Repositorio de procedimientos.

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Ventajas de la Administracin del Cambio en una Plataforma Tecnolgica

El portal de comunicacin
Facilita la difusin del modelo. Comunicacin de los avances del proyecto. Facilita la proactividad en la comunicacin, minimizando las zonas de incertidumbre en los usuarios. Comunicacin de la puesta en produccin de los cambios implementados. Comunicacin de las sesiones de formacin. Comunicacin interactiva y On Line con el usuario de los nuevos sistemas, Reduce la comunicacin por parte de terceros y baja el riesgo de desvirtualizacin de la informacin. Reduce los desplazamientos y mejora la logstica de la formacin.

La plataforma de e-learning
Formacin de los usuarios del sistema anytime anywhere. Repositorio de conocimiento permanente y actualizado de la formacin. Facilitador de la formacin a la carta en caso de ser necesario. Reduccin de la curva de aprendizaje gracias a la disponibilidad de contenidos. Creacin de comunidades de usuarios que distribuyen el conocimiento, y lo mejoran con sus aportaciones.

Plataforma de soporte On Line

Facilita el soporte a usuarios a travs de mecanismo de resolucin de dudas e incidencias On Line Crea base de conocimiento del proyecto.

Gestin del conocimiento

Repositorio de conocimiento que permite mantener y actualizar el modelo implantado facilitando una rpida actualizacin de los nuevos cambios.

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Medicin de la Efectividad de la Comunicacin

A travs de los mensajes clave se debe:
Generar un entendimiento comn del proyecto en el personal involucrado. Informar a las audiencias involucradas los aspectos ms relevantes proyecto.
Objetivos del Plan de Comunicacin

Retroalimentacin

A partir de los resultados de los eventos clave se verifica si la gente est o no participando en el proceso de cambio. Motivo por el cual se realizan actividades como:
Verificar la comprensin de los mensajes clave. Evaluar qu tanto se recuerdan los mensajes y el impacto que tienen en la audiencia correspondiente, mediante la aplicacin de mediciones de retroalimentacin de la comunicacin. (personal, telefnica o va correo electrnico)

La gente entiende y describe los mensajes clave

Mensajes clave
Audiencias

Evaluacin

Finalmente, para que el Plan de Comunicacin sea una herramienta til y exitosa que alcance sus objetivos es necesario: Identificar y dar solucin a las dudas de los involucrados.

Participacin de las Audiencias?

Eventos clave
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