IAC 3260 TECNOLOGIAS DE INFORMACION PARA GESTION DE PROYECTOS

IMPLEMENTACIN TI PREPARACIN PRESUPUESTOS PROBABILSTICOS INFORME DE AVANCE

Jorge Galarce Ral Perez Rodrigo Saez 18 DE MAYO DE 2012

NDICE

Contenido
2. Identificacin de Problema u Oportunidad ................. Error! Bookmark not defined.
2.1 2.2 Introduccin ...................................................................................................................................2 Descripcin del proceso - Modelo de Bandas (actores y flujo de informacin) ............................2 Identificacin del Problema. ..............................................................................................................4 2.3...............................................................................................................................................................4

3. Exploracin y Anlisis de Soluciones de TI ............................................................... 9 4. Plan de Implementacin .......................................................................................... 24

IMPLEMENTACIN TI PREPARACIN PRESUPUESTOS PROBABILSTICOS

1. IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA Y OPORTUNIDAD Cada equipo deber identificar un problema u oportunidad proveniente de sus reas de trabajo. Este problema u oportunidad tiene que ser descrito en trminos de los actores, flujos de informacin, herramientas usadas, formatos, e indicadores relevantes. 1.1 Introduccin

Se ha decidido analizar un proceso fundamental para la toma de decisiones estratgicas de una empresa dedicada al rubro de la generacin de energa, el proceso de elaboracin de presupuestos de inversin. En efecto, las decisiones de presupuesto de inversin son uno de los factores decisivos para el xito o fracaso de la empresa. Un nmero de factores se combinan para hacer que las decisiones asociadas al presupuesto de inversin sean, tal vez, las ms importantes decisiones que deba tomar el Directorio de la empresa, debido al hecho de que los resultados de dichas decisiones continuarn durante muchos aos influyendo en el desarrollo y operacin de la compaa. La oportunidad de inversin tambin es una consideracin importante en la elaboracin del presupuesto de inversin, ya que los activos de capital deben estar listos para entrar en accin cuando se los necesite. Un proyecto de inversin antes de ser finalmente aprobado depende por lo general de su costo o valor total del presupuesto de inversin, as es como, mientras mayor sea el desembolso del capital, ser mayor el nmero de depuraciones del presupuesto que por lo comn se requerirn. El mejor procedimiento para la elaboracin de presupuestos depender de las circunstancias, del tipo de proyecto, del grado de madurez de la ingeniera del proyecto, etc., sin embargo, es evidente que en funcin de la creciente implementacin de de tecnologas de informacin al interior de las compaas, las empresas se estn volviendo cada vez ms refinadas y acadmicas en su enfoque en cuanto a la elaboracin de presupuestos de inversin, pues se han desarrollado herramientas que permiten manejar mayor cantidad de informacin disponible.

1.2

Descripcin del proceso - Modelo de Bandas (actores y flujo de informacin)

El proceso de trabajo que utiliza la elaboracin de presupuestos de inversin como una herramienta crtica en la toma de decisiones de la empresa de generacin de energa analizada, es el siguiente:

ETAPA PREINVERSIN
NO
Se Desecha Proyecto

NO

DIRECTORIO

es rentable?

SI SI
Decisin de inversin siguiente etapa
es rentable?

Decisin de inversin para Materializacin

GERENCIA GENERAL / GERENCIA COMERCIAL

Oportunidad de negocio

Elaboracin VAN

Elaboracin VAN

Estimacin de ventas

GERENCIA TCNICA

Administracin del Proyecto

Revisin, compilacin tcnica

Administracin del Proyecto nueva etapa

CONSULTORES

Desarrollo ingenieria Conceptual

Desarrollo ingenieria Prefactibilidad/ Factibilidad

Elaboracin Presupuestos

Elaboracin Presupuesto de inversin

Figura 1.2.1.- Proceso de Preparacin de Presupuesto.

Por lo general, las oportunidades de negocio son identificadas bajo un sistema de trabajo conjunto entre las Gerencias Tcnica y Comercial, sin embargo, las directrices estratgicas vienen dadas por la Gerencia General. Una vez identificada la oportunidad de negocio es la Gerencia Tcnica quien tiene la responsabilidad de su administracin, gestionando a travs de la contratacin de distintos consultores especialistas, el desarrollo de las etapas de ingeniera requeridas, desde su fases iniciales (perfil o conceptual) hasta sus fases de factibilidad tcnica y bancable. Al trmino de cada etapa de ingeniera la Gerencia General, por medio de la Gerencia Comercial, debe evaluar la rentabilidad del proyecto (calculando su VAN) e informar al Directorio los resultados de dicha evaluacin para que este ente tome la decisin estratgica de invertir o no en la fase siguiente del proyecto. Dado que todas las empresas, (en particular las del rubro energtico), forman parte de un sistema econmico en el que predomina la incertidumbre, deben fundamentar y respaldar muy bien sus decisiones de inversin si pretenden alcanzar xito en el mercado competitivo en el que se desenvuelven, puesto que cuanto mayor sea dicha incertidumbre, mayores sern los riesgos por asumir. Por consiguiente, cuanto menor sea el grado de prediccin o de acierto en los presupuestos de inversin, mayor ser el costo que deber realizarse para contener y/o mitigar la influencia que ejercern los factores no controlables o no identificados por la Gerencia sobre los resultados finales de un negocio o proyecto.
3

1.3

Identificacin del Problema.

El problema que se ha detectado del proceso de elaboracin de los presupuestos de inversin, es que tanto la incertidumbre asociada a las variaciones en las partidas definidas en el presupuesto (precios unitarios y en las cantidades de obra) as como aquellas asociadas a eventos de riesgo para el proyecto, no son correctamente modeladas o simplemente no son identificadas, y por lo tanto, no se incorporan en el costo del proyecto que finalmente ser sometido a evaluacin financiera. De este modo, el Directorio slo conoce montos determinsticos de los presupuestos de inversin y la incertidumbre se incorpora nicamente como un valor determinstico cuya precisin viene respaldada por la experiencia histrica segn la etapa de desarrollo (madurez) en la que el proyecto se encuentre y, por lo tanto, no recoge variabilidades particulares asociadas al propio proyecto u ocurrencia de eventos temporales (sociales, polticos, naturales, etc.) que pudieran impactar el desarrollo del mismo. A continuacin, en la Figura 2, se presenta un esquema con la metodologa clsica que refleja la precisin de los presupuestos determinsticos.

Figura 1.3.1: Precisin del presupuesto segn la etapa del proyecto. Fuente: Administracin de Proyectos, Luis Alarcn, Mario Campero.

Es tan importante la correcta evaluacin del presupuesto de inversin, que en ocasiones, una variacin de un 10% de ste, puede significar la prdida de la factibilidad econmica del proyecto.

Proyecto ejemplo Inversin de construccin Depreciacin Descripcin Ingresos Costos de Venta Venta de activos Margen de Contribucin Costos de Operacin FC Operacional (EBITDA) Depreciacin FC antes de impuesto Impuesto (17 %) FC despues de impuesto Depreciacin Inversin Capital de trabajo Flujos de Caja VAN (12%) 0 210.000 42.000 1 80.000 -5.000 75.000 -15.000 60.000 -42.000 18.000 -3.060 14.940 42.000 -210.000 -2.000 -212.000 17.939 -487 56.940 56.940 56.940 56.940 2 80.000 -5.000 75.000 -15.000 60.000 -42.000 18.000 -3.060 14.940 42.000 3 80.000 -5.000 75.000 -15.000 60.000 -42.000 18.000 -3.060 14.940 42.000 4 80.000 -5.000 75.000 -15.000 60.000 -42.000 18.000 -3.060 14.940 42.000 5 80.000 -5.000 50.000 125.000 -15.000 110.000 -42.000 68.000 -11.560 56.440 42.000 2.000 100.440

Si aumento un 10% la inversin, el nuevo VAN es

Figura 1.3.2: Ejemplo variacin del VAN por aumento de 10% en la inversin.

En resumen, se ha identificado como problema del proceso de toma de decisiones de inversin en la empresa, la utilizacin de presupuestos determinsticos donde la incorporacin de la incertidumbre en general se basa slo la experiencia de proyectos similares y el buen juicio de quien lo desarrolla (% de variacin sobre el monto neto de inversin, ver figura 1.3.2), quedando fuera de evaluacin, aquellas incertidumbres particulares, propias de nuestro proyecto en estudio, que pueden condicionar su factibilidad. El Riesgo entonces, se entiende como la posibilidad de que la consecuencia de un evento incierto afecte positiva o negativamente el desempeo de las cantidades de obra, de los precios y de la programacin de las actividades de un proyecto y/o su ejecucin planeada, situacin que depender de cada tipo de proyecto en particular y puede variar considerablemente entre un proyecto y otro.
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Como ejemplo de estas incertidumbres, en el caso de excavaciones subterrneas en un tnel, el nivel de estudios geolgicos, la calidad final de la roca o la presencia flujos importantes de agua, pueden determinar que la estimacin inicial de las cantidades de obra, entregada en nuestro presupuesto de referencia difiera del valor real de la obra

Figura 1.3.3: Incertidumbre en el tipo de suelo de un tnel.

Reforzando los concepto planteados anteriormente, se ha demostrado a travs del tiempo, que la ocurrencia permanente y sistemtica de eventos inciertos durante el desarrollo de un proyecto, responde el por qu el anlisis histrico demuestra que rara vez los objetivos trazados para un proyecto, en cuanto a costos y plazos, son cumplidos.

Figura 1.3.4: Sobrecosto de los proyectos

Figura 1.3.5: Incertidumbre en la programacin de obras

En consecuencia, las desventajas de este procedimiento determinstico radican en que: La decisin de inversin se basa en unos pocos resultados de presupuestos, sin incorporar en el modelo las incertidumbres particulares del proyecto. Solo se evalan unos pocos resultados (presupuestos) de forma independiente y se ignoran otros muchos posibles. Se da el mismo peso a cada presupuesto evaluado. No se analiza la probabilidad de ocurrencia de cada uno de ellos. Se reduce la precisin del presupuesto al simplificar su modelo de clculo.
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Existe una experiencia emprica de la desviacin de los presupuestos de inversin presupuestados y los presupuestos reales.

Por consiguiente, se propone como oportunidad de mejora, la utilizacin de modelos probabilsticos en la elaboracin de los presupuestos de inversin, donde las variables inciertas de un determinado proyecto se representan usando rangos de posibles valores denominados distribuciones de probabilidad. Mediante su uso, las variables pueden tener diferentes probabilidades de producir distintos resultados. Las distribuciones de probabilidad son una forma mucho ms realista de describir la incertidumbre en las variables de un anlisis de riesgo.

2. EXPLORACIN Y ANLISIS DE SOLUCIONES DE TI La utilizacin de programas y modelos que traten de acercarnos a la incertidumbre y al riesgo se est convirtiendo en nuestros das en una necesidad. Desde hace dcadas, las matemticas especializadas han desarrollado modelos de tratamiento de elementos aleatorios, que quedaban reservados a la alta investigacin y eran lentos en desarrollo y aplicaciones. La aparicin de los computadores supuso un gran avance, tanto por la gran cantidad de variables que pueden ser tratadas simultneamente como por la rapidez de clculo. Un segundo escaln de avance se produce en la dcada pasada cuando los computadores personales y los porttiles as como las hojas de clculo se popularizaron ampliamente. Estas hojas de clculo combinan estimaciones puntuales de variables de un modelo para ofrecer uno o pocos resultados. Las estimaciones son necesarias porque realmente no se sabe que ocurrir. Ahora bien, la realidad muestra que muchas cosas que influyen en los resultados no van a comportarse tal como se haba previsto, ya sea porque hemos sido demasiado conservadores o avanzados. La combinacin de desviaciones y de escenarios diferentes conducen a resultados muy alejados del previsto. Aqu es donde entra la nueva manera de enfrentar el anlisis de riesgo. Se basa en las hojas de clculo utilizando la tcnica de la simulacin para incluir y combinar todos aquellos factores de incertidumbre y riesgo que puedan afectar a la situacin, incluyendo elementos sorpresa o inesperados. Debido a las capacidades de computacin del programa se consideran cientos o miles de escenarios diferentes y los resultados se muestran numrica, grficamente y en combinacin con otras formas de expresin como los grados de correlacin, los elementos ms influyentes, etc. El propsito de este captulo es describir, en primer lugar, los procedimientos y herramientas que debe tener el software para evaluaciones de riesgo de costo del proyecto, y posteriormente realizar un anlisis particular de los software que pueden atender estos requerimientos. Dicha evaluacin debe considerar: Permitir al equipo del proyecto identificar el riesgo en la etapa de planificacin de un proyecto. Permitir determinar un costo razonable y realista del valor del proyecto y del plan de contingencias que debe establecerse. Proporcionar una mejor comprensin de la exactitud de las estimaciones de costo. Activar un Plan de mitigacin de riesgo.

Las tcnicas de anlisis de riesgo son consideradas desde hace tiempo tiles herramientas que han ayudado a tomar decisiones y a resolver situaciones inciertas. Tradicionalmente su uso ha sido limitado por tratarse de herramientas caras y complicadas de utilizar, y porque demandaban una gran cantidad de recursos de computacin. Sin embargo, el creciente uso de computadoras tanto en el mundo de los
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negocios como en el de la ciencia y la tecnologa pareca indicar que estas tcnicas pronto estaran a disposicin de todas las personas encargadas de tomar decisiones. Los software para el anlisis de riesgo no son de una gran diversidad en el mercado, es una especialidad relativamente nueva en el campo del desarrollo de proyectos, no obstante, ha experimentado en crecimiento explosivo en los ltimos aos a raz de la gran cantidad de informacin que se puede obtener de la herramienta y que permite que los tomadores de decisin cuenten con un mayor respaldo al momento de tener que evaluar los proyectos. Para nuestro anlisis se ha detectado algunas tecnologas disponibles en el mercado, Entre las ms destacas se encuentran:

Dentro de este estudio hemos considerado estudiar las primeras dos alternativas, es decir @Risk y Crystal Ball, lo anterior dado que el software Pertmaster est ms orientado al anlisis de riesgos para variabilidades de los plazos de construccin, pues trabaja de la mano con el software Primavera.

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2.1

Anlisis Herramienta @Risk

Aplicacin que, mediante el entorno de las hojas de clculo, permite la modelizacin del riesgo en todos sus aspectos. Para ello analiza datos, los ajusta a alguna de las 38 funciones de probabilidad disponibles, identifica sus elementos crticos y los escenarios en que actan, aplica capacidades de simulacin avanzadas partiendo de la simulacin de Monte Carlo y ofrece los resultados tanto a nivel numrico como grfico para su mejor comprensin e interpretacin. Es una herramienta informtica de gran capacidad que acta aadiendo sus posibilidades e iconos a la hoja EXCEL de Microsoft. Bsicamente utiliza prestaciones estadsticas distribuciones de probabilidad, frmulas de estadstica descriptiva, muestreo y simulaciones de Monte Carlo, entre otras- para modelar situaciones de riesgo en la industria, en los negocios, en ambientes cientficos y en ingeniera. Tradicionalmente, los anlisis han combinado las estimaciones de un solo punto de las variables de un modelo para predecir un solo resultado. ste es el modelo estndar de presupuestos de Excel, es decir, una hoja de clculo con una sola estimacin de resultados. El uso de las estimaciones de las variables de un modelo se hace necesario porque los valores que realmente se obtendrn no se conocen con certeza. Pero en la vida real, nuestros planes tampoco se hacen realidad de la forma que habamos planeado. Es posible que en las estimaciones algunas veces seamos demasiado conservadores y otras demasiado optimistas. La combinacin de errores en las estimaciones frecuentemente resulta en la estimacin de un resultado diferente de lo que finalmente sucede en la realidad. La decisin que se tome basndose en los resultados esperados podra estar equivocada, y tal vez nunca se habra tomado si hubiera tenido una idea ms completa de todos los posibles resultados. Las decisiones tcnicas se basan por lo general en estimaciones y presunciones. Con @RISK se puede incluir la incertidumbre presente en las estimaciones para generar resultados que mostrarn todos los valores posibles. @RISK utiliza una tcnica denominada simulacin para combinar todos los factores inciertos identificados en la situacin que se desea modelar. De esta forma no es necesario reducir a un solo nmero todo lo que se conoce de una determinada variable. Con esta herramienta es posible incluir en las estimaciones todo lo que sabe sobre una variable, incluyendo su rango completo de valores posibles y ciertas medidas de probabilidad de cada valor posible. @RISK utiliza toda esta informacin, junto con el modelo de Excel, para analizar los resultados posibles. Es como llevar a cabo cientos de anlisis de escenarios al mismo tiempo. @RISK permite ver todo lo que puede pasar en esa situacin. Es como preparar miles de presupuestos una y otra vez, cada vez con una serie diferente de condiciones, obteniendo una serie diferente de resultados.
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Puede parecer que toda esta informacin complicara aun ms la decisin, pero no es as, ya que uno de los puntos fuertes de la simulacin es su capacidad de comunicar. @RISK le dar resultados que ilustrarn grficamente los riesgos a los que se enfrenta. Estas representaciones grficas sern fciles de comprender para usted y fciles de explicar a otros. 2.1.1 Caractersticas principales @RISK se aade directamente a la hoja EXCEL, aprovecha y potencia todas sus caractersticas y posibilidades. Analiza, combina, ejecuta y muestra todos los resultados. Permite incluir en las celdas hasta 38 distribuciones de probabilidad distintas mediante funciones. Todas las distribuciones pueden ser truncadas para incluir los parmetros o valores que se quieran utilizar y en muchas de ellas se pueden cambiar los percentiles para ajustarse mejor a los datos previos, los anlisis de simulacin se efectan en base a las tcnicas de muestreo de Monte Carlo y Latin Hipercubo. Se usan grficos de alta resolucin para presentar los resultados. Histogramas, curvas acumulativas, funciones grficas de distribucin, todas ellas pueden ser exportadas a la hoja Excel para cambiar aspectos, colores, formas, tamaos y replicadas o copiadas a otras hojas. El programa admite cualquier nmero de iteraciones por cada simulacin y cualquier nmero de simulaciones en cada anlisis. Permite reclculos de cada hoja, sealar un nmero aleatorio como generador y ver los resultados y estadsticas en tiempo real mientras se van generando en la simulacin. 2.1.2 Facilidad de uso va Excel @RISK es un complemento (add-in) de Excel de Microsoft que se integra completamente a su hoja de clculo. Se puede definir la manera de realizar la simulacin y analizar los resultados obtenidos, sin necesidad de salir de Excel. Todas las funciones de @RISK son como funciones de Excel y se comportan exactamente como las funciones nativas de Excel. Las ventanas de @RISK se enlazan directamente a las celdas de su hoja electrnica, y los cambios en un lado se actualizan en el otro de modo automtico. Los grficos de @RISK apuntan a sus celdas por medio de ventanas desplegables. Los mens desplegables as como los del botn derecho del mouse y la barra de herramientas de @RISK facilitan el aprendizaje y la navegacin. 2.1.3 Facilidad para modelar, simular e interpretar La corrida de un anlisis con @RISK involucra tres pasos, que son bastante sencillos de realizar: 1. Armar el modelo. Se debe empezar por reemplazar los valores fijos en la hoja electrnica con distribuciones de probabilidad de @RISK, tales como la Normal, la Uniforme u otras (ms de 35 disponibles). Estas funciones de @RISK representan los rangos de posibles valores que puede tomar una celda en vez del valor fijo inicial. Luego se escoge la distribucin ya sea de una galera grfica,

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o se definen las distribuciones utilizando datos histricos para cada celda de entrada.

Posteriormente se deben seleccionar las variables de salida (outputs), que son las celdas que le interesa analizar. stas podran ser ganancias potenciales, retorno sobre la inversin, pagos por seguros, tasa de recuperacin por enfermedades, o en nuestro caso el valor del presupuesto.

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Correr la simulacin. Presionando el botn Simular @RISK recalcula su modelo miles de veces. Cada vez @RISK muestrea valores aleatorios de las funciones de probabilidad que defini anteriormente, y las utiliza para recalcular su variable de salida. Evaluar los riesgos. El resultado de una simulacin es una muestra de un rango completo de escenarios posibles, incluyendo las probabilidades de que stos ocurran. Es posible graficar los resultados con histogramas, grficos de dispersin, curvas de probabilidad acumulada, grficos de caja, y otros. Identificar las variables clave por medio de los Grficos de Tornado y el anlisis de sensibilidad. Las funciones del @RISK pueden ser almacenadas en la Biblioteca del @RISK, una base de datos SQL para compartir con otros usuarios de @RISK. Las funciones del @RISK pueden ser tambin eliminadas con la herramienta de copiar o deshacer el formato- permutar lo que permite que sus modelos sean compartidos con colegas que no tienen el programa @RISK instalado. El programa de @RISK llevar un seguimiento de cualquier cambio que ocurra en la hoja de clculo mientras las funciones de @RISK fueron desactivadas con la funcin permuta hacia afuera. Usted puede controlar como el @RISK debera actualizar las frmulas cuando el programa encuentre cambios en el modelo. Adicionalmente, usted puede deshacer automticamente la copia de un formato con las funciones de permuta hacia afuera en el @RISK cuando una hoja de clculo es grabada y cerrada. Adems usted puede incorporarlas automticamente con la funcin permuta hacia adentro cuando la hoja de clculo es abierta, en caso de que sea necesario. 2.1.4 Licencia de uso de software @RISK se encuentra disponible a travs de una variedad de opciones de licencia, incluyendo licencia corporativa, por redes y servidores, y mediante licencias acadmicas. El costo de la licencia asciende a 1.995 US$ incluyendo un ao de mantencin. 2.1.5 Soporte 2.1.5.1 Seminarios @Risk cuenta con cursos pblicos profesionales diseados para ensear cmo aplicar las poderosas herramientas de anlisis cuantitativo de riesgo y estadstico a problemas a los cuales se enfrenta la organizacin. 2.1.5.2 Entrenamiento en vivo en Web @Risk mantiene un entrenamiento en vivo en web que permite tener todo el valor del entrenamiento en sitio y de los seminarios pblicos de @Risk va Internet. El entrenamiento en Vivo en Web es llevado a cabo por un instructor experto por medio de una sesin interactiva en Web y una conferencia telefnica. Este medio permite evitar tiempos y costos de viajes, y al mismo tiempo, interactuar en vivo con el instructor y con el grupo.
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2.1.5.3 Entrenamiento en Sitio With Palisade On-Site Training, you get a customized course designed around your organizations needs. You benefit not only from your instructors expertise, but the experience of the team of consultants working to design your class. Training is delivered at your company site, saving you travel time and cost. 2.1.5.4 Conferencias para Usuarios de @Risk Las Conferencias de Usuarios de @Risk son foros de das que cubren el anlisis de riesgos y decisiones desde todos los ngulos. Desde entrenamiento prctico en software hasta estudios de casos del mundo real a cargo de expertos en cada industria, hay oportunidad para todos. Las conferencias se llevan a cabo en Norte Amrica, Latinoamrica, Europa y en la regin del Asia Pacfico. 2.1.5.5 Servicios de Consultora de Negocios @Risk ofrece servicios de consultora de negocios y construccin de modelos en anlisis cuantitativo y de riesgo independientemente del software. El mbito de los clientes se expande a lo largo de todas las industrias y funciones e incluye tanto grandes como pequeas corporaciones, empresas de capital privado e instituciones financieras.

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2.2

Anlisis Software Crystal Ball

El software Crystal Ball es un programa de anlisis de riesgo y de pronstico orientado a travs de grficos, que es fcil de usar y est destinado a quitar la incertidumbre en la elaboracin de los presupuestos. En su funcionamiento es bastante similar a @Risk 2.2.1 Caractersticas principales CrystalBall sirve para hacer un anlisis de riesgos sobre cualquier modelo que pueda desarrollar en Excel, permite determinar va el anlisis de sensibilidad cuales son los componentes crticos del modelo, adems es posible utilizar informacin histrica para correlacionar las variables de su modelo, adems es posible: Estimar valores futuros de una serie de tiempo Pptimizar de manera estocstica el modelo Fcil comunicacin de resultados Verificar y modificar sus variables de diseo en procesos six sigma

2.2.2 Facilidad de uso va Excel Al igual que @Risk, Crystal ball tambin trabaja sobre una plataforma de Excel, no obstante, hemos notado que la interfaz con el usuario no es tan sencilla o intuitiva como la de @Risk. 2.2.3 Facilidad para modelar, simular e interpretar Idem al punto anterior, Crystal ball no es tan intuitivo como @Risk, no obstante se aprecia el mismo potencial de desarrollo, mas sin embargo, la cantidad de curvas de distribucin que se pueden asociar a las variables es mucho mas reducida que en @Risk, llegando slo a 21 funciones de probabilidad.

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2.2.4 Licencia de uso de software @ Crystal Ball se encuentra disponible a travs de una nica forma de licenciamiento, slo es posible comprar las licencias por separado, no es posible acceder a licencias concurrentes. 2.2.5 Soporte 2.2.5.1 Soporte Tcnico Crystal Ball ofrece soporte tcnico gratuito por 30 das. Tambin es posible realizar consultas tcnicas a travs de internet, no obstante, no es factible realizar video conferencias web. 2.2.5.2 Seminarios El grupo de capacitacin de Crystal Ball ofrece seminarios introductorios y avanzados, as como tambin cursos de software a lo largo del ao para ayudar a mejorar a implementar la herramienta en la compaa. 2.2.5.3 Asesoramiento Crystal Ball proporciona profesionales referentes a las compaas. El enfoque primario de este servicio es proporcionar un foro de intercambio de informacin para los asesores de las industrias especficas, que pueden brindar servicios especializados a la comunidad de usuarios Crystal Ball.

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2.3 Comparativo @Risk / Crystal Ball Para lograr comparar de manera ms objetiva ambos software, se ha utilizado una metodologa que incorpora no slo parmetros de evaluacin econmica, sino tambin involucra otros parmetros menos evaluables econmicamente pero que tambin son parte de un anlisis que termine con la mejor solucin para el problema que estamos abordando. La matriz consiste en una ponderacin de distintas caractersticas que permiten calificar el software.
COSTOS INTEROPERABILIDAD FLEXIBILIDAD FACILIDAD DE USO POTENCIAL SOPORTE 30% 20% 10% 15% 10% 15%

PONDERADORES

A su vez, a cada ponderador se le asign una nueva ponderacin interna que permita evaluar el componente.

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MATRIZ DE PRIORIDAD COSTOS

PONDERACIN @Risk 1,0 Criterio de Factor Incidencia Evaluacin Concepto Costo Directo Compra por licencia Bajo Medio Alto Costo mantencin por licencia Bajo Medio Alto Costo implementacin (incluye capacitacin) Bajo Medio Alto Factor 0,30 1 0,20 1 0,10 1 0,30 1 0,20 1 0,10 1 0,60 Crystal Ball 0,60

60%

0 0,5 1 0 0,5 1 0 0,5 1

COSTOS

30%

20%

20%

MATRIZ DE PRIORIDAD INTEROPERABILIDAD

PONDERACIN @Risk 1,0 Criterio de Factor Incidencia Evaluacin 50% Concepto Trabaja en Red interna Si No Trabaja en Web Baja Media Alta Trabaja con base de datos de mercado propia De mercado Factor 0,50 1 1 0,10 1 0,50 1 1 0,20 1 0,60 Crystal Ball 0,70

1 0 0 0,5 1 0,5 1

INTEROPER 20% ABILIDAD

30%

20%

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MATRIZ DE PRIORIDAD FLEXIBILIDAD

PONDERACIN @Risk 1 Criterio de Factor Incidencia Evaluacin Concepto Requisitos de hardware bajo regular medio Alto Licencia Concurrente bajo regular medio Alto Actualizaciones por un ao SI NO Trabaja con Excel SI NO Factor 0,30 1 0,18 1 0,10 1 0,30 1 0,18 1 0,03 1 1 0,30 1 0,88 Crystal Ball 0,51

30%

0 0,2 0,6 1 0,1 0,2 0,6 1 1 0 1 0

FLEXIBILIDA 10% D

30%

10%

30%

MATRIZ DE PRIORIDAD FACILIDAD DE USO

PONDERACIN @Risk 1,0 Criterio de Factor Incidencia Evaluacin Concepto Utiliza software conocido Bajo Medio Alto Reportes preparados Bajo Alto Factor 0,70 1 0,30 1 0,70 1 1 1,00 Crystal Ball 0,70

70% FACILIDAD DE USO 15% 30%

0 0,5 1 0 1

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MATRIZ DE PRIORIDAD POTENCIAL

PONDERACIN @Risk 1,0 Criterio de Factor Incidencia Evaluacin Concepto Factor 0,30 1 0,30 1 0,40 1 0,15 1 0,15 1 1 1,00 Crystal Ball 0,30

30%

POTENCIAL 10%

30%

40%

Es posible aplicarlo en rea finanzas Bajo 0 Medio 0,5 Alto 1 Es posible aplicarlo en rea comercial Bajo 0 Medio 0,5 Alto 1 Es posible aplicarlo en rea prevencin de riesgos Bajo 0 Medio 0,5 Alto 1

MATRIZ DE PRIORIDAD SOPORTE

PONDERACIN @Risk 1 Criterio de Factor Incidencia Evaluacin 10% Seminarios Si No Soporte Web Si No Soporte in situ Si No Consultoras Si No Concepto Factor 0,10 1 0,40 1 0,40 1 0,10 1 1 1 0,40 1 1 1,00 Crystal Ball 0,40

1 0 1 0 1 0 1 0

40% SOPORTE 15% 40%

10%

En funcin de la metodologa expuesta anteriormente, los resultados fueron los siguientes:

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RESULTADOS MATRIZ DE PRIORIDAD. VALOR

Software 1 Software 2

MAXIMO

@Risk

Crystal Ball

COSTOS INTEROPERABILIDAD FLEXIBILIDAD FACILIDAD DE USO POTENCIAL SOPORTE TOTAL

0,30 0,20 0,10 0,15 0,10 0,15 1,00

0,18 0,12 0,09 0,15 0,10 0,15 0,79

0,18 0,14 0,05 0,11 0,03 0,06 0,57

RESULTADOS MATRIZ DE PRIORIDAD. PORCENTUAL

Software 1 Software 2

MAXIMO

@Risk

Crystal Ball

COSTOS INTEROPERABILIDAD FLEXIBILIDAD FACILIDAD DE USO POTENCIAL SOPORTE TOTAL

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

60% 60% 88% 100% 100% 100% 79%

60% 70% 51% 70% 30% 40% 57%

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En funcin de los resultados obtenidos, sera recomienda utilizar @Risk, adems a continuacin se presentan otros argumentos tcnicos: 1. ha avanzado ms funcionalidad que no parece estar presentes en Crystal Ball. Esto incluye la capacidad de ejecutar mltiples simulaciones con diferentes configuraciones (como el nmero de muestras), especificar covarianza extensas relaciones y realizar pruebas de sensibilidad. 2. La integracin de funciones de @Risk con funciones de Excel y VBA es sencilla. 3. Hay muchas caractersticas de informes predefinidos 4. Pese a que son modelos complejos, @Risk no requiere de un gran equipo para trabajar. Slo es necesario considerar la posibilidad de tener un equipo dedicado para grandes modelos.

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3. PLAN DE IMPLEMENTACIN 3.1 Actividades de Implementacin y su programacin

a) Seleccin del grupo de trabajo y del responsable del desarrollo de presupuestos probabilsticos. En el acpite 1 del presente informe se describi que el rea dentro de la empresa responsable de la gestin del presupuesto era la Gerencia Tcnica. Dentro de este grupo, ser su Gerente quien identifique el o los profesionales que tendrn la tarea de gestionar la implementacin de esta nueva estrategia presupuestaria. La redefinicin de actividades dentro de la gerencia y la correspondiente asignacin de nuevas responsabilidades, probablemente redundar en la necesidad de incorporar, a lo menos un nuevo profesional a la empresa, el cual debera desarrollar aquellas tareas que dejan de hacer aquellos profesionales con dedicacin parcial o total a la elaboracin de presupuestos probabilsticos. De debera privilegiar la utilizacin de profesionales de la empresa en la asignacin de responsabilidad de gestin de esta nueva aplicacin tecnolgica ya que se reduciran los tiempos de conocimiento de la cultura y funcionamiento organizacional. La incorporacin de un nuevo profesional es necesaria para permitir que las tareas habituales de la empresa se sigan desarrollando con normalidad, y no se afecten los tiempos requeridos por los profesionales responsables de la implementacin del software. Se estima que la incorporacin de un nuevo profesional a la empresa tomar un perodo de dos meses y costar, a partir de ese plazo, aproximadamente $ 2.500.000 al mes. b) Compra de software @Risk e instalacin En general dentro de la empresa, la adquisicin de un software debe pasar por un procedimiento de compra que contempla desde la solicitud de cotizacin, la definicin de los servicios complementarios, hasta la firma de aprobacin (gerencia) para emitir la Orden de Compra correspondiente. Este procedimiento puede demorar entre 5 a 10 das. Finalmente se estima que, una vez recibida la Orden de Compra, el proveedor instale el software dentro de 5 das. c) Capacitaciones al personal seleccionado respecto del uso del software La capacitacin para el uso del software tiene una duracin de 5 das, sin embargo estos cursos estn programados con antelacin por lo que la asistencia del personal deber ser programada con un mes de anticipacin. El costo de dicha capacitacin es de 24 UF por persona y se estima un mnimo de dos asistentes por parte de la empresa. d) Comunicacin de la nueva estrategia de desarrollo de presupuestos al interior de la empresa.
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La estrategia de comunicacin debiese ser impartida desde la Gerencia General hacia las distintas Gerencias y desde ah hacia los mandos medios e inferiores. Se estima que el plan de comunicacin no debiese superar los 15 das y no se prev un costo significativo. e) Comunicacin de la nueva estrategia de desarrollo de presupuestos de la Empresa a los consultores que proporcionan actualmente la informacin de presupuestos determinsticos. Para que la Gerencia Tcnica desarrolle los presupuestos probabilsticos, requerir que todos los consultores colaboradores comprendan el nuevo enfoque que ha adoptado la Empresa, entendiendo tanto el objetivo perseguido con el desarrollo de presupuestos probabilsticos, as como el tipo de datos que de ellos se requerir y su nivel de precisin. En funcin de estos nuevos requerimientos, es posible que los consultores pretendan aumentar el valor de sus servicios. En todo caso, se estima un aumento no superior al 10 % respecto de la informacin entregada originalmente. f) Capacitacin a los consultores, respecto del tipo de informacin que ser requerida en adelante. Se estima que esta capacitacin y coordinacin debera ser realizada en base a presentaciones que la Empresa realice a cada consultor. El plazo estimado es de 4 horas por consultor y un costo por utilizacin de HH por parte de los consultores en la reunin de aproximadamente 32 UF/ empresa consultora (4 participantes, 4 horas de trabajo y 2UF/HH promedio). g) Seleccin de un proyecto piloto para la aplicacin del software La empresa seleccionar un proyecto piloto en base a criterios referidos a oportunidad (necesidad, temporalidad e inmediatez del presupuesto), simpleza (cantidad de consultores que proporcionen la informacin) y datos comparativos (para calibrar los resultados con valores de proyectos similares). Esta seleccin podra ser inmediata o en un plazo no superior a 10 das. Y no debera tener costo. h) Desarrollo del modelo La modelacin propiamente tal debiese realizarse en un plazo no superior a un mes una vez recopilado los antecedentes por parte de los consultores. i) Anlisis de resultados y medidas de ajuste El anlisis de resultados estar asociado al proceso de comparacin y ajuste con proyectos similares cuyos presupuestos sean reales y conocidos. Se espera que esta etapa dure 1 mes.

3.2

Programa de la implementacin

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Conforme a lo descrito precedentemente, se estima que el plazo de implementacin se extender por 5 meses, tal como se detalla en el cuadro siguiente.
ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACIN Monto Inversin Plazos 2 semanas 2 meses 10 dias 5 das 1 semana 2 semanas 1 semana 1 semana 2 semanas $ 2.250.000 1 mes 1 mes 2 semanas 2 semanas 1 semanas 13.622.500 MES 1
S1 S2 S3 S4 S5

MES 2
S6 S7 S8 S9

MES 3

MES 4

MES 5

S10 S11 S12 S13 S14 S15 S16 S17 S18 S19 S20

Seleccin del grupo de trabajo Asignacin de roles Proceso contratacin de nuevo profesional Adquisicin de Software Elaboracin y emisin Orden de Compra Instalacin del software (PAGO 2 LICENCIAS) Capacitaciones Capacitacin personal interno (2 personas) Comunicacin de la aplicacin TI al interior de la Empresa Comunicacin de la aplicacin TI a los consultores Capacitacin a Consultores (informar datos a entregar) Seleccin de Proyecto Piloto Busqueda de proyecto adecuado Desarrollo del Modelo Entrega de informacin por los Consultores (10% adicional) Elaboracin presupuesto probabilstico Anlisis de Resultados y ajustes Comparacin de resultados Calibracin segn informacin real Presentacin modelo a Gerencia y aprobacin del procedimiento TOTAL INVERSIN $

$ 7.500.000

$ 2.500.000 $ 562.500

810.000

Figura 3.2.1: Incertidumbre en la programacin de obras

3.3

Indicadores de xito de la aplicacin TI

Una vez implementado el procedimiento para la elaboracin de presupuestos probabilsticos, es necesario establecer indicadores que permitan medir el nivel de cumplimiento de los objetivos trazados y determinar el grado de xito de la incorporacin de dicha aplicacin. En el cuadro siguiente se detallan tanto los objetivos trazados como sus indicadores de xito.

Objetivos
Durante el proceso de licitacin del proyecto, el monto del oferente adjudicatario debe estar contenido en el rango de confianza del 90% del presupuesto probabilstico

Indicador

Meta

VO= valor del oferente adjudicatario del proyecto

5%< VR < 95%

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Los mayores costos de los Consultores por entregar ms informacin en la elaboracin de presupuestos determinsticos no podr superar el 10% de los montos antes previstos La Gerencia General, slo solicitar un nico presupuesto probabilstico a diferencia de cuando solicitaba evaluar diferentes escenarios optimistas y pesimistas

$ = ($ PPb - $ Pd)/$Pd

$ < 10%

N = # presupuestos por proyecto

N = 1

Figura 3.3.1: Cuadro de indicadores de xito de la aplicacin

3.4

Riesgos de la implementacin y actividades de mitigacin

Tal como se defini anteriormente, riesgo se entiende como la posibilidad de que la consecuencia de un evento incierto afecte positivamente o negativamente el desempeo. Para el caso de la implementacin, se analizarn todos aquellos riesgos que afecten de manera negativa la implementacin del software @Risk, ya que si alguno de estos llegase a hacerse realidad, se afectar de manera directa la planificacin temporal del proyecto, haciendo que ste sufra demoras y aumentos de costos de acuerdo a lo planificado. A continuacin en figura 3.4.1, se identifican cada uno de los posibles riesgos a presentarse en la implementacin del software. Los riesgos se clasificarn de acuerdo a su procedencia, de la siguiente manera: Riesgos Organizacionales y Personales (internos): son todos aquellos que tienen que ver con la cultura de la organizacin y las personas que la componen. Riesgos del Software y Sistemas: Aquellos provenientes del uso del software y los sistemas de soporte del mismo (hardware de la empresa).

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Riesgo

Descripcin Temores de la implementacin, "si siempre lo hemos hecho as".Desinteres en la nueva herramienta.

Consecuencia Aumento en los tiempos programados para la implementacin. Perdida de oportunidad para reingeniera de presupuestos.

Actividad de Mitigacin Capacitacin, comunicacin y actividades motivacionales en las cuales se muestren los beneficios que se obtendrn con esta nueva herramienta.

Resistencia al cambio

Responsables de elaborar Aumentos de costos y plazos en la Demora Aprendizaje Software presupuestos gastan muchas HH en implementacin la elaboracin. Apata lider del grupo (Responsable) Persona seleccionada para liderar grupo de trabajo no presenta inters en la implementacin del software. Grupo desmotivado, ausencia de liderazgo.

Capacitacin, motivacin e incentivos.

ORGANIZACIONAL

Seleccionar lider adecuado, en caso de no ser as, detectar lo ntes posible para cambio. Trabajar con metas y objetivos claros. Buena seleccin de proyecto piloto, proyecto corta duracin y comparable con datos existentes.

Proyecto Piloto Inadecuado

Aumento de costos y plazos, no es El proyecto piloto seleccionado no posible medir (comparar), con cumple con las condiciones ideales, situaciones anteriores al uso del para pronta comparacin. software.

Los datos a entregar por Sensibilidad datos de entrada consultores deben ser de buena calidad. (Mximos y Mnimos) Comprender y anlizar datos que entregar la herramienta, para lo Sensibilidad datos de salida. cual se requiere conocimiento estadstico.

Datos de mala calidad, se traducen en Capacitacin de consultores, respecto a presupuestos de mala calidad. objetivos, calidad y cantidad de datos a entregar. Una mala interpretacin de datos entregados por software, se traduce Miembros del equipo deben poseer slidos en una mala estimacin, lo que traera conocimientos estadsticos, lo que se logra con como consecuencia riesgos equipos de Ingenieros. econmicos para la compaia. Incentivos y no centralizar solo en una persona el uso del software. Capacitar al equipo.

Profesionales aprenden uso y Fuga de Conocimiento (xodo Perdidad de conocimiento en la manejo de herramienta, para luego de profesionales) organizacin. "Volver a empezar". buscar nuevos horizontes Debe existir compatibilidad entre Incompatibilidad de software software y versin Excel presente en organizacin. La red de servidores debe ser lo mas fiable y confible posible, dejando entrar al sistema solo personas autorizadas.

SISTEMA

Verificar compatibilidad con proveedores, si es Al no existir compatibilidad; no puede necesario modernizar plataforma Office, se debe darce funcionamiento a herramienta. realizar. Al existir errores de inestabilidad de la red, podra entrar cuaquier persona Codigos de acceso solo a personas autorizadas no calificada de la organziacin (responsable de presupuestos). daando datos e informacin.

Inestabilidad de Red

Figura 3.4.1: Riesgos y actividades de Mitigacin.

3.5

Estrategias de Monitoreo.

Etapa 1: anlisis de resultados y ajustes preliminares. Luego de desarrollar el presupuesto probabilstico por parte de la gerencia tcnica, se debe establecer un anlisis comparativo entre el rango de valores probables del proyecto y los valores reales de proyectos similares (similitud tcnica, logstica, econmica y/o de emplazamiento o ubicacin) de tal manera de identificar cualitativamente el rango dentro del cual se mueve la probabilidad de no excedencia del valor ms probable previsto determinsticamente. Etapa 2: Anlisis del proceso de licitacin.

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Calibrado el modelo con datos reales de proyectos similares, se deben esperar los resultados del proceso de licitacin del proyecto piloto de tal forma de evaluar el resultado de ella con el rango de valores probables. Ser importante definir la probabilidad de no excedencia de la oferta ms baja y la ms alta del proceso de licitacin, valores que debiesen estar dentro del intervalo de confianza definido por el presupuesto. Los valores reales deben pasar a formar parte de la base de datos que permitir seguir calibrando el modelo. Etapa 3: Monitoreo etapa de construccin. Una vez finalizada la etapa de construccin, es necesario establecer un nuevo monitoreo respecto del valor final del proyecto y posicionar este valor dentro del rango de valores posibles que el modelo probabilstico entreg. De esta forma, nuevamente se alimenta el modelo y se permite realizar a futuro mejores calibraciones.

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ANEXOS