PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD DE CESMEC LTDA.

Preparado por Revisin N Fecha de Emisin Cdigo Documento Copia Controlada Copia N

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Gerencia de Aseg. de Calidad 03 17/Agosto/98 PCG 131/017-101 S__X___ No_______ En red

ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD EXCLUSIVA DE CESMEC LTDA., QUEDA ESTRICTAMENTE PROHIBIDA SU REPRODUCCIN Y RETIRO DE LA EMPRESA, SIN LA AUTORIZACIN ESCRITA DEL GERENTE DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD.

Procedimiento: CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD Area: Gerencia de Aseguramiento de Calidad Prepar: Claudia Soto V. Revis: Luis Fernndez C. Revisin: 03 - 00 Fecha Emisin: 17/08/98 1.0 OBJETIVO El objetivo del presente procedimiento es: Establecer los criterios de emisin, aprobacin, distribucin, registro y modificacin de los documentos del Sistema de Aseguramiento de Calidad de Cesmec sometidos a control. Establecer los criterios de control de los documentos externos utilizados por las distintas unidades para realizar sus actividades. 2.0 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION El presente procedimiento ser aplicable a nivel nacional, a partir de la fecha indicada en el rtulo, en todas las reas de Cesmec donde se utilicen los siguientes documentos, ya sean presentados en medios electrnicos o impresos en papel: - Manual de Calidad - Manuales de Gestin de Calidad - Planes de Calidad - Procedimiento de Calidad General (PCG) - Procedimiento de Calidad Especfico (PCE) - Instructivo de Trabajo (ICG) o (ICE) - Otros documentos internos asociados al Sistema de Aseguramiento de Calidad - Documentos externos Las ediciones actualizadas de dichos documentos deben estar en todas las reas donde se realicen actividades esenciales para el funcionamiento efectivo del Sistema de Aseguramiento de Calidad y disponibles para el personal autorizado a utilizarlas. NOTA: Todos los documentos emitidos con anterioridad a este procedimiento siguen siendo vlidos hasta su nueva emisin. 3.0 DEFINICIONES Para efectos de este procedimiento se aplican las siguientes definiciones: 3.1 Manual de Calidad: Documento que establece la Poltica de Calidad y describe el Sistema de Calidad de Cesmec. Cdigo: PCG 131/017-101 Aprob: Luis Fernndez C. Pgina: 1 de 8

3.2 Manual de Gestin de Calidad: Documento que describe la organizacin interna de una Gerencia o Divisin Operativa, su forma de trabajar y relacin con otras reas de la empresa, citando o incluyendo procedimientos y/o instrucciones de trabajo. En el caso de las Divisiones, puede describir el Sistema de Aseguramiento de Calidad de una Divisin.

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3.3

Plan de Calidad: Documento derivado del Sistema de Aseguramiento de Calidad que establece las prcticas especficas referentes al aseguramiento de calidad, los servicios y las actividades aplicables a un determinado proceso, servicio, contrato o proyecto. Procedimiento de Calidad General: Documento aplicable a todas las reas de la empresa, tanto operativas como administrativas, en el cual se indican los responsables de la ejecucin de las actividades. Procedimiento de Calidad Especfico: Documento que involucra slo actividades propias de un rea o unidad de trabajo. En l se especifican los responsables de dichas actividades. Instructivo de Calidad General: Documento que describe en detalle una actividad aplicable a todas las reas de la empresa y en el cual no se indican responsables de la ejecucin de las actividades. Instructivos de Calidad Especficos: Documento que describe en detalle una actividad propia de un rea o unidad de trabajo y en el cual no se indican responsables de la ejecucin de las actividades. Documento Interno asociado al Sistema de Aseguramiento de Calidad: Documento que no corresponde a los puntos indicados anteriormente y que complementa la documentacin del Sistema de Aseguramiento de Calidad a nivel de empresa, o para un rea de trabajo en particular. Ej: Pautas, Guas, Glosario, Metodologas de anlisis, etc. Documento Externo: Documento que no es emitido en la empresa y que se utiliza para realizar actividades que afectan la calidad de un servicio brindado por un rea de trabajo. Ej.:Normas Tcnicas, Directivas, Reglamentos,Gua de alguna institucin etc. Copia Controlada: Copia de un documento sometida a los controles que se describen en este procedimiento, de manera de asegurar al poseedor del documento que cuenta con la ltima versin de ste. Su distribucin es efectuada mediante un registro de entrega de copias controladas. Copia no Controlada: Copia de un documento de carcter informativo que no estar sometida a registro de distribucin. La distribucin de este tipo de copias es de exclusiva responsabilidad de la unidad emisora del documento, la cual debe aplicar su propio criterio para tal efecto. Esta copia debe ser identificada como tal mediante un timbre que diga "Copia no Controlada" en cada una de sus hojas. EL USO DE ESTE TIPO DE DOCUMENTOS EN LA OPERACION ESTA PROHIBIDO.

3.4

3.5 3.6

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4.0 4.1

RESPONSABILIDADES Las responsabilidades de la emisin y control de documentos es la siguiente:

DOCUMENTO UNIDAD RESPONSABLE Manual de Calidad Gerencia Aseguramiento de Calidad Manual de Gestin de Calidad Gerencias y Divisiones emisoras Plan de Calidad Area emisora Procedimientos e Instructivos Generales Gerencia emisora Procedimientos e Instructivos Especficos Area emisora Otros documentos internos asociados al Sistema de Aseguramiento de Calidad Area emisora Documentos Externos Area usuaria

4.2

Las unidades mencionadas son responsables de: Definir quienes prepararn, revisarn y aprobarn los documentos de su rea de actividad, definiendo adems quienes tienen el control de los documentos externos. Disponer de una lista maestra actualizada, de los documentos en uso emitidos en su rea, que identifique la condicin de la revisin vigente, evitando el uso de documentos no vlidos y/u obsoletos. Mantener la informacin actualizada de los documentos externos utilizados en su rea de trabajo.

4.3

La Gerencia de Aseguramiento de Calidad tiene la responsabilidad de verificar que se cumpla este procedimiento y podr realizar dicha verificacin cuando lo estime conveniente. REFERENCIAS Norma NCh ISO 9002 of.95 Gua ISO/IEC 25 Gua para la preparacin y codificacin de procedimientos y otros documentos del sistema de aseguramiento de calidad de Cesmec, DOC 131/017-002.

5.0

Procedimiento: CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD Area: Gerencia de Aseguramiento de Calidad Prepar: Claudia Soto V. Revis: Luis Fernndez C. Revisin: 03 - 00 Fecha Emisin: 17/08/98 6.0 6.1 6.1.1 METODOLOGIA Emisin En caso que una unidad o rea de Cesmec deba elaborar un documento como los indicados en el punto 2.0 (excepto documentos externos) , debe consultar sobre la existencia de ste al Supervisor de Aseguramiento de Calidad de su Divisin o en ausencia de ste a la Gerencia de Aseguramiento de Calidad, con el fin de evitar la duplicidad de trabajo en la preparacin de uno similar. La estructura y codificacin de los documentos se debe realizar de acuerdo a lo definido en la Gua para la preparacin y codificacin de procedimientos y otros documentos del sistema de aseguramiento de calidad de Cesmec, DOC 131/017-002, emitida por la Gerencia de Aseguramiento de Calidad. Para el caso de elaboracin de Manuales y Planes de Calidad, se incorporar adems, en las primeras hojas, el Registro de Revisiones del documento, en el cual se detallarn los cambios efectuados en cada revisin, y el Registro de Revisiones de los captulos, en donde se registrar la revisin vigente de todos los captulos del documento. Se adjuntan los formatos de stos en Anexos A1 y A2. Todos los procedimientos deben llevar, adems del rtulo en cada pgina, una primera hoja con datos generales del documento, indicando: rea que prepar, nmero de revisin, fecha de emisin, cdigo del documento, condicin de la copia (controlada o n) y nmero de copia para distribucin. Un ejemplo de sta se presenta en Anexo B. Para el caso de los instructivos esta primera hoja ser incorporada solamente si el rea emisora lo considera necesario. La emisin de documentos por medios informticos, para su posterior visualizacin en pantalla por el usuario, deber implementarse en un software sin opcin a modificarlo e imprimirlo y con acceso restringido a cuentas personales. La entrada en vigencia de los documentos elaborados en Cesmec, corresponde a la fecha de emisin indicada en el rtulo, a menos que se informe documentalmente lo contrario. Revisin y Aprobacin Todos los documentos del sistema de aseguramiento de calidad oficialmente emitidos y distribudos dentro de la empresa deben estar revisados y APROBADOS antes de su entrega. La revisin la debe realizar preferentemente personal directamente involucrado en las actividades que se estn documentando. La aprobacin la debe realizar el Jefe de mayor jerarqua del rea que emite el documento. Cdigo: PCG 131/017-101 Aprob: Luis Fernndez C. Pgina: 4 de 8

6.1.2

6.1.3

6.1.4

6.1.5

6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3

Procedimiento: CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD Area: Gerencia de Aseguramiento de Calidad Prepar: Claudia Soto V. Revis: Luis Fernndez C. Revisin: 03 - 00 Fecha Emisin: 17/08/98 6.2.4 Cdigo: PCG 131/017-101 Aprob: Luis Fernndez C. Pgina: 5 de 8

La aprobacin se efectuar con la firma en original, slo en el rtulo de la primera pgina del documento de la(s) persona(s) responsables de preparar, revisar y aprobar el documento. Distribucin La distribucin de los documentos ser responsabilidad de las reas emisoras. Para ello cada documento, con carcter de controlado, debe ser distribudo con una hoja de registro en la cual se debe indicar; nombre, cdigo, N de revisin y condicin de distribucin, entre otros. En los Anexos C y D se presentan los modelos de los registros de distribucin de Manuales de Calidad y Planes de Calidad y de los documentos controlados del sistema de aseguramiento de calidad como procedimientos, instructivos y otros documentos asociados al sistema. El receptor y usuario de un documento enviado como copia controlada es responsable de cumplir las siguientes clusulas y restricciones: Devolver el registro de distribucin firmado, anotando la fecha de recepcin. El documento es de uso personal. El documento no podr ser reproducido por medio alguno. El usuario, mantendr condiciones adecuadas de resguardo y conservacin del documento. El usuario es responsable de reemplazar las hojas modificadas enviadas a su documento. El usuario deber devolver ntegro el documento, a requerimiento del rea emisora. El eventual extravo del documento, deber ser comunicado por escrito al rea emisora. En caso que el documento sea requerido para consulta o informacin de una persona externa a la empresa, se debe solicitar la autorizacin para tal efecto al responsable de la aprobacin del documento (indicado en el rtulo). Slo podrn ser distribudos en medios informticos aquellos documentos aprobados, debiendo existir para ello una copia del documento original en papel con la firma correspondiente del responsable de la aprobacin. El emisor que habilita un documento para consulta en el sistema informtico, comunicar mediante una PETICION por el sistema de red interna "Coordinador", a cada usuario autorizado y con acceso a esta informacin. El usuario deber dar acuso de recibo del documento recibido, quedando ste como registro de recepcin. Cambios/Modificaciones El personal que prepara un documento, est en libertad de realizar cualquier cambio que estime necesario, en favor de mejorar y/o agilizar las actividades involucradas.

6.3 6.3.1

6.3.2 a) b) c) d) e) f) g) h)

6.3.3

6.3.4

6.4 6.4.1

Procedimiento: CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD Area: Gerencia de Aseguramiento de Calidad Prepar: Claudia Soto V. Revis: Luis Fernndez C. Revisin: 03 - 00 Fecha Emisin: 17/08/98 Cdigo: PCG 131/017-101 Aprob: Luis Fernndez C. Pgina: 6 de 8

6.4.2

La peticin de cambio/modificacin de algn documento, se debe realizar mediante un memorndum o una carta-solicitud, dirigida a la persona responsable de la preparacin de ste, y debe contener como mnimo lo siguiente: - Nombre del documento. - N de revisin. - Departamento o unidad que solicita. - Nombre del solicitante. - Razones de solicitud del cambio (indicar cambio/modificacin propuesta). - Fecha y firma del solicitante.

6.4.3

Para los dos casos anteriores, los cambios propuestos sern revisados, aprobados o rechazados por el mismo personal que revis y aprob el documento inicialmente. En caso de ausencia permanente del personal que debe realizar dicha labor, el rea emisora debe definir sus reemplazantes para tal efecto. En el caso que una peticin de cambio/modificacin sea rechazada, el receptor de la peticin deber informar por escrito al solicitante de tal decisin. Emisin de Modificaciones Cuando los cambios o modificaciones son aprobados, el rea emisora debe actualizar el documento a todos los poseedores de copias controladas. En el caso que los cambios sean efectuados slo en algunas pginas del documento, stos deben emitirse como HOJAS APROBADAS con el mismo criterio del punto 6.2.4 (respecto a las firmas). Las pginas actualizadas deben llevar el mismo rtulo del documento inicial, con una nueva revisin en orden correlativo respecto a la revisin anterior de la pgina y la nueva fecha de emisin. El usuario deber reemplazar las hojas obsoletas donde corresponda. Para el caso de Manuales y Planes, el propio emisor registra los cambios y los distribuye. La emisin de una nueva revisin de un documento se efectuar cuando la cantidad o importancia de sus modificaciones justifiquen el cambio. Para los dos casos anteriores, los cambios deben ser sealados con letra distinta a la del texto original. Preferir letra cursiva. Slo sern sealados aquellos cambios de real importancia (de fondo y no de forma), a fin de facilitar que el usuario se informe oportunamente de ellos.

6.4.4 6.5. 6.5.1 6.5.2

6.5.3

6.5.4 6.5.5 6.5.6

Procedimiento: CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD Area: Gerencia de Aseguramiento de Calidad Prepar: Claudia Soto V. Revis: Luis Fernndez C. Revisin: 03 - 00 Fecha Emisin: 17/08/98 Cdigo: PCG 131/017-101 Aprob: Luis Fernndez C. Pgina: 7 de 8

6.5.7

En caso que las modificaciones a un documento signifiquen cambiar completamente su contenido o gran parte de l, ste podr emitirse sin sealar los cambios, sin embargo se recomienda informar al usuario de tal situacin(memo, carta, etc). Cambios/Modificaciones en Medios Informticos Los cambios a los documentos presentados en este sistema, los debe efectuar el rea emisora y sern registradas por el emisor en la primera pgina del documento que resume las modificaciones. De esta forma el usuario visualizar de inmediato en pantalla cuales son las pginas modificadas. Las modificaciones sern informadas por "Coordinador" mediante una "PETICION" de acuso de recibo, la que quedar como registro de entrega y conformidad con los cambios efectuados. Control de Documentos Externos Todas las reas usuarias de documentos externos deben seguir las siguientes instrucciones: Nombrar un responsable de la mantencin y actualizacin de estos documentos. Mantener un listado actualizado de los documentos externos disponibles en su rea. Mantener los documentos externos disponibles para el personal autorizado a utilizarlos. Asegurarse que la copia u original que poseen, sea la ltima versin del documento. En caso que sea necesario distribuir al personal una copia de un documento externo, sta se debe distribuir como copia controlada, utilizando para ello el registro del Anexo D o un registro especial definido por el rea usuaria. Archivar separadamente e identificar las copias obsoletas, previniendo el uso de ellas.

6.6 6.6.1

6.6.2

6.7 6.7.1

Procedimiento: CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD Area: Gerencia de Aseguramiento de Calidad Prepar: Claudia Soto V. Revis: Luis Fernndez C. Revisin: 03 - 00 Fecha Emisin: 17/08/98 Cdigo: PCG 131/017-101 Aprob: Luis Fernndez C. Pgina: 8 de 8

6.8 6.8.1

Registro Cada rea emisora debe:

Ser responsable del control y archivo de los registros de los documentos que emite. Registrar, archivar y mantener al da, la documentacin controlada del Sistema de Aseguramiento de Calidad de la cual es receptora. Definir el perodo de mantencin de los registros generados por el Sistema de Aseguramiento de Calidad. La definicin se debe consignar en cada procedimiento o bien en un procedimiento particular de control de los registros de calidad. 6.8.2 Slo el rea emisora de un documento controlado deber tener al menos un ejemplar obsoleto de cada revisin, como un archivo histrico de ellos. En caso que un documento haya tenido revisiones por pgina, se deben incluir en este archivo histrico, las pginas obsoletas. Para ambos casos el documento debe estar identificado como: Copia Histrica o Copia Obsoleta o un nombre similar. VERIFICACION El cumplimiento de este procedimiento se verifica a travs de la revisin de los registros de todos los documentos de carcter controlado, o a travs de auditora interna de la Gerencia de Aseguramiento de Calidad. ANEXOS "Registro de Revisiones del Manual / Plan de Calidad" "Registro de Revisiones Vigentes de los Captulos del Manual / Plan" "Pgina Ttulo de Procedimiento/Instructivo". "Registro de Distribucin de Manuales y Planes de Calidad del Sistema de Calidad". "Registro de Distribucin de Documentos".

7.0 7.1

8.0

ANEXO A1 ANEXO A2 ANEXO B ANEXO C ANEXO D

ANEXO A1 Registro de Revisiones al Manual/Plan

MANUAL DE GESTION / PLAN DE CALIDAD DIVISION / GERENCIA XXXXXXXXXXXXXXXXX

Prepar: Revisin: Revis: Fecha Emisin: Aprob: Pgina:

REGISTRO DE REVISIONES DEL MANUAL/PLAN Fecha de Revisin Cap. Pgs. Descripcin

ANEXO A2 Registro de Revisiones Vigentes de los Captulos del Manual/Plan

MANUAL DE GESTION / PLAN DE CALIDAD DIVISION / GERENCIA XXXXXXXXXXXXXXXXX

Prepar: Revisin: Revis: Fecha Emisin: Aprob: Pgina:

REGISTRO DE REVISIONES VIGENTES DE LOS CAPITULOS CAPITULO DESCRIPCION REV. VIG. FECHA EMI.

ANEXO B Pgina Ttulo de Procedimiento/Instructivo

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD DE CESMEC LTDA.

Preparado por Revisin N Fecha de Emisin Cdigo Documento Copia Controlada Copia N

: : : : : :

Gerencia de Aseg. de Calidad 03 17/Agosto/98 PCG 131/017-101 S__X___ No_______

ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD EXCLUSIVA DE CESMEC LTDA., QUEDA ESTRICTAMENTE PROHIBIDA SU REPRODUCCIN Y RETIRO DE LA EMPRESA, SIN LA AUTORIZACIN ESCRITA DEL GERENTE DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD.

ANEXO C COPIA N____/

REG 017-101.1-Rev. 03

REGISTRO DE DISTRIBUCION DE MANUALES Y PLANES DE CALIDAD DEL SISTEMA DE CALIDAD DE CESMEC

1. IDENTIFICACION Y RECEPCION DEL DOCUMENTO:
NOMBRE DOC:______________________________________________________________________ REVISION:______/ NOMBRE DEL EMISOR FECHA DE EMISION:___/___/___/ COND.DISTRIB:

:_____________________________________________________________

NOMBRE DEL RECEPTOR:______________________________________________________ FECHA DE RECEPCION:___/___/___/ FIRMA RECEPCION:____________________

2. RECEPCION DE MODIFICACIONES:
FECHA EMISION: CAPITULOS (PAGINAS): FECHA RECEPCION: FECHA EMISION: CAPITULOS (PAGINAS): FECHA RECEPCION: FECHA EMISION: CAPITULOS (PAGINAS): FECHA RECEPCION: FECHA EMISION: CAPITULOS (PAGINAS): FECHA RECEPCION: FIRMA RECEPCION: FIRMA RECEPCION: COND. DISTRIBUCION: FIRMA RECEPCION: COND. DISTRIBUCION: FIRMA RECEPCION: COND. DISTRIBUCION: COND. DISTRIBUCION:

3. CONDICION DE DISTRIBUCION: 1.- ARCHIVAR NUEVO DOCUMENTO Y DEVOLVER ESTE REGISTRO FIRMADO. 2.- ARCHIVAR NUEVO DOCUMENTO Y DEVOLVER DOCUMENTO OBSOLETO CON ESTE REGISTRO FIRMADO. 3.- REEMPLAZAR HOJA MODIFICADA Y DEVOLVER HOJA OBSOLETA CON ESTE REGISTRO FIRMADO.

ANEXO D COPIA N____/

REG 017-101.2-Rev. 03

REGISTRO DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

1. IDENTIFICACION DEL DOCUMENTO:
NOMBRE DOC:____________________________________________________________________________ CODIGO:_________________ NOMBRE DEL EMISOR:_____________________________________________________________________ NOMBRE DEL RECEPTOR:___________________________________________________________

2. RECEPCION:
DOCUMENTO N FECHA REV. EMISION FECHA RECEP. FIRMA C.D. RECEPCION HOJAS MODIFICADAS N N FECHA PAG. REV. RECEP. FIRMA RECEPCION C.D.

3. CONDICION DE DISTRIBUCION (C.D.): 1.- ARCHIVAR NUEVO DOCUMENTO Y DEVOLVER ESTE REGISTRO FIRMADO. 2.- ARCHIVAR NUEVO DOCUMENTO Y DEVOLVER DOCUMENTO OBSOLETO CON ESTE REGISTRO FIRMADO. 3.- REEMPLAZAR HOJA MODIFICADA Y DEVOLVER HOJA OBSOLETA CON ESTE REGISTRO FIRMADO.