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Libros Oficiales
Cartilla I
Tabla de Contenido
Presentacin. 3 Qu son Libros Oficiales? Qu Libros Oficiales se deben registrar? Cules son los requisitos que deben cumplir los Libros Oficiales? Qu proceso se debe realizar en SIIGO, antes de generar Libros Oficiales? Qu Libros Oficiales y Auxiliares se Pueden Generar en el Programa? Cul es la Ruta para Generar Libros Oficiales y Auxiliar? Cmo se Generan y que Funcion Cumplen cada uno de los Libros Oficiales y Auxiliar? Libros Oficiales 7.1 Libro Diario 7.1.1 Qu es el Libro Diario? 7.1.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro Diario? 7.2 Libro Diario Resumido 7.2.1 Qu es el Libro Diario Resumido? 7.2.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro Diario Resumido? 7.3 Libro Mayor 7.3.1 Qu es el Libro Mayor? 7.3.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro Mayor? 7.4 Libro Inventarios y Balance 7.4.1 Qu es el Libro Inventarios y Balance? 7.4.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro Inventarios y Balance? 7.5 Libro nico Oficial 7.5.1 Qu es el Libro nico Oficial? 7.5.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro nico Oficial? 7.6 Libro de Ventas 7.6.1 Qu es el Libro de Ventas? 7.6.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro de Ventas? 7.7 Libro de Compras 7.7.1 Qu es el Libro de Compras? 7.7.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro de Compras? Libro Auxiliar 7.8 Libro Auxiliar por Terceros 7.8.1 Qu es el Libro nico Oficial? 7.8.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro nico Oficial? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Presentacin
El presente documento ofrece una gua sobre los libros oficiales que permite generar el sistema y otros libros auxiliares que sirven como soporte de los hechos econmicos registrados en el software por medio de comprobantes contables, estos libros estn diseados de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
LIBROS OFICIALES
1. Qu son Libros Oficiales?
Los Libros Oficiales son documentos donde se registran las transacciones y hechos econmicos que constituyen el sistema contable y son el fundamento de los Estados Financieros; la forma de llevar los libros de contabilidad se establece en el Decreto 2649 de 1993
Importante: Solamente se pueden registrar libros en blanco, SIN informacin impresa o escrita en forma manual.
Los libros oficiales que se deben registrar son: Para Personas Naturales: a) Libro Mayor y Balance b) Libro Diario c) Libro de Inventarios y Balance Para Sociedades: a) Libro Mayor y Balances b) Libro de Inventarios y Balances c) Libro Diario d) Libro de Actas de Asamblea, de Registro de Socios, de Asambleas y de Juntas, segn el caso
Importante: El registro de libros de contabilidad se entidades competentes tales como: Ministerios, Gobernaciones, Direccin Nacionales, Consejo Nacional Electoral, alcaldas, entre otros.
realiza ante las autoridades o Las Cmaras de Comercio, de Impuestos y Aduanales Inspecciones de Trabajo y las
La Cmara de Comercio registra los Libros de Oficiales, pero NO ejerce control sobre el manejo de ellos, como si lo puede realizar la Administracin de Impuestos Y Aduanas Nacionales y los organismos de inspeccin, vigilancia y control de las sociedades.
3. Cules son los requisitos que deben cumplir los Libros Oficiales?
Los requisitos que deben cumplir los libros oficiales son: Garantizar la autenticidad e integridad de su informacin, de acuerdo con el uso a que se destinen deben llevar una numeracin sucesiva y continua Los libros oficiales deben llevarse impresos en los folios registrados ante la autoridad correspondiente Quienes utilicen el sistema computarizado estn obligados a tener libros impresos al da, adems de los libros oficiales, los libros auxiliares los cuales sirven de soporte para conocer las transacciones individuales registradas. De acuerdo con el Cdigo de Comercio y el Decreto 2649 de 1.993 cuando la ley as lo exija, para que puedan servir como prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar del domicilio principal.
Numero de Hojas: Corresponde a la cantidad de hojas a numerar Desde la Hoja: Digitar el numero desde el cual se desea iniciar la impresin (Ej. Este campo no iniciara en uno razn por la cual permite al usuario digitar el nmero inicial para de all arrancar la impresin) Imprimir el Nombre de la Empresa: Al marcar esta opcin el sistema imprime el nombre de la empresa al momento de la numeracin, lo que significa que la hoja luego de la impresin del libro oficial tendr dos veces el nombre de la empresa Tamao del Libro de 5 Caracteres: Corresponde a la cantidad de caracteres que se utilizaran en el nombre del Libro Oficial, de no marcarse esta opcin el sistema habilita treinta y dos (32) campos Nombre del Libro: Se debe digitar el nombre del Libro Oficial para el cual se est imprimiendo la numeracin; este nombre saldr en la impresin Imprimir el NIT de la empresa: Se deja a decisin del usuario si requiere o no el Nit de la empresa en la impresin de la numeracin Impresin den carro ancho: Dependiendo el tipo de Libro Oficial, por el tamao de columnas solo podr se impresin en carro ancho.
Importante: La impresin del Numerador de Libros Oficiales, solo ser enviada a Vista Preliminar o Impresora; NO maneja envi a Excel.
7. Cmo se Generan y que Funcion Cumplen cada uno de los Libros Oficiales y Auxiliar?
A continuacion se explicaran cada uno de los Libros Oficiales y Auxiliares que se generan en el programa y cual es su finalidad
Libros Oficiales
1. Libro Diario
Qu es el Libro Diario? Es un libro en el cual se discriminan en orden cronolgico (da por da) todas las operaciones resultantes de los hechos econmicos ocurridos en un perodo no superior a un mes. Los asientos que se registran en este libro son cada uno de los comprobantes contables. Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro Diario? Al ingresar a esta opcin el sistema solicita la siguiente informacin:
Imprimir nombre de la empresa: Esta opcin se debe marcar dependiendo si en las hojas ya impresas por el numerador de libros oficiales quedo o no el Nombre de la empresa. Nivel de Cuenta: Sealar a qu nivel de cuenta contable se desea presentar el libro. Comprobante: Permite seleccionar un solo Tipo de comprobante contable o todos pasando con enter o digitando en el campo el asterisco. Ordenado por: La forma en que el usuario desea tener impresa la informacin y el sistema permite seleccionar entre Cuenta Contable o Tipo de Comprobante Periodo: Corresponde al rango de fechas en el que se desea generar el libro (Mes/Da)
Ej. Presentacin Preliminar del Libro Diario Ordenada por Tipo de Comprobante
Ej. Presentacin en Excel del Libro Diario ordenado por Cuenta Contable
Importante: El Libro Oficial Diario se puede enviar a Vista Preliminar, Impresin o 2. Libro Diario Resumido Excel.
Qu es el Libro Diario Resumido? Este Libro presenta la misma informacin que el Libro Diario, pero permite imprimir documento por pgina y adicionalmente escribir algn comentario respecto a cada tipo de comprobante Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro Diario Resumido? Al ingresar a esta opcin el sistema solicita la siguiente informacin:
Imprimir nombre de la empresa: Esta opcin se debe marcar dependiendo si en las hojas ya impresas por el numerador de libros oficiales quedo o no el Nombre de la empresa. Seleccin: Indicar a qu nivel de cuenta contable se desea presentar el libro.
Tipo de Comprobante: Permite seleccionar un solo Tipo de comprobante contable o todos pasando con enter o digitando en el campo el asterisco. Comprobante por Pagina: Marcar si se desea que cada Tipo de Comprobante se imprima en hojas diferentes Comprobante con Comentarios: Seleccionar la opcin si se requiera ingresar alguna observacin
Ej. Presentacin Preliminar del Libro Diario Resumido SIN corte por Tipo de Comprobante por Pgina y CON Comentarios por tipo de Documento
Importante: El Libro Oficial Diario Resumido se puede enviar a Vista Preliminar, Impresin o Excel.
3. Libro Mayor
Qu es el Libro Mayor? Este libro registra de forma resumida los valores de todas las cuentas o rubros de las transacciones del perodo respectivo. Muestra los saldos del perodo anterior, los valores del movimiento dbito y crdito del perodo respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) y por ltimo el saldo final, los cules sern la base o saldos anteriores para el perodo siguiente. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes
Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro Mayor? Al ingresar a esta opcin el sistema solicita la siguiente informacin:
Imprimir nombre de la empresa: Esta opcin se debe marcar dependiendo si en las hojas ya impresas por el numerador de libros oficiales quedo o no el Nombre de la empresa.
Seleccin: Indicar a qu nivel de cuenta contable se desea presentar el libro. Desea Impresin a Dos Lneas: Se marca esta opcin si el usuario desea que cada rubro se imprima en dos reglones
Totales: Se refiere a la forma de totalizar el informe, puede ser por Columna p Grupo.
Importante: El Libro Oficial Mayor se puede enviar a Vista Preliminar, Impresin o Excel.
Imprimir nombre de la empresa: Esta opcin se debe marcar dependiendo si en las hojas ya impresas por el numerador de libros oficiales quedo o no el Nombre de la empresa. Desea que el Informe desagregue los productos en las cuentas de Inventarios: Seleccionar de acuerdo a las necesidades del usuario, su efecto se ver reflejado en la impresin del informe solo si cuenta con el modulo de Inventarios y se han creado las correspondientes tablas y Productos Desea que el Informe se Detalle con Terceros: Aplica para las cuentas contables que en su creacin estn detalladas por Terceros Desea que el Informe desagregue los Activos: Seleccionar de acuerdo a las necesidades del usuario, su efecto se ver reflejado en la impresin del informe solo si cuenta con el modulo de Activos Fijos y se han creado las correspondientes tablas y Activos Incluye Cuentas de Resultado y de Orden: Seleccionar de acuerdo a las necesidades del usuario Desea que el Informe Desagregue los Terceros de las cuentas de Inventarios: Seleccionar de acuerdo a las necesidades del usuario, su efecto se ver reflejado en la impresin del informe solo si cuenta con el modulo de Inventarios y la cuentas contables asignadas en las tablas en su definicin estn detalladas por Terceros
Importante: Dependiendo las opciones marcadas para la presentacin de este Libro, su generacin puede demorar unos minutos dependiendo del nivel de informacin y la capacidad de la maquina
Ej. Presentacin Preliminar del Libro de Inventarios y Balance seleccionando la opcin de desagregar los productos en las cuentas de Inventarios
Ej. Presentacin en Excel del Libro de Inventarios y Balance detallado por Terceros
Importante: El Libro Oficial de Inventarios y Balance se puede enviar a Vista Preliminar, Impresin o Excel.
Qu es el Libro nico Oficial? Este libro permite ver detalladamente por cuenta contable al mximo nivel (subauxiliar) del programa cual es su saldo anterior, movimiento debito y crdito y el saldo actual. Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro nico Oficial? Al ingresar a esta opcin el sistema solicita la siguiente informacin:
Rango de Das: Para la generacin de este Libro el sistema solo solicita el periodo contable por el cual se quiere presentar (mes/da)
Importante: El Libro nico Oficial se puede enviar a Vista Preliminar, Impresin o Excel.
6. Libro de Ventas
Qu es el Libro de Ventas? Este Libro permite conocer toda la facturacin realizada por el ente econmico, dentro de un rango de tiempo, en el que muestra el detalle de cada una de las facturas de venta (Documentos Tipo F) realizadas, cuales son las operaciones gravadas y cuales son exentas del impuesto a las ventas Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro de Ventas? Al ingresar a esta opcin el sistema solicita la siguiente informacin:
Rango de Mes y Da: Para la generacin de este Libro el sistema solo solicita el periodo contable por el cual se quiere presentar (mes/da)
Cuentas de IVA: Asignar el rango de cuentas de IVA, utilizadas UNICAMENTE en los Documentos Tipo C - Notas Crdito y/o Documentos Tipo D - Notas Debito que no afecten o estn parametrizadas en los Documentos Tipo F Factura de Venta.
Importante: Es muy importante asignar estas cuentas contables si fueron utilizadas en los documentos Tipo D y Tipo C y NO utilizadas en los documentos Tipo F; de no hacerse aparecer el Libro de ventas en la columna de exentos valores cuando no deben mostrar cifras.
Cuentas Contado: En esta pantalla se deben colocar las cuentas contables como los solicita el mensaje; de igual forma se debe digitar el rango de cuentas contables Detalladas como Retencin utilizadas UNICAMENTE en los Documentos Tipo C y Tipo D (notas crdito y debito), los cuales aparecern en el informe como descuentos
Importante: Tambin se pueden asociar las cuentas contables por cobrar (130000), pero cuando no se tiene el modulo, por que estas NO deben estar Detalladas Por Cobrar
Importante: Se deben colocar all este rango de cuentas para que la informacin tomada de las facturas sea correcta, de lo contrario, aparecer ceros la columna de grabados y exentos.
Cuentas de Cargos (GRAVADAS EXCENTAS): Se asignan UNICAMENTE los rangos de cuentas contables utilizados para cargos gravados y exentos, que se hayan utilizado en las facturas de venta. Estos cargos son los parametrizados en la definicin del documento factura de venta, en la pantalla de descuentos y cargos (Son los dos primeros cargos, pues generalmente el tercero, se utiliza para el manejo del IVA).
Importante: Se deben colocar all este rango de cuentas, de no colocarse, en las columnas de gravado o exento cambiara el valor respecto al valor de la factura de venta.
Desea el informe con Rompimientos por comprobante: Marcar si se desea que cada Tipo de Comprobante se imprima en hojas diferentes
7. Libro de Compras
Qu es el Libro de Compras? Este Libro permite conocer todas las compras realizadas por el ente econmico, dentro de un rango de tiempo, en el que muestra el detalle de cada una de las compras (Documentos Tipo P) realizadas, cuales son las operaciones gravadas y cuales son exentas del impuesto a las ventas pagado
Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro de Compras? Al ingresar a esta opcin el sistema solicita la siguiente informacin:
Rango de Fechas: Para la generacin de este Libro el sistema solo solicita el periodo contable por el cual se quiere presentar (da/mes)
Cuentas IVA: Se refiere a la utilizada en el Documento de Compras Tipo - P, esta es la cuenta que se parametrizado en la definicin del documento. El sistema permite seleccionar varios rangos de cuentas
Importante: Es muy importante asignar estas cuentas contables de no colocar un rango de cuentas el sistema en el informe refleja valores inconsistentes en las columnas de valor neto y valor de IVA.
Cuentas Contado: Digitar los rangos de cuentas contables de contado que fueron afectadas en el momento de la elaboracin del Documento Tipo P Compras, (generalmente corresponde a la cuenta de caja).
Importante: Tambin se pueden asociar las cuentas contables por pagar (220000), pero cuando no se tiene el modulo, por que estas NO deben estar Detalladas Por Pagar
Importante: En caso de NO colocar este rango de cuentas y los Documentos Tipo P hayan sido afectados por ella, la informacin que se refleje el informe en la columna de Valor Neto no corresponder al Valor Grabado Real
Cuentas que NO se desena incluir en el Informe: Se asignan las cuentas que por necesidades o caracteristicas del usuario no desea visualizar o presentar
Comprobantes Tipo L: Seleccionar los documentos Tipo L, que segn necesidades especificas de la empresa se deben tener en cuenta en la presentacion del Libro
Importante: La columna de valor neto no est diseada para mostrar valores gravados o exentos, solo para mostrar el valor bruto menos descuentos, no se debe comparar contra el libro oficial de ventas
Importante: El Libro de Compras se puede enviar a Vista Preliminar, Impresin o Excel. Libro Auxiliar
Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro de Compras? Al ingresar a esta opcin el sistema solicita la siguiente informacin:
Rango de Fechas: Para la impresin de este Libro el sistema solo solicita el periodo contable por el cual se quiere generar (mes/da) inicial y final
Rango de Cuentas: Se puede seleccionar de solo un bloque de cuentas contables o de todas las creadas pasando lo espacios con enter Rango De Terceros: Se puede seleccionar de solo un bloque de Nit o de todos los creados pasando lo espacios con enter Sucursales: Aplica cuando los terceros las manejan, se puede generar de solo un grupo de sucursales o de todas las creadas pasando lo espacios con enter
Seleccin (Todas las Cuentas / Solo Cuentas de Terceros) Totaliza por Tercero Imprime Cuentas que tiene Saldo Anterior pero no Movimiento en el Ao Imprime Terceros que Tiene Saldo Anterior pero no Movimiento en el Rango
Los anteriores tems se marcan o no de acuerdo a las necesidades o al tipo de informacin que requiera generar el usuario en el periodo o rango de fechas sealado
Imprime Detalle a: Una Lnea: Corresponde a la forma de impresin y al marcar esta opcin, la impresin se genera de la siguiente manera:
Doble Lnea: Corresponde a la forma de impresin y al marcar esta opcin, la impresin se genera de la siguiente manera:
Ej. Presentacin en Excel del Libro Auxiliar por Tercero con solo cuentas Detalladas por Tercero
Importante: El Libro Auxiliar por Tercero se puede enviar a Vista Preliminar, Impresin o Excel; con o sin el cdigo de la cuenta contable