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Tecnologa de la Informacin Ing. Csar Baluarte Araya

MEJORAS EN LA GESTIN DE COMPRAS EMPLEANDO INTERNET Tomado de: Mejoras en la gestin de compras empleando Internet Por: Eduardo Navarro enavarro@improven-consultores.com http://www.improven-consultores.com/

Segn (2), en la actualidad la gestin de compras es un elemento clave para la competitividad de las empresas debido a la importancia que tiene en los resultados empresariales a travs del margen de beneficio, de los plazos de entrega, de la calidad del producto/servicio, de la satisfaccin del cliente, etc. En los ltimos aos y con la aparicin de las Nuevas Tecnologas y ms en concreto de Internet, la gestin de compras ha visto una importante oportunidad para mejorar. Tanto es as, que un estudio de eMarketer seala que el 90% de las empresas planean comprar productos y servicios a travs de Internet antes del ao 2003. Para conocer la dimensin de esta revolucin, se ha de reflejar que el comercio electrnico entre empresas ha crecido importantemente: en el ao 2000 en los Estados Unidos se ha comprado productos y servicios online por un valor de 1.2 trillones de dlares (incluyendo las transacciones por EDI), que significa el 13% de las compras entre empresas. Adems, segn las previsiones de Forrester Research, el business-tobusiness norteamericano llegar a los 2,7 trillones de dlares en el ao 2004. Como observamos, la gestin de compras a travs de Internet es una realidad en el corto y medio plazo que brinda grandes oportunidades a la empresa y que se pueden resumir en las siguientes:

1. Disminucin de los precios de adquisicin de las compras entre un 5 y un 15%. Fuentes: Forrester Research, Aberdeen Group y Arthur Andersen) Esta disminucin en los precios se consigue debido a varios factores aunque bsicamente se pueden englobar en tres: Negociaciones ms eficaces y eficientes debido a las importantsimas posibilidades de intercambio de informacin con los proveedores Acceso a mayor nmero de proveedores potenciales posibilitando el acceso a mayor nmero de ofertas de manera rpida, sencilla y automtica. Distintos tipos de subastas y compras agregadas. Los conceptos de compra agregada (compra que realizan distintos compradores a un mismo proveedor) y los de subastas y subastas invertidas (subastas en las que el comprador es el que fija las condiciones siendo los vendedores los que pujan) son muy sencillos de implementar en Internet por las posibilidades tecnolgicas y de comunicacin que ofrece.

Se ha de destacar que la cuanta de la disminucin de costes anteriormente comentados, va a depender principalmente del producto/servicio en concreto, del

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sector de actividad y de la fortaleza y condiciones de las relaciones entre clientes y proveedores. 2. Disminucin de los costes de los procesos en torno a un 50% debido a la mejora de la eficiencia de los mismos. Es debido a la ms sencilla interactividad y colaboracin con los proveedores y la integracin de los mismos en la cadena de valor permitiendo redefinir los procesos para conseguir una mayor eficiencia y eficacia, y por tanto, la consecuente disminucin de costes. Los procesos que se vern ms afectados son los relacionados con el intercambio de informacin y documentacin con proveedores, gestin de stocks, adquisicin de bienes indirectos, gestin de pedidos, logstica, etc. Para desarrollar correctamente esta ventaja es crtico que el Sistema de Informacin de la empresa tenga las funcionalidades necesarias. 3. Reduccin de costes de compra debido a la eliminacin de intermediarios: Debido a la facilidad de intercambio de informacin entre las distintas empresas, puede redefinirse la cadena de distribucin. Este fenmeno se dar en el caso de intermediarios que no aporten valor aadido, con lo que en este rea se vern autnticas revoluciones en los prximos aos en la que muchos intermediarios tendrn que redefinir su modelo de negocio. 4. Ampliacin del nmero de proveedores potenciales y disminucin del tiempo de localizacin: El comprador tiene acceso rpido y econmico a gran cantidad de proveedores potenciales tanto a nivel nacional como internacional, teniendo mucha informacin adicional sobre los mismos que le posibilita su fcil localizacin y evaluacin. 5. Disminucin del tiempo de aprovisionamiento entre un 50 y un 70%: Debido a la facilidad de interaccin con los proveedores disponibles para un producto/servicio determinado y la redefinicin de los procesos, se reduce importantemente el tiempo de adquisicin del producto/servicio. Este punto es muy importante por su relacin con la gestin de stocks y el nivel de inventario ya que ste tiene una importante correlacin con el tiempo de aprovisionamiento. 6. Mejoras en la gestin de stocks y disminucin de los niveles de inventario. La mayor informacin que se tiene de los proveedores y clientes y de la demanda y la oferta, ofrece la posibilidad de gestionar ms correctamente los stocks, disminuyendo el nivel de inventario. Segn Aberdeen Group y Arthur Andersen, se obtiene una disminucin de inventarios entre un 25 y un 50% en compras MRO (Mantenimiento, Reparacin y Operaciones). 7. Mayor aprovechamiento de los recursos humanos del rea de compras: Automatizando los procesos de gestin de compras, posibilita que los coordinadores de esa rea puedan centrarse en acuerdos estratgicos en lugar de dedicarse al trabajo del da a da. Adems, los empleados pueden autoabastecerse de determinados bienes en los que ha habido un acuerdo previo empleando procesos de aprobacin automatizados.

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8. Informacin precisa sobre el estado del proceso de compra. Debido a la importante comunicacin existente entre los sistemas de informacin tanto de cliente como de proveedor, el primero tiene siempre acceso a la informacin sobre el estado actual de cada uno de sus pedidos. Aunque parezca que estas ventajas son slo para las grandes empresas, una PYME (Pequea Y Mediana Empresa) puede aprovechar la mayora de las ventajas anteriormente comentadas: disminucin de costes de compras, reduccin de costes debido a la eliminacin de intermediarios, localizacin y evaluacin de proveedores y disminucin del tiempo de aprovisionamiento ya que stas estn basadas en las caractersticas de Internet y no en las de los Sistemas de Informacin. Para aprovechar las ventajas anteriormente comentadas y tras haber pasado por el EDI y distintas soluciones intermedias, actualmente y en los prximos aos, los actores principales del comercio electrnico entre empresas sern los emarketplaces, sitios en Internet donde se encuentran compradores y vendedores, que interactan entre ellos y con el sitio web. Y es en los e-marketplaces, donde las grandes y las pequeas empresas pueden encontrarse, siendo indispensable la presencia de ambas para el desarrollo del comercio electrnico entre empresas. En el ao 2004, la empresa de estudios de mercado IDC estima que del 45 al 75% de las transacciones entre empresas sern realizadas a travs de e-marketplaces. En cuanto a su cantidad, tras un periodo inicial de crecimiento en el nmero, est previsto un importante proceso de concentracin. AMR Research predice que slo existirn a nivel mundial 2 o 3 e-marketplaces por industria, con un total de 50 a 100 e-marketplaces verticales. Los e-marketplaces ofrecen distintos servicios como la compra y venta de productos y servicios, vas de comunicacin e intercambio de informacin entre compradores y vendedores, subastas y subastas inversas, ofertas de stocks, contenidos de informacin de la industria en particular, catlogos organizados de distintos proveedores, etc. Sobre qu tipo de producto y servicios se compran y se comprarn a travs de emarketplaces, actualmente, la absoluta mayora es la compra de bienes indirectos. Sus objetivos estarn centrados en la disminucin de tiempos de aprovisionamiento y de los costes de gestin, ya que en proporcin son mucho ms importantes los gastos de gestin que los del producto/servicio en s. Las compras MRO representan un 45% del nmero de compras y tan slo un 5% de los gastos, mientras que la compra de equipamientos representan un 15% de las compras y un 20% de los gastos en compras. Dentro de los bienes indirectos, las compras MRO actualmente son las ms importantes ya que adems de lo anteriormente comentado, en los procesos tradicionales, por el tipo de producto, se realizan muchas compras fuera de contrato lo que provoca un gran incremento de costes.

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Por el contrario, se espera que a partir del ao 2002 se inicien con fuerza a travs de e-marketplaces las compras estratgicas y los bienes directos de produccin, en los que el aspecto crtico es el coste del producto ya que representan el 75% de los gastos en compras. Tras haber comentado las grandes oportunidades, hemos de sealar que el reto ms importante que encuentra la empresa en todas las reas relacionadas con los negocios electrnicos, e-business, es la gestin del cambio. Aunque Internet es una herramienta que ofrece importantes oportunidades basadas en la tecnologa, es responsabilidad de los lderes de la organizacin aprovechar todas las posibilidades que las nuevas tecnologas ofrecen y gestionar correctamente el cambio consecuente. Las empresas tienen los siguientes retos en relacin a la gestin de compras empleando Internet: Conocer las oportunidades que Internet y las Nuevas Tecnologas ofrecen en el rea de gestin de compras. Redefinir los procesos de negocio relacionados con la gestin de compras considerando a los proveedores como una pieza ms de su cadena de valor. Alinear los objetivos de clientes y proveedores teniendo en cuenta que tienen distintas culturas empresariales, distintos intereses, distintos recursos, etc. Acometer las importantes inversiones tanto en personal como en tecnologa Adems, la figura de los e-marketplaces, como se est comprobando al no estar cumplindose las expectativas suscitadas, tienen tambin importantes amenazas como las siguientes: Masa crtica. En una encuesta realizada por AT Kearney, la mayora de las empresas promotoras de e-marketplaces sealaban la masa crtica como el elemento fundamental para la viabilidad del e-marketplace. Para conseguirla, sealaban como indispensable el conocimiento del sector y una tecnologa diferenciadora. Falta de confianza en el e-marketplace. Debido a la informacin adicional que el promotor del e-marketplace (net market maker) tiene de las transacciones y de la informacin del e-marketplace, es absolutamente indispensable la neutralidad del promotor y que ninguno de los vendedores y compradores puedan verle como una amenaza debido a su posicin privilegiada. Miedo para los vendedores ya que no existe una propuesta de valor clara para ellos y ven menores mrgenes debido a la mayor competitividad existente. A sto se le aade el miedo al fenmeno de la desintermediacin con el que los compradores compren directamente a los fabricantes y no a los distribuidores. Nmero de e-marketplaces. Tras un momento inicial en el que han aparecido gran cantidad de e-marketplaces, est previsto, como hemos comentado anteriormente, que exista un proceso de concentracin en lo que muchos de ellos se fusionarn o desaparecern.

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Que cada marketplace, en funcin de su sector, sepa identificar las necesidades de las empresas y hacer su propuesta de valor. Las grandes empresas pueden preferir emplear sus e-marketplaces privados (o soluciones de e-procurement) para gestionar las compras con lo que su gran volumen de compras no ayudara a los e-marketplaces pblicos a alcanzar la masa crtica

Eduardo Navarro; Mejoras en la gestin de compras empleando Internet; enavarro@improven-consultores.com http:/www.improven-consultores.com/