MBA em Gerenciamento de Projetos

Escritrio de Projetos (PMO)

Breno Spindola, MSc, PMP, CSM, ITIL

breno.spindola@gmail.com

Contedo

O que PMO Qual o valor de um PMO Tipos de PMO Como vender um PMO Como implantar um PMO

Contedo

O que PMO Qual o valor de um PMO Tipos de PMO Como vender um PMO Como implantar um PMO

O que PMO

o departamento ou grupo que define e mantm os padres de processo relacionados a gerncia de projetos dentro da organizao. um local fsico dentro de uma organizao que abrigam pessoas com conhecimentos de Gerenciamento de Projetos capazes de fornecer apoio aos gerentes de projetos, ao time do projeto e aos patrocinadores.

O que PMO

um grupo que d suporte s atividades de gerenciamento de projetos Seu foco em G.P. Deve ser compartilhado pela Organizao

Finalidade de um PMO
Dar orientao e apoio que permita a organizao desenvolver e implementar seus projetos de forma mais eficiente, eficaz e efetiva possvel

Finalidade de um PMO

Padronizar informaes, cronogramas, estimativas, relatrios, planos; Ser o elemento central de informaes; Ser um centro de apoio aos times de projetos; Estimular o esprito de equipe; Manter histrico dos projetos; Realizar comparaes de desempenho entre projetos; Estimar riscos e aes de mitigao aos mesmos

Evoluo

Dcada de 60:
empresas de construo pesada e em projetos nicos e complexos principal funo: dar apoio ao gerente de projeto no planejamento e acompanhamento, por meio de prticas computacionais

Dcada de 80:
Expanso do conceito de PMO Adaptao do PMO na hierarquia da empresa Expanso das funes do PMO: desenvolver metodologia de gerenciamento de projetos, criao e manuteno de regulamentos, garantia da qualidade em projetos

Evoluo

Atualmente
Multiplicao do conceito nas empresas Escritrio de projetos corporativo, para obras, para informtica, para engenharia, etc Diversos tipos de Escritrios de Projetos

Onde Fica o PMO

Estratgias Organizacionais Metodologia, Servios, Treinamento, Documentao, Alinhamento

Alta administrao Patrocinadora dos Projetos

Consolidao dos relatrios e controles

PMO
Projeto A Projeto B Projeto C

Acompanhamento, Relatrios de progresso, Controle de recursos

Necessidades do Negcio

Produtos do Negcio

Resultados

Resultados

Resultados

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Contedo

O que PMO Qual o valor de um PMO Tipos de PMO Como vender um PMO Como implantar um PMO

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Valor agregado

Um PMO pode ser comparado a um QG (Quartel General), onde as questes relevantes para o sucesso dos projetos estaro sendo discutidas, auxiliando os gerentes nas tomadas de deciso concentrando-se no planejamento, priorizao e execuo coordenada de projetos vinculados aos objetivos gerais da organizao.

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Motivao

Com um mercado cada vez mais competitivo o PMO vem ganhando espao nas organizaes, principalmente as que desejam ter competitividade, mais eficincia, e acima de tudo uma reduo de custos inteligente sem ter que reduzir o famoso cafezinho.

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Sem PMO
O desempenho dos projetos desconhecido at que falham sejam identificadas Cada projeto segue a sua prpria metodologia Projetos de sucesso acontecem devido s escolhas / experincias do GP

Com PMO
PMO revisa os projetos objetivamente o prestando mentorao e consultoria Projetos seguem uma metodologia padro; um processo consistente Projetos de sucesso acontecem de maneira mais consistente como resultado da utlizao de boas prticas aprendidas pela organizao Gerentes de Projetos constroem uma relao de confiano com o PMO PMO apoia e ajuda nas negociaes com os stakeholders

Gerentes de Projetos tm medo de pedir ajuda Gerentes de Projetos lidam sozinhos com os stakeholders

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Contedo

O que PMO Qual o valor de um PMO Tipos de PMO Como vender um PMO Como implantar um PMO

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Tipos de PMO

Escritrio de projeto autnomo

Escritrio de Projetos de Apoio Escritrio de Projetos Corporativo

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Escritrio de Projeto Autnomo

Desenhado e concebido para um programa, projeto ou iniciativa nica; Geralmente so projetos estratgicos da empresa; montada uma estrutura especfica para gesto e controle;

Muitos casos deste tipo para projetos complexos; Separado das operaes da empresa; Gerenciamento de um projeto especfico; Responsabilidade total sobre o sucesso do projeto.

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Escritrio de Projetos Funcional

Atende uma rea de negcio ou funcional; No Brasil, maioria dos escritrios de projetos so desse tipo; So predominantes dos setores de Tecnologia da Informao;

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Escritrio de Projetos Corporativo

Desenhado e implementado para atender a todos os setores da organizao; Repositrio de informaes sobre portflio de projetos para tomada de decises; Permite empresa acompanhar e validar implementao de sua estratgia;

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Principais Funes

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Facilitar a seleo e a priorizao de projetos e a manuteno do portflio Desenvolver a manter um painel de controle executivo Disponibilizar e manter metodologia e ferramentas Documentao necessria para projetos (documentos padronizados e cronograma) Acompanhar e reportar o progresso Apoiar a implementao de projetos Manter base de melhores prticas Reduzir o ciclo de vida dos projetos Anlise e mtricas de resultados em projetos

Treinamento

Desenvolvimento de treinamento em gerncia de projetos (bsico ao avanado, certificaes, software) Ajuda no desenho de cursos especficos, podendo o PMO prover o treinamento Identificao de fornecedores que possam preparar e desenvolver cursos pertinentes Trabalho conjunto e apoio rea de treinamento da empresa na realizao de cursos

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Manuteno dos Gerentes de Projeto

Descrio de cargos em projetos Alocao da pessoa certa para o cargo certo no momento certo Apoio na contratao de profissionais de projetos necessrios Avaliao das capacidades dos GPs

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Consultoria e Mentorao

Suporte ao desenvolvimento de propostas Assistncia na iniciao e planejamento dos projetos Resposta imediata s necessidades da organizao no gerenciamento dos seus projetos Acompanhamento dos projetos Mentorao com alta gerncia

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Abrangncia de um PMO

O escritrio de projetos pode abranger toda organizao ou a um nico projeto, podendo existir mais de um PMO dentro da mesma organizao, com caractersticas distintas e atuando tambm em nveis distintos na estrutura organizacional.
Presidncia

Presidncia
PMO Corporativo

PMO
Departamento de TI Departamento de Marketing Departamento Financeiro

Departamento de TI
PMO de TI PMO de Marketing PMO Financeiro

Departamento de Marketing

Departamento Financeiro

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Contedo

O que PMO Qual o valor de um PMO Tipos de PMO Como vender um PMO Como implantar um PMO

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Passo 1- Diagnosticar a necessidade de um PMO

No existe um padro para reportar o desempenho dos projetos da empresa? Os gerentes de projetos esto sobrecarregados e sem tempo para anlise de dados e tomada de deciso? Lies aprendidas No so documentadas? A gerncia de projetos No reconhecida como competncia crtica para o sucesso do projeto? Se voc respondeu sim para a maioria das perguntas acima, a implantao de um PMO pode lhe ajudar.

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Passo 2 Levantar as expectativas, necessidades e desejos dos stakeholders do PMO

Alta administrao: precisa das informaes gerenciais dos

projetos para decises estratgicas;

Gerentes funcionais: demanda projetos para as suas reas ou

que compartilham recursos entre atividades dirias da sua rea e projetos;

Gerentes de projetos: que gerenciam projetos, alocam equipes

e exercem todas as funes de gerenciamento dos projetos, desde a concepo at o encerramento;

Equipes dos projetos

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27

Passo 3 Defender os Benefcios a serem alcanados com o PMO

Exemplo de Benefcios:

Uniformizao de ferramentas, formulrios, tcnicas e termos de Gerenciamento de Projeto; Aumento da taxa de sucesso dos projetos quanto a tempo, custo, requisitos e qualidade,com impacto direto na capacidade de trabalho do organizao; Maior alinhamento entre a estratgia da organizao e os projetos; Disponibilizao de informaes sobre projetos para a tomada de decises da alta administrao;
Alguma forma de escritrio de projetos necessria.
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Exemplo de Benefcios (Cont.)

Processo padro definido (produto e projeto) Pessoal treinado Processo padro implantado Ferramentas de apoio implantadas Informaes operacionais disponveis Informaes gerenciais disponveis Suporte/consultoria

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Exemplo de Benefcios (Cont.)

Elevao da qualidade do produto Elevao da produtividade Melhores estimativas Bases para negociao com clientes e fornecedores Processo decisrio apoiado em informaes Reduo de custos

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Contedo

O que PMO Qual o valor de um PMO Tipos de PMO Como vender um PMO Como implantar um PMO

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Estratgias de Implantao

Vender o PMO para a administrao

Avaliar os custos necessrios (justificando-os)

Montar equipe Selecionar funes e aplicar em piloto, depois nos demais

Fazer divulgao para rea envolvidas

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Estratgias de Implantao Estruturao

Patrocnio/Recursos/Sensibilizao Recrutamento de pessoal (PMP, CFPS, QUALIDADE, O&M etc...) Definio dos processos do Escritrio de Projetos
Elaborao de normas Treinamento Suporte (projetos, mtricas, ferramentas)

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Definio do processo padro da organizao Definio do ferramental de apoio

Ferramental de apoio
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Gerenciamento de Projetos Estimativas (apoiada em mtrica) Repositrio de documentos Repositrio de Normas Repositrio de formulrios Cadastro de projetos Cadastro de sistemas Registro do esforo Indicadores

Ferramental de apoio
Gerenc. de Proj.

Estimat. Cad. Proj. Cad. Sist. Repos. Docum. Form. Instr. Proc. Padro

Indicadores

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Registro do Esforo

Estratgias de Implantao

Joan Knutson prope uma evoluo em 3 estgios

1 - Consultoria interna
Padres Aconselhamento Especializao

2 - Informaes 3 - Gerencial

Acumula informaes de diversos projetos Dissemina informao consolidada Servios compartilhados Iniciativas estratgicas

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Estratgias de Implantao

A Resistncia a mudana natural

Superar progressivamente, em seqncia cada etapa e camada de resistncia

Identifique os segmentos mais receptivos e favorveis

Deixe que o sucesso do PMO com as reas piloto exera seu efeito positivo no ambiente

preciso conquistar a aceitao para que o PMO possa se construir um valor permanente e autosustentvel para a Organizao

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A sustentao

A medida que o PMO comea a ser reconhecido e procurado como autoridade e parte do processo corporativo

Continue buscando meios para melhorar a performance dos projetos Analise atentamente o ambiente de trabalho e identifique oportunidade e ameaas Analise qualitativa e quantitativamente o PMO a cada 6 meses Procure implementar processos e ferramentas de uso comum que promovam integrao e melhor comunicao entre os seus clientes

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Mitos

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Quem nunca cometeu um erro nunca tentou nada novo Albert Einstein

No acredite que implantar um escritrio de projetos instalar um software, muito mais do que isso; No buscar apoio dos alto-executivos, por acreditar que o trabalho de implantar um PMO meramente tcnico; Implantar um PMO visando criao de um ambiente de fiscalizao e no de colaborao; Achar que PMO moda no mercado e segui-la porque todo mundo est fazendo; Querer implantar a soluo em todas as reas de uma vez. Cuidado, o Bom inimigo do timo; Ter medo de cometer erros,

Dificuldades na Implantao

Desvio dos objetivos Amplitude de escopo Cultura organizacional Rotatividade de pessoal Ansiedade por resultados Imposies do negcio (ex. prazos)

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Dificuldades na Implantao

Para que as empresas consigam amadurecer ao ponto de se implantar um PMO necessrio:

Quebrar paradigmas Trabalhar e investir na mudana de cultura Criar um ambiente de colaborao favorvel com ganhos claros para todos e no apenas para os executivos Definir um padro de trabalho a ser utilizado de forma democrtica e sem muitas imposies Alinhar a estratgia da empresa aos projetos e aos objetivos empresariais

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Por que Escritrio de Projetos falham?

No percebido o impacto positivo na entrega dos projetos.

O PMO visto como uma ameaa. O PMO est organizacional. em um nvel muito baixo da estrutura

O PMO no tem o apoio e o reconhecimento dos gerentes funcionais.

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Exerccio

Tempo: 90 minutos (elaborao + apresentao)

Elabore o planejamento inicial do PMO da sua organizao. Para tal, defina:

Nvel de maturidade da organizao atual (experincia em gerenciamento de projetos, grau de sucesso dos projetos, nvel de formalismo aplicado aos projetos etc) Baseado no nvel de maturidade da organizao, o tipo de PMO e a sua misso Ex: Criar Escritrio de Projetos de Apoio que estabelea e implemente as melhores
prticas de gerenciamento de projetos em benefcio da organizao numa maneira de encorajar colaborao, padronizao e melhoria nos resultados dos projetos

Principais stakeholders e os seus desejos, necessidades e expectativas. Em outras palavras, quais os desafios a serem enfrentados pelo PMO (Matriz de Oportunidades do PMO formada pelas colunas desafio, oportunidade e prioridade) Ex: Desafio
Dificuldade da gerncia snior ter uma viso consolidada do desempenho dos projetos

Oportunidade
Prover relatrios de desempenho do projeto de maneira central e consolidada Mdia

Prioridade

As principais objetivos do PMO de acordo com as oportunidades definidas no passo anterior (Matriz de Declarao de Valor formada pelas colunas oportunidade, objetivos do PMO e Periodicidade) Ex: Oportunidade
Prover relatrios de desempenho do projeto de maneira central e consolidada

Objetivos do PMO
Implementar relato de anlise de valor agregado Criar repositrio de relatrios para fins de histrico e rastreabilidade

Periodicidade
Curto Prazo Mdio Prazo

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Contedo

O que PMO Qual o valor de um PMO Tipos de PMO Como vender um PMO Como implantar um PMO Benchmarking em Gerenciamento de Projetos

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Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil

Benefcios obtidos com a gerencia de projetos
Maior comprometimento com objetivos e resultados Disponibilidade de informao para tomada de deciso Maior integrao entre as reas funcionais Aumento da qualidade Reduo dos prazos Otimizao da alocao de recursos humanos Aumento da produtividade Reduo dos custos Maior retorno sobre o investimento (ROI) Outros 0% 5% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 21% 30% 38% 44% 49% 61% 68% 67% 77%

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Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil

Funes mais comuns nos PMOs
Definio de Padres, metodologias e ferramentas Controle dos projetos Apoio no Planejamento dos projetos Suporte a alta administrao Coaching no gerenciamento de projetos Treinamento em gerncia de projetos Suporte a software de gerncia de projetos Definir mtricas Gesto de portflio de projetos Auditoria de projetos Gesto do conhecimento Seleo e priorizao de projetos Designar gerentes de projetos Pool de recursos para projtos Outros 0% 9% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 30% 27% 25% 43% 50% 68% 80% 80% 89% 89% 86% 100% 100% 100%

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Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil

Nvel de resistncia ao tema Gerenciamento de Projetos
Extremamente resistente Resistente Pouco resistente Nenhuma resistncia 1% 23% 19%

57%

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Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil

Tempo de existncia do PMO
9% 23% Mais de 4 anos 21% Entre 2 e 3 anos Entre 1 e 2 anos Entre 6 meses e 1 ano Menos de 6 meses

21%

26%

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Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil

Iniciativas de implementao de um PMO
9% 8% 5% 5%

73%

Estamos exatamente durante o processo de implementao do PMO Iniciaremos o processo de implementao nos prximos 6 meses Iniciaremos o processo de implementao nos prximos 12 meses Iniciaremos o processo de implementao nos prximos 24 meses No pretendemos ter um PMO em nossa empresa

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Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil

Funcionrios nos PMOs
12% Mais de 10 funcionrios De 4 a 10 funcionrios 3 funcionrios 12% 2 funcionrios 40% 1 funcionrio 16%

20%

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Principais Referncias

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Kerzner, H., Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling, 9th edition, Ed. John Wiley & Sons, USA, 2005. Kerzner, H., Project Management Best Practices: Achieving Global Excelence, 1st edition, Ed. John Wiley & Sons, USA, 2006. Letavec, C. J., The Program Management Office: Establishing, Managing and Growing the Value of a PMO, Ed. J.Ross Publishing, USA, 2006. Project Management Institute (2004) A Guide to the Project Management Body of Knowledge. 3rd Edition. Project Management Institute, USA. Meredith, J. (1995) Project Management: A Managerial Approach. 3rd edition. Ed. John Wiley & Sons, USA. Mulcahy, R. (2005) PMP Exam Prep. 5th edition. Ed. RMC Publications, USA.