Sistemas de Informacin, Estrategias

Ing. Neicer Campos Vsquez Ingeniera de Sistemas e Informtica UAP - Chepn

Introduccin Caso inicial : Orchis Paper Products

Compaa de fabricacin de servilletas, papel sanitario, pauelos (fund.1950).

La compaa sufre una serie de problemas en los 90s.

causa Estrategia de alto costo (incursin en un mercado privado en CA.)

se declara en quiebra en 1992 y 1995

Los nuevos gerentes que llegaron optaron por otra estrategia que se basa en el costo mnimo, maximizando la produccin, para ello han tenido que implantar un Sistema Contable y en MRP (Manufacturing Resources Planning) logrando ser un empresa rentable y ocupando un lugar privilegiado en el mercado.

Introduccin Caso inicial : Orchis Paper Products

Esta compaa consigui una ventaja competitiva usando SI

Podr mantener esta ventaja en forma sostenible

Se necesita buscar nuevas formas de mantener dicha ventaja

y para lograrlo se necesita enfrentar ciertos retos.

Retos Gerenciales de Orchis Paper Products

Integracin

- Se puede dar utilizando sistemas ERP - Son difciles de implementar

Mantenimiento de la ventaja competitiva

Para mantener la ventaja competitiva se debe tener en consideracin:

Las condiciones cambiantes del mercado

Las formas de hacer negocios por Internet (comercio electrnico). Expectativas de los clientes (Servicios). La tecnologa.

Clases de Sistemas de Informacin

Clases de SI
Nivel estratgico Nivel administracin Nivel conocimientos Nivel operativo

Grupo al que sirve

Administradores de nivel superior Administradores de nivel medio Trabajadores de conocimientos

Clase de apoyo
Planes a largo plazo Control y seguimiento Diseo de Prod. Manejo de Info.

Administradores operativos
Ventas Produccin Finanzas Contabilidad Recursos Y marketing Humanos

Monitoreo de tareas diarias

Clases de Sistemas de Informacin

Sistemas en el nivel operativo Monitorea Actividades y Transacciones elementales de la org. seguimientos, avances, operaciones rutinarias de la organizacin y reportes frecuentes

Sistemas en el nivel conocimientos Ayuda descubrir, organizar e integrar conocimientos nuevos al negocio

Controlar Flujo de documentos y organizacin y control de operaciones

Sistemas en el nivel de administracin

Control, Toma de Rene los datos operativos procesa decisiones, Administracin de los administradores del Salidas: informes peridicos nivel medio

Clases de Sistemas de Informacin

Sistemas en el nivel estratgico

? Congruencia de entorno exterior y capacidades competitivas de la Org.

Se busca

SOPORTE A:

Decisiones estratgicas Internas Decisiones estratgicas Externas

EMPRESA

Resolver con tendencia a largo plazo largo

Satisfacer las nuevas necesidades encontradas
Se busca

MERCADO, COMPETENCIA, PROVEEDORES

Ejemplo de Sistemas de Informacin en forma de niveles

Nivel estratgico

Pronstico de Tendencias de ventas (t) Rastrea las cifras De ventas mensuales

Nivel administracin Nivel conocimientos

Busca formas de Promocionar los productos

Nivel operativo

Registra las cifras diarias de ventas y pedidos

rea funcional : Ventas Tipo de Sist. : Sistema de Ventas

Tipos de sistemas de informacin

Sistemas de Informacin
Sistemas de apoyo a las operaciones Sistema de apoyo De Conocimiento Sistemas de Apoyo Gerencial Sistemas de apoyo estratgico

Sistema de Procesamiento De transacciones TPS

Sistema de trabajo De conocimiento KWS

Sistemas de Informacin Gerencial MIS Sistema de Apoyo a Decisiones DSS

Sistema de Apoyo a Ejecutivos ESS

Sistema de Automatizacin De Oficinas OAS

Sistema de Apoyo a Ejecutivos (ESS, Executive Support Systems ) Sistemas de Informacin Gerencial (MIS, Management Information Systems) Sistema de Apoyo de Decisiones (DSS, Dicision Support Systems) Sistema de Trabajo de Conocimientos (KWS, Knowledge Work Systems) Sistema de Automatizacin de Oficinas (OAS, Oficce Automations Systems) Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS, Transaction Procesing Systems)

Caractersticas de los Sistemas de

Informacin
TIPO DE SISTEMA ENTRADAS DE INFORMACIN Datos clasificados Externos o internos Datos de bajo vol. Modelos analticos Herramientas para el anlisis de datos Data de transac. Modelos simples Especificaciones de Diseo, datos Documentos Programas Transacciones PROCESAMIENTO SALIDAS DE INFORMACION Proyecciones Respuestas Informes especiales Anlisis de decisiones Respuestas Informes sinpticos USUARIOS ESS Grficos y simulaciones Simulacin y anlisis Administradores De nivel superior Profesionales administradores

DSS

MIS

Informes rutinarios Modelos simples Modelado Simulacin Adm. De docs Programacin Clasificacin, Listado, Actualizacin

Administradores De nivel medio Profesionales Personal tcnico Ingenieros oficinistas

KWS

Modelos Grficos Documentos Programas Correos Informes resmenes

OAS

TPS

Personal operativo, supervisores

Sistemas de Nivel Operativo

Sistema de Procesamiento de transacciones (TPS)
QUE ES LO QUE HACE?

Registran y procesan datos resultantes de transacciones comerciales. Operaciones rutinarias (Trans.) Sistema computarizado marcha del negocio(informes,resumenes) En este nivel las tareas, recursos y metas estn muy bien definidos y estructurados
EJEMPLO

Sistema de procesamiento de transacciones de nmina

Datos del empleado DATABASE

Contabilidad General
Informes gerenciales

Elementos de Datos De la BD nmina Empleado Nmero Nombre Direccin ... Restricciones Impuestos

Sistema de nmina

Documentos del gobierno

Cheques de empleados Consultas Nomina Nempleado Nombre Salario Impuesto...

Sistemas de Nivel Operativo

Tipos de TPS
CATEGORIAS FUNCIONALES DE LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES SISTEMAS DE MARKETING/ VENTAS Adm. De ventas Investigacin de mercados Promocin SISTEMAS DE PRODUCCION Programacin Compras Embarques/recepcio nes SISTEMAS DE FINANZAS Y CONTABILIDAD Presupuestos Contabilidad general Facturacin SISTEMAS DE RECURSOS HUMANOS Expedientes personal Prestaciones Compensacin OTROS (unu)

Admisiones Calificaciones Cursos

PRINCIPALES FUNCIONES DEL SISTEMA

Fijacin de precios
Productos nuevos Sistemas de info. De pedidos Sistemas de investigacin de mercados Sistemas de fijacin de precios

Ingeniera
Operaciones Sistemas de planificacin de recursos materiales Sist. De control de ordenes de compra Sistemas de ingeniera Sistemas de control de calidad

Contabilidad de costos

Relaciones laborales
capacitacin

Ex alumnos

Contabilidad general

Nmina

Sistema de registro

PRINCIPALES SISTEMAS DE APLICACION

Cuentas por pagar y cobrar Presupuestos Sistemas de manejo de fondos

Expedientes de empleados Sistemas de prestaciones

Sistemas de control de planes de estudio

Sistemas de Nivel de Conocimiento

Sistema de trabajo de conocimientos (KWS)
QUE ES LO QUE HACE?

Apoya la creacin de nuevos conocimientos Satisface necesidades de informacin de la empresa

EJEMPLO

Sistemas CAD (Diseo Asistido por Computadora) Sistema de Imgenes de Documentos

DATABASE DE DOCUMENTOS

Almacenamiento en disco

MACROCOMPUTADORA

ndice de imgenes Documentos del gobierno

Sistema que digitaliza documentos recibidos, lo almacena y distribuye en forma electrnica

LAN

WorkStation Digitalizadora

Discos pticos (CD) en lnea

Sistemas de Nivel de Conocimiento

Sistema de Automatizacin de Oficinas (AOS)
QUE ES LO QUE HACE?

Manejan y controlan documentos procesamiento de texto, auto edicion y archivado digital Programan actividades calendarios electronicos Comunican correo electronico, voz o teleconferencia
EJEMPLO

Sistemas de procesamiento de textos(soft, hard que manipula docs)

Sistemas de Nivel de Administracin

Sistema de Informacin Gerencial (MIS)
QUE ES?

Tipo de inters: Resultados semanales, mensuales

Dependientes De datos TPS para obtener sus Informes y resmenes

SOP ORT E administraci n Toma de decisiones

MIS: Poco flexibles, capacidad analtica reducida, Carencia de algoritmos complejos, orientacin interna

Sistemas de Nivel de Administracin

EJEMPLO

CODIDO DE PRODUCTO

DESCRIPCION DE PRODUCTO

REGION DE VENTAS

VENTAS REALES

VENTAS PLANEADAS

REALES VS. PLANEADAS

4469

Limpiador de alfombras

TOTAL

Noroeste 4,006,700 Sur 3,778,112 Medio Oeste 4,867,001 Oeste 4,003,440 16,715,253

4,800,000 3,750,000 4,600,000 4,400,000 17,550,000

0.85 1.01 1.06 0.91 0.95

Informe producido por un MIS

Sistemas de Nivel de Administracin

Figura: Relacin MIS con TPS

TPS
Sistema de Procesami ento de pedidos
Sistema de Planificaci n de Recursos Materiales Sistema de Libro Mayor
Archivos de Contabilidad Datos de venta

MIS

Archivo de pedidos

Datos de costos de productos unitarios

Archivo Maestro de Produccin

Datos de cambios de productos

MIS

Datos de Gastos

informes

administradore

Sistemas de Nivel de Administracin

Sistema de Apoyo a Decisiones (DSS)

Ayudan a tomar decisiones que son semiestructuradas, nicas o que cambian rpidamente (Complejos). Deben responder con rapidez para ejecutarse varias veces al da. Uso directo por parte del usuario. Mayor capacidad analtica para elaborar modelos.
TRANSPORTE Archivo de buques

CARGA PRODUCTO

Archivo limites de distancia

FABRICA
Archivo de costos de combustibles

DSS para estimar viajes

la velocidad optima? Patrn de carga ptimo? Cual es la tarifa ptima?

Archivo de costos de contratacin De buques fleteados Informes gastos

Archivo de gastos de puerto

Sistemas de Nivel Estratgico

Sistema de Apoyo a Decisiones (DSS)
WS ESS

Apoyan a Decisiones no estructuradas, se disean de modo que puedan incorporar datos externos. A diferencia de otros tipos de WS ESS sistemas estos no se disean para resolver problemas especfico (son Mens altamente analtico).

Mens Grficos Comunicaciones Procesamiento local

Datos TPS/MIS Datos financieros Sistemas de oficina

Datos internos

Datos externos
Leyes Mercado competidores

Grficos Comunicaciones Procesamiento local

WS ESS
Mens Grficos Comunicaciones Procesamiento local

Relacin entre Sistemas

Sistema de apoyo a ejecutivo ESS

Sistema de administracin MIS

Sistema de administracin DSS

Sistema de conocimiento KWS y OAS

Sistema de procesamiento de transaccin TPS

Ejemplos de sistemas de informacin

Sistemas de informacin y estrategia de negocio

tipos de SI ayuda a la organizacin solucion de problemas importantes

en las ultimas dcadas

Algunos de estos sistemas

Prosperidad de los negocios

y supervivir a largo plazo

Sistemas estratgicos

Sistemas de informacin y estrategia de negocio

Que es un sistema de informacin estratgico

Modifican
SIE Podran Alterar el negocio de la organizacin
Sistemas de nivel estratgico Metas, operaciones , productos, los servicios o las relaciones con el entorno de las organizaciones

Ventaja sobre competidores

<>

SIE se usan en todos los niveles de la orga . alcance y raices mas profundos

ORGANIZACIN: Operaciones internas

SIE
operan

relaciones con los clientes/proveedores

niveles estratgicos: negocio, compaa industria

Uso estratgico de los sistemas modelo adecuado para ejecutar anlisis

aprovecha tecnologa de los sistemas de informacin

TI

Sistemas de informacin y estrategia de negocio

Estrategia en el nivel de negocio y el modelo de cadena de valor:

Como es posible competir eficazmente en este mercado

especifico?
Estrategias Genricas: Convetirse en el productor de bajo costo Diferenciar el producto o el servicio, Alterar el alcance de la competencia. Ampliando el Mercado Mercados globales Economias de escala Estrechando Mercado Mercados de nicho Generar Productos y Servicios de alto margen que no se consiguen en otro lado

La integracin de los Sistemas de Informacin y la Estrategia Empresarial

Una estrategia se puede definir como un conjunto integrado de acciones encaminadas a incrementar a largo plazo la prosperidad y las fortalezas de la empresa

La falta de una estrategia de SI puede dar lugar a uno o varios de los siguientes problemas

Los competidores, proveedores y clientes pueden conseguir ventajas sobre la empresa. Los objetivos empresariales se convierten en inalcanzables, debido a las limitaciones de los sistemas. Los sistemas no estn integrados, lo que genera una duplicacin del esfuerzo, inexactitud, retrasos y una gestin inadecuada de la informacin. Las tecnologas elegidas no se integran e incluso se convierten en una limitacin para la empresa.

La implantacin de sistemas se retrasa, su costo excede de lo previsto y fracasan en la obtencin de los beneficios esperados, debido a la falta de una clara definicin de las necesidades bsicas del negocio Las prioridades y los planes se modifican continuamente, dando lugar a conflictos entre los usuarios y el presonal del SI, asi a como una productividad baja. No existen medios de establecer unos niveles adecuados de recursos de SI TI con los que evaluar las inversiones y establecer las prioridades de forma congruente

La estrategia de SI y TI
Estrategia Empresarial

Estrategia de SI

Estrategia de TI

Entradas y salidas de la estrategia de SI-TI

Oportunidades De los SI TI

Estrategia empresarial Entorno interno De la empresa

Estrategia del SI QUE

Entorno exteno De la empresa

Planificacin Estratgica De SI TI

Prioridades de necesidades Arquitectura de los servicios

Carpeta de aplicaciones futuras

Enorno externo De SI TI

Entorno interno De SI TI Carpeta Actual de aplicaciones

Estrartegia de TI COMO

La estrategia de sistemas de informacin

Define las necesidades de informacin y de sistemas que tiene la empresa, as como las funciones que la integran. Si la organizacin opera en ms de un negocio, entonces cada negocio tendr su estrategia para satisfacer las necesidades corporativas globales. La estrategia del SI ha de definir QUE sistemas de informacin precisa la empresa para el futuro prximo, sobre la base de un anlisis de la propia empresa, su entorno y su estrategia de negocio. El objetivo es definir las necesidades de aplicaciones de SI-TI, en lnea con los planes y aspectos crticos de la empresa. Estas necesidades cambiarn con el tiempo y las necesidades han de actualizarse, revisarse y priorizarse de forma continuada, en base a las exigencias del negocio.

La estrategia de tecnologa de la informacin

Define como se van a satisfacer las necesidades en base a las prioridades de la estrategia del SI y a la TI necesaria para desarrollar y operar las aplicaciones actuales y futuras. Esto supone determinar la forma en que han de desarrollarse las aplicaciones, y COMO se van a adquirir, utilizar, controlar y gestionar los recursos tecnolgicos y humanos necesarios para satisfacer las necesidades de la empresa. Tambin describir qu actividades han de llevarse a cabo, y la forma en que se han de organizar, proporcionando, por tanto, las bases para la definicin y la ejecucin de los proyectos que, al cabo, darn lugar a la instalacin de una aplicacin correcta.

El equilibrio entre la demanda y la oferta

Equilibrar las cuestiones que afectan a la demanda y a la oferta y proporcionar resultados que aseguren que los planes de la empresa son viables Implantar un proceso que integre el negocio y la planificacin de SI-TI, as como los resultados derivados de esta relacin entre ambos

Planificacin estratgica de SI-TI

Disponer de un marco de trabajo coherente que sea comprendido por todo el personal implicado El proceso de planificacin debe contar con todos los recursos necesarios

Si entra basura, sale basura

Gigo Garbage In Garbage Out

Estrategia empresarial Entorno interno De la empresa

Oportunidades De los SI TI

Estrategia del SI QUE

Entorno exteno De la empresa

Planificacin Estratgica De SI TI

Prioridades de necesidades Arquitectura de los servicios

Carpeta de aplicaciones futuras

Enorno externo De SI TI

Entorno interno De SI TI Carpeta Actual de aplicaciones

Estrartegia de TI COMO

Los procesos para la direccin estratgica

Definir un vector Estratgico Definir Las estrategias
Control

Ejecutar las Estrategias

Control

Definir la misin y los objetivos. Evaluar la situacin y las opciones, y hacer la seleccin

Planificacin estratgica de las opciones elegidas

Implantar

Pensamiento estratgico informal y oportunismo

Cualquier proceso de direccin estratgica consta de tres etapas principales y debe incorporar dos enfoques esencialmente diferentes. El enfoque puede ser formal e informal. El equilibrio entre ambos Impulsa la creatividad y capacidad hacia los niveles inferiores de la organizacin, de forma que se encuentre la mejor forma de alcanzar los objetivos y el vector estratgico definido por la alta direccin

GESTIONA DE LA ESTRATEGIA

El desarrollo de la estrategia empieza con herramientas como las declaraciones de misin, valores y visin, junto con el anlisis externo competitivo, econmico y ambiental, que se resumen en el FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas). Las cinco fuerzas de Porter, el marco del posicionamiento competitivo, la visin de la estrategia basada en los recursos, las competencias centrales, las estrategias ocano azul, entre otras

SG para integrar la planificacin estratgica y la ejecucin operacional.

Arquitectura estratgica y operacional:

Los gerentes desarrollan la estrategia. La organizacin planifica la estrategia utilizando las herramientas como los mapas estratgicos y los cuadros de mando. Los gerentes alinean la organizacin con la estrategia desdoblando los mapas estratgicos y los BSC relacionados a todas las unidades organizacionales y a cada colaborador.

Planificar las operaciones utilizando herramientas como la gestin de calidad y de procesos, el sistema de costos basado en las actividades, la planificacin de la capacidad de recursos y el clculo dinmico de presupuestos. Al ejecutar los planes operacionales y la estrategia, la empresa controla y aprende cules son los problemas, las barreras y los desafos. Los gerentes utilizan los datos operacionales internos y los nuevos datos externos del entorno y la competencia para probar y adaptar la estrategia integrando la planificacin de la estrategia y la ejecucin operacional.

Un accionar coherente, eficiente y sostenible tiene en cuenta:

No tener sorpresas desagradables, a nadie le gusta tenerlas. No conformarse nicamente con los hechos, sino conocer las causas e implicaciones de los mismos. Tener un marco de referencia para la toma efectiva de decisiones.

Adquirir un comportamiento proactivo y no reactivo. Alineacin en el accionar, y responsabilidad individual por la contribucin a los resultados. A nadie le gusta una empresa en problemas y que arroje prdidas, por lo que lo ms importante son los buenos resultados financieros.

http://www.ongei.gob.pe/publica/metodologia s/Lib5006/n00.htm