ADMINISTRACION GENERAL

Profesor: SR Claudio Alarcn

Material preparado solo para las clases presenciales

Proceso Administrativo

1. 2.

Planeacin Organizacin

3.

Direccin y Control

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Elementos de la Planeacin

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Los propsitos o aspiraciones La investigacin de los factores que influyen en los propsitos Los objetivos Las estrategias Polticas Programas Programas Presupuestos Procedimientos

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ORGANIZACION

Es la funcin que consiste en definir las actividades laborales organizndolas jerrquicamente para alcanzar las metas establecidas

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Estructura Organizacional

Es la agrupacin tcnica de las relaciones que debe presentarse entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de una Institucin en forma eficiente.

Estructura Organizacional

Caractersticas de la Estructura Organizacional 1.- Unidad de Mando. 2.- Jerrquica de la estructura 3.- Especializacin 4.- Autoridad. 5. La departamentalizacin 6. Delegacin de autoridad, nunca responsabilidad 7. Organizacin formal e Informal

Estructura Organizacional

El Organigrama

Organizacin Formal e Informal

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DIRECCION

Es la ejecucin que de acuerdo a la estrategia y alternativa escogidas para realizar el plan, conduzca al objetivo o meta que se han planteado

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Funciones de la Direccin

1. 2. 3. 4.

Motivacin Comunicacin Toma de decisiones (estratgicas, tcticas, operativas) Liderazgo

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CONTROL

Es un proceso que determina lo que se esta realizando y lo que se ha realizado, valorando y aplicando medidas de correctivas para reorientar la accin hacia los objetivos y eventualmente reformular los planes

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El control se fundamenta en la existencia de la planeacin, si no hay plan, no hay nada que controlar.

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Principios del Control

1. 2. 3. Autocontrol, comparar el resultado con lo planeado Excepcin, analizar y corregir las desviaciones mas importantes Economa, no debe ser el control mas caro que lo que se esta controlando

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Presupuestos

Definicin

Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones establecidas.

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Objetivos Ser una gua de accin. Permite comparar lo real con lo planificado. Evaluar la actuacin de la compaa. Optimizar el empleo econmico de los recursos. Trabajar en forma anticipada y previniendo los hechos.

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Funciones principales 1. control financiero de la organizacin. 2. Descubrir qu es lo que se est haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes, para verificar los logros o medir las diferencias. 3. Desempear tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organizacin.

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Clasificacin 1. SEGN LA FLEXIBILIDAD Rgidos, estticos, fijos o asignados/Flexibles o Variables 2. SEGN EL PERIODO DE TIEMPO A corto plazo A largo plazo 3.SEGN EL CAMPO DE APLICACIN EN LA EMPRESA De operacin o econmicos -Presupuestos de Ventas: -Presupuestos de Produccin:. -Presupuesto de Compras -Presupuesto de Costo-Produccin: -Presupuesto de flujo de efectivo: -Presupuesto Maestro Financieros -Presupuesto de caja 4. SEGN EL SECTOR DE LA ECONOMA -Presupuestos del Sector Pblico -Presupuestos del Sector Privado

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Proceso Administrativo de los Presupuestos PRINCIPIOS DE PLANEACIN

1)Previsin 2)Costeabilidad 3)Flexibilidad 4)Unidad 5)Confianza

6)Participacin 7)Oportunidad 8) Contabilidad por reas de responsabilidad.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN 1)Orden 2)Comunicacin.

PRINCIPIOS DE DIRECCIN 1)Autoridad 2)Coordinacin. PRINCIPIOS DE CONTROL 1)Reconocimiento 2)Normas y 3)Conciencia de Costos.

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Proceso Administrativo de los Presupuestos PRINCIPIOS DE PLANEACIN

1)Previsin 2)Costeabilidad 3)Flexibilidad 4)Unidad 5)Confianza

6)Participacin 7)Oportunidad 8) Contabilidad por reas de responsabilidad.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN 1)Orden 2)Comunicacin.

PRINCIPIOS DE DIRECCIN 1)Autoridad 2)Coordinacin. PRINCIPIOS DE CONTROL 1)Reconocimiento 2)Normas y 3)Conciencia de Costos.

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Ejemplo Elabore un presupuesto a partir de la siguiente informacin

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Flujo de Presupuesto

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Ejercicio Elabore el presupuesto para los prximos 5 meses, para un negocio que pretende incorporar un nuevo equipo a su proceso de produccin. Esta innovacin, permitira aumentar las ventas mensuales en un 10 % sobre el mes inmediatamente anterior. Actualmente se mantiene en la cuenta del Banco , la cantidad de $120.000, los sueldos de l personal al mes son de $450.000, los gastos bsicos en promedio mensual alcanzan los $75.000. Esta empresa acostumbra a vender a crdito a sus clientes, hasta el 50% cuyo plazo de cobranza es del 60 das. La patente comercial de $160.000, se paga en dos cuotas semestrales y la publicidad se paga en forma mensual por $45.000. A los proveedores se les paga cada 30 das y en razn del 10% sobre las ventas. Los vendedores comisionan el 2% sobre las ventas y se cancelan cada 30 das. Las ventas del primer periodo se estimaron en $700.000 y para cada mes se supondr que el 50% de ellas se recibe al contado. Un vez desarrollado el presupuesto , redacte dos estrategias de retroalimentacin.

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Flujo de Presupuesto

HERRAMIENTAS DE PLANIFICACION

Toma de Decisiones 1.- Determinar la necesidad de una decisin. Reconocimiento de que se necesita tomar una decisin 2.- Identificar los criterios de decisin. (Nuevo, despreciando el tamao, marca, prestigio)

3.- Asignar peso a los criterios. Es necesario ponderar cada uno de ellos y priorizar su importancia en la decisin.
4.- Desarrollar todas las alternativas. Elaborar una lista de todas las alternativas disponibles para la solucin de un determinado problema.

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Toma de Decisiones 5.- Evaluar las alternativas. La evaluacin de cada alternativa se hace analizndola con respecto al criterio ponderado. 6.- Seleccionar la mejor alternativa. - Evaluacin econmica. - Evaluacin social. - Evaluacin ambiental. - Seleccin de la alternativa. - A travs de la experiencia. - A travs de la experimentacin.

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En las organizaciones en general y en las empresas en particular suele existir una jerarqua que determina el tipo de acciones que se realizan dentro de ella y, en consecuencia, el tipo de decisiones que se deben tomar, es frecuente dividir una empresa en 3 niveles jerrquicos

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HERRAMIENTAS DE PLANIFICACION

Matriz de Decisin 1.- Buscar las diversas alternativas de decisin. 2.- Determinar los factores objetivos que pueden ser cuantificables por la Empresa. 3.- Asignarle una ponderacin a cada variable y para cada alternativa de decisin entre el 0 y el 3, tomando en cuenta que el 0 evala sin importancia al factor y 3 al ms importante.

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Matriz de Decisin

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Matriz de Decisin 4.- Definir para cada factor objetivo una ponderacin entre el 0 y el 10, segn la importancia del factor en el proyecto que se desarrolla. 5.- Finalmente se multiplican cada ponderacin del factor objetivo con las ponderaciones individuales de cada alternativa de decisin.

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Matriz de Decisin

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Matriz de Decisin
Ejemplo: Un capital puede invertirse en tres negocios distintos, y en cada uno de ellos se ha asignado un factor objetivo de evaluacin..

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Matriz de Decisin
Ejemplo: Un capital puede invertirse en tres negocios distintos, y en cada uno de ellos se ha asignado un factor objetivo de evaluacin..

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Matriz de Decisin
Ejemplo: Un capital puede invertirse en tres negocios distintos, y en cada uno de ellos se ha asignado un factor objetivo de evaluacin.

Se escoge la alternativa 1, invertir en un minimarket por tener mayor ponderacin.

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Ejercicio
Tome una decisin en relacin al destino del presupuesto de una panadera de barrio. Decisin 1: compra de un horno industrial Decisin 2: ampliar la produccin a pasteles y tortas Decisin 3: abrir una sucursal en otra comuna Los factores objetivos para el anlisis son los siguientes: -Personal; el nuevo local y la nueva produccin requieren contratacin -Clientes; positivo escenario la nueva sucursal -El nuevo horno necesita aumentar la infraestructura -Se exigen permisos especiales para la nueva sucursal -El retorno de la inversin se estima en 4 meses para el horno, 6 meses para la nueva produccin y 1 ao para la sucursal.

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rbol de Decisiones

Un rbol de decisin es un modelo de prediccin que se construyen en base a diagramas de construcciones lgicas. Sirven para representar y categorizar una serie de condiciones que ocurren de forma sucesiva, para la resolucin de un problema. Son diagramas de decisiones secunciales que muestran sus posibles resultados. stos ayudan a las empresas a determinar cuales son sus opciones al mostrarles las distintas decisiones y sus resultados. La Opcin que evita una prdida o produce un beneficio extra tiene un valor.

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rbol de Decisiones

Pasos para elaborar un rbol de decisiones

1.- Encontrar el problema que requiere de la toma de decisiones. 2.- Definir las diversas alternativas de decisin. 3.- Calcular la probabilidad de que se cumpla la condicin definida. 4.- Calcular los ingresos que generara cada decisin 5.- calcular los costos que generara cada decisin

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rbol de Decisiones

Ejemplo

Una Empresa desea decidir si es el momento de elaborar un nuevo producto o consolidar una ya existente.

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rbol de Decisiones

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rbol de Decisiones
Calcular las probabilidades de los sucesos y determinar los ingresos de cada decisin

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rbol de Decisiones
Calculo de los Ingresos
0.4*500.000 = 200.000 0.4* 25.000 = 10.000 0.2* 1.000 = 200 = $ 210.200 0.1*500.000 = 50.000 0.2* 25.000 = 5.000 0.7* 1.000 = 700 = $ 55.700 0.3*200.000 = 60.000 0.4* 10.000 = 4.000 0.3* 3.000 = 900 = $ 64.900 0.6* 10.000 = 0.4* 1.000 = 6.000 400 = $

6.400

Calculo de las utilidades generadas por las ramas de decisin. U = IT - CT

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rbol de Decisiones

Se elige la opcin de desarrollar un producto nuevo y con una gestin meticulosa, dado que es la otorgara una mayor ganancia.

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Ejercicio de Aplicacin
Climactiva, es una empresa joven, dinmica y proactiva con un amplio espritu de crecimiento y objetivos claros. Hacen nfasis en el cumplimiento de los acuerdos y garantizan la calidad de los servicios que entregan, destacando profesionalismo, capacidades tcnicas y dominio en el rea lo que los hace una empresa lder. Visin" contribuir al desarrollo de sus clientes, entregando productos y servicios de excelencia aportando a su calidad de vida y laboral y agregando valor a la compaa. Misin:Empresa lder en servicios de aire acondicionado con una orientacin profesional y comprometida, con permanente espritu de crecimiento y amplio reconocimiento en el mercado

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Durante el ao 2009, los ejecutivos tienen la intencin de expandir sus actividades y buscar nuevas alternativas de negocio. Estas pueden ser:
1.- Comercializar un termo panel aprovechando la energa solar. 2.- Importar cortinas de aire, desarrollando la extraccin de aire. 3.- Asesoria en instalacin de equipos, montaje de equipos y accesorios de acuerdo a requerimientos del cliente. Se consideran como variables objetivas de anlisis los siguientes tems con sus respectivas ponderaciones: 1.- Los clientes 10 2.- La economa actual 8 3.- Las polticas externas 9 4.- El clima 5

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Las probabilidades de desarrollar cualquiera de las opciones, segn el tiempo de respuesta del mercado, se detallan en la siguiente tabla resumen.

Las tablas de ingresos y costos, para cada opcin, son las que se indican respectivamente a continuacin:

Actividad 1.- Tome una decisin eficiente a partir de: la matriz de decisin y el rbol de decisin 2.- Cualquier informacin adicional, deber suponerla y dejarla registrada en la hoja de respuesta.

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Optimizacin del Tiempo

La Carta Gantt es un sistema de cronograma del proyecto. Proporciona detalladamente el tiempo de duracin de las actividades. Permite reordenar la matriz lgica en caso de posibles inconsistencias.

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