GD PPD Mfap

PLANO DE PRESERVAO DIGITAL
MINISTRIO DAS FINANAS E DA ADMINISTRAO PBLICA Secretaria-Geral

Julho 2011
NDICE
PREMBULO ................................................................................................................... 3 PARTE I APRESENTAO DO PROJECTO E DOS ORGANISMOS ........................ 4 1. INTRODUO CARACTERIZAO GENRICA DO PROJECTO .......................... 5 1.1 mbito ..................................................................................................................... 5 1.2 Objectivos ............................................................................................................... 6 1.3 Metodologia de trabalho e validao ...................................................................... 7 1.4 Equipa ..................................................................................................................... 9 2. ENQUADRAMENTO E AMBIENTE ORGANIZACIONAL........................................... 14 2.1 Caracterizao geral ............................................................................................. 14 2.2 Anlise SWOT....................................................................................................... 16 3. ESTRUTURA E ORGANIZAO DO PPD ................................................................ 20 3.1 Identificao e caracterizao dos sistemas de informao................................. 20 3.1.1 Identificao dos sistemas de informao ..................................................... 20 3.1.2 Avaliao arquivstica dos sistemas de informao....................................... 21 3.1.3 Caracterizao tecnolgica dos sistemas de informao .............................. 22 3.2 Estratgias/solues de preservao ................................................................... 23 3.3 Qualificao dos sistemas de informao............................................................. 23 3.4 Procedimentos prticos de preservao............................................................... 24 3.5 Recomendaes sectoriais ................................................................................... 24 PARTE II O PPD POR ORGANISMOS....................................................................... 25 SECRETARIA-GERAL DO MINISTRIO DAS FINANAS E ADMINISTRAO PBLICA......................................................................................................................... 26 1. Identificao e caracterizao dos sistemas de informao................................... 26 1.1. Identificao dos sistemas existentes.............................................................. 26 1.2 Avaliao arquivstica dos sistemas de informao.......................................... 28 1.2.1 Metodologia geral....................................................................................... 34 1.2.2 Redundncia de informao ...................................................................... 35 1.2.3 Sistemas de informao excludos ............................................................ 36 1.3 Caracterizao tecnolgica dos sistemas de informao ................................. 38 1.3.1 Anlise SWOT da tecnologia dos sistemas de informao........................ 39 1.3.2 Especificidades do Sistema de Gesto Documental.................................. 39 2. Estratgias/solues de preservao ..................................................................... 41 3. Qualificao dos sistemas de informao............................................................... 43 3.1 Qualificao do sistema de gesto documental................................................ 43 3.2 Qualificao dos restantes sistemas de informao......................................... 44 4. Procedimentos prticos de preservao................................................................. 45 5. Recomendaes sectoriais ..................................................................................... 50 PARTE III RECOMENDAES GERAIS ................................................................... 53 1. Recomendaes de gesto .................................................................................... 54 2. Controlo, ajustamento e reviso do PPD ................................................................ 59
PlanodePreservaoDigital
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PARTE IV ANEXOS .................................................................................................... 62 SECRETARIA-GERAL DO MINISTRIO DAS FINANAS E ADMINISTRAO PBLICA......................................................................................................................... 63 ANEXO 1 Tabela de avaliao arquivstica ............................................................. 64 ANEXO 2 Tabela de avaliao tecnolgica ............................................................. 65 ANEXO 3 Tabela de estratgias de preservao .................................................... 66 DIRECO-GERAL DE ARQUIVOS.............................................................................. 67 ANEXO 1 Recomendaes gerais........................................................................... 68 ANEXO 2 Recomendaes especficas................................................................... 69
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PREMBULO
OMinistriodasFinanasdaAdministraoPblica,almdasatribuiesquepodemos considerarcruciaisdentrodasuamisso,comosejamadefinioecontrolodapoltica e da actividade financeira do Estado, a concepo e execuo da poltica fiscal e a gestodoOramentodoEstado,doTesouroedoPatrimnio,prossegueasorientaes definidas nomeadamente no Plano de Reestruturao da Administrao Central do Estado(PRACE),asquaisdeterminamaintroduodenovaslgicasorganizacionaisque tmporbasearacionalizaodeestruturaseprocedimentos,comvistaobtenode maioresnveisdeeficinciaedeeficcia. Nestembito,verificaseactualmenteumaapostanodesenvolvimentodeumafilosofia de partilha de servios em matrias transversais a todo o MFAP, onde cabem certamenteprojectoscomooPlanodePreservaoDigital. Se o princpio de maior racionalidade simultaneamente com origem e reflexos nos recursoshumanosefinanceirosconvidaaumaconjugaodeesforosporpartedos organismos em nome de desgnios comuns, tambm obriga a opes criteriosas nos domnios,porumlado,daGestoDocumentale,poroutro,daPreservaoDigital. O mesmo dizer que os organismos do MFAP que participam neste Plano de PreservaoDigitalprocuraramseguirasestratgiaserecomendaesdepreservao digital mais adequadas s especificidades administrativas e histricas de cada um dos seus sistemas de informao, sem deixarem de observar a necessria conteno dos custosquedaadvm,frutodoinvestimentoemtecnologia(hardware/software)eem mobilizaoderecursoshumanos.

PlanodePreservaoDigital Pgina3
PARTE I Apresentao do projecto e dos organismos
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1.INTRODUOCARACTERIZAOGENRICADOPROJECTO
1.1mbito
OpresentePlanodePreservaoDigitalabrangesistemasdeinformaoutilizadose/ou geridos pelos organismos do MFAP que participaram na fase final deste projecto 1 , dividindosepelasseguintesreasdenegcio: OsorganismosdoMFAPmembrosdogrupodetrabalhoconsideraram,paraoprojecto, todos os seus sistemas de informao, mesmo aqueles que se afiguravam mais complexos,comosejamossistemasdegestodocumentalouossistemastransversais usadosporparteoupeloconjuntodosorganismosrepresentadosnogrupodetrabalho.
1
Actividadesdecontrolo Planeamento Comunicao,marketingerelaespblicas Documentaoeinformao Sistemasdetecnologiasdainformaoecomunicao, Recursoshumanos Patrimnio,instalaeserecursosmateriaiseanimais, Tesouroefinanas, Gestotributriaeaduaneira Gestooramentalecontabilstica Processolegislativoeregulamentao
Verponto1.4 Pgina5
1.2Objectivos
A necessidade do Ministrio das Finanas se debruar sobre a problemtica da preservaodigitalfoiabordadana8.ReunioOrdinriadoConselhoCoordenadorde Tecnologias da Informao e Comunicao do Ministrio das Finanas e da Administrao Pblica (MFAP), realizada em 17 de Julho de 2008. Nessa reunio, com base na apreciao do documento Recomendaes para a Produo de Planos de Preservao Digital, da autoria da DirecoGeral de Arquivos (DGARQ), entendeuse que o problema da preservao digital, nas suas vertentes arquivstica, tecnolgica e organizacional,deveriaestarnaagendadoConselhoCoordenador,reconhecendosea necessidadedeumarespostaglobaldoMFAPaosriscosdeperdadeinformao,pelo queoseuPresidentedecidiucriarumgrupodetrabalhoparaoefeito,compostopelos organismosreferidosnoponto1.4destecaptulo. Todavia, para se perceber devidamente os objectivos deste trabalho, convm esclarecerse o que se entende por preservao digital. No presente contexto, auxiliandonos do enunciado das Recomendaes para a Produo de Planos de PreservaoDigital,preservaodigitalsignificaoconjuntodeactividadesque:
a) Aumentam a vida til da documentao e informao de arquivo, salvaguardando a sua utilizao operacional e protegendoas das falhas de suportes,perdafsicaeobsolescnciatecnolgica; b)Promovemaacessibilidadecontinuadaaoscontedos; c) Assistem na preservao do contedo intelectual, forma, estilo, aparncia e funcionalidade. O grupo de trabalho foi ento criado com o objectivo de definir um conjunto de estratgiaseprocedimentosquegarantamapreservaodasplataformas,informaoe documentos electrnicos produzidos ou mantidos pelos organismos do MFAP
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envolvidos no projecto, em condies tais que permaneam acessveis tanto tempo quanto o necessrio (isto durante um prazo superior a sete anos, perodo definido pelasRecomendaesparaaProduodePlanosdePreservaoDigital,daautoriada DGARQ,comosendoolimiteapartirdoqualaobsolescnciatecnolgicapassaaserum sriorisco),paraprevisveisnecessidadesdeutilizaoadministrativaseculturais.
1.3Metodologiadetrabalhoevalidao
Noseguimentodasconclusesda8.reuniodoConselhoCoordenadordeTecnologias da Informao e Comunicao do MFAP e confirmada a participao da DGARQ, foi realizadaaprimeirareuniodoGrupodeTrabalhoparaaelaboraodoPPD,em15de Setembro de 2008. Nesta reunio, foi reconhecida equipa da DGARQ a misso de conduzirostrabalhosdoprojectoapresentando,paraoefeito,umametodologiae de os superintender tecnicamente. Como manual terico e prtico para o desenvolvimento do projecto, foi adoptado o documento Recomendaes para a produo de Planos de Preservao Digital (DGARQ, 2008), ficando os organismos membros do Grupo de Trabalho de iniciar o preenchimento dos anexos A e B desse documento (os quais vieram a sofrer alteraes e aperfeioamentos diversos), com o intuito de se saber em que medida satisfaziam os requisitos considerados necessrios e/ou recomendados para a prtica da preservao digital, quer do ponto de vista arquivstico,querdopontodevistatecnolgico. Quando o preenchimento dos referidos anexos foi concludo, a DGARQ props formalmenteumplanocompletocomasdiversasfasesdostrabalhosaexecutarpelos organismosdoMFAPrepresentadosnoGrupodeTrabalho:
FasesdoProjecto
1.Concepoe apresentaoda metodologiapara elaboraodoPPD DGARQ Planode trabalhos
Executante
Instrumentos desuporte
Operacionalizao Contexto
Reunies internas, reunies gerais
Deliverables
Validao
Prazos
2008/09/15 a 2009/02/27
Planode trabalhos
Organismos doMFAP
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FasesdoProjecto
2.Preenchimentoda listaderequisitospara aprticade preservaodigital 3.Identificaodos
Executante
AnexosAeB das Recomendaes
Operacionalizao Contexto
Reunies internas, reunies gerais
Deliverables
AnexosAeB das Recomendaes preenchidos
Validao
Prazos
2008/09/15 a 2009/02/27
Organismos doMFAP
DGARQ
sistemasdeinformao objectodePPD 3.1Identificaodos sistemasdeinformao existentes 3.2Avaliao arquivsticados sistemasdeinformao existentes/Identificao dossistemasde informaoobjectode PPD 4.Caracterizao tecnolgicados Organismos Organismos doMFAP
Organismos doMFAP
Folhade Recolhade Dados3A
Reunies geraise internas
2009/02/27 a 2009/04/02
Folhade Recolhade Dados3A preenchida DGARQ
Folhade Recolhade Dados3B
Reunies gerais, sectoriaise internas
2009/04/02 a 2009/09/23
Folhade Recolhade Dados3B preenchida DGARQ
Folhade Recolhade Dados4
Reunies geraise internas
2009/09/24 a 2009/10/23
Folhade Recolhade Dados4 preenchida DGARQ
sistemasdeinformao doMFAP (hardware/software) 5.Sntesegeral (avaliao, identificaoe caracterizao)e definiopreliminarde estratgiasde preservao Organismos doMFAP
Folhade Recolhade Dados5
Reunies internas
20090925 a200910 23
Folhade Recolhade Dados5 preenchida DGARQ
Folhasde 6.Emissode recomendaes DGARQ Recolhade Dados3,4e5 preenchidas 7.RedacodoPPD Organismos doMFAP; Planode Preservao Reunies internase Reunies internas
20091023 a200911 13 20091023 a200911 Planode Preservao Recomendaes
Organismos doMFAP
DGARQ
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FasesdoProjecto
Executante
SGMFAP; DGITA
Digital Modelode Estrutura Planode
Operacionalizao Contexto Prazos
Deliverables
DigitaldoMFAP versoinicial
Validao
intersectoriais 27
8.Emissodeparecer
DGARQ
Preservao
Reunies
20091127 a200912 11 Planode Preservao Digitalverso corrigida Planode Preservao Digitalverso final Parecer
Organismos doMFAP
DigitaldoMFAP internas versoinicial
Organismos 9.Ajustes doMFAP; SGMFAP; DGITA Organismos 10.Validao doMFAP; Conselho dasTIC Planode Preservao Digitalverso corrigida Parecerda DGARQ
Reunies internase
20091211 a200912
intersectoriais 18
Reunies internase
20091218 a200912
intersectoriais 28
Este plano de trabalho veio a ser alvo de algumas adaptaes e alteraes e a concretizaodealgumasdassuasfases,nomeadamenteapartirdafase7(Redaco do PPD), no se verificou dentro dos prazos inicialmente previstos, facto que adiou a concluso do projecto para o ano de 2011. Todavia, mantiveramse intactas as suas principaistarefaseobjectivos.
1.4Equipa
Nestesubcaptulo,pretendeseidentificarosorganismosecadaumdosseuselementos que participaram directa ou indirectamente no grupo de trabalho criado para a elaborao do Plano de Preservao Digital do MFAP, bem como as suas funes e competncias. Tal identificao, para alm de ser uma prtica recomendvel em termos de boa governana, tornase particularmente til para um projecto desta natureza, cuja
actualizao deve ser feita ao longo do tempo e cujas equipas de elaborao, reelaborao e implementao podem no coincidir ou mudar a qualquer momento. ParaumbomdesenvolvimentodoPlanodePreservaoDigital,sejadequeinstituio for, convm pois que fique registado quem interveio no projecto e em que medida interveio,parafuturoscontactosquesirvamdeesclarecimentosequipasvindourasou aoutrosintervenientes. GRUPODETRABALHO Organismo Competncias/Nvel departicipao Tcnicos Alexandra Loureno Consultoria; Apoioesuperviso DGARQ tcnica; Conduodos trabalhos; MrioSantana Funo
Coordenadora Colaborador(reade
LusCorujo
InformticaeNovas Tecnologias) Colaborador(reade InformticaeNovas Tecnologias)
Ceclia Henriques Coordenao Secretaria Geral ministerial; Apoiotcnico; Organismointegrante doPPD Margarida Branco 2 /Maria JooPedro Nunes 3 JooSabino
Colaboradora(reade arquivo)
Coordenadora
Colaborador(reade arquivo) Colaboradora(reade arquivo)
SniaPinheiro
2 3
AtfinaisdeJulhode2009 DesdeAgostode2009 Pgina10
GRUPODETRABALHO Organismo Competncias/Nvel departicipao Tcnicos Funo Colaboradora(reade informtica) Colaborador(reade informtica) Colaborador(reade informtica) Coordenadora Colaborador(reade informtica) Colaborador(reade arquivo) Colaborador(reade informticaeauditoria) Coordenadora Colaboradora(reade informtica) Colaboradora(reade arquivo) Coordenador Colaboradora(reade informtica) Coordenadora/Coordenador (acumulandoareade arquitecturaegestode informao)
IsabelGomes
AntnioNeves
FranciscoSilva Elisabete Segurado Inspeco Geralde Finanas Joaquim Organismointegrante doPPD Azeitona CarlosSantos
CarlosPazNunes RosaRaposeiro Organismointegrante doPPD AnaTeresa Fragoso LetciaPalma JooCaeiro MarinaBrs
Direco Geraldo Tesouroe Finanas Direco Geraldo Oramento Direco Geralde Informtica edeApoio
Organismointegrante doPPD Organismo integrante doPPD; interlocutor DGITA
Isabel Alves 4 /Ludgero PintoBasto 5
4 5
Atmeadosde2009 DesdeJulhode2009 Pgina11
GRUPODETRABALHO Organismo Competncias/Nvel departicipao Tcnicos Funo Colaboradora(reade gestodeprocessos) Colaboradora(reade gestodeprocessos) Coordenador(reade sistemasdeinformao) Coordenador(reade planeamentoeorganizao)
aosServios daDGCIe Tributrios e Aduaneiros DGCI daDGAIEC
FernandaCunha AnaCristina Sousa HlderLage
DGAIEC
ArmandoCruz
Nem todos os referidos organismos integraram, todavia, a fase final do projecto, que corresponderedacodopresentePlanodePreservaoDigitaldoMFAP.ADireco Geral do Oramento e a DirecoGeral das Alfndegas e Impostos Especiais sobre o Consumoencontramseaindaacompletarafase3.2doprojecto(videquadrodoplano dos trabalhos, no ponto 1.3 Metodologia de Trabalho e Validao), quer por razes logsticas, que se prendem com a dificuldade na alocao de recursos humanos, quer porrazestcnicas,considerandoacomplexidadedossistemasdeinformaodeque so administradoras. Por esse motivo, os sistemas de informao desses dois organismosnoseroconsideradosnopresentedocumento.Poroutrolado,integrando aDirecoGeraldoImpostosafasefinaldoprojecto,importadizerqueapenasumdos seussistemasdeinformaoelectrnicosfoiefectivamenteanalisado,emconjuntocom a DGITA, pelo que nem todas as reas de aco da DGCI aparecem reflectidas no presentePlanodePreservaoDigital. Ogrupodetrabalhocontou,desdeoincio,comaconsultoriaesupervisotcnicada DirecoGeral de Arquivos (DGARQ), atribuindose SGMFAP a funo de coordenao, com a perspectiva de, durante o desenvolvimento do projecto e na presenadaDGARQ,adquiriraexperinciaeacompetnciatcnicaqueahabilitema prestarumapoioautnomoecontinuadoaogrupodetrabalho.
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Refirase que a DGITA representou desde o incio, sob o ponto de vista informtico e tecnolgico,aDirecoGeraldosImpostos(DGCI)eaDirecoGeraldasAlfndegase ImpostosEspeciaissobreoConsumo(DGAIEC).
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2.ENQUADRAMENTOEAMBIENTEORGANIZACIONAL
2.1Caracterizaogeral SecretariaGeral do Ministrio das Finanas e Administrao Pblica
EmconsequnciadoestipuladonaLein.4/2004,de15deJaneiro,noProgramadoXVII GovernoConstitucional,noPRACE(RCMn.39/2006,de21deAbril)enaLeiOrgnica doMinistriodasFinanas(DecretoLein.205/2006,de27deOutubro),aSGMFAPfoi alvodeumanovareformulaoorgnicaefuncional,concretizadaespecificamenteno DecretoRegulamentarn.20/2207,de29deMaro,enaPortarian.345/2007,de30 deMaro. Atravs do Decreto Regulamentar n. 20/2007, de 29 de Maro, a SGMFAP passou a assumiroconjuntodeatribuiesprevistasnaLein.4/2004,de15deJaneiro,quea vinculamaumamissotransversaldentrodoMFAP,vindoaasseguraroapoiotcnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MFAP e aos demaisrgoseserviosneleintegrados,nosdomniosdagestoderecursosinternos, do apoio tcnicojurdico e contencioso, da documentao e informao e da comunicaoerelaespblicas(sublinhadonosso).Apardestaevoluoemmatria de atribuies, o referido decreto aponta ainda para um imprescindvel reforo da componentetcnicadosservios,semque,noentanto,severifiqueoaumentoquer donmerodeunidadesorgnicas,querdonmerodeefectivos. APortarian.345/2007,de30deMaro,veio,deseguida,fixaranovaestruturanuclear dosservioseascompetnciasdasrespectivasunidadesorgnicas,emarticulaocom o modelo macroscpico definido no Decreto Regulamentar n. 20/2007, de 29 de Maro. AatribuioSGMFAPdeumpapeldecoordenaonoseiodogrupodetrabalhopara aelaboraodoPlanodePreservaoDigitaldoMinistriodasFinanasvaidecertoao
encontro das suas competncias e responsabilidades transversais na rea de informao, documentao e arquivo. De facto, alm do dever de zelar pela gesto documental e pelo arquivo definitivo dos seus prprios servios, a SGMFAP responsvelporprestarapoioeorientartecnicamentequerosarquivosdosGabinetes dos membros do Governo, quer os arquivos dos restantes organismos do MFAP, independentementedossuportesemqueosmesmosassentem,comvistaauniformizar procedimentosquegarantamaintegridadeeoacessoinformao.
DirecoGeraldoTesouroeFinanas
ADGTFtempormissoasseguraraefectivaodasoperaesdeintervenofinanceira do Estado, acompanhar as matrias respeitantes ao exerccio da tutela financeira do sectorpblicoadministrativoeempresarialedafunoaccionistaeasseguraragesto integrada do patrimnio do Estado, bem como a interveno em operaes patrimoniaisdosectorpblico. A sua misso concretizase em domnios diversos, salientandose a gesto do patrimnioimobiliriodoEstado,acompanhamentodosectorempresarialdoEstado,a gesto de apoios financeiros, a recuperao de crditos do Estado, estando as suas actividades suportadas por uma forte componente tecnolgica cuja preservao importagarantir.
InspecoGeraldeFinanas
A InspecoGeral de Finanas tem por misso assegurar o controlo estratgico da administrao financeira do Estado, compreendendo o controlo da legalidade e a auditoria financeira e de gesto, bem como a avaliao de servios, organismos, actividades e programas. Incumbelhe ainda prestar apoio tcnico especializado, nomeadamente na elaborao de projectos de diplomas legais e de pareceres sobre documentosdessanaturezaquelhesejamsubmetidos.
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DirecoGeral de Informtica e Apoio aos Servios Tributrios e Aduaneiros

A misso da DirecoGeral de Informtica e Apoio aos Servios Tributrios e Aduaneiros (DGITA) passa por garantir que as Tecnologias da Informao e Comunicao desempenham um papel activo na inovao e na melhoria contnua e sustentada do Sistema Tributrio portugus de acordo com elevados padres de qualidade (segurana, acessibilidade, robustez, escalabilidade). Este desgnio concretizase atravs do apoio prestado Direco Geral dos Impostos e Direco Geral das Alfndegas e Impostos Especiais sobre o Consumo, no desenvolvimento de infraestruturastecnolgicasedaprestaodeserviosdequalidadenecessriospara a concretizao dos objectivos estabelecidos no mbito da misso desses dois organismos.
2.2AnliseSWOT
Enquanto entidades a quem competem directamente a gesto e a preservao da informao por si produzida, os organismos membros do grupo de trabalho devero estaralturadasestratgiaserecomendaesqueadoptaramouquevieremaadoptar emmatriadepreservaodigital.Poressemotivo,recomendvelquecadaumdeles proceda identificao e anlise prvias dos seus pontos fortes e pontos fracos, bem como de oportunidades e ameaas, com vista competente definioe aplicaodas estratgias de preservao digital. Tal identificao e anlise podem ter de ser actualizadas,umavezqueascaractersticasinternasdosorganismoseosfactoresque oscondicionamexternamentepodemmudaratodoomomento,tornandoinadequadas asestratgiasdepreservaodigitalatentoprevalecentes.

SecretariaGeraldoMinistriodasFinanaseAdministraoPblica
PontosFortes
Existnciadeumcorpointernode profissionaisnareadearquivo, documentaoeinformao; Existnciadeumcorpointernode profissionaiscomformaoinformticae comknowhownodomniodasNovas Tecnologias;
PontosFracos
Faltadeumaapostanasensibilizaoe formaosistemticanareada preservaodigital; Faltadeumaestratgiadeinformatizao quepassepelaarticulaoefusode soluesaplicacionais,demodoaevitara multiplicaodesistemasdeinformaoa mantereapreservaramdio/longo prazo; Restriesoramentais; Recursoshumanosinsuficientes.
Valorizaodagestodeinformaoede arquivo,atravsdodesenvolvimentode ferramentascomoaportariadeavaliao documentaleoplanodeclassificao, almdaparticipaoesupervisoem projectostransversais,comoa MacroestruturaTemticaea MacroestruturaFuncionaldoMFAP.
Oportunidades
Apostadefundodosgovernosna modernizaoeracionalizaoda AdministraoPblica,achandosenas NovasTecnologiasumaferramentachave paraoperaressamudanaqualitativa; AactualmissodaSGMFAPconferelhea oportunidadeelegitimidadeparaavanar comasestratgiasdepreservaodigital quetempormaisconvenientes, harmonizandoas,aindaassim,com critriosderacionalidade.
Ameaas
ADirecodeServiosdeInovaoe Qualidade(exDirecodeServiosde Informtica),aquemcompetea aplicao,noterreno,dasestratgiasde preservaodigital,podenoterrecursos disponveisparaintervirnossistemasde informaocriadosinternamente,no sentidodeosadequarededarresposta sestratgiasdepreservaodigitalque foramdefinidas.
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DirecoGeraldoTesouroeFinanas
PontosFortes
OsSistemasdeInformaofundamentais prossecuodamissodaDGTF encontramsebaseadosemplataformas tecnolgicasactualizadasecomelevado graudeflexibilidadenaadopodenovas politicasdepreservaodigital; Equipamotivadaparaestarealidadecom conhecimentosslidosdonegcio sectorialedasNovasTecnologiasquelhe dosuporte.
PontosFracos
Amaturidadedossistemascurta,no permitindoaindaemalgunsdeles determinaroquepreservar; Atabeladeselecoencontraseemfase deelaborao.
Oportunidades
OPPDpodeconstituirumdocumento uniformeparaosserviosdoMFAPque integramogrupodetrabalho,criando sinergias; OPPDpodeconstituirumaboaprticaa replicar
Ameaas
Relaocusto/benefcioentrepreservar ouno; Aevoluotecnolgicapodecondicionar asopesatomar.
InspecoGeraldeFinanas
PontosFortes
OsSistemasdeInformaofundamentais baseadosemplataformastecnolgicas actuaiseintegradascomelevadograude flexibilidadepararespondersfuturas polticasdepreservaodigital; Conjuntodeprofissionaiscomknowhow emtecnologiasegestodainformaoe umRegulamentoArquivsticoportaria n525/2002,de3deMaiomuito emboratudoindiquequeestaportaria estdesactualizadaedeveserrevistaa curtooumdioprazo. Constrangimentosoramentaisede recursoshumanos.
PontosFracos
Evoluorecenteerpidadossistemase dosambientesdeprocessamentoda informaoparaasTIC; Faltadeformaonareaespecficada preservaodigitalenarespectiva tecnologia;
Oportunidades
Apossibilidadedecontribuirparacriar mecanismoseficazeseoportunoscom vistapreservaodigital. Areceptividadeaodesenvolvimentode umaestratgiaparaapreservaodigital
Ameaas
Instabilidadedossistemasdeinformao desuporteactividadeoperacional; Asdificuldadesnaturaisdequemproduz muitainformaodigitalenoest sensibilizadoparaarespectiva preservaopoderoconduzirauma
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conclusodecepcionante,ouseja,nose conseguir,comumesforoadequadoe emtempooportuno,obterresultados efectivos.
DirecoGeral de Informtica e Apoio aos Servios Tributrios e Aduaneiros

PontosFortes
ADGITAestvocacionadaparao desenvolvimentoeexploraode SistemasInformticos; Todosossistemastmumaabordagem igual,isto,hprocedimentosgenricos queseaplicamatodososSistemasde Informao.
PontosFracos
Aperspectivaactualdapreservao digitalmuitoconservadora,ouseja,na dvidapreservasetudo.
Oportunidades
Apossibilidadedefinalmentesepoder conseguirdeterminarcomprecisooque podesereliminado,sempremcausaas verdadeirasnecessidadesdaDGCIeda DGAIEC. Apossibilidadedeseviraintegrar,nos procedimentosgenricosde desenvolvimentodeSistemas,os requisitosdepreservaodigital.
Ameaas
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3.ESTRUTURAEORGANIZAODOPPD
O desenvolvimento do PPD passa por um conjunto de captulos e procedimentos comuns a todos os organismos, que importa explicitar, antes de se avanar para a anliseorganismoaorganismo:
3.1IDENTIFICAOECARACTERIZAODOSSISTEMASDEINFORMAO
Este captulo dedicase identificao e avaliao arquivstica dos sistemas de informao existentes em cada organismo, bem como caracterizao tecnolgica daqueles que, devido sua relevncia administrativa a longo prazo e/ou histrica relevncia, essa, determinada na fase de avaliao arquivstica , devem ser efectivamenteabrangidosporestratgiasdepreservao. 3.1.1IDENTIFICAODOSSISTEMASDEINFORMAO Nestecaptulo,quecorrespondeFASE3Ado projecto,foraminventariadostodosos sistemas de informao de cada organismo, identificandose os seus proprietrios, utilizadores, administradores e a localizao dos dados/informao. Pretendeuse igualmentesaberseexisteounodefinioformalderesponsabilidadesindividuaisem cadaumdossistemasdeinformaoeseosmesmossoalvodeprestaodeservios por parte de entidades do sector pblico administrativo (insourcing) ou de entidades privadas e do sector empresarial do Estado (outsourcing), influindo esta ltima caractersticanacapacidadedeseefectivarounoalgumcontrolosobreaconservao e eliminao de informao pblica. Assim, a FASE 3A procurou no s identificar nominalmente todos os sistemas de informao existentes nos organismos, mas tambm definir os diversos nveis de responsabilidade (propriedade, utilizao, localizao,etc.)sobrecadaumdeles.
3.1.2AVALIAOARQUIVSTICADOSSISTEMASDEINFORMAO A anlise arquivstica foi averbada numa tabela (FRD 3B) cuja verso integral se encontraemanexo,devidosuaextenso.Noentanto,parailustrarminimamenteeste captulo,optouseporseleccionaroscamposmaisrepresentativosdessatabelaoriginal, designadamente os campos que contm a informao que explica por que motivos determinados sistemas de informao devem ser abrangidos por estratgias de preservaodigitaleoutrosno. Alm das principais notas de avaliao arquivstica, fazse ainda referncia metodologia que presidiu a essa avaliao e forma como se geriu a redundncia de informaoentresistemas,noscasosemqueestasituaosetenhaverificado. No que respeita aos sistemas de informao transversais a alguns ou a todos os organismos do MFAP membros do Grupo de Trabalho, foi determinado que a sua avaliao (e, tambm, caracterizao tecnolgica) competia ao organismo responsvel pelasuaadministraoouaoseuproprietrio. Por outro lado, a avaliao dos sistemas de informao SIC (Sistema de Informao Contabilstica),SRH(SistemadeRecursosHumanos)eRIGORE(novosistemaqueintegra osdoisanterioresequepassaporumaprimeirafasedeutilizao)dacompetnciada DirecoGeraldoOramento.Interessa,noentanto,salvaguardarque,pelofactodea DirecoGeral do Oramento no participar nesta ltima fase do projecto, como foi ressalvadonocaptulo1.1,aavaliaodosreferidostrssistemasnoirserabordada no presente documento, ficando para uma actualizao futura. Tratamento igual foi dado ao sistema Homebanking, devido s razes avanadas pela DirecoGeral do TesouroeFinanasnosubcaptuloquelhedizrespeito. Relembrese,porltimo,que,quandoseverificarumdesfasamentoentreonmerode sistemasdeinformaoidentificadoseonmerodesistemasdeinformaoavaliados arquivisticamente,talsedeveaduassituaes:
1Emregra,ossistemasdeinformaoforamavaliadospelosseusadministradoresou proprietrios,nopelosseusutilizadores; 2 A complexidade e extenso dos sistemas de informao da DGCI e da DGAIEC identificados pela DGITA impossibilitaram a avaliao arquivstica de todos eles, excepo de um (Sistema de Identificao e Gesto de Contribuintes PPD 15). Por outrolado,ossistemasdaresponsabilidadedirectadaDGITAesto,noQuadro1Fase A (Identificao), subsumidos num nico sistema a que se deu o nome Apoio Organizao, enquanto, no quadro de avaliao arquivstica, esses sistemas esto identificadosumaum,daresultandoumadiferenadenomesedenmero. 3.1.3CARACTERIZAOTECNOLGICADOSSISTEMASDEINFORMAO Apenasossistemasdeinformaoquevoseralvodeestratgiasdepreservaodigital (isto,ossistemasabrangidos)queforamsujeitosaumaavaliaotecnolgica(Fase 4).Estaavaliaoprocurasaberemquemedidaatecnologia(software/hardware)que suportaossistemasdeinformaoqueinteressapreservaralongoprazoestdeacordo comasrecomendaesdefinidaspelaDGARQecomasboasprticasinternacionais. Os sistemas de gesto documental que no so utilizados pelos organismos apenas como uma ferramenta de registo de expediente e de documentos internos, tendo associadoumrepositriodigital,merecem,tambmnestecaptulo,umacaracterizao especfica e mais detalhada, com referncia a aspectos arquivsticos, funcionais e tecnolgicos. Talcomonocaptulosobreaavaliaoarquivstica,aavaliaotecnolgicafoifeita,por todososorganismos,numatabela(FRD4)que,devidosuaextenso,seencontraem anexo para consulta. Ao contrrio do sucedido na avaliao arquivstica, no foi feita qualquerversoresumidadatabeladeavaliaotecnolgica,porquetodososcampos deinformaodessatabelasoigualmenterelevantes,nosendoassimviveldestacar uns em detrimento de outros. A consulta dos contedos da avaliao tecnolgica s pode,portanto,serfeitaemanexo.
3.2ESTRATGIAS/SOLUESDEPRESERVAO
As estratgias que, partida, podem ser contempladas como solues possveis de preservao digital encontramse identificadas e descritas no documento Recomendaes para a produo de Planos de Preservao Digital, da autoria da DGARQ,ondeselhesdedicouocaptulo7. Combasequernasindicaeserecomendaesdessecaptuloquernasespecificidades dos sistemas de informao do MFAP analisados, a DGARQ props determinadas modalidades estratgicas de preservao digital, constantes dos documentos Recomendaes Gerais e Recomendaes Especficas, ambos da sua autoria (ver ParteIVAnexos>DGARQ>Anexo1eParteIVAnexos>DGARQ>Anexo2).Asestratgias emitidaspelaDGARQforamanalisadaseaceitescomosendoasmaisajustadas,embora alguns organismos do MFAP tenham contraproposto algumas estratgias alternativas para determinados sistemas de informao, como se explica no captulo correspondentenombitodecadaorganismo. A caracterizao sistemtica das estratgias de preservao digital a aplicar a cada sistema de informao foi registada, por cada organismo, numa tabela que, pela sua dimenso,seencontraapenasemanexo.Paraumamelhorcompreensodassolues aapontadas,deveroasmesmasserarticuladascomoscontedosdoscaptulos3e4 (ParteII).
3.3QUALIFICAODOSSISTEMASDEINFORMAO
Nombitodestecaptulo,importareferirquaisossistemasdeinformao(querosde gesto documental, quer os restantes) que precisam de ser qualificados tecnologicamente, em termos de interoperabilidade, segurana, rotinas de auditoria, armazenamento e backup, desenvolvimento aplicacional e documentao e metainformao, de modo a colmataremse as suas insuficincias, identificadas no captulo1.3(ParteII),eaincrementarseasuacapacidadedesatisfazerosrequisitos
indispensveis para a sua preservao digital, requisitos, esses, identificados no momento em que se definiram, no captulo 2 (Parte II), as estratgias concretas de preservaodigital.
3.4PROCEDIMENTOSPRTICOSDEPRESERVAO
Elencadas as estratgias de preservao mais ajustadas e qualificados os sistemas de informao em conformidade, importa identificar e enumerar, para cada sistema de informao, todos os passos e aces que tm de ser tomados com vista sua preservao. Neste captulo, apontamse, portanto, os procedimentos que pem efectivamenteemprticaapreservaodossistemasdeinformao.
3.5RECOMENDAESSECTORIAIS
da maior relevncia que, em cada organismo, se identifiquem, para cada um dos sistemas de informao alvo de preservao digital, as unidades orgnicas que sobre elestmresponsabilidades(deadministraodosistemaedegestodosdados),bem como as unidades orgnicas que tm responsabilidades acrescidas em termos de implementao e coordenao do PPD de e em cada organismo. igualmente prioritrio estabeleceremse procedimentos tcnicos que assegurem um controlo e acompanhamentodasestratgiasdepreservaodigitalapartirdomomentoemque estas entrem em produo. Neste particular, importa definir fluxos de trabalho, checklists, relatrios e tipo de informao a registar neles, etc., de modo a que a operacionalizao das estratgias de preservao, mormente a migrao, sejam, por umlado,optimizadase,poroutro,controladas.
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PARTE II O PPD POR ORGANISMOS
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SECRETARIAGERALDOMINISTRIODASFINANASE ADMINISTRAOPBLICA
1.IDENTIFICAOECARACTERIZAODOSSISTEMASDEINFORMAO
1.1.IDENTIFICAODOSSISTEMASEXISTENTES
Quadro1Fase3A(Identificao)
Administrador Nome (Organismo) Sistema|Dados Sistemade Gestode Viaturas ArqGestRegisto Arquivstico ArquivoDigital BSGOVBalano Social Consolidado BSORGBalano Social WINLIBGesto deBiblioteca Clipping Recortesde Imprensa Fabasoft Sistemade Gesto Documental QuidGest Sistemade Gestode Inventrio HelpDesk InfoecoBasede Dadosde Recortesde Imprensa Internet SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP SIM SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP SIM SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP SIM SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP SIM SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP SIM SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP SIM SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP SIM SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP SIM SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP SIM SIM SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP SIM Proprietrio (Organismo) Sistema| Dados Utilizador(es) (Organismo(s)) Localizao dosdados/ informao Definioformalde responsabilidades individuais Insourcing Outsourcing
X X X X X X
SGMFAP
SGMFAP
SGMFAP
SGMFAP
SIM
X X
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Administrador Nome (Organismo) Sistema|Dados Intranet Sistemade Gestode Processosde Acidentesem Servio RelgioPonto Sistemade Informao Contabilstica PIDDAC Planeamentodo PIDDAC Sistemade SuporteDeciso Sistemade Recursos Humanos Sistemade Gestode Indemnizaes Sistemade GestodeStocks Sistemade Gestode Processos Jurdicos Contade Gerncia Masterlink Sistemade Gestode Reclamaes MATRIZRegisto deObrasdeArte Gestode Eventos HomeBanking TradeForum Vortal Rigore SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP Institutode Informtica| SGMFAP DGO SGMFAP Institutode Informtica| SGMFAP SGMFAP SGMFAP
Proprietrio (Organismo) Sistema| Dados SGMFAP SGMFAP Utilizador(es) (Organismo(s))
Localizao dosdados/ informao SGMFAP
Definioformalde responsabilidades individuais SIM Insourcing Outsourcing
X X
SGMFAP
SGMFAP
SGMFAP
SIM
SGMFAP
SGMFAP
SGMFAP Institutode Informtica
SIM
X X
DGO
SGMFAP
SIM
DGO
SGMFAP
DGO
SIM
SGMFAP
SGMFAP
SGMFAP
SIM
X X
DGO
SGMFAP
Institutode Informtica
SIM
X
SGMFAP SGMFAP SGMFAP SIM
SGMFAP
SGMFAP
SGMFAP
SIM
X X
SGMFAP
SGMFAP
SGMFAP
SIM
SGMFAP
SGMFAP
SGMFAP
SIM
X X
SGMFAP
SGMFAP
SGMFAP
SIM
SGMFAP
SGMFAP
SGMFAP
SIM
SGMFAP IGCP TradeForum Vortal Institutode Informtica
SGMFAP IGCP SGMFAP SGMFAP DGO
SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP
SGMFAP IGCP TradeForum Vortal Institutode Informtica
SIM SIM SIM SIM SIM
X X X X X
Dos sistemas de informao comuns aos organismos do MFAP, a SGMFAP ficou responsvel pela avaliao dos sistemas de informao BSORG (Balano Social) e SSD (SistemadeSuporteDeciso). 1.2AVALIAOARQUIVSTICADOSSISTEMASDEINFORMAO OssistemasdeinformaodaSGMFAPsobreosquaisincidiuumaavaliaoarquivstica soosseguintes(paravertabelacompleta,consultarParteIVAnexos>SGMFAP>Anexo 1):
Quadro2Fase3B(Resumo)
N.de Ref. Nomedo Sistema readenegcio (Funo/ Subfuno) Prazode conservao administrativa Formade contagemdos prazos Justificaodoprazo proposto Destino Final
Justificao
Osdadosdosistemapodemser recuperadosnassriesde conservaopermanente: Autilizaodosistema Patrimnio, Instalaese Recursos Materiais 2anos Campodata deabateda viatura operacionalduranteoperodo detempoemqueaviatura estiveraoservio,mais2anos, deacordocomatabelade seleco. E Processosdeaquisio/aluguer deviaturas; Processosdeabatedeviaturas; Mapasdoaprovisionamento pblicocombustveis; Mapasdomodelon.11(DGP); Mapasdemovimentode viaturas; Inventriodeveculos automveis; QUIDGEST Sistema PPD2 deGesto de Inventrio SGSTK Sistemade PPD3 Gestode Stocks BSORG PPD4 Balano Social Planeamento 5anos Patrimnio, Instalaese Recursos Materiais 2anos Autilizaodosistema Campodata deregistode autorizao deabatedo bem; operacionalduranteoperodo detempoemqueosbens inventariadosforemutilizados E oususceptveisdeutilizao, mais2anos,deacordocoma tabeladeseleco. Patrimnio, Instalaese Recursos Materiais 2anos Datade criaodo registono sistema Datade criaodo registono sistema Osdadosdosistemanotm interesseadministrativopara almdoprazodeconservao indicado. Deacordocomatabelade selecoosdadosso administrativamente necessriosapenaspor3anos, E Osdadosdosistemapodemser recuperadosnasriede conservaopermanente, BalanoSocial,enosistema E Ainformaodosistemade gestocorrente. Osdadosdosistemapodemser recuperadosnassriesde conservaopermanente: Aquisiodebensduradouros; Colecodemapasde inventrio;
APPViatura sSistema PPD1 deGesto deViaturas
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N.de Ref.
Nomedo Sistema
readenegcio (Funo/ Subfuno)
Prazode conservao administrativa
Formade contagemdos prazos
Justificaodoprazo proposto noentanto,emtermos, operacionaisparaefeitosde anlisescomparativas,esse prazopodealargarseataos 5anos. Osdadosdosistemaso
Destino Final
Justificao
relacionado,SRH.Todosos outputsdosistemadevemser conservadosemformatos normalizadosnosistemade gestodocumental.
BSGOV/BS MIN Sistemade Suporte, Automatiza PPD5 oe Consolida odo Balano Social Planeamento 5anos Datade criaodo registono sistema
administrativamente necessriosapenaspor3anos, noentanto,emtermos operacionais,paraefeitosde anlisescomparativas,esse prazopodealargarseataos 5anos.Essesmesmosdados, inscritosemtabelaspr definidas,nosopassveisde serinformaticamente reinterpretadosparaalm desseperodo. Osdadosdosistemaso integralmenteimportadosdos sistemasrelacionados,SRH, SICePIDDAC,eprocessados Osdadosdosistemapodemser recuperadosnassriesde conservaopermanente, colecesdedocumentos relativosaindicadoresdegesto E emapasestatsticos.Devemser conservados,emformatos normalizados,nosistemade gestodocumental,osoutputs dosistemacorrespondentess sriesdeconservao permanenteindicadas. E Osdadosdosistemapodemser recuperadosnasriede conservaopermanente, BalanoSocial,dosdiversos organismosdoMFAP. Todososoutputsdosistema devemserconservadosem formatosnormalizadosno sistemadegestodocumental.
Sistemade PPD6 Suporte Deciso Planeamento 5anos
Datade criaodo registono sistema
atravsdemapaspr formatados,queservem apenascomoelementode consultaedeapoiogesto, definindoaportariade avaliao,paraessetipode documentos,umprazode conservaoadministrativade 5anos.
Relgiode PPD7 Ponto
Datade Recursos Humanos 5anos criaodo registono sistema
Osdadosdosistemanotm interesseparaalmdoprazo deconservaoadministrativa indicado. Osdadoscontidosnosistema Emboraainformaoconstante nosistemapossaserrecuperada nasriedeconservao permanenterelacionada,a C conservaopermanentedos dadosjustificaseparaefeitos informativosoudeinvestigao histrica,devendosermigrados parasistemassimplificadosde E Ainformaodosistemade gestocorrente.
Sistemade Gestode Processos PPD8 de Acidentes emServio Controlode processos a)10anos b) Indeterminado a)Campo datadaalta mdica;
referemseaprocessosde acidentesemservioque podemserreabertosno espaode10anosouqueso susceptveisdesemanter activosportempo indeterminado(b),razopor quesetornanecessriasua
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N.de Ref.
Nomedo Sistema
Justificaodoprazo proposto conservaoamdio/longo prazo.
Destino Final
Justificao
consultaouparaplataformas menoscomplexasdopontode vistadapreservaodigital. Emboraainformaoconstante nosistemapossaserrecuperada nasriedeconservao permanenterelacionada,a conservaopermanentedos dadosjustificaseporrazesde C complementaridadeinformativa comvistainvestigao histrica,devendosermigrados parasistemassimplificadosde consultaouparaplataformas menoscomplexasdopontode vistadapreservaodigital. Osdadosdosistemapodemser recuperadosnassriesde conservaopermanente: Processodeelaboraoda contadegerncia;
Emboraopagamentoda indemnizaonoultrapasseo perodode7anos,osdados SGIND Sistemade PPD9 Gestode Indemniza es Controlode processos Datade 5anos pagamentoda indemnizao dosistemamantmuma relaode complementaridadecomo PPD22(SistemadeGestode ProcessosJurdicose Contencioso),tendoeste sistemaumprazode conservaoadministrativa superiora7anos.
Osdadosdosistemaso Contade PPD10 Gerncia Datade Gesto Oramental 10anos criaodo registono sistema administrativamente necessriospor5anos,mas emtermoslegaiseparaefeito deauditoriasdevemser conservadosdurante10anos. E
Processosdeautorizaode pagamentos; Relatriosdeauditoriasdo TribunaldeContas; RelatrioseauditoriasdaDGO. Devemserconservadosem formatosnormalizados,no sistemadegestodocumental, osoutputsdosistema correspondentesssriesde conservaopermanente.
Osistemaeosdadosso Oregisto conservado ARQGEST Documentaoe Informao necessriosaocumprimento defunesadministrativas
Osdadosdosistemareferemse adocumentaohistricade grandediversidadeede considervelvolume,que C transitoudevriosorganismos doMFAP.Ajustaseasua conservaopermanenteglobal, nosparaefeitosde recuperaorpidada
permanentem permanentesdoArquivo Permanente enteapartir domomento emque criado Contemporneo(pesquisae recuperaode documentao;edioe gestodosmetadados), mesmoseadocumentaoa
PPD11
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N.de Ref.
Nomedo Sistema
Justificaodoprazo proposto quesereferemosdados deixardeestarempossedo servio.
Destino Final
Justificao
documentao,emsuporte analgicooudigital,mastambm porqueosdadosdosistema podemseracedidos directamentepeloscidados, constituindoassimumservio pblico.
Anecessidadededivulgaoe deactualizaodosdados paraoexterior(sobaforma Osregistos so Bibliotecae PPD12 Arquivo Digital Documentaoe Informao Permanente renovados diariamente combasena informao constantedos PPDs11e13 demetadadosedeum repositriodedocumentos digitalizados),atravsdeum portalonline,permanentee cumulativa,almdequeo ArquivoDigitalusado regularmente,pelos utilizadoresinternos,para efeitosderecuperaoda informao,registode utilizadoresedisponibilizao decontedos. Osdadosdosistemareferemse adocumentaoespecializadae Osistemaeosdadosso necessriosaocumprimento WINlib Sistema Integrado PPD13 deGesto Documenta l Documentaoe Informao Oregisto conservado permanentem Permanente enteapartir domomento emque criado defunesadministrativas permanentesdaBiblioteca Central(pesquisae recuperaode documentao;edioe gestodosmetadados), mesmoseadocumentaoa quesereferemosdados deixardeestarempossedo servio. C decarcterhistricodegrande diversidadeedeconsidervel volume,quetransitoudevrios organismosdoMFAP,peloquese ajustaasuaconservao permanenteglobal,nospara efeitosderecuperaorpidada documentao,emsuporte analgicooudigital,mastambm porqueosdadosdosistema podemseracedidos directamentepeloscidados, constituindoassimumservio pblico. INFOECO Basede PPD14 Dadosde Recortes de Imprensa Documentaoe Informao Permanente Oregisto conservado permanentem enteapartir domomento emque Atosdadosmaisantigosdo sistemasosusceptveisdeser requisitadospelosgabinetes governamentaisparaefeitos administrativos. C Aconservaopermanentedo sistemajustificaseporconter informaocoligidaetratadaa partirdediversosjornaise revistas,quenoexisteemmais nenhumoutrosistemaousrie, C Osistemaanicaplataforma quegaranteoacessoremotodo pblicoaosmetadados arquivsticosebiblioteconmicos erespectivosdocumentos digitais/digitalizados.Almdese tratardeumrepositriode dados,oArquivoDigitalpermite gerirosobjectosdigitaiseosseus utilizadores,emtermosde registo,consultaeestatsticas.
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N.de Ref.
Nomedo Sistema
Formade contagemdos prazos criado
Justificaodoprazo proposto
Destino Final
Justificao
tratandosedeumrepositrio (metadadosedocumentos digitalizados)fundamentalparaa histriadaspolticasedinmicas econmicofinanceiraseparaa histriadojornalismodamesma rea. Ospedidosdeassistncia tcnicageridospelosistema
Sistemasde PPD15 HELPDESK Tecnologiasde Informaoe Comunicao 3anos
Datade entradado pedidono sistema
soconcludosnumperodo detempocurto.Autilizao deoutrosdados,comoos estatsticos,paraefeitosde controlodaactividade, tambmnoexcedeos2anos. Adisponibilizaodos E Ainformaodosistemade gestocorrente.
Datade INTERNET Documentaoe Informao disponibiliza 10anos odos documentos naInternet.
contedosadministrativose degestonositedaInternet temumobjectivomeramente informativo.Poroutrolado, emtermoslegaiseparaefeito deauditorias,devemser conservadosdurante10anos. Adisponibilizaodos E
Pornohaver,ataomomento, orientaesclarasnoque respeitapreservaodossites deorganismospblicos,este sistemadeveravaliadonuma prximaactualizaodoPPD.
PPD16
Datade INTRANET Documentaoe Informao disponibiliza 10anos odos documentos naintranet.
contedosadministrativose degestonositedaInternet temumobjectivomeramente informativo.Poroutrolado, emtermoslegaiseparaefeito deauditorias,devemser conservadosdurante10anos. E
Pornohaver,ataomomento, orientaesclarasnoque respeitapreservaodossites deorganismospblicos,este sistemadeveravaliadonuma prximaactualizaodoPPD.
PPD17
Datadeenvio Comunicao, PPD18 CLIPPING Marketinge Relaes Pblicas 1ms dosdados parao sistema relacionado INFOECO Masterlink Sistema PPD19 deGesto de Reclama es Comunicao, Marketinge Relaes Pblicas 5anos Campodata deresposta aopedido
Osdadosdosistemadeixam desernecessriosapartirdo momentoemquetransitam paraosistemarelacionado (Infoeco). E Osdadosdosistemaso integralmentepreservadosno sistemarelacionado(Infoeco).
Osdadosdosistemanotm interesseparaalmdoprazo deconservaoadministrativa indicado. E Ainformaodosistemade gestocorrente.
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N.de Ref.
Nomedo Sistema
Justificaodoprazo proposto
Destino Final
Justificao
Emboraosdadosdosistema Atotalidadedosdados Matriz Basede Dadosde PPD20 Gestodo Patrimnio Cultural Comunicao, Marketinge Relaes Pblicas Permanente Datado primeiro registodo sistema contidosnosistemarelativos sobrasdeartedoMFAPso susceptveisdeserem necessriosportempo indeterminado,aconservao permanentedosistematorna seportantonecessriapara efeitosoperacionais. C possamserrecuperadosnasrie deconservaopermanente (Inventriodasobrasdearte), enquantorepositriointegrador detodaainformaodisponvel sobrecadaobradeartedo MFAP,osistematema potencialidadedesermais completodoqueaprpriasrie relacionada,peloquesejustifica asuaconservaopermanente. Osdadosqueosistema integratmumperodode utilidadeadministrativa Sistemade Comunicao, PPD21 Gestode Eventos Marketinge Relaes Pblicas 3anos Campodata finaldo evento bastantecurto.Autilizaode outrosdados,comoos estatsticos,paraefeitosde controlodaactividade,tm igualmenteumadurao curta,quenoexcedeos2 anos. Emboraainformaoconstante Osprocessosmantmse Sistemade Gestode Processos PPD22 Jurdicose Contencios o Processo Legislativoe Regulamentao 5anos Campo processo arquivado (no administrativamenteactivos at5anosapsoseu encerramento.Contudo,como osprocessosjurdicosso C nosistemapossaserrecuperada nasriedeconservao permanenterelacionada,a conservaopermanentedos dadosjustificaseporrazesde complementaridadeinformativa comvistainvestigao histrica,devendosermigrados parasistemassimplificadosde consultaouparaplataformas menoscomplexasdopontode vistadapreservaodigital. Trade Forum Software PPD23 deGesto de Compras Patrimnio, Instalaese Recursos Materiais 10anos Apsadata deaquisio Osdadosdosistemanotm interesseparaalmdoprazo deconservaoadministrativa indicado. E Ainformaodosistemade gestocorrente,notendo qualquerinteresseemser preservadaparafinshistricos. E Ainformaodosistemade gestocorrente.
colocadauma susceptveisdesemanter datamassim esta designao); activosportempo indeterminado,tornase necessriaasuaconservaoa mdio/longoprazo.
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N.de Ref.
Nomedo Sistema
readenegcio (Funo/ Subfuno) Patrimnio,
Formade contagemdos prazos Apsadata
Justificaodoprazo proposto Osdadosdosistemanotm interesseparaalmdoprazo deconservaoadministrativa indicado. Osdadosintroduzidose processadospelosistema existemparcialmenteem E
Destino Final
Justificao
Ainformaodosistemade gestocorrente,notendo qualquerinteresseemser preservadaparafinshistricos.
PPD24
Vortal
Instalaese Recursos Materiais
5anos
deassinatura docontrato
Datade PPD25 PIDDAC Planeamento Inferiora7anos capturados dadosno sistema
algumasdassriesesistemas relacionados(n.3,n.4,n. 5)eso,emltimocaso, publicadosnaContaGeraldo Estado.Consultadooservio, foiditoqueosdadosdo sistemanosonecessrios pormaisde7anos. E
Ainformaocontidanosistema, notodoounaparteque interessaconservar,est consubstanciadaemsriesde conservaopermanenteena ContaGeraldoEstado.
Gesto Electrnicade Documentose Processos; FABASOFT Gesto Sistemade Oramental; PPD26 Gesto Recursos a)Permanente b)Inferiorou superiora7 anos, dependendodos prazosde conservao administrativa dassries a)Datade criaodo registo b)Datade produodo documento
a)Nossistemasdegesto documental,osmetadados sodeconservao permanente; b)Assries electrnicas/digitalizadas seromantidasnosistemade gestodocumentalenquanto estiveremadecorrerosprazos deconservaoadministrativa definidosnatabelade seleco,findososquaiso sistemadegestodocumental aplicaodestinofinaldevido. CP Conservamseosmetadados (descritivos,tcnicos, administrativos,etc.)eassries deconservaopermanente definidaspelatabeladeseleco.
Documenta Humanos; l Patrimnio, Instalaese Recursos Materiais; Relaes Institucionais
1.2.1Metodologiageral Ametodologiaquepresidiuavaliaoarquivsticadossistemasdeinformaoseguiu, emtermosgerais,diversasetapas. Depois de identificados os sistemas de informao e tornandose necessrio perceber qual a funo de cada um (campo mbito e Contedo da FRD 3B), comeouse por consultar os manuais de procedimentos dos diversos servios da SGMFAP, onde se
recolheuinformaoque,maistarde,veioaserafinadaoucorrigidajuntodosservios utilizadores. As consultas junto dos servios que produzem a informao constante dos sistemas e que os utilizam foram, alis, uma nota dominante durante o processo de avaliao arquivstica.Defacto,semessetestemunhoteriasidodifcil,senomesmoimpossvel, aferircomrigoracriticidadeadministrativaehistricadossistemasdeinformao,uma vezquenenhumdeles,enquantosistemaspropriamenteditos,constadaactualportaria deavaliaodaSGMFAP. Por outro lado, a portaria de gesto de documentos da SGMFAP foi embora desactualizada, por, entre outras razes, no fazer meno quase totalidade dos sistemas de informao electrnicos em uso na SGMF, excepo feita ao sistema de gesto documental um instrumento sistematicamente utilizado para sopesar os contedos dos sistemas de informao em termos de relevncia administrativa e histrica. Foi possvel, em alguns casos, proceder a uma correspondncia entre esses contedos e as sries documentais referidas na tabela de seleco, o que permitiu encontrarrefernciasemtermosdeprazosdeconservaoadministrativaefinalpara os sistemas de informao, ainda que essas referncias pudessem ser revistas ou repensadasjuntosdosservios. 1.2.2Redundnciadeinformao Aredundnciadeinformaoentresistemasouentresistemasesriesrelacionadasfoi equacionadaetratadadediferentesmaneiras. Vriosforamossistemasdeinformaoquenopassaramfaseseguintedeavaliao porque os seus contedos, para efeitos informativos ou histricos, podem ser recuperados em outros sistemas de informao ou em sries documentais de conservaopermanente,oquenodispensaque,emalgunsdessescasos,devamser guardados no sistema de gesto documental, em formatos normalizados, outputs
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electrnicosquecorrespondamssriesdeconservaopermanente.Talocasodos PPD4,PPD5,PPD6,PPD10ePPD25. Paraoutrossistemas,comoosPPD1eoPPD2,adecisotomadaquantoaoseudestino final(Eliminao)justificasepelofactodeainformaoacontidapoderigualmenteser encontrada em sries de conservao permanente, embora estes sistemas sejam de preservaralongoprazoporrazesadministrativas. AindaqueoscontedosdosPPD8,PPD9ePPD22possamserrecuperadosemsries de conservao permanente, optouse pela conservao permanente desses sistemas, ainda que sob a forma de plataformas de consulta, devido utilidade que podem representarparaapesquisahistricadeinformao. OutroexemploderedundnciadeinformaooPPD20,mas,dadaaprobabilidadede este sistema vir a ser mais completo, em termos de contedos, do que a srie de conservaopermanenterelacionada,optousepelasuaconservaopermanente. O PPD 12, para exercer eficazmente as funes operacionais, administrativas e histricas que lhe esto associadas (oferta ao pblico, online, de um servio de pesquisaeacessoBibliotecaeArquivoDigital),temdeoperarcombasenumarplica dosdadosexistentesnosPPD11ePPD13. Finalmente,noqueredundnciadeinformaoconcerne,determinousequeo PPD 18nodeveriaserconservadoporqueosseusdadossointeiramentesubsumidospelo PPD14,tantoparaefeitosadministrativoscomohistricos. 1.2.3Sistemasdeinformaoexcludos Nestesubcaptulo,identificamseossistemasdeinformaoquenopassaramsfases seguintesdeavaliao(Fases4e5)eapresentamseasrazesporqueonoforam:
Quadro3Sistemasexcludos
NdeRef. Nomedosistema Justificaodaexcluso Osistemafoirecentementemigradoparaoutra PPD1 APPViaturasSistemadeGesto deViaturas plataformaaplicacional,cujautilizaoaindapassa porumafasedeconsolidaoedetestes,ajustando seumaavaliaonumaprximaversodoPPD Osistemafoirecentementemigradoparaoutra PPD2 QUIDGESTSistemadeGesto deInventrio plataformaaplicacional,cujautilizaoaindapassa porumafasedeconsolidaoedetestes,ajustando seumaavaliaonumaprximaversodoPPD SGSTK SistemadeGestodeStocks Prazodeconservaoadministrativainferiora7 anos; Informaosemrelevnciahistrica Prazodeconservaoadministrativainferiora7 anos; PPD4 BSORGBalanoSocial Ainformaocomrelevnciahistricapodeser recuperadaemsriesdocumentaisdeconservao permanente BSGOV/BSMIN PPD5 SistemadeSuporte, AutomatizaoeConsolidaodo BalanoSocial Prazodeconservaoadministrativainferiora7 anos; Ainformaocomrelevnciahistricapodeser recuperadaemsriesdocumentaisdeconservao permanente Prazodeconservaoadministrativainferiora7 anos; PPD6 SistemadeSuporteDeciso Ainformaocomrelevnciahistricapodeser recuperadaemsriesdocumentaisdeconservao permanente Prazodeconservaoadministrativainferiora7 PPD7 RelgiodePonto anos; Informaosemrelevnciahistrica Paraefeitosdeauditorias,quepodemdecorrerno PPD10 ContadeGerncia prazode10anos,osdadosdosistemapodemser recuperadosemsriesdocumentais Prazodeconservaoadministrativainferiora7 PPD15 HELPDESK anos; Informaosemrelevnciahistrica Pornohaver,demomento,orientaesclarasno PPD16 INTERNET querespeitapreservaodossitesdeorganismos pblicos,estesistemadeverseravaliadonuma prximaversodoPPD Pornohaver,demomento,orientaesclarasno PPD17 INTRANET querespeitapreservaodossitesdeorganismos pblicos,estesistemadeverseravaliadonuma prximaversodoPPD
PPD3
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NdeRef.
Nomedosistema
Justificaodaexcluso Prazodeconservaoadministrativainferiora7
PPD18
CLIPPING
anos; Osdadosdosistemaexistememoutrosistemade informao,deconservaopermanente.
PPD19
MasterlinkSistemadeGesto deReclamaes
Prazodeconservaoadministrativainferiora7 anos; Informaosemrelevnciahistrica Prazodeconservaoadministrativainferiora7
PPD21
SistemadeGestodeEventos
anos; Informaosemrelevnciahistrica
PPD23
TradeFrumSoftwarede GestodeCompras
Prazodeconservaoadministrativasuperiora7 anos; Informaosemrelevnciahistrica Prazodeconservaoadministrativainferiora7
PPD24
Vortal
anos; Informaosemrelevnciahistrica Prazodeconservaoadministrativainferiora7 anos;
PPD25
PIDDAC
Ainformaocomrelevnciahistricapodeser recuperadaemsriesdocumentaisdeconservao permanente
Justificavase que o sistema de informao PPD 23 (Trade Frum) passasse fase seguinte de avaliao, uma vez que os seus prazos de conservao administrativa superam os sete anos. Tal s no acontece porque a SGMFAP apenas introduz informao nesse sistema, no lhe competindo funes de gesto e administrao do mesmo,asseguradasporumaentidadeprivada,oqueinviabiliza,pelomenosparaj,a anlisetecnolgicado PPD23.Apesardestadificuldade,aSGMFAPnodeverdeixar detransmitirentidadegestoraeadministradoradoPPD23anecessidadedeoanalisar tecnologicamenteedelheaplicarasadequadasmedidasdepreservaodigital. 1.3CARACTERIZAOTECNOLGICADOSSISTEMASDEINFORMAO
Como referido na pgina 21, dada a extenso da tabela onde se fez a caracterizao tecnolgica dos sistemas de informao e na impossibilidade de a resumirmos neste
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captulo, optouse por colocla para consulta em anexo (Parte IV Anexos>SGMFAP>Anexo2).
1.3.1AnliseSWOTdatecnologiadossistemasdeinformao PontosFortes
Aesmagadoramaioriadossistemasde informaooferecefacilidadesde exportaodosdados; Asoluodearmazenamentoquesuporta ossistemasapresentabaixalatnciaest disponvelemlinhaesuportaaintroduo progressivadenovoscomponentes (escalabilidade)
PontosFracos
Inexistnciadeumaestimativasobrea taxadecrescimentoanualdossistemas; Inexistnciadesistemasdedetecode intrusos; Inexistnciaderotinasdeauditoriassobre osdados/ficheiroseoarmazenamento, nohavendoigualmenteproduode relatriosnemdemonstraoda fiabilidadedossistemas; Oscustosdeescalabilidadedo armazenamentosoelevados,porse tratardesistemasSAN; Ossistemasdeinformaonodispem deesquemasdemetainformaoea maiorianoestdocumentada.
Oportunidades
Oempenhoemtornodaconcepoe implementaodoPlanodePreservao Digitaldeverconduzirtomadade medidasconformessrecomendaese boasprticasvigentes,deformaacorrigir esuprirasinsuficinciasdemonstradas pelatecnologiaondeassentamos sistemasdeinformao.
Ameaas
Aspolticasaadoptarnombitoda preservaodigitaleadesejvel regularidadenasuaaplicaoe actualizaopodemsersofreadaspelos actuaisimperativosderacionalizao administrativa,comrepercusses negativasnofinanciamentoena afectaoderecursoshumanoss operaesdeadequaotecnolgicados sistemasdeinformao.
1.3.2EspecificidadesdoSistemadeGestoDocumental Almdainformaoavanadanasfases3e4sobreosistemadegestodocumentalda SGMFAP,queabrangeacaracterizaoarquivsticaetecnolgicadabasededadosedo repositriodigital,importareferiraquioutrosaspectosrelevantesquecontribuampara umamelhoravaliaofuncionaldomesmo,nosentidodeseencontraremasestratgias
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de preservao digital mais ajustadas, bem como eventuais elementos que sirvam de apoiosuaqualificao. A arquitectura do sistema de gesto documental da SGMFAP foi desenhada para cumprirosrequisitosfuncionaisqueaespecificaoMoReq(ModelodeRequisitospara a Gesto de Arquivos Electrnicos) identifica como indispensveis para qualquer sistema de gesto de arquivos electrnicos. Neste particular, h uma total conformidaderelativamentesboasprticasdegestodearquivoselectrnicos. Todavia,osistemadegestodocumentaldaSGMFAPnoestaserutilizadoemtodaa suaplenitudefuncional.Poroutrolado,nopodedizersequeseresumaaumsimples sistema de registo, tendo, na verdade, implementados vrios fluxos procedimentais e associadoumrepositriodigital. Na vertente de gesto documental, o sistema da SGMFAP tem j implementado um conjunto de procedimentos (workflows) para determinadas sries documentais, parte das quais corre exclusivamente em ambiente electrnico: requisies internas de material, pedidos de acumulao e de alterao de frias, horrios especiais, horas extraordinrias, recuperao de vencimento, regularizao de ponto e justificao de faltas. Importa, no entanto, sublinhar que estas sries documentais electrnicas tm prazos de conservao administrativa e permanente inferiores a 7 anos, no havendo sidocontempladasnasfases4e5dopresentePlanodePreservaoDigital. Quer cumpram o seu ciclo de vida administrativa em suportes exclusivamente electrnicos, quer no (digitalizao de entradas, impresso de sadas, assinatura no electrnica, etc.), os documentos (repositrio digital) registados no sistema de gesto documental da SGMFAP no so actualmentepor este avaliados no que se refere aos prazosderetenoedestinodefinidospelatabeladeseleco.Noporqueosistema de gesto documental da SGMFAP no tenha essa funcionalidade, mas porque no existeumaarticulaoentreoplanodeclassificao,adoptadopelosistemadegesto documental, e a portaria de avaliao documental em vigor. Tal falta de articulao devese,fundamentalmente,aofactodeaportariadeavaliaodocumentalcarecerde
actualizao, designadamente no que respeita ao universo documental/informacional inventariado, aos prazos de reteno e aos identificadores numricos (nmeros de referncia) das sries documentais, que no esto de acordo com os cdigos que constam do plano de classificao, inviabilizando, de momento, uma gesto automatizadadamonitorizaoeeliminaodedocumentosdearquivopelosistemade gestodocumentaldaSGMFAP. Refirase, por ltimo, que o repositrio digital do sistema de gesto documental da SGMFAP no contm apenas os documentos que esto registados nesse sistema. H documentos produzidos por vrios servios cujo ciclo arquivstico no passa pelo sistemaelectrnicodegestodearquivosdaSGMFAP,masqueestoaarmazenados. Essesdocumentos,nadodigitais,transformamseemanalgicosparacumpriremasua funo primria (probatria, informativa ou outra), mas til mantlos no suporte originalparafinsdeexplorao(pesquisa,actualizaodedados,etc.),nomeadamente duranteosseusprazosdeconservaoadministrativa.
2.ESTRATGIAS/SOLUESDEPRESERVAO
Em termos globais, podem dividirse as estratgias de preservao a aplicar pela SGMFAPemdoisgrupos,deacordocomosdoisuniversosemquepossveldesdobrar combasenosprazosdeconservaoossistemasdeinformaodaSGMFAP. Ouseja,paraossistemasdeinformaocujaconservaoadministrativapermanente (PPDs 11, 12, 13, 14 e 20), optouse por adoptar a estratgia de migrao dos dados paranovosistemaounovaversodosistemaedemigraodosdocumentos(quando estesexistam)paraformatosdepreservao,ambasasmodalidadesapenasemsedede preservaoprimria. J no que respeita aos sistemas de informao que contm dados/documentos com prazos de conservao administrativa limitados (PPDs 8, 9, 22 e 26), as estratgias de preservaosoresumidamenteasseguintes:
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Migrao da informao (dados e/ou documentos) para plataformas novas ou actualizadas, em sede de preservao primria; migrao dos documentos para formatosdepreservaoetransfernciadosdadosedocumentosparaoArqgest(PPD 11) e para o Arquivo Digital (PPD 12), em sede de preservao secundria, se a informao ficar isenta de valor primrio ou se o sistema vier a revelar problemas de desempenho(PPD8). Migrao da informao (dados e/ou documentos) para plataformas novas ou actualizadas(quersetratedosistemavigente,quersetratedeumnovosistema),em sede de preservao primria; migrao da informao administrativamente caduca (dadose/oudocumentos)paraformatosdepreservaoetransfernciadamesmapara o Arqgest (PPD 11) e para o Arquivo Digital (PPD 12), em sede de preservao secundria, no caso de o sistema novo ou actualizado dispor de documentao suficiente(PPD9,PPD22,PPD26). OsPPDs11e12,quefuncionamcomorepositriosdearquivodefinitivo,noassumem, verdadeiramente,opapelderepositriosdepreservaodigital,umavezquenoesto capacitadosparaassegurarapreservaodedeterminadostiposdemetainformao(a metainformao dos sistemas antigos que no diz respeito a documentos, por exemplo).Aindaassim, considerandoqueaconservaoadministrativadosPPDs11 e 12 permanente, a ingesto nestes dois sistemas de documentos de conservao permanenteedarespectivametainformaooriundosdeoutrossistemas(mormente,o PPD 8, PPD 9, PPD 22 e PPD 26) torna dispensvel desde que salvaguardados os mapeamentos/crosswalks que permitem a interpretao futura dos dados e das relaes
entre tabelas existentes nos sistemas precedentes a adopo de um repositrio de
preservao digital. Nesta rubrica, as decises tomadas pela SGMFAP no coincidem, assumidamente,comasrecomendaesdaDGARQ,queapontamparaautilizaode umrepositriodepreservaodigitalgenuno.
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As estratgias de preservao afloradas nos pargrafos anteriores encontramse desenvolvidas, sistema a sistema, em tabela em anexo (Parte IV Anexos>SGMFAP>Anexo3).
3.QUALIFICAODOSSISTEMASDEINFORMAO
3.1QUALIFICAODOSISTEMADEGESTODOCUMENTAL AsnecessidadesdequalificaodosistemadegestodocumentaldaSGMFAP(PPD24) passampelasseguintesreaseaces: Interoperabilidade:garantirainteroperabilidadeemapeamentocriteriosocomoPPD 11, recorrendo a formatos abertos de exportao e a documentos e esquemas normalizadosdemetainformao. Segurana:criarcategoriasdeseguranadedados;criarperfisdeacessoaosdados. Rotinasdeauditoria:1)criaredocumentarrotinasdeauditoriasaonveldosistema de dados e do armazenamento; 2) garantir a produo de relatrios de auditoria, nomeadamente autos de transferncia e de eliminao; 3) implementar medidas que possibilitemavaliarconstantementeafiabilidadedosistema; Desenvolvimento aplicacional: 1) configurar o sistema com os prazos de reteno constantes da portaria; 2) programar o sistema para que os registos cujo prazo administrativo tenha sido ultrapassado sejam automaticamente migrados para o PPD 11. Documentao e metainformao: 1) produzir documentao completa sobre o sistema ; 2) produzir documentao sobre a arquitectura e dicionrios de dados, descreverasfuncionalidadeseproduzirmanualdeinstalao;3)Criarosesquemasde
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metainformao descritiva, tcnica e estrutural dos dados; 4) Criar a metainformao sobreosobjectosdigitaiscombasenoesquemaPREMIS; 3.2QUALIFICAODOSRESTANTESSISTEMASDEINFORMAO
AsnecessidadesdequalificaodosdemaissistemasdeinformaodaSGMFAPpassam pelasseguintesreaseaces: Interoperabilidade:GarantirainteroperabilidadeemapeamentocriteriosocomoPPD 11,recorrendoaformatosabertosdeexportaodedadoseadocumentoseesquemas normalizadosdemetainformao(PPD8,PPD9,PPD22,PPD26). Segurana:1)Criarcategoriasdeseguranadosdados(PPD8,PPD9,PPD11,PPD12, PPD13,PPD14,PPD20,PPD22),2)CriarSistemadedetecodeintrusos(PPD11). Rotinasdeauditoria:1)Criaredocumentarrotinasdeauditoriasaonveldosistema, dos dados e do armazenamento; 2) Garantir a produo de relatrios de auditoria, nomeadamente autos de transferncia; 3) Implementar medidas que possibilitem avaliarconstantementeafiabilidadedosistema(PPD8,PPD9,PPD11,PPD12,PPD13, PPD14,PPD20,PPD22). Armazenamento e backup: Garantir que o sistema tem procedimentos de backup e recuperao(PPD11,PPD12). Desenvolvimento aplicacional: 1) Criar o campo data de encerramento do processo (PPD8,PPD9,PPD22);2)AutomatizaroprocessodetransfernciaparaoPPD11dos registos cujo prazo administrativo tenha sido ultrapassado (PPD 8, PPD 9, PPD 22); 3) Desenvolveromdulodeinteroperabilidadedeacordocomosrequisitosdefinidos(PPD 8,PPD9,PPD11,PPD22); Documentao e metainformao: 1) produzir documentao completa sobre o sistema (PPD 8, PPD 9, PPD 11, PPD 13, PPD 14, PPD 20, PPD 22); 2) produzir
documentao sobre a arquitectura e dicionrios de dados, descrever as funcionalidadeseproduzirmanualdeinstalao(PPD8,PPD9,PPD11,PPD22);3)Criar osesquemasdemetainformaodescritiva,tcnicaeestruturaldosdados(PPD8,PPD 9,PPD11, PPD22);4)Criarametainformaosobreosobjectosdigitaiscombaseno esquemaPREMIS(PPD8,PPD9,PPD11,PPD22).
4.PROCEDIMENTOSPRTICOSDEPRESERVAO
Neste captulo, identificamse, sequenciamse e detalhamse os passos e aces necessriospreservaodecadaumdossistemasdeinformao. FABASOFTSistemadeGestoDocumental(PPD26) 1. IncioEscolha/definiodanovaversodaaplicao 2. Encerramentodaaplicaoantiga 3. Identificao/listagem dos documentos que ainda no tenham ultrapassado o prazodeconservaoadministrativa(queseromigradosparaanovaaplicao) 4. Identificao/listagem dos documentos que j tenham ultrapassado o prazo de conservaoadministrativa; a. Identificao/Listagemdosdocumentosalvodeeliminao(quedevero sersujeitosaautosdeeliminao) b. Identificao/Listagemdosdocumentosalvodeconservaopermanente cujosprazosdeconservaoadministrativajterminaramequedevero sertransferidosparaoArqGest(PPD11)/BibliotecaeArquivoDigital(PPD 12) 5. Identificaodametainformaodosdocumentos a. Que ainda no tenham ultrapassado o prazo de conservao administrativa(quesermigradaparaafuturaversodosistema) b. Alvo de eliminao e que dever ser transferida para o ArqGest (PPD 11)/BibliotecaeArquivoDigital(PPD12)
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c. Alvo de conservao permanente cujo prazos de conservao administrativajterminaramequedeversertransferidaparaoArqGest (PPD11)/BibliotecaeArquivoDigital(PPD12) 6. Identificao da metainformao sobre o sistema (que no diga respeito a documentos)atdatadeencerramentodosistema: a. Identificaodametainformaosobreosistemaantigoquenecessria nonovosistema(ex.perfisdeutilizadores,planodeclassificao,tabelas deseleco)(quesermigradaparaafuturaversodosistema) b. Identificao da metainformao sobre o sistema antigo que no necessria no novo sistema (ex: rotinas de auditorias que no esto associadasaosdocumentos). 7. Identificao da metainformao do sistema relacionada com os documentos que: a. Ainda no tenham ultrapassado o prazo de conservao administrativa (quesermigradaparaafuturaversodosistema) b. Quetenhamultrapassadooprazodeconservaoadministrativa 8. Produo de autos de eliminao para os documentos que ultrapassarem os prazosdeconservaoadministrativaecujodestinofinaleliminao 9. Eliminao dos documentos que ultrapassaram o prazo de conservao administrativaecujodestinofinaleliminao. 10. Preservaoprimria: a. Actualizarformatosdosdocumentosqueaindanotenhamultrapassado oprazodeconservaoadministrativa b. InstalaoeconfiguraodanovaversodoFabasoft c. Migraoparaonovosistema: i. Importao dos dados da base de dados da aplicao anterior paraabasededadosdanovaverso,relativamentea: 1. Metainformao sobre o sistema antigo que necessria nonovosistema; 2. Metainformao do sistema relacionada com os documentos que ainda no tenham ultrapassado o prazo deconservaoadministrativa;
3. Metainformao dos documentos que ainda no tenham ultrapassadooprazodeconservaoadministrativa; ii. Dos documentos que ainda no tenham ultrapassado o prazo de conservaoadministrativa; iii. Efectuar ligaes entre a metainformao com os documentos electrnicos(criaodeapontadores) d. Testesobreosistemaparadespistedeerros,nomeadamenteanvelde ligaesentreametainformaoeosdocumentos. 11. Preservaosecundria a. Produodasguiasdetransfernciarelativamenteaosdocumentosalvo deconservaopermanentecujoprazosdeconservaoadministrativaj terminaram b. Ingesto no ArqGest (PPD 11)/Biblioteca e Arquivo Digital (PPD 12) dos documentos alvo de conservao permanente cujo prazos de conservao administrativa j terminaram (este procedimento inclui migrao para formatos normalizados respeitando a listagem de formatosdepreservao) i. da metainformao dos documentos cujo prazos de conservao administrativa j terminaram (sejam eles de eliminao ou de preservao permanente). Este procedimento pressupe a ingesto a partir da base de dados, pelo que o formato de preservaoseroSQL). c. TestesobreoArqGest(PPD11)/BibliotecaeArquivoDigital(PPD12)para despistedeerrosdeingestodosdocumentose/oudosdados. SistemadeGestodeProcessosdeAcidentesemServio(PPD8) SGINDSistemadeGestodeIndemnizaes(PPD9) SistemadeGestodeProcessosJurdicoseContencioso(PPD22) 1. IncioEscolha/definiodanovaversodaaplicao 2. Encerramentodaantigaversodaaplicao 3. Identificao/listagemdosobjectosdigitais(Imagensdigitalizadas)
4. Identificaodametainformaosobreosobjectosdigitais 5. Identificaodametainformaodosistema 6. Rotina para aplicao do plano de classificao dos objectos digitalizados para aplicao de procedimentos de contagem dos prazos para expurgo dos processosencerradoshmaisde10anos 7. Preservaoprimria: a. Actualizarformatosdosdocumentosqueaindanotenhamultrapassado oprazodeconservaoadministrativa; 8. Instalaoeconfiguraodanovaaplicaoouversodaaplicao 9. Importao dos dados da base de dados da aplicao anterior para a base de dadosdanovaverso(metainformao).Nocasodeserumanovaaplicao,h quemanterosistemaantigoparaconsultadedados. 10. Migraodosobjectosdigitaisexistentesnorepositrioanterior 11. Efectuarligaesentreametainformaocomosobjectosdigitais 12. Teste sobre o sistema para despiste de erros de ingesto dos documentos ou dados 13. Preservaosecundria a. Produodasguiasdetransfernciarelativamenteaosdocumentosalvo deconservaopermanentecujoprazosdeconservaoadministrativaj terminaram b. IngestonoArqGest(PPD11)/BibliotecaeArquivoDigital(PPD12): i. dosdocumentosalvodeconservaopermanentecujoprazosde conservao administrativa j terminaram. Este procedimento inclui migrao para formatos normalizados respeitando a listagemdeformatosdepreservao) ii. da metainformao dos documentos cujo prazos de conservao administrativa j terminaram (sejam eles de eliminao ou de preservao permanente). Este procedimento pressupe a ingesto a partir da base de dados, pelo que o formato de preservaoseroSQL c. TestesobreoArqGest(PPD11)/BibliotecaeArquivoDigital(PPD12)para despistedeerrosdeingestodosdocumentose/oudosdados.
WINLIBSistemaIntegradodeGestoDocumental(PPD13) INFOECOBasedeDadosdeRecortesdeImprensa(PPD14) MatrizBasedeDadosdeGestodoPatrimnioCultural(PPD20) 1. IncioEscolha/definiodanovaversodaaplicao 2. Encerramentodaantigaversodaaplicao 3. Identificaodaestruturadosdadosdabasededados 4. Identificao/listagemdosobjectosdigitais(Imagensdigitalizadas) 5. Identificaodametainformaosobreosobjectosdigitais 6. Identificaodametainformaodosistema 7. Instalaoeconfiguraodanovaaplicaoouversodaaplicao 8. Importao dos dados da base de dados da aplicao anterior para a base de dadosdanovaverso(metainformao).Nocasodeserumanovaaplicao,h quemanterosistemaantigoparaconsultadedados. 9. Migraodosobjectosdigitaisexistentesnorepositrioanterior 10. Efectuarligaesentreametainformaocomosobjectosdigitais ARQGEST(PPD11) BibliotecaeArquivoDigital(PPD12) 1. IncioEscolha/definiodanovaversodaaplicao 2. Encerramentodaantigaversodaaplicao 3. Identificaodaestruturadosdadosdabasededados 4. Identificao/listagemdosobjectosdigitais(Imagensdigitalizadas) 5. Identificaodametainformaosobreosobjectosdigitais 6. Identificaodametainformaodosistema 7. Instalaoeconfiguraodanovaaplicaoouversodaaplicao 8. Importao dos dados da base de dados da aplicao anterior para a base de dadosdanovaverso(metainformao).Nocasodeserumanovaaplicao,h quemanterosistemaantigoparaconsultadedados. 9. Migraodosobjectosdigitaisexistentesnorepositrioanterior 10. Efectuarligaesentreametainformaocomosobjectosdigitais
11. Teste sobre o sistema para despiste de erros de ingesto dos documentos ou dados
5.RECOMENDAESSECTORIAIS
No que respeita referncia das unidades orgnicas responsveis pelos sistemas anteriormente considerados, optouse por especificar as responsabilidades a nvel da administraodosistema(ouseja,quemresponsvelpelaadministraooperacional do sistema, assegurando o armazenamento dos dados, a monitorizao do sistema, a actualizao, etc.) e as responsabilidades a nvel da gesto dos dados (isto , quem responsvelpelagestodosdadosequemutilizaosistemaparacumprimentodassuas actividades,inserindodadosouutilizandoossimplesmenteparaconsulta).
Quadro4SistemasdeInformaoapreservarerespectivasunidadesorgnicasresponsveis
Designao do Sistema Administrao do Sistema Gesto de Dados
Sistema de Gesto de Processos de Acidentes em Servio DSIQ SGIND Sistema de Gesto de Indemnizaes ARQGEST Biblioteca e Arquivo Digital WINLIB - Sistema Integrado de Gesto Documental INFOECO - Base de Dados de Recortes de Imprensa DSIQ DSIQ + EMPRESA DSIQ + EMPRESA DSIQ + EMPRESA DSIQ + EMPRESA
DGAP DSAJC DSAD DSAD DSAD DSAD
Matriz -Base de Dados de Gesto do Patrimnio Cultural
DSIQ + EMPRESA
DSIRP
Sistema de Gesto de Processos Jurdicos e Contencioso FABASOFT- Sistema de Gesto Documental
DSIQ DSIQ + Unisys
DSAJC DSIQ
Legenda: DSIQ Direco de Servios de Inovao e Qualidade DGAP Diviso de Gesto e Administrao de Pessoal DSAD - Direco de Servios de Arquivos e Documentao DSAJC - Direco de Servios Jurdico e do Contencioso DSIRP - Direco de Servios de Informao e Relaes Pblicas
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Adicionalmente, cabe Direco de Servios de Inovao e Qualidade (DSIQ) e Direco de Servios de Arquivos e Documentao (DSAD), em aco conjunta, as seguintesresponsabilidades: SupervisionaraimplementaodoPPDnaSGMFAP; FazercumpriroPPD; MonitorizarocumprimentodoPPD; Coordenar o trabalho das equipas designadas pelas unidades orgnicas responsveispelossistemas,nomeadamente: Naidentificaodeperdasaceitveis/noaceitveis, Notestedeconversores, Nadefinioderegrastantoparaamigraoecontrolodaqualidadeda migraocomoparaaelaboraoderelatriosdemigrao. Para que as estratgias e procedimentos de preservao digital apresentados nos captulos anteriores sejam implementados com o nvel de segurana exigvel em situaes desta natureza, devem seguirse alguns procedimentos nas aces de migrao, nomeadamente: determinar o universo de informao e, caso se aplique, tambm a metainformao a migrar para o novo sistema ou nova verso do sistema; definirregrasparacontrolaraqualidadedamigrao;garantiraproduoderelatrios demigrao/auditoriaquedocumentemtodooprocesso,incluindoeventuaisperdasde informao, quer a migrao seja entre sistemas similares ou para um repositrio de dadosedocumentosdigitais. Se assegurar a fiabilidade da metainformao alvo de migrao fundamental em qualquer processo desta natureza, tambm determinante que, quando estamos perante documentos de arquivo electrnico que so produzidos com o propsito primrio de constituir prova de uma actividade organizacional, sejam mantidas a estabilidadeeperenidadedosrespectivosobjectosdigitais,deformaagarantirassuas propriedadesdeintegridade,fidedignidadeeautenticidadeaolongodotempo.
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Tambmamigraodosmetadadosindispensvelparaapreservaoerecuperao dainformaodigitaleparaoprovimentodainteroperabilidadenecessria. O formato de preservao deve ser escolhido antes da produo do objecto digital, evitandose,destemodo,custosadicionaisnasuaconverso.Semprequetalnopossa ser garantido, deve ento procederse migrao de dados e de documentos para formatos de preservao, que devem ser, preferencialmente, normalizados e bem documentados. As recomendaes neste domnio apontam o PDF/A como o formato preferencial para preservar texto estruturado, enquanto o TIFF o formato recomendadoparaapreservaodeimagensfixasbidimensionaiseoDBMLdeverser aplicadoquandosepretendapreservarbasesdedadosrelacionais. recomendvelque,antesdeseiniciarqualqueracodeconversodedados,sejam produzidascpiasdeseguranadosobjectosdigitaisapreservar.Esteprocedimento imprescindvel para garantir a salvaguarda da informao, na eventualidade de haver corrupodedadosduranteaconverso.tambmumaboaprticaque,previamente a uma aco desta natureza, seja elaborada uma check list com parmetros que permitam aferir da integridade, funcionalidade, estrutura e contedo dos objectos digitaisalvodeconversoparanovosformatos.
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PARTE III RECOMENDAES GERAIS
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1.RECOMENDAESDEGESTO
Cumpreaquireflectirsobrealgunsrequisitosdeordemmaisqualitativa,comunsatodos os organismos que integram o actual Plano de Preservao Digital e que consideramos indispensveisparaasuaimplementao. Entre os requisitos qualitativos transversais que merecemespecial ateno, por criarem impactes decisivos negativos ou positivos, dependendo do grau de cumprimento na implementao do actual Plano de Preservao Digital do MFAP, destacamos trs: formao; elaborao/actualizao de portarias de gesto de documentos; poltica de aquisiodeTecnologiasdaInformaoeComunicao. Formao TemdesegarantirumaformaodebaseecontnuasequipasdoMFAPenvolvidasna elaboraoeimplementaodoPlanodePreservaoDigital,sejamasequipassectoriais, seja, se os elementos forem diferentes, a equipa ministerial. Essa formao tem de contemplaraspectosconceptuais/semnticos,tcnicosetecnolgicos,emdiversasreas confinantes e comunicantes: arquivo e arquivo electrnico, repositrios digitais, informtica, TIC, gesto de informao, sistemas de informao, software e hardware, formatos electrnicos, standards, etc. Se pensarmos que, por um lado, a preservao digital uma actividade corrente, de assinalvel tecnicidade e sujeita a novos desenvolvimentosdeanoparaanoeque,poroutro,ocrescimentodadocumentaoe arquivoelectrnicosdoravanteumdadoadquirido,recomendvelqueseapostenum plano de formao plurianual que habilite as equipas para a aplicao consciente, competente,racional,eficaze,emltimocaso,autnomadosprincpiosdapreservao digitalinformaoedocumentaoelectrnicasproduzidaspeloMFAP.
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Elaborao/actualizaodeportariasdegestodedocumentos A anlise arquivstica, momento crucial em que se define qual a documentao e informaoaabrangerpelosplanosdepreservaodigital,deveestribarse,pornorma, noinstrumentolegalqueestabeleceprazosdeconservaoadministrativaepermanente para os documentos. O mesmo dizer que, sem o recurso a portarias de gesto de documentos, que resultam de um levantamento exaustivo, interdisciplinar e formal da produo documental de um determinado organismo, independentemente do suporte tecnolgico,apreservaodigitalvsefragilizada,quantomaisnosejaporquedepende deumaavaliaoarquivsticasemsuportelegal. Almdedeverconstituirumrequisitoobrigatrioparatodososorganismosqueintegram e venham a integrar o Plano de Preservao Digital do Ministrio das Finanas, as portariasdegestodocumentaljexistentesdeveroseravaliadascomvistasuarpida actualizao. No s estas portarias no consideraram devidamente os sistemas de informao que existiam na altura em que foram elaboradas, como, entretanto, os organismosadquiriramnovossistemasdeinformaoouacumularamnovasfunes,que levaram,ambososcasos,produodenovastipologias documentais.assimurgente que os organismos do MFAP procedam actualizao das suas portarias de gesto documental, pois s deste modo se garante uma conformidade de base entre a informao/documentao que produzida, a que deve ser preservada e a que efectivamentepreservada. Anecessidadedecriaoedeactualizaodasportariasdegestodocumentalnombito da preservao digital pode, por outro lado, entroncar na criao de uma portaria de gestodocumentalnica,comumatodososorganismosdoMFAP,dando,inclusive,mais fora a este projecto. O esforo de uniformizao dentro da Administrao Pblica, na rea da informao e documentao, tem sido prosseguido atravs de projectos transversaiscomoasmacroestruturastemticasefuncionais,peloqueacriaodeuma portariadegestodedocumentosnica,dembitoministerial,seinscreveriaplenamente nessalgicae,aocomprometertodososorganismosdoMFAP,conduziriaimplicitamente
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satisfao de um dos requisitos para a elaborao de qualquer plano de preservao digital. PolticadeaquisiodeTecnologiasdaInformaoeComunicao A preservao digital no tem o seu incio apenas quando se desencadeiam as estratgiasdepreservaopropriamenteditas.Podeedeveprincipiarnomomentoem que se escolham e se adquiram os produtos aplicacionais e hardware necessrios ao organismo, pois as caractersticas destes vo influir decisivamente nas medidas que necessriotomarduranteacadeiadeprocedimentosdepreservaodigital. Oprocessoaquisitivonoselimitaaoprimeiroinvestimentoemsoftwareouhardware paradarrespostaadeterminadanecessidadeoufunodoorganismo.Podeacontecer que a qualificao de alguns dos sistemas de informao, ainda operacionais no organismo,nosejajustificvelporcausadoseuelevadograudeobsolescncia,tantoo nvel dos formatos e software como a nvel do prprio hardware e suportes. Nesta situao,deveconsiderarseasubstituiodosistemadeinformaopelaaquisiode um novo, mais do que a sua (re)qualificao. Alm das razes apontadas acima, a aquisio de software/hardware pode tambm ser induzida pela disponibilidade no mercadodeprodutosqueapresentemvantagenssobreosprodutoshomlogosusados pelo organismo. Neste caso, no quer dizer necessariamente que os sistemas de informaodoorganismonocorrespondam,noessencial,aoqueseesperadeles,mas novos produtos emergentes podem oferecer vantagens suplementares que os tornam apetecveisaoorganismo,aopontodecausaremumamudanadesoftware/hardware atravsdeumnovoprocessoaquisitivo. No cenrio de escolha e aquisio de novas aplicaes informticas, de todo aconselhvelqueatomadadedecisonessembitosefundamentenasrecomendaes da prpria Direco Geral de Arquivos, no que respeita a software, a hardware, a armazenamentoeaformatosdepreservao.
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Sehouvernecessidadedeadquirirnovosoftware,deveomesmointegrarosseguintes requisitos,naperspectivadapreservaodigital: Terespecificaesabertas,noproprietriasebemdocumentadas; Serretrocompatvel; Disponibilizartodaadocumentaorelativasespecificaes,sfuncionalidades,aos esquemasdemetainformao,etc.; Garantirautilizaodevriosformatos,preferencialmenteformatosabertos; Possibilitaraexportaoparaformatosnormalizados; Abrangermetainformao,nomeadamenteXML; Encerrarvriasfuncionalidades,semsermuitocomplexo; Disponibilizarfuncionalidadesdeverificaodeerros; Deterumciclodeactualizaesrazovel; Dispordeuminterfaceintuitivoedisponibilizarmanuaisdeutilizao; Incluirmedidasdeseguranadedadosedefiabilidade; Paraalmdestesindicadores,aconselhvel,juntamentecomocusto,aferirograude adopo e assimilao de determinado software em, por exemplo, entidades congnereseobterfeedbackdasmesmassobreasuautilizao. Na aquisio de novos componentes de hardware e suportes destinados a suportar acesdepreservaodigital,apedradetoquecolocaseanvelda: Velocidadedoprocessador; Densidadedoschipsdememria; Velocidadedetransmisso; Capacidadedosperifricosdearmazenamento; Velocidadedeprocessamentodeimagem;
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Pese embora as especificidades inerentes a cada organismo, tambm a aquisio de sistemas de armazenamento destinados preservao digital deve guiarse por determinadascaractersticas: Possuirumsistemadebackup; Garantiraescalabilidadeeainteroperabilidade; Apresentarbaixalatnciaeestardisponvelemlinha; Estaremconformidadecomnormasdejure; Serindependentedaplataformaaplicacionalutilizada; Incluirsistemasderotinasdecontroloemonitorizao; Ainda no que respeita s opes de armazenamento, a deciso final no dever ser alheia actual tendncia de diminuio significativa do custo de armazenamento na proporoinversaaoaumentodacapacidadedomesmo,emboraaqualidade,emsede depreservaodigital,devasersempreprefervelquantidade. Determinantenaprticadepreservaodigitalaescolhadeformatosdepreservao normalizadosparaosobjectosdigitaisapreservaralongoprazo,peloque,quandose adquiresoftware,hqueteremlinhadecontaquaisosformatosqueomesmooferece esuporta.Aadopodeformatosnormalizados(defacto,dejureoudeoutrotipo)d mais garantias do acesso continuado aos dados e documentos durante um horizonte temporal considervel, apesar da rpida obsolescncia tecnolgica que se verifica j actualmente,masdevesercomplementadacomasseguintesrecomendaes: Oformatodeveserescolhidodeacordocomotipodeobjectoapreservar:oPDF/A paratextoestruturado,oTIFFadequaseaimagensfixasbidimensionaiseoDBML,um formatoXML,aplicaseabasesdedadosrelacionais.NocasodeDataSet,DesignData, dados geogrficos/cartogrficos e publicaes multimdia interactivas, ainda no existemformatosnormalizadosquegarantamapreservaodetodasascaractersticas destesobjectosdigitais. Oformatodeveterumelevadograudeadopo,longevidadeeretrocompatiblidade;
O formato deve estar documentado, incluir metainformao e ter a garantia de suportetcnicoporpartedocriadoroficial; O formato deve ter especificaes abertas e susceptvel de ser lido por vrias aplicaesinformticas; O formato no deve, por princpio, ter compresso, mas, se tal acontecer, no deve haverperdas;
2.CONTROLO,AJUSTAMENTOEREVISODOPPD
AviabilidadedeumPlanodePreservaoDigitaldependeigualmentedamontagemde uma estrutura de controlo, participada pelos organismos envolvidos no projecto e coordenadaporumalgunsdeles,comfunesconsultivasemesmodeliberativas,que faaumacompanhamentoregulardadefinioeaplicaosectorialdasestratgiasde preservao,medianteoreportedecadaorganismo,comvistadevidasalvaguardada documentao,informaoesistemaselectrnicosanvelministerial. No caso do Plano de Preservao do MFAP, as funes de coordenao no mbito de umgrupodetrabalhoministerialdevemserassumidaspelaSGMFAP,noquerespeitas questes da rea de documentao e de arquivo, e por um ou mais organismos cujo core business seja a informtica e as novas tecnologias da informaoe comunicao, tal o caso da DGITA e do Instituto de Informtica. Chamase, no entanto, a ateno para o que as funes de coordenao significam: no implicam a implementao propriamente dita do Plano de Preservao Digital, uma vez que essa implementao deve ser da inteira responsabilidade de cada um dos organismos envolvidos, antes correspondem superviso do acompanhamento e controlo da referida implementao. Essasupervisoterdeserfeitaregularmente,combaseemreuniesdetrabalhocuja periodicidade pode ser trimestral ou semestral, onde os organismos reportem a evoluodaimplementaodoPPDnasmaisdiversasvertentes,atravsderelatrios.A
implementao envolve no apenas o cumprimento bem sucedido de estratgias de preservaodigital(comadevidaalocaoderecursoseoperacionalizaoemtermos gerais), mas tambm toda e qualquer ocorrncia sectorialque constranja ou imponha alteraes a esse cumprimento, obrigando, eventualmente, a reajustamentos, actualizaesourevisesdoPlanodePreservaoDigital. Entre essas ocorrncias sectoriais, destacase a assuno de novos sistemas de informao ou de novas tipologias documentais por parte dos organismos, que, por outrolado,dever,emprincpio,conduziractualizaodasportariasdeavaliaode documentos, quando estas existam. A actualizao de portarias de avaliao de documentos,motivadaporrazesdiversas(ondeseincluiareferidaassunodenovos sistemas de informao ou de novas tipologias documentais), ou a sua publicao de raiz so outros factores que, por institurem ou alterarem prazos de conservao, devemobrigaraumarevisodoPPD. Poroutrolado,resultandooPPDdoMFAPdocontributoque,emdadomomento,foi dadoporumconjuntodeparticipantes,fazsentidoqueaentradadeumorganismoou a sada de algum deles (devido, por exemplo, sua extino, sem que outros organismos do MFAP assumam as funes que lhe estavam associadas) implique a reapreciaodeumprojectoquesequercomum. A reviso ou reajustamento do PPD pode ainda justificarse pelo aparecimento e afirmaodenovassoluestecnolgicasquetornemmaiseficazapreservaodigital, em termos de formatos, armazenamento, estratgias de preservao, etc. Se o dinamismo tecnolgico que, em primeira instncia, torna necessria a elaborao de estratgiasdepreservaodigital,tambmdeleque,detemposatempos,devemos esperarnovasrespostas,aindaquetemporrias,paraoproblemadaobsolescncia. Em concluso, pode dizerse que a coordenao da implementao do PPD do MFAP caberaogrupodetrabalhonomeadoparaesseefeito,encabeadopelaSGMFAP,pela DGITA e, desejavelmente, pelo Instituto de Informtica. Atravs dos relatrios produzidos por cada organismo e procurando estar sensvel ao contexto externo, os
organismos coordenadores devero saber ponderar as necessidades sectoriais e de conjunto e partilhlas em reunies peridicas, com vista a manter actualizado e proficiente o Plano de Preservao do MFAP. J a implementao propriamente dita, com as vicissitudes que lhe so inerentes, dever ser da responsabilidade directa de cadaorganismo,aquemcompeteigualmentemanterinformadoogrupodetrabalhoe, emespecial,osorganismoscoordenadoressobreaevoluosectorialdoprojecto. Apreservaodigital,envolvendonovastecnologiaseinformao,umarealidadede elevado dinamismo e, como tal, obriga a que todo e qualquer plano de preservao digitalsejaigualmentedinmico.Estedinamismodevetraduzirseemproactividade,no sentidodeosorganismosestarematentosamudanasoueventosinternosouexternos queobriguemaalteraesnocurtoprazoaomodelodepreservaoalongoprazode informao,documentaoesistemaselectrnicos.
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PARTE IV ANEXOS
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SECRETARIAGERAL DO MINISTRIO DAS FINANAS E ADMINISTRAOPBLICA
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ANEXO1TABELADEAVALIAOARQUIVSTICA
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FASE 3 B (Secretaria-Geral do Ministrio das Finanas e da Administrao Pblica)

Esta folha - Avaliao 3B - deve ser preenchida apenas para os sistemas que no esto referenciados em tabela de seleco aprovada nos termos da lei (sistemas ainda no avaliados).
N de Ref.
Nome do sistema
rea de negcio (Funo / Subfuno)
mbito e contedo
Diplomas juridicoadministrativos
Utilizao do sistema
Srie/sistema relacionado (n referncia)
Srie/sistema relacionado (ttulo)
Srie /sistema Prazo de conservao relacionada (tipo administrativa de relao)
Forma de contagem dos prazos
Justificao do prazo proposto
Destino Final
Justificao
Notas
Meno de responsabilidade
PPD1
Patrimnio, Base de dados do inventrio do parque APPViaturas automvel do MFAP, incluindo dados sobre Sistema de Gesto Instalaes e de Viaturas Recursos Materiais a marca da viatura, modelo, matrcula, manutenes, etc., donde se extraem mapas mensais de kilometragem, consumos de combustvel, outros custos, etc.. Os registos so introduzidos quando as viaturas so adquiridas.
A Circular Srie A n. 1/DSGVE/DAS/94 (D.G. Patrimnio); Decreto-lei n. 477/80, de 15 de Outubro, Art. 11.; Portaria n. 879/2003, de 21 de Agosto
1) 108 2 ) 109 3) 112 4) 114 5) 115 6) 116 7) 117
1) Processos de viaturas X/O (uso e manuteno); 2) Processos de abate de viaturas; 3) Mapas Galp Frota; 4) Mapas do aprovisionamento; pblico (combustveis); 5) Mapas do modelo n.o 11 (DGP); 6) Mapas de movimento de viaturas (DGP); 7) Inventrio de veculos automveis;
a) 2 anos depois do abate da viatura; b) 7 anos para dados de viaturas ao servio por perodo superior a este prazo
a) Campo data de abate da viatura; b) Campo data de registo da viatura
A utilizao do sistema operacional durante o perodo de tempo em que a viatura estiver ao servio, o que pode ir alm dos 7 anos.
Caso o sistema se torne muito Joo Sabino/Snia Os dados do sistema podem ser recuperados nas sries de complexo,devem estar previstas estratgias Pinheiro; 2009-05-20 conservao permanente: para migrar, ao fim de 7 anos, os dados das - Processos de viaturas no abatidas. aquisio/aluguer de viaturas; - Processos de abate de viaturas; -Mapas do aprovisionamento pblico combustveis; - Mapas do modelo n. 11 (DGP); - Mapas de movimento de viaturas; Inventrio de veculos automveis; Devem ser conservados, no sistema de gesto documental, em formatos normalizados os outputs do sistema correspondentes a sries de conservao permanente.
PPD2
QUIDGEST Patrimnio, Base de dados do inventrio dos bens Sistema de Gesto Instalaes e duradouros (mveis) ou inventariveis de Inventrio Recursos Materiais
Decreto-lei n. 477/80, de 15 A de Outubro, art. 10.; Portaria n. 671/2000, de 17 de Abril; Portaria n. 879/2003, de 21 de Agosto
1) 190 2) 199 3) PPD10
1) Aquisio de bens X/O duradouros; 2) Coleco de mapas de inventrio; 3) SIC (relao no automtica);
a) 2 anos depois do abate do bem b) 7 anos para dados de bens duradouros em utilizao por periodo superior a este prazo.
a)Campo data de registo de autorizao de abate do bem; b) Campo data de registo do bem.
A utilizao do sistema operacional E durante o perodo de tempo em que os bens inventariados forem utilizados ou susceptveis de utilizao, o que pode ir alm dos 7 anos.
Os dados do sistema podem ser recuperados nas sries de conservao permanente: - Aquisio de bens duradouros; - Coleco de mapas de inventrio; Devem ser conservados,no sistema de gesto documental, em formatos normalizados os outputs do sistema correspondentes a sries de conservao permanente.
Caso o sistema se torne muito Joo Sabino/Snia complexo,devem estar previstas estratgias Pinheiro; 2009-05-20 para migrar, ao fim de 7 anos, os dados dos bens no abatidos.
PPD3
Portaria n. 879/2003, de 21 de A SGSTK Patrimnio, Base de dados de gesto dos stocks de consumveis da Secretariageral do MFAP. Agosto Sistema de Gesto Instalaes e de Stocks Recursos Materiais Permite o controlo das aquisies e requisies de material.
1) 197 2) PPD30
1) Mapas de existncia em armazm 2) FABASOFT
1) O 2) D
2 anos
Data de criao do registo no sistema
Os dados do sistema no tm interesse para alm do prazo de conservao administrativa indicado.
A informao do sistema de gesto corrente.
Joo Sabino/Snia Pinheiro; 2009-05-20
PPD4
BSORG - Balano Planeamento Social
Permite que cada organismo do MFAP colija os seus dados de carcter scioprofissional, necessrios elaborao do Balano Social Consolidado
Decreto-lei n. 190/96, de 9 de A Outubro; Decreto-lei n. 135/99, de 22 de Abril; Decreto-lei n. 166-A/99, de 13 de Maio; Portaria n. 879/2003, de 21 de Agosto
1) 16 2) PPD5 3) VER folha 3B da D.G.O
1) Balano Social 2) BSGOV/BSMIN 3) SRH (ver folha 3B da D.G.O)
1) O 2) O 3) X
5 anos
De acordo com a tabela de seleco os dados so administrativamente necessrios apenas por 3 anos, no entanto em termos opercionais para efeitos de anlises comparativas esse prazo pode alargar-se at aos 5 anos.
Os dados do sistema podem ser recuperados na srie de conservao permanente, Balano Social e no sistema relacionado, SRH. Todos os outputs do sistema, incluindo a verso electrnica da publicao Balano Social consignada na tabela de seleco, devem ser conservados em formatos normalizados no sistema de gesto documental.

N de Ref.
Nome do sistema
mbito e contedo
Utilizao do sistema
Destino Final
Justificao
Notas
PPD5
BSGOV/BSMIN Sistema de Suporte, Automizao e Consolidao do Balano Social
Planeamento
Os dados enviados por cada um dos organismos do MFAP relativos ao balano social so carregados no sistema e elaborada a verso inicial do relatrio de balano social consolidado, sujeita, posteriormente, a uma reviso.
Decreto-lei n. 190/96, de 9 de A Outubro; Decreto-lei n. 135/99, de 22 de Abril; Decreto-lei n. 166-A/99, de 13 de Maio; Portaria n. 879/2003, de 21 de Agosto
1) 16 2) PPD4
1) Balano Social 2) BSORG
1) O 2) X
5 anos
E Os dados do sistema so administrativamente necessrios apenas por 3 anos, no entanto em termos opercionais para efeitos de anlises comparativas esse prazo pode alargar-se at aos 5 anos. Esses mesmos dados, inscritos em tabelas pr definidas, no so passveis de ser informaticamente reinterpretados para alm desse perodo.
Os dados do sistema podem ser recuperados na srie de conservao permanente, Balano Social, dos diversos organismos do MFAP. A verso final da publicao Todos os outputs do sistema, incluindo a verso electrnica da publicao Balano Social Consolidado, devem ser conservados em formatos normalizados no sistema de gesto documental.
A base de dados para elaborao do Balano Social Consolidado ou a srie homloga Balano Social Consolidado no so contempladas na tabela de seleco.
PPD6
Sistema de Planeamento Suporte Deciso
Trata-se de uma base de dados com dados Portaria n. 879/2003, de 21 de A fornecidos por diversos sistemas, cujo Agosto intuito a produo de instrumentos que sirvam de apoio gesto.
1) 18 2) 19 3) ver anexo 3B da D.G.O 4) idem 5) PPD25
1) Coleces de documentos relativos a indicadores de gesto 2) Mapas estatsticos 3) SRH 4) SIC 5) PIDDAC
1) A 2) A 3) X 4) X 5) X
5 anos
Os dados do sistema so integralmente E importados dos sistemas relacionados, SRH, SIC e PIDDAC e processados atravs de mapas pr-formatados, que servem apenas como elemento de consulta e de apoio gesto, definindo a portaria de avaliao, para esse tipo de documentos, um prazo de conservao administrativa de 5 anos.
Os dados do sistema podem ser recuperados nas sries de conservao permanente coleces de documentos relativos a indicadores de gesto e mapas estatsticos. Devem ser conservados em formatos normalizados, no sistema de gesto documental, os outputs do sistema correspondentes s sries de conservao permanente indicadas.
As cpias electrnicas destes documentos, Joo Sabino/Snia consignadas na tabela de avaliao, devem Pinheiro; 2009-05-20 ser preservadas no sistema de gesto documental.
PPD7
Relgio de Ponto
Recursos Humanos Aplicao para a gesto da assiduidade dos funcionrios
Decreto-lei n. 100/99, de 31 A de Maro; Decreto-lei n. 259/98, de 18 de Agosto; Portaria n. 879/2003, de 21 de Agosto
1) 133 2) 135 3) PPD26 4) ver folha 3B da D.G.O
1) Listas mensais de assiduidade 2) Mapas de frias 3) FABASOFT 4) SRH
1) A 2) O 3) I 4) O
5 anos
Se houvesse necessidade de mudar de software tinha de se garantir a migrao de todos os dados, nomeadamente os biomtricos.
PPD8
Sistema de Gesto Controlo de de Processos de processos Acidentes em Servio
Base de Dados de gesto dos processos de acidentes em servio, ocorridos entre funcionrios de toda a admnistrao pblica. Os servios da SecretariaGeral do Ministrio das Finanas e da Administrao Pblica, procedem anlise dos processos e ao processamento e liquidao das despesas realizadas, decorrentes de acidentes em servio e doenas profissionais, desde que a instruo do processo cumpra os procedimentos legalmente exigidos. O sistema inclui elementos que constituem um processo de acidente em servio ou doena profissional e que esto contidos no Anexo I e II (ver notas). O sistema inclui tambm os comprovativos de pagamento de despesas ao acidentado.
Decreto-lei n. 503/99, de 20 A de Novembro; Decreto-lei n. 480/99, de 9 de Novembro; Decreto.lei n. 41/90, de 29 de Novembro; Decreto-lei n. 48051/67, de 21 de Novembro; Portaria n. 879/2003, de 21 de Agosto
1) 152 2) 153 3) 155 4) ver folha 3B da D.G.O
1) Processos de acidentes em servio 2) Processos de indemnizaes 3) Transferncia de verbas 4) SIC
1) D 2) D 3) D 4) X
a) 5 anos depois do a) Campo data de encerramento do processo; encerramento do processo; b) Data de criao do registo b) 7 anos para processos activos por perodo superior a este prazo;
Os dados contidos no sistema referem-se C a processos de acidentes em servio que so susceptveis de se manter activos por tempo indeterminado ou podem ser reabertos no espao de 10 anos, a conservao permanente do sistema torna-se portanto necessria para efeitos operacionais.
Embora a informao constante Anexo I - Participao, qualificao e Joo Sabino/Snia Pinheiro; 2009-05-20 no sistema possa ser autorizao das despesas do acidente: recuperada na srie de qualificao e despacho de autorizao de conservao permanente pagamento de despesas emitido pela relacionada, a conservao entidade empregadora, pelo dirigente com permanente do sistema justifica-competncias prprias ou delegadas se por este ser potencialmente para esse fim; identificao do funcionrio e mais eficaz em termos de organismo a que pertence; descrio recuperao da informao. da ocorrncia; Devem ser conservados em Anexo II - Boletim de acompanhamento formatos normalizados os mdico: registo das consultas, tratamentos, dados do sistema relativos a internamentos, sintomatologia, processos cujos os prazos comparncias e deliberaes da junta administrativos de conservao mdica. foram ultrapassados.

N de Ref.
Nome do sistema
mbito e contedo
Utilizao do sistema
Destino Final
Justificao
Notas
PPD9
SGIND Controlo de Sistema de Gesto processos de Indemnizaes
Base de Dados de gesto de pagamentos e Decreto-lei n. 48051, de 21 de A indemnizaes dos processos jurdicos e Novembro de 1967; contencioso
1) 153 2) PPD22
1) Processos de 1) I indemnizaes 2) I 2) Sistema de Gesto de Processos Jurdicos e Contencioso
a ) 5 anos depois do encerramento do processo;
a) Data de pagamento da indemnizao;
Os dados do sistema so C administrativamente necessrios durante 5 anos aps o encerramento do processo (indefinvel, partida) e mantm uma relao de complementaridade informativa com o PPD22 (Sistema de Gesto de Processos Jurdicos e Contencioso), tendo este um prazo de conservao administrativa superior a 7 anos.
Embora a informao constante no sistema possa ser recuperada na srie de conservao permanente relacionada, a conservao permanente do sistema justificase por este ser potencialmente mais eficaz em termos de recuperao da informao. Devem ser conservados em formatos normalizados os dados do sistema relativos a processos cujos os prazos administrativos de conservao tenham sido ultrapassados.
PPD10
Conta de Gerncia Gesto Oramental A aplicao colige os dados necessrios elaborao da conta de gerncia, os quais provm da DGO, do IGCP e da prpria Secretaria Geral. Os modelos so preenchidos de acordo com as regras divulgadas pelo Tribunal de Contas.
Instruo n. 2/97 do Tribunal A de Contas - 2. S Portaria n. 879/2003, de 21 de Agosto
1) 164 2) 167 3) 168 4) 169 5) 174 6)178 7) 180 8) 181 9) 182 10) 186 11) 187 12 )ver anexo 3B da D.G.O
1) Processo de elaborao da Conta de Gerncia 2) Controlo do movimento bancrio 3) Extractos de conta de depsitos na Caixa Geral de Depsitos 4) Processos de autorizao de pagamentos 5)Guias de reposio abatidas e no abatidas nos pagamentos 6) Pedidos de alterao oramental 7) Pedidos de libertao de crdito 8) Cobrana de receitas receitas 9) Guias de receita do estado 10) Relatrios de auditorias do Tribunal de Contas 11) Relatrios e auditorias da DGO 12) SIC
1) I 2 a 8) X 9) O 10) O 11) O
10 anos
Os dados do sistema so administrativamente necessrios por 5 anos, mas, em termos legais e para efeito de auditorias, devem ser conservados durante 10 anos.
Os dados do sistema podem ser recuperados nas sries de conservao permanente: - Processo de elaborao da conta de gerncia; - Processos de autorizao de pagamentos; - Relatrios de auditorias do Tribunal de Contas; - Relatrios e auditorias da DGO. Devem ser conservados em formatos normalizados, no sistema de gesto documental, os outputs do sistema correspondentes s sries de conservao permanente.
PPD11
ARQGEST
Documentao e Informao
Aplicao para o registo arquivstico de documentao histrica e de arquivo intermdio de diversos organismos do MFAP.
A ISAD (G) Portaria n. 879/2003, de 21 de Agosto
PPD12
Arquivo Digital
Permanente
Data do primeiro registo do sistema
Os dados contidos no sistema so C necessrios para efeitos de recuperao de documentao de conservao permanente, ajustando-se a conservao permanente do sistema para efeitos operacionais.
Os dados do sistema referemse a documentao histrica, de grande diversidade e de considervel volume, uma vez que transitou de vrios organismos do MFAP, pelo que se ajusta a sua conservao permanente global, no s para efeitos de recuperao rpida da documentao, mas tambm porque os dados do sistema podem ser acedidos directamente pelos cidados, constituindo assim um servio pblico.

N de Ref.
Nome do sistema
mbito e contedo
Utilizao do sistema
Destino Final
Justificao
Notas
PPD12
Biblioteca e Arquivo Digital
Trata-se de um portal de pesquisa via web n.a que permite ao utilizador pesquisar as bases de dados da Biblioteca Central e do Arquivo Contemporneo; alm da pesquisa, o Arquivo Digital oferece a possibilidade de colocar documentos digitalizados on-line, definir acessos a esses documentos atravs da criao de utilizadores, gerar estatsticas, gerir um glossrio, etc.
1) PPD11 2) PPD13
1) ARQGEST 2) WINLIB
1) D 2) D
Permanente
O sistema, alm de compilar a informao dos sistemas relacionados, no que diz respeito descrio dos documentos, inclui os prprios documentos em suporte digital, constituindo um repositrio cuja preservao tem de ser garantida. Funciona tambm como um servio pblico on-line, como tal, tem de estar disponvel permanentemente.
Os dados do sistema, referemse a documentao de conservao permanente guarda do Arquivo Contemporneo e da Biblioteca do MFAP, pelo que se ajusta a sua conservao permanente global, no s para efeitos de recuperao rpida da documentao, mas tambm porque so acedidos directamente pelos cidados, constituindo assim um servio pblico.
PPD13
WINlib - Sistema Integrado de Gesto Documental
Trata-se de um sistema de gesto ISBD integrada da documentao que gere todas as fases da cadeia documental. Inclui o registo de todo o fundo documental da Biblioteca Central, incluindo dos esplios de organismos extintos integrados neste servio. Enquanto Catlogo Central do MFAP, inclui tambm registos de bases de dados de diversos centros de documentao.
PPD12
Arquivo Digital
Permanente
Os dados contidos no sistema so C necessrios para efeitos de recuperao de documentao de conservao permanente, ajustando-se a conservao permanente do sistema para efeitos operacionais.
Os dados do sistema referemse a documentao especializada, de carcter histrico, de grande diversidade e de considervel volume, uma vez que transitou de vrios organismos do MFAP, pelo que se ajusta a sua conservao permanente global, no s para efeitos de recuperao rpida da documentao, mas tambm porque os dados do sistema podem ser acedidos directamente pelos cidados, constituindo assim um servio pblico.
PPD14
INFOECO - Base de Dados de Recortes de Imprensa
Trata-se de uma base de dados de recortes de imprensa sobre economia e finanas de toda a imprensa nacional e estrangeira, que inclui, alm das imagens, o texto da prpra notcia. As imagens so importadas do sistema Clipping.
n.a
PPD18
Clipping
Permanente
Os dados contidos no sistema so necessrios para efeitos operacionais por tempo indeterminado, pelo que se ajusta a sua conservao permanente.
A conservao permanente do sistema justifica-se por conter informao coligida a partir de diversos jornais e revistas que no existe em mais nenhum outro sistema ou srie, tratandose de um repositrio fundamental para a histria das polticas e dinmicas econmico-financeiras e para a histria do jornalismo da mesma rea.
PPD15
HELPDESK
Sistemas de Tecnologias de Informao e Comunicao
Aplicao de pedidos de apoio ao n.a utilizador. Quando h uma dvida ou problema relativo utilizao de hardware e software, submetido um pedido ao helpdesk. Os pedidos so desencadeados atravs do envio de um e-mail.
Virtualmente, todas Ver campo anterior as sries, desde que a preparao das mesmas se baseie na utilizao de hardware e software.
Apoio tcnico
3 anos
Data de entrada do pedido no no sistema
Os pedidos de assistncia tcnica E geridos pelo sistema so concludos num perodo de tempo curto. A utilizao de outros dados, como os estatsticos, para efeitos de controlo da actividade, tambm no excede os 2 anos.
A base de dados Helpdesk ou a funo de Helpdesk no so contempladas na tabela de seleco.
PPD16
INTERNET
Aplicao de gesto dos contedos disponibilizados no site da SGMFAP.
Despacho n. 10855/1997, de A 11 de Novembro Decreto -lei 290-D/99, de 2 de Agosto Decreto lei n. 88/2009, de 9 de Abril
PPD15
Helpdesk
10 anos O sistema em anlise "assistido" pelo sistema relacionado.
Data de disponibilizao dos documentos na Internet.
Os contedos administrativos e de E gesto patentes no sistema tm um carcter meramente informativo (isto , sem interesse primrio ao servio) Em termos legais e para efeito de auditorias devem ser conservados durante 10 anos.
Embora em termos legais os A aplicao de gesto de contedos da dados do sistema possam ser Internet ou a funo Internet no so alvo de auditoria ao fim de 10 contempladas na tabela de seleco. anos, este prazo no justifica a aplicao de medidas de preservao digital (a longo prazo).
PPD17
INTRANET
Aplicao de gesto de contedos disponibilizados na Intranet da SGMFAP
n.a
PPD16
Helpdesk
O sistema em 10 anos anlise "assistido" pelo sistema relacionado.
Data de disponibilizao dos documentos na intranet.
Os contedos administrativos e de E gesto patentes no sistema tm um carcter meramente informativo (isto , sem interesse primrio ao servio). Em termos legais e para efeito de auditorias devem ser conservados durante 10 anos.
Embora em termos legais os A aplicao de gesto de contedos da dados do sistema possam ser Intranet ou a funo Intranet no so alvo de auditoria ao fim de 10 contempladas na tabela de seleco. anos, este prazo no justifica a aplicao de medidas de preservao digital (a longo prazo).

N de Ref.
Nome do sistema
mbito e contedo
Utilizao do sistema
Destino Final
Justificao
Notas
PPD18
CLIPPING
Comunicao, O processo tem incio com a anlise e n.a Marketing e seleco de notcias relevantes para o MF, Relaes Pblicas na informao noticiosa portuguesa e estrangeira. Aps a anlise e seleco, estas notcias so digitalizadas e procede-se composio das mesmas. Esta informao disponibilizada numa pgina especfica na Internet e Intranet.
PPD14
Infoeco
1 ms
Data de envio dos dados para o Os dados do sistema existem sistema relacionado INFOECO integralmente no sistema relacionado (Infoeco).
Os dados do sistema so integralmentepreservados no sistema relacionado (Infoeco).
PPD19
Masterlink Comunicao, Base de Dados de Reclamaes, Pedidos Sistema de Gesto Marketing e de informao e Sugestes do MFAP de Reclamaes Relaes Pblicas
Decreto-lei n. 135/99, de 22 SA ou I de Abril Portaria n. 879/2003, de 21 de Agosto
90
Encaminhamento, I acompanhamento e avaliao de solicitaes e reclamaes
5 anos
Campo data de resposta ao pedido
PPD20
Matriz -Base de Dados de Gesto do Patrimnio Cultural
Comunicao, Trata-se de uma base de dados com o Marketing e inventrio das obras de arte existentes ou Relaes Pblicas propriedade do MFAP, incluindo a localizao.
Portaria n. 879/2003, de 21 de SA Agosto
93.3
Inventrio de obras de arte
Permanente
Os dados contidos no sistema so necessrios para efeitos operacionais por tempo indeterminado, pelo que se ajusta a sua conservao permanente.
Embora os dados possam ser recuperados na srie de conservao permanente (Inventrio das obras de arte), o sistema, enquanto repositrio integrador de toda a informao disponvel sobre cada obra de arte do MFAP, tem a potencialidade de ser mais completo do que a prpria srie relacionada, pelo que se justifica a sua conservao permanente.
PPD21
Sistema de Gesto Comunicao, Aplicao para a gesto dos eventos de Eventos Marketing e (calendarizao, marcao de espaos, Relaes Pblicas logstica, estatstica, etc.) organizados pela Direco de Servios de Relaes Pblicas para e no MFAP.
SA
n.a
n.a
n.a
3 anos
Campo data final do evento
Os dados que o sistema integra tm um E perodo de utilidade administrativa bastante curto. A utilizao de outros dados, como os estatsticos, para efeitos de controlo da actividade, tm igualmente uma durao curta, que no excede os 2 anos.
PPD22
Sistema de Gesto Processo de Processos Legislativo e Jurdicos e Regulamentao Contencioso
Base de dados de registo dos processos de Decreto-lei n. 48051, de 21 de A acusao interpostos contra o Estado, Novembro de 1967; desde a entrada do processo at ao pagamento se houver lugar ao mesmo.
1) 6 2) 7 3) 8 4) 9 5) 10 6) 12 7) 13 8) 14
1) Projectos de resposta 1-8) D ou X nos recursos contenciosos 2) Constestaes em aces 3) Alegaes 4) Intervenes em processos judiciais 5) Instruo e emisso de pareceres em recursos hierrquicos 6) Pareceres 7) Informaes 8) Preparao, elaborao e anlise de projectos de diplomas legais
a) 5 anos depois do encerramento do processo; b) 7 anos para processos activos por perodo superior a este prazo;
a) Campo processo arquivado (no colocada uma data mas sim esta designao); b) Campo data de criao do registo ou campo processo pendente
Como os processos jurdicos so susceptveis de se manter activos por tempo indeterminado, a conservao permanente do sistema torna-se necessria por motivos operacionais.
Embora a informao constante no sistema possa ser recuperada nas sries de conservao permanente relacionadas, a conservao permanente do sistema justificase por este ser mais eficaz em termos de recuperao da informao. Devem ser conservados em formatos normalizados, no sistema de gesto documental, os dados do sistema relativos a processos cujos os prazos administrativos tenham sido ultrapassados.
PPD23
Trade Forum Software de Gesto de Compras
Portaria n. 879/2003, de 21 de A Patrimnio, Software de gesto de compras Instalaes e electrnicas, at ao momento, de bens no Agosto Recursos Materiais duradouros, centralizando todas as aquisies da Administrao Pblica.
191
Aquisio de bens no duradouros
10 anos
Aps a data de aquisio
Embora, em termos legais, os dados do sistema possam ser alvo de auditoria ao fim de 10 anos, este prazo no justifica a aplicao de medidas de preservao digital.
A SGMFAP apenas utilizador do sistema. Joo Sabino/Snia Deve existir um conjunto de recomendaes Pinheiro; 2009-05-20 e principios que garantam aos organismos a salvaguarda dos seus dados, nos casos em que os mesmos so administrados pelas empresas prestadoras do servio.

N de Ref.
Nome do sistema
mbito e contedo
Utilizao do sistema
Destino Final
Justificao
Notas
PPD24
Vortal
Patrimnio, Trata-se de uma plataforma que suporta Instalaes e todas as fases do processo pr-contratual Recursos Materiais de um procedimento de aquisio, desde a abertura at formalizao da adjudicao. utilizada pela Administrao Pblica.
Decreto-lei n. 18/2008, de 29 A de Janeiro Portaria n. 879/2003, de 21 de Agosto
1) 189 2) 192
1) Processos de consulta 1) A ao mercado, propostas 2) I e oramentos. 2) Contratos de prestao de servios
5 anos
Aps a data de assinatura do contrato
A informao do sistema de gesto corrente no tem qualquer interesse em ser preservada.
A SGMFAP apenas utilizador do sistema. Joo Sabino/Snia Deve existir um conjunto de recomendaes Pinheiro; 2009-05-20 e principios que garantam aos organismos a salvaguarda dos seus dados, nos casos em que os mesmos so administrados pelas empresas prestadoras do servio.
PPD25
PIDDAC
Planeamento
Aplicao para fazer e monitorizar a programao financeira do PIDDAC dos diversos servios da SGMAP, bem como para coordenar financeiramente programas transversais Administrao Pblica comparticipados pelo PIDDAC.
Despacho n. 5158/2001, de 1 A de Abril Portaria n. 879/2003, de 21 de Agosto
1) 18 2) 19 3) 162 4) 163 5) PPD6
1) Coleces de documentos relativos a indicadores de gesto 2) Mapas estatsticos 3) Preparao e elaborao do PIDDAC 4) Acompanhamento e execuo do PIDDAC 5) Sistema de Suporte Deciso
1) O 2) O 3) I 4) I 5) X
Inferior a 7 anos
Data de captura dos dados no sistema
Os dados introduzidos e processados E pelo sistema existem parcialmente em algumas das sries e sistemas relacionados (n. 3, n. 4, n. 5) e so, em ltimo caso, publicados na Conta Geral do Estado. Complementarmente, consultado o servio, foi dito que os dados do sistema no so necessrios por mais de 7 anos.
A informao contida no sistema, no todo ou na parte que interessa conservar, est consubstanciada em sries de conservao permanente e na Conta Geral do Estado.
A SGMFAP apenas utilizador do sistema
PPD26
FABASOFTGesto Electrnica Sistema de Gesto de Documentos e Documental Processos; Gesto Oramental; Recursos Humanos; Patrimnio, Instalaes e Recursos Materiais; Relaes Institucionais
Portaria n. 879/2003, de 21 de A Registo de entrada e sada de correspondncia da SGMFAP; arquivo de Agosto documentos produzidos nos vrios sectores; automatizao de procedimentos (workflows ) na rea de Recursos Humanos e Financeiros
1) ver folha 3B da D.G.O 2) Ver folha 3B da D.G.O 3) PPD3 4) PPD7 5) 118.14 6) 118 7) 137 8) 136 9) 143 10) 195 11) 153 12) 42
1) SIC I 2) SRH 3) SGSTOCK 4) Relgio de Ponto 5) Pedidos de horrios especiais/licenas 6) Processos individuais 7) Comprovativos de ausncia 8) Coleces de documentos relativos a pedidos de frias, faltas e dispensas. 9) Processos relativos a autorizao de horas extraordinrias 10) Livros de requisies de bens e servios 11) Processos de indemnizaes 12) Sistema de gesto electrnica de processos e documentos (worflow).
Superior a 7 anos
Data de captura dos dados no sistema
Se bem que, actualmente, o sistema de C gesto electrnica de documentos no inclua sries com prazos administrativos superiores a 7 anos, tal pode acontecer num futuro mais ou menos prximo. Ao mesmo tempo, trata-se de um sistema complexo, seja por se relacionar com sistemas igualmente complexos, seja porque tem todo um conjunto de funcionalidades, que vo da arquitectura de procedimentos (workflows ) anexao de documentos digitalizados, passando pela assinatura electrnica (embora esta ainda no esteja a ser utilizada).
O sistema de gesto electrnica de documentos poder vir, num prazo mais ou menos curto, a integrar sries de conservao permanente, que existam apenas em formato electrnico.
ANEXO2TABELADEAVALIAOTECNOLGICA
Pgina65
FRD 4 (Secretaria-Geral do Ministrio das Finanas e Administrao Pblica)

FASE 4 - Caracterizao tecnolgica de sistemas Esta folha deve ser preenchida apenas para os sistemas j avaliados, que se encontrem pelo menos numa das situaes seguintes: - Prazo de conservao administrativa superior a 7 anos; - Destino final de conservao permanente, global ou parcial (independentemente do prazo de conservao administrativa).
Interoperabilidade do sistema Crescimento do sistema Segurana do sistema (aspectos bsicos) Rotinas de auditoria (registo de ocorrncias: quem, o qu, quando)
Nome do sistema
N. Ref.
Decomposio do sistema (se aplicvel)
Nvel de Categoria dos dados dependncia do e formatos utilizados software
Modelo de crescimento
Dimenso actual
Crescimento Escalabilidade anual
Firewall (S/N)
Acesso ao local fsico (S/N)
Sistema de deteco de intrusos (S/N)
Password (S/N)
Privilgios de acesso (S/N)
Categorias de segurana dos dados (S/N)
Medidas de Sobre recuperao em sistema caso de desastre (S/N)
Sobre dados / ficheiros (S/N)
Sobre o armazenamento (S/N)
Produz relatrios (S/N)
Demonstram a fiabilidade do sistema (S/N)
APPViaturas - Sistema de Gesto de Viaturas
PPD1
dados tabulares (oracle 8i); Forms&Reports 6
acumulao contnua
25MB a)
b)
QUIDGEST - Sistema de Gesto de Inventrio
PPD2
dados tabulares (sql 8 acumulao - 2000) contnua
120MB a)
60MB b)
Sistema de Gesto de PPD8 Processos de Acidentes em Servio 1
dados tabulares (oracle 10G XE); Forms&Reports 6; Misto (doc)
acumulao contnua 180MB a) 30MB b)
SGIND Sistema de Gesto de Indemnizaes ARQGEST
PPD9 1 PPD11 1
dados tabulares (oracle 10G XE); Forms&Reports 6
acumulao contnua
dados tabulares (sql 8 acumulao - 2000) ; Misto (jpg, contnua xls, pdf)
1700MB a)
b)
PPD12
dados tabulares (MySQL 4) ; Misto (jpg, pdf) 1
acumulao contnua
a)
b)
PPD13
dados tabulares (sql 8 acumulao - 2000) contnua
300MB a)
b)
INFOECO - Base de Dados PPD14 de Recortes de Imprensa 2
dados tabulares (sql 2005) ; Misto (jpg, pdf)
acumulao contnua
7200MB a)
b)
Matriz -Base de Dados de Gesto do Patrimnio Cultural Sistema de Gesto de Processos Jurdicos e Contencioso
PPD20 1 PPD22 1 dados tabulares (oracle 8i); Forms&Reports 6; Misto (pdf) acumulao contnua 50MB a) b) s s s n s s n s s n n n n dados tabulares (sql 7) ; Misto (jpg) acumulao contnua 20MB a) b) s s s n s s n s s n n n n
FABASOFT- Sistema de Gesto Documental
PPD26 dados tabulares (sql 2005) ; Misto ( pdf, ppt, doc,xls, jpg...); BD - SQL Server Verso XX SO Windows 2003
acumulao contnua
4370MB a)
b)
a) A informao sobre o nmero de registos no fcil de obter b) A informao sobre o crescimento anual no fcil de especificar em todos os sistemas
FRD 4 (Secretaria-Geral do Ministrio das Finanas e Administrao Pblica)

FASE 4 - Caracterizao tecnolgica de sistemas Esta folha deve ser preenchida apenas para os sistemas j avaliados, que se encontrem pelo menos numa das situaes seguintes: - Prazo de conservao administrativa superior a 7 anos; - Destino final de conservao permanente, global ou parcial (independentemente do prazo de conservao administrativa).
Armazenamento e backup (armazenamento primrio (transaccional) + armazenamento secundrio (arquivo) + backup (cpias de segurana)) Suportes Sistema de Computadores externos armazenamento individuais (inclui portteis (CD; (NAS, SAN, portteis, PDA DVD, Pen, CAS...) ) Discos externos) Infraestrutura(s) para acesso Metainformao e documentao do sistema
Nome do sistema Servidores
Existncia de Redundncia de procedimento formais relativos dados passagem de dados
Modelo de repositrio de backups
Frequncia de produo de backups
Em linha Near line (S/N) (S/N)
Fora da linha (S/N)
Esquemas de Metainformao (S/N)
Arquitectura e dicionrios de dados (S/N)
Inventrio de Descrio de hardware e funcionalidades software (S/N) (S/N)
Manual de instalao (S/N)
Manual de utilizador (S/N)
Plano de contingncia (S/N)
APPViaturas - Sistema de Gesto de Viaturas
primrio
san
s (RAID)
total
diario
QUIDGEST - Sistema de Gesto de Inventrio
primrio
san
s (RAID)
total
semanal
Sistema de Gesto de Processos de Acidentes em Servio primrio san n n n s (RAID) total diario s n n n n n n n n s
SGIND Sistema de Gesto de Indemnizaes ARQGEST
primrio
san
s (RAID)
total
diario
primrio
san
s (RAID)
total
3 * semana
Biblioteca e Arquivo Digital primrio WINlib - Sistema Integrado de Gesto Documental INFOECO - Base de Dados de Recortes de Imprensa primrio san n n n s (RAID) total 3 * semana s n n n n n n n s s san n n n s (RAID) total 3 * semana s n n n n n n n ? s
primrio
san
s (RAID)
total
3 * semana
Matriz -Base de Dados de Gesto do Patrimnio Cultural Sistema de Gesto de Processos Jurdicos e Contencioso
primrio
san
s (RAID)
total
3 * semana
primrio
san
s (RAID)
total
diario
FABASOFT- Sistema de Gesto Documental primrio san n n n s (RAID) total diario s n n s n n n n s s
a) A informao sobre o nmero de registos no fcil de obter b) A informao sobre o crescimento anual no fcil de especificar em todos os sistemas
ANEXO3TABELADEESTRATGIASDEPRESERVAO
Pgina66
FRD 5 (Secretaria-Geral do Ministrio das Finanas e da Administrao Pblica)

Identificao do sistema
Solues de Preservao para os Sistemas de Informao e Repositrio Digital (dados e documentos)

Estratgia Incidncia Periodicidade da execuo do procedimento
Nome do sistema
N. Ref. Preservao Primria 1) a - Migrao dos dados para novo sistema ou nova verso do sistema; b - migrao dos documentos para verso actualizada. Preservao Secundria Preservao Primria Preservao Secundria Apenas os dados que j tenham perdido a utilidade administrativa; Preservao Primria Sempre que houver actualizao do sistema Preservao Secundria Sempre que ocorra reavaliao do valor primrio dos processos; OU Anual; OU Quando haja uma actualizao do sistema
Migrao dos dados para formatos de Totalidade dos dados; E preservao, se houver informao que Totalidade dos documentos fica isenta de valor primrio ou se o sistema vier a ter problemas de desempenho; caso contrrio, so desnecessrias aces suplementares relativamente ao referido no campo "Estratgia>Preservao Primria" E
Sistema de Gesto de Processos de Acidentes em Servio
PPD8
Tranferncia para o ArqGest (PPD 11) e para a Biblioteca e Arquivo Digital (PPD 12)
1) Para aplicar ao sistema vigente: a - Migrao dos dados para novo sistema ou para nova verso do sistema; b - migrao dos documentos para verso actualizada. ----------------------------------------------2) Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo sistema dispor de suficiente documentao:: a - Migrao dos dados para novo sistema ou para nova verso do sistema; b - migrao dos documentos para verso actualizada. SGIND Sistema de Gesto de Indemnizaes
1) Para aplicar ao sistema vigente: Desnecessrias aces suplementares relativamente s referidas em "Preservao Primria" ----------------------------------------------2) Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo sistema dispor de suficiente documentao: Migrao dados para formato de preservao E Tranferncia para o ArqGest (PPD 11) e para a Biblioteca e Arquivo Digital (PPD 12)
1) Para aplicar ao sistema vigente: Totalidade dos dados ---------------------------------------------2) Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo sistema dispor de suficiente documentao: Apenas os dados relativos a processos em curso ou processos encerrados com pagamentos efectuados h menos de 5 anos, data da migrao a efectuar.
1) Para aplicar ao sistema vigente: Desnecessrias aces suplementares relativamente s referidas em "preservao primria" ------------------------------------------2) Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo sistema dispor de suficiente documentao: Dados de processos encerrados h mais de 5 anos.
1) Para aplicar ao sistema vigente: Ocorrncia nica ------------------------------------------2) Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo sistema dispor de suficiente documentao e de dispor de um campo para indicar a data do arquivamento do processo: Sempre que houver actualizao do sistema.
1) Para aplicar ao sistema vigente: Desnecessrias aces suplementares relativamente s referidas em "preservao primria" -------------------------------------------------2) Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo sistema dispor de suficiente documentao: Anual
PPD9
FRD 5 (Secretaria-Geral do Ministrio das Finanas e da Administrao Pblica)


Responsabilidade pela execuo das aces de preservao Procedimentos de Comunicao Documentao das aces de Preservao
Nome do sistema
N. Ref. Preservao Primria Preservao Secundria Preservao Primria Preservao Secundria Preservao Primria Preservao Secundria
Metainformao de preservao a associar aos ficheiros dos documentos (objectos digitais)
Repositrio de Preservao Digital/ Tranferncia de repositrio
Direco de Servios de Inovao e Qualidade
Aplicvel apenas em caso de se proceder reavaliao da documentao, devendo a comunicao ser includa no prprio processo de reavaliao.
Aconselha-se a produo de Produo de documentao No existe; ser elaborada metainformao no se aplica documentao completa sobre sobre a arquitectura e sobre os objectos digitais com base no o futuro sistema dicionrios de dados, esquema PREMIS descrio de funcionalidades e inventrio de software e hardware
PPD8
A aplicar no quadro da segunda estratgia de preservao primria: Antes de se migrarem os dados que deixaram de ter relevncia administrativa, dever ser verificada a inexistncia de processos de contencioso em curso com eles relacionados.
No aplicvel
Necessrio garantir que ser produzida suficiente documentao sobre o futuro sistema, com vista correcta preservao dos dados para efeitos secundrios (ver melhor o que a DGARQ disse nas Recomendaes )
No existe; ser elaborada metainformao no se aplica sobre os objectos digitais com base no esquema PREMIS
SGIND Sistema de Gesto de Indemnizaes
PPD9

Nome do sistema
N. Ref. Preservao Primria a) Migrao dos dados para novo sistema ou nova verso do sistema b) Migrao dos documentos para formatos de preservao Preservao Secundria Preservao Primria Preservao Secundria Desnecessrias aces suplementares relativamente ao referido em "preservao primria", visto que a preservao dos dados e dos documentos ser permanentemente assegurada por sistemas activos Preservao Primria a) Sempre que houver actualizao do sistema b) Sempre que o formato vigente apresentar risco de obsolescncia Preservao Secundria Desnecessrias aces suplementares relativamente ao referido em "preservao primria", visto que a preservao dos dados e dos documentos ser permanentemente assegurada por sistemas activos
Desnecessrias aces suplementares a) Totalidade dos dados relativamente ao referido em b) Totalidade dos documentos "preservao primria", visto que a preservao dos dados e dos documentos ser permanentemente assegurada por sistemas activos
ARQGEST
PPD11
a) Migrao dos dados para novo sistema ou nova verso do sistema b) Migrao dos documentos para formatos de preservao Biblioteca e Arquivo Digital PPD12
Desnecessrias aces suplementares relativamente ao referido em "preservao primria", visto que a preservao dos dados e dos documentos ser permanentemente assegurada por sistemas activos
a) Sempre que houver actualizao do sistema ou actualizao/modificao do PPD 11 b) Sempre que o formato vigente apresentar risco de obsolescncia
Migrao dos dados para novo sistema ou nova verso do sistema WINlib - Sistema Integrado de Gesto Documental
PPD13
Desnecessrias aces suplementares Totalidade dos dados relativamente ao referido em "preservao primria", visto que a preservao dos dados e dos documentos ser permanentemente assegurada por sistemas activos
Desnecessrias aces suplementares Sempre que houver actualizao do relativamente ao referido em sistema "preservao primria", visto que a preservao dos dados e dos documentos ser permanentemente assegurada por sistemas activos
INFOECO - Base de Dados de Recortes de Imprensa
a) Migrao dos dados para novo sistema ou nova verso do sistema b) Migrao dos documentos para formatos de preservao PPD14
a) Sempre que houver actualizao do sistema b) Sempre que o formato vigente apresentar risco de obsolescncia
Migrao dos dados para novo sistema ou nova verso do sistema Matriz -Base de Dados de Gesto do Patrimnio Cultural
PPD20
Desnecessrias aces suplementares Totalidade dos dados relativamente ao referido em "preservao primria", visto que a preservao dos dados e dos documentos ser permanentemente assegurada por sistemas activos
Desnecessrias aces suplementares Sempre que houver actualizao do relativamente ao referido em sistema "preservao primria", visto que a preservao dos dados e dos documentos ser permanentemente assegurada por sistemas activos

Nome do sistema
N. Ref. Preservao Primria Preservao Secundria Preservao Primria No aplicvel Preservao Secundria No aplicvel Preservao Primria Preservao Secundria
Direco de Servios de Inovao e Qualidade/Direco de Servios de Arquivo e Documentao
Aconselha-se a produo de No aplicvel documentao completa sobre o futuro sistema
ARQGEST
PPD11
Direco de Servios de Inovao e Qualidade/Direco de Servios de Arquivo e Documentao Biblioteca e Arquivo Digital PPD12
Desnecessrio no cenrio Desnecessrio no de preservao especificado cenrio de preservao especificado
Direco de Servios de Inovao e Qualidade/Direco de Servios de Arquivo e Documentao WINlib - Sistema Integrado de Gesto Documental PPD13
Direco de Servios de Inovao e Qualidade/Direco de Servios de Arquivo e Documentao INFOECO - Base de Dados de Recortes de Imprensa PPD14
Direco de Servios de Inovao e Qualidade/Direco de Servios de Informao e Relaes Pblicas Matriz -Base de Dados de Gesto do Patrimnio Cultural PPD20

Nome do sistema
N. Ref. Preservao Primria 1) Para aplicar ao sistema vigente: a - Migrao dos dados para novo sistema ou para nova verso do sistema; b - migrao dos documentos para verso actualizada. --------------------------------------------2) Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo sistema dispor de suficiente documentao:: a - Migrao dos dados para novo sistema ou para nova verso do sistema; b - migrao dos documentos para verso actualizada. Preservao Secundria 1) Para aplicar ao sistema vigente: Desnecessrias aces suplementares relativamente s referidas em "Preservao Primria" ---------------------------------------------2) Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo sistema dispor de suficiente documentao: Migrao dos dados e dos documentos para formato de preservao e transferncia para repositrio de preservao digital E Tranferncia para o ArqGest (PPD 11) e para a Biblioteca e Arquivo Digital (PPD 12) Preservao Primria 1) Para aplicar ao sistema vigente: Totalidade dos dados ----------------------------------------------2) Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo sistema dispor de suficiente documentao: Apenas os dados relativos a processos em curso ou processos encerrados com pagamentos efectuados h menos de 5 anos, data da migrao a efectuar. Preservao Secundria 1) Para aplicar ao sistema vigente: Desnecessrias aces suplementares relativamente s referidas em "preservao primria" -------------------------------------------2) Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo sistema dispor de suficiente documentao: Dados de processos encerrados h mais de 5 anos. Preservao Primria 1) Para aplicar ao sistema vigente: Ocorrncia nica ------------------------------------------2) Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo sistema dispor de suficiente documentao e de dispor de um campo para indicar a data do arquivamento do processo: Sempre que houver actualizao do sistema. Preservao Secundria 1) Para aplicar ao sistema vigente: Desnecessrias aces suplementares relativamente s referidas em "preservao primria" ---------------------------------------------2) Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo sistema dispor de suficiente documentao: Anual
Sistema de Gesto de Processos Jurdicos e Contencioso
PPD22
1) Para aplicar ao sistema vigente: Migrao dos dados e dos documentos para nova verso do sistema --------------------------------------------2) Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo sistema dispor de suficiente documentao: Migrao dos dados e documentos para o novo sistema ou nova verso do sistema
1) Para aplicar ao sistema vigente: Desnecessrias aces suplementares relativamente ao referido em "preservao primria". -------------------------------------------2) Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo sistema dispor de suficiente documentao: Transferncia para repositrio de preservao digital E
1) Para aplicar ao sistema vigente: Totalidade dos dados e documentos -------------------------------------------2) Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo sistema dispor de suficiente documentao: Apenas os dados e documentos que se mantenham dentro do prazo de conservao administrativa
PPD26
Tranferncia para o ArqGest (PPD 11) e para a Biblioteca e Arquivo Digital (PPD 12)
1) Para aplicar ao sistema vigente: Desnecessrias aces suplementares relativamente ao referido em "preservao primria". -------------------------------------------2) Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo sistema dispor de suficiente documentao: a - Documentos de conservao permanente, cujos prazos de conservao administrativa tenham terminado; b - metainformao dos documentos e metainformao do sistema
1) Para aplicar ao sistema vigente: Previsvel ocorrncia nica -----------------------------------------2) Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo sistema dispor de suficiente documentao: Sempre que houver actualizao do sistema
1) Para aplicar ao sistema vigente: Desnecessrias aces suplementares relativamente ao referido em "preservao primria". -----------------------------------------------2) Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo sistema dispor de suficiente documentao: a - findos os prazos de conservao administrativa; b - quando da actualizao do SEGA;

Nome do sistema
N. Ref. Preservao Primria Preservao Secundria Preservao Primria Ver em "Preservao secundria" Preservao Secundria Ao migrarem-se os dados que deixaram de ter relevncia administrativa, dever ser verificada a inexistncia de processos de investigao em curso com eles relacionados. Preservao Primria No aplicvel Preservao Secundria Necessrio garantir que ser produzida suficiente documentao sobre o futuro sistema, com vista correcta preservao dos dados para efeitos secundrios (ver melhor o que a DGARQ disse nas Recomendaes )
PPD22
Desnecessrio no caso dos procedimentos de transferncia/eliminao observarem as disposies fixadas na portaria de gesto de documentos
No aplicvel
Necessrio garantir que ser produzida suficiente documentao sobre o futuro sistema, com vista correcta preservao dos dados para efeitos secundrios (ver melhor o que a DGARQ disse nas Recomendaes )
PPD26
DIRECOGERALDEARQUIVOS
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ANEXO1RECOMENDAESGERAIS
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Recomendaes
para elaborao do Plano de Preservao Digital do Ministrio da Finanas e da Administrao Pblica
26 de Novembro de 2009
1. Introduo As presentes recomendaes inserem-se no quadro do processo de apoio tcnico da DGARQ ao desenvolvimento do Plano de Preservao Digital para o Ministrio das Finanas, iniciado em Setembro de 2008. As recomendaes agora apresentadas decorrem da informao recolhida pelos organismos envolvidos, e remetida DGARQ na fase final de caracterizao dos sistemas, nomeadamente: Ficheiro com a smula da avaliao arquivstica (caracterizao arquivstica de todos os sistemas presumivelmente objecto do actual Plano de Preservao Digital), remetido por email da Secretaria-Geral em 2 de Novembro; - Ficheiros com a descrio tcnica (FRD fase 4) e sntese final da anlise dos sistemas objecto de Plano de Preservao Digital (FRD fase 5), elaborados pela Secretaria-Geral, pela DirecoGeral do Tesouro e Finanas e pela Direco-Geral de Informtica e Apoio aos Servios Tributrios e Aduaneiros, remetidos por email da Secretaria-Geral em 2 de Novembro; - Ficheiro com a descrio tcnica (FRD fase 4) e sntese final da anlise dos sistemas objecto de Plano de Preservao Digital (FRD fase 5), elaborado pela Inspeco-Geral de Finanas e remetido por email da Secretaria-geral em 10 de Novembro. Sobre a informao remetida foram, ainda, solicitados alguns esclarecimentos suplementares. Nem todos os pedidos de esclarecimento tiveram resposta, o que condicionou algumas das recomendaes apresentadas, como adiante se ver.
2. mbito Incidncia em dois componentes do Plano de Preservao Digital: o Qualificao dos sistemas, na ptica da facilitao de intervenes futuras de preservao digital. Neste ponto, a ateno foi mais focalizada na anlise da informao reportada sobre a caracterizao tcnica dos sistemas matria de certa forma marginal s competncias nucleares da DGARQ, pelo que as recomendaes apresentadas so, necessariamente, genricas. o Escolha das estratgias de preservao que se afiguram mais adequadas a cada sistema. Neste ponto, a DGARQ atendeu especialmente s variveis relacionadas com a natureza da informao, necessidades administrativas, destino final da informao e projeco de expectativas de utilizao primria e secundria (quando aplicvel). Os aspectos tcnicos dos sistemas foram tidos em conta apenas
na medida em que, claramente e com a informao disponvel, pudessem inviabilizar a soluo mais favorvel do ponto de vista arquivstico. , pois, de sublinhar que os aspectos de natureza mais organizacional e de gesto global no foram aqui considerados o que no significa que no devam ser tidos em conta na redaco do Plano de Preservao Digital.
3. Sistemas analisados Verificou a DGARQ que no h plena coincidncia entre os sistemas identificados no ficheiro smula da avaliao arquivstica, e os sistemas identificados no conjunto das FRD fase 5. Existindo boa justificao para o facto, a mesma deve ser expressa no Plano de Preservao Digital. Importa, pois, clarificar que a anlise desenvolvida pela DGARQ incidiu apenas sobre os sistemas seguintes: Da Secretaria-Geral
o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o Sistema de Gesto de Processos de Acidentes em Servio SGIND - Sistema de Gesto de Indemnizaes ARQGEST Biblioteca e Arquivo Digital WINlib - Sistema Integrado de Gesto Documental INFOECO - Base de Dados de Recortes de Imprensa Matriz -Base de Dados de Gesto do Patrimnio Cultural Sistema de Gesto de Processos Jurdicos e Contencioso FABASOFT- Sistema de Gesto Documental Sistema Gesto Documental [WEBTRIX] Gesto dos Crditos Agrcolas de Emergncia [CAE] Sistema Informao Recuperao Crditos [SIRC] Sistema de Recolha de Informao Economico-Financeira [SIRIEF] Sistema Informao Imveis Estado [SIIE] Sistema Informao Gesto Fundos SNS [SIGFSNS] Sistema de Controlo de Bonificaes [PROGBONI] Sistema de Gesto Documental (OWNET) Sistema de Informao Tcnica (Internet / Intranet (SITEC) Sistema Integrado de Gesto de Actividades (eSIGA) Sistema de Informao de Auditorias (SIAUDIT) Sistema de Informao do QREN (SIQREN) Sistema de Informao de Gesto dos Instrumentos e Fundos Estruturais (SIGIFE) Portal Colaborativo da IGF (PORTAL) Sistema de Gesto do Cadastro das SGPS (SGPS) BIBLIOTECA (BIB) Sistema de Gesto das Viaturas (GESVIAT) Sistema de Gesto do Arquivo (SGA) Sistema de Gesto de Participaes do Estado - (SIPART) Sistema de Identificao e Gesto de Contribuintes
Da Direco-Geral do Tesouro e Finanas:
Da Inspeco-Geral das Finanas:
Da DGITA:
4. Recomendaes 4.1 Recomendaes gerais a seguir apresentado um conjunto de recomendaes gerais, deduzido da anlise efectuada pela DGARQ sobre as FRD remetidas,
e com relao directa prtica de preservao digital. As recomendaes que no tenham aplicao aos sistemas vigentes, devem ser tidas em conta no momento da sua actualizao/substituio. 4.1.1 Definir medidas de monitorizao sistemtica dos sistemas (incluindo suportes e formatos) e do ambiente tecnolgico externo, no sentido de evitar riscos de obsolescncia. 4.1.2 Privilegiar a adopo de formatos abertos, no desenvolvimento/aquisio de novos sistemas e na produo de documentos. 4.1.3 Promover a actualizao dos sistemas, dos formatos e/ou dos suportes sempre que a evoluo tecnolgica o recomendar. Quando houver lugar a migrao para outros formatos, identificar perdas aceitveis/no aceitveis e testar conversores, no sentido de garantir a viabilidade da soluo enunciada ou procurar soluo alternativa. 4.1.4 Sempre que houver lugar a migrao de dados para novo sistema/nova verso do sistema, necessrio clarificar em cada caso no apenas que dados importa migrar, mas tambm se necessrio ou no migrar metainformao sobre os dados (e qual) - a migrao de metainformao, nomeadamente a fixada em rotinas de auditoria, mais crtica quando houver expectativas de subsequente utilizao probatria e, como tal, necessidade de demonstrar a integridade da informao. 4.1.5 Definir regras procedimentais a observar em todas as migraes, incluindo regras para controlo da qualidade da migrao e para a elaborao de relatrios de cada migrao (sublinha-se especialmente que as perdas de informao ainda que aceitveis devem ser reportadas no relatrio da migrao). 4.1.6 Definir regras procedimentais para eliminar dos sistemas os documentos, os dados e a metainformao (metadados), e para elaborar relatrios da aco (ex. autos de eliminao). 4.1.7 Definir regras procedimentais para transferir documentos, dados e metainformao para repositrio de preservao digital, e para elaborar relatrios da aco (ex. guias de remessa). 4.1.8 Garantir que produzida adequada documentao dos sistemas (esquemas de metainformao, arquitectura e dicionrios de dados, inventrio de hardware e software e manual de instalao). Insuficiente documentao pode impossibilitar a identificao de funcionalidades e compreenso dos dados, dificultando procedimentos subsequentes de migrao; por outro lado, condiciona a generalidade das estratgias de preservao, e limita a utilizao secundria dos dados fora do sistema de origem. 4.1.9 Garantir que a transferncia de bases de dados para repositrio de preservao digital (acompanhada de migrao dos dados para formato de preservao) ser sempre acompanhada de suficiente documentao do sistema que permita interpretar os dados e as relaes entre os dados. 4.1.10 Garantir que todos os sistemas disponham de adequadas facilidades de importao e de exportao de dados (de/para formatos abertos e normalizados).
4.1.11 Garantir que todos os sistemas tenham rotinas de auditoria suficientes para a demonstrao da fiabilidade da informao que reside no sistema. 4.1.12 Aprofundar a anlise das necessidades de informao, especialmente para os sistemas mais pesados quanto maior for o volume e o ritmo de crescimento do sistema, mais crtico se torna efectuar criteriosa avaliao de necessidades, tendo em vista alinhar diferentes usos com solues diferenciadas de armazenamento e de preservao. 4.1.13 Estender o desenvolvimento de planos de contingncia a todos os sistemas. 4.1.14 Implementar medidas de controlo de acessos fsicos s instalaes informticas, quando no existam. 4.1.15 No que especificamente respeita aos sistemas electrnicos de gesto de arquivos (SEGA), tendo em vista o desenvolvimento de valores de gesto integrada de arquivos (corrente, intermdio e definitivo) e de facilitao do acesso aos documentos da administrao, recomenda-se, ainda: o Incremento da interoperabilidade tcnica (formatos abertos de exportao e importao de dados e de documentos) e semntica (esquemas de normalizados de metainformao); o Desenvolvimento de funcionalidades relacionadas com o estabelecimento e gesto das reservas de comunicabilidade e de privilgios de acesso informao; o Definio e implementao de regras para a captura de documentos nos sistemas, sua gesto e eliminao ou transferncia, na observncia das boas prticas de gesto de documentos de arquivo; o Adopo da especificao MoReq. As recomendaes acima enunciadas no dispensam a considerao das orientaes tcnicas e normativas, nacionais e internacionais, nomeadamente as expressas e referenciadas no documento produzido pela DGARQ Recomendaes para a produo de Planos de Preservao Digital (2008). 4.2 Recomendaes especficas para cada sistema As recomendaes para cada sistema constam do ficheiro Excel anexo. Foi preocupao da DGARQ apresent-las de modo a que fossem facilmente compatibilizadas com a proposta de estruturao de especificaes de preservao enunciada no Modelo de Estrutura de plano de preservao digital (2009). de notar que a inexistncia de anlise de custos de preservao no permitiu que se entrasse em linha de conta com este factor nas propostas de soluo de preservao apresentadas. Este aspecto pode revelar-se especialmente relevante para os sistemas desenvolvidos sem preocupaes de interoperabilidade, nomeadamente para os declarados com nvel de dependncia de software 2 (utilizao de software proprietrio com especificaes fechadas e sem adequadas facilidades de exportao de dados). Especialmente nestes casos, recomenda-se uma anlise de custo da soluo proposta. Outro aspecto que dever ser reanalisado, para alguns sistemas, respeita s discrepncias encontradas quanto ao destino final
reportado no ficheiro Smula da avaliao arquivstica e no ficheiro FRD fase 5 aspecto absolutamente crtico para encontrar a melhor soluo de preservao. Assim, as recomendaes produzidas para os sistemas em causa reflectem o entendimento que DGARQ se afigura mais adequado quanto ao destino final o que poder ser revisto, com naturais implicaes na soluo de preservao agora proposta. Um alerta, ainda, para o facto de nem sempre se apresentar claro qual , exactamente, a informao de conservao permanente, nomeadamente em sistemas considerados de conservao permanente parcial. Este aspecto tem, imperativamente, de ser clarificado o mais rpido possvel, desde logo para apurar a viabilidade prtica da soluo proposta e, caso a mesma seja vivel, para rigorosa e sistemtica implementao posterior. Por ltimo, importa registar que todas as discrepncias encontradas e em tempo reportadas devero ser corrigidas nas FRD, previamente sua incluso no Plano de Preservao Digital.
5. Nota final Uma ltima nota apenas para clarificar o conceito de repositrio de preservao digital, variadas vezes utilizado no ficheiro anexo ao presente documento. O conceito representa um sistema de arquivo complexo (incluindo regras, pessoas e meios informticos), capaz de receber objectos digitais, gerilos continuamente e proporcionar o acesso a longo prazo aos mesmos, em condies de integridade suficiente, avaliada face projectada perspectiva de utilizao. Existe j uma razovel concertao internacional relativa a boas prticas para o desenvolvimento e gesto deste tipo de repositrios, a mais importante das quais , talvez, o modelo de referncias OAIS fixado na Norma ISO 14721: 2003. Em http://dgarq.gov.pt/servicos/arquivo-digital-roda/ possvel encontrar informao sobre o repositrio desenvolvido pela Direco-Geral de Arquivos, conforme ao modelo OAIS.
ANEXO2RECOMENDAESESPECFICAS
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Recomendaes especficas
Identificao
Especificaes de preservao para cada SI Observaes
Organismo
Nome do Sistema
N de Ref.
PPD8
Preservao primria
Preservao secundria
Procedimentos de comunicao
Documentao
1- Estratgia: migrao dos dados para o novo sistema ou nova verso do sistema. 2- Incidncia sobre a totalidade dos dados (no foi fixado prazo mximo de conservao administrativa), salvo se vierem a ser reconhecidos problemas de desempenho do sistema, caso em que se recomenda reavaliao prvia a cada migrao. 3- Sem periodicidade fixa - sempre que houver actualizao do sistema.
Desnecessrias aces suplementares relativamente ao referido em "preservao primria"(incidindo as aces de "preservao primria" sobre a totalidade dos dados - no foram fixadas as circunstncias em que permitido concluir que a informao fica isenta de valor primrio -, a preservao dos dados ser permanentemente assegurada por sistema activo) - salvo se vierem a ser reconhecidos problemas de desempenho do sistema. Ver "observaes".
Aplicvel apenas em caso Aconselhvel produzir documentao completa de se proceder a sobre o futuro sistema. reavaliao da documentao (ponto 2 das recomendaes de preservao primria), sendo a comunicao includa no prprio processo de reavaliao.
Caso venha a ser implementada a recomendao de reavaliao referida no ponto 2 do campo "preservao primria", e concluindose em momento futuro que h j processos isentos de valor primrio, recomendam-se os seguintes procedimentos para efeitos de "preservao secundria": 1- Estratgia: migrao para formato de preservao; 2- Incidncia: apenas os dados relativos aos processos que, em sede de reavaliao futura, venham a ser considerados j isentos de utilidade administrativa; 3- Periodicidade: sempre que ocorra reavaliao do valor primrios dos processos - intervalo de tempo regular, a definir, ou sempre que ocorra actualizao do sistema. 4- Neste cenrio torna-se crtico que os dados sejam acompanhados de alguma documentao do sistema, em especial relativa arquitectura e dicionrio de dados, descrio de funcionalidades e inventrio de hardware e software. ATENO: Considerando que o sistema tambm serve recuperao fsica dos processos, esta estratgia de preservao secundria deve ser complementada para criao de registos de descrio arquivstica num repositrio de arquivo definitivo (Arqgest ou equivalente), relativos aos processos cujos dados deixam de constar no sistema de
SGIND Sistema de Gesto de Indemnizaes
PPD9
Para aplicar ao sistema vigente: 1- Estratgia: migrao dos dados para novo sistema ou nova verso do sistema. 2- Incidncia: totalidade dos dados (ver "observaes"). 3- Sem periodicidade: ocorrncia nica. Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo sistema dispor de suficiente documentao: 1- Estratgia: migrao dos dados para novo sistema ou nova verso do sistema. 2- Incidncia: a migrao para o novo sistema deve incidir apenas sobre os dados relativos a processos em curso ou processos encerrados com pagamentos efectuados h menos de 5 anos ( data da migrao). 3- Sem periodicidade fixa - sempre que houver actualizao do sistema.
Para aplicar no quadro da primeira soluo de preservao primria: Desnecessrias aces suplementares relativamente ao referido em "preservao primria". Para aplicar no quadro da segunda soluo de preservao primria: 1- Estratgia: migrao dos dados para formato de preservao e transferncia para repositrio de preservao digital. 2- Incidncia: dados de processos encerrados cujos pagamentos foram efectuados h mais de 5 anos. 3- Perirodicidade: anual. 4- A primeira transferncia anual para o repositrio de preservao digital deve ser acompanhada da documentao do sistema suficiente para uma futura interpretao dos dados e das relaes entre tabelas (procedimento a reproduzir sempre que haja actualizao ou substituio do sistema).
SECRETARIA GERAL
A aplicar no quadro da segunda soluo de preservao primria: Precedendo a implementao da estratgia de migrao secundria, dever ser verificada a inexistncia de processos de contenciosos em curso relacionados com os dados a migrar do sistema.
Necessrio garantir que ser produzida suficente documentao descritiva sobre o futuro sistema condio para que, de futuro, seja viabilizada a soluo de preservao secundria autnoma da satisfao das necessidades primrias.
Apesar da utilidade administrativa dos dados ser de apenas 5 anos, somos forados a recomendar uma primeira migrao da totalidade dos dados para um novo sistema, em consequncia da observao de dois factores conjugados: - destino final conservao permanente (total); - inexistncia de suficientes documentao do sistema (que garanta que os dados hipoteticamente a eliminar do sistema primrio, convertendo-os para formatos abertos geridos por um repositrio de preservao digital, permanecero inteligveis).
Recomenda-se melhor ponderao sobre a efectiva necessidade de garantir uma preservao permanente da totalidade dos dados. Na eventualidade de vir a concluir-se pela suficincia de preservao secundria de apenas alguns dados, passveis de serem fixados em outputs (relatrios) do sistema, importar configurar o novo sistema de forma a que produza os referidos relatrios.
ARQGEST
PPD11
1- Estratgia: a) migrao dos dados para o novo sistema Desnecessrias aces suplementares relativamente ao ou nova verso do sistema; b) migrao dos documentos referido em "preservao primria". para formato de preservao. 2- Incidncia: totalidade dos dados e totalidade dos documentos. 3- Sem periodicidade fixa - a) sempre que houver actualizao do sistema; b) sempre que o formato vigente apresentar risco de obsolescncia.
No aplicvel
Aconselhvel produzir documentao completa sobre o futuro sistema.
Futuros desenvolvimentos do sistema (ou novos sistemas que venham a substituir o vigente) devem qualific-lo na linha dos repositrios de preservao digital, com capacidade de interoperar com o(s) SEGA(s) cujo acervo transferido para o Arquivo Histrico da SGMFAP.
PPD12
1 - Estratgia: migrao dos dados e dos documentos para novo sistema ou nova verso do sistema 2- Incidncia: a)sobre a totalidade dos dados da base de dados (que so de conservao permanente) b) documentos 3- Periodicidade: sem periodicidade fixa - sempre que houver actualizao do sistema
Desnecessrio no cenrio a) Relativamente aos dados so desnecessrias aces de preservao suplementares relativamente ao referido em "conservao especificado. primria". Justificao: Incidindo as aces de "preservao primria" sobre a totalidade dos dados (no foram fixadas as circunstncias em que permitido concluir que a informao fica isenta de valor primrio), a preservao dos dados ser permanentemente assegurada por sistemas activos. b) Migrao dos documentos para formato de preservao.
No indica grau de dependencia de software na anlise da fase 5
Identificao
Organismo
Nome do Sistema
N de Ref.
PPD13
Preservao primria
Preservao secundria
Documentao
1- Estratgia: migrao dos dados para novo sistema ou nova verso do sistema 2- Incidncia: totalidade dos dados 3- Periodicidade: sempre que houver actualizao do sistema
Desnecessrio no cenrio Desnecessrias aces suplementares relativamente ao referido em "conservao primria". Justificao: de preservao especificado. Incidindo as aces de "preservao primria" sobre a totalidade dos dados (no foram fixadas as circunstncias em que permitido concluir que a informao fica isenta de valor primrio), a preservao dos dados ser permanentemente assegurada por sistemas activos.
INFOECO - Base PPD14 de Dados de Recortes de (Preserv Imprensa + Conserv)
1- Estratgia: a) migrao dos dados para o novo sistema ou nova verso do sistema; b) migrao dos documentos para formato de preservao. 2- Incidncia: totalidade dos dados e totalidade dos documentos. 3- Sem periodicidade fixa - a) sempre que houver actualizao do sistema; b) sempre que o formato vigente apresentar risco de obsolescncia.
Desnecessrias aces suplementares relativamente ao Desnecessrio no cenrio referido em "conservao primria". de preservao especificado. Justificao: incidindo as aces de "preservao primria" sobre a totalidade dos dados (a informao tem sempre valor primrio), a preservao dos dados ser permanentemente assegurada por sistemas activos.
Interoperabilidade caracterizada por "uso de software proprietrio com especificaes fechadas, e sem adequadas facilidades de exportao de dados" As imagens so importadas do sistema Clipping.
Matriz -Base de PPD20 Dados de Gesto do Patrimnio Preserv Cultural + Conserv
1- Estratgia: migrao dos dados para novo sistema ou nova verso do sistema 2- Incidncia sobre a totalidade dos dados 3- Periodicidade: sempre que houver actualizao do sistema
Desnecessrias aces suplementares relativamente ao Desnecessrio no cenrio referido em "conservao primria". de preservao Justificao: incidindo as aces de "preservao primria" especificado. sobre a totalidade dos dados (a informao tem sempre valor primrio), a preservao dos dados ser permanentemente assegurada por sistemas activos.
O Sistema caracterizado no campo "Utilizao do sistema" como semi activo
SECRETARIA GERAL
PPD22
Para aplicar ao sistema vigente: 1- Estratgia: migrao dos dados para novo sistema ou nova verso do sistema. 2- Incidncia: totalidade dos dados. 3- Sem periodicidade: ocorrncia nica. Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo sistema dispor de suficiente documentao e de dispor de um campo para a indicar a data do arquivamento do processo: 1- Estratgia: migrao dos dados para novo sistema ou nova verso do sistema. 2- Incidncia: a migrao para o novo sistema deve incidir apenas sobre os dados relativos a processos em curso ou processos arquivados h menos de 5 anos ( data da migrao). 3- Sem periodicidade fixa - sempre que houver actualizao do sistema.
Para aplicar no quadro da primeira soluo de preservao primria: Desnecessrias aces suplementares relativamente ao referido em "preservao primria". Para aplicar no quadro da segunda soluo de preservao primria: 1- Estratgia: migrao dos dados para formato de preservao e transferncia para repositrio de preservao digital. 2- Incidncia: dados de processos encerrados h mais de 5 anos. 3- Periodicidade: anual. 4- A primeira transferncia anual para o repositrio de preservao digital deve ser acompanhada da documentao do sistema suficiente para uma futura interpretao dos dados e das relaes entre tabelas (procedimento a reproduzir sempre que haja actualizao ou substituio do sistema).
Precedendo a implementao da estratgia de migrao secundria, dever ser verificada a inexistncia de processos de investigao em curso relacionados com os dados a exportar do sistema.
Necessrio garantir que ser produzida suficente documentao descritiva sobre o futuro sistema condio para que, de futuro, seja viabilizada um soluo de preservao secundria (da totalidade dos dados) autnoma da satisfao das necessidades primrias.
O Sistema caracterizado por "Os processos mantm-se administrativamente activos at 5 anos aps o seu encerramento. Contudo, como os processos jurdicos so susceptveis de se manter activos por tempo indeterminado, torna-se necessria a sua conservao a mdio/longo prazo."
FABASOFTSistema de Gesto Documental
PPD26
Para aplicar ao sistema vigente 1- Estratgia: migrao dos dados e dos documentos para nova verso do sistema. (por no disporem de suficiente documentao do sistema) 2- Incidncia: totalidade dos dados e documentos 3- Sem periodicidade fixa - previsvel ocorrncia nica. Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo sistema dispor de suficiente documentao: 1- Estratgia: migrao dos dados e dos documentos para o novo sistema ou nova verso do sistema. 2- Incidncia: apenas os dados e documentos que se mantm dentro do prazo de conservao administrativa. 3- Sem periodicidade fixa - sempre que houver actualizao do sistema. 4- Os documentos cujo o prazo de conservao administrativa expirou e que no so de conservao permanente devero ser eliminados nos termos das boas prticas de gesto de documentos. (ver segundo cenrio de preservao secundria).
Para aplicar no quadro da primeira soluo de preservao primria: Desnecessrias aces suplementares relativamente ao referido em "preservao primria". Para aplicar no quadro da segunda soluo de preservao primria: 1 - Estratgia: transferncia para Repositrio de Preservao Digital (com migrao para formatos de preservao) 2- Incidncia: a)documentos de conservao permanente, cujo prazos de conservao administrativa j terminaram b) Metainformao dos documentos e metainformao do Sistema 3- Periodicidade: a)findo os prazos de interesse administrativo e b) Aquando da actualizao do SEGA ou de acordo com critrios/poltica de preservao a definir
Desnecessrio no caso dos procedimentos de transferncia/eliminao observarem as disposies fixadas na portaria de gesto de documentos.
Necessrio garantir que Indicar quais os dados exportados em XML ser produzida suficente documentao descritiva sobre o futuro sistema condio para que, de futuro, seja viabilizada um soluo de preservao secundria (da totalidade dos dados) autnoma da satisfao das necessidades primrias.
Identificao
Organismo
Nome do Sistema
Sistema de Gesto Documental (OWNET)
N de Ref.
PPD1
Preservao primria
Preservao secundria
Documentao
Para aplicar ao sistema vigente 1- Estratgia: migrao dos dados e dos documentos para o novo sistema ou nova verso do sistema. 2- Incidncia: totalidade dos dados e dos documentos (pelo menos enquanto no existir portaria de gesto de documentos aprovada). 3- Sem periodicidade fixa - previsvel ocorrncia nica.
Para aplicar no quadro da primeira soluo de preservao primria: Desnecessrias aces suplementares relativamente ao referido em "preservao primria".
Para aplicar no quadro da segunda soluo de preservao primria: 1 - Estratgia: transferncia para Repositrio de Preservao Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo Digital sistema dispor de suficiente documentao, de existir 2- Incidncia: a)documentos de conservao permanente, portaria de gesto de documentos e de ser implementada cujo prazos de conservao administrativa j terminaram a segunda soluo de preservao secundria: (migrando para formatos de preservao) 1- Estratgia: migrao dos dados e dos documentos para b) Metainformao dos documentos e metainformao do o novo sistema ou nova verso do sistema. Sistema (migrando para formato de preservao, ex: DBML) 2- Incidncia: a) apenas os documentos que ainda no 3- Periodicidade: Relativamente ao referido em 2 a) findo os tenham ultrapassado o prazo de conservao prazos de interesse administrativo; e realtivamente a 2 b) aquando da actualizao do SEGA ou de administrativa; b) metainformao dos documentos e metainformao do sistema relacionada com os acordo com critrios/poltica de preservao a definir documentos migrados para o novo sistema. 3- Sem periodicidade fixa - sempre que houver actualizao do sistema. 4- Os documentos cujo o prazo de conservao administrativa expirou e que no so de conservao permanente devero ser eliminados nos termos das boas prticas de gesto de documentos.
Necessrio garantir que ser produzida suficente documentao descritiva sobre o futuro sistema condio para que, de futuro, seja viabilizada um soluo de preservao secundria (da totalidade dos dados) autnoma da satisfao das necessidades primrias.
O documento Smula indica como destino final a conservao parcial, enquanto que a FRD fase 5 indica conservao permanente parcial ou total. Peo que indique o destino final correcto, e altere o documento que contm a informao incorrecta.
INSPECO-GERAL DE FINANAS
Sistema de PPD2 Informao Tcnica (Internet / Intranet (SITEC)
ver observaes
ver observaes
Este tipo de sistemas esto a ser objecto de estudo para a definio de uma estratgia global de preservao, pelo que a DGARQ no emite, de momento recomendaes especficas sobre o sistema da IGF.
Sistema Integrado PPD3 de Gesto de Actividades (eSIGA)
1- Estratgia: migrao dos dados para novo sistema 2- Incidncia: Registos com data no campo "data da concluso de aco" inferior a 10 anos 3- Periodicidade: Sem periodicidade fixa, sempre que houver actualizao do sistema
No h necessidade porque so dados de eliminao (ver observaes)
No aplicvel
O documento Smula indica como destino final a eliminao, enquanto que a FRD fase 5 indica conservao permanente parcial. Peo que indique o destino final correcto, e altere o documento que contm a informao incorrecta. A Estratgia proposta pressupe que o destino final a eliminao, pelo que se dever ter nova apreciao caso seja outro destino final.
Sistema de Informao de Auditorias (SIAUDIT)
PPD5
1- Estratgia: migrao dos dados para novo sistema 2- Incidncia: Registos com data no campo "data da concluso de aco" inferior a 10 anos 3- Periodicidade: Sem periodicidade fixa, sempre que houver actualizao do sistema
No h necessidade porque so dados de eliminao (ver observaes)
No aplicvel
O documento Smula indica como destino final a eliminao, enquanto que a FRD fase 5 indica conservao permanente parcial. Peo que indique o destino final correcto, e altere o documento que contm a informao incorrecta A Estratgia proposta pressupe que o destino final a eliminao, pelo que se dever ter nova apreciao caso seja outro destino final.
Sistema de PPD6 Informao do QREN (SIQREN)
1 - Preservao do suporte tecnolgico e monitorizao No h necessidade porque so dados de eliminao (ver dos dados, do sistema e do ambiente tecnolgico externo observaes) (caso a monitorizao venha revelar risco de obsolescncia inaceitvel, poder ser necessrio actualizar o sistema) 2- Em caso de ser necessrio actualizar o sistema, migrar a totalidade dos dados 3 - Em caso de migrao, previso de ocorrncia nica
No aplicvel
No aplicvel, salvo se se verificar a ocorrncia referida no ponto 2 do cenrio de preservao primria.
Definir procedimentos de monitorizao e actualizao do sistema O documento Smula indica como destino final a eliminao, enquanto que a FRD fase 5 indica conservao permanente parcial. Peo que indique o destino final correcto, e altere o documento que contm a informao incorrecta. A Estratgia proposta pressupe que o destino final a eliminao, pelo que se dever ter nova apreciao caso seja outro destino final.
Sistema de Informao de Gesto dos Instrumentos e Fundos Estruturais (SIGIFE)
PPD8
No h necessidade porque so dados de eliminao (ver 1 - Preservao do suporte tecnolgico e monitorizao dos dados, do sistema e do ambiente tecnolgico externo observaes) (caso a monitorizao venha revelar risco de obsolescncia inaceitvel, poder ser necessrio actualizar o sistema) 2- Em caso de ser necessrio actualizar o sistema, migrar a totalidade dos dados 3 - Em caso de migrao, previso de ocorrncia nica
No aplicvel
No aplicvel, salvo se se verificar a ocorrncia referida no ponto 2 do cenrio de preservao primria.
Definir procedimentos de monitorizao e actualizao do sistema O documento Smula indica como destino final a eliminao, enquanto que a FRD fase 5 indica conservao permanente parcial. Peo que indique o destino final correcto, e altere o documento que contm a informao incorrecta. A Estratgia proposta pressupe que o destino final a eliminao, pelo que se dever ter nova apreciao caso seja outro destino final.
Identificao
Organismo
Nome do Sistema
Portal Colaborativo da IGF (PORTAL)
N de Ref.
PPD10
Preservao primria
Preservao secundria
No aplicvel
Documentao
Confirmar acordo da IGF quanto ao que est em observaes. Caso haja acordo: 1- Estratgia: migrao dos dados para novo sistema ou nova verso do sistema. 2- Incidncia: todos os dados relativos a aces de auditoria cuja data de concluso da aco tenha 10 anos ou menos ( data da migrao). 3- Sem periodicidade fixa - quando se manifestar necessidade de actualizar o sistema.
No necessrio implementar solues de preservao secundria.

(caso se venha a concluir por um destino final de conservao permanente parcial, necessrio indentificar que parcela da informao se pretende conservar e definir estratgia).
Discrepncias quanto ao destino final proposto: Parece que o interesse meramente administrativo (no esquecer que os relatrios de auditoria so de conservao permanente) - nesse pressuposto que as recomendaes so feitas. (a aplicar-se a conservao parcial, haveria que identificar que parte conservada a ttulo definitivo)
Sistema de Gesto do Cadastro das SGPS (SGPS)
PPD11
Confirmar acordo da IGF quanto ao que est em observaes. Caso haja acordo: 1- Estratgia:migrao dos dados para novo sistema ou nova verso do sistema. 2- Incidncia: todos os dados de SGPS activas e de SGPS cuja actividade tenha sido encerrada h menos de 10 anos ( data da migrao). 3- Sem periodicidade fixa - quando se manifestar necessidade de actualizar o sistema.

No aplicvel
Discrepncias quanto ao destino final proposto: Parece que o interesse meramente administrativo (pelo menos enquanto os processos continuarem a ser de conservao permanente) - nesse pressuposto que as recomendaes so feitas. (a aplicar-se a conservao parcial, haveria que identificar que parte conservada a ttulo definitivo). Se no h rotinas de auditoria, como demonstrada a fiabilidade do sistema?
BIBLIOTECA (BIB)
PPD12
INSPECO-GERAL DE FINANAS
Confirmar acordo da IGF quanto ao que est em observaes. Caso haja acordo: 1- Estratgia: migrao dos dados para novo sistema ou nova verso do sistema. 2- Incidncia: todos os dados dos registos cujo campo "data de abate" no tenha sido preenchido. 3- Sem periodicidade fixa - quando se manifestar necessidade de actualizar o sistema.

No aplicvel
Discrepncias quanto ao destino final proposto: Parece que o interesse meramente administrativo, ainda que de longa duraco - nesse pressuposto que as recomendaes so feitas (a aplicar-se a conservao parcial, haveria que identificar que parte conservada a ttulo definitivo). Tratando-se de informao bibliogrfica, no se afigura necessrio que o sistema possua categorias de segurana dos dados.
Sistema de Gesto das Viaturas (GESVIAT)
PPD13
1- Estratgia: migrao dos dados para novo sistema ou nova verso do sistema. 2- Incidncia: todos os dados dos registos cujo campo "data de abate" no tenha sido preenchido. 3- Sem periodicidade fixa - quando se manifestar necessidade de actualizar o sistema.
No aplicvel
Sistema de Gesto do Arquivo (SGA)
PPD14
1- Estratgia: migrao dos dados para novo sistema ou nova verso do sistema 2- Incidncia: totalidade dos dados 3- Periodicidade: sempre que houver actualizao do sistema
Desnecessrias aces suplementares relativamente ao Desnecessrio no cenrio referido em "conservao primria". Justificao: de preservao Incidindo as aces de "preservao primria" sobre a especificado. totalidade dos dados (no foram fixadas as circunstncias em que permitido concluir que a informao fica isenta de valor primrio), a preservao dos dados ser permanentemente assegurada por sistemas activos.
O documento Smula indica como destino final a conservao parcial, enquanto que a FRD fase 5 indica conservao permanente total. Peo que indique o destino final correcto, e altere o documento que contm a informao incorrecta. A Estratgia proposta pressupe que o destino final a conservao permanente total, pelo que se dever ter nova apreciao caso seja outro destino final.
Sistema de Gesto de Participaes do Estado (SIPART)
PPD17
1- Estratgia de migrao dos dados para o novo sistema ou nova verso do sistema. 2- Dados relativos a Exerccios dos ltimos 10 anos ( data da migrao) 3- Sempre que houver actualizao do sistema.
1- Estratgia: migrao dos dados para formato de No aplicvel preservao e transferncia para repositrio de preservao digital. 2- Incidncia: dados relativos a Exerccios com mais de 10 anos ( data da migrao). 3- Perirodicidade: anual. 4- A primeira transferncia anual para o repositrio de arquivo digital deve ser acompanhada da documentao do sistema suficiente para uma futura interpretao dos dados e das relaes entre tabelas (procedimento a reproduzir sempre que haja actualizao ou substituio do sistema).
O documento Smula indica como destino final a conservao, enquanto que a FRD fase 5 indica conservao permanente parcial. Peo que indique o destino final correcto, e altere o documento que contm a informao incorrecta. A Estratgia proposta pressupe que o destino final a conservao permanente total, pelo que se dever ter nova apreciao caso seja outro destino final.
Identificao
Organismo
Nome do Sistema
Sistema Gesto Documental [WEBTRIX]
N de Ref.
PPD2
Preservao primria
Preservao secundria
Documentao
Para aplicar ao sistema vigente 1- Estratgia: migrao dos dados e dos documentos para o novo sistema ou nova verso do sistema. 2- Incidncia: totalidade dos dados e dos documentos (pelo menos enquanto no existir portaria de gesto de documentos aprovada). 3- Sem periodicidade fixa - previsvel ocorrncia nica.
Para aplicar no quadro da primeira soluo de preservao primria: Desnecessrias aces suplementares relativamente ao referido em "preservao primria".
Para aplicar no quadro da segunda soluo de preservao primria: 1 - Estratgia: transferncia para Repositrio de Preservao Digital Para aplicar a migraes futuras, na condio do novo 2- Incidncia: a)ficheiros dos documentos de conservao sistema dispor de suficiente documentao, de existir portaria de gesto de documentos e de ser implementada permanente, cujo prazos de conservao administrativa j a segunda soluo de preservao secundria: terminaram 1- Estratgia: migrao dos dados e dos documentos para b) Metainformao dos documentos e metainformao do Sistema (migrando para formato de preservao, ex: DBML) o novo sistema ou nova verso do sistema. 2- Incidncia: a) apenas os documentos que ainda no 3- Periodicidade: Relativamente ao referido em 2 a) findo os prazos de interesse administrativo; e tenham ultrapassado o prazo de conservao realtivamente a 2 b) aquando da actualizao do SEGA ou de administrativa; b) metainformao dos documentos e do sistema relacionada com os documentos migrados para o acordo com critrios/poltica de preservao a definir novo sistema. 3- Sem periodicidade fixa - sempre que houver actualizao do sistema. 4- Os documentos cujo o prazo de conservao administrativa expirou e que no so de conservao permanente devero ser eliminados nos termos das boas prticas de gesto de documentos.
A Formulao do "prazo de conservao administrativa" afigura-se desadequada. Os dados do sistema devem ser de conservao permanente e o destino final dos documentos deve ser alinhado com as decises a fixar na Portaria de gesto de documentos (com est em desenvolvimento, entendeu-se que de aguardar a sua publicao).
DIRECO-GERAL DO TESOURO E FINANAS
PPD4 Gesto dos Crditos Agrcolas de Emergncia [CAE]
Tendo o sistema um interesse meramente administrativo, deve a organizao ponderar o custo/risco e o benefico dos dois cenrios seguintes: a) preservao da tecnologia, enquanto houver necessidade dos dados. b) migrao dos dados para verso mais actualizada do sistema. de ponderar, por um lado, o facto da funo que o sistema suporta ter sido extinta, havendo apenas alguns casos pendentes de concluso; por outro, o facto do sistema se encontrar num formato obsoleto (Access 97), e existir uma necessidade administrativa dos dados at 10 anos aps a extino do crdito.
Tendo em conta que o sistema foi considerado isento de interesse secundrio, nada a dizer neste captulo.
No aplicvel
No aplicvel, salvo se for feita opo pelo cenrio de preservao primria referido como alnes b) com projeco de posteriores actualizaes do sistema.
Sistema Informao Recuperao Crditos [SIRC]
PPD5
1- Estratgia: migrao dos dados para novo sistema ou nova verso do sistema. 2- Incidncia: a migrao para o novo sistema deve incidir apenas sobre os dados relativos a processos em curso ou processos encerrados com crdito extinto at h 10 anos ( data da migrao). 3- Sem periodicidade fixa - sempre que houver actualizao do sistema.
No aplicvel 1- Estratgia: migrao dos dados para formato de preservao e transferncia para repositrio de preservao digital. 2- Incidncia: dados de processos encerrados (crdito extinto) h mais de 10 anos ( data da migrao). 3- Perirodicidade: anual. 4- A primeira transferncia anual para o repositrio de arquivo digital deve ser acompanhada da documentao do sistema suficiente para uma futura interpretao dos dados e das relaes entre tabelas (procedimento a reproduzir sempre que haja actualizao ou substituio do sistema).
Nada a dizer (declarado que sistema vigente possui suficiente documentao do sistema).
Sistema de Recolha de Informao EconomicoFinanceira [SIRIEF]
PPD6
1- Estratgia de migrao dos dados para o novo sistema ou nova verso do sistema. 2- Incidncia sobre a totalidade dos dados de empresas SEE no activo at h 10 anos ( data da migrao) 3- Sempre que houver actualizao do sistema.
1 - transferncia para o repositrio de preservao digital. Converter os dados a transferir para formato de preservao (Ex:DBML) 2 - Incidncia sobre os dados de empresas extintas ou que saram do SEE h mais de 10 anos ( data do procedimento de transferencia) 3 - Sempre que houver actualizao do sistema ou de acordo com critrios/poltica de preservao a definir
Identificao
Organismo
Nome do Sistema
Sistema Informao Imveis Estado [SIIE]
N de Ref.
PPD8
Preservao primria
Preservao secundria
Documentao
1- Estratgia: migrao dos dados para o novo sistema ou nova verso do sistema. 2- Incidncia: totalidade dos dados (salvo se vierem a ser reconhecidos problemas de desempenho - ver "observao"). 3- Sem periodicidade fixa - sempre que houver actualizao do sistema. 4- Nota: A confirmar-se impresso colhida em reunies (embora no expressa nas fichas) de que os registos teriam associados ficheiros CAD, de imagem ou outros, importaria prever soluo de preservao destes ficheiros, privilegiando (desde a criao e na medida possvel) formatos abertos e assegurando a respectiva converso para verses actualizadas sempre que for detectado risco de obsolescncia.
No necessrio prever solues de preservao secundria No aplicvel (incidindo as aces de "preservao primria" sobre a totalidade dos dados, a sua preservao ser permanentemente assegurada por sistema activo) - salvo se vierem a ser reconhecidos problemas de desempenho. Ver "observaes".
Conveniente monitorizar o crescimento da base de dados - caso venha a revelar-se, futuramente, ser necessrio prevenir situaes de quebra de desempenho decorrentes de excessivo volume de dados, dever ser equacionada soluo de exportao dos dados relativos a imveis que deixaram de ser propriedade do Estado ou deixaram de estar ocupados pelo Estado (exportao com converso para formato de preservao, numa base anual, dos dados de imveis "vendidos" e "abatidos" no ano em causa). Caso venha a revelar-se a necessidade de proceder exportao de dados para formatos de preservao, necessrio que a transferncia dos dados para o repositrio de preservao digital seja companhada de suficiente documentao do sistema que permita interpretar os dados e as relaes entre tabelas (procedimento a reproduzir sempre que haja actualizao ou substituio do sistema oepracional). A verificar-se o referido no ponto 4 de "preservao primria", necessrio desencadear processo de anlise dos formatos existentes, com identificao dos respectivos requisitos de preservao, para posterior escolha de formatos de produo e/ou de preservao e, se necessrio, dos conversores a utilizar.
DIRECO-GERAL DO TESOURO E FINANAS
Sistema Informao Gesto Fundos SNS [SIGFSNS]
PPD9
1- Estratgia: migrao dos dados para o novo sistema ou nova verso do sistema. 2- Incidncia: dados dos ltimos 10 anos ( data da migrao). 3- Sem periodicidade fixa - sempre que houver actualizao do sistema.
1- Estratgia: migrao dos dados para formato de preservao e transferncia para repositrio de preservao digital. 2- Incidncia: dados criados h mais de 10 anos. 3- Perirodicidade: anual. 4- A primeira transferncia anual para o repositrio de preservao digital deve ser acompanhada de documentao do sistema suficiente para uma futura interpretao dos dados e das relaes entre tabelas (procedimento a reproduzir sempre que haja actualizao ou substituio do sistema oepracional).
Sistema de Controlo de Bonificaes [PROGBONI]
PPD12
1- Estratgia: migrao dos dados para novo sistema ou nova verso do sistema. 2- Incidncia: a migrao para o novo sistema deve incidir apenas sobre os dados relativos a pagamentos efectuados nos ltimos 10 anos (dados mais antigos devem ser eliminados, na condio de ser implementada a estratgia de preservao secundria referida). 3- Periodicidade - sem periodocidade fixa (sempre que houver necessidade de actualizar o sistema).
1- Estratgia: produzir relatrios sntese (outputs do sistema) a converter para formato normalizado e a integrar no SEGA (se este no comportar a gesto de documentos electrnicos, produzir relatrio em papel ou microfilme). 2- Incidncia: elementos de informao sntese dos pagamentos efectuados durante o ltimo ano. 3- Periodocidade: anual 4- A aplicao desta estratgia obriga a que sejam defenidas regras para a produo dos "relatrios sntese" e identificar claramente os elementos de informao que devem constar do relatrio (ou seja, a informao que se quer preservar a longo prazo). de notar, ainda, que na fase inicial de implementao desta estratgia de preservao, devero ser produzidos todos os relatrios em falta, para anos anteriores.
Sempre que houver lugar a Aconselhvel produzir um processo de migrao documentao completa dos dados: comunicar a sobre o futuro sistema. inteno de eliminar os dados relativos a pagamentos com mais de 10 anos, no sentido de despistar eventuais processos pendentes de auditoria, contencioso ou outros, passveis de obrigar preservao dos dados por tempo mais longo.
Contradio entre FRD5 e FRD3 no que respeita necessidade administrativa: parece mais adequado que na FRD5 se declare a utilizao administrativa aos 7 anos como "informativa".
Identificao
Organismo
Nome do Sistema
Sistema de Identificao e Gesto de Contribuintes
N de Ref.
PPD15
Preservao primria
Preservao secundria
Documentao
DGITA/DGCI
1- Estratgia de migrao dos dados para o novo sistema ou nova verso do sistema. 2- Incidncia sobre a totalidade dos dados (no foi fixado prazo mximo de conservao administrativa - recomendase reavaliao prvia a cada migrao - ver observaes). 3- Sem periodicidade fixa - sempre que houver actualizao do sistema.
Desnecessrias aces suplementares relativamente ao No aplicvel referido em "conservao primria". Justificao: Incidindo as aces de "preservao primria" sobre a totalidade dos dados (no foram fixadas as circunstncias em que permitido concluir que a informao fica isenta de valor primrio), a preservao dos dados ser permanentemente assegurada por sistemas activos,
Sugere-se que seja feita uma anlise de necessidades detalhada para cada subsistema, de modo a concretizar a indicao de conservao parcial.

GD PPD Mfap

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PLANO DE PRESERVAO DIGITAL

MINISTRIO DAS FINANAS E DA ADMINISTRAO PBLICA Secretaria-Geral

PARTE I Apresentao do projecto e dos organismos

Folhade Recolhade Dados3A

Reunies geraise internas

Folhade Recolhade Dados3A preenchida DGARQ

Folhade Recolhade Dados3B

Reunies gerais, sectoriaise internas

Folhade Recolhade Dados3B preenchida DGARQ

Folhade Recolhade Dados4

Reunies geraise internas

Folhade Recolhade Dados4 preenchida DGARQ

Folhade Recolhade Dados5

Folhade Recolhade Dados5 preenchida DGARQ

20091023 a200911 13 20091023 a200911 Planode Preservao Recomendaes

Operacionalizao Contexto Prazos

DigitaldoMFAP internas versoinicial

InformticaeNovas Tecnologias) Colaborador(reade InformticaeNovas Tecnologias)

Colaborador(reade arquivo) Colaboradora(reade arquivo)

AtfinaisdeJulhode2009 DesdeAgostode2009 Pgina10

CarlosPazNunes RosaRaposeiro Organismointegrante doPPD AnaTeresa Fragoso LetciaPalma JooCaeiro MarinaBrs

Organismointegrante doPPD Organismo integrante doPPD; interlocutor DGITA

Isabel Alves 4 /Ludgero PintoBasto 5

Atmeadosde2009 DesdeJulhode2009 Pgina11

aosServios daDGCIe Tributrios e Aduaneiros DGCI daDGAIEC

FernandaCunha AnaCristina Sousa HlderLage

DirecoGeral de Informtica e Apoio aos Servios Tributrios e Aduaneiros

Valorizaodagestodeinformaoede arquivo,atravsdodesenvolvimentode ferramentascomoaportariadeavaliao documentaleoplanodeclassificao, almdaparticipaoesupervisoem projectostransversais,comoa MacroestruturaTemticaea MacroestruturaFuncionaldoMFAP.

conclusodecepcionante,ouseja,nose conseguir,comumesforoadequadoe emtempooportuno,obterresultados efectivos.

DirecoGeral de Informtica e Apoio aos Servios Tributrios e Aduaneiros

PARTE II O PPD POR ORGANISMOS

Proprietrio (Organismo) Sistema| Dados SGMFAP SGMFAP Utilizador(es) (Organismo(s))

Localizao dosdados/ informao SGMFAP

Definioformalde responsabilidades individuais SIM Insourcing Outsourcing

SGMFAP Institutode Informtica

SGMFAP IGCP TradeForum Vortal Institutode Informtica

SGMFAP IGCP SGMFAP SGMFAP DGO

SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP SGMFAP

SGMFAP IGCP TradeForum Vortal Institutode Informtica

SIM SIM SIM SIM SIM

APPViatura sSistema PPD1 deGesto deViaturas

readenegcio (Funo/ Subfuno)

Prazode conservao administrativa

Formade contagemdos prazos

Justificaodoprazo proposto noentanto,emtermos, operacionaisparaefeitosde anlisescomparativas,esse prazopodealargarseataos 5anos. Osdadosdosistemaso

relacionado,SRH.Todosos outputsdosistemadevemser conservadosemformatos normalizadosnosistemade gestodocumental.

Sistemade PPD6 Suporte Deciso Planeamento 5anos

Datade criaodo registono sistema

atravsdemapaspr formatados,queservem apenascomoelementode consultaedeapoiogesto, definindoaportariade avaliao,paraessetipode documentos,umprazode conservaoadministrativade 5anos.

Relgiode PPD7 Ponto

Datade Recursos Humanos 5anos criaodo registono sistema

referemseaprocessosde acidentesemservioque podemserreabertosno espaode10anosouqueso susceptveisdesemanter activosportempo indeterminado(b),razopor quesetornanecessriasua

readenegcio (Funo/ Subfuno)

Prazode conservao administrativa

Formade contagemdos prazos

Justificaodoprazo proposto conservaoamdio/longo prazo.

Osistemaeosdadosso Oregisto conservado ARQGEST Documentaoe Informao necessriosaocumprimento defunesadministrativas

Osdadosdosistemareferemse adocumentaohistricade grandediversidadeede considervelvolume,que C transitoudevriosorganismos doMFAP.Ajustaseasua conservaopermanenteglobal, nosparaefeitosde recuperaorpidada

readenegcio (Funo/ Subfuno)

Prazode conservao administrativa

Formade contagemdos prazos

Justificaodoprazo proposto quesereferemosdados deixardeestarempossedo servio.

documentao,emsuporte analgicooudigital,mastambm porqueosdadosdosistema podemseracedidos directamentepeloscidados, constituindoassimumservio pblico.