Rolul arhivei n managementul infodocumentar din cadrul sistemului de asigurri de sntate

Adrian Ursachi, CAS Iasi

Problema arhivelor la nivelul creatorilor i deintorilor de documente, constituie un subiect complex i puin tratat att de specialitii din domeniul arhivelor, ct i din afara acestuia. n economia lucrrii de fa nu ne putem opri pe larg asupra determinrilor terminologice deoarece sunt multe i de cele mai multe ori axate pe zone resrnse de activitate. Explozia informaional din ultimii cincizeci de ani i din ultimul sfert de veac, de cnd calculatorul a fost introdus pe scar larg n activitatea zilnic a celor mai muli dintre creatorii i deintorii de documente, a determinat societatea s adopte o serie de msuri concrete n determinarea politicilor de gestionare a arhivelor att la nivel global, ct i sectorial, prin elaborarea de regulamente, norme i legi specifice1. n acest context evideniindu-se i elaborarea de soluii automate de creare, stocare, prelucrare i vehiculare a datelor2. De o atenie deosebitt se bucur i cele din domeniul sntii, care, de altfel, sunt supuse i unui regim foarte strict3. Actualmente, mai mult ca oricnd, se simte nevoia elaborrii unui sistem informaional4 integrat (arhiva medical i cea administrativ), care s colecteze, administreze i publice informaiile create n sistemul medical i al asigurrilor de sntate i instituiilor conexe. Pentru atingerea acestui deziderat, considerm necesar parcurgerea urmtoarelor etape:

automatizarea circuitului infodocumentar la nivelul instituiei adoptarea unuicadru legislativ adecvat pentru crearea unui sistem informaional integrat privind gestionarea datelor medicale Identificarea partenerilor direci i indireci, realizarea unui protocol de colaborare i stabilirea regulilor jocului Stabilirea structurii instituionale care se va ocupa de colectarea, centralizarea i publicarea informaiilor.

Conform prevederilr legale n vigoare, arhiva unei instituii este structura care are un rol important n stabilirea i urmrirea regulilor de circulaie a informaiilor i documentelor, de la ceare/intrare n instituie i pn la ieirea i/sau reintroducerea n circuitul adminstativ i tiinific5. n cele ce urmeaz vom ncerca s realizm o prezentare succint asupra situaiei de facto a arhivelor instituionale, oferind spre dezbatere o soluie elaborat de specialiti din cadul CAS Iai, mpreun cu o firm de soft. Casele de asigurri, n particular, instituiile publice n general, precum i agenii economici, prin extrapolare, la momentul actual, creaz, primesc i expediaz o cantitate foarte mare de documente. Aceste activiti creaz serioase probleme n ceea ce privete evidena, pstrarea i ntreinerea arhivei rezultate, genernd totodat costuri directe i indirecte foarte mari. Pentru exemplificare notm cteva date de ordin cantitativ referitoare la arhiva gestionat de CAS Iai. n urma prelucrrii doar a arhivei din perioada 1999-2003 au rezultat aproximativ 3500 de uniti arhivistice (dosare, registre, condici etc.) care ocup circa 90 de metri liniari de poli- raft. Fluxul informaional la nivelul CAS Iai este reprezentat n forma grafic n cadrul figurilor 1 i 2 (vezi plane).

Coerena i corectitudinea organizrii i administrrii unei arhive, n cadrul circuitului primar i secundar se realizeaz prin intermediul ctorva instrumente de baz, printre care menionm: nomenclatorul arhivistic, regstrul de intrare - ieire i inventarul de documente6. 1. Nomenclatorul arhivistic Nomenclatorul arhivistic reprezint un instrument esenial n determinarea politicilor de gestionare a arhivelor7. La elaborarea lui trebuie s se in cont de cteva aspecte, printre care menionm: sectorul de activitate, statutul instituiei , impactul social, economic, politic, cultural etc. asupra colectivitii i societii n general8. Suportul legal care st la baza elaborrii nomenclatorului arhivistic l reprezint organigrama instituiei. Acesta, prin funciile sale, asigur, pe de o parte codificarea i evaluarea documentelor9, iar pe de alta determin politica de acces la documentele vehiculate n sistem. Codificarea are rolul de a stabili i delimita zonele de activitate derulate pe parcursul unui flux documentar, dimensionnd, n acelai timp, activitile pe probleme. Identificarea corect a problematicilor este foarte important deoarece n baza lor se face evaluarea documentelor. Acest proces este complex i se realizeaz, pe de o parte, inndu-se cont de legislaia special i general, iar pe de alta, de impactul informaiilor din document asupra activitii instituiei i relaiilor acesteea cu terii. Introducerea organigramei n form grafic i pe funcii are un rol determinant n stabilirea relailor de comunicare i a posibilitilor de accesare a documentelor. n aceast ordine de idei, accesul la documente se poate realiza structural-ierarhic. 2. Registrul de intrare - ieire n literatura de specialitate registrul de intrare - ieire este perceput ca un instrument de eviden primar10. Privind lucrurile din aceast perspectiv, prin registrul de intrare - ieire se poate urmri evoluia documentului n cadrul instituiei, fie c e vorba de documente externe sau interne. Alta este situaia, ns, cnd analizm problema din perspectiva relaiilor instituiei cu tertii. n acest perspectiv, registrul de intratre - Ieire capt o valen la fel de important ca i cea de eviden i anume una juridic, prin care documentul se introduce n circuitul juridico-administrativ, cu toate consecinele i efectele ce decug din analiza diplomatic intern. Elementul de baz l reprezint numrul de nregistrare. Lipsa acestuia, precum i a altor elemente ce in de critica intern a doumentului atrag dup sine nulitatea de drept i a efectelor juridice presupuse i/sau rezultate din coninutul documentului. Aceast situaie elimin eventualele confuzii n ceea ce privete circuitul i relaionarea documentelor. Dac n sistemul clasic se pot strecura eventuale neconcordane, un sistem electronic reclam aplicarea tuturor reglementrilor legale n vigoare. Ca model, am preluat formularul tipizat prevzut de Legea Arhivelor Naionale nr.16/1996, la care am adugat cteva elemente noi i anume: tipul documentului, confirmare de primire, modalitatea de expediere, nr. file rspuns, nr. total de file, al cror rol este de a clasifica mai bine anumite date despre document, pe de oparte, respectiv ofer posibilitatea de a introduce n registru, prin intermediul unor instrumente conexe, unele date despre teri, i a facilita n acelai timp rapiditatea comunicrii. Dup cum se observ i din schema fluxului infodocumentar a CAS Iai, plasarea activitii de nregistrare a tuturor documentelor unei singure persoane este dificil i neproductiv, dup cum neproductiv i inoportun este nregistrarea paralel n mai multe registre. Consecinele n acest caz sunt evidente, iar automatizarea activitilor derulate pe traseul parcurs de un document n cadrul instituiei, este mai mult dect necesar. Avnd n vedere aceste inconveniente, sistemul a fost proiectat s permit nregistrarea concomitent a documentelor de pe mai multe staii de lucru, dup cum asigur i preluarea documentelor intrate n sistem prin fax sau mail. Numrul de nregistrare dat documentului este alocat automat de catre aplicaie. Ca provenien, documentele pot fi de dou categorii: interne i externe. Am adoptat o astfel de clasificare deoarece documentele parcurg trasee oarecum diferite, iar lucrul cel mai important este modalitatea de introducere n sistem. O parte din rubricile registrului de intrare - ieire se completeaz automat de program, prin accesarea unor opiuni din meniul contextual sau manual, prin completarea unor cmpuri n diverse etape parcurse de document, pn la finalizarea traseului conceput de utilizatori i arhivat definitiv n arhiv. Este obligatorie completarea tuturor cmpurilor din registru deoarece acestea

vor servi la cutarea automat a documentelor dorite i, n plus, va asigura o legtur mai bun ntre documente i problemele tratate de acestea. 3. Inventarul Inventarul este un instrument de eviden11 n care sunt inserate toate documentele intrate, ieite sau ntocmite pentru uz intern i clasificate conform nomenclatorului arhivistic. Acesta se ntocmete anual, pe compartimente i termene de pstrare. Elementul suplimentar care face legtura ntre documentele ce se refer la aceeai problem este numrul de conexare, care se introduce n momentul nregistrrii documentelor n registrul de intrare - ieire. Regsirea documentelor n aceast faz de eviden se poate face potrivit criteriilor preluate din regitrul de intrare - ieire. Concluzii Arhiva unei instituii, fiind punctul terminus n cadrul oricrui flux complet de date, reprezint una din verigile cheie n managementul informaiilor i documentelor vehiculate ntre diveri parteneri de dialog din cadrul sistemului de asigurri de sntate i asigur o clasificare funcional n vederea regsirii rapide i complete a oricrui gen de infomaie vehiculat la nivelul sistemului. Avantajele conferite de sistemul descris mai sus constau in:

reducerea substanialp a costurilor de ntreinere a arhivei asigur o eviden corect, exact i n timp real a tuturor documentelor intrate, ieite sau ntocmite pentru uz intern i regsirea informaiei n mod facil i eficient asigur legtura funcional ntre documentele ce trateaz o tematica comuna permite corectarea unor eventuale erori de clasificare a documentelor asigur rapiditate i coeren n comunicare asigur nregistrarea concomitent a documentelor de pe mai multe staii de lucru, dup cum asigur i preluarea documentelor intrate n sistem prin fax sau mail ofer posibilitatea determinrii strii documentului la orice etap de pe traseu asigur regsirea rapid a oricrei informaii legat de documentele i problemele tratate de acestea din cadrul sistemului asigur comunicarea n timp real, iar produsele comunicrii, prin introducerea semnturii electronice, capt valoare juridic probatorie12 permite includerea automat n sistem a documentelor intrate n instituie prin mijloce electronice de comunicare asigur securitatea informaiilor i nu permite accesul neautorizat la date asigur accesul permanent al utilizatorilor la propriile documente, la cele la care a luat parte i la cele de interes comun asigur clasificarea corect a informaiilor creterea randamentului activitilor care utilizeaz n mod curent arhiva ordonarea i clasificarea corect, temeinic, bazat pe principiile legale n vigoare evitarea oricrui gen de neclaritai care pot aprea n urma efecturii de controale din partea organelor abilitate de drept n acest scop urmrirea activiii la nivelul ntregii instituii n mod cronologic, precum i reflectarea perimetrului economic, n mod unitar, a informaiilor care pot face obiectul unui studiu de fezabilitate coerent. verificarea documentelor privind durata de pstrare a acestora la nivelul arhivei instituiei i predarea celor care ntrunesc termenul legal de selecionare catre agenii economici ce se ocup de colectarea deeurilor rezultate n urma operaiunii de selecionare (pentru documentele care au intrat n instituie pe suport calsic).

NOTE: 1. Decretul 472/1971 privind Fondul Arhivistic Naional al Republicii Socialiste Romnia, n Revista Arhivelor (n continuare RA), nr.2/1972, p.199-216; Norme tehnice pentru nregistrarea, gruparea n dosare, selecionarea i pstrarea documentelor scrise i tiprit, a sigiliilor i tampilelor de ctre organizaiile socialiste i celelalte organizaii, n RA, nr.3/1973, p.513-520; Legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naionale (n continuare Legea 16/1996), n Monitorul Oficial al Romniei (n continuare MO), VIII, nr.71, din 9 aprilie 1996; Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996 (n continuare Instruciuni...), Bucureti 1996. 2. Gabriela Hurmuzache, Arhivele i informatica, n RA, nr.1/1979, p.12-17; Bogdan Florin Popovici, Arhivele i calculatorul, studiu n manuscris; Laureniu Mera, ndreptar arhivistic pentru personalul care creaz, pstreaz i folosete documente, Cluj-Napoca, 2001, p.323-328; Adrian Ursachi i Cristian Drdal, Automatizarea fluxului informaional la nivelul firmei, studiu n manuscris (surs disponibil i pe www3.infoiasi.ro/~cdardala). 3. Legea nr.677/2001 pentru protecia persoanelor cu priire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, n MO nr.790 dn 12 decembrie 2001; Ordinul Avocatului Poporului nr.52/2002 privind aprobarea cerinelor minime de securitate a prelucrrilor de date cu caracter personal, i Ordinul Avocatului Poporului nr. 54/2002 privind stabilirea unor situaii n care nu este necesar notificarea prelucrrii unor date cu caracter personal care cad sub incidena Legii nr.677/2001, n MO nr.383 din 5 iunie 2002. 4. Institutul de Sntate Public Bucureti, Irma Eva Csiki, Aurelia Marcu, Carmen Ungureanu, Descrierea Sistemului Naional Informaional de Sntate din Romnia. Rezultatele unei evaluri participative desfurat n iunie 2003, Iai, 2004 5. Legea 16/1996, art.20-22; Instruciuni..., art.43-48. 6. Pentru operaiunile efectuate asupra documentelor vezi planele 1-36. 7. Emilia Cohn, Nomenclatorul de documente i indicatorul termenelor de pstrare - instrumente de baz n activitatea arhivistic, n RA, nr.1/1973, p.17-22; Voica Coman , Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor, n RA, nr.4/1984, p.414-419; Carol Couture, Nomenclatoarele. Aspecte teoretice, n Revista de Arhivistic (n continuare RdA), Cluj-Napoca, tom IV, nr.1-2/1998, p.9-41, Laureniu Mera, op. cit., p.63-90. 8. Carol Couture, op. cit., p.11-17. 9. Ibidem, p.9-10. 10. Laureniu Mera, op. cit., p.54-62. 11. Ibidem, p.140-141. 12. Legea 455/2001 privind semntura electronic, n MO nr. 429 din 31 iulie 2001.