AUDITORIA OPERACIONAL

Integrantes: Jos Antonio Baume Aguirre Juan Carlos Jurez Ortiz Sergio Mrquez Domnguez Oscar Ojeda Gonzlez Marvin Harold Ortiz Hernndez

ANTECEDENTES

El primer antecedente formal de la auditoria operacional se remonta a 1945, cuando se pone en discusin el tema (alcance de la auditoria interna en operaciones especificas), durante la conferencia anual del Instituto de Auditoria Interna. En 1948 Arthur H. Kent escribe un articulo denominado Auditoria de las Operaciones El primer pronunciamiento o referencia formal se da en 1956 cuando en el libro Bibliography of internal Auditing, se incluye un capitulo denominado Operaciones Auditables. La auditoria operacional entra a Mxico en la dcada de los setenta, se divulga y amplia su aceptacin en la dcada de los ochentas y llega a su consolidacin y madurez en la dcada de los noventas.

DEFINICIN

Anlisis integral de una unidad operativa o de una organizacin para evaluar sistemas, controles y desempeo, en funcin de los objetivos de la administracin.

Se evalan los controles operativos de la administracin y de los sistemas sobre actividades como son:

Compras Procesamiento de datos Recepcin Envi Publicidad Ingeniera

OBJETIVOS
Evaluaciones

del desempeo segn los objetivos de la administracin. Opinin de que los planes (contenidos en programas lineamientos etc.) son integrales, consistentes y entendidos en los niveles operativos. Proporcionar informacin con relacin a que tan bien se estn llevando los planes y polticas, as como oportunidades de mejora.

 Generar

informacin sobre debilidades en los controles as como fuentes de dispendio. Brindar opinin reiterada en cuanto a que es posible confiar en todos los informes de operaciones como una base para la accin.

DESARROLLO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

DEFINICION DEL PROPOSITO FAMILIARIZACI N

TRABAJO DE CAMPO

DESARROLLO DEL PROGRAMA

ESTUDIO PRELIMINAR

INFORMAR HALLAZGOS

SEGUIMIENTO

DEFINICION DEL PROPOSITO

Los auditores tienen que determinar que polticas y procedimientos en lo especifico van a evaluarse, y como se relacionan estos con los objetivos especficos de la organizacin.

FAMILIARIZACIN

Obtener conocimientos de los objetivos, estructura organizacional etc. Revision de acta constitutiva, entrevistas, visitas a las instalaciones, inspeccin de registros e informes. Documentar en diagramas de flujo, cuestionarios, y narraciones.

ESTUDIOS PRELIMINARES

Estos estudios resumen los aspectos crticos de las operaciones y areas problemticas potenciales. Este estudio sirve de gua para la elaboracin del programa de auditoria

DESARROLLO DEL PROGRAMA

Contiene pruebas y anlisis que los auditores creen que son necesarios para la evaluacin de las operaciones. En base a este programa se asignara el personal adecuado y se programara el trabajo.

TRABAJO DE CAMPO

Ejecutar el programa de auditoria operacional. Se seleccionan muestras significativas y se determina si se han estado realizando correctamente los procesos. Se compara el desempeo real de la organizacin con criterios como presupuestos, metas de productividad etc.

Una vez realizado lo anterior se determina la suficiencia de las pruebas. Se emprenden acciones correctivas con los inspectores de los procesos.

INFORMES SOBRE HALLAZGOS

Incluyen mejoramientos en las polticas y procedimientos operacionales, y una lista de las situaciones en las que el cumplimiento con las polticas y procedimientos no es el adecuado.

a)

b) c) d)

Se emite un informe formal donde se describir: Los criterios que se utilizaron para evaluar la actividad La condicin que existe El motivo El impacto y su recomendacin para mejora.

SEGUIMIENTO

Se asegura que las deficiencias reveladas en el informe se manejen de manera satisfactoria. Se le confiere esta responsabilidad al equipo de auditores.

CICLO DE OPERACIONES

Una entidad en marcha es en si un flujo permanente de operaciones entrelazadas para formar un ciclo global que tiene un punto de partida, se acta u opera, y se vuelve a llegar al mismo punto de partida. Cada etapa de este ciclo global es factible segregarla en ciclos individuales de operacin para su mejor anlisis y comprensin.

Ciclo Individual
Esta constituido por varias funciones. Una funcin est compuesta por una actividad central, con una actividad antecedente y una actividad consecuente.

Funcin
Es un conjunto de actividades que se realizan dentro de su propio ciclo para reconocer, autorizar, procesar, clasificar, controlar, verificar e informar las transacciones que suceden dentro de un proceso

Auditor Operacional
Para el desarrollo de su trabajo se deber identificar: Las actividades que conforman una funcin. Las funciones que integran un ciclo de operacin. El enlace entre los diversos ciclos para llegar al ciclo global operativo de la entidad.

Tambin se debern identificar las transacciones que suceden, y en funcin de ellas se harn cortes operativos para la plena identificacin de las funciones y los ciclos. De no hacerse los cortes se entrara en un proceso operativo de revisin sin fin.

Al identificar los diversos ciclos de operacin y las funciones que los integran, a efectos de precisar el alcance de su revisin. La propia experiencia y conocimientos del auditor son los que indiquen como ser la segregacin a efectuar atendiendo a las propias necesidades y caractersticas de la organizacin donde intervendr.

Especificacin de objetivos con base en los ciclos de operacin

COMPRAS La funcin bsica de compras es el proveer buenos productos y servicios a buen precio, a buen tiempo y en un buen lugar, esta es una determinacin que a menudo no puede ser evaluada con precisin y que por tanto involucra una gran dosis de juicio.

Esta funcin bsica de compras debe existir a diferentes niveles:

Importa la eficiencia con que el personal auxiliar cumpla con a parte que le corresponde en los procedimientos operacionales

Hay inters en la efectividad con que las actividades individuales cumplan los aspectos ms importantes, como la seleccin de proveedores y la negociacin del proceso

Existe preocupacin por el grado en que se puedan percibir las oportunidades de lograr mejores compras para las dems funciones gerenciales

Intermedios

Bajos

Altos

Recepcin

El ciclo de recepcin es una continuacin del ciclo operacional que se inici en la actividad de procurarse materiales y servicios. El objetivo del ciclo de recepcin estriba en allegarse de una esencial liga entre la procuracin bsica y el alojamiento de cada producto, en un lugar que quede disponible para satisfacer la necesidad operacional. Una adecuada recepcin es adems un prerrequisito bsico para validar el pago a los proveedores, y es una parte del proceso de cuentas por pagar.

Inventarios y almacenes
Los objetivos este ciclo son:

La determinacin del tipo de materiales y cantidades que se van a mover dentro de los almacenes. La aceptacin de los materiales por los almacenes. El almacenamiento de esos materiales, para que se encuentren adecuadamente salvaguardados y

La recoleccin y distribucin de materiales especficos bajo requerimientos debidamente autorizados. Mantener un nivel en inventarios que represente el mnimo posible de inversin, y que de manera simultnea pueda cubrir las necesidades de la organizacin.

Produccin y mantenimiento

El termino de produccin es aplicado a toda situacin donde los materiales son combinados o modificados de una manera significativa por la gente de una organizacin. Los objetivos de produccin pueden variar dependiendo de cada organizacin en lo individual. Estos son tiles para la administracin como una parte del problema directivo total de una organizacin.

Bajo un criterio procesal, se pueden identificar los siguientes objetivos genricos del ciclo de produccin:

Determinacin de la demanda de productos que pueden provenir de los procesos de fabricacin ( que se va a producir y cundo) Planificar qu se debe hacer para fabricar los productos solicitados. Procurarse los insumos necesarios para llevar a cabo las actividades productivas planeadas. Recibir, instalar y probar el equipo en los procesos productivos. Fabricar los productos planeados. Transferir los productos elaborados hacia el usuario en la organizacin, o para la venta a clientes, este incluye la entrega de desperdicio y materiales sobrantes.

No se podrn alcanzar los objetivos de produccin si no se toman en cuenta con un criterio simbitico los relativos a mantenimiento. Sin un mantenimiento adecuado a las instalaciones, planta y equipo, no se puede producir.

Las actividades y objetivos de mantenimiento se pueden dividir en cuatro tipos:

Reparaciones de emergencia

Mantenimiento preventivo

Mantenimiento correctivo

Eliminacin de mantenimiento

Fsico

Financiero

Objetivos del Ciclo de Instalaciones

Fsico
Terrenos Edificios Maquinarias Equipo Herramientas

Activos tangibles

Proveen un rango de servicios que atienden el alojamiento de las operaciones, la produccin directa de bienes y servicios y el soporte a las operaciones

Financier o

Capitalizacin de las instalaciones, maquinaria y equipo Costo beneficio Contabilizacin Gastos por depreciacin

TESORERIA

En la tesorera se conceptualizan funciones de tesorera y administracin financiera y ambas estn relacionadas en allegarse y administrar recursos financieros La administracin financiera por tanto se encarga de aspectos financieros de una organizacin, y su objetivo es dictar y establecer las polticas en materia de pronosticar y planear la obtencin de recursos monetarios, proponer y llevar a cabo programas de financiamiento requerido e inversin de excedentes. La tesorera tiene como funcin el establecimiento de controles en materia de

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

Su objetivo es cubrir cualquier tipo de accin de la organizacin generado por reclamaciones contra individuos o personas morales Los reclamos surgen como consecuencia de la fase intermedia o el suspenso para cobrar una cuenta o algn otro tipo de consideracin. El ciclo de cuentas por cobrar relativo a ventas tiene varios objetivos como la necesidad de otorgamiento de crdito, la satisfaccin del cliente. La organizacin tiene inters especifico sobre la eficiencia de cuentas por cobrar, as como la efectividad de su control.

El ciclo de las cuentas por cobrar cae en tres fases, la primera tiene que ver con las condiciones que originan una cuenta, la segunda cubre la administracin de las cuentas por cobrar y la forma en como fueron creadas, y al tercera consiste en los mecanismos que hacen que la cuenta sea recuperada. El objetivo de los documentos por cobrar es garantizar la recuperacin de un crdito a favor de la entidad.

CUENTAS POR PAGAR

El ciclo de cuentas por pagar y sus objetivos consecuentes esta relacionado con el reconocimiento de todas estas obligaciones y el subsecuente control y manejo de ellas. El proceso de cuentas por pagar se genera por las actividades operativas de la organizacin y enfocado al proceso de control financiero. Los objetivos del ciclo de cuentas por pagar son: la creacin de estas cuentas, como se controlara la cantidad a pagar y la validez del pasivo; la administracin de las cuentas por pagar, y que clase de problemas se encontraran en su registro y control; y los procedimientos por los cuales la cuanta

NOMINAS

El ciclo de nominas es importante ya que las erogaciones por nomina ocupan parte de los gastos de operacin, tambin es importante ya que de este se lograra que exista una eficiencia en la mano de obra. Un objetivo preponderante tiene que ver con el aspecto legal que se debe tomar en cuenta es el ISR, la ley Federal del Trabajo, IMSS, Infonavit, SAR, etc. El costo de nomina es uno de los elementos mas importantes, su objetivo se enfocaran desde el mecanismo en que se crea la nomina, como es procesada y concluye con su pago y archivo

IMPUESTOS

El pago de impuestos involucra la obligacin de contribuir al gasto publico. Los objetivos del proceso ciclo de impuestos inician con la determinacin de impuestos que gravan las operaciones y actividades de la entidad, determinacin de las fechas para su cumplimiento, contar con el personal capacitado que aseguren el pago correcto, oportuno y justo de las obligaciones fiscales, correcto registro de estos gravmenes, creacin de pasivos correspondientes y ciclo de pago de los mismos.

SEGUROS Y FIANZAS

El objeto bsico de este ciclo es el de proteger el patrimonio de la entidad contra todo tipo de riesgos sean fsicos o jurdicos. Los objetivos operacionales de los seguros y fianzas inicial con la determinacin de bienes asegurables susceptibles al riesgo, las actividades con posibilidades de robo o asalto, responsabilidad civil que pudiere resultar a cargo de la entidad por daos a terceros, afianzamientos para pagar cumplimientos y el afianzamiento de fidelidad para cubrir eventuales actos indebidos en que pueda incurrir el personal de la entidad.

Otros objetivos operacionales de este ciclo de cuentas es el no asegurar mas all de lo estrictamente indispensable. Finalmente otro objetivo operativo esta relacionado con la correcta contabilizacin y oportuna reclamacin a aseguradoras y afianzadoras para su adecuado seguimiento y reclamacin.

Papeles de trabajo

PROGRAMA DE AUDITORA OPERACIONAL Inventarios y Almacenes

Fecha o Periodo

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA 01.- Verificar que la funcin de almacenes sea independiente de las actividades de compras, recepcin inspeccin y cuentas por pagar. 02.- Evaluar procedimientos para determinar el tipo de materiales y cantidades de ellos que se van a mover dentro de almacenes 03.- Evaluar los mtodos y formas de almacenamiento de los materiales; de tal manera que se cumpla con requisitos de guarda en buen estado; salvaguarda contra actos indebidos y disponibilidad. 4.- Evaluar procedimientos para entrega de materiales a requirentes. Hacer pruebas sobre la

HECHO POR

REVISADO POR

OBSERVACIONES

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA 5.- Evaluar mtodos de control instaurados con respecto a las entradas y salidas del almacn y registro de existencias, por ejemplo Kardex. Hacer pruebas para verificar que dichos mtodos son respetados

HECHO POR

REVISADO POR

OBSERVACIONES

6.- Evaluar polticas adoptadas para el manejo de material en las siguientes condiciones: Sobrantes de produccin sin uso especifico futuro, material deteriorado, desgastado u obsoleto Hacer pruebas para evaluar decisiones que se hayan tomado al respecto

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA 07.Evaluar los criterios operativos adoptados para la toma fsica peridica in inventarios en aspectos tales como: a) Frecuencia, justificacin b) Impacto en la operacin general por no surtimiento durante la toma de inventarios c) Programacin e instructivos preparadas al respecto d) Preparativos fsicos de acomodado de materiales, en conexin con tarjetas de toma de inventarios e) Proceso de toma fsica f) Recoleccin y proceso de resultados g) Turno y apoyo a contabilidad en

HECHO POR

REVISADO POR

OBSERVACIONES

Programa de Auditora Operacional -PROCEDIMIENTOS PRELIMIARESUNIDAD ADMINISTRATIVA, ACTIVIDAD O FUNCIN A AUDITAR:______________________________ FECHA O PERIODO QUE SE AUDITA:________________________________
HECHO POR

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA OBJETIVO DE LA AUDITORIA 01. Precisar claramente el objeto que se persigue en esta auditora. ESTUDIO GENERAL

REVISADO POR

OBSERVACIONES

Con base en el Cuestionario de Estudio General, obtener y evaluar:

01. Datos generales.

02. Datos Comerciales.

03. Organizacin 04. Datos de Volmenes. 05. Datos financieros

PROGRAMA DE AUDITORA OPERACIONAL PROCEDIMIENTOS PRELIMIARES PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA HECHO POR REVISADO POR OBSERVACIONES

ANLISIS Con base en formatos y apoyos complementarios, analizar y evaluar:

01. Estructura organizacional. 02. Puestos y/o actividades principales 03. Costo-hombre de cada actividad de la funcin sujeta a auditora 04. Elaborar y evaluar cuadro de distribucin costo-cargas de trabajo. 05. Procedimientos de operacin

06. Formas de papelera07. Archivos. 08. Sistema de informacin.

CONTROL INTERNO 01. Estudiar y evaluar el control interno aplicable a la funcin sujeta a auditora.

PROGRAMA DE AUDITORIA OPERACIONAL CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA HECH REVISAD OBSERVACION O POR O POR ES
01. Evaluar procedimientos aplicados para justificar y soportar las cuentas y documentos por cobrar. Hacer pruebas para asegurar el soporte y justificaciones. 02. Evaluar el cumplimiento y apego a polticas instauradas en materia de precios de venta, rebajas, devoluciones y crdito otorgado. Hacer pruebas para cerciorarse de tales cumplimientos. 03. Investigar la oportunidad y celebridad en la creacin de una cuenta o documento por cobrar. Hacer pruebas para cerciorarse de la oportunidad del procedimiento. 04. Investigar y evaluar la procedencia en el registro de las cuentas y documentos por cobrar. 05. Investigar y evaluar la oportunidad en el cobro de las cuantas y documentos por cobrar. Evaluar informacin contenida en reportes de antigedad de saldos. 06. Evaluar procedencia y celebridad en la recuperacin de otras cuentas por cobrar como son anticipos a proveedores, prestamos a empleados, reclamaciones. 07. Evaluar procedencia y justicacion de soportar una cuanta por cobrar con un documento por cobrar.

PROGRAMA DE AUDITORIA OPERACIONAL IMPUESTOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

01. Investigar los impuestos, derechos y aprovechamientos que gravan las operaciones y actividades de la entidad. 02. Investigar si el rea de impuestos de la entidad cuenta con un calendario de obligaciones fiscales. Hacer pruebas para cerciorarse de los cumplimientos en tiempo y forma. 03. Evaluar los conocimientos y capacidades de los responsables de la determinacin y pago de impuestos.

HECHO POR

REVISAD O POR

OBSERVACIO NES

04. Evaluar la capacidad , conocimientos y atencin de asesores externos fiscalistas

05. Investigar y cerciorarse de que los pasivos por obligaciones estn adecuada y oportunamente registrados en la contabilidad.

IMPORTANCIA

La auditoria operacional evala la eficiencia, eficacia y economa con que estn siendo utilizados los recursos, su objeto es promover eficiencia en la operacin y evaluar la calidad de la operacin. El auditor operacional no buscara respuestas satisfactorias que justifiquen el resultado de operacin, su enfoque ser hacer preguntas inteligentes en vez de buscar respuestas inteligentes. El auditor operacional para una buena ejecucin de esta especialidad requerir introducirse, estudiar y conocer otras disciplinas.

Conclusiones
La Auditora Operacional es una actividad que conlleva como propsito fundamental el prstamo de un mejor servicio a la administracin proporcionndole comentarios y recomendaciones que tiendan a mejorar la eficiencia de las operaciones de una entidad. An cuando la costumbre ha asignado el nombre de Auditora Operacional, en el ejercicio de su prctica el auditor operacional no nicamente debe revisar la operacin en s habr de extenderse a la funcin de esa operacin.

Beneficios
Algunos de los beneficios a derivarse de la auditoria operativa incluye la oportunidad de: Reducir los Costos Incrementar los ingresos Crear una poltica para llenar un vaco que a causa de la ausencia de poltica afecta adversamente al organismo Modificar una poltica que no satisface las necesidades del organismo

Volver a definir los objetivos de unidades cuando hayan dejado de integrarse o ser compatible con las metas de largo plazo del organismo.