MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES

MODULE 8

REPORTING

FINANCIER

MODULE 8 - REPORTING FINANCIER

Histoire vraie Le projet Cultiver le dsert a t ralis par un organisme public dans un pays du Moyen-Orient. Au cours d'un contrle du premier rapport financier intermdiaire du projet, la dlgation europenne a dcouvert que celui-ci avait t tabli en dollars, et non en euros comme prcis dans les conditions contractuelles. Le rapport financier s'appuyait en outre sur les classifications comptables internes du bnficiaire, au lieu de suivre les rubriques et postes utiliss dans le budget du projet. Il tait ds lors impossible de comparer le rapport financier au budget. Le contrat stipulait en outre que le projet devait tre financ 40 % par le gouvernement du pays. Or, le rapport financier intermdiaire ne mentionnait que les dpenses finances par les fonds europens, sans la moindre information sur l'affectation des fonds allous par le gouvernement. Ce qui s'est pass: la dlgation europenne a demand au bnficiaire de modifier son rapport financier et a dans l'intervalle suspendu tout paiement au projet. Il a fallu plus de six mois pour rectifier le rapport financier intermdiaire et le faire contrler par des auditeurs externes. Pendant ce temps, le projet a d tre suspendu, faute de financement europen.

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POURQUOI LE REPORTING FINANCIER REVT-IL UNE TELLE IMPORTANCE POUR LA GESTION FINANCIRE? Tous les contrats portant sur des actions extrieures finances par l'UE exigent du bnficiaire qu'il remette l'Administration contractante des rapports financiers relatifs au projet. Ces rapports poursuivent plusieurs objectifs:
permettre l'Administration contractante de MODULE 8

Message-cl: le reporting financier est une exigence contractuelle fondamentale.

Un rapport financier final, couvrant l'ensemble de la priode de projet, est toujours exig. Dans certains cas, des rapports financiers intermdiaires sont aussi demands. Si les rapports requis ne sont pas fournis, l'Administration contractante peut dcider de mettre un terme au contrat et exiger le remboursement des montants dj verss pour lesquels il n'existe pas de rapport.

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vrifier que les fonds ont bien t utiliss conformment aux objectifs, activits et budget convenus dans le contrat;
dans le cas des rapports financiers intermdiaires,

informer l'Administration contractante de l'tat d'avancement des activits;

fournir l'Administration contractante les

informations dont elle a besoin pour dterminer le montant final de la contribution de l'UE au projet.

Contenu de ce module Exigences contractuelles minimales Problmes ventuels et contrles cls Conseils de base Outils et modles

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EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES
Message-cl: comprendre les exigences contractuelles.
Contrats de subvention MODULE 8

Les pages suivantes rsument les principales exigences contractuelles en matire de reporting financier pour les actions extrieures finances par l'UE et gres au travers de contrats de subvention, de contrats de services et de devis-programmes.

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Les conditions gnrales des contrats de subvention prcisent les points suivants: Le bnficiaire est tenu de prsenter un rapport financier. Celui-ci doit couvrir la totalit de laction, indpendamment de la part de financement de l'Administration contractante (article 2, paragraphe 1er). Le rapport final est transmis au plus tard trois mois aprs la fin de la priode de mise en uvre de laction dfinie larticle 2 des conditions particulires du contrat (article 2, paragraphe 3). 8 Ce dlai est port 6 mois lorsque le bnficiaire na pas son sige dans le pays de mise en uvre du projet. Pour les subventions assorties d'une priode de mise en uvre de plus de 12 mois et dont le financement europen dpasse 100 000 euros, un rapport intermdiaire doit tre prsent pour chaque priode de 12 mois et avec chaque demande de paiement intermdiaire (article 2, paragraphe 3). Les rapports intermdiaires et final doivent tre rdigs conformment au modle joint en annexe VI du contrat (article 2, paragraphe 1er). Lorsqu'un rapport de vrification des dpenses produit par un auditeur externe n'est pas requis (soit pour les subventions de moins de 100 000 euros), le rapport doit s'accompagner d'une liste dtaillant chaque dpense encourue (article 2, paragraphe 1er). Les rapports financiers doivent tre rconcilis avec les registres comptables qui les sous-tendent. Il incombe au bnficiaire de rdiger et de conserver ces rconciliations (article 16, paragraphe 1er).

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EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES (suite)
Contrats de services MODULE 8

Les conditions gnrales des contrats de services prcisent que: Toutes les factures des contrats prix unitaires doivent tre accompagnes d'un rapport financier jour. La structure du rapport d'avancement ou du rapport financier final doit tre la mme que celle du budget (annexe V du contrat). Ce rapport financier doit indiquer au minimum les dpenses encourues pendant la priode de rfrence, les dpenses cumules et le solde disponible (article 26, paragraphe 2). Il n'existe pas de modle standard pour les rapports financiers. Ceux-ci (rapports d'avancement et rapport final) doivent toutefois rpondre aux instructions de l'Administration contractante (article 26, paragraphe 1er).

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EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES (suite)
Devis-programmes MODULE 8

Le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes indique, propos du reporting financier, que: Le rgisseur et le comptable doivent rgulirement prsenter des rapports financiers. Ces rapports doivent au moins faire tat de la situation financire et comprendre une synthse des dpenses effectues au cours de la priode concerne et le solde disponible pour chaque rubrique budgtaire (cf. Rapports d'excution, section 4.3). Le rapport financier final doit tre prsent au plus tard 30 jours aprs la fin de la priode couverte par le devis-programme (cf. Rapports d'excution, section 4.3). Les demandes de rapprovisionnement doivent s'accompagner d'un mmoire des dpenses, savoir un relev des dpenses effectues au cours de la priode concerne. (pour une liste des informations joindre la demande, veillez-vous reporter Rapprovisionnements du(des) compte(s) bancaire(s) "devis-programme" ou "projet", section 4.1.2, et Documents constitutifs des mmoires des dpenses, section 4.1.3). Il n'existe pas de modle contraignant pour les rapports financiers finals. Les annexes 9 et 10 fournissent toutefois des modles de demandes de rapprovisionnement et de mmoires des dpenses. Outre le guide pratique, les bnficiaires se doivent de consulter la convention de financement, ainsi que les modalits techniques et administratives, afin de vrifier si celles-ci prvoient d'autres exigences particulires.

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Autres types de contrat

Si l'action est finance au travers d'un autre type de contrat, le bnficiaire est invit se reporter aux clauses de celui-ci.

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PROBLMES VENTUELS ET CONTRLES CLS Problmes ventuels
Les rapports financiers peuvent ne pas tre rdigs MODULE 8

Mesures de contrle cls

Assurez-vous que les registres comptables sont tenus

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conformment aux exigences contractuelles ou tre inexistants.

8 Dans ce cas, l'Administration contractante pourrait dcider de

jour et que les rapports financiers sont tablis dans le respect des dlais fixs dans le contrat.

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mettre un terme au contrat et exiger le remboursement des paiements dj effectus.

Il peut ne pas y avoir de lien entre le rapport financier et les Assurez-vous que les rapports financiers sont conformes

registres comptables et/ou les pices justificatives.

8 Dans ce cas, l'Administration contractante pourrait exiger le

aux registres comptables qui les sous-tendent.

Assurez-vous qu'il existe un lien adquat entre les registres

remboursement des dpenses non justifies.

Le rapport financier peut ne pas reflter la classification

comptables et les pices justificatives.

Assurez-vous que le rapport financier utilise la mme

applique dans le budget. Dans ce cas, l'Administration contractante pourrait rejeter le rapport financier.
Le rapport financier peut ne pas tre libell dans la bonne

classification que le budget et permet une comparaison entre dpenses effectives et budgtes.

Vrifiez la devise prcise dans le contrat. Assurez-vous que les conversions de devises suivent les

devise.
8 Dans ce cas, l'Administration contractante pourrait rejeter le

rapport financier.
Le rapport financier peut ne pas couvrir toutes les sources de

rgles tablies dans le contrat. Vous trouverez de plus amples dtails ce sujet dans le module 7, Comptabilit, sous Conseils de base.
Veillez ce que le rapport financier couvre toutes les

financement du projet. Dans ce cas, l'Administration contractante pourrait rejeter le rapport financier.

sources de financement.

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CONSEILS DE BASE Tous les contrats portant sur des actions extrieures finances par l'UE ( l'exception des contrats de fournitures et de travail) exigent du bnficiaire qu'il prsente des rapports financiers l'Administration contractante. En l'absence de tels rapports, l'Administration contractante peut dcider de mettre un terme au contrat et exiger le remboursement des montants dj verss et non justifis.
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Message-cl: la rdaction de rapports financiers est un must!

En cas daudit du projet, l'absence de rapports financiers peut conduire les auditeurs sabstenir dmettre une opinion (cest dire dclarer qu'il leur est impossible de formuler une opinion sur le rapport financier du projet). L'Administration contractante pourrait alors dcider de recouvrer les fonds verss.

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Message-cl: Le rapport financier doit correspondre aux registres comptables.

Les bnficiaires doivent veiller ce qu'il existe une piste d'audit claire entre le rapport financier, les registres comptables et les pices justificatives. Faute de quoi, les auditeurs peuvent dclarer le rapport financier inauditable. Les consquences pour le bnficiaire peuvent tre les mmes que s'il n'avait produit aucun rapport financier.

Idalement, le rapport financier doit directement correspondre aux registres comptables, compte par compte, ligne par ligne, sans ajout, regroupement, ajustement ni omission. Si ce n'est pas possible, le bnficiaire doit au moins tablir un rapprochement clair entre les deux. Cette rconciliation doit tre conserve dans la documentation de projet.

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CONSEILS DE BASE (suite) Il est essentiel d'utiliser, dans le rapport financier, les mmes classifications que dans le budget convenu. Ce budget, annex au contrat, est la seule version faisant foi. Pour de plus amples informations ce sujet, veuillez vous reporter au module 7. Il est capital de respecter cette exigence pour permettre la comparaison entre dpenses budgtes et effectives.
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Message-cl: les rapports financiers doivent reflter la classification applique dans le budget.

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Message-cl: les rapports financiers doivent tre rdigs dans la bonne devise.

Il est essentiel d'utiliser, dans le rapport financier, la mme devise que dans le budget convenu - gnralement l'euro. La devise utiliser est prcise dans les conditions particulires du contrat. Il s'agit de la devise dans laquelle est libelle la contribution de l'UE.

Il est capital de respecter cette exigence pour permettre la comparaison entre dpenses budgtes et effectives. Lors de la conversion, dans la devise du rapport, des dpenses effectues dans la devise locale, les bnficiaires doivent appliquer les rgles dfinies dans le contrat. Pour de plus amples informations ce sujet, veuillez vous reporter au module 7.

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CONSEILS DE BASE (suite) Le rapport financier doit couvrir l'ensemble du projet, et pas seulement la partie de celui-ci finance par l'UE. Pour les contrats de subvention, les conditions gnrales exigent que les rapports financiers couvrent la totalit de laction, indpendamment de la part de financement de lAdministration contractante (article 2, paragraphe 1er). La subvention europenne tant calcule en pourcentage de l'ensemble des cots ligibles du projet, il est essentiel de respecter cette rgle. Pour les devis-programmes, le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes indique que les comptes doivent couvrir l'ensemble des activits, quelle que soit leur source de financement. Il prcise en outre que les dpenses doivent tre lies leur source de financement (cf. la rubrique Rapports d'excution). Ceci suppose que les rapports financiers incluent un relev des recettes et des dpenses tant globales que par source de financement.
MODULE 8

Message-cl: les rapports financiers doivent couvrir toutes les sources de financement du projet.

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Message-cl: les apports en nature doivent tre bien distingus des dpenses de projet.

Les apports en nature ne peuvent pas tre financs par l'UE ( l'exception des cots lis au personnel du bnficiaire affect aux projets subventionns par l'UE). Toutefois, sils figurent dans le budget du projet, il convient d'galement les inclure dans le rapport financier.

Si le projet reoit des apports en nature, le bnficiaire doit en quantifier la valeur; faire figurer cette valeur dans le rapport financier, en veillant bien la distinguer des dpenses de projet. Pour de plus amples informations ce sujet, veuillez vous reporter au module 7.

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CONSEILS DE BASE (suite) Vous trouverez ci-dessous une synthse, par type de contrat, des exigences formelles concernant les rapports financiers. Pour les contrats de subvention, tablissez les rapports financiers au format prsent l'annexe IV du contrat. Le modle lectronique est disponible l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/ implementation/grants/index_fr.htm Pour les projets grs au travers de devis-programmes, il n'existe aucun format contraignant. Reportez-vous toutefois l'exemple fourni l'annexe 10 du guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes (Exemple non exhaustif de documents constitutifs des mmoires des dpenses). Les contrats de services nimposent pas de format particulier. Toutefois, l'Administration contractante peut, au cas par cas, formuler des instructions spcifiques en la matire. En l'absence d'un format contraignant applicable aux rapports financiers, les bnficiaires doivent au moins suivre les conseils de base fournis dans le prsent module. Notamment: Le rapport financier doit utiliser la mme classification que le budget convenu et permettre une comparaison entre dpenses effectives et budgtes. Le rapport financier doit utiliser la mme devise que le budget convenu. Le rapport financier doit couvrir toutes les sources de financement du projet.
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Message-cl: les rapports financiers doivent respecter un format appropri.

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OUTILS ET MODLES

L'outil suivant peut tre tlcharg depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/

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MGF - MODULE 8 - LISTE DE CONTRLE REPORTING FINANCIER

Les bnficiaires sont encourags utiliser la liste de contrle Reporting financier. Chaque projet prsentant ses propres particularits, il appartient chaque bnficiaire de dterminer les questions de la liste applicable son projet propre.

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