Arquivologia

ARQUIVOS CONCEITOS E DEFINIES 1. (Cespe/TSE 2007) Os suportes dos documentos de arquivo incluem a) negativo fotogrfico, diapositivo, audiovisual.
. b) Papel, papel fotogrfico, pelcula videogrfica. c) Plantas, mapas, fotografias. d) Mdia eletrnica, pelcula filmogrfica, iconogrfico 2. Cespe Anvisa 2007) carter orgnico uma das caractersticas bsicas dos arquivos. 3. (Cespe MPE/AM 2008) O arquivo, cujo principal objetivo ser um instrumento de apoio administrao, constitui, com o decorrer do tempo, base do conhecimento da histria da instituio a que pertence. 4. (Cespe TRE/GO 2009) Considera-se arquivo a informao textual gerada oficialmente no decurso de ao administrativa ou judicial de rgo pblico, fixada ou no em suporte. 5. (Cespe FUNDAC/PB 2008) Um arquivo tem como funo principal (A) eliminar os documentos sem valor, que dificultam a busca das informaes importantes. (B) tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental. (C) colecionar documentos histricos. (D) instruir, informar e entreter. 6. Assinale a alternativa incorreta: a) (Cespe FUNDAC/PB 2008) Um arquivo tem como funo principal tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental. b) (Cespe MPS 2010) Pode-se denominar arquivo tambm a instituio ou o servio que tem a custdia de documentos, com a finalidade de fazer o processamento tcnico, garantir a conservao e promover a utilizao dos arquivos. c) (Cespe-Min Meio Ambiente 2003) Os arquivos so constitudos apenas por documentos em suporte papel. d) (Cespe - PRG 2005) Uma das finalidades dos arquivos servir de base para o conhecimento da histria. A funo bsica dos arquivos possibilitar ao usurio o acesso rpido e preciso s informaes deixadas sob sua responsabilidade de guarda. 1. F 2. V 3. B 4. V 5. V 6. V
7. V
8. F
9. V
10. V
11. F
CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS 12. (Cespe STJ 2005) Quanto ao gnero, na categoria de documentos iconogrficos inserem-se os desenhos, os negativos, os diapositivos, as fotografias e as gravuras. 13. (Cespe - TREAL 2004) Alm dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gnero iconogrfico, filmogrfico e sonoro. 14. (Esaf Aneel 2006) Assinale a nica opo que se refere ao gnero dos documentos de arquivo. a) Tridimensional. b) Notarial. c) Ostensivo. d) Sonoro. e) Privado. 15. (Cespe MI 2006) Ata de reunio, relatrio de atividades, cronograma, plano de ao e projeto so exemplos de tipologias documentais 16. (Cesgranrio ANP/2008) O gerente do Grupo Petrleo e Gs, durante uma reunio com sua secretria, solicita que seja contratado um tcnico em arquivo para a realizao de tarefas especficas de organizao dos documentos do Departamento Jurdico. Alerta para que na organizao sejam evidenciadas as espcies documentais, pois elas tm muita importncia como subdivises auxiliares. Estas espcies documentais so (A) cartas, contratos e acordos. (B) estantes, arquivos e pastas. (C) cpias, inventrios e acervo. (D) caixas, amarrados e volumes. (E) fotografias, discos e colees. 17. (Cesgrario - BNDES 2008) Um arquivista de uma empresa multinacional trabalhava identificando os documentos iconogrficos, filmogrficos, textuais, informticos etc. O trabalho que est sendo desenvolvido relaciona-se com a(o) (A) espcie documental. (B) natureza do documento. (C) tipologia documental. (D) gnero do documento. (E) sistema documental. 18. (FCC - DNOCS 2010) Documentos iconogrficos so aqueles (A) com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fonogrficos. (B) em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas. (C) em suporte flmico resultantes da microrreproduo de imagens, mediante a utilizao de tcnicas especficas. (D) em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. (E) produzidos, tratados ou armazenados em computador.
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS 7. (Cespe - CREA 2003) Os arquivos de engenharia so considerados especializados. 8. (Cesgranrio - ANP 2005) Considerando-se o ponto de vista da abrangncia de sua atuao, h dois tipos de arquivos: os gerais e os centrais. 9. (Cespe - PMRB 2007) So considerados documentos pblicos aqueles produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, e por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades 10. (Cespe TJDFT 2008) Quanto natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fsicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais. 11. (Cespe-ANAC 2009) Os estgios de evoluo dos arquivos so conhecidos como arquivos setoriais e arquivos gerais ou centrais.
12. V 16. A
13. V 17. D
14. D 18. B
15. F
NOES DE ARQUIVOLOGIA
Prof. DALIANE SILVRIO
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TEORIA DAS TRS IDADES 19. (Cespe Unb TST 2003) Alguns documentos podem ser eliminados na fase corrente de uma instituio que possua uma poltica de avaliao. 20. (Funiversa - Caesb 2005) Sobre a teoria das trs idades documentais, assinale a alternativa correta referente idade intermediria. (A) ela formada por documentos com mais de dez anos de existncia e que no tm mais valor administrativo que justifique sua guarda nos arquivos correntes (B) ela formada por documentos que no possuem mais valor primrio ou mediato. (C) ela composta por documentos que aguardam o cumprimento dos prazos para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente (D) ela uma fase em que o acesso aos documentos irrestrito. Desta forma, ele ser aberto consulta pela sociedade (E) ela tambm conhecida como massa documental acumulada ou arquivo morto 21. (Cespe/Unb - PRG 2005) Todos os documentos de terceira idade possuem valor secundrio. 22. (Cespe/Unb - ANTAQ 2005) Os documentos considerados de valor secundrio so eliminados na segunda fase do ciclo vital, a fase intermediria. 23. (Cespe/Unb - FUNAG 2005) A produo e a tramitao de documentos so atividades inerentes a fase corrente do ciclo documental. 24. (Cespe/Unb - TRE/MT 2005) Segundo a teoria arquivstica, os documentos produzidos pelo TRE/MT que reflitam a origem da instituio so de guarda permanente. 25. (Cesgranrio BNDES 2006) A teoria arquivstica apresenta as trs idades dos arquivos como estgios de sua evoluo. A idade em que so arquivados os documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa a: (A) permanente. (B) corrente. (C) especializada. (D) empresarial. (E) pblica. 26. (Cespe - MI 2006) O acesso aos documentos na fase intermediria aberto ao pblico em geral. 27. (Cetro Liquigs 2007) Assinale a afirmativa incorreta a respeito dos arquivos (A) Devem ser eliminados todos os documentos de valor histrico ou que passaram a ser considerados inteis ou imprestveis. (B) Os documentos e papis que so consultados com menor freqncia devem ser arquivados separadamente daqueles de uso contnuo. (C) Os documentos em curso ou de uso freqente devem ser conservados na sede da empresa que os produziram ou em dependncias prximas. (D) De acordo com a freqncia de consulta, existem tipos diferentes de arquivos e, para cada um deles, h uma forma distinta de organizar, conservar e tratar os documentos. (E) Existem trs tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de segunda idade ou intermedirio e de terceira idade ou permanente.
28. (Unb/Cespe - TJPA 2006) Em arquivos denominados intermedirios, devem ser mantidos sob guarda documentos consultados com pouca freqncia, mas que ainda podem ser solicitados por quem os emitiu. 29. (ESAF ANEEL/2006) As atividades realizadas nos arquivos correntes so as seguintes, exceto: A) Preservao de documentos histricos. B) Expedio de documentos. C) Emprstimo e consulta. D) Arquivamento. E) Protocolo. 30. (Cesgranrio - BNDES 2007) Um grupo de pesquisadores, auxiliados por um Tcnico de Arquivo do Banco Nacional Social, trabalha na anlise do acervo histrico. O coordenador do grupo explica que, conforme orientao do arquivista, importante destacar, nesta empreitada, o valor secundrio dos documentos, que devem evidenciar caractersticas de documentos (A) eventuais e sigilosos. (B) classificatrios e informacionais. (C) circunstanciais e custodiais. (D) probatrios e informativos. (E) correntes e intermedirios. 31. (Cespe - INSS 2008) Os documentos podem passar pelas trs idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes. 32. (Cespe FUNDAC/PB 2008) Para que possam desempenhar suas funes, os arquivos so dispostos em fases. Quanto s fases arquivsticas, assinale a opo correta. (A) As fases so definidas pela espcie do documento. (B) A segunda idade, ou fase intermediria, formada, exclusivamente, por documentos financeiros e contratuais de longo prazo de guarda.. (C) A terceira idade conserva os documentos de valor administrativo que, por questes legais e fiscais, possam, esporadicamente ser consultados.. (D) A primeira idade constituda de documentos em curso ou consultados frequentemente. 33. (CESGRANRIO FUNASA/2009) Durante uma visita a uma instituio federal, so apresentados vrios setores, e um deles chama a ateno dos visitantes por manter caractersticas de conjuntos documentais vinculados, especificamente, aos fins imediatos para os quais foram criados, mantendo-se nas mesmas reas em que foram produzidos ou acumulados. De acordo com a terminologia arquivstica, esses arquivos esto vinculados idade (A) permanente (B) cientfica (C) corrente (D) custodial (E) especializada. 34. (Cespe MMA/2009) O arquivo intermedirio deve ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferao de depsitos e mantida uniforme a poltica arquivstica da instituio. 35. (Cespe TRE/MA 2009) Os arquivos correntes so alocados perto dos seus usurios diretos, devido grande possibilidade de uso que apresentam, e so conhecidos tambm como arquivos ativos. 36. (Cespe TRE/GO 2009) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente,
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A arranjo e classificao. B arquivamento e acondicionamento. C avaliao e seleo. D transferncia e recolhimento. 37. (Cesgranrio BNDES 2006) A secretria da Diretoria retira uma pasta do arquivo para prestar informaes ao Diretor Administrativo da empresa. Passados quatro dias, o chefe do Departamento de Pessoal solicita a mesma pasta. O tcnico administrativo verifica que a pasta ainda no fora devolvida, pois no lugar de arquivamento da pasta havia uma ficha com informaes sobre o emprstimo. Essa ficha, que ainda muito utilizada nos arquivos, a guia: (A) fsica. (B) especial. (C) subsidiria. (D) dentro. (E) fora. 19 - V 25. A 31. V 37 E 20. C 26. F 32. D 21. V 27. A 33. C 22. F 28. V 34. V 23. V 29. A 35. V 24. V 30. D 36. D
(A) plano de classificao. (B) instrumento de pesquisa. (C) tabela de equivalncia. (D) tabela de temporalidade. (E) lista de descarte. 44. (Cesgranrio BACEN 2010) O Banco Central do Brasil, assim como muitos rgos pblicos, constitui comisses permanentes de avaliao de documentos, visando a determinar os prazos de reteno de documentos e a destinao aps esse prazo. Elabora-se, portanto, a tabela de temporalidade, que vai estabelecer critrios para a migrao do suporte e a destinao final. A destinao final, elemento importante da tabela de temporalidade, apresenta duas possibilidades, que so: (A) eliminao ou recolhimento. (B) digitalizao ou microfilmagem. (C) arquivo corrente ou arquivo intermedirio. (D) conservao ou restaurao. (E) proteo ou sigilo. 45. (Cespe TRE/GO 2009) A destinao dos documentos indicada A pelo plano de classificao. B pelos instrumentos de pesquisa. C pela tabela de temporalidade. D pela tipologia documental. 46. (Cesgranrio BNDES 2008) Corroborando seu papel, o arquivo desenvolve procedimentos que culminam com a eliminao de documentos que esto destitudos de valor. Sendo assim, um processo efetivo para destruio de documentos de arquivo sem valor a: (A) incinerao. (B) fragmentao. (C) compactao. (D) desintegrao. (E) acidificao. 38. F 44. A 39. C 45. C 40. F 46. B 41. V 42. E 43. D
TABELA DE TEMPORALIDADE 38. (Vunesp - BNDES 2001) A tabela de temporalidade organiza a transferncia de documentos ao arquivo permanente 39. Sobre a tabela de temporalidade assinale a alternativa incorreta. a) (Cespe - TRT 6 Regio 2002) A tabela de temporalidade determina o prazo de guarda dos documentos na fase corrente. b) (Cespe - TRT 6 Regio 2002) A tabela de temporalidade determina o prazo de guarda dos documentos na fase intermediria. c) (Cespe - STJ 2004) A tabela de temporalidade visa atribuir os prazos de guarda para os documentos da terceira idade. d) (Cespe - TRT 6 Regio 2002) A tabela de temporalidade indica a destinao final dos documentos 40. (Cespe/Unb - TRE//AL 2004)O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos. 41. (Cespe-CLDF/2006) A tabela de temporalidade o resultado do processo de avaliao e contm a determinao de prazos para transferncia, recolhimento e eliminao de documentos. Para que uma tabela de temporalidade possa ser adotada, ela deve ser primeiro aprovada por uma autoridade competente. 42. (Cesgranrio BNDES 2008) A tabela de temporalidade um instrumento arquivstico resultante de avaliao. Sua estrutura bsica deve necessariamente contemplar (A) plano de descarte. (B) plano de prescrio. (C) tabela de descarte. (D) quadro de arquivo. (E) prazos de guarda. 43. (Cesgranrio FUNASA 2009)
A representao denominado
acima
corresponde
ao
instrumento
PLANO DE CLASSIFICAO 47. (Cespe - STJ 2004) plano de classificao visa possibilitar o arquivamento e a recuperao de documentos. 48. (Cespe/Unb - ANTAQ 2005) O plano de classificao o instrumento que determina prazos de transferncia, recolhimento, eliminao e mudana dos suportes dos documentos. 49. (TRE/RN FCC 2005) Na administrao de documentos correntes tem-se a preocupao de conserv-los de maneira ordenada e acessvel. Para atingir esses objetivos torna-se necessrio que os documentos sejam bem (A) classificados e manuseados. (B)) classificados e arquivados. (C) selecionados e arquivados. (D) selecionados e classificados. 50. (CESGRANRIO FUNASA/2009) No Cdigo de Classificao de Documentos, as espcies documentais, as funes, os tipos e as atividades, ou seja, os assuntos encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com as funes desempenhadas pelos rgos. Isto quer dizer que os assuntos recebem cdigos numricos que refletem uma hierarquia funcional que parte sempre do: a) individual para o grupo b) inteiro para o decimal
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c) simples para o composto d) geral para o particular. e) permanente para o temporrio

47. V 48. F 49. B 50. D
responsabilidade do setor de protocolo e dos prprios setores de trabalho por onde tramitam os processos. PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS 61. (Cespe/Unb TSE 2007) Uma das espcies documentais mais utilizadas nos rgos do Poder Judicirio o processo. comum a juntada de processos, que pode ocorrer por anexao ou por apensao. A juntada por anexao significa (A) a unio provisria de um ou mais processos a um outro processo, desde que pertencentes atividade-meio. (B) a unio, por at um ano, de processos que envolvam questes recursais relativas a um mesmo interessado. (C) a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no. (D) a unio definitiva de um ou mais processos a um outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto 62. (Cespe STJ 2008) Processo o termo geralmente usado na administrao pblica para designar o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou judiciria. 63. (Funiversa Terracap 2010) Assinale a alternativa que apresenta o ato pelo qual um processo, tendo deixado de atender s formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo de assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as folhas apontadas. a) desmembramento b) desapensao c) despacho d) diligncia e) distribuio 64. em um ministrio pode ser encerrado, por exemplo, pelo cumprimento dos compromissos arbitrados ou quando seu desenvolvimento foi interrompido por perodo superior a um ano, por omisso da parte interessada. 65. (CESPE MI/2009) O ato pelo qual um processo devolvido para cumprir as formalidades indispensveis conhecido como distribuio. 66. (Cespe MPS 2010) Denomina-se juntada o procedimento de abertura ou formao do processo. 67. (CESPE MI/2009) O desentranhamento de peas de um processo pode ocorrer quando houver interesse da administrao ou a pedido do interessado. 68. (Cespe ME 2008) A autuao ou formao do processo deve ser realizada, obrigatoriamente, por meio de um documento original. 69. (Cespe ANATEL 2009) O processo desaparecido ou extraviado no poder ser reconstitudo. O desaparecimento ou extravio de processo dever ser comunicado respectiva chefia, que ter de promover a sua apurao imediata, mediante sindicncia ou processo administrativo disciplinar. 70. Assinale a alternativa incorreta: a) (Cespe MPS 2010) Para a formao de processo, o servidor dever seguir a seguinte rotina: prender toda a documentao dentro de uma capa, com colchetes, seguindo uma ordem cronolgica na qual os documentos mais antigos sejam os primeiros do conjunto.
PROTOCOLO 51. (HFA FUNIVERSA/2009) As chamadas atividades de controle da documentao, que tm como objetivo facilitar o fluxo de informaes no rgo, geralmente so exercidas por setores de protocolo. Assinale a alternativa que apresenta apenas atividades de controle. a) recebimento, registro, classificao, distribuio, movimentao e expedio dos documentos correntes. b) recebimento, registro, classificao, distribuio, movimentao e expedio dos documentos correntes, intermedirios e permanentes. c) aquisio, catalogao, distribuio, controle da movimentao e expedio dos documentos. d) armazenamento, classificao, seleo e disseminao de toda a informao. e) criao, coleta, classificao, conservao e divulgao. 52. (PF CESPE/2009) O protocolo a porta de entrada e de sada dos documentos de uma instituio e, por suas caractersticas, faz parte das atividades dos arquivos correntes. 53. (Cespe IBRAM 2009) O servio de protocolo responsvel pelas atividades de recebimento, classificao, controle da tramitao e expedio de documentos. 54. (Cespe MPS 2010) Toda correspondncia recebida na sextafeira deve ser encaminhada no mesmo dia, pois a lei determina que nenhuma correspondncia permanecer por mais de vinte e quatro horas no setor de protocolo. 55. (Cespe-TSE 2007) As atividades tpicas do protocolo no incluem o(a) (A) distribuio de documentos. (B) preparao de instrumento de descrio. (C) recebimento de correspondncia. (D) abertura de processo. 56. (Cespe - PMRB 2007) protocolo uma das atividades do arquivo corrente. 57. (Cespe MI 2006) Todos os documentos produzidos ou recebidos pelo rgo pblico devem ser registrados pelo protocolo, inclusive os confidenciais e os particulares. 58. (Cespe-TRE/PA 2005) Assinale a opo em que todas as atividades apresentadas so de responsabilidade do setor de protocolo: (A) autuao, encaminhamento e arquivamento (B) recebimento, classificao, controle da tramitao e expedio (C) classificao, descrio, arquivamento e expedio (D) registro, classificao, destinao e avaliao (E) autuao, registro, organizao e descrio 59. (Esaf-MPU 2004 Arquivista) Entre as atividades apresentadas a seguir, assinale aquela que no corresponde a uma atividade desenvolvida nos servios de protocolo. (A) Registro (B) Avaliao (C) Autuao (D) Expedio (E) Recebimento 60. (Cespe MI 2009) O controle da tramitao dos processos pelos setores de trabalho responsveis pela conduo dos assuntos tratados nos processos de
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b) (Cespe MEC 2009) Ao se proceder abertura do envelope de uma correspondncia,deve-se observar se ele contm o comprovante de recebimento, para que seja providenciada a devoluo desse documento ao remetente. c) (Cespe ME 2008) Correspondncia toda espcie de comunicao escrita que circula nos rgos ou entidades, exceo dos processos. Quanto sua natureza, a correspondncia classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida. d) (Cespe HEMOBRAS 2008) Se uma correspondncia oficial encaminhada para destinatrio que no mais ocupa o cargo, ela dever ser devolvida ao remetente com justificava da sua devoluo.
76. (Cesgranrio BNDES 2008) O ato pelo qual a autoridade competente libera para consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos denomina-se (A) avaliao. (B) eliminao. (C) desclassificao. (D) classificao. (E) descrio 77. (Cesgranrio - FUNASA 2009) De acordo com a legislao vigente, assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. No entanto, sero restritos, por um prazo de at cem anos, documentos sigilosos relacionados com (A) segurana e risco da sociedade. (B) legitimidade e fora do estado. (C) resistncia e capacidade do povo. (D) honra e imagem das pessoas. (E) intelectualidade e produo cientfica. 71. V 77. D 72. V 73. F 74. C 75. F 76. C
51. A 57. F 63. D 69. F
52. V 58. B 64. V 70. D
53. V 59. B 65. F
54. F 60. V 66. F
55. B 61. D 67. V
56. V 62. V 68. F
GRAUS DE SIGILO 71. (Cespe - TJDFT 2008) Reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto so graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgao. 72. (Cespe - TJDFT 2008) Os prazos de classificao podero ser prorrogados uma vez, por igual perodo, pela autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matria. 73. (Cespe TST 2008) Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo. 74. (Cetro Cmara Mun. Araatuba - 2008) Na expedio e tramitao dos documentos ultra-secretos e secretos sero observadas as seguintes prescries, dentre outras: I. os documentos a expedir sero acondicionados em envelopes duplos. II. o envelope externo conter apenas o nome ou a funo do destinatrio e seu endereo, sem qualquer anotao que indique o grau de sigilo do contedo. III. aconselhada a expedio de documento ultrasecreto pelo correio. IV. no envelope interno sero inscritos o nome e a funo do destinatrio, seu endereo e, claramente indicado, o grau de sigilo do documento, de modo a ser visto logo que removido o envelope externo. correto o que se afirma apenas em (A) I, III e IV. (B) I, II e III. (C) I, II e IV. (D) I e IV. (E) III e IV. 75. (Cespe - SEAD/UEPA 2008) Documentos classificados como reservados, secretos ou ultra-secretos no podem ser expedidos por meio postal.
ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS 78. (Cespe ANAC/2009) O mtodo de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organizao que produz ou recebe. 79. (Cespe ANTAQ 2009) Uma das vantagens apresentadas pelo mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada de classes de documentos. 80. (Cespe ANTAQ 2009) O mtodo numrico simples determina a numerao sequencial dos documentos, dispondo os nmeros em trs grupos de dois dgitos cada um. Por exemplo: 52-63-19. 81. (Cetro Liquigs 2007) O objetivo da classificao por assuntos agrupar documentos em arquivos segundo o (a) (A) tema. (B) valor cultural. (C) organizao. (D) perodo. (E) suporte. 82. (Cespe TRE/AL 2004) No mtodo de arquivamento ideogrfico, o principal elemento a ser adotado para a recuperao da informao o assunto. 83. (Cetro Liquigs - 2007) Os mtodos bsicos de arquivamento mais comumente utilizados so: (A) alfabtico; ideolgico; seletivo e paralelo. (B) direto; geogrfico; alfabtico e essencial. (C) essencial; numrico simples; indireto e ideolgico. (D) ideogrfico; seletivo; numrico simples e paralelo. (E) alfabtico; geogrfico; numrico simples e ideogrfico. 84. (Cesgranrio - ANP 2005) Assinale a opo que traz subclasses do mtodo de arquivamento ideogrfico numrico. (A) Bsico e padronizado. (B) Duplex, decimal e unitermo. (C) Enciclopdico e dicionrio. (D) Geogrfico, cronolgico e dgito-terminal. (E) Variadex, automtico, soundex, rneo e mnemnico. 85. (Cespe-TRE/MT 2005) O mtodo de arquivamento geogrfico considerado um mtodo indireto de arquivamento.
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86. (Cesgranrio - IBGE 2010) A organizao de documentos em arquivos pode obedecer a uma variedade de mtodos. Quando o elemento principal a ser considerado a procedncia ou o local, o melhor mtodo para organizao o geogrfico. A esse respeito, nas correspondncias trocadas com outros pases, como Portugal, aparecem os seguintes nomes: 1 - Jos de Oliveira Lisboa 2 - Maria Albuquerque Coimbra 3 - Manoel Ferreira Aveiros 4 - Augusto Silveira Porto Por meio do mtodo geogrfico, ficam eles organizados na seguinte ordem: (A) 1 , 2 , 3 , 4 (B) 1 , 3 , 2 , 4 (C) 2 , 3 , 1 , 4 (D) 3 , 1 , 2 , 4 (E) 3 , 2 , 1 , 4 87. (Cespe DFTRANS 2008) Considere-se que uma unidade de arquivo apresente a seguinte organizao de seu acervo. PESSOAL CEILNDIA: de Abrao at Fagundes / de Gonalves at Lima / de Miranda at Oliveira GAMA: de Abreu at Ferreira / de Garcia at Maciel VECULOS MATERIAL PERMANENTE Com base nessa organizao, correto afirmar que o mtodo principal de arquivamento utilizado foi o mtodo por assunto, tendo sido empregados, como mtodos secundrios, o geogrfico e o alfabtico. 88. (Cesgranrio BNDES 2009) A necessidade de reduzir erros, no arquivamento de grande volume documental que utiliza o nmero como elemento principal, orientou o surgimento do mtodo dgito terminal, em que os documentos so numerados sequencialmente, e os nmeros dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um (grupos: primrio, secundrio e tercirio). Nesse mtodo, os dossis com os nmeros (1) 034899, (2) 306218, (3) 482920, (4) 557718 e (5) 513120 ficam organizados na ordem (A) 1,3,4,2,5 (C) 3,2,1,5,4 (E) 4,5,3,1,2 (B) 2,4,3,5,1 (D) 3,5,4,2,1
c) Branco, Solange Ribeiro Castelo d) Sato, Akiko Yamamoto e) Muller, Paul 93. (Cesgranrio - IBGE 2010) Segundo PAES (2004), o arquivamento de nomes obedece a treze regras chamadas de alfabetao. Em uma dessas regras aparece a orientao para arquivamento de nomes orientais, como: 1 - Lin Yin 2 - Al Ben Hur 3 - Chan Chen Xitong 4 - Mao Tse-Tung A ordenao correta : (A) 1 , 2 , 3 , 4 (B) 2 , 3 , 1 , 4 (C) 2 , 3 , 4 , 1 (D) 3 , 2 , 1 , 4 (E) 4 , 1 , 3 , 2
78. V 84. B
79. V 85. F
80. F 86. B
81. A 87. V
82. E 88. B
83. D
REGRAS DE ALFABETAO 89. (Cespe SESPA/PA 2004) No caso de sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica dos prenomes. 90. (Cesgranrio - BNDES 2004) Sobrenomes iniciados com a palavra Santa so compostos e no se separam. 91. (Cesgranrio - BNDES 2004) Os nomes orientais so organizados alfabeticamente exatamente como se apresentam. 92. (Cespe/Unb - TRE/MT 2005) Considere que o TRE adotar o mtodo de arquivamento alfabtico e far uso das regras de alfabetao. Assinale a opo cujo nome est representado corretamente. a) Neto, Antonio Pereira de Souza b) De Camargo, Lusa Maria Pontes
94. (Cespe SEBRAE/BA 2008) Quando os sobrenomes dos clientes/pessoas fsicas so formados por um substantivo e um adjetivo ou so ligados por hfen, eles devem ser separados. 95. (Cespe STJ 2008) A disposio alfabtica de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva para nomes de pessoas. 96. Cespe SEBRAE/BA 2008) A ordenao de pastas no arquivo por nome de empresa deve ser feita como no exemplo abaixo. Barateiro (O) Capital Picanhas HEMOBRAS PETROBRAS 97. (Cespe - TJDFT 2008) Com base nas regras de alfabetao, os nomes a seguir esto corretamente apresentados. Arajo, Jos Cardoso da Silva (Desembargador) Barbosa Neto, Pedro Paulo Fundao Getlio Vargas Lao Xing Xiang Vale Verde, Ricardo Pereira do 98. (Cespe-TSE 2007)A ordenao alfabtica de documentos ou de dossis uma das possibilidades para a disposio de documentos em um arquivo. Nesse sentido, a ordenao abaixo est correta: I Conferncia de Gesto de Documentos Quarto Workshop sobre Avaliao Segundo Congresso Nacional de Arquivologia Terceiro Seminrio sobre Preservao de Documentos 99. (Cespe SEBRAE/BA 2008) No caso de nomes de clientes/pessoas fsicas ingleses, franceses, espanhis e norteamericanos, a ordenao abaixo est correta. Cox, Richard Duchein, Michel Hererra, Antonia Heredia Schellenberg, Theodore Roosevelt 89. V 95. F 90. V 96. V 91. V 97. V 92. E 98. F 93. B 99. F 94. F
RECORTE DA LEGISLAO ARQUIVSTICA
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CONSTITUIO DA REPBLICA FEDERATIVA DO BRASIL DE 1988 Ttulo II DOS DIREITOS E GARANTIAS FUNDAMENTAIS Captulo I DOS DIREITOS E DEVERES INDIVIDUAIS E COLETIVOS "Art. 5. Todos so iguais perante a lei, sem distino de qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no Pas, a inviolabilidade do direito vida, liberdade, igualdade, segurana e propriedade, nos termos seguintes: X - so inviolveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenizao pelo dano material ou moral decorrente de sua violao; XXXIII - todos tem direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do estado; Art. 216. 2 - Cabem a administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem." LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias O PRESIDENTE DA REPBLICA Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPTULO I DISPOSIES GERAIS Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. CAPTULO II DOS ARQUIVOS PBLICOS Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios
pblicos no exerccio de suas atividades. 2 - A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. 2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. CAPTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. CAPTULO IV DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. CAPTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23 - Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originalmente sigilosos. 2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 - O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a imagem das pessoas ser restrito por um prazo
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mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produo. Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002 Regulamenta a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Captulo I DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. Captulo II DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo. DOS DOCUMENTOS PBLICOS Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos: I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias; II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou deles decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista; IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas como tal pela Lei n 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei n 8.246, de 22 de outubro de 1991 DA GESTO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL Seo I Das Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor DECRETO N 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002 Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias. CAPTULO I DAS DISPOSIES PRELIMINARES
Art. 1 Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos, bem como das reas e instalaes onde tramitam. CAPTULO II DO SIGILO E DA SEGURANA Seo I Da Classificao Segundo o Grau de Sigilo Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos intrnsecos. 1 So passveis de classificao como ultra-secretos, dentre outros, dados ou informaes referentes soberania e integridade territorial nacionais, a planos e operaes militares, s relaes internacionais do Pas, a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico e tecnolgico de interesse da defesa nacional e a programas econmicos, cujo conhecimento no-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave segurana da sociedade e do Estado. 2 So passveis de classificao como secretos, dentre outros, dados ou informaes referentes a sistemas, instalaes, programas, projetos, planos ou operaes de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomticos e de inteligncia e a planos ou detalhes, programas ou instalaes estratgicos, cujo conhecimento no-autorizado possa acarretar dano grave segurana da sociedade e do Estado. 3 So passveis de classificao como confidenciais dados ou informaes que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelao no-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano segurana da sociedade e do Estado. 4 So passveis de classificao como reservados dados ou informaes cuja revelao no-autorizada possa comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos. Art. 6 A classificao no grau ultra-secreto de competncia das seguintes autoridades: I - Presidente da Repblica; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) II - Vice-Presidente da Repblica; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) III - Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) IV - Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) V - Chefes de Misses Diplomticas e Consulares permanentes no exterior. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004) 1o Excepcionalmente, a competncia prevista no caput pode ser delegada pela autoridade responsvel a agente pblico em misso no exterior. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004) 2o Alm das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo: (Renumerado do pargrafo nico pelo Decreto n 5.301, de 2004) I - secreto: as autoridades que exeram funes de direo, comando, chefia ou assessoramento, de acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) II - confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004)
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Art. 7o Os prazos de durao da classificao a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produo do dado ou informao e so os seguintes: (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) I - ultra-secreto: mximo de trinta anos; (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) II - secreto: mximo de vinte anos;(Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) III - confidencial: mximo de dez anos; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) IV - reservado: mximo de cinco anos. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004) Pargrafo nico. Os prazos de classificao podero ser prorrogados uma vez, por igual perodo, pela autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matria. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004) CAPTULO III DA GESTO DE DADOS OU INFORMAES SIGILOSOS Seo I Dos Procedimentos para Classificao de Documentos Art. 13. As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificaes, mas ao documento, no seu todo, ser atribudo o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes. Seo IV Da Expedio e da Comunicao de Documentos Sigilosos Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e tramitao obedecero s seguintes prescries: I - sero acondicionados em envelopes duplos; II - no envelope externo no constar qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor do documento; III - no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo; IV - o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicar, necessariamente, remetente, destinatrio e nmero ou outro indicativo que identifique o documento; e V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatrio, ser inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso. Art. 25. A expedio, conduo e entrega de documento ultra-secreto, em princpio, ser efetuada pessoalmente, por agente pblico autorizado, sendo vedada a sua postagem. Art. 26. A expedio de documento secreto, confidencial ou reservado poder ser feita mediante servio postal, com opo de registro, mensageiro oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o caso, mala diplomtica. CAPTULO IV DO ACESSO Art. 37. O acesso a dados ou informaes sigilosos em rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico admitido: I - ao agente pblico, no exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade pblica, que tenham necessidade de conhec-los; e
II - ao cidado, naquilo que diga respeito sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao rgo ou entidade competente.
PORTARIA NORMATIVA DEZEMBRO DE 2002.
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DE
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Ementa: Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG. AUTUAO E/OU FORMAO DE PROCESSO - o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formao do processo devero ser observados os documentos cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou requeira anlises, informaes, despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio. CORRESPONDNCIA - toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou entidades, exceo dos processos. Quanto natureza: A correspondncia classificase em interna e externa, oficial e particular, recebida e expedida. DESAPENSAO - a separao fsica de processos apensados DESENTRANHAMENTO DE PEAS - a retirada de peas de um processo, que poder ocorrer quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado. DESMEMBRAMENTO a separao de parte da documentao de um ou mais processos para formao de novo processo; o desmembramento de processo depender de autorizao e instrues especficas do rgo interessado. DILIGNCIA o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas. DESPACHO Deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido apreciao; o despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo administrador, servidor pblico ou no. JUNTADA - a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por Anexao ou Apensao. JUNTADA POR ANEXAO - a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. JUNTADA POR APENSAO - a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao
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estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no. Ex. Um processo de solicitao de aposentadoria de servidor pblico federal, apensado ao outro referente solicitao de reviso de percepo, constituir um nico processo, caracterizando a apensao do processo acessrio ao processo principal. NUMERAO DE PEAS a numerao atribuda s partes integrantes do processo PROCESSO o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamento de despesas; assim, o documento protocolado e autuado pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos. PROCESSO ACESSRIO - o processo que apresenta matria indispensvel instruo do processo principal. PROCESSO PRINCIPAL o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a anexao de um ou mais processos como complemento sua deciso. REGISTRO - a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado a controlar a movimentao da correspondncia e do processo e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais, aos interessados. TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS uma nota utilizada para informar sobre a retirada de pea(s) de um processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico. TERMO DE DESAPENSAO uma nota utilizada para registrar a separao fsica de dois ou mais processos apensados; pode ser por intermdio de carimbo especfico. TERMO DE ENCERRAMENTO uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico. TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEA uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou pea(s) ao processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico. TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEA uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou pea(s) do processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico. TERMO DE RESSALVA uma nota utilizada para informar que uma pea foi retirada do processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder a anexao foi constatada a ausncia de uma pea; pode ser por intermdio de carimbo especfico. TRAMITAO - a movimentao do processo de uma unidade outra, interna ou externa, atravs de sistema prprio. PROCEDIMENTOS COM RELAO A PROCESSOS
AUTUAO OU FORMAO DE PROCESSO I. As mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax no podero se constituir em peas de processo. II. No sero autuados os documentos que no devam sofrer tramitao, tais como convites para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo, desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, no devam constituir processo. III. A prioridade na autuao e movimentao de processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes. IV. O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no entanto, pode ser autuado utilizandose uma cpia de documento, considerando-se que o servidor tem f pblica para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas. V. Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo ser feita por intermdio de despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de despacho, a ser includa ao final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto necessrio. Utilizar somente a frente da folha de despacho, no permitido-se a incluso de novas folhas at seu total aproveitamento. No caso de insero de novos documentos no processo, inutilizar o espao em branco da ltima folha de despacho, apondo o carimbo Em branco. VI. vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo. VII.O encerramento dos processos ser: a) Por indeferimento do pleito; b) Pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; c) Pela expressa desistncia do interessado; d) Quando seu desenvolvimento for interrompido por perodo superior a um ano, por omisso da parte interessada. VIII. Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume. IX. Quando a pea processual contiver nmero de folhas excedente ao limite fixado nesta norma, a partir do prximo nmero, formar-se-o outros volumes. X. No permitido desmembrar documento, e se ocorrer a incluso de um documento que exceda s 200 folhas, esse documento abrir um novo volume. Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual ser includo um documento contendo 50, encerrar-se- o volume com 180 e abrir-se- novo volume com o referido documento de 50 folhas. XI. O encerramento e a abertura de novos volumes ero efetuados mediante a lavratura dos respectivos termos em folhas suplementares, prosseguindo a numerao, sem soluo de continuidade, no volume subseqente. (...) 4. PROCEDIMENTOS CORRESPONDNCIA COM RELAO
a) Toda correspondncia oficial expedida dever conter, para sua identificao em sistema prprio, a espcie do documento e o rgo emissor, seguido da sigla da unidade, do nmero de ordem, destinatrio, assunto e da data da emisso.
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A correspondncia oficial expedida ser encaminhada por intermdio do protocolo central do rgo ou entidade, por meio dos servios da empresa de correios, ou utilizando-se de meios prprios para efetuar a entrega; A correspondncia oficial interna ser encaminhada por intermdio do protocolo setorial; Toda correspondncia oficial expedida ser acondicionada em envelope, contendo, no canto superior esquerdo, o nome, cargo, endereo do destinatrio, a espcie e nmero da correspondncia, bem como nome e endereo do remetente, a fim de, em caso de devoluo, a empresa de correios o localize, conforme modelo a seguir: Ex.:
Ressalta-se que o documento oficial faz referncia ao cargo do destinatrio e no pessoa que o ocupa; portanto, quando um documento oficial for encaminhado para um destinatrio que no ocupe mais o cargo, dever ser aberto, para as providncias cabveis. b) A correspondncia particular no ser expedida pelas unidades de protocolo central ou setorial do rgo ou entidade. A correspondncia de carter particular recebida pelas unidades de protocolo central ou setorial dever ser encaminhada diretamente ao destinatrio. c) Correspondncia Recebida e expedida Correspondncia Recebida A correspondncia recebida ser entregue no protocolo central de cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal, para posterior distribuio. O protocolo central receber a correspondncia e verificar se o destinatrio ou a unidade pertencem ou no ao rgo ou entidade; em caso negativo, devolver a correspondncia ao remetente, apondo o carimbo, e identificando o motivo da devoluo. As unidades de protocolo central remetero a correspondncia lacrada, ao protocolo setorial da unidade qual pertena o destinatrio, controlando por meio de sistema prprio. d) Correspondncia Expedida O controle da expedio de correspondncia caber ao respectivo protocolo setorial, responsvel pela numerao, que dever ser seqencial, numrico-cronolgica e iniciada a cada ano. O protocolo central do rgo ou da entidade manter um controle da expedio de correspondncia, a fim de informar aos usurios, sua localizao, em tempo real. 5. PROCEDIMENTOS COM RELAO A PROCESSOS 5.1 AUTUAO OU FORMAO DE PROCESSO A autuao, tambm chamada formao de processo, obedecer a seguinte rotina: a) Prender a capa, juntamente com toda a documentao, com colchetes, obedecendo a ordem cronolgica do mais antigo
para o mais recente, isto , os mais antigos sero os primeiros do conjunto; b) Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo nmero de protocolo; c) Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo nmero de protocolo; d) Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (rgo, nmero da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo); e) Ler o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva; f) Identificar, na capa, a unidade para a qual o processo ser encaminhado; g)Registrar, em sistema prprio, identificando as principais caractersticas do documento, a fim de permitir sua recuperao. Ex.: espcie, n, data, procedncia, interessado, assunto e outras informaes julgadas importantes, respeitando as peculiaridades de cada rgo ou entidade; h) Conferir o registro e a numerao das folhas; i) Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade especfica correspondente, do rgo ou entidade; A8840229090919 j) O envelope encaminhando a correspondncia no ser pea do processo, devendo ser descartado, anotando-se as informaes necessrias, referentes ao endereo do remetente. A correspondncia no autuada seguir as regras desta norma para ser registrada em sistema prprio e encaminhada unidade de destino. A autuao de documentos classificados como SECRETO, CONFIDENCIAL ou RESERVADO ser processada por servidor com competncia para tal, da mesma forma que os demais documentos, devendo, no entanto, as unidades de protocolo central ou setorial, aps a autuao, lacrarem o envelope do processo, apondo o nmero do processo, o rgo de destino e o carimbo correspondente ao grau de sigilo. A prioridade na autuao e movimentao de processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes. O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no entanto, pode ser autuado utilizandose uma cpia de documento, considerando-se que o servidor tem f pblica para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas. 5.2 NUMERAO DE FOLHAS E DE PEAS As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo prprio para colocao do nmero, aposto no canto superior direito da pgina, recebendo, a primeira folha, o nmero 1. O documento no encadernado receber numerao em seqncia cronolgica e individual para cada pea que o constituir. A numerao das peas do processo iniciada no protocolo central ou setorial da unidade correspondente, conforme faixa numrica de autuao. As peas subseqentes sero numeradas pelas unidades que as adicionarem; a capa do processo no ser numerada. Nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no sendo admitido diferenciar pelas letras A e B, nem rasurar.
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Nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho reduzido, ser colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numerao de peas de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo. Carimbo de Numerao de Peas Pequenas
Aquisio de Material Licena sem vencimentos
Prestao de Contas Cancelamento de Licena
Na juntada por anexao, as peas do conjunto processado sero renumeradas a partir do processo acessrio. Se, na juntada por anexao, o processo acessrio contiver TERMO DE RETIRADA DE PEA, na renumerao do conjunto processado, permanecer vago o lugar correspondente pea desentranhada, devendo, no entanto, esta providncia ser consignada expressamente no TERMO DE RESSALVA a ser lavrado imediatamente aps o TERMO DE JUNTADA. 5.3.2 JUNTADA POR APENSAO Observar, na juntada por apensao, a seguinte metodologia: a) manter superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante, conforme o nmero de pginas, ficando em segundo lugar o processo que contenha o pedido de juntada; b) manter as folhas de cada processo com sua numerao original; c) lavrar o TERMO DE JUNTADA POR APENSAO na ltima folha do processo mais antigo, o qual, no ato da apensao, ficar em primeiro lugar; d) anotar na capa do processo que ficar em primeiro lugar o nmero do processo apensado; e) Registrar, em sistema prprio, a juntada por apensao. 5.4 DESAPENSAO Aps a deciso final, os processos podero ser desapensados no protocolo setorial da unidade onde se encontrarem. A desapensao ocorrer antes do arquivamento. A metodologia para a desapensao ser: a) separar os processos; b) lavrar o TERMO DE DESAPENSAO no processo que solicitou a juntada; c) tornar sem efeito a anotao da capa do processo feita poca da apensao; d) apor despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado; e) registrar em sistema prprio, a desapensao. A desapensao, bem como a juntada de processos, sero executadas pelo protocolo central ou pelo setorial da unidade correspondente, mediante determinao, por despacho de seu dirigente. 5.5 DESENTRANHAMENTO DE PEAS A retirada de folhas ou peas ocorrer onde se encontrar o processo, mediante despacho prvio da autoridade competente. Sempre que houver retirada de folhas ou peas, lavrar, aps o ltimo despacho, o TERMO DE DESENTRANHAMENTO. Quando a retirada de folhas ou peas for a pedido de terceiros, usar o carimbo de desentranhamento de pea, onde consta o recibo da parte interessada. O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a numerao original de suas folhas ou peas, permanecendo vago o nmero de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento. vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo 5.6 DESMEMBRAMENTO DE PEAS
Os processos oriundos de instituies no pertencentes Administrao Pblica Federal s tero suas peas renumeradas se a respectiva numerao no estiver correta; no havendo falhas, prosseguir com a seqncia numrica existente; Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo ser feita por intermdio de despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de despacho, a ser includa ao final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto necessrio. Utilizar somente a frente da folha de despacho, nopermitido-se a incluso de novas folhas at seu total aproveitamento. No caso de insero de novos documentos no processo, inutilizar o espao em branco da ltima folha de despacho, apondo o carimbo Em branco. Quando, por falha ou omisso, for constatada a necessidade da correo de numerao de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um X sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrncia. Exemplo:
5.3 JUNTADA A juntada de processos ser executada pelo protocolo central ou setorial da unidade correspondente, mediante determinao, por despacho, de seu dirigente.
5.3.1 JUNTADA POR ANEXAO A juntada por anexao ser feita somente quando houver dependncia entre os processos a serem anexados. A dependncia ser caracterizada quando for possvel definir um processo como principal e um ou mais como acessrios. Exemplos que caracterizam os processos principais e acessrios:
Processo Principal Inqurito Administrativo Auto de Infrao
Processo Acessrio Recurso contra deciso de Inqurito Defesa contra Auto de Infrao
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A separao de parte da documentao de um processo, para formar outro, ocorrer mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o TERMO DE DESMEMBRAMENTO, conforme metodologia a seguir: a) Retirar os documentos que constituiro outro processo; b) Apor o TERMO DE DESMEMBRAMENTO no local onde foram retirado os documentos; c) Proceder autuao dos documentos retirados, conforme esta norma, renumerando suas pginas. 5.7 DILIGNCIA Quando o processo envolver pessoas ou instituies estranhas Administrao Pblica Federal, ser devolvido ao protocolo central do rgo ou da entidade, para que convoque o interessado afim de, no prazo mximo de trinta dias, cumprir a exigncia. A convocao do interessado para cumprir diligncia no pertencente Administrao Pblica Federal e ser feita atravs de correspondncia expedida pelo setor de comunicao do rgo ou entidade que a solicitar. Vencido o prazo, sem o cumprimento da exigncia, o rgo responsvel anexar ao processo cpia da convocao expedida e o remeter instituio que determinou a diligncia. 5.8 ENCERRAMENTO DO PROCESSO E ABERTURA DE VOLUME SUBSEQNTE 5.8.1 O encerramento dos processos ser: a) Por indeferimento do pleito; b) Pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; c) Pela expressa desistncia do interessado; d) Quando seu desenvolvimento for interrompido por perodo superior a um ano, por omisso da parte interessada. Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume, e a fixao dos colchetes observar a distncia, na margem esquerda, de cerca de 2cm. Quando a pea processual contiver nmero de folhas excedente ao limite fixado nesta norma, a partir do prximo nmero, formar-se-o outros volumes. No permitido desmembrar documento, e se ocorrer a incluso de um documento que exceda s 200 folhas, esse documento abrir um novo volume. Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual ser includo um documento contendo 50, encerrar-se- o volume com 180 e abrir-se- novo volume com o referido documento de 50 folhas. O encerramento e a abertura de novos volumes sero efetuados mediante a lavratura dos respectivos termos em folhas suplementares, prosseguindo a numerao, sem soluo de continuidade, no volume subseqente. A abertura do volume subseqente ser informada no volume anterior e no novo volume, da seguinte forma: No volume anterior, aps a ltima folha do processo, incluirse- TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, devidamente numerado e no novo volume, proceder conforme abaixo. 5.8.2 ABERTURA DO VOLUME SUBSEQNTE No novo volume, logo aps a capa, incluir-se- TERMO DE ABERTURA DE VOLUME devidamente numerado, obedecendo-se seqncia do volume anterior.
A abertura de um novo volume ser executada diretamente pelo protocolo central ou setorial das unidades correspondentes, que devero providenciar o preenchimento da nova capa, certificando a sua abertura e atualizando o sistema de protocolo correspondente. Os volumes devero ser numerados na capa do processo, com a seguinte inscrio: 1 volume, 2 volume etc. Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, sero apensados ao processo com a colocao da etiqueta de anexo contendo o nmero do processo e a palavra anexo. 5.9 RECONSTITUIO DE PROCESSOS Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que primeiro tomar conhecimento do fato comunicar, sua chefia, o ocorrido. A autoridade administrativa que tiver cincia do fato promover a sua apurao imediata, mediante sindicncia ou processo administrativo disciplinar. Independentemente das aes adotadas anteriormente, o servidor responsvel pela reconstituio do processo observar o seguinte procedimento: a) Ordenar a documentao que caracterize a busca de localizao do processo dentro de uma capa, juntamente com o documento, pelo qual foi dado conhecimento chefia, do desaparecimento ou extravio do processo; b) Fazer representao ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, a quem compete autorizar a reconstituio do processo; c) Reconstituir o processo, resgatando as suas informaes e obtendo cpias de documentos que o constituam; d) Apor uma folha inicial informando que aquele processo est sendo reconstitudo constando o nmero do processo, procedncia, interessado e assunto e outras informaes julgadas necessrias; e) Atribuir nova numerao ao processo reconstitudo; f) Registrar, no sistema prprio, a ocorrncia, citando o nmero do processo extraviado e o atual. (...)
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Princpios Arquivsticos: a) Princpio da provenincia/Respeito aos fundos: o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. b) Princpio do respeito ordem original / santidade: o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu; Respeitar o arranjo interno, a organicidade dos documentos (Registraturprinzip). Respeitar a organicidade, isto , a observncia do fluxo natural e orgnico com que foram produzidos e no propriamente dos detalhes ordenatrios de seu primeiro arquivamento.
c) Principio da territorialidade: os documentos devem permanecer no local em que foram produzidos. Para que os arquivos permaneam vivos e sejam utilizados e melhor entendidos, eles devem o mais possvel, ser conservados nos meios donde emanam, ou que influenciaram a sua produo. d) e)
Principio da Integridade: determina a preservao dos fundos de arquivo em sua totalidade, sem que haja mutilao e tampouco destruies indevidas e no autorizadas. Unicidade: cada registro arquivstico tem lugar nico na estrutura documental qual pertence. Este aspecto no est diretamente relacionado ao nmero de cpias produzidas, mas sim funo nica que os documentos executam dentro do contexto organizacional. Atividades no Arquivo Corrente: Segundo Marilena Leite Paes, nos arquivos correntes so realizadas as seguintes atividades: a) protocolo: aes de recebimento, classificao, registro e movimentao. b) expedio: encaminhamento do documento ao seu destinatrio; c) arquivamento: baseado em mtodos que visam organizao dos acervos arquivsticos e em rotinas. d) emprstimo e consulta: transferncia fsica temporria de documentos para locao interna ou externa com fins de referncia, consulta, reproduo, pesquisa ou exposio. Aconselha-se a utilizao de guia-fora1 em substituio do documento, indicando para quem foi emprestado, data e setor ou a que outro processo foi juntado. e) destinao: est relacionado guarda e a eliminao dos documentos, que varia de acordo o valor (primrio ou secundrio) e a freqncia de uso desses documentos Atividades no Arquivo Intermedirio Arquivo Intermedirio que dever estar subordinado tcnica e administrativamente ao Arquivo Permanente, a fim de evitar a proliferao de depsitos e para manter uma poltica arquivstica uniforme. A economia o motivo principal para a criao desse arquivo. Nessa fase, os responsveis desenvolvem as seguintes atividades: a) b) c) d) e) conferncia da documentao transferida e limpeza e desinfestao; atendimento s consultas feitas pelas unidades depositantes; coordenao das transferncias de novos documentos aos seus depsitos; aplicao da Tabela de Temporalidade e seleo documentos para eliminao ou recolhimento; coordenao do recolhimento de documentos permanentes para o Arquivo Permanente
Atividades no Arquivo Permanente O Arquivo Permanente resultado dos documentos remanescentes da avaliao realizadas nas fase corrente e intermediria. As atividades desenvolvidas nesta fase so: a) arranjo: (reunio e ordenao de documento; estrutural ou funcional) resumidamente, pode-se dizer que o Arranjo a reunio e ordenao adequada dos documentos.
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Guia-fora: indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar sua remoo temporria.
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Para Helosa Liberalli Bellotto ordenao dos conjuntos documentais remanescentes das eliminaes (na fase corrente e na intermediria, em obedincia Tabela de Temporalidade), obedecendo a critrios que respeitem o carter orgnico dos conjuntos, interna e externamente. O arranjo nada mais que a ordenao feita nos arquivos permanentes, quando realmente os conjuntos de documentos produzidos/recolhidos por unidades administrativas/pessoas fsicas passam a conviver uns com os outros. O arranjo tem seu incio com o recolhimento e o resultado da organizao nos seguintes nveis: arquivo, fundo, grupo ou seo, srie, conjunto lgico dentro da srie e documento. b) referncia: poltica de acesso e uso dos documentos.
c) descrio: A descrio leva em conta tanto os elementos formais quanto os de contedo do documento. A partir das informaes subtradas pode-se elaborar os instrumentos de pesquisa, que, por sua vez, tornam o acervo mais acessvel e divulgam o contedo e as caractersticas dos documentos.
d)
conservao: so as medidas de proteo aos documentos e ao seu local de guarda.
PLANO DE CLASSIFICAO Classe 000 Administrao Geral 010 Organizao e Funcionamento 020 Pessoal 030 Material 040 Patrimnio 000 ADMINISTRAO GERAL 003 Relatrios de Atividades 004 Acordos. Ajustes. Contratos. Convnios - Incluem-se documentos referentes a um acordo, ajuste, contrato e/ou convnio, implementados ou no, tais como projetos, relatrios tcnicos, prestaes de contas e aditamentos, que abranjam a execuo de vrias atividades ao mesmo tempo. 050 Oramento e Finanas 060 Documentao e Informao 070 Comunicaes 080 (Vaga) 090 Outros Assuntos Referentes Administrao Geral 030 MATERIAL - Incluem-se Normas, Regulamentaes, Diretrizes, Procedimentos, Estudos e/ou decises de carter geral. 033 Aquisio (Inclusive Licitaes) 033.1 Material Permanente - incluem-se documentos referentes a equipamentos, mobilirio, aparelhos, ferramentas, mquinas, instrumentos tcnicos e obras de arte. 033.11 Compra (inclusive compra por importao) 033.2 Material de Consumo 033.21 Compra
MODELO DE TABELA DE TEMPORALIDADE
ASSUNTO
002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO 003 RELATRIOS DE ATIVIDADES
PRAZOS DE GUARDA FASE FASE INTERCORRENT MEDIRIA E 5 anos 9 anos
DESTINAO FINAL Guarda permanente
OBSERVAES
5 anos
9 anos
Guarda permanente
So passveis de eliminao os relatrios cujas informaes encontram-se recapituladas em outros.
004 ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVNIOS 033.11 COMPRA (INCLUSIVE COMPRA POR IMPORTAO)
Enquanto vigora At aprovao das contas
10 anos
Guarda permanente
5 anos a contar da data de aprovao das contas
Eliminao
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LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. GESTO / AVALIAO DE DOCUMENTOS 100. (Cetro Liquigs - 2007) So consideradas as trs fases bsicas da gesto de documentos: (A) recuperao; destinao e eliminao. (B) destinao; gesto e produo. (C) produo; guarda e destinao. (D) produo; utilizao e destinao. (E) utilizao; recuperao e eliminao. 101. A elaborao de documentos resultantes de atividades de um rgo ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais administrao e evitadas a duplicao e a emisso de vias desnecessrias. 102. (Cespe-MI/2006) Os resultados esperados de um processo de avaliao de arquivo incluem o aumento do ndice de recuperao da informao e a conquista de espao fsico. 103. (Cespe/Unb - TST 2003) A gesto de documentos no inclui o (a): a) produo de documentos b) avaliao de documentos c) permuta de documentos d) arquivamento de documentos 104. (Cespe/Unb ANATEL 2006)A gesto de documentos envolve operaes e procedimentos na fase corrente, mas no faz referncias s atividades na fase intermediria. 105. (Cespe- PMRB 2007) A gesto de documentos impe, pelas suas prprias caractersticas, a avaliao dos documentos na fase permanente. 106. (TRT 17 FCC / 2004) Os documentos eletrnicos so distintos dos documentos em suporte-papel, pois (A) no alcanam valor histrico. (B) so desprovidos de autenticidade. (C) tm espcies e tipos indeterminados. (D))demandam diferentes mtodos de leitura e de conservao. (E) s podem ser analisados por cientistas da informao. 107. (Cespe MTE / 2008) O MTE tem total autonomia para lidar com seus arquivos, pois, no Brasil, no existe ainda uma poltica nacional que oriente os rgos e entidades da administrao pblica federal com relao a arquivos. 108. (Cespe MCT 2008) A avaliao tem um objetivo muito simples: identificar o valor dos documentos de maneira a estabelecer prazos de reteno nas fases corrente e permanente, definindo, assim as possibilidades de eliminao, microfilmagem ou guarda permanente. 109. (Cespe - TRE/MG 2009) A criao, o arquivamento e a eliminao de documentos so as trs fases bsicas da gesto de documentos. 110. (Cespe MMA/2009) Na gesto de documentos, a fase de produo refere-se elaborao de documentos resultantes da atividade de um rgo ou setor e contribui para que sejam
criados apenas documentos essenciais administrao e evitadas a duplicao e a emisso de vias desnecessrias. 111. (Cespe MMA/2009) Na gesto de documentos, as atividades de protocolo, a recuperao de informaes e a elaborao de normas de acesso documentao so desenvolvidas na fase de utilizao de documentos. 112. (Cespe MMA/2009) A fase da gesto de documentos em que so feitas a anlise e a avaliao de documentos acumulados em arquivos conhecida como preservao de documentos. 113. (Cespe MTE / 2008) O programa de gesto de documentos, quando implantado em um ministrio, por exemplo, permite o desenvolvimento de uma srie de atividades arquivsticas, exceto a de avaliao, que so prprias do arquivo permanente. 114. (FUNASA 2009 CESGRANRIO) Com o objetivo de manter sigilo das informaes dos documentos, a escrita utilizada com abreviaturas, cdigos ou cifras, visando comunicao secreta, denominada: (A) paleografia. (B) crisografia. (C) heliografia. (D) sigilografia. (E) criptografia 115. (Cespe TRE/MG 2009) A elaborao dos documentos decorrente das atividades de um rgo ou setor, apesar da sua relevncia, no se inclui entre as atribuies da gesto de documentos. 116. (Cespe IBRAM 2009) Segundo a lei 8159/91, a gesto de documentos compreende o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou transferncia para guarda permanente. 100. D 106. D 112. F 101. V 107. F 113. F 102. V 108. F 114. E 103. C 109. F 115. F 104. F 110. V 116. V 105. F 111. V 117.
LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias Art. 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de rgos federais, estaduais e municipais. 1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos em juzos ou fora dele. DECRETO N 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 Regulamenta a Lei n 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias Art. 5 A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e qualidade de imagem e de reproduo.
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1 Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia, do filme original. 2 Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis de qualquer tipo, tanto para a confeco do original como para a extrao de cpias. 3 O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme cpia. Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final. Art. 12. A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia. Pargrafo nico. A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuao e respeitado o disposto no art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor MICROFILMAGEM / DIGITALIZAO 117. (Cespe TRE/MA 2009) O microfilme ainda no tem reconhecimento legal no Brasil. 118. (Cespe TRE/GO 2009) Apesar de ser um processo de reproduo de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem no deve ser realizada quando houver inteno de eliminar os originais, pois tal processo no pode, em circunstncia alguma, ter validade em juzo. 119. (Cespe TRE/GO 2009) A atual legislao somente autoriza a eliminao de documentos permanentes aps sua reproduo por meio dos processos de microfilmagem ou digitalizao, desde que garantida a autenticidade da cpia. 120. (Cespe TRE/GO 2009) As vantagens da alterao do suporte de documentos de arquivo, incluem: agilizar o arquivamento das informaes por tornar desnecessria a organizao dos documentos; facilitar o intercmbio com outras entidades; proporcionar acesso s informaes em redes; reduzir a ocupao e melhorar o aproveitamento do espao; reduzir custos de manuteno. 121. (CESPE PF / 2009) A microfilmagem grande aliada da reduo de espao ocupado pelos documentos arquivsticos em papel, bem como da preservao dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem no permite a eliminao dos documentos originais. 122. (Cespe/Unb Anatel 2006) Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, podem ser eliminados aps a microfilmagem. 123. (Cespe - Unb ANA 2006) A legislao autoriza a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados em rgos federais, estaduais ou municipais em todo o territrio nacional. Entretanto, os microfilmes no possuem valor jurdico e, portanto, no produzem efeitos legais.
124. (Cespe - Unb ANA 2006) Para garantir a segurana, obrigatria a confeco de uma cpia do microfilme, que deve ser armazenada em local diferente do original. 125. (PF CESPE/2009) A digitalizao e o gerenciamento eletrnico permitem que (A) documentos, originalmente em papel, sejam armazenados em arquivos de ao acessveis em computador. (B) todos os documentos de uma empresa sejam copiados e disponibilizados somente em arquivos manuais. (C) documentos, originalmente digitais, sejam convertidos em arquivos manuais acessveis em computador. (D) documentos em papel sejam copiados para outro papel para facilitar a busca. (E) documentos, originalmente em papel, sejam convertidos em arquivos digitais acessveis em computador. 117.F 123.F 118. F 124.V 119. F 125. E 120. F 121.V 122.F
ORGANIZAO DE ARQUIVOS 126. (Cespe - Ancine 2006) Na elaborao de um plano de arquivo, a definio quanto a centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo tem como foco a fase corrente de arquivamento. 127. (Cespe - TJDFT 2008) A descentralizao dos servios de arquivo caracteriza-se pela manuteno, em mais de uma unidade organizacional, das atividades de guarda de documentos, de controle, de coordenao, de orientao e normativas. 128. (Cesgranrio FUNASA 2009) Sabendo-se que arquivo o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma instituio no decorrer de suas atividades, lgico que o conhecimento dessa instituio, seus objetivos, funes e estrutura, com suas alteraes, fundamental para o entendimento da prpria documentao. Nesse sentido, uma efetiva organizao de arquivos deve-se iniciar pelo exame dos estatutos, regulamentos, regimentos, normas e organogramas, alm de outros documentos constitutivos da instituio. Esta fase da organizao dos arquivos denominada (A) avaliao. (B) seleo. (C) triagem. (D) planejamento. (E) levantamento. 129. (HFA 2009 / FUNIVERSA) Segundo Marilena Leite Paes, (2007), a organizao de arquivos, como qualquer outro setor de uma instituio, pressupe o desenvolvimento de vrias etapas de trabalho. Essas fases constituem-se em: (A) identificao da natureza da documentao, escolha do mtodo de arquivamento, treinamento dos funcionrios e arquivamento da documentao. (B) anlise do gnero dos documentos, anlise das espcies documentais, anlise dos tipos documentais e arquivamento da documentao. (C) criao do setor de protocolo, criao do setor de arquivo, organizao da documentao e promoo da gesto documental. (D) levantamento de dados, anlise dos dados coletados, planejamento, implantao e acompanhamento.
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(F) extino do setor de protocolo, criao de protocolos setoriais, criao do setor de comunicao administrativa e promoo da gesto documental. 126. V 127. F 128. E 129. D
PRESERVAO DE DOCUMENTOS 130. (Cespe TRE/MA 2009) A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e no se refere ao local de guarda. 131. (Cespe TRE/MA 2009) A higienizao dos documentos consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina. 132. (CESPE TRE/MG / 2009) As principais operaes de conservao dos documentos so: desinfestao, limpeza, alisamento e restaurao. 133. (Cespe ANAC/2009) A higienizao mecnica dos documentos feita com uma trincha ou uma flanela uma ao importante para a conservao dos documentos em papel. 134. (CESPE PF / 2009) A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variaes de temperatura e a poeira so, a mdio e longo prazos, prejudiciais conservao dos documentos. 135. (CESGRANRIO FUNASA/2009) Alguns fatores degradam o documento, devendo o tcnico de arquivo estar atento a esses fatores que podem ser: agentes fsicos, como iluminao, temperatura e umidade relativa; agentes qumicos, como a poluio atmosfrica. Alm destes, deve estar atento a alguns agentes biolgicos, como insetos, roedores e: (A) poeiras. (B) climas. (C) infiltraes. (D) colas. (E) fungos 136. (CESGRANRIO FUNASA/2009) O trabalho de conservao de documentos fundamental para a preservao do acervo e manuteno da memria informacional. O tcnico de arquivo que desenvolve aes especficas de restauro em documentos danificados realiza a conservao: (A) preventiva. (B) corretiva. (C) primria. (D) corrente. (E) autntica 137. (Cespe-STM 2004) No caso de ocorrerem rasgos, indicado o uso de fitas adesivas para as pequenas restauraes dos documentos em suporte papel. 138. (Cespe - TJDFT 2008) Para uma correta conservao do acervo documental em papel, a unidade de guarda dos documentos deve ser instalada em ambiente sem luz solar direta e isento de umidade. 139. (Unb/Cespe-TRE/MA 2005) Na preservao de documentos, devem-se manter os ndices de umidade relativa do ar e de temperatura idnticos para os documentos em suporte de papel e para os rolos de microfilmes. 140. Cespe-TRE/PA 2005) Para reparos em documentos, como enxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, indicado o uso de cola plstica comum. 141. (Unb/Cespe - TRT 10 Regio 2004) Nos processos que tramitam no TRT, em virtude da insero freqente de novos documentos, indicado o uso de hastes plsticas.
142. (Esaf/ANEEL 2004) Deve-se preencher os espaos vazios dentro das caixas com calos, evitando que os documentos se dobrem dentro delas. 143. (Cespe - TRE/MA 2005) No manuseio dos documentos fotogrficos incluindo-se os negativos e as reprodues, indicado o uso de luvas de borracha. 144. (TCMSP 2006) Agindo em conformidade com os princpios e as prticas geralmente reconhecidas, o primeiro dever do arquivista o de manter a integridade dos documentos que so valorizados por seus cuidados e sua vigilncia. A conservao deve ser medida preventiva consistindo, sobretudo, na higienizao ambiental. Assim sendo, para melhor conservar os documentos, o arquivista deve I. lavar as mos antes de toc-los. II. amarrar os documentos com barbante, antes de colocar nas caixas. III. grampear os documentos para evitar perda. IV. limp-los com pano mido em lcool ou produto qumico similar. V. acondicionar adequadamente os documentos e coloc-los em caixas previamente identificadas. Analisando-se as proposies anteriores, conclui-se que est(o) correta(s): (A) apenas a proposio IV. (B) apenas as proposies II e V. (C) apenas as proposies III e IV. (D) apenas as proposies I e V. (E) apenas as proposies I, II e III.
130. F 136. B 142. V
131. F 137. F 143. F
132. V 138. F 144. D
133. V 139. F
134. V 140. F
135. E 141. V
ARQUIVO X BIBLIOTECA 145. (Cespe PRG 2005) A literatura apresenta algumas semelhanas e diferenas entre as bibliotecas e arquivos: bibliotecas conservam documentos para fins culturais e arquivos conservam documentos para fins funcionais. 146. (Cespe PRG 2005) A permuta de documentos utilizada pelas instituies arquivsticas como forma de suprir as lacunas existentes nos acervos. 147. (Cespe-MEC 2005) As formas de ingresso dos documentos nos arquivos das instituies pblicas so, preferencialmente, a compra, a doao ou a permuta. 148. (Cespe - TSE 2007) possvel estabelecer uma srie de diferenas entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas diferenas, assinale a opo correta. (A) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias. (B) Os documentos de arquivo so produzidos e conservados com objetivos funcionais e os de biblioteca, com objetivos culturais. (C) Os documentos de arquivo so colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por atividades organizacionais. (D) Os documentos de arquivo so classificados a partir de mtodos predeterminados e os de biblioteca, pelas particularidades das atividades geradoras.
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149. (Cespe MPE/RR 2008) Uma coleo de manuscritos histricos reunidos por uma pessoa pode ser considerada arquivo. 150. (Cespe - MPE/AM 2008) As colees de documentos de outras instituies adquiridas por rgos pblicos, por instituies de carter pblico e por entidades privadas so consideradas arquivo. 151. (Cespe ANTAQ 2009) Os documentos de arquivo no so objeto de coleo, mas produtos e subprodutos das funes e das atividades de uma organizao pblica ou privada e das atividades de uma pessoa fsica. 152. (Cespe TRE/MT 2010) De acordo com o conceito de arquivo, uma coleo de manuscritos histricos colecionados por uma pessoa fsica no considerada arquivo. 153. (Cespe TRE/MT 2010) Os documentos de arquivo so produzidos em exemplares mltiplos e inexiste uma significao orgnica entre esses documentos.
145. V 151. V
146. F 152. V
147. F 153. F
148. B
149. F
150. F
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ARQUIVOS CONCEITOS E DEFINIES 1. (Cespe/TSE 2007) Os suportes dos documentos de arquivo incluem a) negativo fotogrfico, diapositivo, audiovisual.

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c) simples para o composto d) geral para o particular. e) permanente para o temporrio

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51. A 57. F 63. D 69. F

52. V 58. B 64. V 70. D

53. V 59. B 65. F

54. F 60. V 66. F

55. B 61. D 67. V

56. V 62. V 68. F

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RECORTE DA LEGISLAO ARQUIVSTICA

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PORTARIA NORMATIVA DEZEMBRO DE 2002.

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Aquisio de Material Licena sem vencimentos

Prestao de Contas Cancelamento de Licena

Processo Principal Inqurito Administrativo Auto de Infrao

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conservao: so as medidas de proteo aos documentos e ao seu local de guarda.

MODELO DE TABELA DE TEMPORALIDADE

002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO 003 RELATRIOS DE ATIVIDADES

PRAZOS DE GUARDA FASE FASE INTERCORRENT MEDIRIA E 5 anos 9 anos

DESTINAO FINAL Guarda permanente

So passveis de eliminao os relatrios cujas informaes encontram-se recapituladas em outros.

Enquanto vigora At aprovao das contas

5 anos a contar da data de aprovao das contas

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130. F 136. B 142. V

131. F 137. F 143. F

132. V 138. F 144. D

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