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CAPITULO I ANTECEDENTES DE LOS COSTOS ABC

1.1 Datos histricos El costo por actividades aparece a mediados de la dcada de los 80, sus promotores: Cooper Robin y Kaplan Robert, determinando que el costo de los productos debe comprender el costo de las actividades necesarias para fabricarlo y venderlo y el costo de las materias primas. Por qu de los nuevos sistemas de costo en lugar de los tradicionales? Desde el punto de vista del costo tradicional, estos asignan los costos indirectos utilizando generalmente como base los productos a producir, a diferencia de ABC que identifica que los costos indirectos son asignables no en los productos, si no a las actividades que se realizan para producir dichos productos. Por tal motivo el modelo ABC permite mayor exactitud en la asignacin de los costos de las empresas y permite la visin de ellas por actividad, entendiendo por actividad segn definicin dada en el texto de la maestra en Administracin de Empresas del MG Jaime Humberto solano (1998) "Es lo que hace una empresa, la forma en que los tiempos se consume y las salidas de los procesos, es decir transformar recursos (materiales, mano de obra, tecnologa) en salidas". Otras ideas extradas de otros autores la sealan a la actividad como: La Actuacin o conjunto de actuaciones que se realizan en la empresa para la obtencin de un bien o servicio.

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Son el ncleo de acumulacin de los costos. Est conformada por tareas; esto quiere decir que los sistemas de informacin de hoy deben tener no solamente los objetivos tradicionales de reportar informacin, sino facilitar el anlisis a todos los niveles de la organizacin con el objeto de lograr las metas de eficiencia, anlisis de Actividades indirectas consumidas por los productos en su elaboracin para corregir y mejorar las distorsiones que se presenten, resaltando a largo plazo todos los costos variables.

Consumo

Consumo

Transformacin de Recursos

Actividades

Resultados

De lo anterior podemos extraer algunos datos importantes que resaltan la importancia del sistema de costo gerencial ABC:

Es un modelo gerencial y no un modelo contable. Los recursos son consumidos por las actividades y estos a su vez son consumidos por los objetos de costos (resultados).

Considera todos los costos y gastos como recursos. Muestra la empresa como conjunto de actividades y/o procesos ms que como una jerarqua departamental.

Es una metodologa que asigna costos a los productos o servicios con base en el consumo de actividades.

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1.2 Los sistemas tradicionales de costos A la luz de la revolucin que est teniendo lugar en el mundo, cabe esperar cambios sustanciales en la contabilidad, despus de todo; los sistemas tradicionales de contabilidad de costos fueron diseados en la era anterior en la que la mano de obra directa y los materiales eran los factores de produccin predominantes, la tecnologa era estable, las actividades generales soportaban el peso del proceso productivo y exista una gama limitada de productos.

A travs del tiempo las fbricas incrementaron su automatizacin reemplazando mano de obra directa por maquinaria y equipo. Consecuentemente la porcin de los costos indirectos de fabricacin (CIF) en los costos de los productos se incrementaron mientras que la porcin de costo de MOD decreci. Los productos han llegado a ser ms diversos y especializados para llegar a cubrir las necesidades de segmentos de mercado ms especficos. Estos pequeos volmenes de productos usan desproporcionadamente grandes montos de CIF en relacin con productos menos especializados con gran volumen de produccin. Actualmente los materiales directos y los CIF representan los principales costos en las grandes compaas pero este hecho es por lo tanto la parte ms ignorada por los actuales sistemas de costos.

La contabilidad tradicional asume que los productos y su volumen de produccin correspondiente originan unos costos, por consiguiente, las unidades de productos individuales se convierten en el centro del problema del sistema de costos y los costos son clasificados como directos e indirectos a los productos. Los sistemas tradicionales utilizan medidas del volumen de produccin tales como: horas de mano de obra directa, costo de la mano de obra directa, horas mquina, costo de los materiales directos como bases de asignacin para atribuir los CIF a los productos. Ahora bien, los costos de los productos se tornan imprecisos cuando

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las actividades generales no relacionadas en con el volumen de produccin crecen en magnitud. Ejmo: ingeniera, actividades de apoyo, compras, puesta a punto o alistamiento de maquinaria o procesamiento de pedidos, mantenimiento de la maquinaria y equipo, etc. Cuando la empresa asigna estas actividades no relacionadas con los volmenes de produccin sobre bases relacionadas con dichos volmenes, los sistemas tradicionales de costos proporcionan informacin distorsionada sobre la relacin existente entre las actividades operativas que generan los costos y los productos. 1.3 Papel de los CIF en la determinacin de los costos Tal vez el principal tropiezo que la gerencia enfrenta para poder disponer de costos unitarios ms precisos es la determinacin de la cantidad apropiada de costos indirectos de fabricacin que deben aplicarse a cada tarea, proceso o unidad de producto. Para solucionar este problema se dispone de dos alternativas:

1)

Tasa predeterminada nica: nica para toda la planta cuando la empresa es

pequea o mediana o el proceso productivo es relativamente simple. Su gran limitacin es que est atada al comportamiento de una sola base de actividad generalmente las horas de mano de obra directa lo que provoca distorsiones en los costos unitarios.

2)

Mltiples tasas predeterminadas: en las grandes empresas hay numerosos

departamentos productivos u operaciones de una elevada complejidad lo cual obliga al clculo de diversas tasas de aplicacin de los CIF segn sea la naturaleza de la actividad llevada a cabo en cada centro de operaciones (centro de costos). Dicha complejidad est explicada por la variedad de productos que se fabrican a diferentes volmenes, tamaos de lote y complejidad en el diseo.

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Desafortunadamente, las tasas de asignacin diseadas para cada departamento solo referencian el volumen como nica variable para distribuir los CIF lo cual no garantiza su correcta asignacin. Este problema es ms dramtico en aquellos casos donde las empresas tienen un amplio rango de productos que difieren en volumen y complejidad de produccin, que puede conducir a que productos que se manufacturen en altos volmenes puedan quedar sobrevaluados (sobreaplicados) y viceversa, es decir; que productos de bajo volumen puedan verse favorecidos en trminos de costos. 1.4 Anlisis de la cadena de valor en el sistema gerencial ABM En 1985 el Profesor Michael E. Porter de la Escuela de Negocios de Harvard, introdujo el concepto del anlisis de la cadena de valor en su libro Competitive Advantage (Ventaja Competitiva). Al presentar sus ideas, Porter le di crdito al trabajo que Mckinsey & Co. haba hecho al comienzo de la dcada del los 80s sobre el concepto de los "sistemas empresariales". Mckinsey consideraba que una empresa era una serie de funciones (mercadeo, produccin, recursos humanos, investigacin y desarrollo, etc.) y que la manera de entenderla era analizando el desempeo de cada una de esas funciones con relacin a las ejecutadas por la competencia. Con relacin al trabajo de Mckinsey, la sugerencia de Porter fue que haba que ir ms all del anlisis de un nivel funcional tan amplio y que era necesario descomponer cada funcin en las actividades individuales que la constituan, como paso clave para distinguir entre los diferentes tipos de actividades y sus relaciones entre s. El punto de partida del concepto del anlisis de la cadena de valor de Porter lo encontramos en su primer libro Competitive Strategy (Estrategia Competitiva) publicado en 1980, donde identificaba dos fuentes separadas y fundamentales de ventaja competitiva: el liderazgo en costo bajo y la diferenciacin. Porter enfoc su nuevo concepto, argumentando que el liderazgo en costo bajo o la diferenciacin
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dependa de todas aquellas actividades discretas que desarrolla una empresa y que separndolas en grupos estratgicamente relevantes la gerencia podra estar en capacidad de comprender el comportamiento de los costos, as como tambin identificar fuentes existentes o potenciales de diferenciacin.

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CAPITULO II SISTEMA DE COSTOS ABC

2.1 El costeo basado en actividades

Como alternativa de solucin a los problemas que plantean los mtodos tradicionales de costeo surgi el denominado COSTEO BASADO EN LAS ACTIVIDADES. La asignacin de costos por este mtodo tambin se da en dos etapas donde la primera tambin consiste en acumular los CIF por centros de costos con la diferencia que no solamente se utilizan ms centros que en los mtodos tradicionales sino que estos toman otro nombre: se denominan ACTIVIDADES. En la segunda etapa los costos se asignan a los trabajos de acuerdo con el nmero de actividades que se requieren para ser completados.

El enfoque de la contabilidad de costos por actividades para la gestin de costos divide la empresa en actividades. Una actividad describe lo que la empresa hace, la forma en que el tiempo se consume y las salidas de los procesos. La principal funcin de una actividad es convertir RECURSOS (materiales, mano de obra, tecnologa) en salidas.

Histricamente se ha cargado los costos a los productos as:

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Realmente para poder elaborar un producto se necesitan unos costos (RECURSOS) pero estos recursos no los consumen los productos sino unas actividades que se realizan para poder elaborarlos. El producto consume ACTIVIDADES y las actividades a su vez consumen recursos. Cabe aclarar que bajo este sistema, los productos no son solamente susceptibles de costeo, sino todo aquello que consuma actividades:

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Todos los recursos de una empresa van enfocados a producir algo, luego ese algo hay que asignarle todos los recursos y no solamente lo que se relacione con produccin.

2.2 Conceptos bsicos para entender el sistema ABC

PRODUCTO: cualquier bien o servicio que la empresa ofrece a la venta. Ejemplos: servicios odontolgicos, mdicos, seguros, prstamos bancarios, componentes para automviles, servicios de consultora, produccin y distribucin de gasolina, pelculas, juegos de hockey, libros, etc. Cualquier otro bien o servicio generador de ingresos.

RECURSOS: definidos como aquellos factores de produccin que permiten la ejecucin de una actividad especfica. Ejemplos: Materiales Mano de obra Tecnologa, maquinaria y equipo Suministros Sistemas de informacin Seguros Activos fijos productivos (planta, muebles y enseres, vehculos) Repuestos Terrenos Capacidad administrativa y de ventas

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Como se puede observar la clasificacin tradicional de materiales directos, mano de obra directa y CIF para un sistema de costos ABC pierde su validez.

Los costos de los recursos se pueden clasificar en directos e indirectos con respecto a cada actividad:

Directo: aquel plenamente identificable con la actividad y asignable a ella de forma econmicamente viable (medible). Ejmo: si la actividad de inspeccionar determinados materiales requiere 2 horas de MO y cada hora cuesta $3.000, a esta actividad se le deben asignar $6.000. Los costos directos tales como materiales y mano de obra se pueden asignar en forma directa al objeto de costo.

Indirecto: aquel que es comn a varias actividades por lo cual es difcil de identificar con una actividad especfica y medir el costo imputable a cada uno en forma individual. Ejemplos: espacio, tecnologa, suministros, servicios pblicos, seguros, impuestos, etc. Para asignar los costos indirectos a las diferentes actividades se deben seleccionar los inductores de costo ms apropiados analizando la causalidad existente entre recurso y actividad

ACTIVIDADES: existen varias definiciones:

1. Son procesos o procedimientos que originan algn trabajo Ejemplo: Departamento de cuentas por pagar:

Actividades: - Reunir y archivar las notas - Comprobar y contrastar las facturas con las notas de recibo de mercancas - Introducir los datos al sistema

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- Distribuir los comprobantes por grupos - Realizar los traslados de comprobantes al departamento de tesorera

2. Evento o transaccin que opera como promotor o inductor de costo, es decir, que acta como factor causal en la incurrencia de costos en una empresa

3. Todo lo que implique accin

4. Todo lo que consume recursos

5. Conjunto de tareas para producir algo

6. Parte de un proceso que tiene las siguientes caractersticas o elementos:

a) Tiene una entrada: evento por fuera de la actividad y que acciona la ejecucin de la actividad. Ejemplo: recibir un pedido (evento) obliga a entrar en accin (actividad) que genera un proceso productivo (productos o servicios) b) Tiene una salida: la accin implica producir algo (un producto, una orden, una factura, una nmina, un cheque, un certificado, una negociacin, etc.) para un cliente interno o externo c) Consume unos recursos: mano de obra, mquinas, sistemas de informacin, infraestructura, capital, tierra, instalaciones, tecnologa. O sea los factores de produccin empleados para realizar una actividad.

7. Son un conjunto interrelacionado de operaciones o tareas propias de una empresa que a su vez constituyen una cadena de valor que conforman los procesos, los cuales utilizan unos recursos y los transforman para obtener un producto o servicio.

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2.3 Clasificacin de las actividades

Actividades repetitivas o no: la repetitiva es la que hace la organizacin sobre una base continua, estas se componen de una entrada, una salida y un procedimiento. Tales actividades representan un rea definida de contabilidad. La no repetitiva es aquella que ocurre una vez

especficamente para proyecto nicos y que con frecuencia afectan a varios departamentos.

Primarias o secundarias: a) Primaria: contribuye directamente a la misin de un departamento o unidad organizativa. Ejmo: disear o modificar son dos actividades primarias de un departamento de ingeniera. Se caracteriza por que su salida es utilizada por fuera de la organizacin o por otra unidad dentro de la organizacin. b) Secundaria: apoya las actividades primarias de la organizacin. Son actividades de carcter general que se convierten en recursos que son consumidos por actividades primarias. Ejmos

ACTIVIDADES PRIMARIAS * Llamadas a clientes actuales * Negociacin de prstamos * Facturar al cliente * Anunciar el producto * Procesar el producto * Seleccionar y capacitar personal

ACTIVIDADES SECUNDARIAS * Mantenimiento de archivos * Operaciones de prstamo * Preparacin y limpieza mquinas. * Entrevistas, elaboracin de formatos. * Traslado materiales a estantes * Transporte de producto terminado.

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OBJETIVOS DE COSTOS: es un elemento o tem final para el cual se desea una acumulacin de costos, es decir es todo aquello a los que queremos medir su costo provisional o final. Los objetivos finales de costos son los productos y servicios que una empresa suministra a sus clientes. En un entorno productivo (industrial) pueden ser tems tales como: productos, acabados, un proceso productivo, una herramienta o instrumento, un servicio de ingeniera, etc. Los provisionales son objetivos cuyos costos se acumulan para luego ser imputado en todas las direcciones dentro de la empresa. Ejmo:

La empresa fabrica una herramienta que utilizar para producir productos. El costo de esta herramienta se acumula como objetivo provisional y luego se capitaliza en una cuenta de activos fijos. Ingeniera desarrolla un proyecto de investigacin y desarrollo. El costo se acumula como un objetivo provisional de costo para medir el costo de trabajo de investigacin, pero es contabilizado mensualmente como un gasto general y administrativo

2.4 Inductores de costo (drives)

Se puede definir como aquel factor cuya incurrencia da lugar a un costo, este factor representa una causa principal de la actividad, por tanto pueden existir diferentes inductores en un centro de costos. Tambin es factible definir un inductor de costo con un factor utilizado para medir cmo se incurre en un costo y/o cmo conducir a cada objeto de costo una porcin de costos de cada actividad que ste consume. Para la seleccin adecuada de un inductor debe existir una relacin de causa -efecto entre el driver y el consumo de ste por parte de cada

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actividad y cada objeto de costo, adems de ser constante dentro de un lapso de tiempo especfico, ser oportuno, de fcil manejo y medicin.

A continuacin se detallan ejmos de los drivers ms utilizados en la aplicacin del sistema de costos ABC:

RECURSOS

DRIVERS

Materias primas (costo directo al * Cantidad objeto de costo) * Costo de los materiales

Mano de obra (costo directo al objeto * Costo de la MOD de costo) * Horas de MOD * Horas de MO * Nmero de trabajadores Maquinaria, equipo y tecnologa * Horas mquina * Costo de la maquinaria, equipo y tcnicos. * Tiempo del proceso * Tiempo de ciclo productivo Edificio e instalaciones fsicas * rea ocupada en metros cuadrados por actividad * Costo de los vehculos * Horas de utilizacin * Kilmetros recorridos Suministros * Cantidad * Costo de los suministros

(capacidad) Vehculos

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Servicios pblicos Sistemas de informacin Impuestos a la propiedad

* Cantidad (segn tipo de servicio) * Horas mquina * rea ocupada en metros cuadrados

ACTIVIDADES Compras Recepcin de inventarios Ingeniera

DRIVERS * # de compras * # de informes de recepcin * Horas de ingeniera, * # empleados

Planeacin de la produccin

* # de ordenes de produccin * Unidades de produccin

Produccin Control de calidad Administracin de personal Procesamiento de datos

* Tiempos de produccin * # de inspecciones * # de empleados * # de registros almacenados * Horas hombre

Administracin de bodegas Contabilidad Servicio al cliente Mercadeo

* # de piezas, de materia prima * # de transacciones * # de clientes * # visitas a clientes

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* # unidades vendidas Transporte y distribucin Mantenimiento * # de facturas * # de empleados * horas de mantenimiento

2.4.1 Pasos para el diseo de un buen sistema ABC Identificar las actividades. Identificar los Conceptos de costos de las actividades. Determinar los generadores de costo o cost drivers. Asignar los costos a las actividades. Asignar los costos de las actividades a los materiales y al producto. Asignacin de los costos directos a los productos.

Para poder identificar las actividades debemos primero clasificarlas y esta clasificacin est definida de la siguiente manera:

2.4.2 De acuerdo a su actuacin respecto al producto

Por producto (pintar un vehculo).

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Por lote (preparacin mquinas). Por lnea de producto (Organizar mano de obra) . Por empresa (Administracin).

2.4.3 De acuerdo a la frecuencia

Repetitivas (preparar materiales). No Repetitivas (Mejorar Diseo).

2.4.4 De acuerdo a la capacidad para aadir valor al producto

Que aaden valor al producto (acabado perfecto) Que no aaden valor al producto (Rehacer un producto).

2.5 Driver Para poder asignar un costo a un producto hay que tener en cuenta el factor, escoger este factor medible y claramente identificable que me permita asignar los costos a un centro, actividad y producto.

2.6 Qu es ABC? El ABC (siglas en ingls de "Activity Based Costing" o "Costo Basado en Actividades") se desarroll como herramienta prctica para resolver un problema
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que se le presenta a la mayora de las empresas actuales. Los sistemas de contabilidad de costos tradicionales se desarrollaron principalmente para cumplir la funcin de valoracin de inventarios (para satisfacer las normas de "objetividad, verificabilidad y materialidad"), para incidencias externas tales como acreedores e inversionistas. Sin embargo, estos sistemas tradicionales tienen muchos defectos, especialmente cuando se les utiliza con fines de gestin interna. El modelo de costo ABC es un modelo que se basa en la agrupacin en centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y servicios de la actividad productiva de la empresa. Centra sus esfuerzos en el razonamiento de gerencial en forma adecuada las actividades que causan costos y que se relacionan a travs de su consumo con el costo de los productos. Lo ms importante es conocer la generacin de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que no aadan valor.

2.7 Qu es y qu objetivos persigue el ABC/M ? Se podra afirmar que es un sistema de gestin "integral" que nos permite conocer el flujo de las actividades realizadas en la organizacin que estn consumiendo los recursos disponibles y por lo tanto incorporando o imputando costos a los procesos.

2.7.1 Las caractersticas que definen este sistema son: Es un sistema de gestin "integral", donde se puede obtener informacin de medidas financieras y no financieras que permiten una gestin ptima de la estructura de costos.

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Permite conocer el flujo de las actividades, de tal manera que se pueda evaluar cada una por separado y valorar la necesidad de su incorporacin al proceso, con una visin de conjunto. Proporciona herramientas de valoracin objetivas de imputacin de costos.

2.7.2 Desglose del ABC/M por funcin Las actividades se relacionan en conjuntos que forman el total de los procesos productivos, los que son ordenados de forma secuencial y simultanea, para as obtener los diferentes estados de costo que se acumulan en la produccin y el valor que agregan a cada proceso (ABM). Los procesos se definen como "Toda la organizacin racional de instalaciones, maquinaria, mano de obra, materia prima, energa y procedimientos para conseguir el resultado final". En los estudios que se hacen sobre el ABC/M se separan o se describen las actividades y los procesos, a continuacin se relacionan las ms comunes:

Actividades

Procesos

Homologar productos. Clasificar proveedores. Negociar precios. Recepcionar materiales.

Compras. Ventas. Finanzas. Personal.

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Planificar la produccin. Expedir pedidos. Facturar. Cobrar. Disear nuevos productos, etc.

Planeacin. Investigacin y desarrollo, etc.

2.7.3 Procesos Las actividades y los procesos para ser operativos desde del punto de vista de eficiencia, necesitan ser homogneos para medirlos en funciones operativas de los productos.

2.8 ABM identificacin de actividades En el proceso de identificacin dentro del modelo ABM se debe en primer lugar ubicar las actividades de forma adecuada en los procesos productivos que agregan valor, para que en el momento que se inicien operaciones, la organizacin tenga la capacidad de responder con eficiencia y eficacia a las exigencias que el mercado le imponga. Despus que se hayan especificado las actividades en la empresa y se agrupen en los procesos adecuados, es necesario establecer las unidades de trabajo, los transmisores de costos y la relacin de transformacin de los factores para medir con ello la productividad de los inputs y para transmitir racionalmente el costo de los inputs sobre el costo de los outputs.

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Un estudio de la secuencia de actividades y procesos, unido a sus costos asociados, podr ofrecer a las directivas de la organizacin una visin de los puntos crticos de la cadena de valor, as como la informacin relativa para realizar una mejora continua que puede aplicarse en el proceso creador de valor. Al conocer los factores causales que accionan las actividades, es fcil aplicar los inductores de eficiencia que son aquellos factores que influyen decisivamente en el perfeccionamiento de algn atributo de eficiencia de la actividad cuyo afinamiento contribuir a completar la armona de la combinacin productiva. Estos inductores suelen enfocarse hacia la mejora de la calidad o caractersticas de los procesos y productos, a conseguir reducir los plazos, a mejorar el camino crtico de las actividades centrales y a reducir costos. Por ltimo es necesario establecer un sistema de indicadores de control que muestren continuamente cmo va el funcionamiento de las actividades y procesos y el progreso de los inductores de eficiencia. Este control consiste en la comparacin del estado real de la accin frente al objetivo propuesto, estableciendo los correctores adecuados para llevarlos a la cadena de valor propuesta. La teora econmica convencional y los sistemas de contabilidad de gestin tratan los costos como una variable solamente si cambian con las fluctuaciones de produccin a corto plazo. La teora de ABC sostiene que muchas importantes categoras de costos no varan con los cambios de produccin a corto plazo, sino con cambios (durante varios aos) en el diseo, composicin y variedad de los productos y clientes de la empresa. Estos costos de complejidad deben identificarse y asignarse a los productos. El ABM es un valioso sistema que dirige los costos de una organizacin a los productos y servicios. Estas organizaciones utilizan el ABC como un mtodo para mejorar las operaciones por la administracin de los inductores de las actividades
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que generan el costo, para apoyar mejores decisiones sobre lneas de productos, segmentos de mercado y relaciones con los clientes, simular el impacto del mejoramiento de los procesos (Administracin de Calidad Total) utilizando la intermisin financiera y no financiera del ABC como un sistema de medicin.

2.9 Medidas de actividad (Cost drivers) Segn Kaplan (1980). Son medidas competitivas que sirven como conexin entre las actividades y sus gastos indirectos de fabricacin respectivos y que pueden relacionar tambin con el producto terminado. Cada "medida de actividad" debe estar definida en unidades de actividad perfectamente identificables. Las medidas de actividad son conocidas como "COST DRIVERS", trmino cuya traduccin en castellano aproximada sera la de "origen del costo" porque son precisamente los "cost drivers" los que causan que los gastos indirectos de fabricacin varen; es decir, mientras ms unidades de actividad del "cost driver" especfico identificado para una actividad dada se consuman, entonces mayores sern los costos indirectos asociados con esa actividad. Como ejemplo de cost drivers se pueden mencionar" Nmero de proveedores a. Nmero de rdenes de produccin hechas b. Nmero de entregas de material efectuadas De esta manera, se les asigna un costo mayor a aquellos productos que hayan demandado ms recursos organizacionales, y dejarn de existir distorsiones en el costo de los productos causados por los efectos de promediacin de un sistema

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tradicional de asignacin de costos que falla en estudiar las verdaderas causas del comportamiento de los gastos indirectos de fabricacin y que, por ello, los prorratea utilizando bases de asignacin arbitrarias como las horas de mano de obra directa. El sistema tradicional no identific, ni estudi, ni analiz las causas de fondo del origen y variaciones de los gastos indirectos de fabricacin. El mtodo ABM sostiene que cada rengln de los gastos indirectos de fabricacin est ligado a un tipo de actividad especfica y es explicado por lo tanto por una "Medida de Actividad" diferente. dicho de otro modo, lo que explica el comportamiento de los costos de los departamentos indirectos (considerados la mayora de ellos como fijos segn el pensamiento contable tradicional), son las distintas transacciones o actividades que consumen de ellos los productos terminados en su elaboracin.

2.10 ABM: Activity based management (sistema de costo por actividad ABC costing)

2.10.1 Recursos Genera Informacin sobre como administra los procesos.

2.10.2 Actividades y procesos Asume que los procesos y actividades consumen desusos. Los productos son resultado de una serie determinada de procesos.

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2.10.3 Productos y Servicios Los costos indirectos son asignados a los procesos segn su consumo real y son absorbidos por cada producto segn el uso que haga de los procesos. Una vez el ABM detecta los procesos donde se concentra el gasto, los optimiza y se redimensionan los recursos ( humano, tcnicos y fsicos) que se requieren para mantener la calidad y eficiencia del proceso. As, la racionalizacin del gasto obedece ms a un anlisis sistemtico que a una acertada miopa gerencial.

2.11 ABM El ABM permite que las actividades relacionadas con el cliente sean aplicadas a cada flujo cliente/producto. Actividades tales como el procesamiento de pedidos, embarque, preparacin de lotes, cobertura de inventarios y rotacin de existencias pueden aplicadas a varios grupos de clientes y productos con el fin de determinar sus costos reales. El usar estas aplicaciones puede generar un estado de perdidas y ganancias real para resaltar la rentabilidad relativa de varios grupos de clientes y de canales de distribucin. El resultado es claro indicativo del costo de servir a varios clientes. El anlisis ABM ayuda a proporcionar mejor informacin sobre la relacin entre el precio neto del cliente y el costo del servicio asociado.

2.11.1 ABM: La Racionalizacin del Gasto

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El ABM concentra sus esfuerzos en identificar las ineficiencias de los procesos y actividades, administrando y optimizando aquello donde realmente se concentre el costo de los recursos.

2.12 Sistema de Costo Tradicional

Genera

informacin

sobre

cmo Recursos

administrar los recursos

Asume

que

los

recursos

son Consumidos por

consumidos por los productos.

Los costos indirectos se distribuyen Productos y Servicios como un porcentaje de la mano de obra indirecta.

2.13 ABM La fortaleza de la competitividad El concepto de ABM permite detectar cuales son las actividades y procesos que generan valor a sus clientes y a emprender estrategias que incrementen la aceptacin de sus productos y servicios en el mercado, generando ventajas competitivas en condiciones cada vez ms exigentes.

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El secreto del ABM consiste en administrar estratgicamente todas las actividades relacionadas con la prestar el servicio o venta del producto: estos son los momentos de verdad con su cliente: El los recordar a travs de la informacin de ABM usted podr generar conocimiento el costo real de sus procesos y servicios- estrategias de:

Fijacin de precios Polticas de crditos. Sistemas de compensacin salarial de los canales de distribucin y red de servicios en la empresa.

Descuentos de volumen y pronto pago. Incremento del valor agregado de productos y servicios, manteniendo la rentabilidad.

ABM es un sistema de informacin gerencial basado en identificacin de los costos reales de procesos, productos y servicios que permite a las empresas emprender proyectos de productividad y racionalizacin del gasto, incrementando los mrgenes de rentabilidad del negocio.

2.13.1 Racionalizacin del gasto Costo del valor agregado e insuficiencias.

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2.13.2 Competitividad Costo de oportunidad y de estrategias de estrategias de precios.

2.13.3 Rentabilidad Rentabilidad clientes, productos servicios canales de distribucin y puntos de venta.

2.13.4 Productividad Costo de utilizacin de recursos.

2.14 ABM Cambio a la rentabilidad El Objetivo fundamental del ABM es cuantificar el costo real y la rentabilidad de: Productos Servicios Sucursales Clientes Canales de Distribucin Puntos de venta

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2.14.1 Toma de decisiones ABM: Conformacin real de costos donde se puede tomar decisiones estratgicas sobre el negocio

TOMA DE DECISIONES DE ABM

Segmentacin de mercado. Cierre o reacondicionamiento de puntos de venta o sucursales. Redefinicin del portafolio de servicios. Definicin del perfil del cliente rentable. Optimizacin de canales de distribucin. Evaluacin de alternativas de realizacin de actividades internas vs contrataciones externas.

Diseo de campaas publicitarias y estrategias de mercadeo, orientas a soportar estrategias rentables.

2.14.2 Principales caractersticas en la gestin por actividades

Tareas realizadas por un individuo o grupo de individuos.

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Gestionar las realizaciones, significa la necesidad de controlar las actividades ms que los recursos. Si se controlan debidamente las actividades esto conlleva a una reduccin de los costos en cada una de ellas. Intentar satisfacer al mximo las necesidades de los clientes internos y externos. Ellos sern quienes realmente determinen qu actividades tenemos que realizar para mejorar los mrgenes de beneficio. Las actividades deben ser analizadas como partes integrantes de un proceso de negocio y no de forma aislada. Eliminar las actividades que no aaden valor a la organizacin, en lugar de mejorar lo que es realmente suprimible. Las actividades deben enmarcarse en un plan de actuacin global. Respaldar, comprometer y buscar el consenso de aquellos que estn directamente implicados en la ejecucin de las actividades, ya que son ellos los que realmente encuentran posibilidades de mejora y diferenciacin en las actividades que realizan habitualmente. Mantener un objetivo de mejora permanente en el desarrollo de las actividades, la presuncin de que siempre existe una forma de mejorar el desempeo de las actividades.

2.15 Cundo se debe implantar un sistema de costos por actividades? De forma general, se debe aplicar el ABC/M, cuando el porcentaje de costos indirectos sobre el total de costos de la organizacin tenga un peso significativo, si

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bien es cierto que no tendra sentido su implantacin si sta fabricase un slo producto para un cliente nico. Un segundo caso de aplicacin del ABC/M es en organizaciones donde estn sometidas a fuertes presiones de precios en el mercado y deseen conocer exactamente la composicin del costo de los productos, ya que los sistemas tradicionales de gestin suelen incorporar los costos indirectos de fabricacin en funcin de volmenes de unidades producidas o vendidas y por lo tanto, algunos de los productos pueden estar subsidiado al costo de otros, y en definitiva, se pueden estar definiendo precios incorrectamente. Un tercer caso en donde se pudiese aconsejar la implantacin del ABC/M, es en organizaciones que posean una alta gama de productos con procesos de fabricacin diferentes, y en donde es muy difcil conocer la proporcin de gastos indirectos de cada producto. Por ltimo, incluso se podra llegar a plantear la recomendacin de implantacin del ABC/M en organizaciones con altos niveles de gastos estructurales y sometidas a grandes cambios estratgicos / organizativos.

2.16 Fundamentos de los modelos de costos ABC ABM. Los sistemas de costos que tienen que afrontar, han sido divididos en dos grandes tipos, los sistemas de costos tradicionales y los contemporneos. Los primeros tienen una duracin aproximada de ciento cuarenta aos, cuando en las ltimas dcadas del siglo XIX se crean los primeros sistemas de costos con el fin de medir la eficiencia en el uso de los factores de produccin dentro de la coyuntura de la segunda revolucin industrial. Los segundos son relativamente nuevos ya que tienen una duracin de 20 aos.

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La diferencia entre ambos es la manera en que cada uno afronta el problema ms grande que tiene el anlisis de costos, la adjudicacin de los costos indirectos de fabricacin. Los sistemas tradicionales en particular el sistema de costos total o por absorcin adjudica los costos indirectos de fabricacin con respecto a una base de volumen o de actividad (horas-hombre, horas-mquina, dlares-material), mientras que el sistema de costos contemporneo representado por el sistema de costos por actividad (ABC) o costeo transaccional, reparte los mismos en funcin a las actividades relevantes de la empresa. Los sistemas tradicionales de costos diseados a finales del siglo XIX y principios del siglo XX, han venido sirviendo hasta hace algunos aos de una manera indiscutible. Pero el problema radica en la distorsin que generan al "castigar" con un mayor costo fijo los productos que tienen una menor complejidad de elaboracin y de hacer exactamente lo contrario con los productos especiales de bajo volumen de produccin y cuya complejidad en las actividades que se realiza para obtenerlos no son reflejadas por los sistemas tradicionales de costos. Para Robert S. Kaplan & Robin Cooper (1980) los sistemas de contabilidad de costos pasan por cuatro fases; estas fases coexisten, dos de las cuales representan a los sistemas de costos tradicionales y dos a los contemporneos.

FASE I: Esta fase la constituyen los Sistemas de Costos Histricos en los cuales no se hace distincin de costos fijos y variables, ni entre reales y estndares. No se posibilita la planificacin ni el control.

FASE II: Se ubican en esta fase los costos estndares y los presupuestos flexibles en un intento de posibilitar la planeacin y control, efectundose distincin de costos Fijos y Variables.

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FASE III: Es la aplicacin del Costo Basado en Actividades o Costo ABC tomando como base costos reales, es considerado un sistema de costos contemporneo, donde su diferencia con los sistemas de costos tradicionales de las fases I y II son reparto de los costos indirectos de fabricacin el cual se realiza en funcin de las actividades relevantes de la empresa.

FASE IV: Es igualmente la aplicacin del Costo Basado en Actividades, pero utilizando el enfoque adicional del clculo de costos estndar y anlisis de variaciones. "El costo ABC tiene como base el concepto de la Cadena de Valor".

Por otro lado es importante aclarar que los costos de un producto, se componen de los costos directos ms una parte proporcional de los costos indirectos en que se incurre en la actividad productiva. De esta forma, el problema central de la contabilidad de costos reside en la validez que se confiera al reparto de los costos indirectos.

Como se mencion, los problemas de costos, se manifiestan en la asignacin de los costos indirectos de fabricacin, as Dearden (1999), lo manifiesta cuando dice: "En casi todos aquellos casos en que los sistemas de contabilidad proporcionan una informacin inexacta (y, por ende, errnea) sobre los costos de producto, el fallo reside en los mtodos utilizados para asignar los gastos generales de fabricacin a esos productos".

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De sta situacin y sobre la base de que existen empresas que consiguen sus fines mejor que otras, se debe articular el conjunto de conocimientos recogidos de los diferentes modelos de costos, los cuales en mi opinin, no son mejores ni peores, sino que representan diversos enfoques de la actuacin de la empresa. Los modelos de costos son los distintos procedimientos utilizados para asignar y acumular costos de los productos, para controlar la actuacin de los responsables y para dar informacin relevante que pueda ser utilizada en la toma continuada de decisiones a corto y largo plazo.

Los costos directos, es decir, aquellos costos que mantienen una relacin funcional expresable matemticamente, no presentan duda razonable sobre su asignacin o reparto sobre el costo de los productos, pero los costos indirectos, no encuentran una explicacin y justificacin objetivas en su imputacin. As surge la tendencia a renunciar al reparto de los costos indirectos sobre los portadores, asignndolos al perodo como consumo o expiracin del mantenimiento de un determinado nivel de la capacidad productiva.

A continuacin se dan los alcances tericos que se utilizarn en la presente investigacin: Costos estndar vs. Costos histricos.

2.17 Identificacin de los costos 2.17.1 Estndar Histricos

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Los estndares de costo son instrumentos para la evaluacin de la actuacin, siempre y cuando sean realistas. Estimulan a los individuos a trabajar de manera ms efectiva. Exigen una cooperacin estrecha entre los departamentos de Ingeniera y Contabilidad de Costos, para desarrollar y mejorar la estandarizacin del diseo de los productos, la calidad y los mtodos de fabricacin.

Una vez establecido, su uso es sencillo. Permite tener la informacin ms oportunamente. Tipos de estndares: tericos y alcanzables.

2.17.2 Caractersticas de los costos histricos Son el resultado real de las operaciones de la empresa al final de un perodo. La National Association of Acountants define los costos histricos como "el costo que se acumula durante el proceso de produccin de acuerdo con los mtodos usuales de costeo histrico.

Son costos incurridos en un determinado perodo a diferencia de los costos proyectados o previstos. Los costos de los productos se registran slo cuando estos se incurren. As lo ha reconocido el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos al sealar lo siguiente: "el registro de las cuentas de inventarios por

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medio de los costos histricos ha consistido en acumular los elementos del costo incurridos para la adquisicin o produccin de artculos."

2.17.3 Ventajas de los costos estndar Los estndares pueden estimular a trabajar a los individuos de manera ms efectiva. Es de esperar que las personas acten de manera eficiente cuando saben que cosa es lo que se espera de ellas. Las variaciones de las normas conducen a la gerencia a implantar programas de reduccin de costos. Estos programas pueden incluir mtodos mejorados, mejor seleccin de personal y materiales, capacitacin, mejor calidad de materias primas e inversiones. Son tiles en la toma de decisiones, particularmente si se segregan de acuerdo a su comportamiento: fijos o variables, y si los costos de materiales o de mano de obra se basan en las tendencias esperadas de los costos. Da origen a presupuestos ms realistas.

2.17.4 Ventajas de los costos histricos Son de gran ayuda para predecir el comportamiento de los costos predeterminados. Son precisos ya que no estn basados en ninguna estimacin.

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2.17.5 Desventajas de los costos estndar Las normas tienden a adquirir rigidez. Mientras que las condiciones de fabricacin podran cambiar aceleradamente. Cuando las normas se revisan frecuentemente, su efectividad para evaluar la actuacin podra debilitarse, ya que ello es medir actividades con un criterio elstico poco uniforme. Por otra parte, si no se revisan las normas cuando se producen cambios de fabricacin importantes, se podra obtener una medicin deficiente. En periodos de inflacin galopante es necesario cambiar constantemente dichos estndares, especialmente si las cifras de costos son en trminos nominales. Shank & Govindarajan 1995, pone como una de las deficiencias de los sistemas de costos estndares la interpretacin de las variaciones y su vinculacin con un problema especfico. Aunque debe decirse que lo importante no es percibir las variaciones sino las causas que las originan y tomar acciones correctivas inmediatas.

2.17.6 Desventajas de los costos histricos Son extemporneos ya que son obtenidos despus de concluir los registros de costos del perodo.

2.18 Principales diferencias entre el costo tradicional y el costo basado en actividades

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COSTO TRADICIONAL

COSTO BASADO EN ACTIVIDADES

Divide los gastos de la organizacin en Los costos de administracin y ventas costos de fabricacin, los cuales son son llevados a los productos. llevados a los productos en gastos de administracin y ventas, los cuales son gastos del periodo.

Utiliza normalmente apenas un criterio Los gastos de los centros de costos son de asignacin de los costos indirectos a llevados los centros de no costos, es el a las actividades del

cual Departamento, los cuales son entonces con asociados directamente a los productos.

generalmente frecuencia.

revisado

Utiliza normalmente apenas criterio de Utiliza varios factores de asociacin, distribucin de los costos de fabricacin buscando obtener el costo ms real y a los productos, generalmente horas preciso posible. hombre, horas mquina trabajadas o volmenes producidos.

Facilita una visin departamental de los Facilita una visin de los costos a travs costos de la empresa, dificultando las de las actividades, haciendo posible acciones de reduccin de costos. direccionar mejor las acciones en donde los recursos de la empresa son

realmente consumidos.

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Determina costos unitarios estndares ms exactos y oportunos de los productos principales, subproductos, desechos y desperdicios y tambin de los productos conjuntos y coproductos, para la estructuracin de los Estados Financieros ms confiables para la toma de decisiones gerenciales de las empresas.

2.19 Qu es una cadena de valor? Porter define el valor como la suma de los beneficios percibidos que el cliente recibe menos los costos percibidos por l al adquirir y usar un producto o servicio. La cadena de valor es esencialmente una forma de anlisis de la actividad empresarial mediante la cual descomponemos una empresa en sus partes constitutivas, buscando identificar fuentes de ventaja competitiva en aquellas actividades generadoras de valor. Esa ventaja competitiva se logra cuando la empresa desarrolla e integra las actividades de su cadena de valor de forma menos costosa y mejor diferenciada que sus rivales. Por consiguiente la cadena de valor de una empresa est conformada por todas sus actividades generadoras de valor agregado y por los mrgenes que stas aportan. El anlisis de la cadena de valor comienza con el reconocimiento de que cada empresa o unidad de negocios, es "una serie de actividades que se llevan a cabo para disear, producir, comercializar, entregar y apoyar su producto". Al analizar cada actividad de valor separadamente, los administradores pueden juzgar el valor que tiene cada actividad, con el fin de hallar una ventaja competitiva sostenible para la empresa. Una cadena de valor genrica est constituida por tres elementos bsicos:

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Las Actividades Primarias o Principales: Que son aquellas que tienen que ver con el desarrollo del producto, su produccin, la de logstica y comercializacin y los servicios de post-venta. La logstica interna, operaciones, logstica externa, marketing, y el servicio. Esta serie de actividades las podemos imaginar como una corriente de actividades relacionadas, empezando desde la llegada y el almacenamiento de las materias primas o insumos para los procesos de produccin, su transformacin en productos finales que se expiden, las actividades de comercializacin y venta para identificar, alcanza y motivar a los clientes o grupos de clientes y las actividades de servicio para prestar apoyo al cliente y/o al producto despus de la compra.

Las Actividades de Soporte o de Apoyo: a las actividades primarias, como son las administracin de los recursos humanos, las de compras de bienes y servicios, las de desarrollo tecnolgico (telecomunicaciones, automatizacin, desarrollo de procesos e ingeniera, investigacin), las de infraestructura empresarial (finanzas, contabilidad, gerencia de la calidad, relaciones pblicas, asesora legal, gerencia general). Como su nombre lo indica prestan un respaldo general y especializado a las actividades primarias. Estas son la administracin, de compras, de recursos humanos, el desarrollo tecnolgico, y la infraestructura.

El Margen, que es la diferencia entre el valor total y los costos totales incurridos por la empresa para desempear las actividades generadoras de valor.

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Debemos considerar a estas como funciones empresariales ya qu sin ellas no existira una organizacin y juntamente con el grado de vinculacin con las principales, conforman lo que se denomina el anlisis de la cadena de valor, que como herramienta en la formulacin de estrategias, exige que los administradores no solo analicen por separado cada actividad de valor con todo detalle, sino que tambin examine las vinculaciones criticas entre las actividades internas. Al referirnos al tema costos este enfoque es diferente al desarrollado por la contabilidad tradicional, la cual se basa en el concepto de valor agregado, el que supone maximizar la diferencia entre las compras y las ventas. Es decir que el valor agregado fija su atencin en las funciones internas de la Empresa, comienza con las compras a los proveedores y termina con los costos pagados por los clientes (ventas).

2.20 El anlisis de la cadena de valor como herramienta gerencial El Anlisis de la Cadena de Valor es una herramienta gerencial para identificar fuentes de Ventaja Competitiva. El propsito de analizar la cadena de valor es identificar aquellas actividades de la empresa que pudieran aportarle una ventaja competitiva potencial. Poder aprovechar esas oportunidades depender de la capacidad de la empresa para desarrollar a lo largo de la cadena de valor y mejor que sus competidores, aquellas actividades competitivas cruciales. Porter resalta tres tipos diferentes de actividad:

Las Actividades Directas, que son aquellas directamente comprometidas en la creacin de valor para el comprador. Son muy variadas, dependen del tipo de empresa y son por ejemplo las operaciones de la fuerza de ventas, el diseo de productos, la publicidad, el ensamblaje de piezas, etc.

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Las Actividades Indirectas, que son aquellas que le permiten funcionar de manera continua a las actividades directas, como podran ser el mantenimiento y la contabilidad.

El Aseguramiento de la Calidad, en el desempeo de todas las actividades de la empresa.

Porter fue ms all del concepto de la cadena de valor, extendindolo al sistema de valor, el cual considera que la empresa esta inmersa en un conjunto complejo de actividades ejecutadas por un gran nmero de actores diferentes. Este punto de vista nos lleva a considerar al menos tres cadenas de valor adicionales a la que describimos como genrica:

Las Cadenas de Valor de los Proveedores, las cuales crean y le aportan los abastecimientos esenciales a la propia cadena de valor de la empresa.

Los proveedores incurren en costos al producir y despachar los suministros que requiere la cadena de valor de la empresa.

El costo y la calidad de esos suministros influyen en los costos de la empresa y/o en sus capacidades de diferenciacin.

Las Cadenas de Valor de los Canales, que son los mecanismos de entrega de los productos de la empresa al usuario final o al cliente.

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Los costos y los mrgenes de los distribuidores son parte del precio que paga el usuario final.

Las actividades desarrolladas por los distribuidores de los productos o servicios de la empresa afectan la satisfaccin del usuario final.

Las Cadenas de Valor de los Compradores, que son la fuente de diferenciacin por excelencia, puesto que en ellas la funcin del producto determina las necesidades del cliente.

2.20.1 El diagnostico de las capacidades competitivas Lo anterior est indicando al gerente que:

Debe construir una cadena de valor con las actividades de su empresa. Examinar las conexiones que hay entre las actividades internas desarrolladas por la empresa y las cadenas de valor de clientes, canales y proveedores.

Identificar aquellas actividades y capacidades claves para llevarle satisfaccin a los clientes y ser exitoso en el mercado.

Utilizar un benchmarketing para hacer las comparaciones internas y externas que le permitan:

Evaluar que tan bien est la empresa desarrollando sus actividades.

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Comparar la estructura de costos de la empresa con la de sus rivales.

Evaluar cmo encaja la cadena de valor de la empresa dentro del sistema de valor de su industria.

Ajustar y mejorar su cadena de valor para reaccionar a los movimientos estratgicos y tcticos de sus competidores en sus cadenas de valor.

Deber entonces ser claro para el gerente que las cadenas de valor de las otras empresas de su industria dependern de la trayectoria de stas, de sus estrategias, de sus habilidades y que la ventaja competitiva no surge solamente del interior de su empresa, sino tambin fuera de sta.

2.20.2 Que determina el costo de las actividades en una cadena de valor El costo de desarrollar cada una de las actividades de una cadena de valor puede fluir desde atrs o hacia adelante en la cadena, dependiendo de dos tipos de factores:

Los Conductores de Costos Estructurales

Las economas de escala.

Los efectos de la curva de experiencia.

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Las exigencias tecnolgicas.

La intensidad de capital.

La complejidad de la lnea de produccin.

Los Conductores de Costos Realizables

El compromiso de la fuerza de ventas con el mejoramiento continu.

Las actitudes y las capacidades con respecto a la calidad.

El ciclo de tiempo para lanzar nuevos productos al mercado.

La eficiencia para disear y ejecutar los procesos empresariales internos.

La eficiencia de la empresa en trabajar con proveedores, distribuidores y/o con clientes en la reduccin de costos.

2.20.3 Que implica la obtencin de informacin para el anlisis estratgico de costos. La obtencin de informacin para ste propsito es una tarea formidable, pues requiere descomponer la informacin de la contabilidad de costos

departamentales en el costo de ejecucin de:

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Actividades especficas. Adoptar el sistema de Costo Basado en Actividades (ABC).

(Lo que pretendemos al adoptar el costo ABC es poder "rastrear" y no asignar como en el sistema contable tradicional, los costos de tareas especficas y de las actividades de la cadena de valor).

2.20.4 Algunos usos de la Cadena de Valor

Anlisis Estratgico de Costos Identificar la cadena de valor de la empresa y luego "rastrear" los costos relacionados con las actividades y sus categoras (Costo ABC). Establecer los elementos claves que dirigen los costos hacia cada actividad de valor. Identificar las cadenas de valor de sus competidores y determinar sus costos relativos y el origen de las diferencias en costos con su empresa. Desarrollar una estrategia para lograr una reduccin de costos controlando los conductores de costos (cost drivers) o remodelar la propia cadena de valor. Asegurar de que las reducciones de costos no erosionen la diferenciacin y si lo hacen que sea una decisin consciente de su parte. Comprobar si las reducciones de costos son sostenibles.

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