TIPOS DE CONTROLES MERLY ARGUINZONES AURA MUOZ NEYESKA SILVA CESAR LAMEDA

Definicin de control El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. A fin de incentivar que cada uno establezca una definicin propia del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema: Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Chiavenato: El control es una funcin administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador. La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la funcin o del rea en que se aplique:

Como la funcin administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeacin, organizacin y direccin, y lo que la precede. Tambin hay casos en que la palabra control sirve para disear un sistema automtico que mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso de control de las refineras de petrleo o de industrias qumicas de procesamiento continuo y automtico: el mecanismo de control detecta cualquier desvo de los patrones normales, haciendo posible la debida regulacin. Como la funcin restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvo. Es el caso del control de frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos. Hay una imagen popular segn la cual la palabra control est asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de restriccin, coercin, limitacin, direccin, refuerzo, manipulacin e inhibicin. Tambin hay otras connotaciones para la palabra control: Comprobar o verificar; Regular; Comparar con un patrn; Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar); Frenar o impedir. Una funcin administrativa, ya que conforma parte del proceso de administracin, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado est cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan. Importancia del control Crear mejor calidad, Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores. Enfrentar el cambio de Esta forma parte ineludible del ambiente de cualquier organizacin, Producir ciclos ms, Agregar valor Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo La

tendencia contempornea hacia la administracin participativa tambin aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad ltima de la gerencia. Planear y organizar. Hacer. Evaluar. Mejorar.

reas de produccin - Control de produccin - Control de calidad - Control de costos - Control de los tiempos de produccin - Control de inventarios - Control de operaciones Productivos - Control de desperdicios - Control de conservacin - rea comercial - Control de ventas - Por volumen total de las mismas ventas. - Por tipos de artculos vendidos. mantenimiento y

Control de propaganda - Control de costos - rea financiera - Control presupuestario - Control de costos - rea de recursos humanos - Control de vacaciones

El control acta en todas las reas y en todos los niveles de la empresa.

Pasos del proceso de control

- El control administrativo - Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento - Medir los resultados - Tomar medidas correctivos - Retroalimentacin - Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento - Medir los resultados

Principios de control
- Equilibrio - De la oportunidad.

- De los objetivos

Tipos de control segn su periosidad Existen tres tipos bsicos de control, en funcin de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la organizacin, estos son: el control preliminar, concurrente y de retroalimentacin. El primero se enfoca en la prevencin de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la organizacin. El segundo, vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se estn alcanzando, los estndares que guan a la actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de las polticas que surgen de la funcin de la planificacin, y ltimo tipo de control se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la mejora del proceso para la adquisicin de recursos o hacia las operaciones entre s. Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados planificados. Desde esta perspectiva, las polticas son medios importantes para poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la

accin futura. Por lo tanto es importante distinguir entre el establecimiento de las polticas y su realizacin Control Concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados; la direccin se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente. La direccin sigue la cadena de mando formal, pues la responsabilidad de cada superior es interpretar para sus subordinados las rdenes recibidas de niveles ms altos. La relativa importancia de direccin depende casi por entero de la naturaleza de las actividades llevadas a cabo por los subordinados. Control de Retroalimentacin: La caracterstica definitiva de los mtodos de control retroalimentacin consiste en que stos destacan los resultados histricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados histricos y determinar cules son los cambios que deberan hacerse en la adquisicin de recursos futuros o actividades operativas. Tcnicas para el control Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes: Contabilidad Auditoria Presupuestos Reportes, informes Formas Archivos (memorias expedientes) Computarizados Mecanizados Grficas y diagramas Proceso, procedimientos, Gannt, etc. Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc.

de

FACTORES DE XITO EFICACIA

DEFINICIN Cumplimiento de metas. Mide el grado porcentual de cumplimiento con respecto a una meta Congruencia entre lo planificado y los logros obtenidos en el tiempo.

ASPECTOS CLAVES - Adecuacin de recursos - Costo-Efectividad - Costo-Beneficio - Metas formuladas - Cumplimiento de metas - Logros - Gestin - Pertinencia - Impacto - Oportunidad - Cobertura - Costos - Calidad

EFECTIVIDAD

RESULTADO/ RELEVANCIA

Para qu se investiga. Mide el total alcanzado.

PRODUCTIVIDAD

Capacidad transformadora del conocimiento producido. Mide la relacin costo-producto DE Con qu se dispone y cunto se requiere?

DISPONIBILIDAD RECURSOS

- Humanos - Materiales - Financieros

Critica El Control es un proceso que se lleva a cabo tanto en la Administracin, la direccin y los dems miembros de una entidad, con el objetivo de proporcionar un grado razonable de confianza en la consecucin de objetivos en los siguientes mbitos o categoras: eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la informacin financiera, cumplimiento de las leyes y normas aplicables: Es un proceso Lo llevan a cabo las personas Solamente puede aportar un grado razonable de seguridad Est pensado para la consecucin de objetivos

Control Interno El proceso del Control Interno constituye una herramienta til para la gestin, pero no la sustituye. Los controladores internos deben ser incorporados, no aadidos: Si una Compaa se centra en las operaciones existentes e incorpora controles en las actividades operativas bsicas, normalmente puede evitar procedimientos y costes innecesarios Incorporar controles en las estructuras operativas suele generar nuevos controles, lo que hace ms giles a las entidades. El control interno slo puede aportar un grado razonable de seguridad a la direccin y al Consejo de Administracin en la consecucin de los objetivos de la entidad. Sus objetivos pueden ser clasificados en 3 mbitos o categoras: Operativos Informacin financiera Cumplimiento El control no es un proceso lineal, sino un proceso interactivo multidireccional, con cinco componentes interrelacionados: Entorno de control Evaluacin de riesgos Actividades de control Informacin y comunicacin Supervisin La Evaluacin de Riesgos La determinacin de objetivos es una condicin sine qua non para establecer un elemento fundamental del control interno: la evaluacin de riesgos. Los objetivos pueden clasificarse en relativos a operaciones, a informacin financiera y a cumplimiento.