El libro diario conocido tambin con el nombre de libro de primera anotacin, es aqul en el cual se registran por orden progresivo

de fechas cada una de las operaciones que se van efectuando.

En el libro diario se deben describir las operaciones detalladamente, indicando no slo el nombre de las cuentas de cargo y abono, como hasta ahora se ha venido haciendo, sino adems, una serie de datos de carcter informativo, como son:

 1. Fecha de operacin.

 2. Nmero de orden de la operacin o numero de cuentas

 3. Nombre de las personas que intervienen en la operacin.

 4. Nombre y nmero de los documentos que amparan la operacin; por ejemplo: facturas, recibos, notas, letras de cambio, pagars, etctera.

 5. Vencimientos de los documentos. 6. Condiciones bajo las cuales se contrat la operacin, por ejemplo: en efectivo, a crdito, parte en efectivo y el resto a crdito, etctera.

No. de asiento

Folio del mayor

Descripcin

Parcial

Cargos

Abonos

A este rayado se le conoce como: rayado de diario continental. El uso de las columnas que constituyen el rayado anterior es el siguiente: Columna para el nmero de asiento. En esta columna se anota el nmero que le corresponde a la operacin en el momento de registrarla; el nmero debe ser progresivo (1,2,3)

Columna para folios de mayor. En esta columna se anota el nmero que le corresponda a cada una de las cuentas del asiento, segn su folio en el mayor, o sea, el nmero de la pgina de este libro en que aparecen dichas cuentas. Los folios se deben anotar despus de haber pasado el asiento al mayor, con objeto de saber que asientos han sido ya pasados.

Espacios para describir la operacin.

La fecha que se anota es el da en que se efectu la operacin, y no la del da en que se registra. nicamente en el primer asiento de cada hoja se debe anotar el mes, da y ao; en los dems basta con indicar el mes y el da. El nombre de las cuentas de cargos se anota debajo de la fecha, junto a la columna para folios del mayor. El nombre de las cuentas de abono se anota debajo de las cuentas de cargos, dejando una sangra de ms o menos unos tres centmetros, despus de la columna para folios. La redaccin de los asientos debe ser clara, concisa y completa, se debe tener especial cuidado en anotar todos aquellos datos que pueden ser necesarios posteriormente para cualquier aclaracin.

La redaccin de los asientos de diario debe contener las siguientes partes: 1. Indicacin de la operacin. En esta parte se indica la clase de operacin efectuada; por ejemplo la apertura, nuestra venta, nuestra compra, nuestro depsito, nuestra devolucin, su devolucin, pago de sueldos, pago de renta, etctera.

2. Forma de pago. En esta parte se indica si la operacin se efectu en efectivo, a crdito o con garanta. En caso de que existan formas de pago, todas se deben indicar en esta forma: parte en efectivo y el resto a crdito, parte con cheque y el resto con garanta, etctera. 3. Documento que respalda la operacin. En esta parte se anota el nombre y nmero de documento que respalda la operacin, por ejemplo, segn factura nmero X, segn recibo nmero X, segn nota nmero X, etctera.

Funcin de las columnas. Columna parcial. En esta columna se anotan las diversas cantidades que forman el total de un cargo y un abono. Columna para los cargos. En esta columna se anota la cantidad de cada una de las cuentas de cargo. Columna para abono. En esta columna se anota la cantidad de cada una de las cuentas de abono.

Clasificacin de los asientos. a) Asientos simples. Los asientos son simples cuando constan de una cuenta de cargo y una de abono. b) Asientos compuestos. Los asientos son compuestos cuando constan de varias cuentas de cargo y varias de abono; tambin cuando constan de varias de abono y una cargo o una de abono y varias de cargo.

Encabezado del diario. 1. Nmero del diario; el nmero debe ser progresivo. 2. Clase de negocio. 3. Nombre de la entidad. 4. Nombre del propietario.

Ejemplo de asiento de apertura:

No. de asiento

Folio del mayor

Descripcin

Parcial

Cargos

Abonos

____________01 de junio del ao 1 Caja 2 Bancos 3 Inventarios de mercancas 4 Clientes 5 Documentos por cobrar 6 Mobiliario y equipo $150,000 550,000 1,780,000 95,000 67,000 1,252,000

7 Equipo de entrega
8 Gastos de instalacin 9 10 11 Proveedores Documentos por pagar Capital

1,324,000
125,800 $670,000 610,000 4,063,800

Apertura de cuentas, segn balance general practicado en esta fecha.

Ejemplo de asientos de diario correspondientes a las siguientes operaciones: El 15 de julio. Se deposita en el Banco del Ahorro Nacional, S.A., la cantidad de $ 5,000.00 en efectivo. 15 de julio. Se pag con cheque $ 50,000.00 por la renta del presente mes, segn recibo nm. 38, de los cuales corresponde el 60% a gasto de venta y el resto a gasto de administracin. 15 de julio. Se compraron mercancas a crdito a La Comercial, S.A., por la cantidad de $300,000.00 segn factura nm. 36 para liquidar a 30 das.

No. de asiento

Folio del mayor

Descripcin

Parcial

Cargos

Abonos

____________15 de julio del ao 2 Bancos * ( Banco del Ahorro Nacional) 1 Caja (Depsito en efectivo, * segn ficha.) ___________15 de julio del ao 16 Gastos de venta * (Rentas) 17 Gastos de administracin * (Rentas) 12 IVA Acreditable * (Impuesto del 16% por acreditar) 1 Caja (Pago de la renta correspondiente al presente mes segn * recibo nm. 38) ___________15 de julio del ao 18 Compras 12 IVA Acreditable * (Impuesto del 15% por acreditar) 15 Proveedores (La Comercial, S.A. * Compra a crdito, segn factura nm. 36)

$5,000 $5,000

30,000 20,000 7,500 57,500

30,000 4,500

34,500

Despus de haber hecho el pase a la subcuenta, se debe anotar en la columna para folios del libro diario el nmero de la subcuenta o, simplemente, una contrasea (*). Cancelacin de renglones. En el libro diario no se deben dejar renglones en blanco o entrerrenglones; por lo que si al final de la hoja da principio un asiento, y no termina porque no cabe, deber continuarse en la siguiente pgina, no olvidando anotar antes las sumas de la pgina anterior.