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E-mail

En este captulo encontrar informacin sobre las opciones de e-mail disponibles. Al activarse, las imgenes escaneadas se pueden enviar como un documento adjunto de e-mail a un destinatario o destinatarios de e-mail. Se accede a las funciones de e-mail mediante el botn Pgina de inicio de servicios del panel de control. Las fichas disponibles para seleccionar las funciones de e-mail son: E-mail en la pgina 116. Configuracin avanzada en la pgina 120. Ajuste de formato en la pgina 122. Opciones de e-mail en la pgina 123.

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E-mail

Procedimiento de envo de e-mail

En esta seccin se describe el procedimiento bsico para enviar mensajes de e-mail desde la mquina. Siga los pasos a continuacin: Colocacin de los documentos pgina 108 Seleccin de las funciones pgina 109 Introduccin de la direccin en la pgina 111. Configuracin avanzada en la pgina 114. Comienzo del trabajo de e-mail pgina 114 Pantalla de estado de los trabajos pgina 114 Cancelacin del trabajo de e-mail pgina 115 NOTA: Si la funcin de autenticacin est activada, puede que requiera un nmero de cuenta para utilizar la mquina. Para obtener una cuenta o solicitar ms informacin, pngase en contacto con el administrador de la mquina.

Colocacin de los documentos

Puede colocar los documentos que se van a enviar por e-mail en el cristal de exposicin o en el alimentador de documentos. Para obtener informacin sobre la configuracin de las bandejas de papel, consulte Opciones de las bandejas de papel en el captulo Configuracin en la pgina 184. Alimentador de documentos: En los siguientes pasos se explica cmo colocar los documentos en el alimentador de documentos:

1. Antes de colocar los documentos en el alimentador de documentos,

asegrese de que estn en buenas condiciones y quite todas las grapas y clips del papel.

2. Introduzca los documentos

ordenados en el alimentador de documentos, cara arriba. La primera pgina debe estar encima de la pila con el encabezado hacia la izquierda de la mquina.

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E-mail

Se pueden colocar 100 hojas de 80 g/m (20 lb) de papel Bond como mximo. El peso oscila entre 50 y 120 g/m) (12.5 y 28 lb); consulte Especificaciones de la mquina en el captulo Especificaciones en la pgina 212. para obtener informacin completa sobre las especificaciones del alimentador de documentos.

3. Coloque la pila entre las guas, alinee el borde izquierdo con la bandeja del
alimentador de documentos y ajuste las guas hasta que apenas toquen el borde de los documentos.

Cristal de exposicin: En los siguientes pasos se explica cmo colocar los documentos en el cristal de exposicin:

1. Levante el alimentador de documentos.

Flecha de registro

2. Coloque el original cara abajo sobre el cristal de exposicin y alinelo con la

punta de la flecha de registro situada en la parte superior izquierda del cristal de exposicin.

3. Baje el alimentador de documentos.

1 Seleccin de las funciones

Pulse el botn Pgina de inicio de servicios y seleccione E-mail entre los elementos que se muestran. Se pueden seleccionar varias funciones de e-mail para el trabajo de e-mail. Las funciones ms comunes se muestran en la pantalla E-mail.

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E-mail

1. Pulse el botn Pgina de inicio de servicios en el panel de control.

Botn Pgina de inicio de servicios

2. Seleccione E-mail en la pantalla tctil. Asegrese de que se muestre la

pantalla E-mail.

NOTA: Si la funcin de autenticacin est activada, puede que requiera un nmero de cuenta para utilizar la mquina. Para obtener una cuenta o solicitar ms informacin, pngase en contacto con el administrador de la mquina.

3. Pulse el botn Cancelar todo en el panel de control para cancelar las

selecciones anteriores. El panel de control vuelve a la pantalla de Entrada prefijada.

4. Seleccione el campo De: en la pantalla tctil. Aparecer la pantalla Teclado. 5. Introduzca su direccin de e-mail como remitente y seleccione Guardar.
NOTA: Cuando se accede a la funcin E-mail a travs del Modo de autenticacin, la direccin de e-mail del remitente se rellena automticamente. El remitente tambin puede buscar la direccin de e-mail a travs del libro de direcciones.

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E-mail

6. Seleccione una de las siguientes fichas para la funcin requerida.

Funcin Descripcin
Utilice las funciones de esta ficha para seleccionar las opciones estndar de un trabajo de e-mail, por ejemplo: campos para las direcciones, lneas del asunto, cuerpo del mensaje, etc. Utilice esta ficha para introducir la configuracin de los originales de e-mail, por ejemplo: exploracin en color, originales a 2 caras, tipo, etc. Utilice las funciones de esta ficha para acceder a las opciones avanzadas del e-mail, por ejemplo: opciones de imagen, resolucin, tamao del archivo, etc. Utilice las funciones de esta ficha para ajustar el formato, por ejemplo, el tamao del original, borrado de mrgenes, etc. Utilice las funciones de esta ficha para seleccionar el formato del archivo, agregar una direccin en Responder a o aadir un mensaje de e-mail.

E-mail

Configuracin avanzada Ajuste de formato

Opciones de e-mail

Si es preciso, seleccione una de las fichas y configure las opciones de e-mail. Para obtener informacin sobre las distintas fichas, consulte lo siguiente: E-mail en la pgina 116. Configuracin avanzada en la pgina 120. Ajuste de formato en la pgina 122. Opciones de e-mail en la pgina 123.

2 Introduccin de la direccin
Existen tres mtodos para introducir la direccin de e-mail de destino: Introduzca la direccin de e-mail de forma manual. Utilice la opcin Libro de direcciones para introducir una direccin de e-mail desde el libro de direcciones que est cargado en la mquina. No es necesario introducir el nombre completo, se pueden realizar bsquedas en el libro de direcciones con la introduccin de las primeras letras. Utilice la tecla .com del teclado de e-mail. NOTA: Las instrucciones para programar la tecla .com estn en la Gua del administrador del sistema.

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E-mail

Para introducir una direccin de e-mail manualmente

1. Desde la pantalla E-mail, seleccione el botn Destinatarios nuevos.
Aparecer la pantalla del teclado Destinatarios nuevos.

NOTA: Para utilizar maysculas o minsculas, caracteres acentuados o especiales, seleccione la tecla May. en la pantalla del teclado. Para cambiar los idiomas, seleccione la tecla Disposicin del teclado en la pantalla del teclado.

2. Escriba una direccin de e-mail vlida y seleccione el botn Agregar. 3. Para agregar ms destinatarios, repita el paso anterior. 4. Para introducir direcciones de destinatarios como direcciones Con copia (Cc:)
o Copia oculta (Cco:) seleccione el botn A: . Seleccione Cc: o Bcc: de las opciones del men desplegable.

5. Una vez que se agreguen todas las direcciones de los destinatarios, seleccione
el botn Cerrar.

Introducir una direccin de destinatario programada utilizando la tecla .com.

La tecla .com es una tecla programable que puede guardar direcciones de e-mail completas (por ejemplo, johndoe@xerox.com) o direcciones de e-mail parciales (por ejemplo, xerox.com).

1. Desde la pantalla del teclado Destinatario nuevo, seleccione la tecla .com y

una direccin.

2. Para aadir la direccin a la lista de destinatarios, seleccione el botn

Agregar.

3. Una vez que se agreguen todas las direcciones de los destinatarios, seleccione
el botn Cerrar.

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E-mail

Agregar direcciones de destinatarios utilizando los libros de direcciones

1. Desde la pantalla E-mail, seleccione el botn Libro de direcciones. Aparecer
la pantalla del teclado Destinatario nuevo.

2. Introduzca los primeros caracteres del nombre del destinatario o la direccin

de e-mail y seleccione el botn Buscar. El dispositivo Xerox devolver una lista de nombres que coincidir con su entrada.

3. Elija el destinatario que desee de entre la lista devuelta y seleccione el botn

Agregar.

4. Una vez que se agreguen todas las direcciones de los destinatarios, seleccione
el botn Cerrar. NOTA: Si no se producen resultados: 1) Seleccione el botn Libro de direcciones para buscar en el otro libro de direcciones. Si se encuentran varias direcciones para una misma bsqueda, estas se muestran en la pantalla tctil. 2) Utilice los botones con flechas hacia arriba/abajo para encontrar al destinatario. 3) Seleccione el destinatario en la lista y pulse el botn Agregar. 4) Repita el procedimiento anterior para agregar ms direcciones de destinatarios. 5) Una vez que se agreguen todas las direcciones de los destinatarios, seleccione el botn Cerrar. La direccin de e-mail introducida se mostrar en la Lista de direcciones.

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E-mail

Informacin opcional
En la pantalla E-mail, seleccione Asunto para agregar una lnea de asunto que aparecer en el buzn de entrada del e-mail. Utilice el teclado de la pantalla tctil para introducir el texto. Seleccione Mensaje para agregar un mensaje corto junto con el original explorado. Utilice el teclado de la pantalla tctil para introducir el texto.

3 Configuracin avanzada
Para obtener informacin sobre la configuracin avanzada de las distintas fichas, consulte lo siguiente: Configuracin avanzada en la pgina 120. Ajuste de formato en la pgina 122. Opciones de e-mail en la pgina 123.

4 Comienzo del trabajo de e-mail

Pulse el botn Comenzar. Cada documento se escanea una sola vez y la mquina enva los originales como documentos adjuntos al mensaje de e-mail.

5 Pantalla de estado de los trabajos

Para ver el progreso del trabajo de e-mail, pulse el botn Estado de trabajos del panel de control.

La pantalla Estado de trabajos prefijada muestra todos los trabajos incompletos, incluido el trabajo de exploracin a e-mail en cola. Si en ese momento no hay trabajos incompletos ejecutndose, aparecer un mensaje que indica que no hay trabajos activos. Para obtener ms informacin sobre la pantalla Estado de trabajos, consulte Pantalla de estado de los trabajos en el captulo Copia en la pgina 41.

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E-mail

6 Cancelacin del trabajo de e-mail

Siga los pasos a continuacin para cancelar de forma manual un trabajo de e-mail activado:

1. Pulse el botn Parar del panel de control para anular el trabajo de e-mail
actual.

2. Para cancelar un trabajo en cola, pulse el botn Estado de trabajos del panel
de control para mostrar la pantalla Trabajos activos.

3. Seleccione el trabajo adecuado de la cola. 4. Seleccione Eliminar en la lista Comandos trabajo. 5. Seleccione Confirmar para eliminar el trabajo o Cancelar para volver a la
pantalla anterior.

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E-mail

E-mail
La pantalla E-mail contiene la informacin bsica que hace falta para enviar un documento como archivo adjunto de e-mail. La pantalla E-mail permite cambiar temporalmente la informacin relacionada con el original. La modificacin de esta configuracin permite lograr la mxima calidad de exploracin para cada original de E-mail.

Utilice las siguientes opciones para introducir la informacin del destinatario. De... Este botn proporciona informacin sobre el remitente incluida su direccin de email. Seleccione el botn De... para mostrar el teclado de e-mail e introducir una direccin de e-mail. NOTA: Si se accede a E-mail a travs del Modo de autenticacin, la informacin se vincula al nombre de conexin. Destinatarios nuevos Seleccione el botn Destinatarios nuevos para introducir uno o ms destinatarios para el archivo adjunto del e-mail. Al seleccionar el botn Destinatarios nuevos se muestra el teclado de e-mail para introducir una direccin de e-mail. Opcin A: Cc: Descripcin
Utilice el teclado de la pantalla tctil para introducir la direccin de e-mail del destinatario. Utilice el teclado de la pantalla tctil para introducir la direccin de e-mail del destinatario al que desea enviar una copia del trabajo de e-mail.

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E-mail

Opcin Cco:

Descripcin
Utilice el teclado de la pantalla tctil para introducir la direccin de e-mail del destinatario al que desea enviar una copia del mensaje sin que aparezca su nombre en el mismo.

Detalles

Utilice esta opcin para ver los detalles del destinatario seleccionado. La informacin que aparece est determinada por el modo en que la direccin se agreg originalmente a la lista de direcciones: desde el libro de direcciones interno o pblico, o bien de forma manual. El libro de direcciones contiene una lista de direcciones de e-mail y detalles de utilidad para usted o su empresa. Si tiene las opciones necesarias configuradas, la mquina admite dos tipos de libros de direcciones de e-mail: pblico y de red. Al rellenar los campos A..., Cc..., o Cco..., el libro de direcciones muestra los resultados de bsqueda de uno o de los dos libros de direcciones configurados. Utilice esta opcin para agregar un nuevo asunto o modificar el asunto prefijado del mensaje. El asunto es el ttulo del mensaje de e-mail, no el texto dentro del mensaje. El texto del asunto puede tener hasta 50 caracteres y se muestra en la pantalla tctil debajo del botn Asunto.

Libro de direcciones

Asunto

Color de salida
Utilice esta opcin para explorar originales en blanco y negro, escala de grises o en color. Opcin Cuatricroma Escala de grises Blanco y negro Descripcin
Utilice esta opcin para escanear un original en color. Utilice esta opcin para escanear un original con varios tonos de gris. Utilice esta opcin para escanear un original en blanco y negro.

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E-mail

Exploracin a 2 caras
Utilice esta opcin para especificar si se debe escanear una o dos caras del original. Se puede programar la orientacin de originales a 2 caras. Opcin Original a 1 cara Original a 2 caras Original a 2 caras, girar cara 2 Descripcin
Utilice esta opcin con originales que slo estn impresos por una cara. Utilice esta opcin con originales que estn impresos por ambas caras. Utilice esta opcin para los originales que estn impresos por ambas caras y con segunda cara girada. Por ejemplo, si est escaneando un calendario que utiliza un formato "cabecera contra pie".

Tipo de original
Utilice esta funcin para seleccionar el tipo de original escaneado. Opcin Foto y texto Foto Texto Descripcin
Utilice esta opcin para originales que contengan fotografas y texto. Utilice esta opcin para fotografas de tonos continuos o con originales de medios tonos impresos con alta calidad. Utilice esta opcin para originales que contienen texto o dibujos lineales.

Resolucin
La resolucin incide en la apariencia de la imagen escaneada. Cuanto mayor sea la resolucin de escaneado (ppp, puntos por pulgada), mejor ser la calidad de imagen. Resolucin 72 x 72 ppp 100 x 100 ppp 200 x 200 ppp Descripcin
Produce el tamao de archivo de imagen ms pequeo y es la opcin recomendada para documentos que vayan a archivarse o verse electrnicamente. Produce un tamao de archivo pequeo y es la opcin recomendada para documentos de texto sencillos. Se recomienda para documentos de texto y dibujos lineales de calidad media.

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E-mail

Resolucin

Descripcin
Se recomienda para documentos de texto y dibujos lineales de alta calidad. Tambin se puede usar para fotos y grficos de calidad media. Se trata de la resolucin prefijada y la mejor opcin para la mayora de los documentos. Se recomienda para fotos y grficos de calidad media. Ofrece imgenes de buena calidad y un tamao de archivo ms pequeo que el que ofrece la resolucin 600 x 600 ppp. Se recomienda para fotos y grficos de alta calidad. Genera los archivos de mayor tamao pero ofrece la mejor calidad de imagen.

300 x 300 ppp

400 x 400 ppp

600 x 600 ppp

Si se selecciona Modo de color, la resolucin mxima es 300 x 300 ppp.

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E-mail

Configuracin avanzada
La ficha Configuracin avanzada permite la manipulacin temporal de la plantilla de exploracin para mejorar el aspecto y el estilo de la imagen de e-mail escaneada.

Ms claro/Ms oscuro
Ajusta la claridad o la oscuridad de la salida.

Supresin del fondo

Se utiliza para reducir o eliminar automticamente el fondo oscuro que se crea como resultado del escaneado de originales en papel de color o peridicos.

Resolucin
La resolucin incide en la apariencia de la imagen escaneada. Cuanto mayor sea la resolucin de escaneado, mejor ser la calidad de imagen. La resolucin configurada en cada momento se puede consultar pulsando el botn Resolucin y accediendo a la pantalla Configuracin avanzada. Resolucin 72 x 72 ppp 100 x 100 ppp Descripcin
Produce el tamao de archivo de imagen ms pequeo y es la opcin recomendada para documentos que vayan a archivarse o verse electrnicamente. Produce un tamao de archivo pequeo y es la opcin recomendada para documentos de texto sencillos.

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E-mail

Resolucin 200 x 200 ppp

Descripcin
Se recomienda para documentos de texto y dibujos lineales de calidad media. Se recomienda para documentos de texto y dibujos lineales de alta calidad. Tambin se puede usar para fotos y grficos de calidad media. Se trata de la resolucin prefijada y la mejor opcin para la mayora de los documentos. Se recomienda para fotos y grficos de calidad media. Ofrece imgenes de buena calidad y un tamao de archivo ms pequeo que el que ofrece la resolucin 600 x 600 ppp. Se recomienda para fotos y grficos de alta calidad. Genera los archivos de mayor tamao pero ofrece la mejor calidad de imagen.

300 x 300 ppp

400 x 400 ppp

600 x 600 ppp

NOTA: Si se selecciona Modo de color, la resolucin mxima es 300 x 300 ppp.

Calidad y tamao de archivo

Las opciones de Calidad/Tamao de archivo le permiten elegir entre calidad de imagen escaneada y tamao de archivo. Opcin Calidad normal Descripcin Utilice esta opcin para producir imgenes de buena calidad con el tamao de archivo ms pequeo posible. Esta opcin proporciona imgenes de alta calidad y tamaos de archivo ms grandes. Utilice esta opcin para obtener la mxima calidad de imagen con el tamao de archivo ms grande.

Calidad superior

Calidad mxima

Los archivos grandes no son adecuados para compartir y transmitir a travs de la red debido a la alta demanda de procesamiento que deben soportar los recursos del sistema.

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E-mail

Ajuste de formato
La ficha Ajuste de formato permite la manipulacin temporal de la plantilla de exploracin para mejorar el aspecto y el estilo de la imagen de e-mail escaneada.

Tamao del original

Seleccione esta funcin para especificar cmo determina el dispositivo el tamao del documento original. Autodetectar Utilice esta opcin para permitir que la mquina determine el tamao de los originales que se colocan en el alimentador de documentos. Utilice esta opcin para especificar las dimensiones del rea de escaneado del documento cuando escanee desde el cristal de exposicin. Existen varias dimensiones que corresponden a los tamaos y orientaciones ms comunes. Seleccione un tamao estndar o seleccione Personalizado para ajustar manualmente las dimensiones de escaneado.

Entrada manual del tamao

Explorar hasta el borde

Utilice esta opcin para escanear hasta el borde del original. Puede optar por activar est opcin en S o desactivarla en No. Cuando la opcin Explorar hasta el borde est en No, se agrega automticamente un marco en blanco en los bordes.

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E-mail

Opciones de e-mail
Utilice esta funcin para modificar la direccin de e-mail de Responder a y para identificar el formato del archivo requerido para la imagen escaneada.

Formato del archivo

Utilice esta opcin para configurar el formato de archivo de la imagen escaneada. Opcin Descripcin
Portable Document Format (formato de documento porttil). Con el software adecuado, el destinatario de la imagen escaneada puede ver o imprimir el archivo sin importar la plataforma de su equipo. Los archivos PDF se suelen abrir con Adobe Acrobat Reader. Tagged-Image File Format (formato de archivo de imagen etiquetada). Archivo de grficos que se puede abrir con diversos paquetes de software de grficos en diversas plataformas. Tagged-Image File Format (formato de archivo de imagen etiquetada). Archivo de grficos que se puede abrir con diversos paquetes de software de grficos en diversas plataformas. Los formatos JPEG son archivos de grficos a los que se puede acceder con cualquier aplicacin de edicin de imgenes o grficos. NOTA: La opcin JPEG est disponible slo en modo de color o escala de grises.

PDF

TIFF multipgina TIFF de una pgina

JPEG

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E-mail

Responder a
Utilice la funcin Responder a para cambiar la direccin de e-mail prefijada con el fin de recibir las respuestas.

Mensaje
Utilice esta opcin para agregar un nuevo texto al cuerpo del mensaje. El texto del cuerpo del mensaje puede contener hasta 80 caracteres y aparece en la pantalla tctil en el campo Cuerpo del mensaje.

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