SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL

PARTE I
DEFINICIN DE INFORMACIN
En sentido general, la informacin es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenmeno. De esta manera, si por ejemplo organizamos datos sobre un pas, tales como: nmero de habitantes, densidad de poblacin, nombre del presidente, etc. y escribimos por ejemplo, el captulo de un libro, podemos decir que ese captulo constituye informacin sobre ese pas. Cuando tenemos que resolver un determinado problema o tenemos que tomar una decisin, empleamos diversas fuentes de informacin (como podra ser el captulo mencionado de este libro imaginario), y construimos lo que en general se denomina conocimiento o informacin organizada que permite la resolucin de problemas o la toma de decisiones (ver apartado sobre conocimiento). Segn otro punto de vista, la informacin es un fenmeno que proporciona significado o sentido a las cosas, e indica mediante cdigos y conjuntos de datos, los modelos del pensamiento humano. La informacin por tanto, procesa y genera el conocimiento humano. Aunque muchos seres vivos se comunican transmitiendo informacin para su supervivencia, la diferencia de los seres humanos radica en su capacidad de generar y perfeccionar tanto cdigos como smbolos con significados que conformaron lenguajes comunes tiles para la convivencia en sociedad, a partir del establecimiento de sistemas de seales y lenguajes para la comunicacin. Los datos se perciben mediante los sentidos, stos los integran y generan la informacin necesaria para producir el conocimiento que es el que finalmente permite tomar decisiones para realizar las acciones cotidianas que aseguran la existencia social. La sabidura consiste en juzgar correctamente cuando, cmo, donde y con qu objetivo emplear el conocimiento adquirido. El ser humano ha logrado simbolizar los datos en forma representativa (lenguaje) para posibilitar el conocimiento de algo concreto y cre las formas de almacenar y utilizar el conocimiento representado. Existe una relacin indisoluble entre los datos, la informacin, el conocimiento, el pensamiento y el lenguaje, por lo que una mejor comprensin de los conceptos sobre informacin redundar en un aumento del conocimiento, ampliando as las posibilidades del pensamiento humano, que tambin emplea el lenguaje -oral, escrito, gesticular, etc.-, y un sistema de seales y smbolos interrelacionados.

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CATEGORIAS DE LA INFORMACION

INFORMACION EXTERNA

ESTRATEGICA

TACTICA INFORMACION EXTERNA

OPERACIONAL

CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

A. SISTEMA TRANSACCIONALES:

cdigo de barra (control de inventario) lector de banda magntica (cajero automtico) Wireless Access Protocolo (WAP) (tecnologa que por medio de SW y HW permite el acceso y transmisin de datos usando Internet por medios inalmbricos). B. SISTEMA DE APOYO A LAS DECISIONES:

a. Sistemas de soporte a las decisiones: Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negocios, modelos de inventarios, etc. b. Sistemas de soporte para la toma de decisiones en grupo:

PLEXSYS: conjunto de herramientas desarrolladas para facilitar la adquisicin de los conocimientos implementados en el Laboratorio de Planeacin y Decisin de la Universidad de Arizona. DECAID: (Decision Aids for Groups), diseado por Gallupe, DeSanctis y Dickson. SMU: (Southern Methodist University), proyecto de una sala de decisiones

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DELAWARE: prototipo de asistencia interactiva por computadora para comunicaciones y pronsticos, desarrollado en APL.

C. SISTEMAS ESTRATEGICOS: a) BALANCE SCORED CARD Es un sistema que desarrolla la idea de que lo se mide es lo que se obtiene. Se basa en tres tems a medir dentro de una organizacin. La perspectiva del Cliente.- Como ve el cliente a la organizacin y que debe hacer la organizacin para seguir siendo eses proveedor o servidor valioso. La perspectiva interna en la empresa. Cuales so los procesos internos que debe mejorar la compaa para alcanzar sus objetivos frente a clientes, accionistas y otros. Innovacin y mejora. Como puede la compaa seguir mejorando y creando valor en el futuro? Qu medir para que eso suceda? Para soportar el planeamiento estratgico de un negocio, se debe tener implementado un Balanced Scorecard, el cual evolucione desde un Tablero de Control Gerencial que maneje indicadores de gestin a tres niveles. Esta herramienta permite realizar el planeamiento y seguimiento a la gestin integral de la organizacin, mostrando el comportamiento de los indicadores de gestin relacionados a las metas y objetivos estratgicos. b) ERP SAP R/3 (Estructura de Empresa orientada a la cadena de Suministro) La integracin de las aplicaciones informticas para facilitar la toma de decisiones corporativas. Una mayor flexibilidad a las operaciones para adecuarla a los cambios de mercado y nuevos requerimientos. Se ha reducido el tiempo de ciclo de los procesos de negocios al disminuir la carga manual.

Establecimiento dentro de la organizacin, de un esquema de trabajo orientado al Mejoramiento Continuo de Procesos.

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Permite un mejor control de costos a travs de anlisis detallados de las operaciones de la empresa. Ha permitido adecuar la estructura Organizativa de la Empresa, hacindola muy fluida y orientada a procesos, tomando como punto de partida el ERP. (Estructura de Empresa orientada a la cadena de Suministro).

MRP

(Manufacturing Resoure Planning)

Enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Informacin que proporcione todo tipo de informacin; como situacin de crditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Informacin Estratgico si y slo s, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

OBJETIVOS:
a. Qu datos se requieren?
Necesitan Los de Alta Gerencia, Gerencia Ejecutiva y los Empleados. b. En qu forma se necesita? Alta Gerencia Gerencia Ejecutiva Empleados Acciones Estratgico Acciones Tctico Acciones Operacionales

c. Prioridad de procesamiento de datos? Procesar datos es generar informacin para la toma de decisiones. Es por eso que se debe priorizar en el procesamiento de datos. Lo que tenemos que aprender de Sistema de Procesamiento de Datos son sus elementos invariantes: dato, proceso y concepto de informacin. Todo eso conforma un modelo. Los datos los ponemos nosotros, los programas los inventamos nosotros y los resultados, nosotros los obtenemos. Es decir que el proceso empieza y termina con nosotros. Entonces, podemos decir que dar la prioridad al procesamiento de datos, nos permitira:

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL Elaborar las normas administrativas necesarias para que el dato llegue al proceso en tiempo y forma. Saber qu se va a hacer con ese dato. Cada proceso atiende a la obtencin de una informacin determinada. Una vez obtenido el proceso, alguien observa el resultado que obtuvo nuestro sistema y analiza su coherencia (operacin antes mencionada como Control de calidad)

d. Cmo debe ser el control? Todas las funciones gerenciales; Planeacin, Organizacin, Direccin y Control son necesarias para un buen desempeo organizacional. Los Sistemas de Informacin Gerencial son necesarios para apoyar estas funciones, en especial el Control. El valor de la informacin proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos bsicos: Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada. Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviacin respecto de los objetivos planificados con anterioridad. Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de informacin suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por informacin irrelevante e intil, pues esta puede llevar a una inaccin o decisiones desacertadas. Relevancia: La informacin que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.

e. Cul debe ser su alcance? Un gestor debe conocer el mbito en el que se encuentra, conocer la finalidad de la organizacin, sus metas y por tanto sus objetivos, para poder llevarlos a cabo.] Seis etapas en el proceso Evaluacin de las condiciones actuales. Determinacin del mbito en donde se actuara. Determinacin de los objetivos y metas. Establecimiento de un plan de accin. Asignacin de recursos. Ejecucin. Control.

Todos estos puntos deben estar en forma acorde al mbito de accin.

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PARTE II
1. Cul es la funcin de la informacin?
Se considera que la generacin y/o obtencin de informacin persigue estos objetivos: Aumentar el conocimiento del usuario. Proporcionar a quien toma decisiones la materia prima fundamental para el desarrollo de soluciones y la eleccin. Proporcionar una serie de reglas de evaluacin y reglas de decisin para fines de control.

La Informacin como va para llegar al Conocimiento, debe de ser elaborada para hacerla utilizable o disponible. Este proceso emprico se llama Documentacin, que tiene mtodos y herramientas propios. La cantidad de informacin y el conocimiento desarrollado, aparentemente es enorme y tiene una metodologa de recuperacin, que eventualmente es infinita o total en un nmero muy amplio de soportes y sitios y el modelo sistmico de recuperacin debe maximizar la bsqueda para asegurar su captura lo ms completa posible dentro del entorno de este sistema complejo. La informacin como tal no tiene funciones, pues estas son el funcionamiento de algo, de modo que estas funciones solamente son propias de quien emplea y maneja la informacin. Pero tambin es imposible que la informacin dote al individuo de ms conocimiento, es l quien valora lo significativo de la informacin, la organiza y la convierte en conocimiento. No es la informacin de modo directo. El dato, en s, es un "afijo" de la informacin, por as llamarlo.

2. Analice la siguiente afirmacin: "la informacin es el cemento que mantiene unida la organizacin".
A travs del uso de la informacin se logran importantes mejoras necesarias para la toma de decisiones, tambin logran la integracin y, lo ms importante, genera ventajas competitivas. Dentro de una organizacin, la informacin produce la convergencia de lso diferentes factores que se emplean en esta, como son: el factor humano, los elementos de poltica y regulaciones, adems de los recursos financieros, etc.

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL La informacin se ha colocado un buen lugar como uno de los principales recursos que poseen las empresas actualmente. Los entes que se encargan de las tomas de decisiones han comenzado a comprender que la informacin no es slo un subproducto de la conduccin empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los tantos factores crticos para la determinacin del xito o fracaso de stos. De esta, aunque la informacin se encuentra a nuestro alrededor, debemos saber que sta no es gratis, y su uso es estrictamente estratgico para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de un negocio.

3. Mencione y describa las maneras de utilizar la informacin

LA INFORMACIN COMO BASE DEL SISTEMA DE CONTROL: La informacin es vista, cada vez con mayor frecuencia, como un factor medular que ayuda a los gerentes a dar una respuesta al ambiente complejo y turbulento en el que se desempean las empresas de hoy en da. No es posible que hablemos de control sin hablar de informacin. La efectividad del proceso de control depende fundamentalmente de la calidad de su sistema de informacin. El sistema de informacin que se disee debe servir para controlar aquellas actividades de vital importancia en la administracin. Los directivos deben siempre estar conscientes de los factores crticos de sus planes y de las operaciones que requieren control, debiendo utilizar tcnicas e informacin apropiadas para ellos. Los sistemas de control y la informacin pretenden ayudar a cada administrador a llevar a cabo su funcin de control, es por eso que deben ser elaborados a la medida de cada uno de ellos.

4. Investigue cuales son los atributos de la informacin

Finalidad: La informacin debe tener una finalidad en el momento de ser transmitida. El propsito bsico es informar, evaluar, convencer u organizar la informacin. Velocidad: La velocidad de transmisin o recepcin de informacin es el tiempo que uno se tarda en entender un problema en particular. Frecuencia: La frecuencia con que se transmite o recibe informacin repercute en su valor. La informacin que aparece con excesiva frecuencia tiende a producir interferencia, ruido o distraccin. Determinstica o probabilstica: La informacin determinstica supone que existe un solo valor. Si la informacin es probabilstica, se da un conjunto de resultados posible junto con sus probabilidades correspondientes. Modo y formato: Los modos de comunicar informacin al ser humano son sensoriales. El hombre recibe la mayor parte de la informacin en formatos de material verbal o documentos. .

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Costo: Constituye un factor limitante en la obtencin de informacin. Es necesario evaluar constantemente el valor de la informacin y su costo. Valor: Depende mucho de otras caractersticas: modo, velocidad, frecuencia, caractersticas determinsticas, confiabilidad y validez. Confiabilidad y precisin: Consiste en tener exactitud en la informacin y evitar toda divagacin que se presente. Exactitud: Mide la aproximacin de un nmero a lo que verdaderamente debera ser. Validez: Es una medida del grado en que la informacin representa lo que pretende representar. Actualidad: Designa la antigedad de la informacin. Densidad: Es el "volumen de informacin" presente en un informe o mensaje. Los informes largos tienen poca densidad de informacin. Las tablas y grficas presentan la mayor cantidad de ella en la forma ms condensada.

5. Investigue la relacin de los conceptos de sistema de informacin con la aplicacin de los conceptos de enfoque de sistemas.
La relacin existente entre El sistema de informacin con la aplicacin de los conceptos del Enfoque de sistemas esta basado que el Enfoque de Sistema es un mtodo de investigacin que enfatiza en el uso constante de los sistemas de informacin de manera amplia, precisa, constante lo cual le generen datos sobre la organizacin para conseguir optimizacin en la eficacia del sistema (organizacin) o para solucionar problemas de cualquier tipo que se les presentara a la organizacin en el transcurso de su ciclo de vida.

6.-Explique tres objetivos bsicos que se persigue a travs de los S.I.:

a.-Automatizacin de procesos operativos b.-Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones c.-Lograr ventajas competitivas a travs de su implementacin y su uso.

7.- Elegir una empresa y discutir que informacin es relevante para el cumplimiento de sus objetivos, adems de ordenar de acuerdo a las categoras de la informacin:

CORPORACIN JRL

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL Informacin Que es relevante para el desarrollo adecuado de la corporacin JRL segn nuestra percepcin. La informacin como recurso intangible. Los recursos de la organizacin en dos grandes tipos: los recursos tangibles o visibles y los recursos intangibles o invisibles. Los primeros aluden a los recursos financieros, o los recursos materiales y tcnicos; y los intangibles, a la imagen de marca, la investigacin, los procesos de interaccin con los consumidores, o el mismo capital intelectual derivado de los recursos humanos; activos, todos ellos. A su vez, los activos invisibles se clasifican segn el flujo de informacin que impliquen, ya sea entrada de informacin del exterior, movimiento de la misma dentro de la organizacin; o salida de informacin al exterior. Esta clasificacin -informacin externa, interna y corporativa-, ser la que mencionaremos a continuacin.

La informacin ambiental. Distinguiremos entre dos tipos de informacin informacin crtica y la informacin externa. ambiental, la

Informacin crtica.- Est formada por los siguientes tipos: cientfica,

tcnica, tecnolgica, tcnico-econmica, jurdica y reglamentaria, de entorno y seguridad, e informacin cualitativa y general.

Informacin externa .Entre los estudios para clasificar la informacin

del entorno de la empresa As, identifican dos entornos, inmediato y remoto:

1. El entorno inmediato, lo conforman los activos que una empresa

trata a diario, como clientes, distribuidores, proveedores, financiadores y reguladores. competidores,

2. El entorno remoto, est formado por aquellos elementos que una

empresa debe tener en cuenta para controlar el entorno en el que se encuadra, y que est formado por la informacin sobre la situacin poltica, la sociedad, los cambios tecnolgicos o la evolucin econmica.

8.- Mencionar cinco sistemas que sean tpicos en la etapa de inicio de una empresa:

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Sistema del rea de Recursos Humanos Es el rea en donde se llevara a cabo el control de todo el personal que interacta con otros sistemas que es e encuentran dentro de la organizacin. Proporcionadole el personal adecuado de acuerdo a la actividad que desarrollara. Sistema del rea de Finanzas Sistema importante dentro de una empresa pues permitir agilizar el movimiento y produccin de la organizacin a travs de una adecuada administracin financiera. Sistema del rea de Produccin Este ya es un sistema mas compacta en el que intervienen sistemas o subsistemas en parte , como es los Recursos Humanos, que permiten su desarrollo y cada vez llegan a formar a un gran sistema que es la empresa.

Sistema del rea de Ventas Un sistema dentro de la organizacin que tiene mayor contacto con el ambiente externo y que muchas veces conecta a la organizacin con los requerimientos del entorno de al empresa. Sistema del rea de Marketing Un sistema que sale a evaluar el ambiente y a travs de ello busca satisfacerlo, mediante la produccin de productos de acuerdo a la demanda, lo que permitir su permanencia dentro del marco empresarial en el que se desarrolla.

9.- ELABORAR EL DISEO CONCEPTUAL DE UN SISTEMA DE INFORMACIN, INDICANDO CLARAMENTE LAS ENTRADAS, ALMACENAMIENTO, PROCESO Y LAS SALIDAS:
PLANTA DE PRODUCCION

MIS2008

Recepcin del Pedido 1

Existen los insumos a usar y/o productos

ENTRADAS (insumos, mano de obra, diseo, etc.)

NO 2

Comprar a Proveedor

ALMACEN

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SI
Centro de Trabajo

Proceder a Fabricar

Centro de Trabajo

4
PROCESO S TERMIC O

2 PROCESO Control de Calidad

5 6

Centro de Trabajo

3 7 8

NCX10

Montaje 10

Producto Final
Existe demanda de este producto?

Inventario 12

SALIDAS

10.- Hacer una lista de los Sistemas de Informacin Entrega que se encuentran operando en alguna empresa del Embarque pedido mediana o grande indicando el tipo de sistema al que pertenece cada uno:
SISTEMAS TRANSACCIONALES Sistema Finesse Del Banco De Crdito Este un sistema en que se observa el proceso de atencin a los clientes a travs de la obtencin de un ticket que permite un orden adecuado de las atenciones , y tambin discriminacin de algn cliente si este tuviera un relacin mas que de consumidor con la empresa es decir ser un cliente predeterminado y constante. SISTEMAS DE APOYO

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Sistema Checkmat Al salir de la mquina tapadora, las botellas pasan por un dispositivo de control de botellas llenas llamado Checkmat, dispositivo electrnico por el cual se observa el nivel de llenado de las botellas, que permite separar aquellas que no cumplen con el nivel especificado y codificar aquellas que si pasan la inspeccin. Con esto se logra una mayor calidad en el proceso, producto de una mejor estandarizacin en los productos terminados SISTEMAS ESTRATEGICOS Sistema ERP SAP - JRL Durante nuestro transcurrir en la industria, las tecnologas de informacin y comunicaciones han desempeado un rol importante para responder rpidamente ante cualquier condicin cambiante del entorno; hoy somos reconocidos como uno de los lderes tecnolgicos del la industria en el mbito nacional y caso de estudio en la implantacin de soluciones tecnolgicas avanzadas por reconocidas empresas, como SAP, IBM y Microsoft. Uno de los hechos mas importantes fue la implantacin del ERP SAP R/3. Posteriormente, con personal propio, realizamos la integracin de diferentes embotelladoras del interior del pas y recientemente la Embotelladora Latinoamericana (ELSA), fue incluida bajo el mismo modelo de negocio. Aprovechando nuestra infraestructura de comunicaciones se ha logrado integrar a nuestra red de datos, a los distribuidores exclusivos en Lima y Provincias, todos ellos trabajando sobre la misma plataforma de sistemas; la cual esta basada principalmente en el Sistema Comercial de JRL. Este sistema sirve para gestionar el proceso de ventas bajo criterios comunes, atendiendo gilmente las demandas del mercado consumidor. Ha permitido, igualmente, la implementacin del Control de la Gestin en el Punto de Venta, desde la toma del pedido hasta la entrega de nuestros productos, a travs de la sistematizacin de los indicadores de gestin comerciales.

11. Comenta la teora de las etapas de Richard Nolan (sistemas de informacin para la toma de decisiones)
Normalmente primero se implanta los sistemas transaccionales, luego los de apoyo a las decisiones y despus los sistemas estratgicos, la "Teora de las Etapas" de Richard Nolan, influye sobre el proceso de planeacin de los recursos y las actividades de informtica. Donde la funcin informtica en las organizaciones evoluciona a travs de ciertas etapas de crecimiento, las cuales son: INICIO:

Comienza con la adquisicin de la primera computadora (justificndose por el ahorro de mano de obra y provocando resistencia al cambio. Y termina al implantar exitosamente el primer sistema de informacin, normalmente nminas o contabilidad.

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El departamento suele depender de contabilidad, con poco administracin, con personal de un operador y/o programador, incluso un asesor externo o apoyo de un fabricante local de sistemas de aplicacin.

CONTAGIO O EXPANSION:

Empieza con la implantacin exitosa del primer sistema de informacin y el ejecutivo usuario se vuelve en la persona a imitar (implementndose el resto de aplicaciones transaccionales como facturacin, inventarios, control de clientes, proveedores, cheques etc) y termina con una serie de gastos crecientes, que lleva a racionalizar el uso de los recursos, este problema y el inicio de la solucin, marcan la siguiente etapa. El departamento ahora depende de una gerencia administrativa o contralora, su administracin se basa en la venta de aplicaciones, se asigna a una persona que tiene preparacin acadmica en el rea, se inicia la contratacin de personal especializado: analista de sistemas, analista-programador, jefe de desarrollo, jefe de soporte tcnico. Las aplicaciones proliferan de manera desordenada por falta de estndares e infraestructura adecuada. Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfaces automticas entre ellas, por lo que la salidas de un sistema se deben alimentar de forma manual a otro sistema, con la irritacin de los usuarios. Adems tienen escasos o nulos estndares de trabajo, trayendo sistemas de muy baja calidad lo que repercute en que los sistemas causan problemas frecuentes a los usuarios.

CONTROL O FORMALIZACION:

Inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a travs de tcnicas de presupuestacin base cero y de cargos a los usuarios por servicios prestados. Las aplicaciones estn orientadas a controlar las operaciones: control de flujo de fondos, de inventarios, de ordenes de compra a proveedores, control y manejo de proyectos etc. El departamento suele ser una posicin gerencial debajo de una Direccin de administracin o finanzas. La administracin se orienta a los citeriores de las prioridades para las aplicaciones nuevas, y la cartera de aplicaciones pendientes comienza a crecer. Empieza el desarrollo de estndares en la documentacin, desarrollo y diseo de sistemas. ya personal con habilidades administrativas y preparado tcnicamente. Nacen las interfaces automticas entre programas. Y la planeacin de sistemas para los requerimientos de computo y la adquisicin de recursos computacionales.

INTEGRACION:

La integracin de los datos y los sistemas surge como resultado de la centralizacin del departamento bajo una estructura administrativa. Los sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generacin permiten la integracin. El costo del equipo y del software disminuyo, por lo cual estuvo al alcance de ms usuarios.

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Se modifica el rol del usuario y del departamento, se descentraliza, lo que permite al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas, que reemplazan a los antiguos, beneficiando la organizacin.

ADMINISTRACION DE DATOS:

El departamento reconoce que la informacin es un recurso valioso que debe estar disponible a todos lo usuarios. Para ello debe administrar los datos : almacenndolos y mantenindolos en forma apropiada para que los usuarios los puedan utilizar y mantener. Los usuarios adquieren la responsabilidad de la integridad de la informacin y deben manejar niveles de acceso diferentes.

MADUREZ

la informtica se encuentra definida como funcin bsica y se ubica en los primeros niveles del organigrama. Nace la idea de independizar la rea de sistemas tanto en lo econmico como en lo organizacional (subcontratacin). Se desarrollan sistemas como MRP, sistemas expertos, SSG, sistemas estratgicos y en general aplicaciones con para la direccin y de carcter estratgico. la planeacin de recursos y aplicaciones es para al menos 5 aos. Y se tiene buena comunicacin tanto con direccin como con los usuarios. Se introducen aplicaciones de base de datos y se integran las redes de comunicaciones con estaciones de trabajo en lugares remotos. Se perfeccionan muchos de los controles y se es menos rgido en su aplicacin. se establecen precios para los servicios o se define al rea de informtica como centro de utilidades en lugar de costos.

12. Comente lo siguiente la mayora de los problemas que se tienen con los sistemas de informacin desaparecern cuando las computadoras sean ms rpidas y baratas.
Con el abaratamiento de la tecnologa, se dar solucin a los problemas que se suscitan diariamente, ya que se abrirn mas puertas a la informacin, por ende las personas contaran con ms conocimientos, la informacin se globalizar.

13. En un grupo con tres o cuatro compaeros describir un sistema de informacin en trminos de sus insumos, procesos y productos, y en trminos de las caractersticas de su administracin, organizacin y tecnologa.

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL Estudio del sistema de informacin en una empresa cubana En la nueva Sociedad Post-industrial en la que vivimos, son continuas las referencias al valor de la Gestin de la Informacin GI en las empresas y organizaciones como factor crtico de xito. Su importancia es aceptada unnimemente como proceso indispensable para ampliar la competitividad, aumentar la calidad y la satisfaccin de los clientes, as como para desenvolverse en el mercado global. La toma de decisiones en todos los rdenes, en cualquiera de las acciones de las organizaciones requiere informacin oportuna, precisa e inmediata, de todos los tipos: histrica, cultural, contable, cientfica, tecnolgica, etc.; generada tanteen el ambiente intra organizacional como en el extra organizacional, a fin de garantizar su adaptacin a los constantes y rpidos cambios del micro y macro entorno. La necesidad de contar con informacin tanto interna como externa, cada vez ms completa, en el momento oportuno y con la estructura adecuada como herramienta para la toma de decisiones es, por lo tanto, un elemento de vital importancia. En Cuba; aunque el ambiente no resulte tan hostil, como sucede en el extranjero, en donde las organizaciones se desarrollan en medio de la competencia y de vertiginosos cambios, tanto polticos, como econmicos o sociales; las empresas nacionales que pretenden incurrir en otros mercados no escapan de esta realidad, debido a que deben adaptarse a los cambios que ocurren en el mbito internacional. Este es el caso de AESOFT, institucin que, vale aclarar, en los aos en que se realiz el estudio 20002-2003 se nombraba Softcal y era una empresa estatal que se encontraba en el proceso de convertirse en una S.A. con alcance nacional, cuyos objetivos, incluso actualmente, son la informatizacin de la gestin de informacin y la elaboracin de estructuras y formas organizativas que garanticen su efectividad. Con la nica funcin de aplicar los resultados de la actual investigacin en los cambios que se avecinan, se realiz el estudio del sistema de informacin del Tipo Comercial y de Negocios en la Unidad de Negocios (UN) GEMSOFT como una muestra de la empresa y las direcciones de Economa y Marketing y Relaciones Pblicas como entidades que se relacionan con ella en la empresa Softcal en los aos 2002-2003. Con el objetivo de identificar los problemas existentes en la transmisin de la informacin del tipo Comercial y de Negocios en la UN GEMSOFT y las direcciones de Economa y Relaciones Pblicas y Marketing en la empresa Softcal en los aos 2002-2003. Esta investigacin abarca desde la identificacin de las situaciones problemticas que se suceden durante la transmisin de datos en Softcal, hasta la elaboracin de recomendaciones que se incluyeron en el plan de medidas que elabor la empresa para el rediseo del sistema. La presente investigacin que fue realizada por primera vez., permiti ver las deficiencias propias del sistema, lo que les posibilit en gran medida el diseo de herramientas necesarias para la optimizacin de la Gestin de la Informacin.

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL Para este estudio se realiz una investigacin aplicada que permiti el conocimiento clave en la determinacin de la situacin actual y real de la organizacin. Se incluyeron: Estudios exploratorios: con los que se estudi el estado del sistema y los canales de comunicacin del mismo. Estudios explicativos: permitieron describir los problemas detectados.

Se aplicaron las tcnicas de: 1. 2. 3. 4. observacin. encuestas. anlisis documentales. anlisis estadsticos.

Softcal era una entidad especializada en el desarrollo de soluciones informticas de alto nivel. Fundada en 1977 y miembro del Grupo de Tecnologas de Informacin del Ministerio de la Informtica y las Telecomunicaciones. La lnea de negocios de Softcal es la Gestin Empresarial, y el ofrecimiento a este sector de una amplia gama de productos y servicios de alta calidad que satisfagan de forma integral sus necesidades en tecnologas de informacin, y contribuyan a elevar su competitividad. Para ello, la empresa cuenta con seis Unidades Estratgicas de Negocio.

1. Pharos: consultora estratgica en tecnologas de Informacin. 2. Proyectos: elaboracin de sistemas a la medida y llave en mano. 3. Interweb: diseo, realizacin, hosting, administracin y mantenimiento
de sitios web. Comercio electrnico. 4. Intranet: diseo, desarrollo e implementacin de intranets. 5. GEMSOFT: consultora, implementacin y servicios de postventa de sistemas contables y financieros. 6. P.S.M: catlogos electrnicos y multimedia corporativas. La misin de Sofcales contribuir a elevar la eficiencia y la eficacia en la gestin de las organizaciones, brindando soluciones informticas y empresariales. La empresa cuenta con una amplia cartera de clientes, entre ellos se encuentran: Ministerios de Finanzas y Precios; Unin Suchel y sus empresas; Bur de Convenciones de Cuba; MINTUR; Emprotur; Cuba Control. Entre sus servicios principales estn: elaboracin de sistemas informticos llave en mano, consultora y soluciones contables y financieras, programacin remota, comercio electrnico, elaboracin de publicaciones electrnicas, publicidad y promocin por Internet. Adems de las cinco Unidades de Negocio cuenta con seis Direcciones que apoyan el desarrollo de la institucin y la labor de las Unidades de Negocios:

1. Direccin del Conocimiento y Capital Humano.

2. 3. Direccin de Economa. Grupo tcnico.

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL 4. 5. 6. Grupo de Calidad. Unidad de Servicios Generales. Direccin de Marketing y Relaciones Pblicas.

La estrategia de Softcal se basa en desarrollar continuamente nuevos productos y servicios, para satisfacer de manera ms integral, las necesidades de los clientes, por ende, sus requerimientos van mucho ms all de un simple aseguramiento informacional. Gracias a la demanda de soluciones informticas y la poltica de informatizacin de la sociedad, la empresa tiene grandes oportunidades de posicionamiento en el mercado. La Direccin de Marketing y Relaciones Pblicas, dentro de la entidad, es una direccin joven, precedentes en resultados comerciales, llevados a cabo por la antigua subdireccin Comercial. Se ubica dentro del organigrama de la entidad como una direccin de apoyo a las Unidades Estratgicas de Negocios de Softcal, y subordinada directamente a la mxima Direccin de la empresa. La misin de la Direccin es elevar el nivel de venta de las UN. Mediante la generacin de prospectos calificados a travs de estudios de mercados y de un posicionamiento ventajoso para Softcal a travs de relaciones pblicas. La actividad de marketing en Softcal tiene como propsito elevar el nivel de venta en el mercado nacional de los productos y servicios que conforman su cartera; aumentar su participacin en este espacio, ampliar los segmentos de mercado que se atienden con la cartera actual e intentar incrementarla con nuevas oportunidades de negocios. La poltica de relaciones pblicas tiene como objetivo lograr un clima favorable entre los pblicos internos y externos mediante un conjunto de acciones. Las herramientas ms empleadas en esta actividad son: la publicidad, la investigacin y las promociones, elementos que en la actualidad han cobrado una importancia vital para un buen posicionamiento empresarial dentro del mercado. La Direccin de Economa tiene como misin el control de los recursos econmicos de la empresa que se ejerce a travs de las funciones de: Contabilidad: encargada de supervisar los cobros y pagos de las deudas. Finanzas: gestiona la informacin contable para mantener informada a la alta gerencia de la empresa sobre la disponibilidad del dinero para efectuar futuras acciones. Administracin de la empresa: es la funcin propia de la Directora Econmica, que emite los cheques, controla el pago de las deudas y el salario de los trabajadores.

La Unidad de Negocios GEMSOFT se dedica a la comercializacin e implementacin de software para la gestin de los recursos financieros, materiales y humanos en las entidades. Para ello brinda una cartera de productos y servicios entre los que se encuentran los sistemas: MAS500; Expertise BK-mis; Vindsor; Continv; Medbas; Real Word; Fuerza de W; Nminas; por slo mencionar algunos.

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL Misin: brindar soluciones funcionales, para contribuir a elevar la eficiencia en la planificacin y gestin de los recursos del sector empresarial. Los objetivos de la Unidad de Negocios GEMSOFT son:

1. orientar las ventas hacia los clientes, la pequea, mediana y gran

empresa. 2. aumentar el conocimiento del software. 3. mantener en 48 horas el tiempo de solucin a las solicitudes de los clientes. 4. aumentar el nivel de satisfaccin de los clientes. Los servicios que brinda esta unidad de negocios son: consultora: en el que se realizan evaluaciones de las funciones, puestos de trabajo y roles o cargos establecidos en el cliente para recomendar la reorganizacin de las reas para su mejor funcin. o Implementacin: induccin paso a paso al uso de determinados software. o Asistencia tcnica: ayuda a solucionar problemas tcnicos y operacionales durante el uso de los sistemas implementados. o Adiestramiento al cliente: entrenamiento personalizado por mdulo y rol del cliente con respecto al uso de los sistemas. o Capacitacin continua: curso al cliente de profundizacin de utilizacin del software y herramientas. o Asistencia operacional: introduccin de informacin al cliente. o Integracin con office: enlace automtico entre los productos y Microsoft office. o Adaptaciones: personalizar la interfase del producto acorde a los requerimientos del cliente. o Desarrollo de producto: desarrollo con herramientas de nuevas prestaciones. o Contadura: teclear operaciones de contabilidad.
o

La recopilacin de la informacin de informacin se realiz a partir de una entrevista compuesta por tres tipos de preguntas: dicotmicas, con varias alternativas y de opciones jerarquizadas. El proceso de seleccin de la muestra de personal para aplicar la encuesta se realiza cuidadosamente debido a la necesidad de tomar en cuenta a los principales responsables de generar y organizar la informacin que fluye en la organizacin. Se entrevistaron 14 personas, cuyas funciones les permiten generar una gran cantidad de informacin importante en el desarrollo de las actividades de la empresa. Especialista de GEMSOFT (2) Gestor de ventas. Especialista del grupo Implementacin Especialista del grupo Desarrollo. Especialista del grupo de Actualizacin. Especialista en CRM.

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL Especialista de la direccin de Economa (3). Especialista de la direccin de Marketing y Relaciones Pblicas (4). Del anlisis de la informacin recopilada en las preguntas cerradas de la encuesta aplicada y que tena como objetivo principal establecer una valoracin de la situacin real que existe en esta organizacin en relacin al uso y tratamiento de la informacin, se obtuvieron los siguientes resultados: a. se interrog acerca de la frecuencia con que se procesa la mayor cantidad de informacin en la organizacin. El 42,84% de los encuestados afirma que procesan la mayor cantidad de informacin diariamente, seguido por un 28,56% para las frecuencias semanales y mensuales respectivamente, lo que demuestra el intenso uso que se da a la informacin para el cumplimiento de las tareas diarias en esta organizacin. b. Al preguntar sobre la importancia de los documentos que se generan, el mayor por ciento les asigna un alto valor, a saber: el 85,72% los define como vitales, el 42,85% como tiles, esto hace pensar en la importancia de la informacin que generan los trabajadores para las funciones del centro. c. Otro elemento a valorar es el relacionado con la prctica de comparar la informacin con informaciones iguales de perodos anteriores. Solo un encuestado respondi negativamente, lo cual indica que es una prctica generalizada. d. De igual manera se pregunt sobre la comparacin de la informacin con las de organizaciones a fines: el 78,57% plantea realizar esta comparacin, el 21,43% asegura que no, por lo que resulta necesario expandir esta experiencia al resto de las personas que an trabajan sin comparar sus resultados. e. El aspecto relacionado con la suficiencia de la informacin para el trabajo al margen de los volmenes de informacin que se mueven en la organizacin, resulta paradjico el hecho de que el 64,29% de los encuestados no considere suficiente la informacin que reciben para realizar sus funciones, lo que indica que existe determinada ausencia de la informacin necesaria para el mejor desempeo de cada trabajador. f. Sobe la existencia de saturacin de informatizacin, resulta paradjico de que a pesar que ms de la mitad de los encuestados plantearon no tener la suficiente informacin para su trabajo, el 64,29% refiere estar saturado de informacin cabra preguntarse en este aspecto sobre la relevancia y oportunidad de la informacin que reciben. g. Un aspecto interesante result el conocimiento de la confiabilidad de los medios de recepcin de informacin donde el 92,85% refiere como muy confiable la va personal, seguido por el correo electrnico donde un 28,57% dice que es muy confiable. Esto sugiere un anlisis ms profundo sobre el diseo de canales efectivos de transferencia de informacin en la organizacin. h. Otro elemento evaluado fue la solicitud de informacin fuera de los parmetros establecidos. Sobre lo cual el 64,29% refiere recibir solicitudes de informacin extras, esto corrobora la ausencia de canales bien definidos para la solicitud de informacin a los empleados.

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL i. A partir de lo anterior se valor la forma en que se solicita informacin externa a la organizacin. Resulta interesante conocer que el 50% plantea que no solicita informacin a otras organizaciones, sin embargo anteriormente cuando se pregunt si se comparaba la informacin con otras organizaciones el 78,57% respondi afirmativamente. j. Se valor la utilidad de la informacin para la toma de decisiones. El mayor por ciento se identifica con la importancia de este recurso. k. Se indag sobre los problemas ms frecuentes en el uso de la informacin. Un 35,75% plantea que es compleja, es decir, difcil de entender, el 42,85% la encuentra desactualizada, 21,43% la valora como inaccesible. Se hace evidente que existen problemas con el suministro de la informacin oportuna para el desempeo de los trabajadores. l. La evaluacin de los empleados sobre la eficiencia en el intercambio de informacin arroja la inconformidad de los mismos con este aspecto ya que el 42,85% plantea que es poco eficiente, el 14,28% la define como ineficiente, el 7,14% como muy ineficiente, slo el 21,43% la valora como eficiente y el 14,28 como muy eficiente m. Se indag sobre la distribucin del tiempo de los empleados con respecto al tratamiento de la informacin, obtenindose los siguientes resultados registrar poco buscar 3 Poco generar 4 poco Revisar 5 poco entrevistar 6 poco 3 8 1 2

bastante 7 bastante 7 bastante 6 bastante 6 bastante medio nada n. 3 medio 1 Nada 1 medio 2 nada 3 medio 0 nada 2 medio 0 Nada

o. Ntese cmo cada encuestado refiere emplear bastante tiempo en cada una de las acciones cuestionadas.

p. De vital importancia resulta indagar sobre el dominio de la

tecnologa que tienen los empleados. Resulta interesante el hecho de que en una organizacin dedicada a la elaboracin de software slo el 28,56% plantee dominar muy bien la tecnologa. q. Se recab informacin sobre fuentes de informacin ms consultadas. Se refieren a los informes como la fuente ms utilizada 92,85%, seguida de Internet 57,56%. Vale aclarar que estos informes son el resultado de trabajo de los diferentes grupos de la organizacin, lo que le da un peso primordial a la informacin interna en esta organizacin. Un ejemplo de estos informes son las necesidades de los clientes que se comparten entre los diferentes grupos de trabajo de la Unidad de Negocio. r. Ante la importancia dada por los empleados al uso y consumo de informacin de informacin fue interesante conocer como el

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL 85,71% plantea que no existen inversiones en la adquisicin de este recurso vital. s. Se cuestion sobre la existencia de un servicio interno de informacin que satisficiera las necesidades de informacin de los empleados, donde el 85,71% identifica al grupo de Gestin del conocimiento y capital humano, como los encargados de diseminar informacin. t. Otro elemento valorado fue el conocimiento de donde localizar la informacin que necesitan para su trabajo. Donde el 78,57% dice saber dnde localizarla. u. As mismo fue de nuestro inters conocer el lugar donde se consulta esta informacin, la totalidad plantea que es en el centro de trabajo y un 64,28% lo hace adems en la casa. v. Sobre el formato deseado para recibir la informacin el 85,71% prefiri el soporte electrnico, y un 35,71% en papel. w. Con respecto a las habilidades de los empleados para resumir informacin, result que el 92,85% plantea que s posee estas habilidades. x. Una de las cuestiones fundamentales a tener en cuenta en una organizacin que valore la informacin como un recurso es precisamente el conocimiento de cuanto cuesta el tratamiento a este recurso, en el caso que nos ocupa el 92,85% desconoce esta informacin, lo cual evidencia que este aspecto no forma parte de las preocupaciones de los trabajadores de este centro. Este dato obliga a reflexionar sobre la necesidad imperante de concienciar a los trabajadores en le concepto de informacin como recurso y el tratamiento de la misma como tal. y. Otro aspecto valorado se refiere a la forma de entrega de la informacin. Se pudo apreciar que es frecuente el uso de grficas, tablas y valoraciones. z. Se indag sobre los requisitos de calidad deseados en la informacin que se recibe por parte de los empleados. Los requisitos ms valorados son los relacionados con el grado de importancia para la actividad, su actualizacin, que se encuentre en un idioma factible y que sea completa. aa. Otra cuestin que se conoci fue acerca de las temticas de mayor inters para los empleados. Las temticas ms solicitadas son Marketing(92,85%) , economa y finanzas junto a calidad (78,57%), seguidas por relaciones pblicas y tecnologas (71,42%), los temas relacionados con aspectos legales y gerenciales (42,85%). bb. Un tema que se valor a profundidad es el relacionado con la tenencia y formas de manipular los archivos de informacin. Todos los empleados manifiestan tener archivos de informacin, por lo que result necesario indagar ms sobre esta temtica. cc. Se pregunt sobre el uso de normas para el mantenimiento de los archivos .la mayor parte de los empleados refiere no tener o desconocer el uso de las normas en los archivos, solo un empleado manifiesta su uso pero no especifica qu norma es, de lo cual se infiere la ausencia de una cultura archivstica en los empleados de esta organizacin. dd. En este tema se indag adems sobre el soporte para archivar la informacin, los resultados hablan por s mismos del nivel de duplicidad que se mantiene al respecto ya que el 71,42% asegura que la mantiene en ambos formatos.

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL ee. Sobre el uso de la informacin archivada. El total de los encuestados asegura que recupera la informacin a corto plazo despus de archivada, la mitad la utiliza a largo plazo y solo 2 plantean no volverla a utilizar, por lo que se infiere la necesidad de normalizar y procedimentar el uso de esta herramienta. ff. Sobre la poltica de destruccin de documentos archivados. La informacin no se destruye, lo cual reafirma la necesidad de establecer una poltica eficiente en relacin a la creacin, uso y mantenimiento de archivos. gg. Sobre la existencia del manual de procedimiento para el tratamiento de la informacin. En este sentido el 57,14% asegura que no posee un manual, el 35,71% si lo poseen, es evidente que existe falta de comprensin con respecto a este tema. Los resultados obtenidos de la aplicacin de la encuesta nos permiten arribar a algunas conclusiones parciales:

1. Existe desconocimiento sobre el fin de determinados documentos.

Algunos encuestados desconocen el destino final de los documentos que utilizan, por ejemplo, los Contratos y las ofertas despus que son entregadas a la Secretaria no se tiene informacin sobre lo que pasa con ellos. 2. No se tiene nocin del tiempo empleado en los trmites que se realizan para la solicitud de algunos servicios. En Marketing las solicitudes de los servicios para estudios de mercado, se realizan por email o de forma personal y posteriormente se debe hacer una peticin formal. 3. No tienen identificada la informacin necesaria en la organizacin. Ej. Las Soluciones que genera la jefa del grupo Implantacin son relevantes en el desarrollo de las funciones de la misma, pero no est establecido que sea un documento, por lo que esta informacin en ocasiones se pierde. 4. Existe falta de unificacin en el flujo de informacin, el caso de los contratos y los cheques dan fe de esta realidad, por ejemplo los contratos pueden o no viajar junto a las facturas que cuando vienen de vuelta firmadas, pueden o no venir con el Cheque Firmado. 5. No poseen poltica de archivo, lo que genera irregularidades con respecto a quien archiva, cundo y lo que se archiva. 6. No tienen definidas las necesidades informativas del sistema, el Centro de informacin, en ocasiones, enva demasiada informacin que satura al personal, y que no responde a un minucioso estudio de necesidades de los especialistas.