SISTEMA DE ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA

MINISTERIO DE TRABAJO Direccin de Gestin y Reforma

Jose David Arzabe Armijo

Diseo organizacional

DEFINICIN

Es un proceso que permite ajustar la estructura sobre la base del anlisis organizacional.

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Etapas del diseo organizacional

Identificar y evaluar las necesidades de servicio, de los usuarios internos y externos de la entidad. Identificar los servicios que debe prestar la entidad para satisfacer estas necesidades. Disear los procesos para la produccin de los servicios requeridos. Establecer resultados e indicadores; propuestas de ajustes soluciones a problemas detectados.
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Etapas del diseo organizacional

Identificar y conformar reas y unidades que llevarn a cabo las operaciones necesarias, especificando su mbito de competencia. Determinar el tipo y grado de autoridad de las unidades y su ubicacin en los niveles jerrquicos. Definir los canales y medios de comunicacin dentro de la estructura. Determinar las instancias de coordinacin interna.
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Etapas del diseo organizacional

Definir los tipos e instancias de relacin interinstitucional. Elaborar: Manual de Objetivos y Polticas Manual de Organizacin y Funciones, Manual de Procesos.
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ORGANIGRAMA FUNCIONAL MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA ASISTENTE

SUBORDINADO 1

SUBORDINADO 2

SUBORDINADO 3

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Diseo de los procesos, resultados e indicadores

Se identificarn y establecern los procesos por los cuales se generan los servicios que satisfacen las necesidades de los usuarios. El diseo de los procesos ser formalizado en el Manual de Procedimientos.
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Diseo de los procesos, resultados e indicadores

Se proceder al diseo de los procesos en forma general o de las actividades, de acuerdo con los requerimientos de la entidad: Los procesos descritos en forma general, seguirn las etapas determinadas en el Reglamento Especfico del Sistema de Organizacin Administrativa.
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Diseo de los procesos, resultados e indicadores

Los procesos seleccionados para ser descritos hasta el nivel de procedimientos, seguirn al menos, las siguientes etapas: Definicin del objetivo del proceso. Ordenamiento lgico y secuencial de tareas necesarias, como tambin su descripcin. Identificacin de los insumos que requieren los procedimientos y sus especificaciones. Identificacin de la unidad responsable de la ejecucin de cada tarea, o del cargo respectivo. Jose David Arzabe Armijo

Diseo de los procesos, resultados e indicadores

Descripcin de los registros, formularios u otros impresos a utilizar. Identificacin de los resultados verificables. Definicin de periodos de seguimiento y ajustes.

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Identificacin y conformacin de reas y unidades organizacionales

Una vez definidos los usuarios, los servicios y los procesos de la entidad, se identificarn y conformarn sobre la base de estos, las unidades organizacionales, las que tendrn objetivos organizacionales especficos. Posteriormente, se conformarn las reas agrupando unidades que requieren estar relacionadas entre s, y se determinar su mbito de competencia.
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Formalizacin del diseo organizacional

El diseo organizacional se formalizar en los siguientes documentos: Manual de Organizacin y Funciones Manual de Procedimientos.

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Manual de Organizacin y Funciones

QUE INCLUIR: Las disposiciones legales que regulan la estructura. Los objetivos institucionales. El organigrama. La disposicin legal interna de aprobacin.
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Manual de Funciones para las unidades de nivel superior:

Los objetivos El nivel jerrquico y relaciones de dependencia. Las funciones. Las relaciones de coordinacin interna y externa.

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Manual de Funciones para las otras unidades

Los objetivos. La relacin de dependencia. Las funciones

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Manual de Procedimientos

Denominacin del proceso. Objetivo del proceso. Normas de operacin. Descripcin del proceso y sus procedimientos debidamente detallados. Diagramas de flujo. Formularios y otras formas utilizadas. Fecha de vigencia. mbitoJose David Arzabe Armijo de aplicacin.

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Diagrama de Flujo

Es una representacin grfica de los pasos en un proceso. Util para determinar como funciona. Sirve para examinar los diferentes pasos. Ayuda a descubrir causas de problemas, cuellos de botella, pasos innecesarios, circulos de duplicacin para lograr mejoras.
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Smbolos de los diagramas de flujo

Una etapa o tarea del proceso.
Punto de verificacin o decisin. Punto de almacenamiento. Formulario o documento. Inicio o fin del proceso. Cola o punto de espera
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PROCEDIMIENTO PARA CAJA CHICA

Unidad Solicitante Jefe Unidad Administrativa
Registra la Solicitud y remite El formulario

Responsable de Compras Contrataciones

Encargado de Almacenes

Responsable de Fondo Fijo de Caja Chica

Inicio

B
Recepcin del Form. y Seleccin del proveedor

Solicitud del Form. Solicitud De Mat.y/o Compras Con Fondo Fijo De Caja Chica

Formulario Solicitud de Mat. y/o Comp.

Existencia Del Material Entrega de Material previa Firma del Form. De Almacen Movimiento de

Llenado del Formulario y Remisin del mismo

SI
NO

Form. Solicitud De Mat. Y/o Comp.

Formulario Solicitud de Mat. y/o Comp.

B A
Material Requerido ? Comunica Deficiencia a Almacenes O Resp. Caja Chica

SI

Evaluacin Para La Comp.

Remite el formulario Solicitud de Mat. y/o Compras con....

Form. Mov. De Alm.

Adquisicin del Material Y entrega del mismo Previa firmad el Form.

Form. Solicitud

A D
NO
Form. Solicitud De Mat. y/o Comp.

D D
Verificacin del Material Para el cambio respectivo Y entrega del mismo

si
Utiliza el Material

FIN

Remisin del Formulario Comunicando la imposibilidad de la Compra

Verificacin del Material Para la Devolucin al Proveedor y Entrega Del Material

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