GESTIN DE DOCUMENTOS

Ing. Odalis Garca Payo Ing. Julio C. Snchez Valencia

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Direccin de Certificacin Industrial

INTRODUCCIN
La Gestin de Documentos potencia todas las reas de la organizacin para utilizar ms eficazmente la informacin basada en documentos, a la vez que permite una mejor localizacin y recuperacin de los mismos. Cuando hablamos de gestin documental nos estamos refiriendo a la aplicacin de la tecnologa y tambin de los procedimientos que van a permitir la gestin y la unificacin de la informacin que es generada por la organizacin

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Beneficios de la gestin documental:

Permite

establecer un espacio que es compartido entre la empresa y el cliente. Incrementa considerablemente el valor informativo de la empresa. Evita que se dupliquen las tareas como tambin los tiempos que se tarda en la bsqueda de la informacin interna de la organizacin. Tambin incrementa la calidad de servicio y la productividad dentro de la empresa.

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Gestin documental
En la definicin ms simple y ms autntica del trmino, es un sistema utilizado para gestionar documentos, cualquiera sea el formato en que se encuentren sistematizados

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Documento
Segn el concepto de Michael Buckland: Un contenedor de informacin, es decir, aquello que hace posible organizar, presentar y gestionar informacin relativa a un hecho, una persona o una temtica determinada.

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Documento
Segn la NC-ISO 9000:2005, 3.7.2:
Es

informacin (datos que poseen significado) y su medio de soporte, ejemplo Registro (3.7.6), especificacin (3.7.3), procedimiento documentado, plano, informe, norma.

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Documento
NOTA 1: El medio de soporte puede ser papel, disco

magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestra patrn o una combinacin de stos. NOTA 2: Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan "documentacin". NOTA 3: Algunos requisitos (3.1.2) (por ejemplo, el requisito de ser legible) estn relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable).

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Antecedentes
Herramientas manuales bsicas: Libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanteras en que se guardan los documentos de papel (y ms tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnticos u pticos), los ficheros o krdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de tcnicas de recuperacin de informacin mediante sistemas de codificacin y clasificacin

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Antecedentes
En los aos 60 del siglo XX
Se crean programas de bases de datos

conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogacin leble por computador. Bases de datos, procesadores de textos y otras aplicaciones ofimticas, y archiveros

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SISTEMAS DE GESTIN EMPRESARIAL CON SOPORTE DOCUMENTAL

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Sistemas de Gestin Empresarial

a) Sistema de gestin de la calidad, conforme a lo b)

c)

d)
e)

establecido en la norma NC ISO 9001: 2008. Sistema de gestin para la competencia de los laboratorios de calibracin, conforme a lo establecido en la norma NC ISO IEC 17025: 2005. Sistema de gestin para la competencia de los rganos de inspeccin, conforme a lo establecido en la norma NC ISO IEC 17020: 1999 Sistema de gestin de seguridad y salud en el trabajo, conforme a lo establecido en la norma NC 18001: 2005. Sistema de gestin integrado para la competencia del capital Humano, conforme a lo establecido en la norma NC 3001: 2005

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Sistemas de Gestin Empresarial

Sistema de gestin ambiental, conforme a lo establecido en la norma NC ISO 14001: 2004. g) Sistema control interno conforme a lo establecido en la resolucin 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios. h) Manual para la Direccin y Organizacin Tcnica de la Producto (en el MINBAS). i) Perfeccionamiento Empresarial conforme a lo establecido en Decreto-Ley 252 del Consejo de Estado Sobre la continuidad y fortalecimiento del Sistema de Direccin y Gestin Empresarial Cubano. Decreto-Ley 281 del Consejo de Ministro Reglamento para la implantacin y consolidacin del Sistema de Direccin y Gestin Empresarial Estatal f) Sistema de gestin energtico, conforme a lo establecido en la norma NC ISO 50001: 2011
f)

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Normativa
Relacin entre las normas respecto a la Documentacin de los Sistemas NC ISO 9001:2008 Requisitos de la Documentacin NC ISO 14001:2004 Documentacin del SGA Control de Documentos NC 18001: 2004 Documentacin del SST Control de Documentos

4.2

4.4.4

4.4.4

4.2.1 4.2.2 4.2.3

Generalidades Manual de la Calidad Control de Documentos Control de los Registros

4.4.5

4.4.5

4.2.4

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Reglas para la Elaboracin

Primera regla: Realismo Segunda regla: Evitar el exceso de detalle

Tercera regla: Usar grficos y diagramas de flujo

Cuarta regla: Usar referencias a otros documentos Quinta regla: Utilizar modelos cuando sea apropiado Sexta regla: Aprovechar la documentacin ya existente

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NC ISO 9001: 2008

1 MANUAL

POLTICA DE CALIDAD

DOCUMENTACIN REVISABLE

2 PROCEDIMIENTOS

IMPLEMENTACIN DE LAS POLTICAS (FUNCIONES OPERATIVAS) APLICACIN DE LAS FUNCIONES OPERATIVAS

3 INSTRUCCIONES DE TRABAJO
FORMULARIOS EN BLANCO FORMULARIOS CON INFORMACIN (REGISTROS) 4 FORMULARIOS Y REGISTROS

TRIANGULO DE DOCUMENTACIN EN UN SISTEMA DE CALIDAD BASADO EN NORMAS ISO 9000

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NC ISO 9001: 2008

4.2.1 Generalidades

EXTENSIN DE LA DOCUMENTACIN

Tamao de la organizacin Tipo de actividades Complejidad de los procesos Interaccin de los procesos Competencia del personal

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Errores Frecuentes
1. Subestimar la importancia del compromiso de la alta

direccin 2. El manual interminable 3. Asignar equivocadamente la responsabilidad del proyecto 4. Permitir que la participacin degenere en el caos 5. Copiar impunemente lo que han hecho otras empresas

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Errores Frecuentes
6.La verborrea intil 7.Sucumbir ante la "calidad - ficcin" 8.Exagerar el volumen de la documentacin 9.Los circuitos de aprobacin y distribucin 10.Dejar toda la tarea en manos de un

asesor

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ETAPAS DE LA GESTIN DOCUMENTAL

Documentacin

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Etapas identificadas

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1. Determinacin de las necesidades de documentacin

Objetivo: Determinar los tipos de documentos que deben existir en la organizacin para garantizar que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas. Tareas: 1. Estudiar las Normas que rigen los Sistemas de Gestin aplicados en la organizacin. 2. Estudiar regulaciones especficas del sector. 3. Determinar los tipos de documentos que deben existir

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Tipos de documentos
As tenemos que usualmente las organizaciones tendrn que contar con: Carpeta Legal Manuales de Procedimientos Procedimientos generales y especficos Plan de Prevencin Expediente de Acciones de Control Registros Adems podrn existir otros documentos como: Planes de inspeccin y ensayo. Expedientes maestros de los productos Informes Planos Dibujos, esquemas Etiquetas Certificados Prospectos Reglamentos Facturas Tarjetas de almacenamiento Modelos Instrucciones

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2. Diagnstico de la situacin de la documentacin

Objetivo: Conocer la situacin de la documentacin en la organizacin comparando lo que existe con las necesidades determinadas en la etapa anterior Tareas: 1. Elaborar la gua para el diagnstico 2. Ejecutar el diagnstico 3. Elaborar y presentar el informe de diagnstico

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3. Diseo del sistema documental

Objetivo: Establecer todos los elementos generales necesarios para la elaboracin del Sistema Documental. Tareas: 1. Definir la jerarqua de la documentacin. 2. Definir autoridad y responsabilidad para la elaboracin de la documentacin a cada nivel. 3. Definir estructura y formato del Manual. 4. Determinar los procesos de la documentacin. 5. Establecer el flujo de la documentacin. 6. Confeccionar el Plan de elaboracin de doc. 7. Planificar la capacitacin del personal implicado

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Determinar los procesos de la documentacin

Gestin de la documentacin tcnica Utilizacin de la documentacin

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Planificacin de la elaboracin
Entradas: informacin sobre la necesidad de documentacin y la posibilidad real de satisfacer esta necesidad. Salidas: Plan de elaboracin de documentos Procesos unitarios:

Determinacin de las necesidades de documentacin

Asignacin de responsabilidades y recursos

Determinacin de prioridades

Elaboracin y aprobacin del Plan

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Elaboracin
Entradas: Plan de elaboracin de documentos Salidas: Proyecto de documento

Bsqueda de informacin actualizada

Confeccin del draff del documento

Revisin y correccin por el elaborador

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Revisin
Entradas: Proyecto de documento Salidas: Proyecto de documento corregido y listo para aprobar

Recepcin del draff por la persona designada

Revisin e informacin de los resultados al elaborador

Acuerdo entre el elaborador y el que revisa

Correccin del draff de documento

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Aprobacin
Entradas: Proyecto de documento revisado Salidas: Documento aprobado

Revisin del draff por la persona designada

Revisin final y comunicacin de los resultados al elaborador

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Identificacin
Entradas: Documento aprobado. Salidas: Documento identificado con un cdigo.

Recepcin del documento

Asignacin del cdigo

Registro del cdigo asignado

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Reproduccin
Entradas: Documento aprobado e identificado. Salidas: Documento reproducido en el nmero de copias necesarias.

Recepcin del documento

Determinacin del nmero de copias necesarias

Reproduccin del documento

Colocacin de las firmas y cuos pertinentes

Registro de reproduccin

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Distribucin
Entradas: Documento a distribuir. Salidas: Documento distribuido en las reas.

Recepcin del documento

Entrega del documento a las personas autorizadas

Registro de entrega

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Archivo
Entradas: Documento a archivar. Salidas: Documento archivado.

Recepcin del documento

Colocacin en el archivo

Actualizacin del ndice de archivo

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Comprobacin
Entradas: Documento vigente. Salidas: Documento comprobado.

Revisin del documento vigente

Comprobacin de la adecuacin del documento

Decisin sobre modificar, derogar o mantener vigente

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Modificacin
Entradas: Documento vigente. Salidas: Documento modificado.

Recepcin de la solicitud de modificacin

Aprobacin de la solicitud por personal competente

Ejecucin de la modificacin

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Derogacin
Entradas: Documento obsoleto. Salidas: Documento derogado y/o destruido.

Recepcin del documento obsoleto

Archivo de una copia en archivo histrico

Destruccin del documento derogado

Actualizacin del registro de Control de Documentos

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Consulta
Entradas: Solicitud de consulta. Salidas: Documento devuelto al archivo.

Solicitud de consulta

Aprobacin de la solicitud

Recuperacin del documento

Consulta

Devolucin

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Liberacin (para los registros)

Entradas: Registros llenos. Salidas: Registros revisados.

Recepcin del registro lleno

Comprobacin de los datos y revisin

Solucin de los problemas detectados

Emisin de notificacin de liberacin

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4. Elaboracin de la documentacin.
Objetivo: Elaborar, revisar y aprobar todos los documentos a cada nivel. Tareas: 1. Capacitar al personal implicado. 2. Elaborar los procedimientos generales. 3. Elaborar Manuales 4. Elaborar otros documento segn Plan. 5. Revisar y aprobar todos los documentos

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Implantacin del Sistema Documental

Objetivo: Poner en prctica lo establecido en los documentos elaborados. Tareas: 1. Definir el cronograma de implantacin. 2. Distribuir la documentacin a todos los implicados 3. Determinar las necesidades de capacitacin y actualizar el plan de capacitacin 4. Poner en prctica lo establecido en los documentos. 5. Recopilar evidencia documentada de lo anterior

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Mantenimiento y mejora
Objetivo: Mantener la adecuacin del sistema a las necesidades de la organizacin a travs de la mejora continua. Tareas: 1. Realizar auditoras internas para identificar oportunidades de mejora. 2. Implementar acciones correctivas y preventivas tendientes a eliminar no conformidades en la documentacin.

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Estructura de los Procedimientos Generales segn NC ISO 10013

Partes Objetivo Alcance Responsabilidades Carcter Obligatorio Obligatorio Obligatorio Contenido Definir el objetivo del procedimiento Especificar el alcance de la aplicacin del procedimiento Designar a los responsables de ejecutar y supervisar el cumplimiento del procedimiento Aclarar de ser necesario el uso de trminos o definiciones no comunes aplicables al procedimiento. Describir en orden cronolgico el conjunto de operaciones necesarias para ejecutar el procedimiento. Relacionar todos los registros que deben ser completados durante la ejecucin del procedimiento. Referir todos aquellos documentos que hayan sido consultados o se mencionen en el procedimiento Incluir el formato de los registros, planos, tablas o algn otro material que facilite la comprensin del procedimiento.

Trminos y definiciones

Opcional

Procedimiento

Obligatorio

Requisitos de documentacin

Obligatorio

Referencias

Obligatorio

Anexos

Opcional