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OFICINA DEL INSPECTOR GENERAL

Guas para Auditoras Financieras Contratadas por Beneficiarios del Exterior

Febrero 2009

INDICE
Captulo 1: Propsito de las Guas de Auditora ....................................................................... 4 Antecedentes ....................................................................................................................... 4 Aplicabilidad....................................................................................................................... 4 Responsabilidades de las Misiones de USAID y la OIG.................................................... 5 Costos de Auditora y Sanciones ........................................................................................ 7 Cumplimiento con las Normas de Auditora ...................................................................... 7 Convenios Mltiples y Sub-Beneficiarios........................................................................... 8 Captulo 2: Seleccin de Auditores Independientes................................................................... 9 Firmas de Auditora ............................................................................................................ 9 Instituciones Supremas de Auditora Gubernamentales ................................................... 10 Captulo 3: Objetivos de la Auditora ....................................................................................... 13 Auditora de los Fondos de USAID .................................................................................. 13 Revisin del Estado de Costos Compartidos .................................................................... 14 Auditora de los Estados Financieros para Propsitos Generales..................................... 15 Captulo 4: Alcance de la Auditora .......................................................................................... 16 Pasos Pre-Auditora .......................................................................................................... 16 Estado de Rendicin de Cuentas....................................................................................... 17 Cdula de Costos Compartidos......................................................................................... 20 Convenio con Presupuesto de Costos Compartidos para la Duracin del Proyecto......... 21 Convenio con Presupuesto Anual de Costos Compartidos............................................... 21 Control Interno.................................................................................................................. 22 Cumplimiento con Trminos del Convenio y Leyes y Regulaciones Aplicables............. 24 Seguimiento de Recomendaciones Previas....................................................................... 27 Estados Financieros para Propsitos Generales................................................................ 27 Tasas de Costos Indirectos................................................................................................ 28 Otras Responsabilidades de Auditora.............................................................................. 28 Materiales de Referencia .................................................................................................. 29 Ejemplo 4.1 Carta Ilustrativa de Representacin del Cliente ........................................ 33 Captulo 5: Informes de Auditora ............................................................................................ 35

Captulo 6: Estado Ilustrativo de Rendicin de Cuentas, Cdula de Costos Compartidos y Clculo de la Tasa de Costos Indirectos..................................................... 40 Ejemplo 6.1 Estado Ilustrativo de Rendicin de Cuentas.............................................. 40 Ejemplo 6.2.A Cdula Ilustrativa de Costos Compartidos para Convenios con Presupuestos de Costos Compartidos para la Duracin del Proyecto que No Han Terminado ............................................................................................................. 43 Ejemplo 6.2.B Cdula Ilustrativa de Costos Compartidos para Auditoras de Cierre, de Convenios con Presupuestos de Costos Compartidos para la Duracin del Proyecto, y Auditoras de Convenios con Presupuestos Anuales de Costos Compartidos ...................................................................................................... 44 Ejemplo 6.3 Cdula Ilustrativa del Clculo de la Tasa de Costos Indirectos ..................................................................................................................... 45 Captulo 7: Informes Ilustrativos .............................................................................................. 46 Ejemplo 7.1.A Informe Ilustrativo del Estado de Rendicin de Cuentas con Opinin No Calificada .............................................................................................. 46 Ejemplo 7.1.B Informe Ilustrativo del Estado de Rendicin de Cuentas con Opinin Calificada .................................................................................................... 48 Ejemplo 7.2.A Informe Ilustrativo sobre Control Interno sin Deficiencias Significativas......................................................................................... 50 Ejemplo 7.2.B Informe Ilustrativo sobre Control Interno con Deficiencias Significativas........................................................................................ 52 Ejemplo 7.3.A Informe Ilustrativo sobre Cumplimiento sin Incumplimiento Material........................................................................................... 54 Ejemplo 7.3.B Informe Ilustrativo sobre Cumplimiento con Incumplimientos Materiales.................................................................................... 56 Ejemplo 7.4 Informe Ilustrativo sobre la Cdula de Clculo de la Tasa de Costos Indirectos........................................................................................................... 58 Ejemplo 7.5 Opinin No Calificada Ilustrativa sobre los Estados Financieros para Propsitos Generales del Beneficiario Tomados en su Conjunto ..... 59 Ejemplo 7.6.A Informe Ilustrativo sobre la Cdula de Costos Compartidos para Convenios con Presupuestos de Costos Compartidos para la Duracin del Proyecto que No Han Terminado, sin Asuntos Significativos ........................................ 60 Ejemplo 7.6.B Informe Ilustrativo sobre la Cdula de Costos Compartidos para Convenios con Presupuestos de Costos Compartidos para la Duracin del Proyecto que No Han Terminado, con Asuntos Significativos ....................................... 61 Ejemplo 7.6.C Informe de Cierre Ilustrativo sobre la Cdula de Costos Compartidos para Convenios con Presupuestos de Costos Compartidos para la Duracin del Proyecto, y Auditoras de Convenios con Presupuestos Anuales de Costos Compartidos, sin Asuntos Significativos............................................................ 63 Ejemplo 7.6.D Informe de Cierre Ilustrativo sobre la Cdula de Costos Compartidos para Convenios con Presupuestos de Costos Compartidos para la Duracin del Proyecto, y Auditoras de Convenios con Presupuestos Anuales de Costos Compartidos, con Asuntos Significativos........................................................... 64

Captulo 8: Perfil Ilustrativo de Trminos de Referencia para Auditoras Contratadas por el Beneficiario............................................................................................. 66 Captulo 9: Modelo de un Convenio de Auditora con una Institucin Suprema de Auditora ............................................................................................................ 68 Captulo 10: Solicitud de Propuesta Tcnica para la Calificacin de Firmas de Auditora Pblicas ................................................................................................ 70 Captulo 11: Direcciones y Telfonos del Inspector General de USAID ............................... 76 Direcciones y nmeros telefnicos de las Oficinas del RIG ............................................ 76 Lnea Directa del Inspector General para Reportar Fraude, Derroche y Abuso............... 77

Captulo 1: Propsito de las Guas de Auditora


*Un asterisco indica que la informacin adyacente es nueva o revisada. Antecedentes 1.1 * La Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (en ingls USAID) administra los programas en el exterior para asistencia econmica y ayuda humanitaria en nombre del gobierno de los Estados Unidos de Amrica. 1.2 * USAID consta de una oficina central en los Estados Unidos de Amrica y varias misiones y oficinas en el extranjero. Proporciona asistencia tanto a entidades gubernamentales noestadounidenses y no-gubernamentales no-estadounidenses a travs de programas que son administrados por sus misiones y, en casos excepcionales, por las oficinas centrales. 1.3 Las Guas para Auditoras Financieras Contratadas por Beneficiarios del Exterior (Guas) son para el uso de auditores independientes que llevan a cabo auditoras contratadas por el beneficiario, requeridas por los convenios de USAID con entidades beneficiarias no-estadounidenses. Estas entidades son referidas como "beneficiarios" o "beneficiarios del exterior" en el contenido de estas Guas. "Convenios", o "adjudicaciones", se han definido como donaciones financiadas por USAID, contratos, convenios de cooperacin, y prstamos. Las Guas tambin ayudan a los beneficiarios sobre cmo seleccionar auditores independientes para ejecutar las auditoras. 1.4 Los convenios de USAID con beneficiarios del exterior requieren que se contrate auditores independientes aceptables para la Oficina del Inspector General (OIG) de USAID para realizar auditoras financieras de los fondos provistos bajo los convenios. Tales auditoras cumplen con la Ley del Inspector General de 1978 y sus enmiendas. La OIG se reserva el derecho de conducir auditoras utilizando su propio personal, an cuando se hayan llevado a cabo auditoras aceptables por otros auditores, en los casos en que se identifiquen necesidades especiales de responsabilidad. Aplicabilidad 1.5 * Los convenios de USAID con gobiernos extranjeros y organizaciones sin fines de lucro extranjeras requieren que auditoras contratadas por los beneficiarios sean efectuadas anualmente de acuerdo con estas Guas, cuando el beneficiario tenga gastos mayores o iguales a US$300,000 en adjudicaciones de USAID en su ao fiscal. *Las misiones de USAID estn obligadas a evaluar el riesgo al menos anualmente para determinar cuando se requiere efectuar auditorias financieras de organizaciones extranjeras con fines de lucro. Adicionalmente a estos requerimientos de auditoria, una auditoria de cierre debe ser efectuada para aquellas adjudicaciones en exceso de $500,000. Como regla general, auditorias anuales de costos incurridos son aceptables para llenar el requisito de auditoria de cierre. An cuando una auditora contratada por el beneficiario no sea requerida, si la misin determina que una auditora debe llevarse a cabo, el informe de auditora debe ser presentado a la oficina Regional del Inspector General (RIG) para su revisin y emisin. 1.6 * Para sub-beneficiarios que tengan gastos mayores o iguales a US $300,000 en adjudicaciones 1

de USAID en su ao fiscal, las provisiones estndar de auditoria de USAID requieren que los beneficiarios se aseguren que las auditorias de sub-beneficiarios sean efectuadas anualmente de conformidad con estas Guas. 1.7 Los convenios de donacin de alimentos bajo los programas PL 480 Ttulo II y Ttulo III tambin requieren auditoras contratadas por el beneficiario del exterior, si el beneficiario tiene gastos mayores o iguales a US $300,000 en adjudicaciones de USAID en su ao fiscal. Adems, los convenios de transferencias de efectivo y asistencia sectorial pueden incluir requisitos de auditoras contratadas por beneficiarios del exterior. Tales auditoras deben ser ejecutadas de acuerdo con estas Guas siempre que las Guas no entren en conflicto con las clusulas de los convenios. Los fondos de donaciones o fideicomisos creados afuera de las adjudicaciones de USAID, contractos de precios fijados, y donaciones de obligaciones fijadas no requieren auditoras bajo estas Guas, pero pueden ser ejecutarse al pedido de la misin. Responsabilidades de las Misiones de USAID y la OIG 1.8 * Las misiones de USAID controlan y aseguran que se cumpla el requisito de entrega de los informes de auditora contratadas por los beneficiarios. 1.9 Los Inspectores Generales Regionales de USAID (RIGs) controlan la calidad de tales auditoras. Cada RIG debe mantener una lista de auditores independientes elegibles para llevar a cabo auditoras de los convenios de USAID. 1.10 * El listado de firmas de auditora elegibles se divide en dos categoras: regular y condicional. 1.11 * Las firmas en la categora regular son elegibles para auditar cualquier adjudicacin de USAID. 1.12 * Las firmas en la categora condicional estn limitadas a efectuar auditorias de adjudicaciones o de beneficiarios especficos y estn obligadas a cumplir con cualesquiera de las restricciones impuestas por el RIG competente. Por ejemplo, el RIG puede autorizar condicionalmente el uso de firmas de auditora que no han desarrollado la capacidad para cumplir completamente con las Normas de Auditora Gubernamentales de los Estados Unidos, siempre que los auditores utilicen otras normas de auditora que sean aceptables. Se espera que estas firmas de auditora hagan esfuerzos satisfactorios para cumplir plenamente con las Normas de Auditoras Gubernamentales de los Estados Unidos dentro de un perodo de tiempo razonable. Firmas locales tambin pueden ser aceptadas condicionalmente cuando sean los auditores regulares de los estados financieros para propsitos generales del beneficiario y estn recomendados por la misin de USAID. La recomendacin se puede basar en experiencia previa, aseveraciones de otro cliente aceptable, o una revisin de precalificacin por USAID. Las firmas aceptadas condicionalmente deben ser autorizadas por separado para cada beneficiario que ellas auditan bajo estas Guas. 1.13 * A no ser que se indique hacerlo de otra forma, las auditoras contratadas por los beneficiarios deben ser hechas de acuerdo con los Captulos 3, 4, y 5 de las Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos ("Libro Amarillo"; de aqu en adelante referido como Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos de Amrica) emitidas por el Contralor General de los Estados Unidos y las normas de auditora generalmente aceptadas adoptadas por el Instituto 2

Americano de Contadores Pblicos (en ingls AICPA), que han sido incorporadas en las Normas de Auditora Gubernamental por referencia. Si el auditor contratado por un beneficiario tiene preguntas sobre asuntos de auditoria, el auditor tendr que contactar a la oficina del RIG apropiada. Si los auditores tienen preguntas concernientes al o los programas bajo auditoria, o necesitan confirmar los montos desembolsados por USAID al beneficiario, los auditores debern contactar a la misin de USAID que corresponda. 1.14 * USAID se asegura que los convenios de auditora entre los beneficiarios y los auditores independientes contengan un alcance de trabajo uniforme que incluya todos los requisitos de estas Guas. Por lo tanto, los beneficiarios deben enviar todos los borradores de contratos de auditora a la misin de USAID correspondiente para aprobacin, antes de ser finalizados. Una auditora anual debe cubrir todos los fondos de USAID provistos a un beneficiario. Los beneficiarios que tengan convenios de financiamiento con ms de una misin de USAID deben enviar sus contratos de auditora para aprobacin a la misin de USAID ms cercana con la que tiene un convenio. Esta misin de USAID actuar como la misin designada, a menos que el beneficiario reciba otras instrucciones de USAID. 1.15 * El borrador del contrato de auditora enviado por el beneficiario a la misin de USAID que corresponda, debe indicar qu convenios de USAID sern cubiertos por la auditora. La misin designada coordinar los esfuerzos de auditora con cualquier otra misin de USAID que tenga convenios con el beneficiario. Las misiones de USAID proveern al auditor independiente informacin relativa a cualquier compra directa de USAID para uso del beneficiario y confirmar a los auditores, los montos desembolsados (anticipos y reembolsos) al beneficiario. La misin de USAID designada ser responsable de la distribucin de los informes de auditora a las otras misiones de USAID y de resolver las deficiencias de control interno y de cumplimiento del beneficiario a nivel organizacional. Cada misin de USAID ser responsable de tomar accin sobre los hallazgos y recomendaciones aplicables a sus convenios con el beneficiario. 1.16 Los beneficiarios deben remitir los informes finales de auditora a la misin de USAID designada, quien a su vez enviar los informes finales al RIG para su revisin y emisin. El RIG designado debe recibir el informe de auditora a ms tardar 9 meses despus del fin de perodo auditado. 1.17 * El RIG llevar a cabo revisiones de control de calidad (RCC) de la documentacin de auditoria para una muestra seleccionada de las auditoras. Estas revisiones determinarn si el trabajo de auditora fue conducido de acuerdo con estas Guas. Los resultados de estas revisiones sern comunicados por el RIG a USAID, al beneficiario y al auditor independiente. Costos de Auditora y Sanciones 1.18 * Los beneficiarios pueden cargar a los convenios de USAID el total de los costos para efectuar auditoras especficas a los programas financiados por USAID. Los costos a ser cargados a los convenios de USAID por auditar los estados financieros para propsitos generales del beneficiario, si esta auditoria es requerida por USAID, ser un tema de negociacin entre USAID y el beneficiario. (Ver prrafo 3.5 de estas Guas.) Ya que ningn costo de auditora debe cargarse a los convenios de USAID si las auditoras no son hechas de acuerdo con estas Guas, es obligacin del 3

auditor emitir un producto final que satisfaga este requisito. 1.19 * USAID considerar sanciones apropiadas contra aqul beneficiario que muestre una continua incapacidad o renuencia a hacer una auditora de acuerdo con estas Guas. Las sanciones pueden incluir la suspensin de desembolsos al beneficiario hasta que se efecte una auditora satisfactoria. El RIG referir auditores independientes a los cuerpos reguladores, autoridades profesionales y firmas afiliadas en Estados Unidos por insuficiencias significativas o repetidas instancias de trabajo inferior. Aquellos auditores que remitan trabajos inaceptables pueden ser eliminados del listado de firmas elegibles para efectuar auditoras bajo el programa de auditoras contratadas por el beneficiario. (Ver prrafo 2.8 de estas Guas.) Adems, las firmas de auditora que no respondan oportunamente a preguntas hechas por la misin de USAID o el RIG podrn ser eliminadas del listado de firmas de auditora elegibles. Cumplimiento con las Normas de Auditora 1.20 USAID est consciente que algunos auditores independientes contratados por beneficiarios del exterior pueden incumplir con estas Guas por falta de conocimientos tcnicos y experiencia en el uso de las Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos. El RIG evaluar y considerar esta falta de capacidad institucional al aceptar o rechazar informes basados en RCC. El RIG podr hacer excepciones para cumplir con las Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos y estas Guas, siempre que: (a) se determine que los informes de auditora son confiables, y (b) cualquier desviacin de las Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos, tales como incumplimientos con los programas internos y externos de control de calidad y requisitos de educacin continua, sean claramente divulgados en el informe como limitaciones en el alcance. (Ver prrafo 5.1.b.1 y Captulo 7 de estas Guas.) 1.21 * Los auditores independientes son responsables de mejorar su capacidad de auditora. Sin embargo, las misiones de USAID y el RIG considerarn proveer asistencia tcnica a los auditores independientes cuando lo soliciten. El RIG podr eliminar del listado de firmas elegibles a cualquier auditor independiente que no haga progresos significativos en mejorar su capacidad de auditora para cumplir con las Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos. Convenios Mltiples y Sub-Beneficiarios 1.22 Algunos beneficiarios pueden recibir asistencia financiera directa de USAID bajo ms de un convenio as como asistencia indirecta de USAID como un sub-beneficiario de otro beneficiario ya sea de los EUA o del exterior. En tales circunstancias, un beneficiario debe tener una auditora anual contratada por el beneficiario, que cubra todas las fuentes del financiamiento de USAID al beneficiario. El beneficiario debe contratar solo a una firma de auditora para hacer la auditora anual. 1.23 * Una entidad sin fines de lucro del exterior que es solamente un sub-beneficiario de una organizacin beneficiaria de los EUA est obligada a adherirse a las Provisiones Estndar de USAID para Donatarios Extranjeros No Gubernamentales, las cuales requieren auditorias anuales como fue sealado en el prrafo 1.5 antes mencionado. Cuando un beneficiario del exterior que recibe asistencia directa de USAID es tambin un sub-beneficiario de una organizacin beneficiaria de los 4

EUA, la auditora anual realizada de acuerdo con estas Guas debe incluir los fondos canalizados a travs de la organizacin beneficiaria de los EUA. Si el beneficiario del exterior tambin recibe asistencia de otros donantes, debe considerar incluir la asistencia de los otros donantes en la auditora de USAID, siempre que pueda negociarse un convenio y la distribucin de costos con los otros donantes. 1.24 * Un sub-beneficiario de los EUA que tenga gastos de $500,000 o ms en convenios de USAID en su ao fiscal, es sujeto a los requisitos de auditora de la Circular OMB A-133 y no requerir una auditora separada contratada por el beneficiario.

Captulo 2: Seleccin de Auditores Independientes


2.1 * Este captulo provee una gua a los beneficiarios para la seleccin de auditores independientes aceptables para USAID. 2.2 Las auditoras de los fondos de USAID provistos para: a. Beneficiarios no-gubernamentales, deben ser efectuadas por firmas de auditores independientes de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos. b. Beneficiarios gubernamentales deben ser efectuadas por firmas de auditora independientes de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos o por la Institucin Suprema de Auditora (ISA) del gobierno, de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos, las normas de auditora emitidas por la Organizacin Internacional de Instituciones Supremas de Auditora (en ingls INTOSAI), o las guas de auditora del Comit de Prcticas Internacionales de Auditora de la Federacin Internacional de Contadores (en ingls IFAC). 2.3 Los beneficiarios deben asegurarse que todos los registros estn disponibles a los auditores independientes, todas las partidas contables y ajustes se han hecho, y todos los otros pasos necesarios se han realizado para permitir que los auditores terminen su trabajo. Los beneficiarios deben presentar el informe de auditora al RIG designado dentro de los 9 meses despus del fin del perodo auditado. Con este fin, el trabajo preliminar de auditora es probablemente necesario excepto en los casos de beneficiarios con pocas transacciones. 2.4 * Las auditoras deben comenzar antes del cierre del ao fiscal, ya que iniciar auditoras despus del cierre del ao fiscal puede entorpecer la presentacin oportuna del informe de auditora y puede restringir el alcance de ciertos procedimientos de auditora, conduciendo a costos cuestionados adicionales. La OIG recomienda que las auditoras independientes se contraten con bastante anticipacin al cierre del ao fiscal, de manera que el trabajo preliminar de auditora que sea necesario pueda realizarse a travs del ao. Esta prctica tambin puede resultar en la reduccin de costos de auditora hasta el grado de ayudar a las firmas de auditoria a cumplir con su trabajo ms eficientemente y distribuir su carga de trabajo a lo largo del ao. El Captulo 8 de estas Guas presenta un resumen ilustrativo de los trminos de referencia a ser incluido en los convenios de auditoras contratadas por el beneficiario. Firmas de Auditora 2.5 * La misin de USAID designada debe aprobar la firma de auditora seleccionada por el beneficiario de la lista de firmas elegibles que mantiene la oficina del RIG correspondiente, antes de ejecutar un contrato por servicios de auditora. El procedimiento preferido es que el beneficiario obtenga propuestas y seleccione una firma de auditora de la lista de firmas determinadas como elegibles por el RIG. La seleccin podra basarse en factores tales como el desempeo pasado de la firma en trminos de calidad y puntualidad (incluyendo la preparacin de informes de auditoria en

Ingls), independencia de la organizacin a ser auditada, la experiencia y credenciales del personal de la firma propuesto para participar en la auditoria, la disponibilidad del personal de la firma para cumplir con las auditorias dentro de los plazos y costo requeridos. Sin embargo, el costo de la auditora no puede ser un factor que influya en la seleccin. Antes de seleccionar una firma de auditoria, el beneficiario est obligado a solicitar referencias de fuentes independientes que puedan proveer informacin acerca del desempeo pasado de la firma. Estas fuentes deben incluir la misin de USAID que corresponda y la oficina del RIG. Despus que el beneficiario seleccione una firma de auditora, debe remitir el borrador del contrato a la misin de USAID designada para su aprobacin. La misin de USAID verificar que la firma seleccionada est en la lista de firmas elegibles para hacer auditoras de fondos de USAID y que los trminos de referencia contenidos en el contrato cumplen con estas Guas. La misin de USAID tiene la autoridad para establecer un lmite en el mximo nmero de aos que un beneficiario puede ser auditado por la misma firma de auditora. Adicionalmente, se requiere que las misiones alerten inmediatamente a la oficina del RIG correspondiente si encuentran cualquier indicio de falta de independencia de parte de las firmas de auditoria, o cualquier indicio de compra de opiniones por los beneficiarios (por ejemplo, la bsqueda de firmas de auditoria que se comportarn de una manera que no es completamente independiente). 2.6 * Al determinar la aceptabilidad de las firmas de auditora propuestas, el RIG dar preferencia a aquellas firmas que tienen convenios de asociacin internacional con firmas localizadas en los Estados Unidos. *Las firmas de auditora que tengan autoridad para usar el membrete y firmar los informes de auditora en nombre de una firma de auditora de los Estados Unidos se requiere que lo hagan. El RIG dar segunda preferencia para firmas afiliadas o representantes de firmas localizadas en los Estados Unidos que estn sujetas a procedimientos y revisiones peridicas de control de calidad. Las firmas locales que no estn afiliadas con firmas localizadas en los Estados Unidos solo sern aceptadas cuando exista un alto grado de seguridad sobre su calidad profesional basado en experiencias previas con alguna organizacin internacional u otras aseveraciones aceptables del cliente. Por lo general, y a criterio del RIG designado, el RIG har una revisin de control de calidad (RCC) antes de la firma sea incluida en la lista de firmas elegibles. Si la firma cambia su convenio de asociacin o afiliacin, su elegibilidad para efectuar auditorias de USAID podra necesitar ser reevaluada. 2.7 * Todas las firmas de auditora seleccionadas deben cumplir o harn esfuerzos satisfactorios para cumplir con los requisitos de educacin continua y revisiones externas requeridas de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos. El RIG puede eliminar de la lista de auditores elegibles para hacer auditoras de convenios de USAID a las firmas que no cumplan con este objetivo. El RIG puede peridicamente eliminar firmas de la lista cuando estas no hayan efectuado ninguna auditora bajo estas Guas por un periodo de cuatro aos. Las firmas inactivas deben ser eliminadas peridicamente de la lista de firmas elegibles debido a que el personal de auditora, procedimientos, programas de entrenamiento, y afiliaciones cambian a travs del tiempo. Sin embargo, las oficinas del RIG darn a las firmas la oportunidad de actualizar su informacin antes de removerlas de la lista o dar a las firmas la oportunidad de actualizar su informacin para que apliquen para ser reinscritas en la lista. 2.8 * Es responsabilidad de las firmas de auditora contratadas por los beneficiarios hacer auditoras de acuerdo con estas Guas y presentar los informes de auditora oportunamente. Si el RIG devuelve 7

para revisin el trabajo de una firma de auditora por no cumplir con estas Guas, el costo de la auditora no puede ser cargado a USAID hasta que la OIG determine que el informe es aceptable. Adems, los costos de auditoria a ser pagados por USAID estn limitados al monto especificado en el borrador del contrato de auditoria aprobado por la misin de USAID (ver el prrafo 1.14) a menos que USAID subsecuentemente apruebe un incremento. Cualesquiera de los costos adicionales incurridos en la correccin de informes de auditoria deficientes no sern reembolsados por USAID a menos que USAID acceda a reembolsar dichos costos adicionales. Si la firma de auditora no puede hacer su informe aceptable, El RIG u otra firma de auditora contratada por el beneficiario deber hacer otra auditora. En tal caso, la firma de auditora no ser considerada aceptable para hacer auditoras futuras hasta que el RIG determine que ha realizado un examen externo de control de calidad, que ha llevado a cabo las recomendaciones resultantes, y que es capaz de desempearse substancialmente mejor. Adems, a criterio del RIG, el RIG podr enviar una carta al ente regulador de auditoras en el pas donde la auditora se realiz. Instituciones Supremas de Auditora Gubernamentales 2.9 La principal entidad de auditora del gobierno del pas beneficiario, a menudo referida como su "Institucin Suprema de Auditora" (ISA), podr auditar a beneficiarios gubernamentales bajo estas Guas. Sin embargo, las ISAs sern aceptadas para auditar fondos de USAID nicamente si el RIG determina que la ISA: a. Es en realidad y apariencia independiente de la organizacin beneficiaria del gobierno que ser auditada y del Poder Ejecutivo del gobierno, y que substancialmente rene los requisitos de independencia contemplados en las Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos. b. No participa en modo alguno en el control previo, aprobaciones de contratos o transacciones, firma de cheques, u otra actividad que sea incompatible con la funcin de auditora. c. Mantiene un personal profesionalmente preparado y competente de Contadores Pblicos debidamente calificados y autorizados, o personal equivalente, con experiencia en la ejecucin de auditoras financieras y adecuadamente supervisados por auditores con ms experiencia. d. Cumple con la Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos, normas de auditora emitidas por la Organizacin Internacional de Instituciones Supremas de Auditora (en ingls INTOSAI), o normas de auditora del Comit de Prcticas Internacionales de Auditora de la Federacin Internacional de Contadores (en ingls IFAC). e. Mantiene un programa continuo de capacitacin y desarrollo profesional para su personal de auditora. 2.10 La OIG promueve que las ISAs desarrollen sus propios manuales de auditora y sistemas de control de calidad de auditora y que participen en un programa externo de control de calidad. USAID considerar brindar asistencia a las ISAs cuando manifiesten su deseo de hacer auditoras de calidad profesional de las actividades financiadas por USAID y el gobierno beneficiario le d una 8

alta prioridad a esta funcin. 2.11 * Las ISAs que no cumplan totalmente con los criteriosdescritos anteriormente en 2.9.c, 2.9.d, y 2.9.epueden ser aceptadas por el RIG si aceptan utilizar normas de auditora aceptables y permiten que su trabajo de auditora sea supervisado estrechamente por el RIG, hasta que el RIG estime que tal supervisin ya no es necesaria. Las ISAs que son aceptadas por la misin de USAID y por el RIG debern: a. Ejecutar auditoras de acuerdo con estas Guas. b. Presentar sus informes de auditora de manera oportuna. c. Firmar un convenio con la misin de USAID y el RIG para hacer auditoras de los beneficiarios gubernamentales de acuerdo con estas Guas. 2.12 * Un convenio de auditora modelo se presenta en Captulo 9 de estas Guas. Este convenio toma el lugar de un contrato que sera firmado entre la firma de auditora independiente y un beneficiario. El convenio debe incluir trminos de referencia que requieran que la ISA use normas de auditora aceptables especficas y proporcionar los informes requeridos por estas Guas, incluyendo el informe sobre los estados de rendicin de cuentas de los fondos de USAID, el informe sobre el control interno relativo a los programas financiados por USAID, y el informe sobre cumplimiento con los trminos del convenio y leyes y regulaciones relativas a los programas financiados por USAID. 2.13 En la eventualidad que una ISA demuestre continua incapacidad o renuencia para ejecutar el trabajo de auditora cumpliendo con estas Guas, USAID no aceptar su trabajo hasta que el RIG determine que la ISA ha desarrollado un programa de revisin externa de control de calidad, que ha implementado las recomendaciones resultantes, y que es capaz de un desempeo substancialmente mejorado. Cuando el trabajo de auditora de una ISA sea rechazado, USAID podr requerir una auditora con una firma independiente o, a su discrecin, har arreglos para hacer su propia auditora en nombre del beneficiario gubernamental de acuerdo con las clusulas uniformes de auditora en los convenios de USAID. 2.14 USAID considera que la responsabilidad sobre fondos de moneda local propiedad del gobierno, generados por o resultantes de programas de USAID es la responsabilidad primaria del gobierno al que le pertenecen tales fondos. Esto es cierto an cuando existan condiciones acordadas para depsitos separados, usos, etc. Por lo tanto, USAID espera que la ISA del pas determine, con base en auditoras hechas profesionalmente, si la moneda local propiedad del gobierno ha sido depositada, desembolsada, registrada, y contabilizada de acuerdo con las condiciones acordadas, e informarlo a la misin de USAID designada. Las misiones de USAID son responsables de asegurar la frecuencia de las auditoras de moneda local propiedad del gobierno. El RIG puede revisar peridicamente la calidad de tales auditoras.

Captulo 3: Objetivos de la Auditora


3.1 La auditora financiera deber incluir una auditora especfica de todos los programas financiados por USAID del beneficiario. La auditora financiera deber incluir una auditora de los estados financieros para propsitos generales del beneficiario tomados en conjunto (balance general, estado de resultados, y estado de flujos de efectivo) si el beneficiario ha sido autorizado para usar tasas provisionales de costos indirectos, 1 o si la misin especficamente pide tal auditora. El estado de rendicin de cuentas del beneficiario es el estado financiero bsico a ser auditado, que presenta los ingresos, costos incurridos, saldo en efectivo de los fondos provistos por USAID al beneficiario, y los bienes adquiridos directamente por USAID para uso del beneficiario. El estado de rendicin de cuentas debe ser conciliado con los fondos de USAID incluidos en los estados financieros para propsitos generales mediante una nota a los estados financieros o al estado de rendicin de cuentas. Los montos en el estado de rendicin de cuentas, estado de costos compartidos, y hallazgos del informe, si los hubiere, deben ser expresados en dlares de los Estados Unidos. Los auditores deben indicar la(s) tasa(s) de cambio usado en las notas al estado de rendicin de cuentas. El Ejemplo 6.1 de estas Guas ilustra un tpico estado de rendicin de cuentas. Auditora de los Fondos de USAID 3.2 Debe hacerse una auditora financiera de los fondos provistos por USAID de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos, u otras normas aprobadas segn sea aplicable (ver seccin 2.9.d de estas Guas), y por consiguiente debe de incluir pruebas de los registros contables segn se considere necesario bajo las circunstancias. Los objetivos especficos de la auditora de los fondos de USAID son: a. * Expresar una opinin sobre si el estado de rendicin de cuentas para los programas financiados por USAID presenta razonablemente, en todos los aspectos materiales, los ingresos recibidos, los costos incurridos, y los bienes adquiridos directamente por USAID durante el perodo auditado en conformidad con los trminos de los convenios y con los principios de contabilidad generalmente aceptados u otra base comprehensiva de contabilidad (incluyendo la base de ingresos y desembolsos en efectivo y modificaciones a la base de efectivo). b. * Evaluar el control interno del beneficiario relativo a los programas financiados por USAID, evaluar el riesgo de control, e identificar deficiencias significativas, incluyendo debilidades materiales. Esta evaluacin debe incluir los controles internos relacionados a las contribuciones requeridas de costos compartidos.

Cuando el beneficiario ha sido autorizado a usar tasas provisionales de costos indirectos, una auditoria de los estados financieros para propsitos generales del beneficiario es necesaria para asegurar que todos los costos han sido correctamente incluidos en el clculo de la tasa de costos indirectos.

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c. Hacer pruebas para determinar si el beneficiario cumpli, en todos los aspectos materiales, con los trminos del convenio (incluyendo los costos compartidos, si es aplicable) y las leyes y regulaciones aplicables relativas a los programas financiados por USAID. Todas las instancias materiales de incumplimiento y todos los actos ilegales que ocurrieran o es probable que hayan ocurrido deben ser identificados. Tales pruebas deben incluir los requisitos de cumplimiento relacionados con las contribuciones requeridas de costos compartidos, si es aplicable. d. Hacer una auditora de la(s) tasa(s) de costos indirectos si el beneficiario ha sido autorizado a cargar costos indirectos a USAID usando tasas provisionales y USAID an no haya negociado tasas finales con el beneficiario. e. Determinar si el beneficiario ha efectuado acciones correctivas adecuadas sobre las recomendaciones de informes de auditora previos. 3.3 Los auditores deben disear pasos y procedimientos de auditora de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos, Captulo 4, para proporcionar una seguridad razonable de poder detectar situaciones o transacciones en las que actos fraudulentos o ilegales hayan ocurrido o pudieran haber ocurrido. Si tal evidencia existe, los auditores deben contactar a la oficina del RIG apropiada y ejercer debido cuidado profesional en el seguimiento de indicios de posibles fraudes o ilegales de modo que no interfieran con posibles investigaciones futuras o procesos legales. Revisin del Estado de Costos Compartidos 3.4 * La auditora debe determinar si las contribuciones de costos compartidos fueron aportadas y contabilizadas por el beneficiario de acuerdo con los trminos de los convenios, si es aplicable. Los auditores revisarn el estado de costos compartidos para determinar si el estado se presenta razonablemente de conformidad con la base de contabilidad usado por el beneficiario para preparar el estado. Los auditores deben reportar como cuestionadas todas contribuciones de costos compartidos que no sean elegibles o no estn respaldados con documentacin adecuada. Adems, para las auditoras de convenios que presentan un presupuesto de costos compartidos en una base anual y las auditoras de cierre de adjudicaciones que presentan presupuestos de costos compartidos en base a la duracin del proyecto, los auditores revisarn el estado de costos compartidos para determinar si las contribuciones de costos compartidos fueron proporcionados por el beneficiario de acuerdo con los trminos del convenio.

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Auditora de los Estados Financieros para Propsitos Generales 3.5 Una auditora financiera de los estados financieros para propsitos generales del beneficiario tomados en su conjunto debe remitirse a USAID junto con la auditora de los fondos de USAID si el beneficiario est autorizado a cargar costos indirectos, o si la misin especficamente solicita tal auditora. La auditora debe efectuarse de acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptadas del Instituto Americano de Contadores Pblicos Autorizados (en ingls AICPA), normas de auditora prescritas por las leyes del pas o adoptadas por alguna asociacin de contadores pblicos del pas, o normas de auditora emitidas por la Organizacin Internacional de Instituciones Supremas de Auditora o el Comit de Prcticas Internacionales de Auditora de la Federacin Internacional de Contadores. El objetivo de la auditora es expresar una opinin sobre si los estados financieros presentan razonablemente, en todos los aspectos materiales, la posicin financiera del beneficiario al final del ao, y los resultados de sus operaciones y flujos de efectivo para el ao terminado en esa fecha, en conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

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Captulo 4: Alcance de la Auditora


4.1 * Los auditores deben usar los siguientes pasos como base para preparar programas de auditora. Estos no son todos inclusivos o restrictivos en su naturaleza y no liberan al auditor de ejercer un debido juicio y cuidado profesional. Los pasos deben ser modificados para acomodarse a condiciones locales y diseos especficos de los programas, procedimientos de ejecucin, y trminos del convenio que pueden variar de un programa a otro. Cualquier limitacin al alcance de trabajo debe comunicarse cuanto antes a la oficina apropiada del RIG. Pasos Pre-Auditora 4.2 La siguiente es una lista de documentos aplicables a diferentes programas de USAID. El auditor debe revisar los documentos aplicables considerados necesarios para hacer la auditora: a. Los convenios entre USAID y el beneficiario. b. Los sub-convenios entre el beneficiario y otras entidades ejecutoras, segn aplique. c. Contratos y sub-contratos con terceros, si los hubiere. d. Presupuestos, cartas de implementacin, y procedimientos escritos aprobados por USAID. e. El Sistema Automatizado de Directrices (en ingls ADS) de USAID Captulo 636 Anticipo de Fondos en los Programas. f. * Circular OMB A-122"Principios de Costos para Organizaciones No Lucrativas." (CFR 2 parte 230) g. * Circular OMB A-21"Principios de Costos para Instituciones Educativas." (CFR 2 parte 230) h. Regulaciones Federales de Adquisicin (en ingls FAR), Parte 31Principios de Costo y Procedimientos para Contratos. i. Regulaciones de Adquisicin de USAID (en ingls AIDAR), que complementan el FAR. j. * Clusulas Obligatorias Uniformes para Donatarios No-Estadounidenses, NoGubernamentales (Sistema Automatizado de Directrices de USAID, Captulo 303 Referencias Obligatorias Internas) k. * Anexo de las Clusulas Uniformes para Convenios con Gobiernos Extranjeros (Sistema Automatizado de Directrices de USAID, ADS, Captulo 350). l. Todos los informes financieros y de avance del proyecto; catlogo de cuentas; organigramas; descripciones de los sistemas contables; polticas y procedimientos de compra; y

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procedimientos de recepcin, almacenamiento y distribucin de materiales; segn sea necesario para completar satisfactoriamente el trabajo requerido. m. * Cualesquiera auditorias previas, revisiones financieras, etc., que se relacionen directamente con los objetivos de la auditoria. Estado de Rendicin de Cuentas 4.3 * Los auditores deben examinar el estado de rendicin de cuentas 2 de los programas de USAID incluyendo los montos presupuestados por categora y rubros importantes; los ingresos recibidos de USAID por el perodo auditado; los costos reportados por el beneficiario como incurridos durante ese perodo; y los bienes adquiridos directamente por USAID para el uso del beneficiario. El estado de rendicin de cuentas debe mostrar los fondos de asistencia de USAID identificados para cada programa o convenio especfico. Los ingresos recibidos de USAID menos los costos incurridos, despus de considerar partidas de conciliacin, deben conciliar con el saldo en efectivo y en bancos 3 . El estado de rendicin de cuentas no debe incluir contribuciones de costos compartidos provistos en efectivo o en especie por el beneficiario. Sin embargo, debe incluirse y revisar una cdula por separado de las contribuciones de costos compartidos como se menciona en el prrafo 4.8 de estas Guas. 4.4 El auditor puede preparar o asistir al beneficiario en la preparacin del estado de rendicin de cuentas de los registros y libros mantenidos por el beneficiario, pero el beneficiario debe aceptar la responsabilidad por la exactitud del estado de rendicin de cuentas antes de comenzar la auditora. 4.5 * La opinin sobre el estado de rendicin de cuentas debe estar de acuerdo con la Declaracin sobre Normas de Auditora del AICPA (SAS) No. 62 (AU623). El estado de rendicin de cuentas debe identificar separadamente los ingresos y costos aplicables a cada convenio de USAID. La auditora debe evaluar las acciones para la ejecucin del programa y los logros obtenidos para determinar si los costos incurridos especficos son permisibles, imputables y razonables bajo los trminos del convenio y los principios de costo aplicables, e identificar reas donde hayan ocurrido o pudieran haber ocurrido fraude y actos ilcitos como resultado de controles internos inadecuados. Como mnimo, el auditor debe: a. Revisar los costos directos e indirectos cargados a y reembolsados por USAID y costos incurridos pero pendientes de reembolso por USAID, identificando y cuantificando cualquier costo cuestionado. Todos los costos que no estn respaldados con documentacin adecuada

Un "estado de rendicin de cuentas" es un estado financiero que presenta los ingresos, costos incurridos, saldo en efectivo de fondos (despus de considerar partidas de conciliacin), y bienes provistos directamente por USAID a un beneficiario a travs de convenios de USAID. Si el beneficiario no recibe adelantos de USAID, por ejemplo cuando opera sobre la base de reembolsos, entonces el beneficiario no mantendr ningn saldo de fondos USAID.

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a.1 * Los costos cuestionados deben ser presentados en el estado de rendicin de cuentas en dos categoras separadas. Costos inelegibles que son explcitamente cuestionados porque no son razonables; o son prohibidos por los convenios o las leyes y regulaciones aplicables; o no se relacionan con el programa. Adicionalmente, si un beneficiario fue requerido a colocar fondos de USAID en una cuenta bancaria que devenga intereses pero no lo hizo, entonces los intereses imputados que hubiesen sido ganados se clasifican tambin como costos inelegibles. Costos no documentados que no estn respaldados adecuadamente o no tienen las aprobaciones o autorizaciones previas requeridas. Todos los costos materiales cuestionados resultantes de instancias de incumplimiento con trminos del convenio y leyes y regulaciones aplicables deben ser incluidos como hallazgos en el informe sobre cumplimiento. Adems, las notas al estado de rendicin de cuentas deben describir los costos cuestionados, tanto materiales como no-materiales, y deben ser referenciados a los hallazgos correspondientes en el informe de cumplimiento. b. Revisar el libro mayor y los libros del programa para determinar si los costos incurridos fueron registrados adecuadamente. Conciliar los costos directos cargados a, y reembolsados por, USAID contra los registros del programa y libro mayor. c. Revisar procedimientos usados para controlar fondos, incluyendo su canalizacin a instituciones financieras u otras entidades ejecutoras contratadas. Revisar cuentas de banco y los controles sobre esas cuentas. Efectuar confirmacin positiva de saldos, si fuera necesario. d. Determinar si los anticipos de fondos fueron justificados con documentacin, incluyendo conciliaciones de los anticipos, desembolsos y saldos disponibles. Los auditores deben asegurarse que todos los fondos recibidos por el beneficiario de USAID fueron registrados apropiadamente en los registros contables del beneficiario y que esos registros fueron peridicamente conciliados con informacin provista por USAID. e. Determinar si los ingresos del proyecto fueron sumados a los fondos usados para maximizar objetivos elegibles del proyecto o programa, para financiar la porcin no-federal del proyecto o programa, o deducidos de los costos del proyecto, de acuerdo con las regulaciones de USAID, otras guas de ejecucin, o los trminos y condiciones del convenio. f. Revisar los procedimientos de compra para determinar si se han aplicado prcticas comerciales sanas, incluyendo competencia, precios razonables, y adecuados controles sobre la calidad y cantidades recibidas. g. Revisar los cargos directos por sueldos y determinar si las tasas son razonables para la posicin, de acuerdo con aquellas aprobadas por USAID cuando la aprobacin de USAID es necesaria, y documentadas con nminas adecuadas. Determinar si tiempo extra es cargado 15

al programa y si es aceptable segn los trminos del convenio. Determinar si las bonificaciones y otros beneficios recibidos por los empleados estn de acuerdo con los convenios y leyes y regulaciones aplicables. Los cargos por sueldos no permisibles deben ser cuestionados en el estado de rendicin de cuentas. h. Revisar los cargos por gastos de viaje y transporte, y determinar si estn debidamente documentados y aprobados. Los cargos por viajes sin adecuada documentacin de respaldo o que no estn de acuerdo con convenios y regulaciones deben ser cuestionados en el estado de rendicin de cuentas. i. * Revisar los bienes (tales como suministros, materiales, vehculos, equipos, productos alimenticios, herramientas, etc.) comprados por el beneficiario as como tambin aquellos comprados directamente por USAID para uso del beneficiario. Los auditores deben determinar si los bienes existen o se usaron para los propsitos establecidos de acuerdo con los trminos del convenio, y si existen procedimientos de control y estos se han puesto en prctica para salvaguardar adecuadamente los bienes. Como parte de los procedimientos para determinar si los bienes se han utilizado para los propsitos establecidos, los auditores deben realizar revisiones de "uso-final" en una muestra adecuada de todos los bienes con base en la evaluacin del riesgo de control. (Ver seccin 4.16.b de estas Guas.) Las revisiones de "uso-final" pueden incluir visitas al lugar del programa para verificar que los bienes existen o fueron utilizados para los propsitos establecidos de acuerdo a los trminos de los convenios. El costo de todos los bienes, cuya existencia o uso para los propsitos establecidos de acuerdo con los convenios no pueda ser verificado, debe ser cuestionado en el estado de rendicin de cuentas. (El auditor debe determinar el costo de los bienes basado en documentacin de soporte disponible del beneficiario o USAID, como sea apropiado) j. * Revisar las contrataciones de asistencia tcnica y de servicios, realizadas por el beneficiario. Los auditores deben determinar si la asistencia tcnica y los servicios fueron usados para los propsitos establecidos de acuerdo a los trminos de los convenios. El costo de la asistencia tcnica y los servicios no usados de acuerdo con los trminos de los convenios debe ser cuestionado en el estado de rendicin de cuentas. j1. Adems de los procedimientos de auditora mencionados anteriormente, si la asistencia tcnica y los servicios fueron contratados por el beneficiario con un contratista no estadounidense, los auditores deben efectuar pasos adicionales de auditora de la asistencia tcnica y los servicios, a menos que el beneficiario haya contratado separadamente una auditora para estos costos. Cuando se hagan las pruebas de cumplimiento con los trminos de los convenios y leyes y regulaciones aplicables, los auditores no solo deben considerar los convenios entre el beneficiario y USAID, sino tambin los acuerdos entre el beneficiario y el contratista no estadounidense de la asistencia tcnica y los servicios. Los acuerdos entre el beneficiario y el contratista no estadounidense deben auditarse usando los mismos pasos de auditora descritos en los otros prrafos de esta seccin, incluyendo todas las pruebas necesarias para determinar especficamente que los costos incurridos son permisibles, imputables, razonables, y respaldados bajo los trminos del convenio.

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j2. Si la asistencia tcnica y los servicios no fueron contratados por el beneficiario con contratistas no-estadounidenses, los auditores todava son responsables para establecer si la asistencia tcnica y los servicios fueron usados para los propsitos establecidos de acuerdo a los trminos de los convenios. Sin embargo, los auditores no son responsables de efectuar los pasos adicionales de auditora para los costos incurridos por concepto de asistencia tcnica y acuerdos de servicio ya que USAID o una agencia gubernamental de los EUA es responsable de contratar auditoras para estos costos. k. * Cuando costos indirectos son cargados a USAID usando tasas provisionales, revisar el mtodo de asignacin utilizado para determinar que las agrupaciones de costos indirectos y la base de distribucin incluyen solamente rubros que estn de acuerdo con los trminos del convenio y las regulaciones aplicables. Los auditores deben saber que los costos que no sean permisibles como cargos directos a los convenios de USAID (por ejemplo., recaudacin de fondos) deben asignar su porcin de costos indirectos si representan actividades que (1) incluyen los sueldos de personal, (2) ocupan espacio, y (3) se benefician de los costos indirectos de la organizacin. Las tasas de costos indirectos deben ser calculadas despus que todos los ajustes se hayan hecho a la agrupacin de costos indirectos y su base. Cuando costos indirectos son cargados a USAID usando tasas predeterminadas o fijas, verificar que las tasas correctas son aplicadas de conformidad con el convenio con USAID. l. Cuando se realice una auditora de cierre, revisar los anticipos no liquidados al beneficiario y los reembolsos pendientes de USAID. Asegurarse que el beneficiario ha devuelto cualquier exceso de efectivo a USAID. Tambin, asegurarse que todos los activos (inventarios, activos fijos, bienes, etc.) adquiridos con fondos de los programas han sido dispuestos de acuerdo con los trminos de los convenios. Los auditores deben presentar, como anexo al estado de rendicin de cuentas, los saldos y detalles de los inventarios finales de propiedad permanente adquirida bajo los convenios. Este inventario debe indicar cules artculos fueron a nombre del Gobierno de los EUA y cules a nombre de otras entidades. Estos procedimientos de cierre deben hacerse para cualquier adjudicacin que termine en el periodo de la auditora. 4.6 El estado de rendicin de cuentas incluido como Ejemplo 6.1 de estas Guas ilustra cmo informar los resultados de una auditora nica que cubre ms de un convenio con USAID. En tales casos, el estado de rendicin de cuentas debe divulgar separadamente la informacin financiera (ingresos, costos, etc.) por cada convenio, y debe identificar las misiones/oficinas de USAID que proveyeron los fondos para cada convenio. Los costos cuestionados, y hallazgos de control interno o cumplimiento de cualquier auditora a los sub-beneficiarios deben ser informados en la auditora financiera del beneficiario usando el mismo trato y procedimientos como los costos cuestionados y hallazgos del beneficiario. Esto es particularmente importante en auditoras de beneficiarios que cubren convenios con ms de una misin de USAID. Cada misin puede identificar sus convenios en el informe de auditora para resolver con el beneficiario los hallazgos y recomendaciones. Estos mismos principios para informes aplican si la auditora cubre solo un convenio con USAID. 4.7 Los auditores, generalmente, deben expresar una sola opinin sobre un estado de rendicin de cuentas que incluya ms de un convenio con USAID. Los auditores no deben expresar opiniones

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separadas sobre estados de rendicin de cuentas por cada convenio o programa a menos que la misin de USAID as lo requiera especficamente. Cdula de Costos Compartidos 4.8 Los convenios de USAID pueden requerir costos compartidos del beneficiario. La mayora de los convenios establecen un presupuesto de tales contribuciones para la duracin del proyecto; sin embargo, algunos convenios pueden establecer presupuestos anuales de esas contribuciones. La revisin de la cdula de costos compartidos debe ser enfocada diferentemente si el presupuesto de costos compartidos es un presupuesto para la duracin del proyecto o es un presupuesto anual. En cualquier caso, la revisin consiste principalmente en hacer preguntas al personal del beneficiario y procedimientos analticos aplicados a la informacin financiera que respalda la cdula de costos compartidos. 4.9 Los auditores pueden preparar o asistir el beneficiario en la preparacin de la cdula de costos compartidos de los registros y libros mantenidos por el beneficiario. El beneficiario debe, sin embargo, aceptar como suya la responsabilidad por la exactitud de la cdula de costos compartidos antes de comenzar la auditora. Convenio con Presupuesto de Costos Compartidos para la Duracin del Proyecto 4.10 Para un convenio con un presupuesto de costos compartidos para la duracin del proyecto, no es posible determinar si las contribuciones han sido hechas de acuerdo a lo requerido, hasta que el convenio finaliza. No obstante, USAID y el beneficiario necesitan informacin fidedigna para controlar las contribuciones de los costos compartidos reales durante la vida del convenio. 4.11 * De esta forma, para convenios con un presupuesto de costos compartidos para la duracin del proyecto, para cada ao que se efecta una auditora de acuerdo con esas Guas, los auditores revisarn la cdula de costos compartidos para determinar si la cdula se presenta razonablemente de acuerdo con la base de contabilidad utilizada por el beneficiario para preparar la cdula. Los auditores deben cuestionar todas las contribuciones de costos compartidos que sean inelegibles o no documentados. Un costo inelegible es no razonable, o prohibido por los convenios o leyes y regulaciones aplicables, o sin relacin con el programa. Un costo no documentado no est respaldado adecuadamente o no tiene las aprobaciones o autorizaciones previas requeridas. Todos los costos cuestionados deben ser descritos brevemente en las notas a la cdula de costos compartidos. Adems, los costos cuestionados materiales deben ser incluidos como hallazgos en el informe sobre cumplimiento. Las notas a la cdula de costos compartidos deben ser referenciadas a los hallazgos correspondientes en el informe de cumplimiento. Tambin, las deficiencias significativas en el control interno relacionadas a las contribuciones de costos compartidos deben ser sealadas como hallazgos en el informe sobre control interno. (Ver modelo de cdula de costos compartidos en el Ejemplo 6.2.A, y los modelos de informes en los Ejemplos 7.6.A y 7.6.B de estas Guas.) 4.12 Adems, para auditoras de cierre de convenios con un presupuesto de costos compartidos para la duracin del proyecto, los auditores revisarn la cdula de costos compartidos para determinar si los beneficiarios proveyeron tales contribuciones de conformidad con los trminos 18

del convenio. Si contribuciones reales fueron menores que las contribuciones presupuestadas, la diferencia ser identificada en la columna apropiada de la cdula de costos compartidos. (Ver el modelo de cdula de costos compartidos en el Ejemplo 6.2.B, y los modelos de informes en los Ejemplos 7.6.C y 7.6.D de estas Guas.) Convenio con Presupuesto Anual de Costos Compartidos 4.13 * Para los convenios con presupuestos anuales de costos compartidos, para cada ao que se efecta una auditora de acuerdo con esas Guas, los auditores revisarn la cdula de costos compartidos para determinar si (1) la cdula se presenta razonablemente de acuerdo con la base de contabilidad utilizada por el beneficiario para preparar la cdula de costos compartidos y (2) las contribuciones fueron proporcionadas por el beneficiario en conformidad con los trminos del convenio. Los auditores deben cuestionar todas las contribuciones de costos compartidos que sean inelegibles o no documentados. Un costo inelegible es no razonable, o prohibido por los convenios o leyes y regulaciones aplicables, o sin relacin con el programa. Un costo no documentado no est respaldado adecuadamente o no tiene las aprobaciones o autorizaciones previas requeridas. Todos los costos cuestionados deben ser descritos brevemente en las notas a la cdula de costos compartidos. Adems, los costos cuestionados materiales deben ser incluidos como hallazgos en el informe sobre cumplimiento. Las notas a la cdula de costos compartidos deben ser referenciadas a los hallazgos correspondientes en el informe de cumplimiento. Tambin, las deficiencias significativas en el control interno relacionadas a las contribuciones de costos compartidos deben ser sealadas como hallazgos en el informe sobre control interno. Si contribuciones reales fueron menores que las contribuciones presupuestadas, la diferencia ser identificada en la columna apropiada de la cdula de costos compartidos. (Ver modelo de cdula de costos compartidos en el Ejemplo 6.2.B, y los modelos de informes en los Ejemplos 7.6.C y 7.6.D de estas Guas.) Control Interno 4.14 * Los auditores estn obligados a obtener un entendimiento suficiente de la entidad y su ambiente, incluyendo su control interno, para evaluar el riesgo de distorsiones materiales en los estados financieros debido a errores o fraude, y para disear la naturaleza, oportunidad, y alcance de procedimientos de auditoria adicionales. Al obtener este entendimiento, el auditor est obligado a entender el diseo del control interno relacionado a los programas de USAID y determinar si stos han sido puestos en operacin. Las Normas para Controles Internos en el Gobierno Federal de la Oficina del Contralor General de los EUA (en ingls GAO/AIMD-00-21.3.1; 1999), pueden ser tiles para evaluar el control interno del beneficiario. El control interno debe ser descrito en la documentacin de auditoria. 4.15 * Los auditores deben preparar el informe requerido por estas Guas, identificando cualesquiera deficiencias significativas o debilidades materiales en el diseo u operacin del control interno. Una debilidad material, es una deficiencia significativa, o una combinacin de deficiencias significativas en el control interno, por las cuales existe una posibilidad razonable de que un error material en los estados financieros de la entidad no sea prevenido o detectado y corregido oportunamente. Una deficiencia significativa es una deficiencia, o combinaciones de deficiencias en el control interno que es menos severa que una debilidad material pero es de importancia 19

suficiente para merecer la atencin de aquellos a cargo de direccin. Cualesquiera deficiencias significativas o debilidades materiales deben sealarse en el informe como "hallazgos." (Ver prrafo 5.1.d de estas Guas.) Cualesquiera otros asuntos relacionados al control interno tales como sugerencias para mejorar la eficiencia operacional o administrativa o del control interno, o deficiencias de control que no son deficiencias significativas o debilidades materiales pueden ser incluidos en una carta separada a la gerencia del beneficiario y ser referidas en el informe sobre control interno. 4.16 Los componentes importantes de control interno a ser evaluados incluyen, pero no se limitan a, los controles relacionados a cada cuenta de ingreso y gasto en el estado de rendicin de cuentas. Los auditores deben: a. * Obtener una comprensin del diseo del control interno relacionado a los programas de USAID y determinar si ste ha sido puesto en prctica. b. * Evaluar el riesgo inherente y riesgo de control, y determinar el riesgo de deteccin. El riesgo inherente es la susceptibilidad de una aseveracin, tal como el saldo de una cuenta, a una declaracin errnea, que podra ser material, ya sea individualmente o tomada en conjunto con otras declaraciones errneas, asumiendo que no hay controles relacionados. El riesgo de control es el riesgo que una declaracin errnea pueda ocurrir en una aseveracin relevante y que podra ser material, ya sea individualmente o tomada en conjunto con otras declaraciones errneas, y no sea prevenida o detectada oportunamente por el control interno del beneficiario. El riesgo de deteccin es el riesgo que el auditor no detecte una declaracin errnea material que existe en una aseveracin. El riesgo de deteccin se fundamenta en la efectividad de un procedimiento de auditora y su aplicacin por el auditor. c. * Resumir las evaluaciones de riesgo para cada aseveracin en un solo documento incluido en la documentacin de auditoria. Las evaluaciones de riesgo deben considerar las siguientes categoras generales bajo las cuales cada aseveracin debe clasificarse: (a) clases de transacciones y eventos para el perodo bajo auditora (ocurrencia, totalidad, exactitud, corte, y clasificacin), (b) saldos de las cuentas al final del perodo (existencia, derechos, obligaciones, totalidad, valuacin, y asignacin), y (c) presentacin y divulgacin (ocurrencia, derechos, obligaciones, totalidad, clasificacin, comprensibilidad, exactitud, y valuacin). Como mnimo, la documentacin de auditoria debe identificar el nombre de la cuenta o aseveracin, el saldo de la cuenta o la cantidad representada por la aseveracin, el nivel evaluado de riesgo inherente (alto, moderado, o bajo), el nivel evaluado de riesgo de control (alto, moderado, o bajo), el riesgo combinado (alto, moderado, o bajo), y una descripcin de la naturaleza, alcance, y oportunidad de las pruebas realizadas en base al riesgo combinado. El resumen de la documentacin de auditoria debe ser referenciado a la documentacin de auditoria de soporte que contiene el anlisis detallado del trabajo de campo. Si el riesgo de control se evala a menos del nivel mximo (alto), entonces la base para la conclusin del auditor debe ser descrita en la documentacin de auditoria. c1. * Si los auditores evalan el riesgo del control al nivel mximo para aseveraciones relacionadas a saldos materiales en las cuentas, clases de transacciones, y revelacin de los componentes de los estados financieros cuando tales aseveraciones sean significantemente 20

dependientes de sistemas computarizados de informacin, los auditores estn obligados a describir en la documentacin de auditoria la base para cada conclusin sealando (i) la ineficacia del diseo y/o la operacin de los controles, o (ii) las razones por las que sera ineficaz probar los controles. d. Evaluar el ambiente de control, la suficiencia del sistema contable, y los procedimientos de control. Enfatizar las polticas y los procedimientos pertinentes a la capacidad del beneficiario para registrar, procesar, resumir, y reportar informacin financiera consistente con las aseveraciones contenidas en cada cuenta del estado de rendicin de cuentas. Esto debe incluir, pero no estar limitado a, los sistemas de control para: d.1 Asegurar que los cargos al programa son correctos y estn debidamente documentados. d.2 La administracin de dinero en efectivo y en cuentas de banco. d.3 La adquisicin de bienes y servicios; d.4 La administracin de inventarios y de la funcin de recepcin de inventario; d.5 La administracin de las funciones de personal, tales como, controles de tiempo, salarios, y beneficios; d.6 La administracin y disposicin de bienes (tales como suministros, materiales, vehculos, equipos, productos alimenticios, herramientas, etc.) adquiridas ya sea por el beneficiario o directamente por USAID. d.7 * Asegurar el cumplimiento con los trminos del convenio y leyes y regulaciones aplicables que colectivamente tienen un impacto material sobre el estado de rendicin de cuentas. Los resultados de esta evaluacin deben estar contenidos en la seccin de la documentacin de auditoria descrita en los prrafos 4.18 a 4.20.k de estas Guas y presentados en el informe de cumplimiento. e. Evaluar los controles internos establecidos para asegurar el cumplimiento con los requisitos de costos compartidos, si son aplicables, incluyendo la aportacin y el manejo de las contribuciones. f. Incluir en el estudio y evaluacin otras polticas y procedimientos que pudieran ser relevantes si se relacionan a datos que el auditor usa al aplicar procedimientos de auditora. Esto puede incluir, por ejemplo, polticas y procedimientos pertinentes a datos no financieros que los auditores usan en procedimientos analticos. 4.17 * Para cumplir con el requisito de auditora relacionando con una comprensin del control interno y evaluacin del nivel de riesgo de control, el auditor, como mnimo, debe seguir las guas del AICPA contenidas en el SAS Nos. 109 (AU 314) titulado Comprendiendo la Entidad y su Ambiente y Evaluando el Riesgo de Distorsiones Materiales, 115 (AU 325), titulado 21

Comunicando Asuntos Relacionados al Control Interno Identificados en una Auditoria, y 74 (AU801) titulado Consideraciones Auditando el Cumplimiento en Auditoras de Entidades Gubernamentales y Beneficiarios de Asistencia Financiera Gubernamental. Cumplimiento con Trminos del Convenio y Leyes y Regulaciones Aplicables 4.18 Para cumplir con el requisito de auditora para determinar el cumplimiento con los trminos del convenio y leyes y regulaciones aplicables relacionados con los programas de USAID, los auditores deben, como mnimo, seguir las guas contenidas en el SAS No. 74 (AU801) del AICPA, titulado Consideraciones para la Auditora de Cumplimiento en Auditoras de Entidades Gubernamentales y Beneficiarios de Asistencia Financiera Gubernamental. La revisin de cumplimiento debe tambin determinaren auditoras de adjudicaciones que presentan presupuestos de costos compartidos en una base anual y en auditoras de cierre de las adjudicaciones que presentan presupuestos de costos compartidos sobre la base de la duracin del proyecto si las contribuciones de costos compartidos fueron aportadas y contabilizadas de acuerdo con los trminos de los convenios. El informe del auditor sobre cumplimiento debe sealar como hallazgos todas las instancias materiales de incumplimiento, definido como instancias que pudieran tener un efecto directo y material en el estado de rendicin de cuentas. Las instancias no materiales de incumplimiento deben incluirse en una carta separada a la gerencia del beneficiario y referirse en el informe sobre cumplimiento. 4.19 * El informe del auditor debe incluir todas las conclusiones sobre fraude o actos ilegales que hayan ocurrido o pudieran haber ocurrido. Al informar sobre fraude material, actos ilegales, u otros incumplimientos, los auditores deben exponer sus hallazgos en la perspectiva apropiada. Para darle al lector una base para juzgar la frecuencia y las consecuencias de estas condiciones, las instancias identificadas deben ser relacionadas con el universo o el nmero de casos examinados y ser cuantificados en trminos de su valor en dlares de los EUA, si fuese apropiado. En la presentacin de fraude material, actos ilegales, u otros incumplimientos, los auditores deben seguir las normas para informar contenidas en el Captulo 5 de las Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos. El captulo 4 de las Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos discute factores que pueden influir en el juicio del auditor sobre materialidad. Si los auditores concluyen que existe suficiente evidencia de fraude o actos ilegales, se deben contactar con la oficina del RIG y ejercer cuidado profesional en el seguimiento de indicios de fraude y actos ilegales para evitar interferir con posibles investigaciones futuras o acciones legales. 4.20 Al planear y efectuar las pruebas de cumplimiento, los auditores deben: a. Identificar los trminos del convenio y las leyes y regulaciones aplicables y determinar cules, si no son cumplidas, podran tener un efecto directo y material sobre el estado de rendicin de cuentas. Los auditores deben: a.1 Enumerar todas las clusulas uniformes y especficas del programa contenidas en los convenios que acumulativamente, si no se cumplen, pueden tener un efecto directo y material sobre el estado de rendicin de cuentas. a.2 Evaluar el riesgo inherente y de control sobre la ocurrencia de un incumplimiento material para cada requisito de cumplimiento enumerados anteriormente en a.1. 22

a.3 Determinar la naturaleza, oportunidad, y alcance de los procedimientos y pasos de auditora para hacer pruebas que determinen si hay errores, fraude o actos ilegales, que brinden una seguridad razonable de detectar casos de incumplimiento intencional o no intencional con los trminos del convenio, regulaciones y leyes aplicables que pudieran tener un efecto material sobre el estado de rendicin de cuentas. Esto debe basarse en la evaluacin de riesgo descrita anteriormente en a.2. a.4 * Preparar un solo documento resumen, en la documentacin de auditoria que identifique cada uno de los requisitos de cumplimiento especficos incluidos en la revisin, los resultados de las evaluaciones de riesgo inherente, de control, y de deteccin para cada requisito de cumplimiento, los pasos de auditora usados para probar el cumplimiento con cada requisito con base en la evaluacin de riesgo, y los resultados de las pruebas de cumplimiento de cada requisito. El documento resumen debe ser referenciado con documentacin de auditoria detallada que respaldan los hechos y conclusiones de los auditores contenidas en dicho documento. b. Determinar si los pagos se han efectuado de acuerdo con los trminos del convenio y leyes y regulaciones aplicables. c. Determinar si los fondos se han gastado para propsitos no autorizados o que no estn de acuerdo con los trminos aplicables del convenio. Si es as, los auditores deben cuestionar estos costos en el estado de rendicin de cuentas. d. Identificar cualquier costo no considerado apropiado, clasificndolo y explicando por qu estos costos son cuestionados. e. Determinar si los bienes, adquiridos por el beneficiario o directamente por USAID para uso del beneficiario, existen o fueron utilizados para los propsitos establecidos en los trminos de los convenios. Si no, el costo de tales bienes debe ser cuestionado. f. * Determinar si alguna asistencia tcnica o servicios, adquiridos por el beneficiario, fueron utilizados para los propsitos establecidos de acuerdo con los convenios. Si no, el costo de tal asistencia tcnica y servicios debe ser cuestionado. g. Determinar si el monto de costos compartidos fue calculada y contabilizada como lo requieren los convenios o los principios aplicables de costo. h. Determinar si los fondos 4 de costos compartidos fueron aportados segn los trminos de los convenios, y cuantificar cualquier deficiencia.

Este procedimiento es aplicable en las auditoras de las adjudicaciones que presenten presupuestos de costos compartidos en una base anual y

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i. Determinar si quienes recibieron los servicios y beneficios eran elegibles para recibirlos. j. Determinar si los informes financieros del beneficiario (incluyendo aquellos sobre el estado de las contribuciones de costos compartidos) y solicitudes de anticipos y reembolsos contienen informacin que est respaldada por sus libros y registros. k. * Determinar si el beneficiario mantiene los anticipos de fondos de USAID en cuentas que ganan inters, y si el beneficiario envi a USAID cualquier inters ganado en esos anticipos, con la excepcin de hasta $250 anuales que el beneficiario puede retener para cubrir gastos administrativos. Si el beneficiario fue requerido a colocar fondos de USAID en una cuenta bancaria que devenga intereses pero no lo hizo, entonces el auditor debe determinar el monto de los intereses que estaba previsto obtener por el beneficiario, y este monto debe ser clasificado como costos inelegibles. Seguimiento de Recomendaciones Previas 4.21 * Los auditores deben revisar el estado de las acciones tomadas sobre hallazgos y recomendaciones incluidos en informes de auditoras previas de programas de USAID. El prrafo 4.09 de las Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos establece que: "Los auditores deben evaluar si la entidad auditada ha tomado acciones apropiadas para corregir los hallazgos y recomendaciones de auditorias previas que pudieran tener un efecto material sobre los estados financieros. Al planear la auditoria, los auditores deben requerir a la administracin de la entidad auditada que identifique auditorias anteriores, compromisos de atestacin, revisiones financieras, y otros estudios que se relacionen directamente con los objetivos de la auditoria, incluyendo si las recomendaciones han sido implementadas. Los auditores deben usar esta informacin al evaluar el riesgo y al determinar la naturaleza, oportunidad, y alcance del trabajo de auditoria, incluyendo determinar el alcance hasta el cual el examen de la implementacin de las acciones correctivas es aplicable a los objetivos de la auditoria actual. 4.22 * Los auditores deben describir el alcance de su trabajo sobre las recomendaciones de auditorias previas en la seccin resumen del informe de la auditora. Los auditores deben referir al informe de auditora ms reciente contratado por el beneficiario por la misma adjudicacin (para una auditora seguimiento) u otras adjudicaciones de USAID (para una auditora inicial). Cuando la accin correctiva no ha sido tomada y la deficiencia queda sin resolver por el perodo de la auditora corriente, los auditores necesitan describir brevemente el hallazgo previo y el estado de cumplimiento y mostrar la pagina de referencia donde est incluido en el informe corriente. Si no hubo hallazgos y recomendaciones previos, los auditores deben incluir una nota que indique esto en esta seccin del informe de la auditora.

en las auditoras de cierre de las adjudicaciones que presenten presupuestos de costos compartidos por la duracin del proyecto, como explicado en los prrafos 4.12 y 4.13 de estas Guas.

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Estados Financieros para Propsitos Generales 4.23 Los auditores deben examinar los estados financieros para propsitos generales del beneficiario tomados en conjunto si es necesario auditar una tasa de costo indirecto,5 o si la misin especficamente solicita una auditora de los estados financieros para propsitos generales. La auditora debe efectuarse de acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptadas del Instituto Americano de Contadores Pblicos Autorizados (en ingls AICPA), normas de auditora prescritas por las leyes del pas o adoptadas por alguna asociacin de contadores pblicos del pas, o normas de auditora emitidas por la Organizacin Internacional de Instituciones Supremas de Auditora o el Comit de Prcticas Internacionales de Auditora de la Federacin Internacional de Contadores. 4.24 El objetivo de esta auditora consiste en expresar una opinin sobre si los estados financieros presentan razonablemente, en todos sus aspectos materiales, la posicin financiera del beneficiario al final del ao, y los resultados de sus operaciones y flujos de efectivo para el ao terminado en esa fecha, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Tasas de Costos Indirectos 4.25 Los auditores deben determinar la tasa real de costos indirectos para el ao si el beneficiario ha usado una tasa provisional para cargar costos indirectos a USAID. La auditora de los costos indirectos debe incluir pruebas para determinar si: a. La base de distribucin o asignacin incluye todos los costos que se benefician de las actividades indirectitas. b. La base de distribucin o asignacin est de acuerdo con la tasa de costos indirectos negociada con USAID, si es aplicable. c. La agrupacin de costos indirectos incluye solo costos autorizados por los convenios de USAID y los principios de costo aplicables. d. Las tasas de costos indirectos obtenidas al dividir la agrupacin de costos indirectos por la base son calculadas correctamente. e. Los costos incluidos en este clculo concilian con el total de costos mostrados en los estados financieros para propsitos generales auditados del beneficiario.

Cuando los costos indirectos estn autorizados, una auditoria de los estados financieros para propsitos generales es necesaria para asegurar que todos los costos han sido incluidos en el clculo de la tasa de costos indirectos.

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4.26 * Los resultados de la auditora de la tasa de costos indirectos deben ser presentados en una cdula de clculo de costos indirectos. (Ver Ejemplo 6.3 de estas Guas.) Esta cdula debe contener: (1) un listado de los costos incluidos en cada agrupacin de costos indirectos, (2) la base de distribucin, y (3) los resultados de los clculos de las tasas de costos indirectos. Los costos en la cdula deben conciliar con los costos totales que muestran los estados financieros para propsitos generales del beneficiario. La Circular A-122 (CFR 2 parte 230) de la Oficina de Administracin y Presupuesto de los EUA (en ingls OMB) proporciona gua adicional sobre la asignacin de costos indirectos y la determinacin de tasas de costos indirectos. Otras Responsabilidades de Auditora 4.27 Los auditores deben efectuar los siguientes pasos: a. Sostener reuniones de inicio y terminacin de la auditora con el beneficiario. La misin designada de USAID debe ser notificada de estas reuniones para que sus representantes puedan estar presentes, si se considera necesario. b. * Durante las etapas de planificacin de una auditora, comunicar informacin al beneficiario sobre la naturaleza y el alcance de pruebas planificadas y la presentacin del informe sobre el cumplimiento con las leyes y regulaciones y el control interno sobre los reportes financieros. Tal comunicacin debe establecer que los auditores no planean brindar opiniones sobre el cumplimiento con las leyes y regulaciones y control interno sobre los reportes financieros. 6 Esta comunicacin debe ser en la forma de una carta de compromiso. c. * Establecer procedimientos de control de calidad para asegurar que se obtiene evidencia apropiada y suficiente a travs de la inspeccin, observacin, entrevistas, y confirmaciones para disponer de una base razonable para formarse una opinin sobre los estados financieros bajo la auditora. An cuando el auditor puede utilizar sus procedimientos normales para asegurar el control de calidad, esos procedimientos deben, como mnimo, asegurar que: c.1 * Los informes de auditora y la documentacin de auditoria son revisados por un auditor, preferiblemente a nivel de socio, quien no estuvo involucrado en la auditora. Esta revisin debe ser documentada. c.2 Todas las cantidades y montos monetarios que involucran clculos estn debidamente verificados y referenciados.

Los auditores expresan solamente una opinin sobre el estado de rendicin de cuentas y, si aplicable, la tasa de costos indirectos y los estados financieros para propsitos generales, como se indica en el Captulo 3 de estas Guas.

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c.3 Todas las declaraciones de hechos, nmeros, conclusiones y montos monetarios estn referenciadas a la documentacin de auditoria de soporte. d. * El auditor esta obligado a establecer, antes de preparar su propuesta para el compromiso de auditoria (o si esto no es posible, a la menor oportunidad posible durante la auditoria en si misma), si el beneficiario se asegur que las auditoras de sus sub-beneficiarios se hicieron para asegurar la responsabilidad por los fondos de USAID pasados por su medio a los subbeneficiarios. (Ver prrafo 1.6 de estas Guas.) Si los requerimientos de auditoria de los sub-beneficiarios no fueron cumplidos, los auditores deben notificarlo inmediatamente a la misin de USAID que corresponda y a la oficina del RIG y considerar si ellos mismos pueden auditar los costos de los sub-beneficiarios. Si, despus de consultarlo con la misin de USAID correspondiente y con el RIG, los auditores concluyen que existe una restriccin en el alcance de la auditoria y la restriccin no puede ser removida, entonces los auditores deben considerar modificar su opinin y cualesquiera costos que no hayan sido auditados deben ser cuestionados como costos no documentados. e. Obtener una carta de representacin del cliente de acuerdo con el SAS No.85 (AU333) del AICPA firmada por la gerencia del beneficiario. *Ver Ejemplo 4.1 para una carta ilustrativa de representacin del cliente. Materiales de Referencia 4.28 * Las Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos, pueden obtenerse por medio de la Oficina del Contralor General de los Estados Unidos (U.S. General Accountability Office, GAO http://www.gao.gov/), o por medio de la Oficina de la Imprenta del Gobierno de los Estados Unidos (U.S. Government Printing Office, http://bookstore.gpo.gov/). 4.29 * Sistema Automatizado de Directrices de USAID (ADS por sus siglas en ingls). Las series a continuacin pueden obtenerse de la misin de USAID o por medio del sitio Web de USAID (www.usaid.gov). a. La Serie 300 concerniente a Donativos, Regulaciones sobre Adquisiciones y Clusulas Obligatorias Uniformes para Donatarios No-Gubernamentales No-Estadounidenses. b. La Serie 500 concerniente a Auditoras Financieras de Contratistas, Donatarios y Beneficiarios del Gobierno Anfitrin de USAID. 4.30 * Cdigo de Regulaciones Federales (CFR). Las siguientes publicaciones pueden obtenerse por en el sitio http://www.gpoaccess.gov/cfr/index.html: a. Ttulo 48 - Sistema Federal de Regulaciones sobre Adquisiciones a.1 Captulo 1 - Regulaciones Federales sobre Adquisiciones (FAR) a.2 Captulo 7 - Regulaciones sobre Adquisiciones de la Agencia para el Desarrollo Internacional

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4.31 * Circulares de la Oficina de Administracin y Presupuestos (OMB por sus siglas en ingles). Las siguientes circulares pueden obtenerse en el sitio
http://www.whitehouse.gov/omb/circulars_default/.

a. * OMB Circular No. A-21 Principios de Costo para Instituciones Educativas (CFR 21 parte 220) b. OMB Circular No. A-50 Seguimiento de Auditora c. * OMB Circular No. A-122 Principios de Costo para Organizaciones No Lucrativas (CFR 2 parte 230) 4.32 * Las normas de auditoria emitidas por el Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados (AICPA por sus siglas en ingles) estn incorporadas por referencia dentro de las Normas de Auditoria Gubernamental de los Estados Unidos emitidas por el Contralor General de los Estados Unidos y son por lo tanto aplicables a auditoras de fondos de USAID. Las Declaraciones sobre Normas de Auditoria (SAS por sus siglas en ingles) que se detallan abajo pueden ser de inters particular en auditorias de fondos USAID. La codificacin de los SAS del AICPA puede ser obtenida de: AICPA, 1211 Avenue of the Americas, New York, New York 10036-8775, o en www.aicpa.org/index.htm. Se pueden hacer rdenes por telfono al nmero (888) 777-7077.
SAS NO. 8 12 26 29 32 39 42 50 51 54 56 57 AU SECCION

Otra Informacin en Documentos Conteniendo Estados Financieros Auditados.............................................. 550 Pidiendo Informacin al Abogado de un Cliente Respecto a Litigios, Reclamos, y Evaluaciones................... 337 Asociacin con Estados Financieros.................................................................................................................... 504 Informando sobre la Informacin que Acompaa los Estados Financieros Bsicos en Documentos Remitidos por el Auditor ................................................................................................................ 551 Suficiencia de las Divulgaciones en Estados Financieros................................................................................... 431 * Muestreo en Auditora (Modificado por el SAS No. 111)............................................................................... 350 Informes sobre Estados Financieros Condensados y Datos Financieros Seleccionados ................................... 552 Informes sobre la Aplicacin de Principios Contables........................................................................................ 625 Informes sobre Estados Financieros Preparados para Uso en Otros Pases ....................................................... 534 Actos Ilegales de los Clientes............................................................................................................................... 317 Procedimientos Analticos.................................................................................................................................... 329 Auditando Clculos Aproximados Contables...................................................................................................... 342

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58 62 65 70 73 74 75

Informes sobre Estados Financieros Auditados (Enmendado por el SAS No. 79)............................................ 508 Informes Especiales .............................................................................................................................................. 623 Consideraciones del Auditor de la Funcin de Auditora Interna en una Auditora de Estados Financieros ............................................................................................................................................................ 322 Informes sobre el Procesamiento de Transacciones por Organizaciones de Servicio ....................................... 324 Usando el Trabajo de un Especialista .................................................................................................................. 336 Consideraciones Auditando el Cumplimiento en Auditoras de Entidades Gubernamentales y Beneficiarios de Asistencia Financiera Gubernamental...................................................................................... 801 Compromisos para Aplicar Procedimientos Acordados para Elementos Especificados, Cuentas, o Partidas de un Estado Financiero ...................................................................................................................... 622 * Enmiendas al SAS No. 22, Planeacin y Supervisin, No. 59, Consideracin del Auditor sobre la Capacidad de una Entidad para Continuar como un Negocio en Marcha, y No. 62, Informes Especiales .......................................................................................................................... 341, 544, y 623 Enmienda al SAS No. 58, Informes sobre Estados Financieros Auditados ...................................................... 508 * Representaciones del Cliente (Enmendado por el SAS No. 99)............................................................333 y 508 * Restricciones en el Uso de un Informe del Auditor...............................................................................532, y 622 * Consideracin de Fraude en una Auditora del Estado Financiero.......................................................316, y 333 * Informacin Financiera Intermedia................................................................................................................... 722 * Documentacin de Auditoria............................................................................................................................. 339 * Evidencia Documental....................................................................................................................................... 326 * Riesgo de Auditoria y Materialidad al efectuar una Auditoria ........................................................................ 312 * Planeacin y Supervisin................................................................................................................................... 311 * Entendiendo la Entidad y su Ambiente y Evaluando los Riesgos de Distorsiones Materiales....................... 314 * Efectuando Procedimientos de Auditoria en Respuesta a los Riesgos Evaluados y Evaluando la Evidencia de Auditoria Obtenida................................................................................................ 318 * La Comunicacin de los Auditores con Aquellos a cargo de la Direccin ..................................................... 380 * Comunicando Asuntos Relacionados al Control Interno Identificados en una Auditoria .............................. 325

77

79 85 87 99 100 103 106 107 108 109 110 114 115

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*Ejemplo 4.1 Carta Ilustrativa de Representacin del Cliente (Fecha) XYZ & CIA. (Auditor Independiente) Direccin del Auditor Independiente Estamos proveyendo esta carta en conexin con su auditora de los (identificacin de los estados financieros) de (nombre de la entidad) a (fechas) y por los (periodos) con el propsito de expresar una opinin sobre si los (consolidados) estados financieros presentan razonablemente, en todos los aspectos materiales, la posicin financiera, los resultados de sus operaciones, y los flujos de efectivo de (nombre de entidad) en conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados en los Estados Unidos de Amrica. Confirmamos que somos responsables de la presentacin razonable en los (consolidados) estados financieros de la posicin financiera, los resultados de operaciones, y los flujos de efectivo de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Ciertas representaciones en esta carta son descritas como estando limitadas a aspectos que son materiales. Las instancias son consideradas materiales, independientemente de su tamao, si involucran una omisin o distorsin de la informacin contable que, considerando todas las circunstancias de su entorno, hace posible que la opinin de una persona razonable confiando en la informacin pueda cambiar o ser influenciada por las omisiones o distorsiones. Confirmamos, en nuestro mejor conocimiento y creencia, (a la fecha del informe del auditor), las siguientes representaciones: 1. Los estados financieros referidos arriba se presentan razonablemente de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados en los Estados Unidos de Amrica. 2. Le hemos hecho disponible a Usted todos: a. Los documentos financieros y la informacin relacionada. b. El acta de las reuniones de las accionistas, los directores, y los comits de los directores, o resmenes de las acciones de las reuniones recientes en las que no se prepararon actas. 3. No hubo ninguna comunicacin de agencias reguladores con respecto a una falta de cumplimiento con, o deficiencias en, practicas de cobertura financieras. 4. No hay transacciones materiales que no hayan sido registradas correctamente en los registros de contabilidad base de los estados financieros. 5. Creemos que los efectos de distorsiones no corregidas en los estados financieros resumidas en la cdula anexa no son materiales tanto individualmente como en su agregado, a los estados financieros tomados en conjunto.

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6. Reconocemos nuestra responsabilidad por el diseo y la ejecucin de los programas y los controles para impedir y detectar fraude. 7. No tenemos conocimiento de ningn fraude o posible fraude que afecte a la entidad involucrando (a) la gerencia, (b) los empleados quienes tienen responsabilidades importantes en controles internos, u (c) otros donde el fraude pudiera tener un efecto material en los estados materiales. 8. No tenemos conocimiento sobre acusaciones de fraude o posible fraude que afecte a la entidad recibido en comunicaciones de los empleados, empleados anteriores, analistas, reguladores, u otros. 9. * Hemos cumplido con todas las clusulas de los contratos y convenios que pudieran tener un efecto material sobre el estado de rendicin de cuentas en el caso de incumplimiento.

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Captulo 5: Informes de Auditora


5.1 * El auditor del beneficiario debe remitir a la misin de USAID designada una copia, en formato de documento porttil (portable document format, PDF), del informe en ingls y una copia PDF del informe en el idioma oficial del pas anfitrin, si se considera apropiado. La misin de USAID remitir el informe a la oficina del RIG apropiada, para su procesamiento. El formato y el contenido del informe de auditora debe seguir, lo mejor que se pueda, a los informes ilustrativos que se muestran en el Captulo 7 de estas Guas. El informe debe especificar el nmero correcto de cada adjudicacin cubierto por el informe. El informe debe contener: a. * Una pgina ttulo,7 ndice del contenido, una carta de transmisin y un resumen que incluya: (1) una seccin de antecedentes con una descripcin general de los programas de USAID auditados, el perodo cubierto, los objetivos del programa, y una identificacin clara de todas las entidades mencionadas en el informe, una seccin de los seguimientos de las recomendaciones de auditoras anteriores, si se requirieron costos compartidos/contribuciones de contrapartida durante el perodo auditado y si el beneficiario tiene una tasa provisional de costos indirectos aprobada por USAID; (2) los objetivos y alcance de la auditora financiera, y una clara explicacin de los procedimientos aplicados y las limitaciones al alcance, si los hay; (3) un breve resumen de los resultados de la auditora sobre el estado de rendicin de cuentas, costos cuestionables, control interno, cumplimiento con los trminos del convenio y leyes y regulaciones aplicables, tasas de costos indirectos, estado de las recomendaciones de auditoras previas, y, si aplica, los estados financieros del beneficiario para propsitos generales tomados en conjunto; (4) un breve resumen de los resultados de la revisin de las contribuciones de costos compartidos; y (5) un breve resumen de los comentarios de la gerencia del beneficiario respecto a sus puntos de vista sobre los resultados y hallazgos de la auditora. b. El informe del auditor sobre el estado de rendicin de cuentas, identificando cualquier costo cuestionado material que no est totalmente respaldado con registros adecuados o no elegibles bajo los trminos de los convenios. El informe debe estar de acuerdo con las normas para reportar del Captulo 5 de las Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos y debe incluir: b.1 * La opinin del auditor sobre si el estado de rendicin de cuentas presenta razonablemente, en todos los aspectos materiales, los ingresos del programa, los costos incurridos, y los bienes adquiridos directamente por USAID para el ao terminado a esa fecha de acuerdo con los trminos del convenio y de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados u otra base contable. Esta

Las auditoras de cierre deben especificar que son auditoras de cierre en la pgina ttulo. Una auditora de cierre es una auditora para una adjudicacin que termina durante el perodo de la auditora.

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opinin debe indicar claramente que la auditora fue hecha de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos o normas especficas alternativas si fuese aplicable. (Ver prrafo 2.9.d de estas Guas.) Cualquier desviacin de estas normas, tales como incumplimiento con los requisitos de educacin continua y revisiones externas de control de calidad, debe ser divulgada. (Ver Ejemplo 7.1.A de estas Guas.) b.2 * El estado de rendicin de cuentas identificando los ingresos del programa, los costos incurridos, y los bienes y asistencia tcnica adquirida directamente por USAID durante el ao fiscal. El estado tambin debe identificar los costos cuestionados que se consideran inelegibles para reembolso y los costos no documentados si los hay, incluyendo el costo de cualquier compra de bienes adquiridos directamente por USAID cuya existencia o uso adecuado de acuerdo con los trminos del convenio no pudiera haber sido verificado. Todos los costos cuestionados materiales resultantes de instancias de incumplimiento con los trminos del convenio y las leyes y regulaciones aplicables deben ser incluidos como hallazgos en el informe sobre cumplimiento. Adems, las notas al estado de rendicin de cuentas deben describir brevemente los costos cuestionados, materiales e inmateriales, y deben ser referenciados a los hallazgos correspondientes en el informe sobre cumplimiento. (Ver Ejemplo 6.1 de estas Guas.) Todos los costos cuestionados en las notas al estado de rendicin de cuentas deben expresarse en su equivalente en dlares de EUA. El equivalente en dlares debe calcularse al tipo de cambio vigente en la fecha en la que USAID efectu el desembolso al beneficiario. b.3 Las notas al estado de rendicin de cuentas, incluyendo un resumen de las polticas contables significativas, explicacin de los rubros ms importantes de los estados, los tipos de cambio durante el perodo auditado y las restricciones al cambio de divisas, si las hubiese.

c. El informe sobre la revisin del auditor de la cdula de contribuciones de costos compartidos. El informe debe seguir las guas de las Declaraciones sobre las Normas para Compromisos de Atestacin, Norma de Atestacin (en ingls AT) para informes de revisin AT100.64 de la AICPA. El informe debe incluir: c.1 Un informe de revisin sobre la cdula de costos compartidos. Este informe de revisin debe indicar que la revisin se llev a cabo de acuerdo con las normas de la AICPA. Adems, debe explicar que una revisin tiene un alcance ms limitado que un examen realizado de acuerdo con las normas de la AICPA, y establecer que no se expresa una opinin sobre la cdula. El informe debe identificar cualquier costo material cuestionado relacionado con la aportacin y contabilizacin de los fondos de costos compartidos, con una referencia a los hallazgos correspondientes en el informe sobre cumplimiento si los costos cuestionados fueran materiales. El informe debe contener una aseveracin negativa con relacin a la aportacin y contabilizacin de las partidas no examinadas de las contribuciones de costos compartidos. (Ver Ejemplos 7.6.A a 7.6.D de estas Guas.)

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c.2

La cdula de costos compartidos identificando los costos cuestionados. (Ver Ejemplos 6.2.A y 6.2.B de estas Guas.) Las contribuciones de costos compartidos que no sean razonables, prohibidos por los convenios o las leyes y regulaciones aplicables, o no relacionado con el programa, son inelegibles. Las contribuciones de costos compartidos que no tienen documentacin adecuada o no tienen las aprobaciones o autorizaciones previas requeridas son no documentadas. La cdula de costos compartidos, identificando las cantidades presupuestadas requeridas por los convenios,8 las cantidades aportadas, y cualquier dficit de contribuciones de costos compartidos. (Ver Ejemplo 6.2.B de estas Guas.) Notas a la cdula de costos compartidos que expliquen brevemente la base para los costos cuestionados y el dficit, si aplica. Las notas deben estar referenciadas con los hallazgos correspondientes, si los costos cuestionados son materiales, en el informe sobre cumplimiento.

c.3

c.4

d. * El informe del auditor sobre control interno. El informe debe incluir como mnimo: (1) el alcance de trabajo del auditor para entender el control interno y evaluar el riesgo de control y (2) las deficiencias significativas, incluyendo la identificacin de debilidades materiales en el control interno del beneficiario. Las deficiencias significativas deben ser descritas en una seccin separada. (Ver prrafos 5.2 a 5.4 de estas Guas.) Este informe debe elaborarse de conformidad con el SAS No. 60 y las normas para informar en el Captulo 5 de las Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos. Cualesquiera otros asuntos relacionados al control interno tales como sugerencias para mejorar la eficiencia operacional o administrativa o del control interno, o deficiencias de control que no son deficiencias significativas o debilidades materiales pueden ser comunicadas por separado por medio de una carta a la gerencia, que debe ser referida en el informe sobre control interno y enviarse con el informe de auditora. (Ver Ejemplos 7.2.A y 7.2.B de estas Guas.) e. El informe del auditor sobre el cumplimiento del beneficiario con los trminos del convenio y las leyes y regulaciones aplicables relacionadas a los programas financiados por USAID. El informe debe elaborarse en conformidad con la SAS No.74. Las instancias materiales de incumplimiento deben ser descritos en una seccin separada. (Ver prrafos 5.2 a 5.4 de estas Guas.) Las instancias de incumplimiento no materiales deben comunicarse por una carta separada a la gerencia del beneficiario que debe ser enviada con el informe de auditora. *(Ver Ejemplos 7.3.A y 7.3.B de estas Guas.) Todos los costos cuestionados materiales resultantes de instancias de incumplimiento deben ser incluidos como hallazgos

Este paso es requerido para las auditoras de los convenios que presentan presupuestos de costos compartidos en una base anual y para las auditoras de cierre de las adjudicaciones que presentan presupuestos de costos compartidos en base a la duracin del programa.

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en el informe sobre cumplimiento. Tambin, las notas al estado de rendicin de cuentas que describen los costos cuestionados, tanto materiales como no materiales, deben ser referenciadas a cualquier hallazgo correspondiente en el informe sobre cumplimiento. e.1 * El informe del auditor debe incluir todas las conclusiones, con base en la evidencia obtenida, que un fraude o acto ilegal ha ocurrido o es probable que haya ocurrido. Este informe deber incluir una identificacin de todos los costos cuestionados, si los hay, como resultado de fraude o actos ilegales, sin importar si las condiciones que dieron lugar a los costos cuestionados han sido corregidas y si el beneficiario est o no de acuerdo con los hallazgos y costos cuestionados. Abuso que es material, sea cuantitativamente o cualitativamente, tambin debe ser informado.9 e.2 * Al informar sobre fraude material, actos ilegales, u otros incumplimientos, los auditores deben exponer sus hallazgos en la perspectiva apropiada. Para darle al lector una base para juzgar la extensin y la seriedad de estas condiciones, las instancias identificadas deben ser relacionadas con el universo o el nmero de casos examinados y ser cuantificados en trminos de su valor en dlares, si es apropiado. Al presentar fraude material, actos ilegales, u otros incumplimientos, los auditores deben seguir las normas para informar contenidas en el Captulo 5 de las Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos. Los auditores pueden hacer una divulgacin menos extensiva del fraude y actos ilegales que no son materiales ya sea en un sentido cuantitativo o cualitativo. El Captulo 4 de las Normas de Auditora Gubernamental de los Estados Unidos proporciona gua sobre factores que pueden influir el juicio de materialidad de los auditores. Si los auditores concluyen que existe suficiente evidencia de fraude o actos ilegales, deben contactar a la oficina del RIG y ejercer cuidado profesional en darle seguimiento a los indicios de posibles fraudes y actos ilegales para evitar interferir con posibles investigaciones futuras o procesos legales. f. La cdula del clculo de la tasa de costos indirectos (ver Ejemplo 6.3 de estas Guas) y el informe del auditor sobre la cdula de clculo de la tasa de costos indirectos. Esto debe ser un informe separado preparado de acuerdo con las guas de la SAS No.29 (AU551). (Ver Ejemplo 7.4 de estas Guas.)

Abuso supone un comportamiento que es deficiente o incorrecto cuando es comparado con el comportamiento que una persona prudente considerara como razonable y como prcticas de negocio necesarias dados los hechos y circunstancias. Abuso tambin incluye el mal uso de autoridad o posicin por intereses financieros personales o de aquellos miembros inmediatos o cercanos del grupo familiar o socios de negocios. Abuso no necesariamente supone la existencia de fraude, violacin de leyes, regulaciones, o clusulas de contratos o donaciones. Si durante el curso de la auditoria, llega a conocimiento de los auditores la existencia de abuso que pudiera ser cuantitativamente o cualitativamente material para los estados financieros, los auditores deben aplicar procedimientos especficamente dirigidos a establecer el efecto potencial en los estados financieros u otros datos financieros significativos a los objetivos de la auditoria. Despus de efectuar el trabajo adicional, los auditores podran descubrir que el abuso representa potenciales actos ilegales o fraude. Debido a que la determinacin del abuso es subjetiva, los auditores no son requeridos a proveer seguridad razonable de deteccin de abuso.

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g. Los estados financieros para propsitos generales del beneficiario tomados en conjunto y el informe del auditor sobre ellos. Estos estados e informes slo aplican a beneficiarios con una tasa de costos indirectos que necesita ser auditada, a menos que la misin especficamente solicite que los estados sean auditados. 5.2 * Los hallazgos contenidos en los informes sobre control interno y cumplimiento relacionados con programas financiados por USAID deben incluir una descripcin de la condicin (lo qu es) y del criterio (lo qu debe ser). La causa (por qu pas) y el efecto (que dao se caus por no cumplir con el criterio) deben ser incluidos en los hallazgos. Adicionalmente, los hallazgos deben contener una recomendacin prctica que corrija la causa y la condicin, segn sea aplicable. Se reconoce que las deficiencias materiales de control interno y de incumplimiento encontrados por los auditores no siempre contienen todos estos elementos completamente desarrollados, dado el alcance y los objetivos de la auditora especfica. Los auditores deben, sin embargo, identificar al menos la condicin, criterio y posible efecto para permitir que la gerencia determine el efecto y la causa. Esto ayudar a la gerencia a tomar medidas correctivas oportunas y adecuadas. 5.3 * Se espera que las firmas ejerzan un juicio independiente a lo largo del compromiso de auditoria, inclusive al informar sobre costos cuestionados. Indicadores de falta de independencia podran resultar en la remocin de las firmas de la lista de firmas elegibles para efectuar auditorias de fondos USAID. Los hallazgos que involucren efectos monetarios deben: a. Ser cuantificados e incluidos como costos cuestionados en el estado de rendicin de cuentas, el informe sobre cumplimiento y en la cdula de costos compartidos (con referencia). b. Ser informados sin importar si las condiciones que los originaron fueron corregidas. c. Ser informados independientemente de si el beneficiario est o no de acuerdo con los hallazgos o costos cuestionados. d. Contener suficiente informacin, necesaria para facilitar el proceso de resolucin de auditora (ej. nmero de rubros examinados, tamao del universo, tasa de error, montos correspondientes en dlares, etc.). 5.4 Los informes tambin deben incluir, despus de cada recomendacin, los puntos de vista de los representantes oficiales del beneficiario concerniente a los hallazgos del auditor y las acciones tomadas por el beneficiario para implementar las recomendaciones. Si es posible, los auditores deben obtener comentarios por escrito. Cuando los auditores no estn de acuerdo con los comentarios de la gerencia oponindose a los hallazgos, conclusiones o recomendaciones, los auditores deben indicar sus razones despus de los comentarios. Del mismo modo, los auditores deben modificar su informe si encuentra que los comentarios son vlidos. 5.5 Cualquier evidencia de la ocurrencia o indicios de fraude o actos ilegales debe ser incluida en un informe escrito por separado si el RIG lo considera necesario. Este informe debe incluir una identificacin de todos los costos cuestionados como resultado de fraude o actos ilegales, sin importar si las condiciones que las originaron han sido corregidas o si el beneficiario est o no de acuerdo con los hallazgos y costos cuestionables. 36

Captulo 6: Estado Ilustrativo de Rendicin de Cuentas, Cdula de Costos Compartidos y Cdula del Clculo de la Tasa de Costos Indirectos
Ejemplo 6.1 Estado Ilustrativo de Rendicin de Cuentas (NOMBRE DEL BENEFICIARIO) ESTADO DE RENDICIN DE CUENTAS 10 1 de Enero de 20xx al 31 de Diciembre de 20xx Costos Cuestionados 11 Inelegible No Documentado Notas 12

Presupuesto Ingresos Donacin No. 1 (USAID/X) Donacin No. 2 (USAID/Y) Prstamo No. 1 (USAID/X) Ingreso Total $ xxx xxx xxx $ xxx ====

Real $ xxx xxx xxx $ xxx ====

COSTOS INCURRIDOS 13 Administrativos Donacin No. 1 Donacin No. 2 $ xxx xxx $ xxx xxx $ xxx $ xxx Nota 1 Nota 2

10

Notas o cdulas de apoyo detallando ingresos, costos incurridos, saldos pendientes en efectivo, y bienes adquiridos directamente por USAID para cada convenio individual deben de anexarse. Todos los costos cuestionados sern listados aqu. Todos los costos cuestionados resultantes de instancias de incumplimiento con los trminos de los convenios y leyes y regulaciones aplicables deben de ser incluidos como hallazgos en el informe sobre cumplimiento. Adems, las notas en esta cdula deben de describir brevemente los costos cuestionados y deben de ser referenciados a los hallazgos correspondientes en el informe sobre cumplimiento. Las notas al estado de rendicin de cuentas deben brevemente describir brevemente los costos cuestionados (materiales e inmateriales), y deben de ser referenciadas a cualquier hallazgo correspondiente en el informe sobre cumplimiento. Deben de incluirse tanto los costos incurridos y reembolsados (liquidados) por USAID y los costos incurridos pero pendientes de reembolso (liquidacin) por USAID. Los montos cuestionados de costos pendientes de reembolso deben de ser identificados en los hallazgos y notas como no reembolsados por USAID.

11

12

13

37

Ejemplo 6.1 (pgina 2 de 3) (NOMBRE DEL BENEFICIARIO) ESTADO DE RENDICIN DE CUENTAS 1 de Enero de 20xx al 31 de Diciembre de 20xx Presupuesto Prstamo No. 1 Salarios: Donacin No. 1 Donacin No. 2 Prstamo No. 1 Transporte: Donacin No. 1 Donacin No. 2 Equipo: Donacin No. 2 Mantenimiento: Donacin No. 2 Otros Directos: Donacin No. 1 Indirectos: Donacin No. 1 Prstamo No. 1 Total de Costos Incurridos: Saldo de Efectivo14 xxx $ xxx $ xxx xxx xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx xxx $ xxx $ xxx ==== Real xxx $ xxx $ xxx xxx xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx xxx $ xxx $ xxx ==== $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx xxx $ xxx Nota 3 Nota 4 Nota 5 Costos Cuestionados Inelegible No Documentado Notas

$ xxx $ xxx

Nota 6 Nota 7

14

Debe de conciliar con el efectivo en caja y bancos despus de considerar partidas conciliatorias. Esta conciliacin debe ser incluida en una nota al estado de rendicin de cuentas.

38

Ejemplo 6.1 (pgina 3 de 3)


(NOMBRE DEL BENEFICIARIO) ESTADO DE RENDICIN DE CUENTAS 1 de Enero de 20xx al 31 de Diciembre de 20xx Presupuesto Bienes Adquiridos Directamente por USAID 15 Vehculos: Donacin No. 1 Donacin No. 2 $ xxx xxx $ xxx $ xxx xxx $ xxx $ xxx Nota 8 Real Costos Cuestionados Inelegible No Documentado Notas

Equipo: Donacin No. 1 Total Adquirida por USAID Total Costos Cuestionados

$ xxx $ xxx =====

$ xxx $ xxx =====

$ xxx $ xxx $ xxx =====

$ xxx

Notas 9, 10

$ xxx =====

15

El costo de todos los bienes de los cuales la existencia o uso apropiado de acuerdo con los trminos de los convenios no puede ser verificado debe ser cuestionado.

39

Ejemplo 6.2.A Cdula Ilustrativa de Costos Compartidos para Convenios con Presupuestos de Costos Compartidos para la Duracin del Proyecto que No Han Terminado (NOMBRE DEL BENEFICIARIO) CEDULA DE COSTOS COMPARTIDOS Del 1 de Enero de 20xx al 31 de Diciembre de 20xx COSTOS CUESTIONADO 16 INELEGIBLE NO DOCUMENTADO NOTAS17

REAL EN EFECTIVO Donacin No. 1 Donacin No. 2 EN ESPECIE Donacin No. 1 Donacin No. 2 TOTAL $ xxx xxx $ xxx xxx $ xxx ====

$ xxx $ xxx $ xxx ==== $ xxx ====

Nota 1 Nota 2

16

Todos los costos compartidos cuestionados sern listado aqu. Todos los costos cuestionados materiales que resulten de incumplimiento con los trminos del convenio y las leyes y regulaciones aplicables deben de ser incluidos como hallazgos en el informe sobre cumplimiento. Las notas a la cdula de costos compartidos deben describir brevemente los costos cuestionados (materiales e inmateriales), y deben de ser referenciadas a cualquier hallazgo correspondiente en el informe sobre cumplimiento.

17

40

Ejemplo 6.2.B Cdula Ilustrativa de Costos Compartidos para Auditoras de Cierre de Convenios con Presupuestos de Costos Compartidos para la Duracin del Proyecto, y Auditoras de Convenios con Presupuestos Anuales de Costos Compartidos (NOMBRE DEL BENEFICIARIO) CEDULA DE COSTOS COMPARTIDOS 1 de Enero de 20xx al 31 de Diciembre de 20xx 18 Costos Cuestionados 19 No Inelegible Documentad o

Presupuesto 20

Real

Dficit 21

Notas
22

EFECTIVO Donacin No. 1 Donacin No. 2 EN ESPECIE Donacin No. 1 Donacin No. 2 TOTAL

$ xxx xxx $ xxx xxx $ xxx

$ xxx xxx $ xxx xxx $ xxx

$ xxx

$ xxx $ xxx

Nota 1 Nota 2

xxx $ xxx $ xxx $ xxx

18

Las contribuciones de los costos compartidos, a ser presentadas en la cdula de costos compartidos, dependen en el perodo cubierto por el presupuesto de costos compartidos. Si el presupuesto es para la duracin del proyecto, entonces las contribuciones, y as como cualquier dficit o costo cuestionado, sern presentadas en una base acumulativa desde el inicio del proyecto. Si el presupuesto cubre un perodo de un ao, entonces las contribuciones de costos compartidos y cualquier dficit o costo cuestionado sern presentados en una base anual. Todos los costos cuestionados sern listados aqu. Todos los costos cuestionados materiales que resulten de instancias de incumplimiento con los trminos de los convenios y leyes y regulaciones aplicables deben de ser incluidos como hallazgos en el informe sobre cumplimiento. Para auditoras de cierre de adjudicaciones con presupuestos de costos compartidos por la duracin del proyecto, los auditores usarn el presupuesto para la duracin del proyecto. Para auditoras con presupuestos anuales de costos compartidos, los auditores usarn el presupuesto para el perodo de la auditora. Esta columna mostrar las contribuciones requeridas de costos compartidos que no estn proporcionadas por el beneficiario. Debido a que los costos cuestionados no estn considerados proporcionados por el beneficiario, estos pueden tener un impacto en la columna de dficit. Todos los dficits de costos compartidos considerados como materiales deben de ser incluido como hallazgos en el informe sobre cumplimiento. Todos los dficit sern descritos brevemente en las notas a la cdula de costos compartidos y sern referenciados a cualquier hallazgo correspondiente en el informe sobre cumplimiento. Las notas a la cdula de costos compartidos deben brevemente describir los costos cuestionados (materiales e inmateriales), y el dficit. Las notas deben de ser referenciadas a cualquier hallazgo correspondiente en el informe sobre cumplimiento.

19

20

21

22

41

Ejemplo 6.3 Cdula Ilustrativa del Clculo de la Tasa de Costos Indirectos (NOMBRE DEL BENEFICIARIO) CEDULA DEL CALCULO DE LA TASA DE COSTOS INDIRECTOS Para el ao terminado el 31 de diciembre de 20xx
Exclusiones/ Gastos Inelegibles 23 $ 100 10 10 200 100 50 50 50 100 200 100 50 100 100 50 10 200 $ 680 $ 410 $ 1,860 = 22% 40 $1,860 $ 410 Base de Costos Directos $ 800 80 80 200 50 Costos Indirectos Acumulados $ 100 10 10

Gastos Sueldos y salarios Beneficios a empleados Impuestos sobre nmina Servicios profesionales Gastos de viaje Gastos de representacin Mantenimiento y limpieza Telfono Suministros de oficina Correo Alquiler de equipo Reps. y Mantenimiento Depreciaciones Impresin y copias Recursos de ayuda Seguros Cuentas incobrables Gastos miscelneos Recaudacin de fondos Total Clculo de la tasa de costos indirectos: Costos Indirectos Base de Costos Directos $ 1,000 100 100 400 50 100 50 50 50 100 200 150 50 50 100 100 50 50 200 $ 2,950 24 =

50 50

23

*Excluya los gastos de capital y otros artculos distorsionantes as como sub-contractos o sub-adjudicaciones mayores. Los costos inelegibles deben de ser excluidos; sin embargo, los costos que sean inelegibles como cargos directos a las adjudicaciones de USAID deben de ser incluidos en la base de costos directos y ser asignados su porcin de los costos indirectos de la organizacin si representan costos que (1) incluyen los salarios del personal, (2) ocupan espacio, y (3) benefician de los costos indirectos de la organizacin. Concuerda con el total de gastos mostrados en los estados financieros para propsitos generales auditados.

24

42

Captulo 7: Informes Ilustrativos


* Los siguientes informes de auditora ilustrativos proveen ejemplos de los tipos de informes que satisfacen los requisitos de estas Guas. Para orientacin adicional, los auditores deben referirse a las Declaraciones sobre Normas de Auditora de la AICPA que sean aplicables. Debe seguirse lo mejor que se pueda los formatos y contenidos de los informes ilustrativos. Ejemplo 7.1.A Informe Ilustrativo de Auditora sobre el Estado de Rendicin de Cuentas con Opinin No Calificada Informe del Auditor Independiente 25 Junta Directiva Nombre de la Organizacin Beneficiaria Direccin Postal Completa Hemos auditado el estado de rendicin de cuentas de (nombre del beneficiario) para el ao terminado el 30 de junio de 20xx. El estado de rendicin de cuentas es responsabilidad de la gerencia de (nombre del beneficiario). Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinin sobre el estado de rendicin de cuentas basada en nuestra auditora. Nuestra auditora sobre el estado de rendicin de cuentas fue hecha de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental de los EUA emitidas por el Contralor General de los Estados Unidos. Estas normas requieren que planifiquemos y realicemos la auditora con el fin de obtener una seguridad razonable de que el estado de rendicin de cuentas est libre de distorsiones materiales. Una auditora incluye el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que respalda los montos y divulgaciones en el estado de rendicin de cuentas. Una auditora tambin incluye la evaluacin de los principios de contabilidad utilizados y los estimados significativos hechos por la gerencia, as como la evaluacin de la presentacin general del estado financiero. Creemos que nuestra auditora provee una base razonable para nuestra opinin. 26

25

Para orientacin sobre estos informes, referirse al SAS No. 58 de la AICPA, "Informes sobre Estados Financieros Auditados", SAS No. 62, "Informes Especiales", y SAS No. 79 "Enmienda a la Declaracin de Normas de Auditora No. 58". El auditor debe de expresar una opinin adversa o abstenerse de opinar cuando hayan desviaciones materiales o las restricciones al alcance sean tan extensas que, a juicio del auditor, impediran expresar una opinin calificada. La falta de un programa satisfactorio de educacin continua y/o de revisiones externas del control de calidad debe de ser divulgada en el segundo prrafo del informe. En tal caso, el segundo prrafo y los prrafos adicionales explicativos deben leerse de la siguiente manera: "Excepto por lo mencionado en el(los) siguiente(s) prrafo(s), nuestra auditora del estado de rendicin de cuentas fue hecha de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental de los EUA emitidas por el Contralor General de los Estados Unidos..."(continuar con el contenido uniforme del prrafo). "No tenemos un programa de educacin continua que satisfaga plenamente el requisito mencionado en el Captulo 3, prrafo 3.46 de las Normas de Auditora Gubernamental de los EUA. Sin embargo, nuestro programa actual provee al menos (nmero) horas de educacin continua y capacitacin cada dos aos. Estamos tomando los pasos necesarios para adoptar un programa de educacin continua que satisfaga

26

43

En nuestra opinin, el estado de rendicin de cuentas antes mencionado presenta razonablemente, en todos los aspectos materiales, los ingresos del programa, los costos incurridos y reembolsados, los bienes y la asistencia tcnica adquirida directamente por USAID para el ao terminado en esa fecha, de acuerdo con los trminos de los convenios y en conformidad con la base contable descrita en la Nota X. *De acuerdo de las Normas de Auditora Gubernamental de los EUA, tambin hemos enviado nuestros informes de fecha el 30 de junio de 20xx, sobre nuestra consideracin sobre el control interno de (nombre del beneficiario) sobre los informes financieros y nuestras pruebas de su cumplimiento con ciertas provisiones de leyes y regulaciones. Eses informes son una parte integral de una auditora hecha de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental de los EUA y deben ser ledo junto con el Informe del Auditor Independiente al considerar los resultados de nuestra auditora. Este informe est destinado para informar a (nombre del beneficiario) y USAID. Sin embargo, una vez sea distribuido por USAID, este informe es un asunto de inters pblico y su distribucin no estar restringida. Firma de la Firma de Auditora Fecha

completamente este requisito." "No tenemos un programa de revisiones de control de calidad por alguna organizacin externa no afiliada como lo requiere el Captulo 3, prrafos 3.50 y 3.55 de las Normas de Auditora Gubernamental de los EUA, ya que tal programa no es ofrecido por ninguna organizacin profesional en (nombre del pas). Creemos que los efectos de esta desviacin de las Normas de Auditora Gubernamental de los EUA no son materiales porque nuestra oficina participa en el programa mundial de control de calidad de (nombre de la firma en EUA), y nuestra oficina est sujeta, cada tres aos, a una revisin extensiva de control de calidad hecha por socios y gerentes de otras oficinas afiliadas."

44

Ejemplo 7.1.B Informe Ilustrativo de sobre el Estado de Rendicin27 de Cuentas con Opinin Calificada Informe del Auditor Independiente Junta Directiva Nombre de la Organizacin Beneficiaria Direccin Postal Completa Hemos auditado el estado de rendicin de cuentas de (nombre del beneficiario) para el ao terminado el 30 de junio de 20xx. El estado de rendicin de cuentas es responsabilidad de la gerencia de (nombre del beneficiario). Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinin sobre el estado de rendicin de cuentas basada en nuestra auditora. Nuestra auditora sobre el estado de rendicin de cuentas fue hecha de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental de los EUA emitidas por el Contralor General de los Estados Unidos. Estas normas requieren que planifiquemos y realicemos la auditora con el fin de obtener una seguridad razonable respecto a si el estado de rendicin de cuentas est libre de distorsiones materiales. Una auditora incluye el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que respalda los montos y divulgaciones en el estado de rendicin de cuentas. Una auditora tambin incluye la evaluacin de los principios de contabilidad utilizados y los estimados significativos hechos por la gerencia, as como la evaluacin de la presentacin del estado financiero general. Creemos que nuestra auditora provee una base razonable para nuestra opinin. Los resultados de nuestras pruebas revelaron los siguientes costos cuestionados materiales tal como se detallan en el estado de rendicin de cuentas: (1) $xxx en costos que son explcitamente cuestionados porque no tienen relacin con el programa, no son razonables, o estn prohibidos por los trminos de los convenios; y (2) $xxx en costos que no tienen documentos de respaldo adecuados o no contaban con la debida aprobacin o autorizacin.28 En nuestra opinin, excepto por los efectos de los costos cuestionados mencionados en el prrafo anterior, el estado de rendicin de cuentas referido anteriormente presenta razonablemente, en todos los aspectos materiales, los ingresos del programa, los costos incurridos y reembolsados, y los bienes y la asistencia tcnica adquirida directamente por USAID para el ao terminado en esa fecha, de

27

Para orientacin sobre estos informes, ver a AICPA SAS No. 58, Informes sobre Estados Financieros Auditados, SAS No. 62, Informes Especiales, y SAS No. 79, Enmienda a la Declaracin sobre Normas de Auditora No. 58. Los auditores deben expresar una opinin adversa o abstenerse de opinar cuando haya desviaciones materiales o restricciones al alcance tan grandes que, a juicio del auditor, puede impedir expresar una opinin calificada. Este prrafo es slo ilustrativo y puede ser modificado o excluido basado en los tipos de hallazgos contenidos en el informe.

28

45

acuerdo con los trminos de los convenios y de conformidad con la base contable descrita en la Nota X. *De acuerdo de las Normas de Auditora Gubernamental de los EUA, tambin hemos enviado nuestros informes de fecha el 30 de junio de 20xx, sobre nuestra consideracin sobre el control interno de (nombre del beneficiario) sobre los informes financieros y nuestras pruebas de su cumplimiento con ciertas provisiones de leyes y regulaciones. Eses informes son una parte integral de una auditora hecha de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental de los EUA y deben ser ledo junto con el Informe del Auditor Independiente al considerar los resultados de nuestra auditora. Este informe est destinado para informar a (nombre del beneficiario) y USAID. Sin embargo, una vez sea distribuido por USAID, este informe es un asunto de inters pblico y su distribucin no estar restringida. Firma de la Firma de Auditora Fecha

46

Ejemplo 7.2.A * Informe Ilustrativo sobre Control Interno Sin Deficiencias significativas Informe del Auditor Independiente sobre Control Interno Junta Directiva Nombre de la Organizacin Beneficiaria Direccin Postal Completa Hemos auditado el estado de rendicin de cuentas de (nombre del beneficiario) para el ao terminado el 30 de junio de 20xx, y hemos emitido nuestro informe sobre el mismo con fecha 15 de agosto de 20xx. Tambin revisamos la cdula separad de costos compartidos (si aplicable). Nuestra auditora fue hecha de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental de los EUA emitidas por el Contralor General de los Estados Unidos.29 Al planear y efectuar nuestra auditoria, consideramos el control interno de la entidad sobre la informacin financiera (control interno) como base para disear nuestros procedimientos de auditoria con el propsito de expresar una opinin sobre los estados financieros, pero no con el propsito de expresar una opinin sobre la efectividad del control interno de la entidad. Por lo tanto, no expresamos una opinin sobre la efectividad del control interno de la entidad. Una deficiencia en el control interno existe cuando el diseo u operacin de un control no permite a la administracin o sus empleados, en el curso normal de sus funciones asignadas, prevenir o detectar errores oportunamente. Una debilidad material es una deficiencia, o una combinacin de deficiencias, en el control interno, de tal forma que existe una posibilidad razonable de que una distorsin material en los estados financieros de la entidad, no sea prevenida o detectada y corregida oportunamente. Nuestra consideracin del control interno estuvo limitada al propsito descrito en el primer prrafo y no fue diseada para identificar todas las deficiencias en el control interno que pudieran ser deficiencias, deficiencias significativas, o debilidades materiales. No identificamos ninguna deficiencia en el control interno que consideremos sea una debilidad material, conforme a la definicin del prrafo anterior.

29

La falta de un programa satisfactorio de educacin continua y/o de revisiones externas del control de calidad deben ser divulgadas en el segundo prrafo como siguiente: "Excepto por no tener un programa de educacin continua completamente satisfactorio y/o no tener revisiones externas de control de calidad por una organizacin de auditora no afiliada (como se describe en nuestro informe sobre el estado de rendicin de cuentas), nuestra auditora fue hecha de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental de los EUA emitidas por el Contralor General de los Estados Unidos...." (continuar con el contenido uniforme del prrafo).

47

Sin embargo, notamos ciertos asuntos relacionados a control interno y su operacin que hemos informado a la gerencia de (nombre del beneficiario) en una carta por separado de fecha 15 de agosto de 20xx. 30 Este informe est destinado para informar a (nombre del beneficiario) y USAID. Sin embargo, una vez sea distribuido por USAID, este informe es un asunto de inters pblico y su distribucin no estar restringida. Firma de la Firma de Auditora Fecha

30

Excluya este prrafo si otros asuntos de control interno no son informados en una carta por separado.

48

Ejemplo 7.2.B * Informe Ilustrativo sobre Control Interno Con Deficiencias significativas Informe del Auditor Independiente sobre Control Interno Junta Directiva Nombre de la Organizacin Beneficiaria Direccin Postal Completa Hemos auditado el estado de rendicin de cuentas de (nombre del beneficiario) para el ao terminado el 30 de junio de 20xx, y hemos emitido nuestro informe sobre el mismo con fecha 15 de agosto de 20xx. Tambin revisamos la cdula separada de costos compartidos (si aplicable). Nuestra auditora fue hecha de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental de los EUA emitidas por el Contralor General de los Estados Unidos. Al planear y efectuar nuestra auditoria, consideramos el control interno de la entidad sobre la informacin financiera (control interno) como base para disear nuestros procedimientos de auditoria con el propsito de expresar una opinin sobre los estados financieros, pero no con el propsito de expresar una opinin sobre la efectividad del control interno de la entidad. Por lo tanto, no expresamos una opinin sobre la efectividad del control interno de la entidad. Nuestra consideracin del control interno estuvo limitada al propsito descrito en el prrafo anterior y no fue diseada para identificar todas las deficiencias en el control interno que pudieran ser deficiencias significativas o debilidades materiales y por lo tanto no existe seguridad de que todas las deficiencias, deficiencias significativas, o debilidades materiales hayan sido identificadas. Sin embargo, como es discutido a continuacin, identificamos ciertas deficiencias en el control interno que consideramos son debilidades materiales (incluir si es aplicable: y otras deficiencias que consideramos son deficiencias significativas). Una deficiencia en el control interno existe cuando el diseo u operacin de un control no permite a la administracin o sus empleados, en el curso normal de sus funciones asignadas, prevenir o detectar errores oportunamente. Una debilidad material es una deficiencia, o una combinacin de deficiencias, en el control interno, de tal forma que existe una posibilidad razonable de que una distorsin material en los estados financieros de la entidad, no sea prevenida o detectada y corregida oportunamente. (incluir si es aplicable: Consideramos que las siguientes deficiencias en el control interno de la compaa son debilidades materiales:) (Si es aplicable, describir las debilidades materiales que fueron identificadas.) Una deficiencia significativa es una deficiencia, o combinaciones de deficiencias en el control interno que es menos severa que una debilidad material pero es de importancia suficiente para merecer la atencin de aquellos a cargo de direccin. Consideramos que las siguientes deficiencias in el control interno de la entidad son deficiencias significativas: (Describa las deficiencias significativas que fueron identificadas.)

49

Tambin observamos otros asuntos relacionados a control interno y su operacin que hemos informado a la gerencia de (nombre del beneficiario) en una carta por separado de fecha 15 de agosto de 20xx. 31 Este informe est destinado para informar a (nombre del beneficiario) y USAID. Sin embargo, una vez sea distribuido por USAID, este informe es un asunto de inters pblico y su distribucin no estar restringida. Firma de la Firma de Auditora Fecha

31

Excluya este prrafo si otros asuntos de control interno no son informados en una carta por separado.

50

Ejemplo 7.3.A Informe Ilustrativo sobre Cumplimiento Sin Incumplimiento Material Informe del Auditor Independiente sobre Cumplimiento Junta Directiva Nombre de la Organizacin Beneficiaria Direccin Postal Completa Hemos auditado el estado de rendicin de cuentas de (nombre del beneficiario) para el ao terminado el 30 de junio de 20xx, y hemos emitido nuestro informe sobre el mismo con fecha 15 de agosto de 20xx. Tambin revisamos la cdula separada de costos compartidos (si aplicable). Nuestra auditora fue hecha de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental de los EUA emitidas por el Contralor General de los Estados Unidos. *Esas normas requieren que planifiquemos y realicemos la auditora con el fin de obtener una seguridad razonable respecto a si el estado de rendicin de cuentas est libre de distorsiones materiales resultantes de violaciones a los trminos del convenio y leyes y regulaciones que tienen un efecto directo y material sobre la determinacin de los montos en el estado de rendicin de cuentas.32 El cumplimiento con los trminos de los convenios y las leyes y regulaciones aplicables de (nombre del beneficiario) es responsabilidad de la gerencia de (nombre del beneficiario). Para obtener una seguridad razonable de que el estado de rendicin de cuentas est libre de distorsiones materiales, efectuamos pruebas de cumplimiento de (nombre del beneficiario) con ciertos trminos del convenio y leyes y regulaciones. Sin embargo, nuestro objetivo no fue la de expresar una opinin sobre el cumplimiento general con tales clusulas. Por lo tanto, no expresamos tal opinin. Tambin efectuamos pruebas de cumplimiento de (nombre del beneficiario) con ciertos trminos del convenio y leyes y regulaciones aplicables a las contribuciones de costos compartidos (si aplica).

32

La falta de un programa satisfactorio de educacin continua y/o de revisiones externas del control de calidad deben de ser divulgadas en el segundo prrafo de la siguiente manera: "Excepto por no tener un programa de educacin continua completamente satisfactorio y/o no tener revisiones externas de control de calidad por una organizacin no afiliada (como se describe en nuestro informe sobre el estado de rendicin de cuentas), nuestra auditora fue hecha de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental de los EUA emitidas por el Contralor General de los Estados Unidos." (continuar con el contenido uniforme del prrafo).

51

Los resultados de nuestras pruebas no revelaron instancias de incumplimiento que requieran ser informadas aqu bajo las Normas de Auditora Gubernamental de los EUA. 33 Observamos ciertas instancias no materiales de incumplimiento que hemos informado a la gerencia de (nombre del beneficiario) en una carta por separado de fecha 15 de agosto de 20xx.34 Este informe est destinado para informar a (nombre del beneficiario) y USAID. Sin embargo, una vez sea distribuido por USAID, este informe es un asunto de inters pblico y su distribucin no estar restringida. Firma de la Firma de Auditora Fecha

33

Ver Captulo 5, prrafos 5.15 - 5.17 de las Normas de Auditora Gubernamental de los EUA para criterios para informar. Excluya este prrafo si no hubiese instancias no materiales de incumplimiento.

34

52

Ejemplo 7.3.B. Informe Ilustrativo sobre Cumplimiento Con Incumplimientos Materiales Informe del Auditor Independiente sobre Cumplimiento Junta Directiva Nombre de la Organizacin Beneficiaria Direccin Postal Completa Hemos auditado el estado de rendicin de cuentas de (nombre del beneficiario) para el ao terminado el 30 de junio de 20xx, y hemos emitido nuestro informe sobre el mismo con fecha 15 de agosto de 20xx. Tambin revisamos la cdula separada de costos compartidos (si aplicable). Nuestra auditora fue hecha de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental de los EUA emitidas por el Contralor General de los Estados Unidos. *Esas normas requieren que planifiquemos y realicemos la auditora con el fin de obtener una seguridad razonable de que el estado de rendicin de cuentas est libre de distorsiones materiales resultantes de violaciones a los trminos del convenio y leyes y regulaciones que tienen un efecto directo y material sobre la determinacin de los montos en el estado de rendicin de cuentas. El cumplimiento con los trminos del convenio y las leyes y regulaciones aplicables a (nombre del beneficiario) es responsabilidad de la gerencia de (nombre del beneficiario). Para obtener una seguridad razonable de que el estado de rendicin de cuentas est libre de distorsiones materiales, efectuamos pruebas de cumplimiento de (nombre del beneficiario) con ciertos trminos del convenio y leyes y regulaciones. Sin embargo, nuestro objetivo no fue la de expresar una opinin sobre el cumplimiento general con tales clusulas. Por lo tanto, no expresamos tal opinin. Tambin efectuamos pruebas de cumplimiento de (nombre del beneficiario) con ciertos trminos del convenio y leyes y regulaciones aplicables a las contribuciones de costos compartidos (si aplica). Instancias materiales de incumplimiento son fallas en el seguimiento de requerimientos o violaciones a los trminos del convenio y leyes y regulaciones que nos llevan a concluir que la acumulacin de distorsiones resultantes de tales fallas o violaciones es material para el estado de rendicin de cuentas y para la cdula de costos compartidos (si aplica). Los resultados de nuestras pruebas de cumplimiento revelaron las siguientes instancias materiales de incumplimiento, los efectos de los cuales se muestran como costos cuestionados en el estado de rendicin de cuentas para el estado de rendicin de cuentas y la cdula de costos compartidos (si es aplicable) de 20XX de (nombre del beneficiario).

53

(Incluya prrafos resumiendo las instancias materiales de incumplimiento, con referencias a los hallazgos correspondientes, que deben describir completamente las instancias materiales de incumplimiento.) 35 Hemos considerado estas instancias materiales de incumplimiento al formar nuestra opinin respecto a si el estado de rendicin de cuentas para 20xx de (nombre del beneficiario) se presenta razonablemente, en todos los aspectos materiales, de acuerdo con los trminos de los convenios y den conformidad con la base contable descrita en la Nota X al estado de rendicin de cuentas, y este informe no afecta nuestro informe sobre el estado de rendicin de cuentas fechado (fecha del informe). Observamos ciertas instancias no materiales de incumplimiento que hemos informado a la gerencia de (nombre del beneficiario) en una carta por separado de fecha 15 de agosto de 20xx.36 Este informe est destinado para informar a (nombre del beneficiario) y USAID. Sin embargo, una vez sea distribuido por USAID, este informe es un asunto de inters pblico y su distribucin no estar restringida. Firma de la Firma de Auditora Fecha

35

Las Normas de Auditora Gubernamental de los EUA establecen que los hallazgos de auditora deben contener los elementos de condicin, criterio, causa, y efecto. Los auditores deben tratar de identificar estos puntos para proveer suficiente informacin que permita tomar acciones correctivas adecuadas y oportunas. Estos hallazgos pueden tambin servir de base para conducir trabajo adicional de auditora. Excluir este prrafo si no hay instancias inmateriales de incumplimiento.

36

54

Ejemplo 7.4 Informe Ilustrativo sobre la Cdula de Clculo de la Tasa de Costos Indirectos * Informe del Auditor Independiente sobre la Cdula de Clculo de la Tasa de Costos Indirectos Junta Directiva Nombre de la Organizacin Beneficiaria Direccin Postal Completa Nuestra auditora fue hecha con el propsito de formarnos una opinin sobre los estados financieros bsicos tomados en conjunto. La cdula de clculo de la tasa de costos indirectos contenida en la pgina (x) se presenta para fines de anlisis adicional y no es una parte integral de los estados financieros bsicos. Tal informacin ha sido sujeta a los procedimientos de auditora aplicados al examen de los estados financieros bsicos, y en nuestra opinin, se presenta razonablemente en todos los aspectos materiales en relacin con los estados financieros bsicos tomados en conjunto. Firma de la Firma de Auditora Fecha

55

Ejemplo 7.5 Opinin No Calificada Ilustrativa sobre los Estados Financieros para Propsitos Generales del Beneficiario Tomados en su Conjunto Informe del Auditor Independiente 37 Junta Directiva Nombre de la Organizacin Beneficiaria Direccin Postal Completa Hemos auditado el balance general de (nombre del beneficiario) al 30 de junio de 20xx, y los estados relacionados de ingresos y gastos, y cambios en los saldos de los fondos para el ao que termin en esa fecha. Estos estados financieros son responsabilidad de la gerencia de (nombre del beneficiario). Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinin sobre estos estados financieros basada en nuestra auditora. Nuestra auditora fue hecha de acuerdo con (indicar la fuente de las normas de auditora). Estas normas requieren que planifiquemos y realicemos la auditora con el fin de obtener una seguridad razonable de que los estados financieros estn libres de distorsiones materiales. Una auditora incluye el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que respalda los montos y revelaciones en los estados financieros. Una auditora tambin incluye la evaluacin de los principios de contabilidad utilizados y los estimados significativos hechos por la gerencia, as como una evaluacin de la presentacin del estado financiero general. Creemos que nuestra auditora provee una base razonable para nuestra opinin. En nuestra opinin, los estados financieros mencionados anteriormente presentan razonablemente, en todos los aspectos materiales, la posicin financiera de (nombre del beneficiario) al 30 de junio de 20xx, y los resultados de sus operaciones y los saldos de sus fondos para el ao terminado en esa fecha, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Firma de la Firma de Auditora Fecha

37

Para orientacin respecto a informes sobre estados financieros bsicos que requieren apartarse de una opinin no calificada, refirase al SAS No. 58, "Informes sobre Estados Financieros Auditados", y SAS No. 79, Enmienda al SAS No. 58. Los auditores deben expresar una opinin calificada o adversa o abstenerse de opinar cuando carezca de suficiente evidencia competente o cuando las restricciones al alcance del examen del auditor lo han llevado a concluir que no se puede expresar una opinin no calificada.

56

Ejemplo 7.6.A * Informe Ilustrativo sobre la Cdula de Costos Compartidos para Convenios con Presupuestos de Costos Compartidos para la Duracin del Proyecto que No Han Terminado, Sin Asuntos Significativos Informe del Auditor Independiente sobre la Cdula de Costos Compartidos Junta Directiva Nombre de la Organizacin Beneficiaria Direccin Postal Completa Hemos revisado la cdula de costos compartidos de (nombre del beneficiario) para el perodo (fecha de inicio del perodo de esta auditora) a (fecha de terminacin del perodo de esta auditora). Nuestra revisin se llev a cabo de acuerdo con las normas establecidas por el Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados (AICPA).38 El propsito de nuestra revisin fue determinar si la cdula de costos compartidos es presentada de acuerdo con la base de contabilidad descrita en nota X a la cdula de costos compartidos. Tambin consideramos los controles internos relacionados con la aportacin y contabilidad de las contribuciones de costos compartidos. Una revisin consiste principalmente de entrevistas con el personal del beneficiario y la aplicacin de procedimientos analticos a la informacin financiera. Una revisin tiene un alcance substancialmente ms limitado que la de un examen, cuyo objetivo sera expresar una opinin sobre la cdula de costos compartidos. Por lo tanto, no expresamos tal opinin. Basados en nuestra revisin, nada llam nuestra atencin que nos hiciera creer que (nombre del beneficiario) no presenta razonablemente la cdula de costos compartidos, en todos los aspectos materiales, de acuerdo con la base de contabilidad utilizada para preparar la cdula de costos compartidos. Este informe est destinado para informar a (nombre del beneficiario) y USAID. Sin embargo, una vez sea distribuido por USAID, este informe es un asunto de inters pblico y su distribucin no estar restringida. Firma de la Firma de Auditora Fecha

38

Para orientacin sobre informes, ver las Declaraciones sobre las Normas para Compromisos de Atestacin, Norma de Atestacin (AT) AT100.64 de la AICPA.

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Ejemplo 7.6.B * Informe Ilustrativo sobre la Cdula de Costos Compartidos para Convenios con Presupuestos de Costos Compartidos para la Duracin del Proyecto que No Han Terminado, Con Asuntos Significativos Informe del Auditor Independiente sobre la Cdula de Costos Compartidos Junta Directiva Nombre de la Organizacin Beneficiaria Direccin Postal Completa Hemos revisado la cdula de costos compartidos de (nombre del beneficiario) para el perodo (fecha de inicio del perodo de esta auditora) a (fecha de terminacin del perodo de esta auditora). Nuestra revisin se llev a cabo de acuerdo con las normas establecidas por el Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados (AICPA).39 El propsito de nuestra revisin fue determinar si la cdula de costos compartidos es presentada razonablemente de acuerdo con la base de contabilidad descrita en nota X a la cdula de costos compartidos. Tambin consideramos los controles internos relacionados con la aportacin y contabilidad de las contribuciones de costos compartidos. Una revisin consiste principalmente de entrevistas con el personal del beneficiario y la aplicacin de procedimientos analticos a la informacin financiera. Una revisin tiene un alcance substancialmente ms limitado que la de un examen, cuyo objetivo sera expresar una opinin sobre la cdula de costos compartidos. Por lo tanto, no expresamos tal opinin. Los resultados de nuestra revisin revelaron los siguientes costos cuestionados materiales tal como se detallan en la cdula de costos compartidos: (1) $XXX en costos no elegibles que no fueron presentados razonablemente de acuerdo con la base de contabilidad utilizada por el beneficiario para preparar la cdula de costos compartidos, y (2) $XXX en costos no documentados que no fueron presentados de acuerdo con la base de contabilidad utilizada por el beneficiario para preparar la cdula de costos compartidos. 40 (Incluya prrafos resumiendo los hallazgos de control interno y de cumplimiento relacionados con la cdula de costos compartidos, con referencias a los hallazgos correspondientes en los informes sobre control interno y cumplimiento, segn sea aplicable, as como las notas a la cdula de costos compartidos.)

39

Para orientacin sobre informes, ver las Declaraciones sobre las Normas para Compromisos de Atestacin, Norma de Atestacin (AT) AT100.64 de la AICPA. Este prrafo es ilustrativo slo y puede ser modificado o excluido basado en el tipo de hallazgos que contenga el informe.

40

58

Basado en nuestra revisin, excepto por lo mencionado anteriormente, nada llam nuestra atencin que nos hiciera creer que (nombre del beneficiario) no presenta razonablemente la cdula de costos compartidos, en todos los aspectos materiales, de acuerdo con la base de contabilidad utilizada para preparar la cdula de costos compartidos. Este informe est destinado para informar a (nombre del beneficiario) y USAID. Sin embargo, una vez sea distribuido por USAID, este informe es un asunto de inters pblico y su distribucin no estar restringida. Firma de la Firma de Auditora Fecha

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Ejemplo 7.6.C * Informe de Cierre Ilustrativo sobre la Cdula de Costos Compartidos para Convenios con Presupuestos de Costos Compartidos para la Duracin del Proyecto, y Auditoras de Convenios con Presupuestos Anuales de Costos Compartidos, Sin Asuntos Significativos

Informe del Auditor Independiente sobre la Cdula de Costos Compartidos Junta Directiva Nombre de la Organizacin Beneficiaria Direccin Postal Completa Hemos revisado la cdula de costos compartidos de (nombre del beneficiario) para el perodo (fecha de inicio del perodo de esta auditora) a (fecha de terminacin del perodo de esta auditora). Nuestra revisin se llev a cabo de acuerdo con las normas establecidas por el Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados (AICPA).41 El propsito de nuestra revisin fue determinar si la cdula de costos compartidos es presentada de acuerdo con la base de contabilidad descrita en nota X a la cdula de costos compartidos y para determinar si las contribuciones de costos compartidos fueron aportadas de acuerdo con los trminos de los convenios. Tambin consideramos los controles internos relacionados con la aportacin y contabilidad de las contribuciones de costos compartidos. Una revisin consiste principalmente de entrevistas con el personal del beneficiario y la aplicacin de procedimientos analticos a la informacin financiera. Una revisin tiene un alcance substancialmente ms limitado que la de un examen, cuyo objetivo sera expresar una opinin sobre la cdula de costos compartidos. Por lo tanto, no expresamos tal opinin. Basado en nuestra revisin, nada llam nuestra atencin que nos hiciera creer que (nombre del beneficiario) no presenta razonablemente la cdula de costos compartidos, en todos los aspectos materiales, de acuerdo con la base de contabilidad utilizada para preparar la cdula de costos compartidos. Adems, nada llam nuestra atencin que nos hiciera creer que el beneficiario no ha aportado y contabilizado las contribuciones de costos compartidos, en todos los aspectos materiales, de acuerdo con los trminos de los convenios. Este informe est destinado para informar a (nombre del beneficiario) y USAID. Sin embargo, una vez sea distribuido por USAID, este informe es un asunto de inters pblico y su distribucin no estar restringida. Firma de la Firma de Auditora Fecha

41

Para orientacin sobre informes, ver las Declaraciones sobre las Normas para Compromisos de Atestacin, Norma de Atestacin (AT) AT100.64 de la AICPA.

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Ejemplo 7.6.D * Informe de Cierre Ilustrativo sobre la Cdula de Costos Compartidos para Convenios con Presupuestos de Costos Compartidos para la Duracin del Proyecto, Auditoras de Convenios con Presupuestos Anuales de Costos Compartidos, Con Asuntos Significativos Informe del Auditor Independiente sobre la Cdula de Costos Compartidos Junta Directiva Nombre de la Organizacin Beneficiaria Direccin Postal Completa Hemos revisado la cdula de costos compartidos de (nombre del beneficiario) para el perodo (fecha de inicio del perodo de esta auditora) a (fecha de terminacin del perodo de esta auditora). Nuestra revisin se llev a cabo de acuerdo con las normas establecidas por el Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados (AICPA).42 El propsito de nuestra revisin fue determinar si la cdula de costos compartidos es presentada razonablemente de acuerdo con la base de contabilidad descrita en nota X a la cdula de costos compartidos y para determinar si las contribuciones de costos compartidos fueron aportadas de acuerdo con los trminos de los convenios. Tambin consideramos los controles internos relacionados con la aportacin y contabilidad de las contribuciones de costos compartidos. Una revisin consiste principalmente de entrevistas con el personal del beneficiario y la aplicacin de procedimientos analticos a la informacin financiera. Una revisin tiene un alcance substancialmente ms limitado que la de un examen, cuyo objetivo sera expresar una opinin sobre la cdula de costos compartidos. Por lo tanto, no expresamos tal opinin. Los resultados de nuestra revisin revelaron los siguientes costos cuestionados materiales tal como se detallan en la cdula de costos compartidos: (1) $XXX en costos no elegibles que no fueron aportados de acuerdo con los trminos de los convenios, y (2) $XXX en costos no documentados que no fueron contabilizados de acuerdo con los trminos de los convenios.43 (Incluya prrafos resumiendo los hallazgos de control interno y de cumplimiento relacionados con la cdula de costos compartidos, con referencias a los hallazgos correspondientes en los informes sobre control interno y cumplimiento, segn sea aplicable, as como las notas a la cdula de costos compartidos.)

42

Para orientacin sobre informes, ver las Declaraciones sobre las Normas para Compromisos de Atestacin, Norma de Atestacin (AT) AT100.64 de la AICPA. Este prrafo es slo ilustrativo y puede ser modificado o excluido basado en el tipo de hallazgos que contenga el informe.

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Basados en nuestra revisin, excepto por lo mencionado anteriormente, nada llam nuestra atencin que nos hiciera creer que (nombre del beneficiario) no presenta razonablemente la cdula de costos compartidos, en todos los aspectos materiales, de acuerdo con la base de contabilidad utilizada para preparar la cdula de costos compartidos. Adems, excepto por lo mencionado anteriormente, nada llam nuestra atencin que nos hiciera creer que (nombre del beneficiario) no aportara ni contabilizara las contribuciones de los costos compartidos, en todos los aspectos materiales, de acuerdo con los trminos de los convenios. Este informe est destinado para informar a (nombre del beneficiario) y USAID. Sin embargo, una vez sea distribuido por USAID, este informe es un asunto de inters pblico y su distribucin no estar restringida. Firma de la Firma de Auditora Fecha

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Captulo 8: Perfil Ilustrativo de Trminos de Referencia para Auditoras Contratadas por el Beneficiario
I. ANTECEDENTES Esta seccin debe contener una breve descripcin de los objetivos del programa de USAID, las entidades ejecutoras y sus responsabilidades en los programas de USAID, montos, tipo y propsito de las contribuciones de USAID y de otros, duracin del programa y otros requisitos significativos. II. TITULO Esta seccin debe contener el ttulo y nmero de los programas de USAID. III. OBJETIVOS Esta seccin debe indicar que esta es una auditora financiera de los programas financiados por USAID y el periodo cubierto. Debe tambin contener los requisitos del Captulo 3 de estas Guas. Los objetivos relacionados a la auditora de la tasa de costos indirectos y los estados financieros para propsitos generales del beneficiario tomados en conjunto deben ser incluidos solamente cuando sea aplicable. IV. ALCANCE DE LA AUDITORIA Esta seccin debe incluir los requisitos del Captulo 4 de estas Guas. Los requisitos del alcance relativos a la auditora de la tasa de costos indirectos y los estados financieros para propsitos generales del beneficiario tomados en conjunto slo deben ser incluidos si es aplicable. Adems, la misin de USAID designada puede ampliar el alcance de la auditora para incluir requisitos adicionales para tratar las preocupaciones especiales de la misin. V. INFORMES Esta seccin debe incluir los requisitos del Captulo 5 de estas Guas. Los requisitos para presentar informes relacionados a la auditora de la tasa de costos indirectos y los estados financieros para propsitos generales del beneficiario en conjunto slo deben incluirse cuando sea aplicable. VI. INSPECCION Y ACEPTACION DEL TRABAJO DE AUDITORIA E INFORMES Esta seccin discutir las responsabilidades de la misin de USAID designada, el beneficiario, y el RIG en la inspeccin y aceptacin del trabajo de auditora e informes.

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VII.

RELACIONES Y RESPONSABILIDADES Esta seccin debe establecer las relaciones y las responsabilidades entre el auditor independiente, el beneficiario, la misin de USAID designada, y el RIG.

VIII.

CONDICIONES DE DESEMPEO Esta seccin requiere la presentacin oportuna del informe de auditora despus del terminado el ao fiscal. (El beneficiario debe remitir el informe de auditora al RIG designado a ms tardar nueve meses despus del cierre del perodo auditado.) Esta seccin debe tambin describir la forma en que se harn los pagos al auditor independiente. El ltimo pago no puede ser hecho sino hasta despus de la aprobacin del informe por el RIG.

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Captulo 9: Modelo de un Convenio de Auditora con una Institucin Suprema de Auditora


La Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) y (ttulo de la Institucin Suprema de Auditora del pas anfitrin - de aqu en adelante referida como la ISA) acuerdan que la ISA puede llevar a cabo o contratar auditoras de los fondos de los convenios de USAID con el Gobierno de (nombre del pas). Las auditoras deben llevarse a cabo de acuerdo con las "Guas para Auditoras Financieras Contratadas por Beneficiarios del Exterior" emitidas por el Inspector General de USAID, como lo requieren las clusulas uniformes de auditora contenidas en los convenios respectivos entre USAID y el Gobierno de (nombre del pas). USAID y la ISA acuerdan que la ISA llevar a cabo auditoras de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental de los EUA o aquellas normas que los firmantes acuerden. USAID y la ISA pueden convenir que la ISA pueda contratar una firma independiente de contadores pblicos para efectuar las auditoras de las organizaciones gubernamentales. Estas auditoras contratadas debern realizarse de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental de los EUA y ser supervisadas por la ISA. USAID puede financiar estos contratos. Las firmas de auditora debern ser aprobadas por USAID antes que el contrato entre en efecto. USAID y la ISA deben preparar conjuntamente un programa anual de auditoras a ser efectuadas o contratadas por la ISA. El programa de auditoras deber contener la siguiente informacin: Nombres de las instituciones gubernamentales a ser auditadas. Nmeros de identificacin de los convenios de USAID a ser cubiertos por las auditoras. Ao fiscal a ser cubierto por las auditoras. Nombre de los auditores (ISA o firma de contadores pblicos). Nombre de la entidad a cargo de supervisar las auditoras (ISA, firma de contadores pblicos, o contratista individual).

Los trminos de referencia uniformes provistos por el RIG como ejemplos a ser usados en la ejecucin de auditoras de organizaciones gubernamentales se adjuntan, y son parte integral de este convenio. USAID debe aprobar todos los trminos de referencia antes que el trabajo de auditora comience. USAID podr ampliar el alcance de la auditora para permitir la revisin de reas especficas que pueden tener un inters particular de USAID para asegurar una responsabilidad apropiada sobre los recursos proporcionados al beneficiario, y puede reunirse con la ISA o su contratista al inicio de la auditora para explicar cualquier rea de preocupacin financiera o de cumplimiento contenida en los trminos de referencia que USAID quiere enfatizar.

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El alcance de la auditora debe incluir, como mnimo, un informe sobre el estado de rendicin de cuentas para los programas financiados por USAID, un informe sobre los controles internos relativos a los programas financiados por USAID, y un informe sobre el cumplimiento con los trminos de los convenios y las leyes y regulaciones aplicables relativas a los programas financiados por USAID. El RIG proveer asistencia tcnica y realizar revisiones de control de calidad (RCC) de los papeles de trabajo de una muestra de los informes de auditora. El RIG notificar a la entidad auditada de los resultados de las RCC. Si el RIG no acepta un informe de auditora por causa de deficiencias en el trabajo de la ISA o su contratista, los auditores efectuarn cualquier trabajo de auditora adicional solicitado por el RIG sin cargos adicionales a USAID. * La ISA o su contratista estn obligados a mantener adecuadamente la documentacin de auditora por un perodo de tres aos a partir de la finalizacin de la auditora. Durante este perodo de tres aos, la ISA o su contratista estn obligados a proporcionar inmediatamente la documentacin de auditoria, cuando sea requerido por USAID o el RIG. * Este convenio finalizar el _____________________________ a menos que las partes acuerden mutuamente extenderlo. Firmado Representante de la Misin de USAID Firmado Institucin Suprema de Auditora Firmado RIG Fecha Fecha Fecha

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Captulo 10: * Solicitud de Elegibilidad para Efectuar Auditorias USAID


* La informacin de este cuestionario ser utilizada para determinar si su firma est calificada para realizar auditoras financieras de donaciones/prestamos hechos por USAID. El cuestionario debe enviado al RIG designado. (Ver las direcciones en el Captulo 11 de estas Guas.) A los criterios se les han asignado puntajes para indicar su importancia relativa. A. ANTECEDENTES Por favor provea la siguiente informacin: 1. Nombre de la firma 2. Direccin 3. Nmeros de telfono 4. Nmeros de fax 5. Correo electrnico 6. Nombre y Titulo del Contacto Principal B. ENTENDIMIENTO DEL TRABAJO A SER REALIZADO 1. Objetivos de la Auditora y Alcance de Trabajo Describa su entendimiento del trabajo a ser realizado segn los requisitos de auditora de USAID. 2. Informes Requisitos Describa su entendimiento de los informes requeridos segn los programas de USAID. 3. El Proceso Interno del Control de Calidad Describa su entendimiento del proceso interno de control de calidad. 4. Relaciones y Responsabilidades Describa su entendimiento de sus relaciones y responsabilidades segn los programas de USAID. 5. Trminos de Desempeo 2 3 3 7 7 PUNTOS

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PUNTOS Describa su entendimiento de los trminos de desempeo segn los programas de USAID. 6. Normas de Auditora Gubernamental de los EUA Describa su entendimiento de estas normas para auditoras financieras. 7. Normas Internacionales de Auditora de IFAC Describa su entendimiento de estas normas para auditoras financieras. PUNTOS 3 3

C. EXPERIENCIA CON EL TIPO DE TRABAJO A SER REALIZADO 1. Normas de Auditora Generalmente Aceptadas del AICPA Describa la experiencia que su firma posee en el uso de las normas de auditora generalmente aceptadas del AICPA. 2. Normas de Auditora Gubernamental de los EUA Describa la experiencia que su firma posee en el uso de estas normas. 3. Normas Internacionales de Auditora de IFAC Describa la experiencia que su firma posee en el uso de estas normas. 4. Preparacin de Informes de Auditora en Ingls Describa su experiencia en la preparacin de informes de auditora en ingls. 5. Experiencia de auditoria a organizaciones gubernamentales internacionales y nacionales, organizaciones no gubernamentales. 7 y 7 7 7 7

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PUNTOS D. COMPETENCIA PROFESIONAL 1. Afiliacin con una Firma de Auditora Internacional * Describa la naturaleza de su afiliacin con una firma de auditora internacional (i.e., asociacin o representacin) y si los socios en su firma tienen autoridad para usar el membrete y la firma de la firma internacional en el informe de auditora. Tambin, describa que tipo de apoyo la firma internacional provee a su oficina. Finalmente, especifique el nmero de aos en que la afiliacin ha existido. (Anexe una copia del convenio con la firma internacional) 2. Lista de Clientes Provea un listado de sus clientes. 3. Nmero, Tipo y Educacin de Empleados Profesionales Llene la cdula siguiente y adjunte los curriculums vitaes (resums) de su personal clave. Tambin, provea otros comentarios sobre su personal que quiera hacer.
Nmero de Personal con Licenciatura en Contabilidad (Cuatro aos de Universidad)* Otro Ttulo Bachillerato (Titulo de Escuela Secundaria*

Nmero de Personal

Ttulo Maestra

Socios Directores Gerentes Supervisores Sr. Auditores Jr. Auditores Editores Secretarias Total

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PUNTOS 4. Sistema Interno de Control de Calidad Describa el sistema interno de control de calidad de su firma (el propsito de tal sistema es proveer una seguridad razonable que su firma (1) ha establecido y sigue polticas y procedimientos apropiados de auditora y (2) ha adoptado y sigue normas aplicables de auditora. 5. Revisin Externa de Control de Calidad Describa el programa de su firma sobre la revisin externa de control de calidad. Tal revisin debe determinar si (1) el sistema interno de control de calidad de la firma est implementado y operando efectivamente, y (2) se han establecido polticas y procedimientos y normas aplicables de auditora se siguen en los trabajos de auditora. 6. Programa de Educacin Profesional Continua Describa su programa de educacin profesional continua (CPE) y llene la cdula siguiente. Horas Promedio de CPE Cada Ao Ultimo Ao Terminado MM/DD/20XX Total CPE CPE en Normas Auditora Gubernamental EUA ____________ ____________ 2 5 5 4

7. Acceso a Servicios Especializados Describa los arreglos que su firma ha hecho para obtener cualquier asistencia tcnica requerida, y servicios legales y de gestin consultiva.

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PUNTOS E. INDEPENDENCIA * Los factores que podran limitar su independencia para realizar auditoras objetivas de organizaciones gubernamentales y no gubernamentales en su pas. ____ Puntos Totales F. * DECLARACIONES Yo/Nosotros, el/los firmante(s), al completar este documento, hago/hacemos las siguientes declaraciones: 1. Yo/Nosotros efectuare(mos) todas las auditoras USAID y/o compromisos sobre procedimientos previamente acordados de conformidad con las Normas de Auditoria Gubernamental de los Estados Unidos emitidas por el Contralor General de los Estados Unidos. 2. Yo/Nosotros cumplire(mos) con todos los requerimientos contenidos en las Guas de Auditorias Financieras Contratadas por Beneficiarios del Exterior. 3. Yo/Nosotros entiendo/entendemos que los fondos de USAID no sern usados para pagar por auditorias que no estn completas de conformidad con las Guas. En este sentido, Yo/Nosotros me/nos comprometo/comprometemos a corregir cualesquiera instancias de incumplimiento con las Guas que sea detectada por el RIG. ___________________ Nombre Completo _______________________ Cargo __________________ Fecha 100 4

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Captulo 11: Direcciones y Telfonos del Inspector General de USAID


Direcciones y Nmeros Telefnicos de las Oficinas RIG
Diferencia con hora de Washington, DC (Normal/Hora de Verano) 6/7

CORREO DE EUA USAID/RIG/CAIRO Unit 64902 APO, AE 09839-4902 TEL: 20-2-522-7250/7252 USAID/RIG/DAKAR Department of State 2130 Dakar Place Washington, DC 20521-2130 TEL: 221-869-6127/6128 USAID/RIG/Manila PSC 502, Box 1 FPO, AP 96515-1200 TEL: 632-522-9981/9983

CORREO EXPRESO USAID/RIG/CAIRO USAID Office Building Plot 1/A off Ellaselki Street New Maadi, Cairo, Egypt FAX: 20-2-516-2530 USAID/RIG/Dakar Derriere Hotel Ngor Diarama Petit Ngor BP 49 Dakar, Senegal FAX: 221-869-6130 USAID-RIG-Manila PNB Building, 8th Floor Financial Center Roxas Blvd., 1308 Pasay City Manila, Philippines FAX: 632-551-7624 USAID/RIG/San Salvador Embajada Americana Urb. Y Blvd. Santa Elena Antiguo Cuscatln, Depto. La Libertad San Salvador, El Salvador

4/5

12/13

USAID/RIG/SAN SALVADOR Unit 3110 APO, AA 34023-3110 TEL: (503) 2501-2999 FAX: (503) 2228-5459 USAID/RIG/IRAQ OIG/Iraq APO, AE 09316 TEL: 202-216-6276, ext. 1036 USAID/RIG/PRETORIA 9300 Pretoria Place Dulles, VA 20189-9300 TEL: 27-12-452-2000 FAX: 27-12-346-2221

-1/-2

7/8

U.S. Agency for International Development (USAID) Hammurabi Bldg., Rm. 14 International Zone, Iraq
USAID/RIG/Pretoria 100 Totius Street Groenkloof X5 0027 Pretoria South Africa

6/7

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Direccin y nmeros telefnicos del OIG en Washington


Office of Inspector General Director, IG/A/FA 1300 Pennsylvania Avenue, NW Rm. 8.09-069M Washington, DC 20523-8100 TEL: 202-712-5480/1326 FAX: 202-216-3598 N/A

*Hotline del Inspector General para Reportar Fraude, Derroche y Abuso Telfonos: 44 1-800-230-6539 (en los EUA) o 202-712-1023 Correo Electrnico: ig.hotline@usaid.gov Direccin de Correo: U.S. Agency for International Development Office of Inspector General Investigations (USAID/OIG/I) P.O. Box 657 Washington, DC 20044-0657 El propsito del OIG Hotline es para recibir reclamos de Fraude, Derrochar y Abuso en los programas y operaciones de USAID, incluyendo mala administracin o violaciones de leyes, reglas o regulaciones por empleados de USAID o participantes de los programas. El OIG provee servicios de supervisin para la Fundacin Inter-Americana y para la Fundacin de Desarrollo de frica, y cuando solicitado, a la Corporacin de Exterior Inversin Privada. Los reclamos pueden ser recibidos directamente de los empleados de USAID, participantes in los programas de USAID, o el pblico en general. El Acto de IG y otras leyes pertinentes proveen para la proteccin de personas que hacer reclamos por Hotline. Tiene la opcin de presentar su(s) reclamo(s) va correo electrnico, telfono, o correo de los Estados Unidos. Sin embargo, si elige presentar su(s) reclamo(s) por correo electrnico, debe renunciar confidencialidad por causa de la naturaleza no asegurada de los sistemas de correo electrnico.

44

Usted puede pedir confidencialidad cuando usa el telfono y el correo de los EUA.

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