ON TIME GRAPHICS S.A. DE C.

V
Flor Gonzlez A01183527 Gerardo Trevio A00805987 Nidia Pruneda A00806882 Nicols Moreno A00800441

 La

empresa On Time Graphics S.A. de C.V. es una empresa profesional de servicios grficos que se encarga de disear e imprimir productos de acuerdo a las necesidades del cliente.

Actualmente,

su cliente principal es Oxxo, para el cual realiza cierto nmero de proyectos al ao.

Servicios

http://www.ontimegra

phics.com.mx/

 Recepcin

La

recepcionista de la empresa tiene la funcin de recibir a los clientes de la empresa, tomar y enviar la orden de los clientes, entregar los pedidos terminados, archivar los documentos de la empresa (como cheques, facturas, y otros documentos), organizar la papelera y enviarla al despacho contable.

 No

hay una metodologa definida para que la recepcionista realice sus funciones, por lo que las hace de la manera que cree mejor. En ocasiones, no se encuentra alguna informacin cuando se necesita. El registro de facturas y cheques no llega a tiempo para ser registrada por el rea de contabilidad.

 Se

extravan documentos de informacin valiosa para la empresa, ya que no est definido un lugar de archivo para cada actividad. El rea no cuenta con una organizacin detallada de los procesos que ah se elaboran, que son clave para el flujo de la informacin.

Proceso

rea de Oportunidad

Propuesta de Mejora

Cuando se elabora un cheque, a veces no se le entrega la factura correspondiente a la recepcionista y sta no le da seguimiento a la Cuando un cheque sea factura. emitido, se llenar el Formato Cuando el rea de Administracin de Registro y Seguimiento a emite un cheque, recepcin no le Facturas, que se entregar a da seguimiento y hasta fin de mes final del da al administrador. Control se da cuenta de que faltan facturas Administrativo y para el archivado que debe Facturacin enviarse a contadura. Cuando el rea de recepcin El archivado de plizas de cheques reciba una factura, y facturas que hay que enviar a proponemos que archive contadura, siempre est dicha factura junto con su incompleto porque la pliza, desde principios de recepcionista espera hasta fin de mes vaya preparando el mes para realizarlo. archivado.

Proceso

rea de Oportunidad

Propuesta de Mejora

Atencin a clientes y a proveedores

En caso del cliente llegue Se debe capacitar a la recepcionista fsicamente a la empresa, la con la informacin bsica de la recepcionista no est capacitada empresa. para atender a los clientes Un da antes de que el proveedor llegue a surtir material a la empresa, la recepcionista llame al rea de Cuando un proveedor surte la administracin y les pregunte en empresa, no se le agenda una cundo se le pagar al proveedor, fecha de cobro automticamente para que el da en que el proveedor del cheque entregado. surta el material, tendr la fecha de cobro agendada (Proporcionar agenda). En la fecha correspondiente, la Para la confirmacin de pago de recepcionista debe llamar al cheque, el proveedor debe llamar proveedor para confirmarle que, si a la empresa. No lo hace existen los fondos necesarios en la Recepcin. cuenta y que puede hacer efectivo su cheque.

Proceso

rea de Oportunidad

Propuesta de Mejora

No se cuenta con un procedimiento de control de Se propone que la recepcionista llene el formato inventarios de papelera de de control y manejo de inventarios para papelera oficina y todo funciona de de oficina cada vez que se reciba material. acuerdo al criterio de la recepcionista. RH autoriza la compra de material sin hacer un registro Se propone que el formato se llene cada vez que del material que solicita el rea se reciba y se entregue mercanca con el fin de de Produccin tener la base de datos actualizada y saber cundo se llegue al punto de reorden

Control de Inventario (De papelera de oficina)

Cuando algn producto llegue al punto de reorden,la recepcionista pedir autorizacin Cuando el material solicitado antes de hacer un pedido a RH, y notificar a RH llega, Recepcin lo entrega a las cuando se haya efectuado y recibido la compra. distintas reas sin hacer ningn A fin de mes, llenar el Reporte de compras y tipo de registro o apunte. entregarlo a RH En caso de que se entregue material, la recepcionista llenar el Registro de entrega de material.

Proceso

rea de Oportunidad

Propuesta de Mejora
Dejar que RH realice todo el proceso del pago del personal y dejarle a la recepcionista solo la entrega de cheques y en caso que haya algn error en el pago que ella enve a los empleados con RH para hacerles saber del error en su pago.

Hay muchas actividades innecesarias en el proceso

Pago al Personal
En cuanto al registro de pago al personal, a pesar de que la recepcionista lo hace, no lo Adems proponemos que al final, notifica a RH a menos que RH lo la recepcionista mande a RH el solicite. archivo con los comprobantes de pago de cada empleado. Los comprobantes de pago a empleados no regresan a RH

Proceso

rea de Oportunidad

Atencin a empleados

Propuesta de Mejora Se propone que Tanto RH como slo RH emita los Administracin emiten prstamos y todos prstamos a empleados se rebajen de la y es Recepcin que los nmina del cobra. empleado

Definir una sesin de trabajo con el rea de recepcin para explicar el objetivo de la mejora de la propuesta y aclarar sus dudas. Discutir con el usuario los formatos de llenado que se sugieren implementar para mejorar sus operaciones. Observar y monitorear cmo est evolucionando el cambio. Tomar nota y revisar con el usuario los avances del cambio. Corregir lo necesario.

Aun no se ha implementado las propuestas se est en procesos de ser incorporadas al proceso. En cuanto las propuestas se lleven a cabo se llevar un proceso de control para ver como se desempea cada propuesta.

travs de este proyecto, nos fue posible aplicar los conocimientos que hemos adquirido a lo largo de la materia y de nuestra carrera. Implementamos herramientas de anlisis y de innovacin que nos permiti plantear propuestas de mejora que podran ser de utilidad a la empresa con la que trabajamos.