Planejamento de Eventos A organizao de um evento trabalhosa e de grande responsabilidade.

. Como o evento acontece em grande parte ao ao vivo, qualquer falha compromete o conceito/imagem de quem o promove e de quem o organiza. Para se ter os objetivos plenamente atingidos, fundamental que se faa um criterioso planejamento, que envolve: pblicos, estratgias, recursos, implantao, fatores condicionantes , acompanhamento e controle , avaliao e oramento. Etapas As etapas ou fases de um evento so o planejamento (pr-evento) a organizao e a avaliao (ps-evento). Objetivos Devem ser considerados os de carter geral e especficos. a determinao do que se pretende com o evento, de forma ampla e especfica. Determinando o Pblico-Alvo a quem se destina o evento, determinando se externo , interno ou misto. Estratgias Consiste naquilo que serve de atrao ou interesse do pblico-alvo do evento. Pode ser estratgia para amplo comparecimento, ou para que todos saiam satisfeitos do evento por exemplo. Recursos So todos os recursos humanos, materiais e fsicos que sero utilizados no evento. Programa a descrio dos procedimentos, desde a aprovao do projeto at o seu trmino. Fatores condicionantes So fatos, decises e acontecimentos aos quais o projeto fica condicionado para sua realizao. Definio de data, horrio e local Deve-se escolher, adequadamente, a data, o horrio e o local para a realizao do evento. o primeiro passo, tanto para o sucesso, como para o fracasso. sensato considerar, no agendamento de data, os fins de semana, perodos de frias, os fins de semana, perodos de frias, feriados prolongados, eventos similares e/ou paralelos, concorrentes, bem como situaes de cries. Ainda, considerar usos e costumes do pblico-alvo. Por exemplo, em determinada cidade, um dia bom para um coquetel na 2 ou na 4 feira.

Oramento Previses de Gastos Deve ser feito detalhadamente para no se ter surpresas. nele que se estabelecem as previses e o pagamento dos recursos humanos e materiais. Caso se busque patrocnio, apoio ou permuta, dever ser divido em cotas para serem negociadas com os possveis interessados. sempre BM ter os ps no cho. Sonorizao Deve ser analisado o seguinte: Estrutura e tamanho do local; Tipo de evento (apresentar programa ou roteiro); Msica ao vivo e /ou mecnica; Gravao em udio; Nmero de microfones (solicitar sempre um de reserva); Tipos de microfones (pedestal, mesa, sem fio, de lapela); Suporte para caixas de som; Bom estado de conservao do equipamento; O pessoal para transporte, montagem e operao; Horrio para montagem e principalmente teste antecipado. Volume de som para o ambiente, altura do som na 1 fileira e ltima do auditrio. Ver capacidade de energia se requer gerador de energia para suportar a carga necessria. Ainda, se houver falta de energia demorada qual ser o procedimento a ser tomado. Gravao, projeo e transmisso Estrutura e tamanho do local; Tipo de evento (apresentar programa ou roteiro); Nmero de cmaras; Quem far a iluminao, quantas lmpadas, qual a capacidade de energia, voltagem, etc. Nmero de telas e tamanhos. Bom estado de conservao do equipamento; Pessoal para transporte, montagem e operao; Horrio para montagem; Sistema de gravao: VHS, Super VHS e Betacam, fitas adicionais.

Decorao Estrutura e tamanho do local; Tipo de evento; Condies climticas (ver toldos, coberturas se for ao ar livre, alternativas para chuvas); Recursos: cartazes, placas, displays, iluminao, banner, painis (considerar proporcionalidade em relao ao local a ser afixado, etc). Placas informativas e placas com nomes dos sales sempre devem ser enormes, com 2 ou 3 linhas no mximo, colocadas em duplicidade, em locais visveis. Mobilirios: sofs, cadeiras, mesas,plpito; Tipos de flores: finas, tropicais, do campo (se o arranjo for colocado sobre a mesa conveniente que as flores no exalem perfume, assim devem ser desidratadas); Tipos de arranjo: de aparador (especificar tamanho e formato), de mesa, de centro de mesa principal, jardineira e vasos; Transporte e montagem. Harmonia com o local, volume de flores compatvel com o palco, local, etc. Climatizador de gua ou perfume caso o local seja muito quente ou seco. Lminas/faixas de tecido no teto se este no houver bom acabamento. Ar Condicionado, ventiladores, etc.. (testar rudos). Mestre de cerimnia O mestre de cerimnia que far o evento acontecer dever ter: Boa aparncia; Postura discreta; Traje especfico para o evento; Conhecimento de cerimonial; Dico perfeita (voz nem alta e nem baixa); Disponibilidade para chegar at uma hora antes do evento; Conhecimento da pronncia de nomes, palavras, inclusive estrangeiras; Capacidade de improvisar em situaes difceis; Sem estrelismo, porm desinibido (dependendo da situao deve ser alertado para o estrelismo); Sem tiques nervosos; Conhecimento (mesmo que apenas de vista) do mundo oficial, poltico e social da cidade.

Brincadeiras e vulgarismo fora do script so inadmissveis; Agentes de recepo (recepcionistas) Boa aparncia; Postura, cordialidade, traquejo, conhecedoras de etiqueta; Uniforme sem decotes exagerados (confortveis ao corpo); Treinadas para fornecer informaes sobre o programa do evento e do local de sua a realizao (sem ser vulgar e evitando-se intimidade com convidado); Distribuio de material; Disponibilidade para chegar at uma hora antes do evento;

Contratao de servios Contratao de Recursos Humanos: Seguranas; Fotgrafos; Manobristas; Calgrafos Msicos; Agentes de recepo; Mestre de cerimnia; Garons Buffet; Sonorizao; Banda.

Locao de Equipamentos: Projetor; Retro-projetor; Multimdia; Apontador laser; Quadro mgico; Tela para projeo; Flip Shart;

Aluguel de automveis; Ambulncia; Rdios comunicadores Iluminao; TV/Vdeo; Som; Fax, Telefone; Computadores e impressoras.

Avaliao feita aps o trmino do evento, em forma de relatrio para ser entregue a quem solicitou a organizao. uma espcie de prestao de contas. Script ou roteiro do evento: Trata-se de detalhar no papel tudo que acontecer em cada momento do evento, como: quem fala (e o que fala), que hora se ilumina o palco, que hora entra o fundo musical, paradas, sequncias, texto entremeando a apresentao, quem fica ou sai do palco, quando se abre/fecha cortina, etc. Tudo em sequncia, com aes gradativas, paralelas ou no, sucesso de atividades, etc. Dependendo do evento, exige-se um diretor de palco, que faz as marcaes de presena humana, luz, projees, iluminao, som, efeitos especiais, etc. a imaginao e detalhamento por escrito de tudo que ocorrer no evento, sem deixar buracos ou espaos.

CHECK LIST DO EVENTO: Atividades Evento: Data: Local Horrio Materiais grficos Convite (modelo, arte final,impresso) Painel central Banners laterais Botons Ofcios: Lista de convidados Lista de convidados autoridades Emisso de etiquetas Ofcio (carta convite) para autoridades Governador Ministros Senadores Deputados Prefeito/Vice Secretrios Estadual/Municipal Vereadores Outros convidados Decorao Mesa/toalhas Cadeiras Flores Coquetel: Servio de Buffet Mobilirio Bebidas Msica ambiente Banda Para posse diretoria Livro de posse Termo de posse Hospedagens: Tipo de hotel Relao de convidados Carto de boas vindas Brinde nos apartamentos Servio de boas vindas Transporte: Passagens areas Check in Identificao no aeroporto Aluguel de automvel Placas : Homenagens Texto Lay out Tipo de material Fornecedor (x) Responsvel Data

Sinalizao Local Estacionamento Sala de imprensa Sala vip Bandeiras Nacional Estadual Municipal Entidades Mastros Montagem Mesa principal Telefone no local do evento Sonorizao Pontos de luz Praticvel ou plpito gua na mesa principal Toalha Composio de mesa Arranjos Sonorizao/Microfones Pessoal Recepcionistas Segurana Policia Militar Fotgrafo Jornalistas Mestre de cerimnia /script Fotgrafo Office Boy Tecnico de som Pessoal de Limpeza Eletricista Show Contratao de artista Pagamento Ecad Alvar Produo artista Som/Iluminao/Microfone Palco Discurso Presidente Imprensa local Release Entrevistas Coletiva Individual Msicas Hino Nacional Hino Lojista Cerimonial Mesa receptiva Lista de convidados

Lista de presena Lista de confirmaes Carto citao Script da solenidade Infra-estrutura Ambulncia Filmagem Divulgao do evento Out door Na Anncio jornal Televiso Programas de TV Release imprensa Atividades Finais Ofcios /Cartes de agradecimento Edio de filmagem Clipping Clipping eletrnico Entrega de Fotos em CDs Memria do evento

Procedimentos em posses e demais solenidades do Movimento Lojista

Composio de Mesa principal A mesa principal (em nvel superior, sobre praticvel de 20 a 40 cm de altura do cho) deve sempre ter numero mpar de ocupantes. So formadas geralmente por 05, 07,09 ou 11 pessoas, no mximo. O nmero ideal de 07 (sete) pessoas. Registre-se aqui, tambm, a proporcionalidade. Se tiver pouqussimos presentes, no cabe montar uma mesa com 11 ocupantes, mesmo que se tenha 11 pessoas importantes presentes. A mesa principal dever ser composta rapidamente, atravs de chamada do mestre de cerimnia. Este deve ser breve na leitura dos nomes e cargos dos ocupantes. O presidente da mesa deve indicar naturalmente com gestos, a cadeira em que o convidado/autoridade se sentar. (Poder ser elaborada ficha, display/prisma, com o nome da autoridade para ser colocado na mesa, indicando onde se sentar. Sempre do meio para as extremidades da mesa, ora direita, ora esquerda. A mesa dever ser forrada com toalha (preferencialmente branca de algodo ou linho sem rugas, e no usar, por exemplo, renda) tendo-se ao fundo do palco as bandeiras do Brasil, do Estado e da Entidade. A maior autoridade fica sempre do lado direito do Presidente da Mesa. Deve-se sempre explicar a quem ocupar a mesa, de que lado subir ao palco, para se ganhar tempo e evitartrombadas. O script da cerimnia O script da cerimnia ou reunio deve ser elaborado antecipadamente e poder sofrer alteraes lpis ou caneta, minutos antes do incio. Deve ser informado aos participantes da mesa, se eles podero fazer o uso da palavra ou no. Indagase s autoridades se gostariam de falar. Tudo de acordo com o roteiro prestabelecido. O mestre de cerimnia dever ter em mos cartes com os nomes das pessoas, autoridades e seus cargos. Esses cartes sero emprestados queles que iro fazer o uso da palavra. Todavia, para no prolongar a reunio(se forem muitos os componentes da mesa ) e para no se repetir todos os nomes ao incio de cada fala, dever ser feita pelos oradores referncia pessoa mais importante e aos demais somente, assim: Dignssimos Presidentes de entidades presentes, demais autoridades, senhoras e senhores.

O uso da palavra Discurso Deve-se evitar o nmero exagerado de pessoas usando a palavra. No Mximo, 4(quatro ) pessoas. Se a solenidade tiver nmero expressivo de autoridades para falar, deve-se queimar, por exemplo, as palavras de algum da casa. Assim, se tem: duas ou trs autoridades falando, e uma somente do Movimento Lojista, que falar, devendo ser esta, o Presidente da Entidade maior (FCDL, CNDL). Hoje em dia falta de respeito submeter o ouvinte a pronunciamentos demorados. Quem escuta, em caso de demora ou longo discurso, deveria se levantar e ir embora, e s no o faz por questo de educao. Ningum, absolutamente, capaz de discursar por mais de 30 minutos e agradar, por mais interessante ou relevante que seja o assunto. Portanto, por questo e educao no se deve alongar. As pessoas, em geral, no toleram discursos ou falas longas. A todos que iro se expressar deve-se dizer, com delicadeza, que tm 05 (cinco) minutos aproximadamente, para discursar, conforme o roteiro estabelecido pelo cerimonial. Caso haja orador oficial, ou palestrante principal, este falar at 30(trinta) minutos, sendo-lhes concedidos, ainda, alguns minutos de acrscimo. Em se tratando de palestra, entremeada com transparncias, quadros e projees, a tolerncia ser maior. evidente que quando se tiver um orador oficial, todos devem se abstiver de fazer um longo discurso, concorrendo com ele. No mximo um speech (rpido discurso) de poucas palavras com durao de no mximo 5 minutos. Quem preside a reunio ou solenidade, jamais dever transmitir a conduo dos trabalhos outra pessoa presente mesa principal. Quem preside a reunio deve ter um microfone s para si na mesa, de forma que no perca nunca o controle da reunio ou solenidade. O ideal so dois microfones na mesa principal. Com a presena do mestre de cerimonial, pode-se ter , se for o caso, apenas um microfone na mesa principal e um microfone no parlatrio ( ou plpito), para quem for usar a palavra.

Uso do convite Todo convite deve conter as seguintes informaes: Pessoa, empresa, entidade, ou seja quem convida; Motivo do evento; Data, horrio, local; Traje; Telefone para confirmao.

Geralmente, ao final do convite, se tem a expresso no muito em moda, R.S.V.P ( Respondez Sil Vous Plait) que quer dizer : Responda , confirme se for de seu prazer seu interesse. Acompanhamento e Controle a determinao de quem e como ser feita a coordenao de todo o processo da organizao do evento. Observao aos Detalhes O sistema de som deve ser testado com antecedncia; Deve existir uma distncia de, no mnimo, 10 a 15 cm de uma cadeira para outra na mesa principal; Arranjo de flores deve ser colocado somente em cerimnias; Garrafas com gua e copos de vidro ou cristal devem ser colocadas sob a mesa principal, minutos antes do incio da reunio, ou cerimnia e serem reabastecidos por garons, ou pessoas que tenham traquejo; Locuo trabalho para profissional. Em reunies, se dispensa o locutor (mestre de cerimnias), mas em eventos solenes sua presena indispensvel; Discursos entremeados por apresentaes musicais ( entre outras) viram show e causam sensao de anarquia ao Cerimonial, por mais bonitas que sejam. O Hino Nacional deve ser tocado ou reproduzido no incio, seguido do Hino do Movimento Lojista, conforme Cerimonial. Em reunio com palestrantes, o mestre de cerimnias ou Presidente da mesa, dever fazer leitura breve de seu currculo, bem como agradecer a sua participao ao final. (Preferencialmente, s a primeira parte. Se for execuo vocal, obrigatria a apresentao do Hino Nacional). Improviso Devem ser evitados os improvisos no palco, na mesa. Algum deve estar atento ao que se passa para auxiliar o presidente da mesa. Ajeitar um fio e simultaneamente servir gua pode levar um a fazer cama de gato a outro, resultado em cena hilria.

Composio das Bandeiras A disposio das bandeiras depender do nmero de bandeiras a serem hasteadas, as bandeiras seguem o mesmo critrio de precedncia das pessoas, sendo que a bandeira do Brasil sempre fica ao meio e as outras, em ordem de importncia vo sendo colocadas primeiro sua direita e depois esquerda.

OBS: Em eventos nacionais, a composio de bandeiras, dever ser seguida a ordem de constituio histrica. 1- Bahia 2- Rio de Janeiro 3- Maranho 4- Par 5- Pernambuco 6- So Paulo 7- Minas Gerais 8- Gois 9- Mato Grosso 10-Rio Grande do Sul 11-Cear 12-Paraba 13-Esprito Santo 14-Piau 15-Rio Grande do Norte 16-Santa Catarina 17-Alagoas 18-Sergipe 19-Amazonas 20-Paran 21-Acre 22-Mato Grosso do Sul 23-Rondnia 24-Amap 25-Rorama 26-Tocantins 27-Distrito Federal

Modelo de Script de posse Posse da Diretoria Executiva da CDL de ___________________________ Locutor (a): Muito boa noite, senhoras e senhores. Vamos dar incio a solenidade de posse da Diretoria Executiva Dirigentes Lojistas de ____________________________ . (Pausa) Locutor (a): Convidamos, para compor, a mesa 1- O Sr.____________________ Presidente da CDL de ___________________ 2- O Sr.____________________ Presidente da Federao das Cmaras de Dirigentes Lojistas de Minas Gerais ___________________________. 3- O Sr.___________________ D.D Prefeito de ______________________. 4- O Sr ___________________________ que ser empossado Presidente da CDLde _________________________________. 5- O Sr.__________________________________ 6- O Sr. _________________________________ 7- O Sr.__________________________________ (Nominadas pelo Mestre de cerimnias, as autoridades ficam em seus lugares mesa, de p , at que todos a componham). Locutor (a):Neste momento, convidamos a todos para que, de p, ouamos o Hino Nacional Brasileiro. (Se o hino for orquestrado, poder ser executado somente a primeira parte,. No caso de ser cantado, dever ser executado no doto.Ouve-se o Hino , aps execuo aplausos, pausa). Locutor (a): A seguir, chamaremos os membros que comporo a nova Diretoria Executiva para tomarem posse no cargo assinando o Livro de Posse e receber a insgnia Nau Fencia do Movimento Lojista, das mos do Presidente da Federao das CDLs de Minas Gerais. Locutor (a): Convidamos o Sr.____________________ , que ser empossado como Presidente da Cmara de Dirigentes Lojistas de ___________ binio_____________. (Obs: Presidente da Federao das CDLs coloca a Nau Fencia e aps isso o novo Presidente assina o termo de posse.Presidente empossado cumprimenta os componentes da mesa e volta para o seu lugar). como da Cmara de

Locutor (a): Convidamos o Sr._____________ que ser empossado como 1 Vice-Presidente. Obs: Presidente da Federao das CDLs coloca a Nau Fencia e aps isso o novo 1 Vice-Presidente assina o termo de posse e volta para o seu lugar. Locutor (a): Convidamos o Sr.______________ que ser empossado como __________ da CDL. Vamos aplaudi-lo. Os empossados podero ficar de p , perfilando-se um a um para uma foto coletiva ao final do ltimo empossado. Depois da foto, todos voltam para seus lugares. Locutor (a): Convidamos agora o Sr.________________ que ser empossado como ______________. Locutor (a): Convidamos agora como____________ . Locutor (a): Convidamos agora como____________ . Vamos aplaudi-lo. Locutor (a): Passamos a palavra agora ao Sr. Presidente da Federao das CDLs de Minas Gerais_____________ para que ele declare a posse. Presidente: De acordo com os estatutos declaro todos os empossados. (PAUSA PALMAS (Bate-se a foto coletiva, todos voltam para seus lugares sob aplausos). Locutor (a): Gostaramos de registrar as presenas dos seguintes senhores, senhoras e autoridades: 1.____________________ 2.____________________ 3.____________________ 4.____________________ 5.____________________ o Sr.______________ que ser empossado o Sr.______________ que ser empossado

Locutor (a): Passamos a palavra agora ao Presidente da CDL___________________ que se despede do cargo.(Aplausos).(O presidente fala e recebe aplausos ao final). Locutor(a): Passaremos a palavra agora ao Sr._______________________ presidente empossado da CDL de _______________ , que falar dos seus objetivos frente da CDL nos prximos anos. (FALA - PALMAS). Locutor(a): Com a palavra agora o Presidente da Federao das Cmaras de Dirigentes Lojistas do Estado de Minas Gerais Sr.___________________________. (FALA PALMAS). Locutor(a) Ouviremos, agora, o Sr.__________________ D.D. Prefeito Municipal de _______________. (FALA PALMAS ). Locutor(a): Senhoras e Senhores. Encerramos aqui esta solenidade de Posse, quando convidamos a todos para o coquetel, que ser servido ( se for o caso) na entrada deste recinto. Locutor(a) Agradecemos a presena e tenham todos uma boa noite.

Estes textos foram tirados do Manual: Cerimonial Uma Prxis para FCDLs , CDLs e Empresas Varejistas da Confederao das Cmaras de Dirigentes Lojistas (CNDL).

Modelo de Termo de Posse TERMO DE POSSE DA DIRETORIA EXECUTIVA E DO CONSELHO FISCAL DA CMARA DE DIRIGENTES LOJISTAS DE ____________ TRINIO /BINIO 200___/20___ Ao 1o (primeiro) dia do ms de Janeiro do ano de ________ na sede da Cmara de Dirigentes Lojistas de _______________, na cidade de __________________ /MG, o Senhor FULANO DE TAL, brasileiro, casado, empresrio, residente e domiciliado na cidade de _____________, MG, aps cumprimento das formalidades legais e estatutrias, toma posse e assume o exerccio do cargo de Presidente da Cmara de Dirigentes Lojistas de ______________, para o qual foi eleito em Assemblia Geral, realizada aos ____/_____/200__, com prazo de mandato de trs anos(ou dois anos , conforme estatuto da CDL) , a contar do dia 1/01/200_ findando-se em 31/12/20___. O presidente empossado assina, juntamente com os Diretores (ou Vicepresidentes) e Membros do Conselho Fiscal, o presente termo de posse e prestam publicamente o compromisso de cumprir os deveres e atribuies de seus cargos, conforme ditames do Estatuto Social. Para constar, foi lavrado o presente Termo de Posse, que depois de lido e achado conforme as normas legais e estatutrias, segue devidamente assinado pelo Presidente empossado e demais Membros da Diretoria e Conselho Fiscal.

Cidade, ___de _______ de 200__.

PRESIDENTE - Sr.________________________ 1 VICE - PRESIDENTE - Sr._____________________ VICE - PRESIDENTE ADM.- FINANCEIRO Sr._______________________________ VICE - PRESIDENTE. Sr._________________________ VICE - PRESIDENTE. Sr.__________________________ ETC. (colocar todos os membros da diretoria ).

CONSELHEIROS FISCAIS: Sr.____________________________________ Sr.____________________________________