AFI MP LS Manual de Uso

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE ENCUESTAS UTILIZANDO LA Cdigo: PLATAFORMA DE SERVICIOS EN LINEA Edicin: Fecha: LIMESURVEY PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA
LA ELABORACIN DE ENCUESTAS UTILIZANDO LA PLATAFORMA DE SERVICIOS EN LINEA LIMESURVEY
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0 24 -noviembre -2011
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Edicin: 0
No. Pginas: 14
Fecha: 24 - Noviembre -2011
DIRECCIN GENERAL
Edicin 0 REALIZADO: Fernando Delgado Garca Gabriela Espinoza Huitrn Estefania Cortazar Vzquez Concepto Procedimiento Edicin 0 REVISADO: Claudio E. Florin Arenas Fecha 24 - Noviembre -2011 APROBADO: Claudio E. Florin Arenas
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE ENCUESTAS UTILIZANDO LA Cdigo: PLATAFORMA DE SERVICIOS EN LINEA Edicin: Fecha: LIMESURVEY PROCEDIMIENTO
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INDICE
1. OBJETIVO..................................................................................................................................................................... 3 2. ALCANCE ...................................................................................................................................................................... 3 3. REFERENCIAS ............................................................................................................................................................ 3 4. DEFINICIONES ........................................................................................................................................................... 3 5. RESPONSABILIDADES........................................................................................................................................... 6 6. GESTION DE RECURSOS ....................................................................................................................................... 6 7. DESARROLLO O METODO ................................................................................................................................... 7 8. DIAGRAMA DE FLUJO ......................................................................................................................................... 12 9. DOCUMENTACION Y ARCHIVO...................................................................................................................... 13 10. ANEXO A .................................................................................................................................................................... 13
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE ENCUESTAS UTILIZANDO LA Cdigo: PLATAFORMA DE SERVICIOS EN LINEA Edicin: Fecha: LIMESURVEY PROCEDIMIENTO 1. OBJETIVO
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Crear encuestas teniendo como referencia los privilegios y especificaciones del usuario, una vez creadas y aprobadas se tendr la aplicacin de las mismas y con los resultados la obtencin de estadsticos. 2. ALCANCE Este sistema sta dirigido a todas aquellas reas que desean aplicar encuestas a usuarios especficos, aunque de acuerdo a los permisos asignados por el servidor no todos podrn modificar las encuestas, pero si podrn hacer uso de las que ya estn dentro de la BD de dicho sistema. 3. REFERENCIAS 1. Schmitz, C., & Martn Prez, C. J. (17 de Enero de 2011). Instalacin en espaol. Recuperado el 19 de Noviembre de 2011, de LimeSurveyDocumentation: http://docs.limesurvey.org/Instalaci%C3%B3n+en+Espa%C3%B1ol&structure=Manu al+de+Instrucciones+en+Espa%C3%B1ol 2. Schmitz, C., & Martn Prez, C. J. (17 de Enero de 2011). LimeSurveyuser manual. Recuperado el 18 de Noviembre de 2011, de LimeSurveyDocumentation: http://docs.limesurvey.org/Manual+de+Instrucciones+en+Espa%C3%B1ol 4. DEFINICIONES ISO: Organizacin Internacional para la Normalizacin, ver anexo A Norma Internacional: Mecanismos estandarizados para la transferencia de informacin entre negocios, ver anexo A Plantilla: aspecto grfico que tendr la encuesta (colores, bordes, etc) Etiqueta flexible: opciones y/o respuestas predefinidas. Token: campos adicionales para la descripcin de las personas encuestadas (departamento, etc.). Pueden utilizarse estos valores en cualquier texto de la encuesta (ttulos, respuestas, etc.), indicndolos como {TOKEN:ATTRIBUTE_1} y {TOKEN:ATTRIBUTE_2}. Encuesta activada: puede procederse a la contestacin del cuestionario. La adicin o borrado de grupos de preguntas, preguntas, as como las respuestas posibles en preguntas con varias opciones estar bloqueada. Encuesta no activada: se permite la edicin de las preguntas de la encuesta pero nadie puede responder al cuestionario. Es el estado inicialde la encuesta.
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Encuesta expirada: en el caso de que en la encuesta se est definida una fecha de expiracin y sta se haya alcanzado, el botn de estado tendr la imagen a la derecha. Cdigo: secuencia de letras y nmeros que identificar y distinguir a esta pregunta de las dems. Lista (Radio): Lista vertical que muestra las respuestas posibles, y una opcin adicional, otro, que nos permitir una respuesta propia no incluida en la lista predefinida. Opciones para configurar preguntas y posibles respuestas a) array_filter: es utilizado para filtrar las respuestas de una pregunta de tipo matriz, de tal forma que slo aparezcan las opciones que hayan sido marcadas en una pregunta previa de tipo opcin mltiple. El valor de este atributo debe ser el cdigo de la pregunta de opcin mltiple. b) answer_width: permite ajustar el ancho que ocupar el texto de las respuestas en las preguntas de tipo matriz. Debe introducirse un nmero entre 0 y 100, pues es un porcentaje. c) display_columns: este atributo slo est disponible en los tipos de preguntas de opcin nica (botones radiales) y en los de opcin mltiple. Permite representar los botones radiales o cuadros de chequeo en ms de una columna, y su valor ser el nmero de columnas deseadas. d) display_rows: establece el nmero de lneas que tendr la caja de texto de las preguntas de texto largo (5 por defecto) y enorme (30 por defecto). Esto no implicar que la persona encuestada est limitada a dichas lneas, apareciendo una barra de desplazamiento vertical si escribe ms all del nmero de lneas establecidas. e) hide_tip: oculta el texto de la ayuda, puede usarse por tanto cuando la ayuda sea irrelevante. f) max_answers: limita el nmero mximo de respuestas en las preguntas de opcin mltiple, incluyendo como respuesta el campo de escape. g) maximum_chars: para cualquier pregunta de tipo texto, limita el nmero de caracteres (letras, nmeros, espacios, signos de puntuacin, etc.) que el/la encuestado/a podr introducir en los cuadros de texto. h) random_order: en las preguntas con varias opciones, en vez de presentar dichas opciones en el orden que se definieron, cada vez que se carga la pregunta las opciones se presentan aleatoriamente.
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i) text_input_width: para las preguntas de texto corto y nmeros, ajusta el tamao del cuadro de texto (no la cantidad de caracteres aceptables). Importacin de CSV: es la forma ms sencilla de crear totalmente la poblacin que responder a la encuesta, y consiste en realizar el listado en una herramienta estndar de hoja de clculo (OpenOffice.org Calc, Microsoft Excel, etc.) teniendo en cuenta que: a) El formato en que se guarde debe ser CSV (valores separados por comas), no se permiten archivos '.ods' o '.xls'. b) El tipo de fichero CSV es el habitual: comas (,) como separador de campos y comillas dobles () como separador de textos. La codificacin de caracteres ser la denominada Unicode UTF-8. c) La primera fila (encabezamiento) ser descartada en la importacin. d) Las columnas de datos deben estar ordenadas tal como se indica: nombre, apellidos, correo electrnico, [contrasea], [atributo1], [atributo2] (las variables entre corchetes son opcionales). Importacin mediante consulta LDAP: en el caso de que la poblacin encuestada se encuentre almacenada en un directorio de identidades institucional de tipo LDAP pueden definirse las consultas necesarias a dicho directorio para importar los datos. Exportar encuestados/as a fichero CSV: permite grabar la tabla de encuestados/as a un archivo en el formato CSV antes descrito. SPSS: es un programa, de IBM, estadstico informtico muy usado en las ciencias sociales y las empresas de investigacin. Exportacin para SPSS: genera un archivo idneo para esta herramienta de anlisis estadstico. Exportacin e importacin en formato de Verificacin Vertical (VV): este formato de hoja de clculo tiene la estructura necesaria para la importacin posterior de los datos contenidos en l. Esto permite exportar los resultados a OpenOffice.org Calc o Microsoft Excel, utilizar cualquiera de dichas herramientas para modificar los datos cmodamente y posteriormente importar los datos nuevamente a la plataforma. Edicin de plantillas a) Selector de archivo estndar: en esta lista se escoge la seccin de pgina que se desea modificar. Segn el tipo de pgina, sta puede estar dividida en pocas secciones (como la pgina de bienvenida por ejemplo) o en muchas, como la pgina de preguntas. Existen varias secciones o archivos estndar comunes, por ejemplo, el archivo
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estndar startpage.pstpl contiene el encabezado, definicin de colores y el estilo de fuentes de letra para todas las pginas. HTML: siglas de HyperTextMarkupLanguage, es el lenguaje de marcado predominante para la elaboracin de pginas web. CSS: es un estilo de lenguaje para describir la presentacin de la semntica en un documento escrito en lenguaje de marcas.
5. RESPONSABILIDADES 5.1 La plataforma de encuestas en lnea Limesurvey, fue creada por un gran equipo de desarrolladores y expertos en mantenimiento. Es responsabilidad del equipo, cualquier modificacin efectuada sobre el sistema, siendo su representante Carsten Schmitz. Dado que la plataforma Limesurvey, puede ser utilizada por diversas personas, cae la responsabilidad de la creacin de cada encuesta en los administradores de cada una de ellas. Las respuestas a su vez, sern responsabilidad nica de los usuarios.
6. GESTION DE RECURSOS Para la elaboracin de las encuestas es necesario tener los siguientes recursos: - Recurso Material Una computadora (con funciones de servidor) Disponibles 9 MB de espacio en disco duro PHP 4.3.2 o una versin posterior de PHP 4 o PHP 5.x o una versin posterior MySQL 4.1.0 o una versin posterior o Microsoft SQL Server 2000 o una versin posterior. Conexin a internet La computadora con las especificaciones dadas anteriormente, son criticas para realizar las encuestas, la conexin a internet se necesita para descargar el sistema, y tambin para que las encuestas puedan ser realizadas en lnea, y lo dems es parte de los requisitos del sistema. - Recurso Humano Para ser administrador y poder crear una encuesta, es necesario tener conocimientos bsicos sobre PHP, MySQL o algn otro sistema manejador de base de datos. Los encuestados, para participar solo requieren saber su clave de usuario y su contrasea. 6
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Los encuestados deben ser un grupo de usuarios, de los cuales se quiera obtener ciertos datos para la generacin de estadsticos y que tengan un fin dichos resultados. Recurso de organizacin Diagrama de organizacin, donde se estipule la jerarqua de tendr cada persona. Esto es necesario para saber quines pueden crear una nueva encuesta, quienes solo pueden aplicar las que ya existan, y quienes solo pueden participar como encuestados.
7. DESARROLLO O METODO CREACIN DE ENCUESTAS
De acuerdo a la numeracin que se muestra en la ilustracin anterior: 1. Volver a la pantalla de inicio: vuelve a esta pantalla desde cualquier lugar. 2. Crear/Editar usuarios: mostrar un listado de los usuarios de la plataforma y sus correos electrnicos, pudiendo actualizar los datos del usuario propio. 3. Crear/Editar grupos de usuarios: permite visualizar el grupo de usuarios al que el usuario pertenece. Es posible que existan varios usuarios pertenecientes al mismo grupo y cada uno tenga asignadas diferentes o las mismas tareas. La plataforma proporciona la utilidad de enviar un correo electrnico a todos los usuarios pertenecientes al grupo. 4. Opciones del sistema: podr ajustarse el idioma con el que se desea visualizar la plataforma y ver algunas estadsticas bsicas sobre la misma. 5. Listado de encuestas: mostrar un listado de las encuestas relativas a este usuario, su fecha 7
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de creacin y estado. Haciendo click sobre el nombre de cada encuesta podremos acceder a la administracin propia a esa encuesta. 6. Editor de etiquetas flexibles: pantalla de creacin de conjuntos de opciones/respuestas predefinidas (etiquetas flexibles). 7. Editor de plantillas: la encuesta puede ser mostrada segn diferentes estilos visuales (colores, bordes de cuadros, tipos de letra, etc.). LimeSurvey ofrece varios estilos, sin embargo es posible crear estilos propios para adaptarse al tipo de encuesta o bien a la imagen de su institucin o empresa. 8. Lista de seleccin de encuesta: seleccionando cualquiera de las encuestas desplegadas se redirigir a la pgina de administracin de dicha encuesta. 9. Creacin de nueva encuesta: abre el formulario que es necesario completar para la creacin de una nueva encuesta. 10. Salida: cierra la sesin de trabajo. 11. Ayuda en lnea: abre un recuadro con la ayuda al respecto de la pantalla que se est visualizando. Para la creacin de una encuesta, son varios los campos que deben ser llenados: -Ttulo: denominacin corta de la encuesta -Descripcin: frase o prrafo que describa la encuesta con exactitud. -Bienvenida: saludo de cortesa e instrucciones generales para la realizacin del cuestionario a la persona encuestada -Marcar fecha: se guardar fecha y hora del envo de la encuesta.
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE ENCUESTAS UTILIZANDO LA Cdigo: PLATAFORMA DE SERVICIOS EN LINEA Edicin: Fecha: LIMESURVEY PROCEDIMIENTO DISEO DE LA ENCUESTA
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Describimos a continuacin cada una de las utilidades numeradas: 1. Activacin/desactivacin de la encuesta: este botn presenta dos grficos, un cuadrado rojo y un tringulo verde, cada uno representando los estados posibles en los que puede encontrarse la encuesta: a) No activado: se permite la edicin de las preguntas de la encuesta pero nadie puede responder al cuestionario. Es el estado inicialde la encuesta. b) Activado: puede procederse a la contestacin del cuestionario. Laadicin o borrado de grupos de preguntas, preguntas, as como lasrespuestas posibles en preguntas con varias opciones estar bloqueada. c) Expirada: en el caso de que en la encuesta se est definida una fecha de expiracin y sta se haya alcanzado, el botn de estadotendr la imagen a la derecha. 2. Opciones de seguridad: permite definir qu usuarios/grupos de usuarios de la plataforma tendrn acceso al cuestionario pudindoseles otorgar los siguientes permisos: a) Editar las propiedades del cuestionario: permitir cambiar los parmetros con los que la encuesta fue creada as como definir reglas de evaluacin.
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b) Definir las preguntas: podr crear grupos y preguntas, as como modificar o cambiar el orden de las ya existentes. c) Examinar las respuestas: habilitar el acceso para consultarlos resultados de la encuesta y obtener reportes estadsticos. Tambin podr utilizar la aplicacin de entrada de datos directa del cuestionario as como visualizar la poblacin encuestada, no pudiendo realizar ninguna operacin sobre dicha poblacin. d) Exportar: permitir hacer uso de la exportacin del cuestionario, sus grupos y preguntas as como de la poblacin encuestada si la hubiere. En conjuncin con el permiso de examen de respuestas, podr exportar los resultados de la encuesta a los distintos formatos disponibles. e) Eliminar encuesta: permitir al usuario eliminar la encuesta. f) Activar Encuesta: posibilitar al usuario la capacidad de activacin y desactivacin de la encuesta, as como la administracin de la poblacin encuestada (importacin, envo de invitacin-recordatorio, etc.). Si se aade un usuario sin marcar ninguno de los permisos anteriores, nicamente podr probar el cuestionario y obtener la versin imprimible del mismo. 3. Prueba de la encuesta: una operacin fundamental para poder proceder a la puesta a disposicin de la encuesta bien al pblico como a la poblacin encuestada es poder probar el cuestionario y as validar las preguntas y grupos con la imagen final que ver la persona encuestada. 4. Entrada de datos: en el caso de encuestas que hayan sido realizadas por otro medio distinto del de internet (va telefnica, fax, por escrito, etc.), es necesario contar con la posibilidad de introduccin de los instrumentos yacompletados. Esta pantalla permite la digitacin de las respuestas de un modo ms gil pues no tiene cambios de pantalla y puede utilizarse nicamente con el teclado, sin embargo no se realiza hasta el final la comprobacin de respuesta de las preguntas obligatorias, as como tampoco se validar que las preguntas cuya aparicin est condicionada a la respuesta de otra pregunta no deban ser respondidas, por lo que la persona que realice la digitacin deber estar informada al respecto, aunque se muestren las condiciones para que una pregunta deba ser contestada. Ms adelante describiremos otras opciones para cargar cuestionarios. 5. Formato de impresin: una vez diseada la encuesta, podemos utilizar esta pantalla para imprimir el instrumento, a fin de que ste pueda ser completado por otros medios. Esto agiliza el tedioso proceso que supone editar el instrumento en una herramienta de edicin de texto genrica. 10
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6. Modificacin de parmetros de la encuesta: una vez creada la encuesta es posible cambiar todos los atributos con los que originalmente fue creada (siempre y cuando este en modo inactivo) as como aadir nuevos idiomas a la encuesta. 7. Eliminacin de encuesta: presenta la pantalla para eliminar la encuesta. 8. Cambiar orden de grupos: las encuestas habitualmente se dividen en grupos de preguntas y esta pantalla permite intercambiar la posicin de dichas secciones. 9. Exportacin de cuestionario: enviar un archivo que contiene todo el cuestionario (atributos, grupos, preguntas y conjuntos de etiquetas flexibles utilizados) para poder copiarlo y usarlo posteriormente. La opcin de importacin de una encuesta previamente exportada se encuentra al final de la pantalla de creacin de una nueva encuesta: I Importacin de una encuesta previamente exportada 10. Definicin de reglas de evaluacin: permite establecer reglas de evaluacin sobre las respuestas al cuestionario, mostrando al encuestado informacin particularizada segn la sumatoria de las respuestas. 11.Seleccin de grupos de preguntas: al escoger uno de los grupos ya definidos tendremos acceso a cada una de sus preguntas. Debe existir al menos un grupo de preguntas. 12.Agregar un grupo de preguntas: permite la definicin de un nuevo grupo y aadir a l las preguntas que se desee. 13.Controles de pantalla: de izquierda a derecha, ocultan los detalles de la encuesta, los muestra o bien cierra esta pantalla de edicin de encuestas volviendo a la pantalla inicial.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE ENCUESTAS UTILIZANDO LA Cdigo: PLATAFORMA DE SERVICIOS EN LINEA Edicin: Fecha: LIMESURVEY PROCEDIMIENTO 8. DIAGRAMA DE FLUJO
Creacin
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Grupo de preguntas Diseo de preguntas
Activacin
Encuestas
si
abiertas
no
Definicin de poblacin encuestada
Respuesta
Revisin de resultados
Expiracin
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE ENCUESTAS UTILIZANDO LA Cdigo: PLATAFORMA DE SERVICIOS EN LINEA Edicin: Fecha: LIMESURVEY PROCEDIMIENTO 9. DOCUMENTACION Y ARCHIVO
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9.1 Producto final o documento: Documento digital en formato CVS (Archivo Separado por Comas), presentado en una herramienta estndar de hoja de clculo (OpenOffice.org Calc, Microsoft Excel, etc.) 9.2 El administrador del sistema deber cumplir con la responsabilidad de asignar de manera correcta los privilegios a sus usuarios, de manera que no permita que su BD o su configuracin puedan ser alterados con posibles consecuencias perjudiciales. Una vez aplicadas las encuestas el administrador deber cuidar de los resultados y datos de inters, para que el objetivo por el cual aplico la/las encuestas siga intacto y permita realizar con eficiencia su trabajo. 9.3 Responsable directo Administrador del sistema 11. ANEXO A ISO. Organizacin Internacional para la Normalizacin es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricacin, comercio y comunicacin para todas las ramas industriales a excepcin de la elctrica y la electrnica. Su funcin principal es la de buscar la estandarizacin de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones a nivel internacional. Las normas desarrolladas por ISO son voluntarias, comprendiendo que ISO es un organismo no gubernamental y no depende de ningn otro organismo internacional, por lo tanto, no tiene autoridad para imponer sus normas a ningn pas. Est compuesta por representantes de los organismos de normalizacin (ON) nacionales, que produce normas internacionales industriales y comerciales. Dichas normas se conocen como normas ISO y su finalidad es la coordinacin de las normas nacionales, en consonancia con el Acta Final de la Organizacin Mundial del Comercio, con el propsito de facilitar el comercio, el intercambio de informacin y contribuir con normas comunes al desarrollo y a la transferencia de tecnologas. Norma Internacional. La ISO (Organizacin Internacional de Normalizacin) es una federacin mundial de organismos nacionales de normalizacin (comits miembros de la ISO). La elaboracin de las Normas Internacionales es normalmente confiado a los comits tcnicos de la ISO. Cada miembro del comit interesado por un estudio tiene el derecho de formar parte del comit tcnico creado para este efecto. Las 13
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organizaciones internacionales, gubernamentales y no gubernamentales, en coordinacin con la ISO participan tambin en los trabajos. Los proyectos de Normas Internacionales adoptadas por los comits tcnicos son sometidos a los comits miembros para su aprobacin, antes de su aceptacin como Normas internacionales por el Consejo de la ISO. Las Normas Internacionales se aprueban de acuerdo con los procedimientos de la ISO y se requiere de la aprobacin de 75% por lo menos, de los comits miembros que votan. La Norma Internacional ISO 690 ha sido elaborada por el comit tcnico de Documentacin ISO/TC 46. Esta segunda edicin cancela y reemplaza la primera edicin (690:1975), ya que ella constituye una revisin tcnica. Ella reemplaza igualmente la ISO 3388: 1977. La atencin de los usuarios est puesta en el hecho que todas las Normas Internacionales son cada cierto tiempo sometidas a revisin y que toda referencia hecha sobre otra Norma internacional en el presente documento implica que est vigente, salvo indicacin contraria, de la edicin pasada
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE ENCUESTAS UTILIZANDO LA Cdigo: PLATAFORMA DE SERVICIOS EN LINEA Edicin: Fecha: LIMESURVEY PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA

LA ELABORACIN DE ENCUESTAS UTILIZANDO LA PLATAFORMA DE SERVICIOS EN LINEA LIMESURVEY

Fecha: 24 - Noviembre -2011

7. DESARROLLO O METODO CREACIN DE ENCUESTAS

Grupo de preguntas Diseo de preguntas

Definicin de poblacin encuestada

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