Implantando uma Gesto orientada por processos alinhada ao Sistema de Gesto

Conceito de Processos Toda Organizao uma coleo de processos que so executados.

No existe um produto ou um servio oferecido por uma empresa sem um processo.

Nas empresas, embora no estejam documentados (mapeados) em detalhe, eles so conhecidos e executados Ex: Atender ao Pedido do Cliente

Conceito de Processos

Qualquer que seja nosso posicionamento hierrquico, ns temos um negcio dentro da empresa na qual trabalhamos
Processos o resultado da articulao de: Pessoas Instalaes Equipamentos e Outros recursos (materiais,...)

Conceito de Processos Processos so atividades logicamente relacionadas que, usando recursos do negcio, produzem resultados reais, adicionando valor a cada etapa.
Processos cruzam...

Vendas

Produo

Finanas

... fronteiras Funcionais e Organizacionais...

Estratgico Fabricante Planejamento

Distribuidor Fornecedor

Cliente

Controle

... fronteiras na Cadeia de Suprimentos

Operacional

... fronteiras Hierrquicas...

Conceito de Processos

O PROCESSO
CADEIA DE VALOR

atividades
RECEBIMENTO

atividades
PRODUO

atividades
VENDAS

atividades
EXPEDIO

FORNECEDORES

CLIENTES

INFORMAO

A atividade deve agregar valor ao processo.

Conceito de Processos Os processos e a agregao de valor: Sempre que o trabalho humano satisfaz as necessidades das pessoas, ele agrega valor. Ento... Agregar valor agregar satisfao ao seu cliente.

Os clientes s pagam por aquilo que na sua percepo tem VALOR

Conceito de Processos

Criar Valor aumentar o nmero de caractersticas do seu produto ou servio, de forma diferenciada do seu concorrente, de forma a transcender a demanda existente

criar distino em todas as esferas de atuao, oferecendo incrementos de valor em cada servio ou produto oferecido

Conceito de Processos Em geral, organizaes estruturadas por funo apresentam dificuldades de ver os vrios processos que so desenvolvidos para atender s necessidades dos Clientes

Viso de Processo Viso Funcional

Conceito de Processos Como algumas pessoas enxergam e entendem a Empresa

90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 1 Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 Trim. Leste Oeste Norte

Organograma

Estratgias

Procedimentos

Itens de Controle

...

ATIVIDADE ATIVIDADE 1 1 ATIVIDADE n ATIVIDADE 2

PROCESSO
ATIVIDADE 6

"X"

ATIVIDADE 3

ATIVIDADE ATIVIDADE 4 5

E os Processos? E as interfaces???? E as entradas e Sadas??? E as etapas dos processos??? Onde comeam e onde terminam??? Como enxergar o todo e no as partes???

Conceito de Processos Para produzir um bem ou servio necessitamos construir um processo Um processo de negcios um conjunto de trs aes: Processo de Negcio Fornecedor Cliente

Introduzir Processar

Enviar/Entregar

Viso Tradicional X Viso por Processos Preciso definir um Caminho Equilbio Desequilbio
Adquirida por modismos Sem maturidade Ultrapassadas

Processos

Tecnologia

Cliente

Desorganizados No documentados No melhorados No simplimficados

Cliente
Pessoas
No sabem o que precisam fazer No sabem como fazer No sabem a importncia do seu trabalho dentro do processo No se engajam

Cria Valor

Gera Custos

Viso Tradicional X Viso por Processos Sistema de trabalho que exige novas habilidades, maior autonomia e compartilhamento de responsabilidade; Sistema gerencial descentralizado estimulando a cooperao e comunicao direta; Promove o trabalho em equipe, avaliando os resultados pelos resultados da equipe (fim do individualismo); As decises so baseadas nas necessidades dos clientes; Quebra do paradigma da viso por funo, passando para a viso do todo. GESTO POR PROCESSOS UMA MUDANA CULTURAL!

Principais Etapas da Gesto por Processos Criando um Sistema

Tratar as Anomalias

Melhorar
Mapeie as falhas dos processos Registre e trate Defina prioridades Defina Objetivos e Metas Mensure-os Audite-os

Controlar

Padronizar

Crie Padres de Trabalho, defina os requisitos do cliente (Interno e Externo)

Definir Processos

Entenda seus processos Faa um mapeamento atravs de fluxos

O PDCA na melhoria de processos empresariais.

Principais Etapas da Gesto por Processos 1 - Definir o Processo

PROCESSO
SUB PROCESSO

ATIVIDADE

ATIVIDADE

ATIVIDADE

ATIVIDADE

TAREFAS

Principais Etapas da Gesto por Processos Mapeamento do Processo

Desenvolvimento de Prottipo
Relacionamento com o Cliente Produo

Planejar P & D

Desenvolver Prottipo
2 3

Desenvolver Lote Piloto

2 3

Desenvolver Lote Comercial

Aquisio

Principais Etapas da Gesto por Processos 2 - Padronize

PROCESSO
SUB PROCESSO

Manuais

Procedimentos

ATIVIDADE

ATIVIDADE

ATIVIDADE

ATIVIDADE

Instrues de Trabalho

TAREFAS

Descrio de funo Matriz de habilidades Mapa de Competncias

Principais Etapas da Gesto por Processos O PDCA Melhorar

Manter

Principais Etapas da Gesto por Processos 3- Controle Estabelea itens de Controle para medir seu processo Por Tipo
5 Dimenses: Qualidade Custo Entrega Segurana Moral BSC: Financeiro Mercado Processos Aprendizado e Crescimento

Por Importncia
Estratgico Ttico - Operacional

Principais Etapas da Gesto por Processos 3- Controle

Mensure os custos do seu processo 1. Custos de Controle

Custos de Preveno Investimentos para evitar custos Custos de Avaliao inspees, testes de insumos, calibrao, aferio

2. Custos de Falha de Controle

Custos de Falha Interna defeitos verificados antes do produto ser entregue Custos de Falha Externa defeitos encontrados aps o produto

Principais Etapas da Gesto por Processos 4 - Trate as Anomalias Defina ocorrncias prioritrias Produto fora de especificao Paradas de equipamentos Reclamaes de Clientes Perdas maior que XX Trate as ocorrncias prioritrias
Ferramentas de anlise de dados: Folha de Verificao, Histogramas, Pareto, FMEA (Failure Mode and Effect Analysis), Fluxogramas, Cartas de Controle, Diagrama de Disperso Ferramentas de Gerao de Idia: Brainstorming, Causa e Efeito, Mapa de Raciocnio, Diagrama de afinidades Ferramentas de Tomada de Deciso: Matriz de Priorizao, GUT

Melhorar

Principais Etapas da Gesto por Processos 5- Melhorar Melhorar

Melhoria Contnua, Aprendizado, Kaizen, etc... Como implantar de forma sistemtica???? Definindo correlaes entre o mtodo e o resultado Causa
Programa de treinamento

Efeito
Melhorar o desempenho Dos empregados

Matriz de Habilidades

Medir o resultado, analisar e acompanhar

Mudanas Significativas O que esperar da Gesto por Processos?

Identificao de Pontos Crticos Eliminao de Situaes de Retrabalho Construo da Memria Organizacional

Clarificao das Operaes e das Responsabilidades

Monitoramento de Indicadores de desempenho Maior Agilidade nos Processos

Eliminar Gargalos e Entraves do Processo

Reduo de Custos

Mudanas Significativas A arte de enxergar a floresta e no s as rvores

A Quinta Disciplina

Pensamento Sistmico Domnio Pessoal Modelos mentais Viso Compartilhada Aprendizagem em Equipe Peter Senger

Desafios da Gesto por Processos Preparar a cultura da organizao para mudanas, culminando na necessidade de se ter recursos humanos muito mais analticos do que operacionais ....

Recursos Humanos Tecnologia da Informao Documentao Estratgia

Integrao e uso da GP e os requisitos normativos

Viso Misso
Integrando a GP

Valores Estratgias Processos

Requisitos Normativos

Documentao

Legislao

TI

RH

Controle

Integrao e uso da GP e os requisitos normativos

Mapa de Processos

Matriz de Aspectos e Impactos

Matriz de Perigos e Danos

Requisitos que afetam a qualidade

Integrao e uso da GP e os requisitos normativos

Critrio 7 Processos

Processos de Produto Processos de Apoio De Fornecedores Financeiro

Requisitos, Padro, Controle e Melhoria

Integrao e uso da GP e os requisitos normativos Classificao dos Processos Primrios ou Chave

Esto ligados diretamente produo do produto que a organizao tem por objetivo disponibilizar para seus clientes. Corresponde ao conjunto de atividades realizadas para projetar, produzir, comercializar e disponibilizar produtos e servios a clientes. Representam a relao da empresa com o meio externo.

Suporte ou de Apoio
So todos os processos que suportam os processos primrios, dando-lhes apoio para que possam existir. Esto voltados administrao de recursos.

Integrao e uso da GP e os requisitos normativos Classificao dos Processos Gerenciais

So centrados nos gerentes e nas suas relaes. Incluem aes de medio e ajuste do desenvolvimento da organizao.

Integrao e uso da GP e os requisitos normativos MODELO DE SGQ BASEADO EM PROCESSO

MELHORIA CONTNUA DO SISTEMA DE GESTO DA QUALIDADE

C L I E N T E

RESPONSABILIDADE DA direo
R E Q U I S I T O S ENTRADA S A T I S F A O

GESTO DE RECURSOS

MEDIO, ANLISE E MELHORIA

REALIZAO DO PRODUTO

PRODUTO/ SERVIO

C L I E N T E

SADA

ISO-9000:2000

Metodologia Como usar a GP no dia-a-dia

Gesto por Processos

Fornecedor

Cliente

Documentao

Treinamento

Indicadores Controle

Auditorias

Integrao e uso da GP e os requisitos normativos Como usar a GP no dia-a-dia

Avaliao de Desempenho Cliente x Fornecedor

Sistema de Indicadores

A importncia de medir o desempenho dos Processos Influncia na cultura de organizao: resultado como prioridade Clareza e alinhamento do pensamento: senso de importncia Linguagem comum Maior capacidade de ao e reao

Sistema de Indicadores

O Sistema de Indicadores e a GP

- Viso integrada da organizao

- O Sistema de indicadores deve refletir a lgica dos processos - Incorporao por todos os nveis - Conseqncias claras do desempenho

Sistema de Indicadores

Cuidados com o Sistema de medio

Medir muitos indicadores, sem estabelecer a prioridade e a hierarquia; Medir apenas para controle das metas em vez de enfoque na melhoria; Medir para cortar custos, em vez de melhorar o desempenho e a qualidade;

Concluso

Criao de uma dinmica de melhoria contnua permitindo ganhos significativos s empresas em termos de desempenho, eficincia e eficcia.