En materia archivstica, primeramente se clasifica, este proceso es necesario para organizar y tratar la documentacin administrativa bajo criterios y mtodos

uniformes. Etimolgicamente clasificar procede del latn classis y facere, hacer clases (Real Academia Espaola, 1984: 25) y la clasificacin como: accin de dividir un conjunto de cosas en clases (Moliner, 1988: 643), entendiendo como clases aquellos grupos o divisiones que resultan de repartir o suponer repartidos los elementos de un conjunto, uniendo los que tienen el mismo valor o ciertas caractersticas comunes. En Archivologa, sin embargo, la perspectiva cobra un sentido matizado. El conjunto sera el fondo documental, los documentos los elementos que lo forman, y las series y secciones los grupos o clases en que cada documento se distribuye. La clasificacin es el primer paso del proceso de organizacin que consiste en el establecimiento de categoras o grupos que reflejan la estructura jerrquica del fondo. En efecto, la clasificacin es una operacin intelectual que consiste en agrupar la documentacin por conceptos o categoras dentro de una estructura jerrquica y lgica. Este proceso termina cuando se conforman los grupos o clases. Luego de la clasificacin se inicia la ordenacin. Ordenar es unir un conjunto de elementos relacionados uno con otro de acuerdo con una unidad establecida de antemano (Heredia, 1993: 54) La ordenacin es una operacin archivstica que determina la

disposicin fsica de los fondos, reproduciendo los criterios por los cuales se van a ordenar, seleccionando algunas de las propiedades de los documentos que permita establecer alguna secuencia entre ellos. En la siguiente figura propuesta por Jimnez se esquematiza una tipologa de ordenacin: Figura N 8 Tipos de ordenacin

Fuente: Jimnez (2003) Como se observa en la figura n 9 existen tres tipos de sistemas de ordenacin: numricos, alfabticos y mixtos.
El sistema de ordenacin numrico, quizs el ms fcil de realizar,

consiste

en

disponer

los

documentos

en

forma

consecutiva,

progresivamente, obedeciendo a la numeracin que los identifica. Este sistema puede dividirse en simple o cronolgico; la ordenacin simple dispone los documentos en forma consecutiva, siguiendo la numeracin que los identifica, mientras que, la ordenacin cronolgica respeta el orden en que fue producido, ao, mes y da. (Jimnez, 2003).
El sistema de ordenacin alfabtico, permite ubicar los documentos por

las letras del alfabeto (A Z) y pueden ser: Onomstico, toponmico o geogrfico y temtico. El onomstico es utilizado por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, como las historias mdicas. Se toman en cuenta el primer apellido, segundo apellido y el nombre. El Toponmico (o alfabtico-geogrfico) se ordena la serie En la ordenacin documental alfabticamente por nombres de lugares, se ajusta a las necesidades de la documentacin administrativa. temtica se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido, este sistema tambin se ajusta a la documentacin administrativa (Jimnez, 2003).

 Los sistemas de ordenacin mixtos combinan el alfabtico con el

numrico cronolgico, se le denomina alfanumricos. (Jimnez, 2003) El proceso que le sigue a la ordenacin es la descripcin, esta se define, como el medio utilizado por el archivero para obtener la informacin contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados... La descripcin persigue dos objetivos: dar informacin a los dems y facilitar el control al archivero". (Heredia, 1993: 267). Para Cruz (1992) el objetivo de esta labor es hacer accesibles eficazmente los fondos documentalesconstituye la parte culminante del trabajo archivstico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia documentacin: informar." (Cruz, 1992: 98) En efecto, la descripcin es el proceso que permite el acceso a la informacin, sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as como, su contexto y la institucin que los ha producido. Para describir un archivo se pueden utilizar varios instrumentos, entre ellos est el cuadro de clasificacin, el cual es definido como el primer instrumento de descripcin de un archivo y el que permite una visualizacin conjunta de los fondos, la relaciones jerrquicas entre los grupo, as como de la institucin y de la actividad que desarrolla (Moratalla, 2004: 263).Tambin existen otros instrumentos que describen el archivo, como las guas, inventarios y los catlogos. Las guas informan de manera general sobre la documentacin del archivo, suministra informacin general, exacta y concisa sobre la totalidad del fondo, servicios que presta el archivo, horario de apertura y cierre, etc. Estn dirigidas principalmente a los usuarios y pueden ser voluminosas en cuanto a su nmero de pagina o pueden ser simplemente un trptico (Ruiz, 1995).el inventario en cambio describe las unidades que componen las series documentales, dispuestas segn el orden que tienen en el cuadro de clasificacin y reproduciendo su estructura (Cruz, 1995: 100) por ello son de utilidad para conocer los documentos que integran una serie

El catalogo por su parte, describe unidades simples como son las cartas, ordenanzas, poder, plano, etc., o complejas como los expedientes y dossiers; en ellos se invierten cantidad significativa de tiempo y revelan muy poca informacin indican datos de localizacin, caracteres internos (fecha, lugar, resumen, y forma del documento) y caracteres externos ( soporte, formato, numero de hojas, numero de documentos, tamao, idioma, tipo de letra, sello, nmero de expediente y estado de conservacin) (Ruiz, 1995). Otro proceso necesario e importante en la archivstica es el expurgo, esta tarea resulta precisa debido a la cantidad de informacin que se genera en la actualidad, cualquier pas desarrollado produce en un ao ms documentacin que la conservada durante siglos de su historia. La nica solucin es reducir a un tamao razonable el volumen conservado. Para conseguirlo, las distintas administraciones vienen poniendo en marcha en las ltimas dcadas planes controlados de expurgo, a fin de conservar la mnima cantidad posible documentos. Cruz (1999) la define como aquella fase destinada a descubrir, apreciar los valores inherentes al los documentos. La valoracin se hace sobre la base de un conocimiento general de toda la documentacin de una entidad, se estudian las series documentales una por una: su origen funcional, la naturaleza de los actos que recoge, la tipologa documental, el valor que han tenido o puedan conservar en adelante para la entidad que los ha creado, o el que puedan ofrecer para su propia historia, para la investigacin en general y para la difusin cultura. Gonzlez (2002) agrega que est tarea, consiste en la separacin de los documentos que merecen ser conservado de modo indefinido, por su inters histrico, de aquellos otros, que por no ser de tal inters estn prximos a ser eliminados; esta labor conlleva una gran responsabilidad dado que el documento, una vez destruido no podr ser recuperado, pero si por falta de decisin no se destruye lo intil, el cmulo de informacin se har tan grande que dificultara la bsqueda de lo verdaderamente til.

En conclusin la accin de expurgar es la operacin que consiste en la seleccin de los documentos que van a destruirse, a fin de que solo aqullos que renen las condiciones de testimonio e informacin alcancen su tercera edad, es decir, pasen a los archivos histricos para su conservacin perenne en ellos, como piezas valiosas de patrimonio documental, o sirvan de apoyo a la investigacin.
a. Anlisis de contenido:

Para expresar el contenido de los documentos son necesarios dos procedimientos: la indizacin y la tcnica de resumir. Son procesos intelectuales donde intervienen: indizador, documento y usuario. La operacin de indizar permite definir el contenido de un documento mediante un conjunto de conceptos que especifican el tema o temas que desarrollan el documento. La ISO 5963 (1985), define la indizacin como una operacin destinada a representar los resultados del anlisis de un documento o de una parte del mismo, a travs de trminos, palabras clave o descriptores, procedentes de un lenguaje natural o un lenguaje documental, para facilitar la recuperacin, se extraen del documento original o de su resumen y deben ser siempre sustantivos o expresiones sustantivas. Por otra parte, el resumen segn la ISO 5963 (1985), se define como una representacin abreviada y precisa del contenido del documento, recoge las ideas principales del texto, sin interpretacin crtica y sin mencin expresa del autor del resumen.