MACROPROCESO GESTIN DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRACIN DE PROVEEDORES

PROCESO

REGISTRO DE PROVEEDORES Y OTROS TERCEROS

Los campos Nombre de la unidad solicitante y Extensin telefnica debern ser diligenciados por la unidad.
NOMBRE DE LA UNIDAD SOLICITANTE EXTENSIN TELEFNICA

PERSONA NATURAL
PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO PRIMER NOMBRE SEGUNDO NOMBRE

IDENTIFICACION CC CE NIT TI PASAPORTE

TE

DOCUMENTO DE IDENTIDAD EXTRANJERO

NMERO DE IDENTIFICACIN

TELFONO

DIRECCIN

MUNICIPIO

DEPARTAMENTO

PAIS

CORREO ELECTRNICO

APARTADO AREO

FAX

PERSONA JURDICA
RAZON SOCIAL NIT

OFICINA PRINCIPAL TELEFNO DIRECCIN MUNICIPIO

DEPARTAMENTO

PAS

CORREO ELECTRNICO

APARTADO AEREO

FAX

TIPO DE EMPRESA

SUCURSAL TELEFNO DIRECCIN MUNICIPIO

DEPARTAMENTO

CORREO ELECTNICO

APARTADO AREO

FAX

REPRESENTANTE LEGAL PRIMER APELLIDO

SEGUNDO APELLIDO

PRIMER NOMBRE

SEGUNDO NOMBRE

IDENTIFICACIN

CC
NMERO DE IDENTIFICACIN TELFONO

CE
MUNICIPIO

NIT

NOMBRE COMPLETO DEL GERENTE GENERAL

NOMBRE COMPLETO DEL EJECUTIVO DE CUENTA

CONTACTO PARA EL PAGO

PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO PRIMER NOMBRE SEGUNDO NOMBRE

CARGO

TELFONO

CORREO ELECTRNICO

INFORMACIN BANCARIA
MARQUE CON UNA X LA ENTIDAD BANCARIA EN LA CUAL DESEA, LE SEAN CONSIGNADOS LOS PAGOS ELECTRNICOS: BANCO BOGOT ABN AMRO BANK BANCO COLPATRIA BANCO AGRARIO BANCO POPULAR BANISTMO BANCO DE OCCIDENTE GRANBANCO BANCAF BANCO SANTANDER GNB SUDAMERIS BANCO CAJA SOCIAL BANCO DAVIVIENDA CITIBANK BANCOLOMBIA BBVA

BANCO DE CRDITO MEGABANCO BANCO AV VILLAS COLMENA OTRO*

NOMBRE DEL BANCO* (APLICA SOL SI ESCOGI LA OPCIN OTRO) CORRIENTE NMERO DE LA CUENTA

TIPO DE CUENTA
AHORROS CIUDAD DONDE EST RADICADA LA CUENTA

INFORMACIN FINANCIERA
INGRESOS
MENOS DE 20.000.000 20.000.001-50.000.000 50.000.001-100.000.000 100.000.001-200.000.000 200.000.001-400.000.000 400.000.001-700.000.000 MS DE 700.000.001

EGRESOS
MENOS DE 10.000.000 10.000.001-30.000.000 30.000.001-70.000.000 70.000.001-150.000.000 150.000.001-300.000.000 300.000.001-500.000.000 MS DE 500.000.001

ACTIVOS
MENOS DE 50.000.000 50.000.001-150.000.000 150.000.001-300.000.000 300.000.001-600.000.000 600.000.001-900.000.000 900.000.001-1200.000.000 MS DE 1200.000.001

PASIVOS
MENOS DE 20.000.000 20.000.001-50.000.000 50.000.001-100.000.000 100.000.001-200.000.000 200.000.001-100.000.000 400.000.000-700.000.000 MS DE 700.000.001

INFORMACIN TRIBUTARIA
CONTRIBUYENTE DEL IMPUESTO A LA RENTA AUTORETENEDOR SI SI NO NO RESOLUCIN
DD

FECHA
MM AAAA

RGIMEN DE IVA GRAN CONTRIBUYENTE

COMN SI NO

SIMPLICADO

NO RESPONSABLE RESOLUCIN
DD

FECHA
MM AAAAA

RESPONSABLE DEL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO

SI

NO

CDIGO DE LA ACTIVIDAD

TARIFA

SI

NO
FECHA
DD MM AAAA

REGISTRO MERCANTIL

AO VIGENCIA SOCIEDAD

PRODUCTOS OFRECIDOS
DOTACIN DE PERSONAL ELEMENTOS DE ASEO ELEMENTOS DE PAPELERA ELEMENTOS ODONTOLGICOS EQUIPOS EQUIPOS DE COMPUTO Y PARTES HOSPEDAJE Y HOTELES LIBROS REVISTAS Y SUSCRIPCIONES LICENCIAS DE SOFTWARE MUEBLES PRODUCTOS AGROPECUARIOS QUMICOS Y REACTIVOS RECREACIN RESTAURANTES Y COMIDAS SERVICIOS TRANSPORTE ELEMENTOS DE CAFETERA FLORES Y ARREGLOS EDUCACIN ASOCIACIONES ARTICULOS DEPORTIVOS COMPONENTES ELECTRICOS CONSTRUCCIONES MARROQUINERIA Y TEXTILES FERRETERIA Y ELCTRICOS

OTRO CUAL?

REFERENCIAS BANCARIAS
ENTIDAD NMERO DE CUENTA SUCURSAL TELFONO CIUDAD

REFERENCIAS COMERCIALES (PROVEEDORES)

NOMBRE DEL PROVEEDOR TELFONOS CIUDAD

REFERENCIAS COMERCIALES (CLIENTES)

NOMBRE DEL PROVEEDOR TELFONOS CIUDAD

TRAYECTORA EN EL SECTOR
TIPO DE ENTIDAD CON ORGANISMOS DEL SECTOR PBLICO CON PEQUEAS Y MEDIANAS EMPRESAS CON GRANDES EMPRESAS OTRAS UNIVERSIDADES OTROS MENOR A UN AO ENTRE 1 Y 3 AOS MAYOR A 3 AOS

CERTIFICACIONES TCNICAS
CERTIFICADO ENTE CERTIFICADOR
DD DD DD

FECHA
MM MM MM AAAA AAAA AAAA

OBSERVACIONES

NOMBRE DEL PROVEEDOR

FIRMA Y SELLO DEL PROVEEDOR

ESPACIO EXCLUSIVO PARA USO DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

APROBADO POR NOMBRE DE QUIEN REVISA
DD

FECHA
MM AAAA

DOCUMENTOS EXIGIDOS PARA EL REGISTRO DE PROVEEDORES

PERSONA JURDICA CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIN LEGAL NO MAYOR A 30 DAS DE EXPEDIDO UNA REFERENCIA BANCARIA ORIGINAL NO MAYOR A 90 DAS UNA REFERENCIA COMERCIAL (PROVEEDORES) ORIGINAL NO MAYOR A 90 DAS UNA REFERENCIA COMERCIAL (CLIENTES) ORIGINAL NO MAYOR A 90 DAS FOTOCOPIA DEL RUT (REGISTRO NICO TRIBUTARIO) ESTADOS FINANCIEROS: BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADOS CON CORTE A DICIEMBRE 31 DEL AO INMEDIATAMENTE ANTERIOR DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO PARA EL PAGO ELECTRNICO A PROVEEDORES PERSONA NATURAL FOTOCOPIA DEL DOCUMENTO DE IDENTIFICACIN UNA REFERENCIA BANCARIA ORIGINAL NO MAYOR A 90 DAS UNA REFERENCIA COMERCIAL (PROVEEDORES) ORIGINAL NO MAYOR A 90 DAS UNA REFERENCIA COMERCIAL (CLIENTES) ORIGINAL NO MAYOR A 90 DAS FOTOCOPIA DEL RUT (REGISTRO NICO TRIBUTARIO) FOTOCOPIA DE LA DECLARACIN DE RENTA DEL LTIMO AO GRAVABLE PARA AQUELLAS PERSONAS NATURALES QUE ESTN OBLIGADAS A DECLARAR Y PARA AQUELLAS QUE NO ESTN OBLIGADAS A DECLARAR DEBERN ENTREGAR UNA CARTA DONDE RELACIONEN INGRESOS Y EGRESOS ANUALES, ACTIVOS, PASIVOS Y PATRIMONIO CON CORTE A 31 DE DICIEMBRE DEL AO INMEDIATAMENTE ANTERIOR, DEBIDAMENTE FIRMADA POR LA PERSONA NATURAL

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO REGISTRO DE PROVEEDORES

IMPORTANTE Para el diligenciamiento de este formato por favor tenga en cuenta las siguientes indicaciones: Este formato debe ser diligenciado en letras maysculas y no deben utilizarse tldes. Las direcciones no debe ir acompaadas de puntos (.), comas (,) o rayas (-). Para el caso de proveedores este fomato deber ser enviado a travs de correo fsico junto con la documentacin exigida. Para el caso de otros terceros este formato deber ser enviado a travs de correo electrnico a la direccin terceros@javeriana.edu.co 1. PERSONA NATURAL: Diligencie los siguientes campos si se va a registrar como Persona Natural.Aplica para proveedores y para terceros. PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO PRIMER NOMBRE SEGUNDO NOMBRE IDENTIFICACIN: Marque con una X el tipo de identificacin de la persona natural que est registrando (Cdula de Ciudadana, Cdula de Extranjera NIT, Tarjeta de Identidad, Pasaporte, Tarjeta de Extranjera, o Documento de Identidad Extranjero). NMERO DE IDENTIFICACIN: Registre el nmero del documento de identificacin escogido en el campo anterior. TELFONO: Registre el nmero telefnico donde se puede contactar a la persona natural. DIRECCIN: Registre la direccin completa donde se encuentra localizada la persona natural. MUNICIPIO:Registre el nombre del Municipio donde se encuentra localizada la persona natural. DEPARTAMENTO: Registre el nombre del Departemento al cual pertenece el Muncipio/Ciudad registrado en el campo anterior. PAIS DE ORIGEN: Registre el nombre del Pas donde naci la persona natural que se est registrando. CORREO ELECTRNICO: Registre la direccin de correo electrnico donde se puede contactar a la persona natural. APARTADO AREO: Registre el nmero del Apartado Arero correspondiente a la persona natural. FAX: Registre el nmero del fax correspondiente a la persona natural. 2. PERSONA JURDICA: Diligencie los siguientes campos si se va a registrar como Persona Jurdica. Aplica para proveedores y para terceros. RAZN SOCIAL: Registre la Razn Social completa correspondiente a la persona jurdica. NIT: Registre de izquierda a derecha el nmero completo del NIT (nmero de identificacin tributaria), incluyendo el correspondiente dgito de verificacin despus del guin que se encuentra en el formato. OFICINA PRINCIPAL TELFONO: Registre el nmero telefnico de la oficina principal (sin indicativo para ciudades por fuera de Bogot). DIRECCIN: Registre la direccin completa donde se encuentra localizada la oficina principal. MUNICIPIO: Registre el nombre del Municipio/Ciudad donde se ubica la oficina principal. DEPARTAMENTO: Registre el nombre del Departamento al cual pertence el Muncipio/Ciudad registrado en el campo anterior CORREO ELECTRNICO: Registre la direccin de correo electrnico correspondiente a la persona contacto de la oficina principal. APARTADO AREO: Registre el nmero del Apartado Arero correspondiente a la oficina principal. FAX: Registre el nmero del fax de la oficina principal. SUCURSAL (Diligencie estos campos slo en caso de existir una sucursal correspondiente a la persona jurdica que se est registrando). TELFONO: Registre el nmero telefnico de la sucursal. DIRECCIN: Registre la direccin completa donde se encuentra ubicada la sucursal. MUNICIPO: Registre el nombre del Municipio/Ciudad donde se ubica la sucursal. DEPARTAMENTO: Registre el nombre del Departemento al cual pertence el Muncipio/Ciudad registrado en el campo anterior. CORREO ELECTRNICO: Registre la direccin de correo electrnico correspondiente a la persona contacto de la sucursal. APARTADO AREO: Registre el nmero del Apartado Arero correspondiente a la sucursal. FAX: Registre el nmero del fax correspondiente a la sucursal. REPRESENTANTE LEGAL PRIMER APELLIDO. SEGUNDO APELLIDO. PRIMER NOMBRE SEGUNDO NOMBRE. IDENTIFICACIN: Marque con una X el tipo de identificacin correspondiente al representante legal anteriormente registrado (Cdula de Ciudadana, (Cdula de Ciudadana

Cdula de Extranjera o NIT).

NMERO DE IDENTIFICACIN: Registre de izquierda a derecha el nmero del documento de identificacin escogido en el campo anterior. TELFONO: Registre el nmero telefnico donde se puede contactar al representante legal. CIUDAD: Registre el nombre del Municipio/Ciudad donde se localiza el representante legal. NOMBRE COMPLETO DEL GERENTE GENERAL: Registre el nombre completo del Gerente General correspondiente a la Persona Jurdica que registr. NOMBRE COMPLETO DEL EJECUTIVO DE CUENTA: Registre el nombre completo del Ejecutivo de Cuenta correspondiente a Persona Jurdica que registr. TIPO DE EMPRESA: Describa el tipo de empresa registrada (privada, pblica o mixta). 3. CONTACTO PARA EL PAGO:Aplica para proveedores y para terceros. PRIMER APELLIDO. SEGUNDO APELLIDO. PRIMER NOMBRE. SEGUNDO NOMBRE. CARGO: Registre el cargo que ocupa la persona que ser el contacto para el pago por parte de la Universidad. TELFONO: Registre el nmero telefnico donde se puede contactar a la persona que ser el contacto para el pago por parte de la Universidad. CORREO ELECTRNICO: Registre el correo electrnico de la persona que ser el contacto para el pago por parte de la Universidad. 4. INFORMACIN BANCARIA: Aplica solo para el registro de proveedores. Marque con una X la entidad bancaria en la cual desea, le sean conisgnados los pagos electrnicos (Banco Bogot, Banco Popular, Banco Santander, Bancolombia, ABN AMRO BANK, Citibank, Banistmo, GNB Sudameris, BBVA, Banco de Crdito, Banco Colpatria, Banco de Occidente, Caja Social, Megabanco, Banco Agrario, Granbanco Bancaf, Davivienda, AV Villas o Colmena). NOMBRE DEL BANCO (OTRO): Si dentro de las opciones de entidades bancarias mostradas escogi la opcin "otro", diligencie en este campo el nombre completo de este banco. TIPO DE CUENTA: Marque con una X el tipo de cuenta donde le sern consignados los pagos electrnicos (cuenta corriente o cuenta de ahorros). NMERO DE LA CUENTA: Registre de izquierda a derecha el nmero de la cuenta bancaria donde le sern consignados los pagos electrnicos. CIUDAD DONDE EST RADICADA LA CUENTA: Registre el nombre de la ciudad donde est radicada la cuenta.

5. INFORMACIN FINANCIERA: Aplica solo para el registro de proveedores. Escoja dentro de la opciones mostradas las cifras relacionadas con Ingresos, Egresos, Activos y Pasivos. 6. INFORMACIN TRIBUTARIA: Aplica para proveedores y para terceros. CONTRIBUYENTE DEL IMPUESTO A LA RENTA: Marque con una X si el proveedor o tercero es contribuyente o no al Impuesto de renta. AUTORETENEDOR: Marque con una X si el proveedor o tercero es autoretenedor o no, en caso de serlo registre el nmero de la resolucin y la fecha en la cual fue adjudicada dicha resolucin. RGIMEN DE IVA: Marque con una X el tipo de rgimen de IVA (comn, simplificado o no responsable). GRAN CONTRIBUYENTE: Marque con una X si el proveedor o tercero es gran contribuyente o no, en caso de serlo registre el nmero de la resolucin y la fecha en la cual fue adjudicada dicha resolucin. IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO: Marque con una X si el proveedor o tercero es reponsable del impuesto de industria y comercio en caso de serlo registre el cdigo de la actividad y la tarifa correspondiente de acuerdo con la siguiente informacin: Cdigos de las actividades econmicas: 101,102, 103, 104, 201, 202, 203, 204, 301, 302, 303, 304, 305 y 401. Tarifas de las actividades econmicas: 4.14, 6.9, 7, 8, 9.66, 11.04 y 13.8. ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO: Marque con una X si el proveedor o tercero corresponde a una entidad con nimo de lucro o no. REGISTRO MERCANTIL: Registre el nmero del registro mercantil correspondiente al proveedor o tercero. FECHA: Registre el ao en el cual fue otorgado el registro mercantil registrado en el campo anterior. AO DE VIGENCIA SOCIEDAD: Registre el ao de vigencia del registro mercantil que registr. 7. PRODUCTOS OFRECIDOS: Aplica solo para el registro de proveedores. Escoja dentro de las opciones mostradas los productos ofrecidos por parte del proveedor. 8. REFERENCIAS BANCARIAS: Aplica solo para el registro de proveedores. Para cada referencia bancaria que registre, relacione el nombre de la entidad, el nmero de la cuenta bancaria, la sucursal, el telfono y la ciudad donde se encuentra localizado el banco. 9. REFERENCIAS COMERCIALES - PROVEEDORES: Aplica solo para el registro de proveedores. Para cada uno de los proveedores que registre, relacione el nombre del proveedor, los telefnos de contacto y la ciudad donde se encuentra localizada. 10. REFERENCIAS COMERCIALES - CLIENTES:Aplica solo para el registro de proveedores. Para cada uno de los clientes que registre, relacione el nombre del cliente, los telefnos de contacto y la ciudad donde se encuentra localizada. 11. TRAYECTORIA EN EL SECTOR: Aplica solo para el registro de proveedores.

Para cada tipo de entidad que se menciona marque con una X dentro de las opciones mostradas el tiempo que ha trabajado con ellas (menos
de un ao, entre uno y tres aos o mayor a tres aos). 12. CERTIFICACIONES TCNICAS: Aplica solo para el registro de proveedores. Registre las certificaciones tcnicas que haya obtenido el proveedor (Diligencie este campo en el caso de tener dichas certificaciones) 13. OBSERVACIONES:Aplica para proveedores y para terceros. Registre en este campo las observaciones o comentarios para agregar acerca del proveedor o tercero. 14. NOMBRE DEL PROVEEDOR: Aplica solo para el registro de proveedores. Registre el nombre completo del proveedor que registr. 15. FIRMA Y SELLO DEL PROVEEDOR: Aplica solo para el registro de proveedores. Espacio para registrar la firma y sello del proveedor. Es indispensable que el presente formato est debidamente firmado como aceptacin de la informacin consignada.

Elaborado por Oficina de Organizacin y Mtodos

BS-P10-F01 (Vers.1 / Octubre de 2009)