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TALLER DE INDUCCIN PARA EQUIPOS REGIONALES PROGRAMA OPORTUNIDADES RURALES

Bogot, Agosto 2012

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PARA QUE UN TALLER? Para alinear el trabajo y la responsabilidad de cada integrante del equipo en funcin a los objetivos y desafos que enfrenta el Programa.

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MARCO NORMATIVO Y METODOLOGICO: Exposicin sobre las responsabilidades legales, pautas e instrumentos de trabajo y gestin de pagos. ESTRATEGIA DE SUPERVISIN Y herramienta de Seguimiento y Evaluacin. ACOMPAAMIENTO: Presentacin

CRITERIOS SOBRE CONTABILIDAD: Lineamiento generales de supervisin en esta materia. ASPECTOS CONTRATUALES: Avance en la contratacin y resolucin preguntas sobre los procesos del Operador Tcnico y Financiero.

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Vamos a empezar reflexionando sobre lo que hemos hecho en estos aos.

2007 - 2012

PROYECTOS FINANCIADOS

FAMILIAS USUARIAS

RECURSOS

27.018 480 MER 978; 25 Departamentos

28.610 mm

55.000 Operaciones microcrdito.

77.000 mm

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y con este esfuerzo que es lo que hemos logrado?

2007 - 2012
DESARROLLO PRODUCTIVO EMPRESARIZACIN Y EMPLEO DESARROLLO COMERCIAL

23% de incremento en los activos del negocio de las familias apoyadas. 85% de las organizaciones presentaron cambios positivos en la tecnologa de produccin.

61% de incremento en los ingresos por produccin, empleo y participacin en el negocio. 20% de aumento en el empleo, el 24.88% emplea mano de obra no familiar.

48,31% Consigui nuevos clientes. 67,94% Implement nuevas estrategias de comercializacin.

Fuente: Evaluacin Medio Termino RIMISP- U. ROSARIO UNG-MADR

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MARCO NORMATIVO Y METODOLOGICO

MISIN: garantizar la correcta ejecucin de los recursos pblicos de cofinanciacin asignados a cada uno de los proyectos. RGIMEN JURDICO : DERECHO PRIVADO A.- CUMPLIMIENTO CONTRACTUAL 1.- Objeto. 2.- Actividades: generales y especficas. 3.- Productos a entregar .

B.- GARANTA DE CUMPLIMIENTO A FAVOR DE ENTIDADES PARTICULARES (CORPORACIN) clusula dcima primera contrato de supervisin C. CUMPLIMIENTO PARAFISCALES afiliacin salud, pensin ARP / Ley 100/1993, Ley 797/2003, Ley 1562/2012 (Decretos Reglamentarios y leyes que las modifiquen)

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MARCO NORMATIVO Y METODOLOGICO

DERECHO PBLICO - SUPERVISIN RECURSOS PBLICOS: RESPONSABILIDAD DE PARTICULARES QUE EJERCEN LABORES DE SUPERVISIN O INTERVENTORA DE RECURSOS PBLCIOS ESTATUTO ANTICORRUPCIN Ley 1474 de 2011 Art. 44 sujetos disciplinables: supervisores e interventores de recursos pblicos Endurecimiento penas y las sanciones disciplinarias Fortalecimiento de los procesos de Investigacin y Juzgamiento Implementacin de Polticas preventivas A.- ESTATUTO ANTICORRUPCIN Art 84 la supervisin e interventora implica seguimiento al cumplimiento obligacional de las obligaciones a cargo del Contratista. El Interventor es solidariamente responsable con el Contratista por los perjuicios que causa a la entidad, por el incumplimiento B.- RESPONSABILIDAD FISCAL - Ley 610/2000 Art. 1 Sujetos de Control Fiscal - Particulares en ejercicio de gestin fiscal / Art. 5.Elermentos de la Responsabilidad: culpa y/o dolo y dao / Art. 6 Dao patrimonial al Estado C.- RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA - Art. 25 y 27. Sujetos Disciplinables por accin u omisin Art. 52 y 53. (Art. 44 Ley 1474 de 2011)

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Que busca la labor de supervisin? ESTRATEGIA DE SUPERVISIN Y ACOMPAAMIENTO

Con el fin de cumplir con la finalidad que se propone cada proyecto, de conformidad con los lineamientos, condiciones, especificaciones y dems aspectos establecidos en los TDR de la convocatoria y en el Contrato.

Garantizar la correcta ejecucin de las actividades y de los recursos entregados por Oportunidades Rurales a las asociaciones de microempresarios

Llevando a cabo un continuo seguimiento, control y vigilancia tcnica y presupuestal sobre los bienes, actividades y servicios que se contraten.

A travs de esto, el Programa Oportunidades Rurales busca a partir de un trabajo participativo un proceso metdico de recoleccin de informacin para proporcionar al Ministerio el reporte sobre los progresos y logros de las microempresas apoyadas. As mismo, se requiere apoyo en la labor de divulgacin de actividades, apoyo en la implementacin de acciones con usuarios del Programa, dialogo e interlocucin con los gobiernos departamentales, con una presencia permanente en los territorios.

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Cuales son las pautas metodolgicas para el desarrollo del trabajo?

Los MER firman la minuta de contrato La CCI aprueba la pliza y presentan su primera cuenta de cobro, que es enviada a la CCI

PRIMER DESEMBOLSO, 45% DEL TOTAL DE RECURSOS APROBADOS EN EL PLAN DE INVERSIN

Se hace cuando

SEGUNDO DESEMBOLSO, 45% DEL TOTAL DE RECURSOS APROBADOS EN EL PLAN DE INVERSIN

Se hace cuando

Se ha ejecutado el 80% del primer desembolso El interventor presenta su informe, respaldado por los informes de Contador y Auditor La UNG remite autorizacin a CCI

TERCER DESEMBOLSO, 10% DEL TOTAL DE RECURSOS APROBADOS EN EL PLAN DE INVERSIN

Se hace cuando

Se ha ejecutado el 100% de los dos desembolsos y se ha comprometido el 10% restante. El interventor presenta su informe, respaldado por los informes de Contador y Auditor La UNG remite autorizacin a CCI

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La Estrategia
Julio - Diciembre Visita inicio proyecto Capacitacin precontractual Visita legalizar 1 pago Autorizacin 2 pago. Visita finalizacin proyectos Suscripcin acta legalizacin Visita apoyo Legalizar 2 pago Autorizar 3 pago

Visita apoyo

Aunque se plantea la realizacin de al menos cinco visitas, se debe hacer un seguimiento permanente y continuo a la ejecucin de los proyectos. Semanalmente se har una revisin al sistema de S&E y a la labor desarrollada por cada Interventor y Contador Regional, por parte de la UNG. Se debe mantener una comunicacin permanente y efectiva con los MER y con los miembros de la UNG.

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Los instrumentos
DOCUMENTOS PARA ENTREGA A LA UNG Y POSTERIOR TRMITE DE DESEMBOLSOS DOCUMENTO O AYUDA Carta citacin de visita a MER TIPO DE DOCUMENTO O AYUDA Interventora. Sirve para que el interventor notifique a los MER cuando los vaya a visitar. Uso General. Acta de reunin Sirve de soporte para que los ERS la usen cada vez que se renan con los MER Uso General. Listado de Asistentes Se usa para soportar el acta de reunin Indispensable y entregable. Uso para interventora. Informe de Interventora Sirve para aprobar el pago de los MER, se soporta con el Anexo 1 y 2 ms el informe de Auditor y el diligenciamiento del mdulo virtual de seguimiento (Dropbox) Indispensable y entregable. Anexos 1 y 2 Uso para interventora. Soporta el concepto de Interventora y es elaborado por el contador contratado por la organizacin Indispensable y entregable. Uso para interventora. Informe de Auditor Soporta el concepto de interventora; sin embargo no necesariamente coincide en la apreciacin del interventor Indispensable y entregable Interventora No objecin por cambio presupuestal Sirve para notificar y justificar mediante un anlisis tcnico a la UNG del Programa un posible cambio mayor a $2`000.000 presupuestal que supere el valor de un milln de pesos $2`000.000, a lo cual el responsable de regin de la UNG deber dar su aprobacin.

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Los instrumentos
DOCUMENTOS PARA ENTREGA A LA UNG Y POSTERIOR TRMITE DE DESEMBOLSOS DOCUMENTOS PARA TRABAJO EN CAMPO Y ARCHIVO DEL ERS DOCUMENTO O AYUDA TIPO DE DOCUMENTO O AYUDA Acta de constitucin del Comit de Compras Entregable Interventora Documento por el cual se oficializa la conformacin del comit

Entregable Acta de aprobacin de gastos por Interventora el Comit de Compras Documento soporte de cada una de las compras, adquisiciones y contrataciones realizadas por la organizacin Interventora Solicitud de cambio presupuestal Para trabajo en campo. Sirve para que la asociacin solicite un cambio presupuestal a los interventores Interventora Para trabajo en campo. Acta de entrega de bienes para el Nota: lo deben entregar en el ltimo informe de interventora por cada asociacin. fondo rotatorio La idea es que sirva para dar fe que en efecto los bienes, equipos e insumos que ha dado O.R. han ingresado a hacer parte de un Fondo Rotatorio y son de uso general de la asociacin y no de uso personal

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Las visitas
VISITA CUNDO SE HACE
Antes de iniciar la ejecucin formal de actividades y legalizar cualquier gasto

CARACTERSTICA DE LA VISITA

ETAPAS DE DESARROLLO DEL PROYECTO

QUINES ASISTEN
Al menos el 75% de MER Contador Regional Interventor

MATERIALES Y FORMATOS A UTILIZAR

Citacin Visita Acta de visita Presentacin precontractual Manuales Contratac. y LG Acta conformacin CC Presupuesto ajustado Encuesta inicial Citacin visita Acta de visita Presupuesto ajustado Minutas diligenciadas Documento estrategia F.R. Documento estrategia Vamos Bien

PRIMERA VISITA

Socializacin del proyecto Los MER han suscrito el contrato Aclaracin de las reglas del juego con CCI y se encuentran Levantamiento de la informacin recibiendo el primer desembolso inicial Contador Regional revisa aspectos contables y tributarios de las MER Se revisan los contratos suscritos con contador, auditor y contratistas Se hace supervisin a los avances en la ejecucin de los proyectos Se termina de ingresar la informacin pendiente al sistema S&E Se les presenta la estrategia de Fondos Rotatorios y Vamos Bien Control a la ejecucin del primer desembolso Inicia trmite para autorizacin del segundo desembolso seguimiento a la estrategia de implementacin de Fondos Rotatorios y Vamos Bien Seguimiento a la evolucin de aspectos contables y tributarios de las MER Los MER tienen ya su primer desembolso, han definido con quien contratar, el CC debe haber hecho procesos de seleccin y deben estar el borrador de las primeras minutas

A los quince das de realizada la primera visita

Junta Directiva Comit de Compras Contador de la MER

SEGUNDA VISITA

TECERA VISITA

Cuando se haya comprometido o ejecutado el 80% del primer desembolso. Mximo dos meses despus de la primera visita

Los MER han ejecutado el primer desembolso, al menos en un 80% Han recibido asesora por los TL para FR y Vamos Bien El contador debe haber generado el primer informe de ejecucin y el auditor ya debe haber realizado la visita y generado el primer informe Si hay recomendaciones por parte del auditor stas deben haberse subsanado.

Al menos el 75% de MER Contador Regional Interventor Contador de la MER Comit de compras Comit FR Comit Vamos Bien

Citacin visita Acta de visita Presupuesto ajustado Anexo 1y 2 Informe del Auditor Herramienta S&E diligenciada y actualizada

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Las visitas
ETAPAS DE DESARROLLO DEL PROYECTO
Los MER han ejecutado el primer desembolso, al menos en un 80% Han recibido asesora por los TL para FR y Vamos Bien El contador debe haber generado el segundo informe de ejecucin y el auditor ya debe haber realizado la visita y generado el segundo informe Si hay recomendaciones por parte del auditor stas deben haberse subsanado.

VISITA

CUNDO SE HACE
Cuando se haya comprometido o ejecutado el 100% del primer y segundo desembolsos y se haya comprometido el 10% restante Mximo 45 das despus de la tercera visita

CARACTERSTICA DE LA VISITA
Control a la ejecucin del primer y segundo desembolsos Inicia trmite para autorizacin del tercer desembolso seguimiento a la estrategia de implementacin de Fondos Rotatorios y Vamos Bien Cumplimiento total de aspectos contables y tributarios de las MER

QUINES ASISTEN
Al menos el 75% de MER Contador Regional Interventor Contador de la MER Comit de compras Comit FR Comit Vamos Bien

MATERIALES Y FORMATOS A UTILIZAR

Citacin visita Acta de visita Presupuesto ajustado Anexo 1y 2 Informe del Auditor Herramienta S&E diligenciada y actualizada

CUARTA VISITA

Cuando se haya ejecutado el 100% de los recursos del contrato, incluyendo contrapartida

Verificacin de la TOTALIDAD de los compromisos contractuales Ejecucin tcnica y financiera Cruce de cuentas y determinacin de posibles reintegros si hubiere lugar Se genera el informe final para suscribir el Acta de Liquidacin

Los MER ya han ejecutado la totalidad de los recursos, incluyendo la contrapartida. Se deben tener todas las actas de todos los comits. No deben haber pendientes de pago a nadie

QUINTA VISITA

Al menos el 75% de MER Contador Regional Interventor Contador de la MER Comit de compras Comit FR Comit Vamos Bien

Citacin visita Acta de visita Presupuesto ajustado Anexo 1y 2 Informe del Auditor Herramienta S&E diligenciada y actualizada de ser posible se podra llevar el acta de liquidacin para firmarla

El contador debe haber generado el tercer informe de ejecucin y el auditor ya debe haber realizado la visita y generado el tercer informe

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CRITERIOS SOBRE CONTABILIDAD

PROCESO CONTABLE o Conjunto de actividades que inicia desde que se realizan las operaciones econmicas, se registran, interpretan, se analiza, se archivan y se presenta la informacin contable. (Es responsabilidad de la Organizacin y del Contador desde que se inicia el contrato suscrito con la MER y la CCI hasta su liquidacin).

OBLIGACIONES FISCALES
o De acuerdo con el tipo de organizacin se debern realizar presentar y pagar los impuestos que se deriven de las operaciones econmicas realizadas por la organizacin.. (Retenciones en la Fuente, IVA, ICA, Renta, Medios Magnticos y es responsabilidad de la Organizacin y del Contador desde que se inicia el contrato suscrito con la MER y la CCI hasta su liquidacin).
Programa

En caso de evidenciar cualquier irregularidad informar por escrito al Oportunidades rurales.

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CONTRATACIN, EJECUCIN Y LIQUIDACIN HALLAZGOS COMUNES EN CONTRATACIN

o o o o o o o Falta la carta de autorizacin de cambios presupuestales Interventor o Programa No se existe actas del comit compras con la aprobacin del proceso de compra de bienes o servicios. No hay legalidad en el contrato (mal diligenciado, no existen productos a entregar o no son claros y precisos, faltan firmas). Omisin de plizas Faltan Soportes de las hojas de vida como: Certificados de: experiencia laboral, formacin acadmica, antecedentes disciplinarios. No cumplimiento de requisititos de afiliacin, pago a seguridad social y ARP. No existe carpeta con los documentos soportes del proceso de contratacin (hojas de vida, cotizaciones, certificaciones, RUT, cedula de ciudadana, certificaciones, minuta del contrato, pliza)

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CONTRATACIN, EJECUCIN Y LIQUIDACIN HALLAZGOS COMUNES EN LA EJECUCIN

o No existe el compromiso.

o
o o o o o o o o

Faltan soportes o los mismos no cumplen con los requisitos de Ley: como facturas, cuentas de cobro, soportes de pagos a la seguridad social, entre otros.
Enmendaduras y tachones en todos los documentos o en algunos documentos (anexos 1 y 2). Falta visto bueno de pago. Estn pendientes la entrega de los informes financieros (Notas E.F.)por parte del Contador y conciliaciones bancarias. Esta pendiente el informe del Auditor. Esta pendiente el informe del interventor Faltan Conciliaciones bancarias, extractos bancarios, pagos de impuestos, entre otros. No hay libros de actas. No estn actualizados el sistema de informacin.

No hay archivo (no se ubica la documentacin, o esta en desorden o simplemente no existe).

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CONTRATACIN, EJECUCIN Y LIQUIDACIN HALLAZGOS COMUNES EN LA LIQUIDACION

o o o o No est concluido el proceso de contratacin. No est completo el proceso de ejecucin. No se ha dado cumplimiento al 100% de las recomendaciones dejadas por el Auditor. No se ha dado cumplimiento al plan de mejoramiento de la Contralora General de la Repblica. (no existe proceso contable en la MER, la contabilidad no esta actualizada, no existen estados financieros y notas a los mismos, los estados financieros no son razonables o estn mal presentados (mal sumados, no tiene depreciacin), no existen soportes o no cumplen con los requisitos (firmas), no se presentan y pagan impuestos, no se cumple el proceso de interventora y de auditora.

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PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA CONTRALORA REQUIERE :

El incumplimiento acarrear la denuncia de los Contadores ante la Junta Central de Contadores y a la Organizacin ante la DIAN, por parte de la UNG del Programa.

HALLAZGO DE LA CONTRALORIA
o o o o o No se encontr actualizada la herramienta de seguimiento y evaluacin. En Nario se evidencio que los interventores asignados no cumplen con sus obligaciones contractuales. Auditores con sede en otras regiones que realizan el proceso de auditoria por correo electrnico o por telfono y sus cuentas de cobro son entregadas sin firma. La gestin de los desembolsos con las MER es muy demorada. Las organizaciones visitadas no presentan Notas a los Estados Financieros, tal como lo establece PCGC. En la visita realizada a ASOPRODULAB, Norte de Santander, se evidenci que la contabilidad no est actualizada. Subutilizacin de Bienes - Las organizaciones, tienen contratos con contadores que llevan la contabilidad con software propio; sin embargo, se constat la adquisicin de equipos de computo y Software contable que en la prctica se encuentran subutilizados. Subestimacin en los Estados Contables de las Organizaciones Rurales. Ej no tener registrados los terrenos por valor indeterminado desde el ao 2006.

o
o o

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PRODUCTOS A ENTREGAR POR EL CONTADOR

ACTIVIDAD
- Conocer y socializar con la organizacin el Manual de Legalizacin de Gastos. -Prestar asesora tributaria, laborar y gerencial, en aspectos contables y similares incluido el manejo y registro del Fondo Rotatorio. Aprobacin, Registro y revisin de documentos soportes (Comprobantes de Ingreso, Egreso, Facturas, Cuentas de Cobro, entre otros) y firma de Balances incluido el valor de contrapartida, de acuerdo con las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas.

PRODUCTOS
Recomendaciones. (Especialmente en el manejo del Fondo Rotatorio, pago de impuestos y de la informacin contable) Balances mensuales firmados.

PLAZO ENTREGA
Desde el inicio del contrato hasta su liquidacin

Hasta el 15 de cada mes.

Elaborar al cierre de cada mes la conciliacin bancaria.

Entregar al cierre de cada mes los informes financieros con sus respectivos soportes contables en una carpeta marcada y organizada de acuerdo con las normas de la Contabilidad Generalmente Aceptadas. Elaborar y registrar los impuestos y obligaciones laborales que se generen de los compromisos y la ejecucin del presupuesto aprobado.

Conciliaciones bancarias. Archivo informacin contable. Elaboracin y pago de Obligaciones tributarias y laborales. Anexo 1, anexo 2 y extracto bancario o certificacin bancaria del saldo de la cuenta del proyecto. Otros informes

Hasta el 15 de cada mes.

Hasta el 15 de cada mes. A fecha exigida para el cumplimiento de la obligacin tributaria. Para la legalizacin del primer desembolso. Para la legalizacin del segundo desembolso. Para la legalizacin del tercer desembolso y liquidacin del contrato del CCI y la organizacin. En el momento que se requiera.

Elaborar los anexos 1 y 2 de acuerdo con lo requerido en el Manual de Legalizacin de Gastos. En los casos que se requiera entregar informes solicitados por los diferentes entes de control.

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PRODUCTOS A REALIZAR POR EL AUDITOR

ACTIVIDAD
1. VISITAS AUDITORIA Se deben realizar al menos 3 visitas. 2. AVALAR ESTADOS FINANCIEROS. 3. CERTIFICAR ANEXOS 1 Y 2. 4. REVISAR. Cumplimiento del presupuesto aprobado en valores y porcentaje. Los compromisos adquiridos y la ejecucin de los recursos. Cumplimiento de las obligaciones tributarias y laborales. Cumplimiento de las obligaciones de los contratos suscritos. Que las operaciones estn debidamente registradas, soportadas y archivadas. Manejo y control del Fondo Rotatorio. Cumplimiento al plan de mejoramiento del Programa a la Contralora General de la Nacin. 5. ALCANCE Las 5 reas auditadas. Los resultados. La gestin realizada.

PRODUCTO

PLAZO ENTREGA

1. Informes de auditoria. 2. Recomendaciones. 3. Certificaciones y anexos.

1. 2. 3.

Para tramitar el segundo desembolso. Para tramitar el tercer desembolso. A la liquidacin del contrato.

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GRACIAS
Comunicacin con transparencia al servicio del campo
www.minagricultura.gov.co Telfono: 3341199