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Trato Directo

Tabla de Contenidos
Introduccin Qu es un trato directo o contratacin directa? Cundo debemos usar el trato directo? Qu pasos debemos seguir para efectuar una adquisicin mediante trato directo?
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Introduccin
Dentro de los mecanismos de compra que se contemplan en el actual sistema de adquisiciones del sector pblico, podemos encontrar el de Convenio Marco, la licitacin pblica, la licitacin privada y el trato directo. En esta gua explicaremos cules son las principales caractersticas del sistema de contratacin mediante trato directo, cundo utilizarlo y cules son los pasos a seguir para contratar directamente.

Qu es un Trato Directo o Contratacin Directa?

El trato directo es un procedimiento simplificado de contratacin de un servicio o adquisicin de un bien. En trminos generales, no considera todos los requisitos y formalidades propios de una licitacin pblica o privada. Se trata de un mecanismo de compra que se usa de manera excepcional, cuando no es posible usar el Catlogo Electrnico o la Licitacin Pblica. Y en este caso, requeriremos justificar esta circunstancia en una resolucin

fundada.

Como veremos, el trato directo es un sistema de contratacin donde, como prctica general, el llamado es abierto a todos los proveedores. En algunos casos excepcionales, que mencionaremos ms adelante, el sistema nos permite escoger selectivamente a los proveedores o enviar directamente la orden de compra a uno que previamente hemos seleccionado.

Podemos distinguir tres grandes formas de trato directo, que ilustramos en la figura siguiente.

Abierto o Pblico con cotizacin: Esta debiese ser la prctica general, donde hacemos un llamado en el que cualquier proveedor del rubro podr participar.

Tipos de Trato Directo

(segn el proceso)

Cerrado o Privado con cotizacin: Excepcionalmente se permite a la entidad licitante seleccionar tres proveedores del rubro, selectivamente, con ciertos requisitos. Sin cotizacin: : En este caso, compramos directamente a un proveedor previamente seleccionado.

Al igual que en el resto de los mecanismos de compra, en el caso del trato directo, las rdenes de compra se deben emitir siempre a travs del sistema de informacin ChileCompra. El hecho de que sea trato directo no significa que podamos comprar fuera del sistema.

Es importante tener en cuenta que est prohibido fragmentar las contrataciones con el objeto de alterar el sistema de contratacin. Ello significa que no podemos realizar las compras por partes, evadiendo un determinado mecanismo de compra establecido en la ley.

Cundo debemos usar el Trato Directo?

Como hemos venido sealando a travs de estas guas, en especial la que se refiere a la definicin del mecanismo de compra, el sistema de adquisiciones pblicas privilegia que las adquisiciones se realicen a travs del Catlogo Electrnico de Convenios Marco y/o mediante el mecanismo de licitaciones pblicas. Por lo tanto, la contratacin o trato directo debe usarse en los casos referidos en el Art.

8 de la Ley 19.886 de Compras Pblicas y en el Art. 10 del Reglamento de dicha ley, que son los que a continuacin sealamos: Adquisicin privada anterior sin oferentes: Estamos en presencia de una
adquisicin que se hizo por licitacin pblica, pero en ella no se presentaron interesados, por lo cual debimos recurrir en segunda instancia a una licitacin privada en la cual tampoco hubo ofertas. En este caso la opcin para resolver nuestra adquisicin es el trato directo. Por ejemplo, hemos licitado pblicamente para adquirir un equipo altamente sofisticado, pero no ha habido oferentes en ese proceso. Hemos vuelto a realizar una licitacin, esta vez privada, sin que se hayan presentado nuevamente oferentes. Ante esto, debemos usar el trato directo, pues es el ltimo mecanismo posible.

Remanente de una adquisicin pblica anterior: Se trata del caso en que

debemos contratar para realizar o bien para finalizar un contrato previo que se haya terminado anticipadamente por incumplimiento u otras causales. En este caso, el remanente del contrato anterior debe ser igual o menor a 1.000 UTM, para que podamos celebrar este contrato por medio del trato directo. Por ejemplo, tenemos un contrato previo para la adquisicin de un sistema informtico. Sin embargo, ste ha debido terminar anticipadamente por incumplimiento parcial. Lo que queda por cumplir, podemos contratarlo por trato directo.

Compras Urgentes: Se trata de

casos de emergencias o imprevistos que nos obligan

a realizar una adquisicin que no estaba previamente planificada, y que viene a satisfacer una necesidad imperiosa e impostergable de nuestro servicio. Es fundamental que la calificacin de urgente de una determinada adquisicin sea realizada por resolucin fundada del jefe superior de la entidad que contrata. Por ejemplo, la rotura de un tranque producto de las lluvias invernales, nos obliga a contratar urgentemente un servicio de reparaciones.

Es importante tener en cuenta que la calificacin indebida de una situacin como urgente o de emergencia, acarrea sanciones de multa de 10 a 50 UTM, aplicable al Jefe Superior del servicio. Por lo tanto, es necesario ser muy cuidadosos al calificar necesidades como urgentes.

Proveedor nico: se trata del caso en que slo existe un proveedor de un bien o
servicio en el mercado, o bien el producto o servicio tiene caractersticas nicas. Por esta razn, no tiene sentido realizar procesos competitivos de cotizacin. Debe tratarse de una situacin objetiva, en la cual no existe otro proveedor que pueda brindarnos esa prestacin que requerimos. Por ejemplo, la divisin jurdica de nuestro servicio requiere suscribirse al Diario Oficial, que como sabemos, es editado exclusivamente por una sola empresa.

Convenios de servicios con personas jurdicas extranjeras: Se trata de

contratar empresas extranjeras para la prestacin de servicios que deban ejecutarse fuera del territorio nacional.

Por ejemplo, una de nuestras embajadas requiere contratar un sistema de servidor de Internet. Este servicio es prestado por una empresa extranjera (la del pas donde est la misin diplomtica) y en el extranjero.

Es recomendable invitar a aquellos proveedores extranjeros que tengamos y que podramos requerir en el algn momento, a inscribirse en el sistema ChileCompra, a fin de agilizar el proceso de adquisicin cuando lo requiramos.

Servicios que revisten carcter confidencial: Estamos ante la necesidad de

contratar servicios que, previamente determinados por Decreto Supremo, sean confidenciales ya que su difusin podra afectar la seguridad o inters nacional.

Por ejemplo, es necesario contratar un servicio para el levantamiento de mapas cartogrficos en zonas fronterizas. Es un tema en el cual est involucrada la seguridad nacional, por lo cual podemos recurrir al trato directo.

Naturaleza de la contratacin: Nos enfrentamos aqu a contrataciones que por

su propia naturaleza hacen necesario recurrir al trato o contratacin directa. Es decir, son casos en que la lgica y el sentido comn nos indican que el trato directo es el nico mecanismo posible y resulta, por tanto, indispensable usarlo. Aqu encontramos varios criterios que debemos aplicar y que el Reglamento de la Ley de Compras Pblicas establece en el Art. 10 N 7.

a)

Prrroga de un contrato de suministro o contratacin de servicios conexos respecto de un contrato suscrito con anterioridad, siempre que el monto de esta prrroga no supere las 1.000 UTM. Por ejemplo, cuando hemos celebrado previamente un contrato de suministro de gas licuado que debemos prorrogar, por un monto inferior a 1.000 UTM. Contratacin financiada con gastos de representacin, de conformidad a las reglamentaciones presupuestarias correspondientes. Por ejemplo, necesitamos contratar un almuerzo que, conforme a la reglamentacin presupuestaria que nos rige, debe financiarse con gastos de representacin. Contrataciones en las cuales est involucrada la seguridad de autoridades y es necesario contar con un proveedor discreto y de confianza. Por ejemplo, es necesario contratar un servicio de guardaespaldas para los lderes mundiales que asistirn a una Convencin Internacional en Santiago. Es necesario que este servicio lo provea una empresa que asegure la mxima discrecin pues est involucrada la seguridad de altos mandatarios nacionales e internacionales.

b)

c)

d)

Consultoras en materias que se encomienden a un proveedor en consideracin a sus especiales facultades o caractersticas. Por ejemplo, nos encontramos ante la necesidad de contratar una consultora en materia de poltica satelital, la cual slo puede ser encomendada a una empresa que tiene aos de experiencia en la materia. Contratacin que slo puede realizarse con proveedores que son dueos exclusivos de derechos de propiedad intelectual, industrial, de licencias o patentes. Por ejemplo, un servicio de salud requiere contratar un laboratorio para el desarrollo de un medicamento. Este producto corresponde a una licencia exclusiva de este proveedor, por lo cual debemos recurrir al trato directo para contratar con l. Contrataciones de tal magnitud o confianza que obligan a recurrir a un proveedor determinado, pues slo ste garantiza confianza y seguridad. En este caso, debe estimarse y probarse fundadamente que no existen otros proveedores que otorguen esa confianza y seguridad. Por ejemplo, nuestro servicio requiere contratar una sala cuna para las madres que laboran en l. An habiendo varias sala cuna en el medio, slo una en especial es capaz de garantizar confianza y seguridad suficientes, pues sus estndares de calidad, higiene y atencin a los menores siempre han demostrado ser de confianza y, adems, ser superiores a sus competidores. Esta circunstancia, que debe ser justificada en la correspondiente resolucin, nos permite usar el trato directo. Servicios accesorios (reposicin o complementacin de equipos compatibles con los que han sido previamente adquiridos). Por ejemplo, hemos adquirido previamente un stock de computadores porttiles, los cuales requieren una ampliacin de memoria y nuevos discos duros. Estas piezas son complementarias a los equipos, por lo cual esta contratacin puede hacerse por trato directo. Contrataciones que, de ser conocidas pblicamente mediante una licitacin, puedan poner en serio riesgo su eficacia. Por ejemplo, nuestro servicio de salud requiere contratar un estudio de evaluacin de los sistemas de higiene en los restoranes de la ciudad. En este caso, la eficiencia del estudio podra verse comprometida si se usara un proceso de contratacin pblico, por lo cual es mejor recurrir al trato directo con un proveedor. Para estos efectos, la publicidad es enemiga de la eficacia.

e)

f)

g)

h)

Contrataciones iguales o inferiores a 100 UTM: A fin de hacer ms expeditas

las adquisiciones que sean iguales o menores a 100 UTM se ha contemplado un sistema de contratacin que puede ser pblico (abierto a todos los proveedores) o bien privado (el proceso aqu se restringe a tres proveedores a los que podemos invitar selectivamente en casos excepcionales).

Es importante que usemos, por regla general, el mecanismo pblico o abierto a todos los proveedores, pues ello permitir contar con compras ms transparentes y eficientes (menores precios y/o mayor calidad). Otra ventaja adicional de realizar procesos abiertos es que, en caso de recibir una sola oferta acorde a nuestros requerimientos, podemos adjudicar a este nico oferente.

Sin perjuicio de que se trata de un mecanismo de compra ms expedito y sencillo, es indispensable que elaboremos trminos de referencia claros y precisos, estableciendo claramente los criterios de evaluacin. Ello permitir a los proveedores realizar ofertas de mejor calidad, mejorando nuestro proceso de contratacin. Adems, es requisito fundamental que justifiquemos el uso del trato directo mediante una resolucin fundada, que debemos publicar en el sistema dentro de las 24 horas siguientes a su dictacin. En esta resolucin debemos sealar que se trata de una adquisicin igual o inferior a 100 UTM.

Recuerde que el plazo de 48 horas que se establece para las adquisiciones menores a 100 UTM es un plazo mnimo, por lo cual puede resultar conveniente ampliarlo, en la medida que sea necesario. Un plazo ms amplio da tiempo para que ms proveedores presenten ofertas y que adems estas sean mejores. Adems, evite imponer plazos que se cumplan durante fines de semana o que slo dejen la opcin de preparar la oferta en das no laborales. Se trata de una prctica que tiende a disminuir el nmero de oferentes y que adems puede hacer presumir al mercado de proveedores que los procesos estn previamente convenidos.

Si tenemos dudas acerca del monto definitivo de la adquisicin y ste podra ser superior a los 100 UTM, se debe recurrir al mecanismo de licitacin pblica, pues as nos aseguramos de cumplir con la Ley y, adems, usamos el mecanismo que garantiza la mayor transparencia.

Qu pasos debemos seguir para efectuar una adquisicin mediante Trato Directo?
No debemos olvidar que antes de usar este sistema de contratacin o cualquier otro, es fundamental que tengamos bien definidos cules son nuestros requerimientos, cul es nuestra necesidad y cul es el producto o servicio que la satisface especficamente. Antes que todo, debemos saber qu es lo que necesitamos, para despus plantearnos cmo lo adquiriremos.

Para profundizar y aprender ms sobre cmo definir los requerimientos, le recomendamos leer la gua de esta coleccin: DEFINICIN DE REQUERIMIENTOS.
Las actividades que ser necesario realizar para las adquisiciones va trato directo dependern del tipo de trato, es decir, si es con o sin cotizacin. La siguiente figura ilustra las diferencias y posteriormente detallamos cada una de estas actividades.

Tipos de Trato Directo

Con Cotizacin (pblica o privada)

Sin Cotizacin

1. Determinar que estamos en las circunstancias reguladas 2. Redactar Trminos de Referencia 3. Dictar una Resolucin Fundada 4. Publicar la Resolucin 5. Cotizar (Llamado a ofertar) 6. Evaluar y Adjudicar 7. Enviar Orden Compra (Elaborar Contrato)

Determinar que efectivamente nos hallamos en algunas de las circunstancias que

la Ley 19.886 de Compras Pblicas y su Reglamento establecen. Ello es de suma importancia, pues no debemos olvidar que el trato directo es un mecanismo excepcional. Siendo una decisin de alto contenido normativo, es indispensable consultar con el equipo jurdico, de forma de asegurar la legalidad de la adquisicin. Ello nos evitar incurrir en errores que puedan ser objetados mas tarde por los rganos fiscalizadores.

Redactar trminos de referencia: Pese a que estamos en presencia de un

sistema de adquisiciones simplificado, esto no significa que podamos descuidar la calidad de nuestro proceso. Por eso, resulta fundamental que expresemos con claridad qu es lo que queremos comprar o qu servicio necesitamos contratar, lo cual se hace redactando trminos de referencia claros y precisos.

Qu elementos bsicos deben contener los trminos de referencia?

Unos trminos de referencia claros y precisos, deben contener al menos: Descripcin detallada de las caractersticas del bien o servicio que requerimos: Esto permitir que la oferta que nos hagan los proveedores sea concordante con nuestra necesidad. Requisitos y condiciones de oferentes para que las ofertas sean aceptadas, que considera toda la documentacin y antecedentes que se estimen necesarios acerca de los proveedores.. Mecanismos de consulta y/o aclaraciones, sealando a quin deben remitirse las consultas y los mecanismos para ello (foro, va mail, telefnica, etc.). Criterios de evaluacin: Son fundamentales, as como el mtodo que se usar para comparar las alternativas, lo que implica establecer indicadores para los aspectos claves que se desea evaluar y el modo en que se piensan calcular. Esto significa definir criterios de evaluacin objetivos y, por ende, medibles. Asimismo, la Ley establece que se debe buscar la oferta ms conveniente y no atender slo al factor precio. Estos factores adicionales pueden ser: experiencia, calidad tcnica, costos de operacin y mantenimiento, plazo de entrega, servicios postventa, garantas, etc. Modalidad de pago del contrato, sealando el modo de cancelacin de los pagos y las condiciones para que stos se efecten. Plazo de entrega del bien o servicio, sealando los perodos en que se requiere contar con el bien o servicio contratado. Lugar de entrega, sealando claramente dnde debe entregarse el producto o servicio.

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Dictar una resolucin fundada: Una vez que se ha determinado la concurrencia de alguna de las circunstancias mencionadas, la entidad debe dictar una resolucin fundada que autorice el trato o contratacin directa. En esta resolucin debemos exponer
las razones por la cual usaremos este mecanismo y acreditar la existencia de la o las circunstancias que determina la Ley 19.886 de Compras Pblicas. Una resolucin fundada es un acto administrativo, dictado por el Jefe Superior del Servicio, en el cual se resuelve una determinada cuestin exponiendo las razones y consideraciones que llevan a esa decisin.

Componentes de una resolucin:

Vistos: En esta parte debe hacerse referencia a las normas legales y administrativas que autorizan y regulan la decisin que se adopta por medio de la resolucin. Considerando: En esta parte se expresan los argumentos que se usan para tomar una decisin en un sentido u otro. Resuelvo: Esta es la parte decisoria de nuestra resolucin, en donde tomamos una decisin, en este caso la de autorizar el mecanismo de trato directo.

Ejemplo: La Direccin de Aguas requiere contratar abogados para realizar un curso de capacitacin en derecho de aguas y reformas legales al sistema de regularizacin de pozos. El presupuesto de la Direccin es menor a 100 UTM. Por lo tanto, si la Direccin de Aguas autorizara esta compra excepcional en razn del monto de la misma (menor a 100 UTM), entonces la resolucin deber citar el artculo 8 letra h) de la Ley 19.886 de Compras Pblicas y los artculos 10 N 8 y 51 del Reglamento de dicha Ley.

Publicar la resolucin: Una vez dictada esta resolucin, debe publicarse en el

sistema de informacin ChileCompra, especificando el bien o servicio que se trata de adquirir. Esta resolucin debe publicarse dentro de las

24 horas siguientes a su

dictacin.

Por lo tanto, si dictamos una resolucin un da lunes a las 16:00 hrs.,

debemos publicarla a ms tardar antes de las 16:00 hrs. del da martes.

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Cotizar: Salvo las excepciones que determina la Ley, cuando procedemos por trato o contratacin directa, se requiere un mnimo de tres cotizaciones previas. Estas cotizaciones deben realizarse siempre a travs del Sistema de Informacin ChileCompra y, por lo tanto, slo a proveedores que estn inscritos en el sistema.
En los casos contemplados en las letras c), d), f) y g) del Art. 8 de la Ley 19.886 de Compras Pblicas, no es necesario contar con tres cotizaciones previas. Esta cotizacin se lleva cabo cuando creamos la adquisicin en el sistema, completando la ficha de adquisicin y, por lo tanto, adjuntando los trminos de referencia previamente elaborados.

Slo en los siguientes casos no es necesario contar con tres cotizaciones: Cuando se trata de compras urgentes. Cuando existe un nico proveedor del bien o servicio. Cuando se trata de servicios confidenciales o que afectan la seguridad o inters nacional. Cuando la naturaleza de la adquisicin haga indispensable recurrir al trato directo.

En la mayora de los casos, existir un llamado a ofertar para cotizar. En stos es muy importante que: 1. Sea especfico en el nombre de la adquisicin: evite utilizar nmeros (ej. trato #433) o nombres muy genricos (ej. curso), ya que sta es la informacin que reciben en su correo electrnico los proveedores y probablemente muchos de ellos no siguen revisando la informacin completa del sitio. Adems, es recomendable que cuando el producto o servicio sea para una zona particular, sealar esta informacin expresamente en el nombre. Por ejemplo, Curso Capacitacin Reforma Familiar VI Regin. 2. Antes de publicar, revise que el rubro seleccionado en el clasificador de rubros sea el correcto ya que, al igual que en el caso anterior, una mala clasificacin reducir significativamente el nmero de oferentes, pudiendo inclusive no presentarse ninguno. 12

Evaluar y adjudicar:

Una vez recibidas las ofertas, debemos proceder a la

evaluacin de cada una de ellas, conforme a los criterios establecidos en los trminos de referencia. As, adjudicaremos a la oferta ms conveniente.

Enviar la Orden de Compra: Cuando hayamos seleccionado al proveedor

enviaremos la orden de compra por medio del sistema de informacin ChileCompra. Esta orden de compra, en el mecanismo de trato directo, equivale a la resolucin de adjudicacin, an cuando para aumentar la transparencia es recomendable elaborar una resolucin ms amplia que seale claramente los criterios por los cuales se opt por adjudicar a un proveedor.

Por lo general, al usar el trato directo, la orden de compra ser la expresin escrita del contrato que hemos celebrado con el proveedor. Sin embargo, es conveniente que aquellas adquisiciones de mayor complejidad sean igualmente reducidas a un contrato por escrito, adems de la orden de compra.

Para profundizar y aprender acerca de la importancia de contar con un buen contrato, le recomendamos leer la gua de esta coleccin: GESTIN DEL CONTRATO.

Finalmente, la informacin generada a travs de las adquisiciones va trato directo, nos sirve para elaborar indicadores para tomar mejores decisiones, lo que nos permitir ser cada vez ms eficaces, eficientes y transparentes.

Para profundizar y aprender ms sobre cmo definir indicadores, almacenar y utilizar informacin relevante sobre ste y otros mecanismos de compra, le recomendamos leer la gua de esta coleccin: GESTIN DE INFORMACIN DE COMPRA.

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