Unidad 1: Introduccin a los sistemas

Al igual que en muchas reas de conocimiento, en esta materia y en especial en temticas asociadas a la teora de sistemas y al anlisis de sistemas, encontrar que los autores muestran distintos matices en sus narraciones. A los efectos de apoyar la comprensin de los textos se me ocurre presentarte este relato en los que tendr mis aportes y las referencias bibliogrficas necesarias. Por otro lado, la prctica de estos elementos tericos no posee correlatos en la bibliografa y conforma un saber distribuido entre docentes y alumnos de curso en curso. En el apartado del tem 6 Enfoque de Sistemas encontrar un caso de aplicacin prctica al respecto. La bibliografa que se presenta para el estudio de estos contenidos son principalmente los aportes de autores centrales de estas teoras: Bertalanffy, Van Gigh y Chuchmann y luego de aquellos que utilizan estas descripciones para adentrarse en el estudio de sistemas de informacin: Saroka y Stair y Reynolds. La referencia bibliogrfica del libro Teora General de los Sistemas es Ludwig Bertalanffy Editorial Fondo de la Cultura Econmica. 2007; este libro se encuentra en libreras y es recomendable la lectura para aquellos a los que les interesa profundizar sobre los elementos filosficos que dan lugar a este paradigma. El libro de Churchman no se consigue en libreras, su referencia es Churchmann, West; El enfoque de Sistemas. Mxico. Editorial Diana. 1993, por lo se puede tomar la lectura: La empresa constructora y sus operaciones bajo un enfoque de sistemas como ejemplo claro y completo de aplicacin sobre este tema.

1.1 El concepto de sistemas

No es fcil hablar de sistemas. Quizs no logremos incluso poder definir con claridad de qu se trata este concepto, pero con seguridad es un trmino que usamos con frecuencia. Estamos rodeados de sistemas: sistema de salud, sistema econmico, sistema de transporte y muchos ms. Es comn que al querer nombrarlos siempre se nos vengan a la memoria aquellos que comienzan con la palabra SISTEMAS. Tambin encontramos frases como el problema es que no tenemos sistema o se cay el sistema; quizs como voces automticas que emergen de sofisticados call centers que nos indican que no podrn resolver nuestros problemas porque el sistema esta fuera de servicio. Seguro vienen a tu memoria muchas situaciones ms. Podemos decir que son sistemas: una silla, una escuela, una mquina, una persona, una empresa, un hospital, un sistema de recaudacin impositiva y muchos ms. Como ha ledo en el material, se define sistema como Conjunto de componentes interrelacionados de modo tal de que producen como resultado algo superior y distinto a la simple agregacin de los elementos (Saroka, 2002, Pg.26).

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Una caracterstica que distinguir a un sistema de un conjunto de partes (si te detienes en la definicin se podra pensar que un sistema es un conjunto) es esta ltima frase: producen un resultado algo superior y distinto a la simple agregacin de los elementos. Esta relacin existente slo en los sistemas se llama sinergia y se refiere al trabajo mancomunado de los elementos en pos de resultados mejores. Lo encontrars comnmente reflejado en expresiones como el todo es

mayor que la suma de las partes.

Ejemplos de relaciones sinrgicas se encuentran en los equipos de trabajo en los cuales los participantes se apoyan unos a otros obteniendo resultados exitosos, en fuerzas electorales que se agrupan y logran recolectar ms votantes que si hubiesen participado en forma aislada, en productos qumicos que agregados producen efectos que en forma aislado no poseen y muchos ejemplos ms.

1.2. Aportes de la teora general de los sistemas

Los conceptos asociados a los sistemas son los que se encuentran entre los primeros tpicos a abordar por las disciplinas informticas, ya que permiten establecer conocimientos de mayor envergadura cuando son relacionados con las metodologas y prcticas de desarrollo de sistemas de informacin, especialmente de software. La informtica encontr en la teora de sistemas un paradigma para la comprensin de la realidad, que le permite llevar adelante innovaciones en la resolucin de variada gama de problemas. Antes de la incursin de la teora de sistemas, el paradigma dominante era el enfoque analtico, encargado de dividir los problemas en partes y estudiar cada una de ellas en forma aislada. (Saroka, Pg. 25) La teora de sistemas persigue la comprensin de la complejidad a partir de la identificacin en primera instancia del sistema y luego, sin retirar este marco, el anlisis de las partes componentes. (Saroka, Pg. 32). Esa primaca del TODO (que viene a ser el sistema) es la que guiar nuestros anlisis en la profesin. Cualquier problema ser visto en primera instancia como un TODO y luego, cuando se comprenda en forma general este TODO, se podr avanzar en el anlisis de las partes. Un aspecto importante de la teora de sistemas es que se establece como un nuevo paradigma o modelo de pensamiento de la ciencia, ya que considera la interdisciplinidad de conceptos, modelos y leyes aplicables en general a sistemas de cualquier naturaleza. (Ver ms adelante en esta misma lectura: Clasificacin de sistemas). Los modelos A nivel profesional el trabajo de los especialistas informticos se realizar guiados por modelos. Construiremos modelos, analizaremos modelos, probaremos modelos y a partir de ellos construiremos nuestros productos: los sistemas de informacin y el software. Un modelo es una abstraccin de la realidad que nos sirve para realizar ensayos y manipulaciones sin problemas (Stair, Pg. 13).

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El trabajo con modelos posibilita que se elaboren distintas productos y se prueben antes de realizar las aplicaciones concretas finales, esto permitiendo reducir costos y tiempo y a su vez, muchas veces, reducir riesgos. Sobre un modelo se realizan cambios sin afectar al sistema real y luego de aprobados se implementan. Los modelos recortan la realidad y analizan solamente los elementos necesarios y esenciales. Debe ser una caracterstica de los modelos la sencillez de comprensin y la utilizacin de vocabularios comunes en la profesin. Tenemos ejemplos en todas las disciplinas: los arquitectos realizan planos que representan sus edificaciones, los ingenieros electrnicos esquemas, los qumicos modelos matemticos y qumicos, los modistos modelos de sus producciones textiles; cada uno de ellos con un vocabulario disciplinar comn que permite el desarrollo de trabajos en equipo. La informtica utiliza distintos modelos para expresar sus estudios: modelos narrativos tales como las descripciones de requerimientos de informacin; modelos esquemticos como diagramas de flujo de datos, diagramas de clases, diagramas de arquitectura, modelos fsicos como son los prototipos de interfaces grficas que se realizan para simular el desarrollo final de un producto de software, entre otros. Tambin se utilizan modelos matemticos por ejemplo para expresar variables econmicas, flujos de caja, cuentas de crditos, clculos de inters, por mencionar algunos. A medida que se avanza en la materia le presentar los primeros modelos a utilizar en esta profesin y con el tiempo descubrir que cada vez que realice entrevistas con usuarios tendr un lpiz en mano y realizar garabatos como crculos y flechas, estar realizando modelos que luego en las prximas visitas completar, pulir y por ltimo concretar en un producto final. La jerarqua de sistemas Hablamos de jerarqua de sistemas cuando identificamos que los mismos instrumentos que utilizamos para definir una cosa como sistema, pueden tambin utilizarse para definir un elemento de ste, que por su complejidad requiere de mayor anlisis. Por tal motivo es que se nos apropian los conceptos de subsistemas y metasistema. Un subsistema es un sistema que se incluye dentro del sistema bajo estudio y que depende de l. Por ejemplo, analizando un sistema por ejemplo un hospital y a medida que avanzamos en el anlisis descubrimos que la seccin de Mesa de Turnos es un sector con problemticas y procesos que requieren de mayor anlisis. Es entonces all que consideramos a Mesa de turnos como un sistema para avanzar en el estudio. As es como, si un elemento es visto en s mismo como un sistema, se lo llama subsistema y se conectar con otros para lograr un fin determinado, que generalmente es producir una salida hacia otra parte del mismo sistema o bien hacia el ambiente. (Saroka, Pg. 29) Al ser analizada una organizacin como sistema, se conforma por distintos subsistemas como ser: el rea de comercializacin, produccin, administracin y finanzas que, estudiados individualmente constituyen, cada uno, verdaderos sistemas Marcamos tambin que los objetivos del subsistema siempre deben acompaar al objetivo del sistema mayor. El no cumplimiento de esta regla genera problemas en los sistemas. Cuntas veces nos hemos encontrado con organizaciones donde el rea de compras y el de produccin

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tienen objetivos reales diferentes. Mientras el primero busca adquirir materias primas de menor precio sin importar calidad o evitar las compras hasta contar con lotes apropiados para obtener ventajas en los precios, produccin desea mantener siempre la lnea de produccin activa y evitar el reproceso por produccin de baja calidad. Muchas situaciones como stas se pueden compartir con los estudiantes en las salas de clases y seguramente tendrn ms ejemplos para aportar. Hablamos de metasistema cuando nos referimos al sistema mayor que contiene al sistema bajo estudio. Es un sistema que fundamentalmente pertenece al ambiente y que lo contiene en su conjunto. Por ejemplo al analizar el sector de ventas de una empresa como sistema encontramos que su metasistema es la empresa misma. Es decir a los efectos de nuestro trabajo la empresa es el sistema mayor que contiene al sistema bajo estudio y por ende le determina sus objetivos y sus alcances. El valor metodolgico del estudio del metasistema es menor que el de subsistemas. A los efectos de nuestros estudios posteriores y en general del desarrollo de las disciplinas informticas el concepto central es el de subsistema, tal como un desgranamiento de la complejidad en pos de la resolucin de las distintas problemticas. Por ltimo y en los mbitos especficos de aplicacin, la determinacin de sistemas, subsistemas y metasistemas es subjetiva y dependiente del punto de vista del observador y sus intereses de investigacin. (Saroka, Pg. 29). Es comn encontrar que ante un mismo problema dos especialistas distinguen distintos sistemas y subsistemas siempre guiados por sus conocimientos y sus motivaciones y experiencias previas. Notamos aqu que el mismo concepto es tratado en el libro de Van Gigch como Niveles de Sistemas. (Pg. 37), llamando metasistema al sistema global.

1.3. Componentes bsicos de los sistemas

El estudio de sistemas se puede realizar desde tres puntos de vista concurrentes y valiosos: 1- Enfoque Esttico: aquel que parte de las definiciones de elementos, relaciones y objetivos. Es aquel que toma la definicin de sistemas y descubre cules son los elementos que lo integran y luego las relaciones, siempre acorde a los objetivos. 2- Enfoque Entrada-Proceso-Salida. Tambin llamado modelo Insumo Producto. Se caracteriza por considerar en primera instancia al proceso como una caja negra.
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Enfoque de Sistemas. Enfoque establecido por Churchmann para comprender las organizaciones como sistemas.

Enfoque Esttico: En todo sistema existen los siguientes componentes: elementos, relaciones y objetivos. (Saroka, 2002, Pg.26) Cada elemento posee un nombre que lo identifica y permite clasificarlo. Por ejemplo en el anlisis del Sistema Escuela los alumnos son un elemento. Para lograr la clasificacin asignaremos un identificador: alumnos y caractersticas comunes (o variables); por ejemplo todos los alumnos poseen nombre y apellido, domicilio, fecha de nacimiento, fecha de

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inscripcin, grado al que asisten. Este elemento ALUMNOS tiene asignada instancias concretas que son cada uno de los alumnos de la escuela, a saber: Juan Prez, Daniel Rojas, Diego Soler, etc. Otro elemento son los docentes. Este elemento agrupar a todos aquellos individuos que cumplen con poseer: nombre y apellido, DNI, fecha de ingreso, materia que dicta, ttulo habilitante. Las caractersticas que junto con el nombre identifican al elemento se denominan atributos. (Van Gigch Pg. 28) Las relaciones son los vnculos que se establecen entre los elementos del sistema y se corresponden especficamente con acciones, es por ello que se denotarn con verbos; las relaciones son las funciones que desempean cada uno de los elementos. Por ejemplo: Los alumnos asisten a clases. Los docentes dictan materias. Las materias pertenecen a un plan de estudios. Los alumnos rinden evaluaciones. Todas las palabras que aparecen subrayadas en el prrafo anterior corresponden a relaciones. Observe que siempre se tratan de verbos, ya que representan acciones. Los objetivos del sistema establecen la razn de ser y el motivo por el cual se agruparon los elementos y se establecen las relaciones. Los objetivos determinan todos los otros componentes del sistema y es por ello la importancia de su correcta definicin. Entenderemos tambin que el objetivo es la meta, es decir, el destino que determina la existencia del sistema. (Stair, Pg. 9). El objetivo del sistema ESCUELA ser brindar enseanza de calidad y segn las normativas educacionales vigentes a nios y jvenes. Los objetivos deben ser formulados en forma clara y precisa y la redaccin de los objetivos debe permitir evaluar su cumplimiento. Llamaremos medida de actuacin (o estndar de desempeo) de un sistema a aquellos objetivos definidos en forma completa, clara y cuantitativa que permiten llevar adelante mediciones y controles. Por ejemplo, siguiendo con el caso de la escuela, una medida de actuacin es: dictar 160 das de clases. Completar en un 90% o ms los contenidos programados para el ciclo lectivo. Reducir en un 40% con respecto al ao anterior la tasa de abandono escolar. Otros elementos que permiten medir el desempeo de un sistema son la eficiencia y la eficacia. (Stair, Pg. 11). Es un trmino relativo utilizado para comparar sistemas, por ejemplo es comn escuchar decir que las empresas privadas son ms eficientes que las pblicas. La relacin costo beneficio es mejor. La eficacia es una medida del grado en el que un sistema cumple sus metas. Se puede calcular al dividir las metas alcanzadas en realidad entre el total de metas establecidas en el plan. Un sistema que establece un objetivo y lo cual ms all de los recursos que insume en realizarlo es sistema eficaz. Enfoque Entrada-Proceso-Salida: Todo sistema se puede definir por sus entradas, sus procesos y sus salidas. (Saroka,2002, Pg.

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27)

Ambiente

Entradas

Proceso

Salidas

Retroalimentacin

Lmites

Este grfico representa un modelo para comprender el funcionamiento del sistema y ser de mucha utilidad en nuestros futuros anlisis, as tambin remarcamos que estos esquemas son de amplia utilizacin en disciplinas como la electrnica, la mecnica, la administracin, la biologa, y la economa, entre otras. a) Entradas Llamados tambin insumos o input, corresponden con aquellos elementos que introducidos desde el ambiente y en forma frecuente permiten el desarrollo del proceso. Las entradas son de distinto tipo, por ejemplo, materias primas, energa, dinero e informacin. Un aspecto importante a considerar es el que marc Van Gigch en la Pg. 27 al rescatar que la diferencia entre entradas y recursos es mnima y depende slo del punto de vista y de la circunstancia. En el proceso, las entradas son los elementos sobre los que se aplican los recursos. Los recursos alguna vez han entrado, es cierto; pero en el proceso cotidiano de transformacin de entradas en salidas estos son considerados recursos. b) Salidas Tambin denominadas resultados o productos son aquellos elementos que egresan del sistema, cruzando los lmites hacia el medio circundante. Tanto las entradas como las salidas son filtradas por los lmites o frontera del sistema. Las salidas se encuentran directamente relacionadas con los objetivos ya que la medida de actuacin del sistema se evaluar directamente en base a ellas. c) Proceso

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Son el conjunto de actividades que se desarrollan para permitir que las entradas se transformen en salidas. Estas actividades se encuentran encapsulas u ocultas en un primer momento ya que para comprender mejor el funcionamiento de este modelo utiliza, en palabras de Saroka, el recurso caja negra. Este elemento es de mucha importancia en el anlisis de sistemas y en la resolucin de problemas ya que permite que el detalle se difiera a un segundo plano entendiendo la cara externa del sistema en una primera instancia. Por ejemplo, los usuarios de un software interactan desconociendo el funcionamiento del proceso, slo reconocen que el ingreso de determinados elementos de entrada permite obtener salidas especficas. En el mismo aspecto los profesionales analistas de sistemas desconocen aspectos especficos del hardware y software de base, sin por ello perder dominio de su mbito de trabajo. El proceso supone la transformacin de las entradas en salidas tiles. Esto implica ejecutar acciones o actividades que modifiquen las entradas. Los procesos pueden ser simples o sumamente complejos, pero en todos los sistemas existe una modificacin de las entradas, ya sean datos o elementos fsicos. Una medida de la eficiencia de los sistemas ser la evaluacin del valor que le agregan los procesos a las entradas. El proceso (y ms an las actividades o alcances que lo componen) son desempeadas por elementos que se denominan recursos. En el material de Stair y Reynolds los recursos y las actividades se encuentran agrupados en el concepto de mecanismos de procesamiento. d) Ambiente El ambiente es el medio que rodea al sistema, afectndolo. Est compuesto por aquellos elementos de contexto, que no pertenecen al dominio del sistema pero que poseen una influencia tal sobre el desempeo de ste que su identificacin resulta imperiosa. Son elementos que estn fuera del alcance del sistema (o sea, que el sistema no puede controlar). e) Lmites Los lmites o frontera de un sistema demarcan o separan el ambiente del sistema. A los efectos del anlisis permiten distinguir cules son los elementos que se encuentran dentro del sistema (y de su control) y cules no. (Saroka, Pg. 31) En un sistema fsico, el lmite es una demarcacin natural determinada por la estructura bsica y sus objetivos. En los sistemas abstractos, los lmites son definidos por un observador u analista. Este lmite, por lo tanto, es arbitrario. La lnea divisoria ambiental vara de un observador a otro. Las soluciones que los administradores dan a los problemas que afectan a su compaa, dependen de cmo ellos definen los lmites del sistema. Cada problema requiere lmites diferentes de sistemas. (Van Gigch, 1995, Pg. 31) Este recurso metodolgico de determinacin de lmites es utilizado tambin a los efectos de determinar responsabilidades. Al construir un sistema se determina un contrato en el que se establece qu har el sistema y qu no (o sea, estar fuera de su lmite). Tambin encontramos situaciones en las cules el problema que estamos analizando amerita que se corran los lmites. Es el caso en el cual ante un primer anlisis se fijan lmites que luego se

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observan que han quedado muy reducidos y la solucin al problema slo ser posible si se atacan aspectos situados en el ambiente. Van Gigch le denomina empujar los lmites. f) Retroalimentacin La retroalimentacin es la salida que se utiliza para efectuar cambios en las entradas o procesos (Stair, Pg. 9). Consiste en la informacin respecto al funcionamiento de un sistema, que se introduce como entrada para realizar el ajuste de las actividades del mismo. De esta forma se produce el control del sistema. El control es el proceso que mide el funcionamiento actual y lo gua hacia una meta determinada. Las salidas reales son comparadas con las salidas esperadas y cualquier diferencia origina una entrada al proceso para que se ajusten sus operaciones, logrando as las salidas que se esperan brinde el sistema. La retroalimentacin es de gran importancia para los administradores y todos aquellos involucrados en la toma de decisiones Existen dos tipos de retroalimentacin: Retroalimentacin negativa. Este tipo de retroalimentacin se efecta mediante un lazo o ciclo de control. Es la del tipo correctivo y ayuda a mantener al sistema que retroalimenta dentro de un margen crtico de operacin, reduciendo las variaciones de rendimiento respecto de los objetivos o estndares. Un sensor detecta el efecto de la salida sobre el medio exterior; esta informacin es aplicada al sistema como una entrada y se realizan los ajustes necesarios de acuerdo con las metas predeterminadas. Retroalimentacin positiva. Es el caso contrario a la retroalimentacin negativa, ya que refuerza la operacin de un sistema, haciendo que contine con el mismo rendimiento y sin alterar sus actividades

Enfoque de Sistemas: El enfoque de sistemas puede llamarse correctamente teora general de sistemas aplicada. La teora general de sistemas le proporciona los aspectos tericos y este enfoque avanza en la aplicacin. Esta visin de los sistemas se orienta especialmente a los sistemas sociales (en especial a la administracin) y tiene como autor y referente principal a West Churchman. Este tema ser expuesto en el apartado nmero 6 de esta misma lectura.

1.4. Clasificacin de los sistemas

A continuacin explicaremos con ms detalle las clasificaciones ms relevantes presentadas por Stair y Reynolds y Van Gigch:

1.4.1. Sistemas abiertos

Un sistema abierto es aquel que reconoce la presencia del ambiente y acta en consideracin. Son sistemas que continuamente modifican sus procesos o sus elementos (hasta los objetivos) en

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pos de estar acordes a los cambios que el ambiente produce. Son por ende sistemas que perduran en el tiempo. Estos sistemas capturan recursos del ambiente en forma permanente. Para estos sistemas la informacin es un elemento de especial importancia ya que le aporta el conocimiento necesario del ambiente. Ejemplos de sistema abierto son los organismos vivos, tales como el hombre, las plantas o bien las organizaciones. Se dice que son sistemas abiertos ya que se adaptan en forma permanente a los cambios que se generan en el ambiente donde actan; es decir, que son influenciados y producen influencia sobre el medio o contexto. Los seres vivos se adaptan al clima o las empresas se adecuan a las condiciones del mercado; es decir, a las necesidades de los consumidores, a la demanda y a los aspectos legales que rigen el desarrollo de las actividades comerciales (preservacin del medio ambiente, rgimen impositivo, laboral, etc.). De acuerdo con lo expresado en el prrafo anterior, podemos decir que los sistemas abiertos son los que intercambian informacin, materiales y energa con su ambiente. Esta clase de sistema adapta su organizacin a los cambios externos, es decir, que son permeables a las influencias del contexto, tomando como base las entradas y la retroalimentacin, de manera que se produzca la homeostasis, que no es otra cosa que el mecanismo de respuesta y adaptacin de los sistemas al medio ambiente, con el fin de lograr que los sistemas funcionen en estado de equilibrio. Es por tanto que la clasificacin referida a adaptable y no adaptable se asocia directamente sta, ya que la adaptabilidad es una caracterstica de los sistemas abiertos.

1.4.2 Sistemas cerrados

Los sistemas cerrados son sistemas que no reconocen al ambiente como tal. No distinguen sus cambios o si los distinguen no actan en consideracin con ellos. Son sistemas que agotan sus recursos y que no los recuperan, son sistemas de vida limitada. Por lo general uno tiende a encontrar ejemplos de sistemas cerrados en aquellos inanimados o mecnicos, por ejemplo: una pila, un reloj, una mquina. Pero que ocurre con las organizaciones que no se reconocen como sistemas y menos como sistemas abiertos? Por ejemplo empresas familiares tradicionales, instituciones religiosas conservadoras o sociedades primitivas. Estos son sistemas sociales cerrados que tienen a desaparecer. Comparte estos ejemplos? Seguramente se le vienen a la memoria otros, sobre todo si los comparamos con sistemas sociales que indefectiblemente se comportan como abiertos. Es de destacar que la tendencia natural de los sistemas cerrados es hacia la entropa, ya que no hay entradas desde al ambiente que propicien o favorezcan la adaptacin. Se dice que son sistemas no permeables.

1.4.3 Sistemas probabilistas

Son aquellos sistemas en el que su comportamiento no se encuentra determinado de antemano, aunque s existen determinadas posibilidades (o probabilidades) de que cumpla con algunos parmetros o reglas dados. Los pronsticos del tiempo son sistemas probabilistas. Los sistemas electorales tambin. Los sistemas de juegos de azar.

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1.4.4 Sistemas deterministas

Un sistema es determinista si su comportamiento se asocia directamente con la presencia de determinadas causas. Estos sistemas se rigen por la presencia de la dupla causa efecto. Establece que no hay milagros ni ocurren hechos al azar. El comportamiento siempre esta establecido. Los sistemas de informacin, sobre todo los sistemas de informacin transaccionales y el software asociado son sistemas deterministas; ante determinados valores de entrada las salidas se encuentran establecidas de antemano (hay un proceso que realiza los clculos en base a los datos de entrada).

1.4.5 Sistema manual

Son sistemas manuales aquellos en los cuales para el desarrollo de las actividades, es decir, la concrecin del proceso, no se utiliza mquinas, slo recursos manuales. Por ejemplo: todos los sistemas o producciones artesanales. Tambin los sistemas de registro manuales de operaciones, tal es el caso de los sistemas de informacin manuales asociados a empresas de menor escala o de procedimientos no actualizados: registros de ventas en cuadernos, mantenimiento de fichas de prstamos a socios en biblioteca con fichas de cartn, entre otras.

1.4.6 Sistema automatizados

Son sistemas en los cuales el procesamiento se realiza en forma automtica, es decir, con medios no manuales. El procesamiento estar a cargo de equipos de computacin, redes, mquinas automticas, dispositivos de control automatizados y otros. Adems de los equipos informticos y el software asociado encontramos equipos automticos en las plantas automotrices para la produccin de piezas, el ensamble y el testeo del producto, en los aeropuertos para el control de trfico areo, sistemas para el aprendizaje de profesiones de alto riego utilizando simuladores, entre otros. Seguramente tendr otros ejemplos.

Otras clasificaciones: Sistemas abstractos: Un sistema abstracto es slo conceptual, un producto de la mente humana. Sin embargo, de hecho existen y pueden ser discutidos, estudiados y analizados. La matemtica produce sistemas abstractos que se traducen en modelos matemticos. (Van Gigch, Pg. 52). Los sistemas de informacin son sistemas abstractos, por ejemplo, el software. Sistemas concretos:

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Un sistema concreto es un conjunto de elementos materiales que opera en relacin con otro para lograr un objetivo o alcanzar una meta en comn. Son sistemas concretos aquellos que podemos comprobar y tocar: sistemas mecnicos y seres vivos. Las organizaciones se conforman por un conjunto de subsistemas concretos: por ejemplo las mquinas, los recursos humanos y un conjunto de subsistemas abstractos: los procedimientos, las polticas y los sistemas de informacin. Sistemas simples: Esta clasificacin se refiere fundamentalmente a la calidad de elementos y relaciones que componen el sistema. Un sistema de elementos sencillos de describir y por ende de pocas relaciones se denominar un sistema simple. Una silla es un sistema simple.

Sistemas complejos: Un sistema de elementos complicados en su definicin y compuestos de muchos subsistemas ser entendido como un sistema complejo. Estos sistemas se caracterizan por poseer objetivos de difcil definicin y no tener un comportamiento preestablecido. Por ejemplo: un conflicto blico es un sistema por dems complejo. Otro elemento importante al momento de considerar la complejidad de los sistemas se refiere a la experiencia del analista o investigador. Un sistema puede presentarse simple o complejo dependiendo de las experiencias previas semejantes o conocimientos relacionados que el observador posee. Podemos encontrar muchos ejemplos al respecto, se anima? Cuntas veces en visitamos al mdico con una dolencia que nos aqueja y el especialista rpidamente realiza el diagnstico y pronostica una simple solucin? Los entornos en los que se desarrollan los sistemas informticos son complejos. Al respecto de la complejidad, Booch (un autor que vers avanzando en la carrera y terico de los paradigmas orientados a objetos) en el libro Anlisis y Diseo Orientado a Objetos, establece distintos elementos que son apropiados a la temtica que estamos abordando: Los sistemas de software de clase industrial tienden a tener un ciclo de vida largo y a lo largo del tiempo muchos usuarios llegan a depender de su correcto funcionamiento. La caracterstica del software de dimensin industrial es que resulta sumamente difcil, si no imposible, para el desarrollador individual comprender todas las sutilidades de su diseo. Para hablar claro, la complejidad de tales sistemas excede la capacidad intelectual humana. Lamentablemente la complejidad de la que se habla parece ser una propiedad esencial de todos los sistemas de software de gran tamao. La complejidad del software se debe a cuatro razones principales: La complejidad del dominio del problema: los problemas que se intentan resolver con el software llevan a menudo elementos de complejidad inevitables, en los que se encuentra una cantidad muy grande de requisitos que compiten entre s, que quizs se contradicen entre s. La complejidad surge habitualmente porque los usuarios suelen encontrar grandes dificultades al intentar expresar con precisin sus necesidades en una forma que

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los desarrolladores puedan comprender. Una complicacin adicional es que los requisitos de un sistema software cambian frecuentemente durante su desarrollo. La dificultad de gestionar el proceso de desarrollo: la tarea fundamental del equipo de desarrollo de software es dar vida a una ilusin de simplicidad. Un mayor nmero de miembros implica una comunicacin ms compleja y por lo tanto una coordinacin ms difcil, particularmente si el equipo est disperso geogrficamente (situacin cada vez ms comn).

Cuanto ms complejo es el sistema mayores posibilidades existen de fracaso. Nuestra dificultad en dominar la complejidad del software lleva a proyectos retrasados, que exceden el presupuesto y que son deficientes respectos a los requerimientos fijados. A menudo se llama a esta situacin: crisis del software. Una computadora es un dispositivo de complejidad moderada. Se componen de elementos bsicos: una unidad central de proceso, un monitor, un teclado y alguna clase de dispositivo de almacenamiento. Aqu se ve la naturaleza jerrquica de un sistema complejo. Un computador personal funciona correctamente slo a merced de la actividad colaborativa de cada una de sus partes. Juntas esas partes forman un todo lgico. Un software que administra la informacin del trfico areo en un Aeropuerto internacional es un sistema altamente complejo, ya que no slo est compuesto por computadoras, radares y equipos de comunicacin sino que tambin por procedimientos, personas, y polticas, a los que se le suman los imprevistos propios a administrar como son los factores climticos, los retrasos en los vuelos y dems. Los cinco atributos de un sistema complejo son: 1. Frecuentemente la complejidad toma la forma de una jerarqua, por lo cual un sistema complejo se compone de subsistemas relacionados que tienen a su vez sus propios subsistemas. 2. La eleccin de qu componentes de un sistema son primitivos es relativamente arbitraria y queda en gran medida a decisin del observador. 3. Los enlaces internos entre los componentes suelen ser ms fuertes que los enlaces entre los componentes. Este hecho tiene el efecto de separar la dinmica de alta frecuencia de la dinmica de baja frecuencia. 4. Los sistemas complejos estn compuestos habitualmente de slo unas pocas clases diferentes de subsistemas en varias combinaciones y disposiciones. 5. Se encontrar invariablemente que un sistema complejo que funciona ha evolucionado de un sistema simple que funcionaba. Un sistema complejo diseado desde cero nunca funciona.

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1.5 Las organizaciones como sistemas

A los efectos de analizar las organizaciones podemos decir que se conforman como sistemas socio - tcnico integrados, expresamente diseados para la concrecin de algn propsito y que buscan la satisfaccin de las necesidades de sus integrantes, como as tambin las del medio ambiente que lo rodea. En este mismo orden de cosas es importante repasar la definicin de organizacin como sistemas que brinda Saroka en la pgina 33, en el que la trabaja el sistema como social, abierto, orientado a los objetivos y complejo. Las organizaciones sern concebidas como sistemas abiertos con una fuerte interaccin con el medio, aunque hemos establecido que la referencia de abierto y cerrado depende del punto de vista del observador o analista. Un negocio se considerar y actuar como sistema abierto cuando prioriza el cambio como modo de existencia y acompaa los cambios del entorno con sus propios cambios. Son organizaciones que continuamente buscan sobreponerse de los problemas y atacarlos. El enfoque de sistemas establecido por Churchmann y que aplica la teora general de los sistemas a las organizaciones, ser el modelo para el estudio de las organizaciones como sistemas. Se recomienda la lectura La empresa constructora y sus operaciones bajo el enfoque de Sistemas para comprender la aplicacin de esta temtica. Un elemento para el enfoque de Sistemas es la determinacin del ambiente. El siguiente cuadro muestra los elementos que conforman el ambiente y los distingue en una categora de entorno especfico (para hacer referencia a aquel que influye directamente y por ende necesario de identificar y cuantificar su impacto) de un entorno genrico, que pero que para su identificacin son necesarios estudios precisos y seguramente muy costosos. Por ejemplo, una empresa que vende pirotecnia tendr quizs mayor preocupacin por conocer sus clientes y proveedores y por estudiar el impacto de stos en el negocio, por ejemplo, conocer la cultura instalada en la sociedad que establece que las fiestas se festejen con fuegos artificiales. Todos son elementos del ambiente.

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El Enfoque Entrada-Proceso-Salida para analizar las organizaciones nos permite observarlas de la siguiente forma:

SALIDAS DE PRODUCTOS

Por tal motivo, analizando la forma en la que se producen las salidas, podemos lograr mejorar los procesos internos de las organizaciones. Los procesos sern entonces el conjunto de actividades que permiten el adecuado logro de los objetivos. En su interior las organizaciones estructuran sus recursos humanos en estratos que permiten distinguir distintos niveles de responsabilidad en las acciones que emprenden y envergadura en las decisiones que toman. Recuerde estos conceptos ya que los utilizaremos en los temas siguientes al explicar la informacin que nutre cada uno de los niveles.

Nivel Directivo: Las tareas bsicas que se realizan en este nivel son: de planeacin y formulacin estratgica. Su actividad se orienta hacia delante, es decir, hacia el futuro de la organizacin.

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Nivel Administrativo: La actividad principal es la supervisin del personal operativo, por lo que se requiere una interaccin intensa personal. Estos administradores se encargan de que el personal operativo cumpla con los lineamientos establecidos en cada actividad encomendada. En este nivel se controla el desarrollo de las actividades para cumplir con el objetivo propuesto. Otra funcin importante de este nivel se refiere a la asignacin de recursos para el desempeo de las actividades. Nivel operativo: El personal operativo se encuentra en la base del modelo y est compuesto por personal de operaciones. Sus tareas estn vinculadas con las actividades primarias de produccin de bienes o servicios. Tambin se encuentra el personal de oficina, cuya actividad es la de procesar transacciones. Del trabajo del personal operativo surgen la mayora de las entradas de datos al sistema de informacin.

1.6. El enfoque de sistemas

El modelo de Churchman (1968) representa hasta el presente quizs una de las exposiciones ms lgicas en cuanto a los aspectos que deben cubrirse cuando se desea estudiar un sistema en su totalidad. En este modelo, l hace hincapi sobre cinco (5) elementos bsicos de un sistema que si bien no son los nicos, engloban todos aquellos que han sido sugeridos por otros autores. stos son: los objetivos, el ambiente, los recursos, los componentes y la gestin (ver figura Pg. 16). Los objetivos: Para Churchman, los objetivos de un sistema son aquellas metas o fines generales que son la razn de ser de su existencia, es decir, los motivos por los cuales luchan constantemente. De aqu se deriva una de las caractersticas o propiedades fundamentales de todo sistema: la teleologa o bsqueda de objetivos. La determinacin de los objetivos de los sistemas mecnicos parece fcil, no as los de los sistemas humanos. Cuando se estudian sistemas humanos, hay que estar alerta para diferenciar entre objetivos formulados y objetivos reales. Chuchman ilustra este punto con el ejemplo de un estudiante que dice que slo tiene como objetivo la adquisin de conocimiento cuando en realidad lo que busca son buenas notas para escalar algunos beneficios sociales. Para diferenciar entre objetivos formulados (o manifiestos) y reales (u ocultos), Churchman sugiere el principio de la primaca: querr el sistema intencionalmente sacrificar otras metas para alcanzar el objetivo formulado? Si la respuesta es positiva, entonces los objetivos reales y los manifiestos son los iguales.

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AMBIENTE

La ambigedad entre objetivos reales y establecidos (o formulados) puede superarse operacionalizndolos, es decir, expresndolos en un lenguaje que permita su cuantificacin, lo cual facilitar medir o evaluar el desempeo del sistema total. Dado que los objetivos se alcanzan solamente a travs de actividades, al evaluarlos se deben examinar cuidadosamente tanto las funciones manifiestas como las latentes de cualquier actividad. Churchman entiende por funciones manifiestas las consecuencias intencionales o admitidas, en tanto que funciones latentes son aquellas consecuencias que no se reconocen ni fueron propuestas de manera expresa. Es casi una costumbre general soslayar las funciones latentes en cualquier estudio o evaluacin del sistema.

El ambiente: Para Churchman el ambiente de un sistema est constituido por todos aquellos elementos que estn fuera del mismo. Dos rasgos caracterizan al ambiente: a) incluye todos aquellos elementos que se encuentran fuera del control de un sistema; ste por lo tanto, no puede ejercer ningn tipo de influencia, o muy poca, sobre ellos. Debido a este comportamiento del ambiente, se considera fijo y, cuando se estudia algn problema de un sistema, el ambiente debe ser considerado como una condicin o como factor que debe tomarse en cuenta; b) El ambiente tambin incluye todos aquellos factores que determinan, al menos parcialmente, la forma de desempeo del sistema. En consecuencia, estos dos rasgos deben estar presentes en forma simultnea, es decir, el ambiente debe estar ms all del control del sistema y debe as mismo ejercer algn tipo de influencia en el desempeo del mismo. En este concepto de ambiente se encuentran implcitas las nociones de interrelaciones, interdependencias, e interaccin. Fcilmente se puede ver que tambin tienen importancia aqu

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los conceptos de insumos (o corrientes de entrada) y productos (o corrientes de salida) ya que en el ambiente actan sobre el sistema y el sistema se adapta o reacciona en contra del mismo.

Los Recursos: Los recursos de un sistema estn constituidos por todos aquellos medios que estn a disposicin del mismo para llevar a cabo las actividades necesarias para el logro de sus objetivos. Los recursos estn dentro del sistema; a diferencia del ambiente, entre los recursos se incluyen todas aquellas cosas que el sistema puede cambiar y utilizar para beneficio propio. Los recursos reales de todo sistema humano no son solamente los hombres, el dinero y los equipos, sino tambin las oportunidades (usadas o descuidadas) para desarrollar sus recursos humanos y no humanos. En un sistema cerrado, todos los recursos estn presentes al mismo tiempo. Como no se cuenta con recursos adicionales disponibles, se cumple el principio de la entropa, que caracteriza a todos los sistemas cerrados. En los sistemas abiertos sin embargo, pueden ingresar a las mismas cantidades adicionales de energa o de recursos. Es por ello por lo que el principio de la entropa slo toma en cuenta como punto de referencia para ejercer un mayor control sobre los elementos componentes de todo sistema abierto.

Los Componentes: Para Churchman, los componentes de un sistema son las misiones, los trabajos o actividades que el mismo debe realizar para lograr sus objetivos. Hay que reconocer su nfasis en la funciones de un sistema, en lugar de la estructura o grupos funcionales. En las organizaciones formales, muy a menudo se hace nfasis en las divisiones, los departamentos y las oficinas que aparecen en sus organigramas. Al analizar las actividades o las misiones, se puede determinar el valor o importancia que la actividad tiene para todo el sistema. Por el contrario, no parece existir alguna forma factible para determinar el valor que el desempeo de un departamento tiene para todo el sistema. La justificacin que est detrs de este tipo de pensamiento es la necesidad de descubrir aquellos componentes y actividades cuyas medidas de rendimiento estn de hecho relacionadas con la medicin de logro de los objetivos del sistema. Si se controlan todos los otros elementos entonces en la medida en que el rendimiento de la actividad aumenta el sistema en su conjunto logra mejor sus propios objetivos.

La gestin: Cuando Churchman habla de gestin o administracin de un sistema, se refiere a dos funciones bsicas: la planificacin del sistema y el control del mismo. La planificacin incluye todos los aspectos analizados precedentemente, es decir, sus metas u objetivos, su ambiente, el uso de sus recursos y sus componentes o actividades. El control del sistema comprende tanto el anlisis de la ejecucin de sus planes como la planificacin de cambios. Los gerentes deben asegurarse que se ejecuten los planes como se concibieron y aprobaron originalmente; si no sucede as, entonces se debe averiguar por qu no llevaron a cabo como fue previsto. Esto es realmente control en su sentido original, aunque control

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tambin significa preocuparse por la planificacin de cambios, por si las cosas no salen como se esperaba. En cualquier sistema abierto, son inevitables los cambios, bien sean profundos o parciales. Por lo tanto, en cualquier sistema, los planes deben estar sujetos a revisiones y re evaluaciones peridicas. Toda planificacin realista debe incluir, por consiguiente, la planificacin de cambios de planes, ya que resulta imposible que los gerentes estn en capacidad de formular todos los objetivos de todo un sistema que tenga validez en todas las pocas y condiciones, puedan finalmente definir el ambiente de la organizacin, tan sujeto a cambios constantes o puedan esbozar medidas de rendimiento que nunca requerirn mejoras o actualizacin.

El Enfoque de Sistemas aplicado a la resolucin de problemas Como ya lo hemos dicho la complejidad es inherente a muchos de los sistemas con los cuales interactuamos diariamente y es esta caracterstica la que hace necesaria la utilizacin de un paradigma distinto para el abordaje de la realidad: el paradigma de sistemas. La vida est organizada alrededor de sistemas complejos en los cuales y por los cuales, el hombre trata de proporcionar alguna apariencia de orden al universo. La vida esta organizada a partir de instituciones complejas (Van Gigch, 1995, Pg. 15) Ha ledo estos aportes iniciales del libro? Tiene un tono filosfico! La idea de estos elementos es poder mirar con otros ojos, pararse en una situacin cotidiana y ver ms all. Para resolver problemas se requiere de una amplia visin, lentes telescpicos que abarquen el espectro total del sistema, y no solo una porcin aislada de ste. Leer con detenimiento el texto de Van Gigh nos ayudar a comprender cmo es esto de resolver problemas con sistemas. El tema es as: hay que considerar que el problema es un sistema y que la solucin tambin es un sistema. Por qu fallan los sistemas? Esa ser la pregunta ms importante. La respuesta quizs no la encontremos nunca. Como ya comentamos, es ms fcil que el sistema falle a que funcione correctamente. Y ser entonces ms importante la pregunta que la respuesta. Un caso de aplicacin prctico: Ya hemos avanzado en los distintos elementos que conforman el enfoque de sistemas y en la forma en la que estos elementos nos permiten avanzar en la comprensin de una realidad compleja. La comprensin de la realidad es el primer elemento a tener en cuenta en la resolucin de problemas. Cuntas veces ha escuchado decir un problema bien enunciado es un problema resuelto? Y tambin seguro que ha escuchado o dicho, Este problema no se entiende, nos faltan datos; as no podemos resolverlo. Otro elemento indispensable para la resolucin de problemas es la realizacin de preguntas que surgen de la situacin, las preguntas se transforman en las usinas de creatividad necesarias para generar soluciones y tambin para producir nuevos problemas. En el contexto en el que se presenta el enfoque de sistemas es importante marcar que no estamos considerando a los problemas como situaciones no deseadas y para las cuales siempre tiene que haber solucin sino como un motor de creatividad que hace que el sistema sea abierto, permeable y crezca hacia nuevos horizontes. Churchman sostiene, en

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el prologo del libro de Van Gigch, se ve que la creatividad brota y prospera en el terreno de las buenas preguntas; lo que ha menudo hace la vida tan aburrida y frustrante, es que no tenemos buenas preguntas que examinar. (Van Gigch, 1995, Pg. 5) En el texto que sigue analizaremos el enfoque de sistemas aplicado a la resolucin de problemas ya que este recurso metodolgico es muy importante para describir, entender los problemas y por ende, es el primer nivel para su resolucin. Utilizaremos una nota periodstica a los efectos de entender cul es el mtodo a seguir. No es una nota actual y por ende el conflicto ya no existe. Tampoco avanzaremos en como es que se resolvi. Vale slo a efectos de comprender el problema. La siguiente es una noticia extrada de la versin digital del Diario Clarn de fecha 26 de marzo del ao 2006.

Afirman que hay problemas de abastecimiento de combustibles por el conflicto docente en Neuqun. El problema afecta a esa provincia y a Ro Negro. La denuncia la hizo el titular de la Cmara de Expendedores de la regin. Los cortes de ruta llevados a cabo por los maestros impiden, desde hace varias semanas, el paso de los camiones con nafta y gasoil. El gremio docente reclama un aumento salarial. El titular de la Cmara de Expendedores de Combustibles de Neuqun y Ro Negro, Oscar Edorna, afirm hoy que hay "problemas parciales de abastecimiento" de naftas y gasoil por los cortes de ruta que llevan adelante desde hace ms de cuatro semanas- los docentes neuquinos en reclamo de aumentos salariales. Segn Edorna, la regin norte de la Patagonia "qued sin alimentacin. Desde el domingo se han ido quedando sin combustibles en la zona cordillerana y el corredor de la ruta 22, desde Zapala, pasando por Neuqun, Cipolletti, General Roca, el Alto Valle y el Valle Inferior del Ro Negro". Los maestros neuquinos mantenan piquetes en las llamadas "rutas del petrleo", en el marco de su protesta por una recomposicin salarial, por lo cual un centenar de camiones se encontraba varado en yacimientos de Plaza Huincul y Rincn de los Sauces. "Los cortes de ruta, que se iniciaron hace dos o tres semanas, se completaron sobre fin de la semana pasada con los bloqueos a la planta de despachos de YPF en Plaza Huincul", indic Edorna esta maana a radio Continental. "Las posiciones entre las partes en conflicto, la provincia de Neuqun y el sindicato de docentes, son intransigentes. No encuentran puntos de acuerdo y la cuestin sigue creciendo", indic. El viernes pasado, cuando ya el gremio haba lanzado el paro, el Gobierno dispuso un aumento que llevaba el sueldo inicial a 940 pesos (incluido el incentivo docente) y luego ofreci pasar parte de los rubros no remunerativos al bsico, para llevarlo de 285 a 340 . Pero ATEN rechaz los ofrecimientos. Quiere que las mejoras pasen al salario bsico y que el incremento alcance tambin al personal de servicio. En otras localidades, se va liberando el trnsito por perodos. Ahora se agregaron un piquete en San Martn de los Andes y otro en la entrada de la destilera de Repsol en Plaza Huincul, que no permitir la circulacin de camiones con combustibles.

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En base a esta nota periodstica realizaremos las siguientes consignas, a modo de ejemplo: 1. 2. 3. 4. 5. Establecer algunas preguntas alrededor de la situacin que se presenta. Enunciar el problema. Establecer cul es el sistema afectado por el problema Para el sistema observado distinguir: Objetivos, Ambiente, Recursos y Actividades. Indicar por qu se produce el problema y relacionarlo con el objetivo, recursos, actividades y ambiente. 6. Plantear los elementos que tendran que ser analizados con mayor detalle para encontrar una solucin al problema enunciado. Resolucin: 1 Preguntas Cules son los medios por los cuales se transporta el combustible? Cunto tiempo se puede estar sin transportar combustible? El bloqueo de las rutas esta avalado por las autoridades gubernamentales y la polica no librera las rutas por mandato superior? Las rutas estn bloqueadas todo el tiempo? 2Enunciado del problema: El abastecimiento de combustible se encuentra interrumpido debido a reclamos docentes que impiden el transito de los camiones en las rutas de las provincias de Ro Negro y Neuqun. 3Sistema que se encuentra afectado: Sistema de abastecimiento de combustible. 4Objetivos: Distribuir combustible entre los puestos de venta (estaciones de servicio) de la provincia de Ro Negro y Neuqun. Ambiente: Clientes (estaciones de servicios y puestos de aprovisionamiento de combustible), refineras en la que se encuentra el combustible a transportar, rutas y caminos por los que se transita para la distribucin, medios de transporte que se contratan para la distribucin, otros vehculos que transitan las rutas, reglamentaciones que rigen el transporte de estos combustibles, sindicatos que agrupan a los empleados que se desempean en el sector, organismos de gobierno provinciales y nacionales que regulan la actividad, poder de polica encargados de controlar y cuidar por el correcto desarrollo de las actividades. Recursos: Producto (combustible), medios de transporte, personal involucrado en todas las reas de produccin y distribucin de combustible, documentos comerciales y otros, indumentaria y elementos de seguridad para los empleados, equipo de bombeo.

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Componentes o Actividades: Son las acciones propias de la distribucin del combustible. Estas acciones se enmarcan dentro del conocimiento especfico de la situacin y a los efectos del ejercicio no las detallaremos. 5El problema surge debido a que los camiones repartidores de combustibles se ven impedidos de transitar por las provincias citadas dado a los cortes ocurridos por el conflicto docente, por lo tanto los clientes se ven perjudicados al no tener el stock requerido para iniciar y/o continuar con su labor habitual. La situacin planteada ocurre en un elemento del ambiente que es el trnsito en las rutas. El sistema no posee otra forma de hacer llegar el combustible a los puestos de venta que no sea con este medio de transporte. Es entonces que esto da a lugar a: Destinar otros medios de transporte para los fluidos, como por ejemplo tuberas. Entablar dialogo con el gobierno y los entes involucrados en el conflicto para establecer la apertura de las rutas.

No hemos resuelto el problema, sino que slo avanzamos en la comprensin. Podemos concluir reflexionando sobre aquellos aspectos antes referidos en referencia a la fijacin de lmites y empujar los lmites, como dira Van Gigch. Nos realizaremos preguntas como: Es apropiado expandir los lmites? Tenemos posibilidades de accin ante nuevos elementos? No se genera frustracin conocer el detalle del problema y no poder resolverlo? Qu otras preguntas se le ocurren? Hemos presentado los aportes de la teora general de los sistemas y del enfoque de sistemas para el abordaje de problemas. Explicamos que estamos enfrente de un paradigma universal de pensamiento cientfico que permite la aplicacin de procedimientos de anlisis en pos de la solucin de problemas. Avanzamos en el estudio de las organizaciones como sistemas y observamos que es posible describirlas en forma simple. Hemos participado de un breve relato en el que tambin nos adentramos en la importancia de la disciplina de estudios de sistemas para las carreras de informtica, en especial por tratarse esta de una profesin en la que los sistemas fundamentales (las organizaciones, los sistemas de informacin y el software) son sistemas complejos.

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