BUSINESS INTELLIGENCE

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Indice Sistema Transaccional Sistema de Anlisis ........................................................................................... 3 Inconvenientes de no separar ambos ambientes ...................................................................................... 4 Solucin Business Intelligence................................................................................................................. 5 Componentes de una Solucin Business Intelligence................................................................................ 5 Almacenamiento de Informacin .............................................................................................................. 6 Fuentes de los datos ........................................................................................................................... 6 Herramientas de Consulta: .................................................................................................................. 6 Beneficios de una Solucin Business Intelligence ..................................................................................... 7

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Sistema Transaccional Sistema de Anlisis

Desde hace tiempo se viene trabajando en la idea de separar cada vez ms los sistemas relacionados con la operacin, de los sistemas para analizar la informacin, dado que son muy diferentes los objetivos que cada uno persigue. Se hizo tan evidente la diferencia de objetivos entre los sistemas transaccionales y los sistemas de anlisis de informacin, que se comenz a pensar en dos ambientes separados incluso fsicamente.

Sistemas de Informacin
Sistema Transaccional

Base de Datos Transaccional

Sistema de Anlisis

Aplicacin Transaccional

Usuarios de Anlisis

Usuarios Transaccionales
Los istemas Transaccionales, tienen por objeto mantener el funcionamiento de la empresa en sus S operaciones bsicas: facturacin, consulta de crdito de clientes, emisin de remitos, carga de pedidos, y dems tareas del da a da que se basan en el ingreso y extraccin de datos operativos. Los Sistemas de Anlisis, tienen capacidades y funciones especficas para analizar los datos almac enados en los sistemas transaccionales y tambin originados desde otras fuentes, con el objeto de mejorar la calidad en la toma de decisiones. Si bien los xitos son muchos y variados, construir sistemas de estas caractersticas es una tarea altamente especializada, que exige competencia en mltiples disciplinas. El desarrollo y las posteriores adecuaciones de un sistema de estas caractersticas para una organizacin, requerir compromiso y dedicacin por parte de sus integrantes, tanto del rea de sistemas como de la de negocios. De esta manera podr construirse verdaderamente un sistema que beneficie a toda la empresa.

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Inconvenientes de no separar ambos ambientes

Aquellas organizaciones que an no han implementado un sistema de informacin exclusivamente dedicado al anlisis, se encuentran con una gran cantidad de inconvenientes. Es evidente que en esta situacin, el gran sistema de decisin de cualquier institucin no funciona adecuadamente o seguramente no utilizar todo su potencial.

Qu es lo que sucede?

Si se utilizan informes standards propios del sistema transaccional: ? Ser informacin de mucho volumen con lo cual lo relevante ser difcil de discriminar. ? Seguramente no harn foco en los temas de inters. ? No presentar informacin que abarque las variables que constituyen factores crticos. ? Se desperdiciar mucho del valioso tiempo del ejecutivo en la seleccin, y elaboracin de informes con un formato adecuado para el anlisis y presentacin.

Si el rea de sistemas desarrolla informes para las dems reas: ? Posiblemente el ejecutivo que requiri el informe para el anlisis no llegar a recibirlo a tiempo (la informacin no ser oportuna). ? Con frecuencia el formato del informe no ser el esperado y se necesitarn modificaciones sucesivas. ? Parte de los recursos del rea de sistemas (recursos humanos, espacio fsico, hardware, software, tiempo, etc.) debern restarse al sistema transaccional para dedicarse al desarrollo de estos informes. ? Se producir una sobrecarga en la base de datos transaccional, ocasionando problemas en su funcionamiento.

Si los mismos departamentos desarrollan sus informes para el anlisis: ? El margen de error ser extremadamente grande dada la manipulacin de los datos y la falta de conocimiento tcnico en sistemas informticos. ? Las personas encargadas de la elaboracin de este tipo de informes restarn tiempo de sus tareas especficas de anlisis y decisin. ? Posiblemente en las reuniones a las que acudan representantes de diferentes reas, se presenten valores diferentes para aparentemente los mismos conceptos, debido a la aplicacin de diferentes filtros, factores, ponderaciones, y dems clculos agregados.

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Solucin Business Intelligence

Conocido tambin como Inteligencia de Negocios, Inteligencia Empresarial, o Inteligencia para la Empresa, es un proceso que utiliza la inteligencia orientada a la optimizacin y mejora de la toma de decisiones teniendo un importante soporte en los avances de la tecnologa informtica, que proporciona , herramientas fundamentales para el ambiente de negocios. El futuro de la organizacin depende de la calidad de sus decisiones, de su capacidad para procesar y analizar la informacin, decidir, y actuar.

Componentes de una Solucin Business Intelligence

Reporting Query

OLAP

MINING

BSC EIS

Solucin Business Ingelligence

DW DM DM DM

ETL

OLTP

INT

EXT

En las pginas siguientes se explican los detalles de esta figura.

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Almacenamiento de Informacin
Esta figura representa el almacn de la informacin, cuyo nombre ingls es data warehouse

DW DM DM DM

? ? ? ? ?

Toda la informacin necesaria para el negocio. Guardada en un nico lugar. Orientado a consolidar y relacionar informacin de diferentes fuentes. Manejo de forma adecuada de grandes volmenes de datos. Estructurado acorde a las necesidades de consulta.

Fuentes de los datos

Esta figura representa las fuentes de las cuales se toman los datos para guardarlos en el DW.

OLTP

INT

EXT

Las fuentes son muy diversas: ? OLTP: generalmente la fuente principal de datos son las bases de datos transaccionales corporativas. ? INT: los datos de la propia empresa que no se encuentran alojados en los sistemas OLPT. Pueden ser estudios, pronsticos, agrupaciones especiales, sistemas satlites, etc. ? EXT: los datos externos a la empresa. Provienen de consultoras, del gobierno, u otras fuentes; es decir, son datos sobre el contexto.

Herramientas de Consulta:
La solucin de Business Intelligence proporciona varias clases de herramientas, que permiten aprovechar al mximo los datos. Vamos a verlas por separado.

Estas herramientas permiten a los usuarios visualizar reportes previamente elaborados o definir sus propias consultas a la base de datos, es decir tener la posibilidad de elegir los campos, filtros, agrupaciones deseadas para la obtencin de un reporte perfectamente adecuado a la necesidad de informacin.

Query

Reporting

Los usuarios no necesitarn conocer los aspectos tcnicos de la base de datos como ser nombres de tablas, nombre de campos, relaciones entre tablas, filtros imprescindibles, ndices, etc.

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OLAP

Las herramientas OLAP (On-Line Analytical Processing / Tratamiento Analtico En Lnea) proporcionan posibilidades de anlisis multidimensional. Las aplicaciones OLAP son la principal herramienta de los sistemas de soporte de decisin (DSS). La multidimensionalidad permite que el usuario pueda navegar por la informacin, posibilitando el anlisis de los diferentes conceptos definidos de una forma excepcionalmente gil.

Las aplicaciones OLAP permiten el anlisis dinmico de la interseccin de todas las variables, tanto cualitativas como cuantitativas.

MINING

El Data Mining (Minera de Datos) es una metodologa que posibilita a los trabajadores del conocimiento descubrir tendencias futuras y patrones ocultos y detectar con anterioridad insospechadas correlaciones en la informacin. Es una va muy importante de aprovechamiento de la informacin almacenada en el Data Warehouse.

La estructura de Data Warehouse es la ideal para que pueda desarrollarse un sistema de Data Mining ya que all los datos se encuentran optimizados y estn integradas heterogneas bases de datos en una sola.

Los EIS (Executive Information Systems / Sistemas de Informacin Ejecutiva) posibilitan la visualizacin simultnea de diferentes indicadores de la organizacin, dando de forma rpida un panorama general de la empresa , muy adecuado para la direccin, y permiten la explotacin de la informacin por medio de planillas y grficas resumidas mostrando tendencias, desvos y comparaciones.

EIS

El EIS es un sistema de informacin que se caracteriza por estar estructurado de manera tal, que permita acceder a la informacin que necesita el ejecutivo sin necesidad de tener que avanzar por menes y pantallas que lentifiquen o compliquen la visualizacin de los aspectos crticos del negocio. Es muy frecuente la utilizacin de colores para identificar desvos en relacin a objetivos o tendencias de manera rpida.

Beneficios de una Solucin Business Intelligence

Ya son muchas las organizaciones que usan Business Intelligence. En los sitios Web de los proveedores de herramientas y servicios, es muy comn encontrar historias de xito, y artculos escritos por personas que han participado en proyectos de Business Intelligence. Los hay de diversas compaas y con cargos tan variados como presidentes, directores, gerentes, lderes y administradores de proyectos, administradores de bases de datos, etc. Los proyectos de Business Intelligence influyen en diversas reas de las organizaciones. Por lo tanto, sus beneficios son integrales, y no puntuales. Todos los participantes del proceso de elaboracin y anlisis de informacin, saldrn ganando de alguna forma. Una de las ideas centrales del concepto data warehousing radica en el hecho de que la informacin de inters para el anlisis est almacenada en un slo lugar, dispuesta en tiempo y forma como lo requiere el negocio. Por otra parte, se almacena informacin histrica, absolutamente inexistente en la mayora de los diversos sistemas transaccionales. Estas caractersticas propias del data warehousing, integradas en una solucin Business Intelligence, dan lugar a muy diversos beneficios. Veamos algunos de ellos: ? Informacin posible, fcil y rpida: Lo que antes era imposible, o demasiado difcil, o mortalmente lento, ahora es posible y est en la punta de los dedos, a pocos clicks de distancia. Las herramientas son muy potentes y veloces, realmente amigables e intuitivas. Estn diseadas para

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ser utilizadas no por expertos en informtica, sino por los decision makers: directivos, gerentes, etc.. No hay que saber programacin, ni operar bases de datos. ? Informacin oportuna: La informacin est disponible en el momento justo en que se la necesita, es decir, YA!. La velocidad de respuesta es realmente muy alta. Como el data warehouse est en un ambiente totalmente separado de la operacin del da a da, nunca hay cuellos de botella. ? Todos ven lo mismo. Explotacin corporativa: Al encontrarse toda la informacin en un slo lugar, y utilizarse la misma tecnologa para analizarla, no hay confusin ni ambigedad a la hora de analizar o presentar una informacin; todos pueden verificar las cifras. ? Muchas posibilidades de anlisis: Por qu mirar los datos de un nico modo, si los podemos mirar desde diversos puntos de vista, cambiando las perspectivas, alternando escenarios, poniendo y sacando hiptesis a voluntad? Las herramientas de anlisis presentan una gran variedad de posibilidades, como ser informacin por excepcin, herramientas OLAP con anlisis multidimensional, alertas, semaforizacin, diversos grficos muy potentes, herramientas de data mining, etc. ? Informacin valiosa: Absolutamente todos los datos contenidos en un data warehouse fueron seleccionados durante el diseo del mismo, por lo que seguramente no habr datos que no se utilicen. ? Informacin de calidad: Toda la informacin es generada por computadora, cada informe ha sido probado exhaustivamente, de modo que se eliminan los errores humanos en las cifras, que pueden arrastrar a decisiones errneas. ? Seguridad y control: Toda la informacin est en un slo lugar. Esto es fundamental para un adecuado sistema de seguridad y control sobre los datos, accesos, movimientos, respaldos, etc. ? Flexibilidad: El ambiente de negocios cambia continuamente. Las aplicaciones para el anlisis de informacin tienen la flexibilidad necesaria para adaptarse a diferentes requerimientos, ya sean de formato o presentacin, como as tambin de cambios en el negocio, como por ejemplo, modificacin en la estructura de producto, cambios en los niveles jerrquicos, alteraciones en las agrupaciones geogrficas, etc. ? Integridad de los datos: El sistema garantiza que nunca se pierdan o se alteren partes de la informacin. Todo lo que debe estar, estar siempre, y ser correcto. ? Escalabilidad: La estructura que poseen estos sistemas posibilita un crecimiento progresivo y totalmente regulado. ? Deteccin de ventajas competitivas: Las posibilidades de estos sistemas permiten una muy buena visualizacin y excelente alternativa para el estudio de todos los componentes de la cadena de valor, como del sistema de valor, y un anlisis muy completo y potente en cuanto a todas las variables intervinientes en el negocio, tanto internas como externas, controlables e incontrolables, y existentes o no en los sistemas transaccionales. ? Calidad en la planificacin: Las posibilidades que se brindan permiten la realizacin de un muy buen control de gestin, y la deteccin anticipada de eventos. Esto permite una planificacin mucho ms acertada, y la posibilidad de otorgar con seguridad mayores recursos a aspectos claves con el objeto de potenciar las fuerzas, y contrarrestar las amenazas. ? Factores clave: La implementacin de una Solucin Business Intelligence posibilita en cierto sentido, tener el control de lo que est pasando y de lo que va a p asar. Mediante el uso de herramientas adecuadas, es posible elaborar rpidamente un tablero en el cual se visualicen los indicadores clave de xito, en un formato directo, con informacin en el momento adecuado, alertas fcilmente distinguibles, y la posibilidad de determinar la causa del estado de los indicadores y el impacto a futuro.

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? Estrategias: Mediante la informacin obtenida con estas aplicaciones y metodologas se podrn visualizar nuevas alternativas, y las estrategias podrn analizarse con mayor seguridad. ? Tiempo para lo importante: Para gobernar, hay que dedicar tiempo. Para crear, hay que dedicar tiempo. Para organizar, hay que dedicar tiempo. La implementacin de un sistema automatizado, deja ms tiempo para lo importante. ? Mejor evaluacin del riesgo: A mayor informacin, un anlisis ms real. Al tomar decisiones con mayor informacin, el riesgo, propio del desconocimiento e incertidumbre, se reduce. ? Afinacin del mercado meta u objetivo: Es evidente que al tener mayor capacidad de anlisis y la posibilidad de cruzar informacin externa proveniente de consultoras o entidades que se dedican a la recopilacin de datos de personas o industrias, se logra definir mucho mejor las necesidades que se desean satisfacer, y por otra parte, se tienen muchas ms herramientas para la deteccin de oportunidades. ? Mejora notable de la productividad: El ambiente de la organizacin se torna mucho ms productivo, dado que aumenta la capacidad general de desarrollos con fines tiles. Son realmente innumerables las pequeas y grandes cosas que se ven optimizadas logrando beneficios en los muy diversos sentidos que estamos analizando. ? Reduccin de costos operativos: Se suprime todo proceso manual de generacin de informes: recopilacin, consolidacin, formato, y clculo. ? Pronsticos ms exactos: Dada las caractersticas del data warehouse, la elaboracin de pronsticos se vuelve mucho ms sencilla y con mucho menos margen de des vo. ? Deteccin de problemas: La deteccin de problemas es extremadamente importante, y ms an si se producen en reas clave. Estas herramientas se pueden utilizar no slo para la deteccin sino para la prediccin y prevencin de problemas. ? Libera recursos del rea de sistemas: Uno de los partcipes en la elaboracin de informes, es al rea de sistemas. Una solucin de estas caractersticas permite que esta rea de la organizacin se dedique a los sistemas transaccionales, al control de calidad de la operacin diaria, integridad de datos y dems actividades propias de los departamentos de informtica. ? Mejora de la comunicacin: Todas las personas tienen la misma informacin. La discusin se centra en la cuestin principal, y no en cmo se gener la informacin. sto proporciona un ahorro notable de tiempo y de conflictos.

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