DEPARTAMENTO DE RELACIONES PBLICAS Y VENTAS.

Danilo Melgarejo Lina Reales Claudia Osorio Andrea Urrego

RELACIONES PBLICAS.

DEFINICION Las relaciones pblicas son

actividades efectuadas por el hotel para la creacin y mantenimiento de las buenas relaciones entre la empresa y los dems sectores de la opinin pblica con el fin de proyectar una imagen favorable de la organizacin y promover su desarrollo.

RESPONSABILIDAD

En los hoteles pequeos, el gerente es el responsable de las relaciones publicas por una parte, en los hoteles medianos cumple esta funcin el gerente de ventas, y en los hoteles grandes generalmente se cuenta con gerentes de relacione pblicas

TIPOS DE RELACIONES PBLICAS

Las relaciones pblicas se clasifican en dos tipos: las internas y las externas.

PROGRAMA ANUAL

El gerente de relaciones pblicas debe elaborar este programa, el cual ser presentado al gerente general para su aprobacin. Algunos de los aspectos son: A) Fiestas de beneficencia B) Patrocinio de concursos C) Conciertos para la comunidad D) Conferencias del hotel E) Donaciones

RELACIONES CON LAS PERSONAS

Se deben tener excelentes relaciones con los siguientes tipos de personas: A) Clientes B) Accionistas C) Banqueros D) Periodistas E) Presidentes de Asociaciones y Cmaras

IMAGEN DEL HOTELERO

El gerente general y sus ejecutivos deben tener una buena imagen.

MEMBRESAS

Los principales ejecutivos del hotel incluyendo al gerente general, deben pertenecer a asociaciones, pues esto beneficia directa o indirectamente al hotel.

MERCADEO Y VENTAS

DEFINICIN

Se dedica principalmente a las ventas y a la publicidad, aqu es donde se contacta a los clientes y se les presenta la empresa para ofrecerles nuestros servicios.

DEFINICIN

Los directores de eventos, ventas y cuentas son los que informan a los gerentes correspondientes las decisiones de los clientes y: Cierra trato con los clientes una vez que estos queden convencidos de que desean nuestros servicios Elaborar estrategias de publicidad y promocin Buscar clientes potenciales Informar sobre las ventas al departamento de contabilidad y finanzas.

RESPONSABILIDAD -PLANTACIN-

Es la responsabilidad ms importante del Dpto. de ventas de cualquier hotel. En ciertas reas como las de ventas a grupos de convenciones, las reservaciones se hacen de dos a cinco aos antes. En otras, como suceden con las ventas de las agencias de viajes y las ventas de banquetes, el periodo puede ser mas corto, pero aun as se reservan con mucha anticipacin a la fecha real. Puesto que las metas de largo alcance son extremadamente importantes, es vital una plantacin correcta para alcanzarlas.

RESPONSABILIDAD -POLTICAS-

En todas las fases de la operacin del hotel deben establecerse ciertas polticas y buscar su perfecta adopcin, particularmente En el rea de ventas, ya que el proceso de vender debe hacerse considerando ciertas polticas.

LAS POLTICAS DE VENTAS DEBEN ESTABLECERSE POR LO SIGUIENTE:

Las tarifas para futuras reservaciones tratase de grupos, convenciones, agencies de viajes, individuos o banquetes. Capacidad de los grupos que sern aceptados en ciertas pocas del ao segn las distintas temporadas. Importes de los depsitos por anticipados que se obtendrn y que intervalos. Pagos de comisiones. Requisitos, como lista de alojamiento, pre etiquetado del equipo, reasignacin de habitaciones y trmites generales. Numero de cuarto gratuitos que se darn a los grupos. asignacin general de las habitaciones, entre grupos e individuos. Las polticas establecidas en relacin con cada uno de estos puntos deben ser de tal forma que produzcan el mximo ingreso para el hotel.

INVESTIGACIN

Para obtener la mayor cantidad posible de negocios con grupos y convenciones, y especialmente debido a que estos negocios deben reservarse con mucha anticipacin a la fecha de llegada debe realizarse una investigacin para establecer y desarrollar las fuentes de tales negocios. La investigacin es por tanto una funcin particularmente importante del departamento de ventas en las ventas a grupos y convenciones.

ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL

Un gran vendedor independientemente de lo que venda no siempre resulta un gran administrador. De hecho el impulso y entusiasmo deseable en el vendedor puede provocar que su exaltacin por vender pase por algo la necesidad de apegarse a las polticas establecidas; por lo que el personal de ventas debe recibir las indicaciones adecuadas.

COOPERACION INTERDEPARTAMENTAL

Muchos hoteles tienen problemas que proceden de una falta de comunicacin o cooperacin entre el departamento de ventas y los otros departamentos. Vender un servicio es como vender un producto; damas de venderlo hay que entregarlo y es intil vender servicios o caractersticas que no pueden proporcionarse.

CAPACITACIN

El departamento con xitos es el que puede capacitar al personal de ventas menos experimentado en un periodo razonablemente corto. La direccin correcta que seguir el entrenamiento es una parte importante de la tarea del director de ventas.

PRESUPUESTO

Ningn departamento de un hotel debe operar sin presupuesto o ms all de este. Los vendedores se han ganado la reputacin justificada o no de no reconocer la necesidad de vivir dentro de un presupuesto.

INCENTIVOS

Aunque los incentivos no son necesarios para motivar al personal de ventas de un hotel, en la industria, estos son utilizados en cierto grado. Sin embargo donde se otorgan es importante que su pago se haga hasta que se concrete el negocio y no al momento de la reservacin, ya que es difcil justifica el pago de comisiones sobre negocios que no se han materializado.

CORREO DIRECTO

El personal de ventas puede comunicarse con los posibles puentes de negocios por correo directo, mediante envos masivos tipo escopetas. Esta tcnica se usa con mucha frecuencia en relacin con las agencias de viajes pero tambin puede realizarse para tener acceso a asociaciones y organizaciones similares.

BIBLIOGRAFIA

http://unimagdalena.edu.co/dependenci as/Paginas/DetalleDependencia.aspx?De pendenciaID=11 http://www.gestiopolis.com/recursos/do cumentos/fulldocs/mar/relpubimca.htm http://www.slideshare.net/carjim119/rel aciones-pblicas-presentation http://es.scribd.com/doc/50786569/3/OB JETIVO-DEL-DEPARTAMENTO-DEVENTAS http://www.slideshare.net/smileinfected /departamentos-de-un-hotel