lhe dar uma viso geral do cargo, em termos de objetivos e responsabilidades.

Em alguns casos, um histrico sucinto de como vem evoluindo o cargo nos I - ENTREVISTA PARA DESCRIO DE CARGO ltimos anos pode ser esclarecedor. Voc pode Exigncias da tarefa perguntar, por exemplo, que tipo de modificaes Para o melhor entendimento de como funcionam os importantes ocorreram nas atribuies, nos objetivos, sistemas de informaes e os processos gerenciais nas condies de trabalho, no organograma, nas da empresa, o entrevistador dever processar muitas responsabilidades do cargo? informaes e resumi-las a um volume gerencivel Perguntas tpicas para iniciar e desenvolver a de dados relevantes. entrevista: Para preparar boas descries de cargo, necessrio o entendimento dos inter-relacionamentos importantes entre as diversas reas da empresa. Esse entendimento permitir fazer anlises dos processos gerenciais e como eles interferem na maneira como cada rea est organizada, em termos de estrutura de cargos. Precisamos manter a mente aberta para assimilar e processar informaes que no se conformam com as nossas expectativas. necessrio captar no s o que est explcito, mas tambm o que est implcito nas declaraes das pessoas que estamos entrevistando para elaborar descries de cargo. A entrevista uma das formas de coleta de dados com maior potencial para refletir de maneira fidedigna a realidade da empresa. Tanto o entrevistador quanto o entrevistado tm oportunidades de refletir sobre o cargo de uma forma sistemtica. A entrevista levanta pontos e questes que normalmente passam despercebidos no dia-a-dia da empresa. Um entrevistador preparado poder levantar questes importantes, tanto para a descrio do cargo como para o aprimoramento da estrutura organizacional e seu funcionamento, considerando os objetivos e estratgias da empresa. Experincia prvia do entrevistador Qual o objetivo central que o seu cargo deve alcanar? Quais so as principais atividades que voc dirige, supervisiona ou controla? (Esta pergunta pode gerar muitas outras. Pode tomar algum tempo para cobrir todas as atribuies do cargo). Qual a participao do seu cargo na definio de polticas, objetivos, normas e procedimentos para sua rea? Como so estabelecidos os objetivos e metas de curto/longo prazos para o seu cargo? Como feito o planejamento, o acompanhamento e as correes dos planos e objetivos do seu trabalho? Como voc planeja, acompanha, controla e avalia o resultado do trabalho dos membros da sua equipe? Quais as principais complexidades do seu cargo? Quais os principais desafios do seu cargo? Voc poderia dar uns dois ou trs exemplos de objetivos que sejam desafiantes porm no impossveis? Que tipos de obstculos ou de oportunidades exigem o mximo de sua habilidade para atingir seus objetivos?

ENTREVISTA E O PROCESSO DE DESCRIO DE CARGOS

Qual a autonomia do seu cargo em relao a movimentao de pessoal, mudanas na O entrevistador pode utilizar seu conhecimento organizao, mudanas em cargos da sua rea, prvio sobre determinados cargos para facilitar o mtodos de trabalho etc.? processo de anlise e descrio de cargo. Essa experincia no elimina a necessidade de validar Qual a autonomia do seu cargo em relao a suas informaes junto ao ocupante do cargo ou aos despesas, investimentos? superiores deste. Qual a autonomia do cargo em relao a formao de Lista de verificao para entrevistas com gerentes, sua equipe (seleo, treinamento, desenvolvimento etc.)? coordenadores, supervisores Para melhor conhecimento de cada rea da empresa, interessante comear as descries de cargo pelos cargos de gerncia. Quando o entrevistador tem um conhecimento global de cada rea, a descrio dos demais cargos torna-se mais fcil. Como o seu superior pode saber se voc est tendo um desempenho satisfatrio em relao aos objetivos estabelecidos para o seu cargo? Quais os principais objetivos que poderiam ser tomados como representativos para o seu cargo?

Exemplos de perguntas genricas para cargos de Qual a medida (quantitativa ou qualitativa) poderia Gerncia/Coordenao/Superviso ser utilizada para descrever ou medir o seu Voc pode pedir inicialmente ao entrevistado para desempenho?
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Exemplos de perguntas especficas por rea de Existe alguma situao de sazonalidade para venda atuao de algum produto? Que circunstncias de mercado podem beneficiar ou prejudicar as vendas? rea de Recursos Humanos Como so determinados os preos? Quem pode Quais as caractersticas relevantes da fora de alterar listas de preos e dar descontos? trabalho utilizada pela empresa? Como so determinadas as margens de lucro? Quais as responsabilidades e autonomia do cargo em relao s polticas, normas, ou procedimentos, no Como o recrutamento das equipes de vendas? que se refere a: proporcionado treinamento especfico para o - recrutamento e seleo; pessoal novo na rea? - administrao salarial; - treinamento e desenvolvimento; - movimentao de pessoal em geral; - assistncia e servios a funcionrios. Como so desenvolvidos os incentivos para as equipes de vendas? Como feito o acompanhamento sobre o progresso e resultado dos trabalhos das equipes?

Que tipos de relatrios, anlises, previses so feitos? Existe algum tipo de planejamento de longo prazo de rea de Compras / Suprimentos que o cargo participe? Quais as caractersticas dos produtos comprados? Como feito o recrutamento e seleo de pessoal? Como so classificados os materiais comprados Como so integrados os novos funcionrios? (matria-prima, material de embalagem, material Como so administrados os salrios de cada nvel da improdutivo etc.)? organizao? Que informaes de mercado so Quantos fornecedores existem em mdia para os utilizadas? principais itens comprados? Existem sistemas formais para administrao de Como feito o planejamento de compras? Qual a cargos e salrios? Como funcionam? participao das demais reas da empresa nesse Como funciona o programa de treinamento e processo? desenvolvimento de recursos humanos? feito Como so selecionados os fornecedores? algum planejamento? Como so especificados os produtos a serem Existe um plano/programa de promoes ou comprados? Qual o papel de outras reas da sucesses? Como funciona? empresa nesse aspecto? Existe uma poltica de aumentos por mrito? Como Como so desenvolvidos novos fornecedores? funciona? Quais as autonomias para negociao de preos, Existe um programa de avaliao de desempenho? prazos, etc.? Como funciona? Como so controlados os estoques? Existe uma Como funcionam os procedimentos para poltica definida? desligamento de funcionrios? Como so tratadas as situaes de contingncia rea de Vendas (mudanas bruscas em programas de produo, Como organizada a rea de vendas a nvel perspectiva de falta de mercadoria no mercado, aumentos extraordinrios de preos etc.)? nacional/ regional/local? Existem itens importados? Como so feitas essas compras e em interao com quais reas da Quais os produtos vendidos e seus principais empresa? concorrentes? rea Financeira Qual a situao da empresa em termos de Qual a principal preocupao do cargo com relao participao de mercado? s finanas da empresa? Como feito o plano de vendas? Como so Como feito o planejamento financeiro? Quais os estabelecidos os objetivos? seus objetivos de curto/mdio/longo prazos? Como e quando so feitas campanhas/promoes de Como feito o cash-flow e qual o seu objetivo? vendas? Quais so as principais regies atendidas?
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Como a empresa capta, aloca, aplica recursos Como o seu cargo contribui para a definio dos financeiros? A empresa tipicamente geradora ou planos e programas de publicidade? tomadora de recursos financeiros? Qual a sua participao no planejamento e execuo Qual a participao do cargo na elaborao de de campanhas publicitrias? oramentos anuais, envolvendo despesas, receitas, Como decidida a utilizao das mdias? investimentos etc.? Como so estabelecidos os oramentos para Qual a poltica de relacionamento bancrio e o papel publicidade e como feita sua administrao? do cargo na sua definio/execuo? rea Jurdica Como feita a projeo de cenrios econmicos, envolvendo estimativas de inflao, cmbio, juros Qual a natureza dos assuntos legais sob responsabilidade do seu cargo? (por exemplo, etc.? trabalhista, tributrio, societrio, comercial etc.) Existem situaes de contingncias? Quais as Quando a rea jurdica acionada e como se d sua decises que o cargo deve tomar nessas situaes? interveno? Que tipos de relatrios, anlises, avaliaes o cargo Qual o papel do cargo na fase anterior a uma ao deve preparar? judicial? Existem negociaes com as partes Qual a interao do cargo com outras reas envolvidas? correlatas, tais como Contabilidade, Controladoria, Por que e como acontece um processo judicial? Auditoria etc. Como funciona a Tesouraria, no que se refere a Quando e por que uma pendncia legal entra na fase contenciosa? Contas a Pagar, Contas a Receber etc.? Qual a poltica e como funciona a concesso de Como so analisados os aspectos envolvidos numa questo legal? crdito a clientes? financeiros

Qual a interao do cargo com outras reas da Como so definidos os acordos sobre processos? Em que fases do processo esses acordos podem empresa? acontecer? Como so definidas as questes sobre rea de Marketing valores de indenizaes a pagar ou a receber? Produto/Mercado Qual o volume de recursos envolvidos em aes Como se posicionam os produtos/servios da judiciais (anualmente, por exemplo)? empresa no mercado? Que tipo de assistncia o cargo presta a outras reas Qual a participao da empresa no mercado por linha da empresa? de produto? Que tipos de restries, ameaas, oportunidades Que tipo de concorrncia existe? existem no contexto de atuao da empresa que podem influenciar os resultados do seu trabalho? Quais so os principais clientes/consumidores/usurios dos produtos/servios reas de Controladoria e Contabilidade da empresa? Como so definidos os sistemas, normas e So utilizadas pesquisas de mercado? procedimentos contbeis? Como e por que meio so registrados os eventos contbeis? Qual o papel do seu cargo no desenvolvimento ou lanamento de um novo produto? Qual o papel do cargo na elaborao de oramentos, previses, planos econmico-financeiros? Como so estabelecidos os objetivos de crescimento, participao de mercado, posicionamento de Que tipo de feedback o cargo fornece a outras reas produtos e como so feitos os planos e programas da empresa em relao a anlises sobre despesas, para consecuo desses objetivos? receitas, custos, investimentos? Qual o potencial dos mercados onde a empresa atua? Como feito o planejamento tributrio e qual a influncia que o seu cargo exerce sobre sua Que outras restries, ameaas, ou oportunidades execuo? existem no mercado? Que influncia o seu cargo exerce sobre questes Publicidade/Propaganda legais, envolvendo as diversas atividades da Qual o grau de utilizao de publicidade e seu efeito empresa? sobre as vendas?
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Que tipo de assistncia legal o cargo recebe? Quem Qual a responsabilidade do cargo no processo de fornece essa assistncia? definio do volume de produo? Que tipos de anlises e controles voc supervisiona e Como feita a previso e planejamento do volume e como voc pode contribuir para os resultados? (Por tipos de produtos a ser fabricados? exemplo, controles de contas a pagar, contas a O tipo de material utilizado na produo exige algum receber, de estoques etc.) conhecimento ou habilidade especial para exercer as Existe uma auditoria interna? So utilizados auditores funes do cargo? externos? Qual o escopo dessas auditorias e como o Como feito o controle dos estoques de matriascargo interage com os auditores? primas e outros materiais? E dos produtos acabados Qual a autonomia ou responsabilidade do cargo em ou em processo? relao a alteraes nas normas e procedimentos Como administrado o fluxo dos produtos aps a contbeis? A empresa Matriz? fase de produo? O cargo exerce influncia em decises gerenciais Quando e como o seu cargo precisa interagir com o envolvendo investimentos, ou projetos de outros com o gerente geral de produo? departamentos (nos aspectos financeiros)? Linha de Produo rea de Engenharia Quais os principais nmeros relacionados com a Instalaes: atividade produtiva (quantidades, custos de produo Voc poderia me dar uma viso geral sucinta das etc.)?. instalaes? Quais as principais caractersticas dos produtos Qual o grau de sofisticao tecnolgica das fabricados? instalaes? Quais os objetivos e responsabilidades do seu cargo Como so feitas as modificaes em instalaes e em relao ao planejamento e controle da produo? como ocorrem esses processos? Como o seu cargo pode contribuir para melhorar a Quais os objetivos das modificaes? produtividade das linhas de produo? Qual a sua participao nos planos para expanso da Como feito o planejamento da manuteno das capacidade instalada? instalaes? Como o seu cargo interage com os demais Qual a sua autonomia em relao s principais departamentos da rea industrial? Quais os objetivos normas e procedimentos da rea de produo? dessas interaes? Quais as principais decises que voc precisa tomar Qual o impacto que o seu cargo exerce sobre a durante o processo produtivo? qualidade final dos produtos? Como feito o controle das horas trabalhadas pelo Processos: pessoal de produo? Qual a influncia da engenharia nos processos de Como feito o controle da produo? produo? Como feito o controle da qualidade? O seu cargo tem autonomia para modificar processos Quais as suas responsabilidades em relao na rea industrial? administrao de pessoal (contratao de pessoal, Qual a complexidade tecnologia empregada no definio de salrios, aumentos de mrito, processo produtivo? promoes, prmios, programas de incentivos etc.)? Qual a sua participao nos planos de atualizao rea de Pesquisa e Desenvolvimento tecnolgica, aumento de capacidade produtiva etc.? Como so feitos os planos para desenvolvimento de Qual a relao que o cargo tem com a medio e/ou novos produtos? avaliao do resultado final do processo produtivo? Qual o principal enfoque da pesquisa na empresa? Qual o impacto que o seu cargo exerce sobre a Desenvolver novas tecnologias? Desenvolver qualidade final dos produtos? aplicao de tecnologias a novos produtos? Adaptaes e aperfeioamentos dos produtos rea de Produo existentes? Planejamento e Controle da Produo Qual o ciclo de desenvolvimento de um novo
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produto? Quais desenvolvimento?

de de cargo existentes. uma oportunidade para cada departamento ou rea da empresa refletir sobre seus objetivos e sobre o que est sendo feito, e de que Que interaes o cargo tem com outras reas da forma, para a consecuo dessas metas. empresa no desenvolvimento dos seus projetos? III - FORMATO DA DESCRIO DE CARGO Como so analisados e testados os produtos em desenvolvimento? Para os cargos de liderana, coordenao ou equivalentes, a descrio de cargo podem conter os Quais as polticas e objetivos relacionando custos a seguintes tpicos: caractersticas do produto? - identificao Quem pode sugerir alteraes de produtos ou novos produtos para desenvolvimento? De onde vem o - misso do cargo ou funo bsica principal "feedback" para a rea de pesquisa e - principais responsabilidades desenvolvimento? Opcionalmente, outros tpicos podero ser includos, Como so feitos os aperfeioamentos nos processos como, por exemplo: de produo? Qual a interao de P&D com a linha - principais desafios/complexidades; de produo? II - O PROCESSO DE DESCRIO DE CARGOS - posio na estrutura organizacional;

suas

fases

tempo

O processo de anlise e descrio de cargos visa a -relacionamentos internos e externos. levantar as informaes sobre as diversas atividades Para os cargos administrativos/operacionais, a e tarefas que constituem o conjunto de descrio de cargo basicamente contem os mesmos responsabilidades de cada cargo dentro da empresa. tpicos, apenas com um enfoque voltado para as Primeira verso da descrio: cargos de Gerncia, caractersticas dessas funes. No final deste manual so mostrados modelos de instrues para Coordenao, Superviso preenchimento de formulrios para descrio de Os ocupantes destes cargos podem fazer suas cargos Administrativos e Operacionais e para cargos prprias descries de cargo, aps um treinamento Tcnicos, Especializados e Gerenciais. Veja tambm especial numa reunio de cerca de uma hora. Os um modelo de formulrio para descrio de cargos. modelos de instrues para preenchimento dos formulrios de descrio de cargo apresentados Como ou Como Deve Ser o Cargo? neste manual contm informaes que servem para Dentro de um enfoque mais dinmico, a preocupao elaborar o roteiro desse treinamento. deve ser com a maneira como o cargo deve ser hoje, A reviso dessas descries tradicionalmente feita considerando tambm uma perspectiva de mdio / por um analista de cargos, numa entrevista individual longo prazo. Quem d a contribuio no "o cargo", mas o ocupante do cargo. A pessoa que est no com cada ocupante de cargo. cargo, mediante sua forma de atuao, pode dar Primeira verso da descrio: cargos contribuies importantes para melhorar o "desenho" Administrativos / Operacionais do cargo. O procedimento para as descries desses cargos IV - REDAO DAS DESCRIES DE CARGO basicamente o mesmo, quando os ocupantes dos cargos tenham o mnimo de habilidade para O que enfatizar conforme o tipo de cargo escrever. Casa haja problemas para escrever, as Cargos administrativos descries podem ser feitas pelo chefe imediato. Nestes cargos a nfase recai em tarefas. Procure A reviso dessas descries deve ser feita da mesma analisar: forma que a dos cargos gerenciais. - fluxo das tarefas; Caractersticas do processo de descrio de cargos - ciclo das tarefas; O processo de descrio cargos no deve ser entendido como um processo esttico, onde uma vez - tipos de controles, relatrios preparados; feitas as descries no h mais necessidade de se - periodicidade e prazos das tarefas; pensar no assunto. Muito ao contrrio, este um processo dinmico, que acompanha a prpria - relacionamentos com outras reas. dinmica das mudanas na empresa e nos cargos. Cargos operacionais Portanto, sempre ser positiva qualquer iniciativa no sentido de se atualizar e/ou melhorar as descries A nfase tambm recai em tarefas. Procure analisar:
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- tipos de operaes executadas; - fases/fluxo das tarefas; - ciclo das tarefas; - tipos de mquinas operadas; - tipos de materiais e ferramentas utilizados; - quantidade/qualidade exigidas do trabalho; - anotaes, controles da produo. Cargos tcnicos e especializados Para melhor descrever estes cargos, analise: - qual a disciplina conhecimento); principal (que campo do

As descries devem ser analisadas em reunies, de preferncia com a presena de um executivo que tenha autoridade e poder para autorizar modificaes na estrutura de cargos ou nos processos gerenciais e sistemas de informao envolvidos. A reviso das descries de cargo poder mostrar, entre outras, algumas das seguintes situaes: - tarefas "rfs": responsabilidades que ningum assume; - superposies de tarefas: tarefas feitas em dois locais diferentes, sem necessidade da duplicao de esforos; - tarefas desnecessrias: tarefas que no fazem mais sentido e que continuam a ser feitas; - outras oportunidades para melhorar sistemas e processos gerenciais.

- como funciona o processo de trabalho; - qual o ciclo das atividades; - que reas so atendidas;

O entrevistador deveria manter sempre uma linha de comunicao permanentemente aberta com todas as - qual o objetivo da prestao do servio. pessoas entrevistadas ou que responderam ao Cargos gerenciais questionrio para descrio de cargo. Todo o tempo Procure analisar as responsabilidades do cargo em que se puder gastar no contato com os ocupantes dos cargos, esclarecendo dvidas, ser relao a: extremamente produtivo em termos de credibilidade - estratgias; e aceitao das polticas de administrao salarial da empresa. - polticas; - estabelecimento de objetivos; - elaborao de planos de ao; - responsabilidades por superviso e controle; - responsabilidades por gerncia de pessoas. O texto da descrio de cargo deve ser sucinto, em estilo claro e fcil de ler A escolha das palavras e da forma de elaborao das frases numa descrio de cargo sumamente importante para facilitar a leitura e compreenso do cargo. Pense que seu objetivo facilitar o entendimento do cargo por uma pessoa que no conhea o cargo. Por exemplo, imagine diversos supervisores ou gerentes numa reunio de avaliao de cargos tentando discutir sobre os cargos das diversas reas e departamentos da empresa. Cada pessoa dever ler vrias descries de cargo num dia. Portanto as descries de cargo devero ter um texto curto, porm esclarecedor. O estilo recomendado nas instrues de preenchimento dos formulrios tem sido utilizado sem problemas por muitas empresas. V - REVISO DAS DESCRIES DE CARGO Os gerente e diretores devem analisar a verso final das descries de cargo.
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