Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

FUNDAMENTOS GENERALES DE LA ARCHIVSTICA

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

PROBLEMTICA DE LOS ARCHIVOS EN IMAGENES

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

PROBLEMAS DE CONSERVACIN

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Documento Electrnico

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Para la Administracin

Para la Investigacin
Para la Comunidad y el Estado Para el Desarrollo Econmico y Social Para el Desarrollo Cientfico y Tecnolgico Para el Fomento de la Cultura y el Desarrollo de la Identidad Nacional

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

CONCEPTOS ARCHIVSTICOS

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

DOCUMENTO
Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

SOPORTE
MEDIO

> FISICO > PAPEL

> DISEO > MANUSCRITO

INFORMACIN > CONTENIDO

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Informacin registrada Un Asunto Especfico

Cualquier soporte Formato y fecha Recibido o expedido en ejercicio de funciones Se conserva para testimonio, prueba y continuidad de gestin.

Medio y lenguaje

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

DOCUMENTO DE ARCHIVO ES..

Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal o valor cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

CLASES DE DOCUMENTOS
SUSTANTIVO
Se derivan de funciones especficas de la entidad.

FACILITATIVO
Documentos comunes a todas las instituciones.

ORIGINAL

DE APOYO

Fuente primaria de informacin con todos los Documento generado por la misma rasgos y caractersticas que permiten oficina o por otras oficinas o garantizar su autenticidad e integridad instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

ACTIVO
Con valores primarios y de uso frecuente

SEMIACTIVO
De uso ocasional con valores primarios

INACTIVO
Ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

CLASES DE DOCUMENTOS
DE ARCHIVO
Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.

ESENCIAL
Vital para el funcionamiento de un organismo, contenido informativo y testimonial, garantiza reconstruccin de la historia institucional

HISTRICO

PUBLICO

Aquel por su significado jurdico, autogrfico, Documento otorgado por un rasgos externos y valor permanente se funcionario pblico en ejercicio de su convierte en parte del patrimonio histrico. cargo o con su intervencin.

DISPOSITIVOS
Traen implcita una orden (Actos Administrativos)

MISIONALES

DE ACTIVIDADES

Producido o recibido Sobre actividades realizadas en por una institucin en cumplimiento de funciones razn de su objeto administrativas. social.

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen una unidad archivstica.

Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto.

EJEMPLOS: HISTORIAS LABORALES, CONTRATOS

ARCHIVO

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material

acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin (para las persona, institucin y ciudadanos), o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que sta al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.

CLASES DE ARCHIVO

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurdicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades. Archivo privado de inters pblico: Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador.

Archivo pblico: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas.

CICLO VITAL

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

ARCHIVO TOTAL

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Control y seguimiento de todo el proceso archivstico que comprende las diferentes fases de formacin del archivo.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Archivo de Gestin Archivo Central

Archivo Histrico

Valores Primarios

Valores Secundarios

Administrativo Legal Fiscal Contable Tcnico

Cultural Histrico Cientfico

FASES DE ARCHIVO

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

ARCHIVO DE GESTIN: documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los archivos de gestin una vez finalizado su trmite, siguen siendo vigentes y de consulta. ARCHIVO HISTRICO: al cual se transfieren la documentacin del archivo central que por decisin debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.

VALORES DE LOS DOCUMENTOS

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

1. Valor Administrativo: trmite o asunto que motiv su creacin.

2. Valor Jurdico: deriva derechos u obligaciones.

3. Valor Legal: Sirven de testimonio ante la ley. 4. Valor Fiscal: Utilidad para el Tesoro o Hacienda Pblica. 5. Valor Contable: registros de ingresos y egresos. 6. Valor Tcnico: utilidad de la informacin especfica de una funcin.

VALORES PRIMARIOS

VALORES DE LOS DOCUMENTOS

1. Sirven de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la administracin. 2. Sirven como fuente primaria para la historia.
3. Como testimonio colectiva. de la memoria

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

VALORES SECUNDARIOS

4. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los cre y los utiliza.

PRINCIPIOS ARCHIVSTICOS
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Conservacin de los documentos dentro del fondo documental al que pertenecen. Los documentos producidos por una institucin, organismo, dependencia no deben mezclarse con los de otros.

Un lugar para cada cosa, cada cosa en su lugar.

PRINCIPIOS ARCHIVSTICOS
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Ordenacin interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
Mantener la unidad y dependencia del fondo, su integridad y el carcter seriado de sus documentos, el tramite documental.

...Orden original Los ltimos sern los primeros La forma en que suceden las cosas

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Junio 02 Febrero 15 Enero 22
Bogot, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE

Noviembre 18 4 3 2

Octubre 25

Respetado Doctor

Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0

FONDO: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN SECCIN: SECRETARIA GENERAL SUBSECCIN: GRUPO DE ASUNTOS JURDICOS
211.01 CONTRATOS 211.01.01 Contratos de Prestacin de Servicios Rafael Gonzlez No. de Expediente_________ Folios: __________ Fechas extremas: aaa/mm/dd a aaaa/mm/dd Inicial Final No. Carpeta________ No. De Caja________

Identificacin

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Totalidad de la documentacin producida y recibida por una FONDO institucin o persona en el desarrollo de sus funciones o actividades. CLASES FONDO ABIERTO FONDO CERRADO FONDO MIXTO FONDO Archivo Universidad Distrital Fondo Banco Central Hipotecario Fondo Banco Cafetero Fondo Banco del Estado Presidencia de la Repblica Ministerio de Hacienda Ministerio del Trabajo y Seguridad Social

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

En la estructura archivstica, unidad administrativa SECCIN productora de documentos.

SECCIN DIVISIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 1. 2. 3. 4. 5. SECRETARA DE GOBIERNO 1. 2. 3. 4. VICE-RECTORIA FACULTAD DE EDUCACIN 1. ACADMICA 2. 3. FACULTAD DE INGENIERA 1. 2. 3. FACULTAD DE CIENCIAS DE LA 1. SALUD 2. SUBSECCION Grupo de Talento Humano Grupo de Tesorera y Pagadura Grupo de Contabilidad Grupo de Presupuesto Grupo de Servicios Generales Inspecciones de Polica Inspeccin de Pesas y Medidas Inspeccin de Trnsito y Transportes Comisara de Familia Programa de Idiomas Programa de Ciencias Sociales Programa de Educacin Fsica Ingeniera de Minas Ingeniera Metalrgica Ingeniera Ambiental Medicina Enfermera

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Conjunto de unidades documentales de estructura y SERIE, SUBSERIE contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.

SERIE ACTAS CONTRATOS PROYECTOS

1. 2. 3. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3.

SUBSERIES
Actas de Junta Directiva Actas de Comisin de Personal Actas de Comit de Archivo Contratos de Arrendamiento Contratos de Consultora Contratos de Compraventa Contratos de Prestacin de Servicios Proyecto de Saneamiento Bsico Proyectos de Intercambio Cultural Proyectos de Desarrollo Municipal

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
TIPO DOCUMENTAL

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Unidad documental simple, que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada como documento.

TIPOS DOCUMENTALES
Factura - Resolucin - Acuerdo - Circular - Memorando - Pliza - Acta de Inicio
-

PROCESOS ARCHIVISTICOS

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

ORGANIZACIN DOCUMENTAL
Proceso archivstico orientado a la clasificacin, la ordenacin y la descripcin de agrupaciones documentales de una institucin.

1. IDENTIFICACIN DOCUMENTAL 2. CLASIFICACIN DOCUMENTAL 3. ORDENACIN DOCUMENTAL 4. DESCRIPCIN DOCUMENTAL

GESTIN DOCUMENTAL

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Conjunto de tcnicas

actividades

administrativas

tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Ciclo Vital & Programa de Gestin Documental

3ra. FASE

Archivo Histrico Permanente

Archivo Central (Intermedio)

Disposicin Final

2da. FASE

Consulta y Conservacin
Produccin, Recepcin, Distribucin, Tramite, Organizacin

1ra. FASE

Archivo de Gestin (Activo)

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Programa de Gestin Documental

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Para qu el Programa de Gestin Documental?

Menores costos Reduccin de papel = Menor espacio Facilidad de Manejo = Mejor Servicio = Mayor productividad Mayor transparencia

Herramientas de Control

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Cuadros de Clasificacin Documental

FONDO Servicio de Erradicacin de la Malaria SECCIN Direccin 1000 Seccin de ingenieria y operaciones con insecticidas 1100 Seccin de Epidemiologia 1200 Seccin de Entomologia 1300 SUBSECCIN SERIE *Res oluciones Direccin, * Circulares * * * * R-4 R-5 R-5A R-6 * E-9 * E-12

* E-8 * E-10 * E-15

Seccin de Administracin 1400

* En-1 * En-4 * E-26 * En14 * Cuentas mensuales de pagaduria, Libros auxiliares de presupuesto, Nominas, Corresponden cia

Herramientas de Control

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Tablas de Retencin Documental

Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos.

Formato de Tabla de

Archivo General de la Nacin Retencin de Colombia Repblica

Entidad Productora: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Oficina productora: Oficina Jurdica 210

RETENCIN Disposicin Final CDIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS
210.01 CONTRATOS
210.01.01 PRESTACIN SERVICIOS
Solicitud del servicio CDP Ofertas Documentos de existencia Contrato Actas (Inicio y Liquidacin)

20

Microfilmar la totalidad de la serie y seleccionar un contrato por cada modalidad. Ley 80/93.

Tabla de Retencin Documental

Conservacin Total

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Disposicin Final de los Documentos

Eliminacin de Documentos

Microfilmacin o Digitalizacin

Seleccin Documental

INSTRUMENTOS DE CONSULTA

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Formato nico de Inventario Documental

Acuerdo 38 de 2002; Acuerdo 042 de 2002. Articulo 7.

INSTRUMENTOS DE CONSULTA

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia

G RACIAS POR SU ATENCIN !