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Trabajo de: Logstica y Almacenes Integrantes del Grupo Carlos Manuel Rodrguez Reyes Conny Ramrez Mara Cormorn Ariel Reyes Mercedes BH-8462 DF-6868 CF-2823 BF-3111 CF-1493
INTRODUCCION
En el siguiente trabajo vamos a desarrollar todas las partes que integran el sistema de logstica en la Industria, para as mostrar la importancia de la misma. La meta de la logstica es examinar cada decisin en la cadena de abastecimiento, por el impacto en el sistema total y no solamente en sus componentes. Este objetivo requiere que se administre cada una de las funciones que componen la cadena de abastecimiento como una unidad, en lugar de hacerlo cada una por separado. La logstica da a las empresas la ventaja de permitirles afianzar la cadena de abastecimiento, permitindoles llevar las mercaderas necesarias al lugar correspondiente, en el momento oportuno. Un sistema de logstica integrada reduce los costos de mantener inventarios, ayuda a prestar mejor servicio al cliente y reduce las inversiones de capital.
Empresa Seleccionada:
ACTIVIDADES COMPONENTES DE LA LOGSTICA Transporte (aprovisionamiento y distribucin). Almacenamiento (materias primas, productos procesados, productos terminados). Compras (nacional, internacional). Manejo de inventarios (materias primas, productos procesados productos terminados). Planeacin de la produccin. Despacho y distribucin de producto terminado. Servicio al cliente. Las anteriores actividades estn fundamentadas en la Gestin de Personal y en la Gestin de Informacin.
FUNCIONES DE LA LOGSTICA
Almacenamiento, transporte, control de inventarios, servicio al cliente planeacin de la produccin pronsticos y compras. (IAC). ACTIVIDADES CLAVE DEL SISTEMA LOGSTICO 1. SERVICIO AL CLIENTE
Determinacin de las necesidades y deseos del consumidor. Determinacin de la respuesta del cliente al servicio que se le presta. Establecimiento de los niveles de servicio al cliente.
2. TRANSPORTE
Seleccin del modo y medio de transporte. Consolidacin de envos Establecimiento de rutas de transporte. Gestin de la flota de vehculos de transporte.
3. GESTIN DE INVENTARIOS
Polticas de inventarios a nivel de materias primas y productos semiterminados y a nivel de produccin final. Proyeccin y programas de ventas. Gestin de inventarios en almacenes. Numero tamao y localizacin de almacenes. Estrategias de entrada/salida de productos de almacenes.
4. PROCESAMIENTO DE PEDIDOS
Procedimiento de interaccin entre la gestin de pedidos y la de inventarios. Mtodos de transmisin y procesamiento de informacin sobre pedidos. Reglas para la confeccin de pedidos. Ver Actividades de soporte al sistema logstico
Organigrama General
MOVER Y ALMACENAR
Presidente
Secretaria I
Gerente Compras
Administracin del Portafolio de Productos y Servicios (PPS), que es la oferta que la compaa hace al mercado. Toda la Cadena de Suministro se disea y ejecuta para soportar esta oferta. Servicio a Clientes (SAC), que es responsable de conectar la necesidad del cliente con la operacin interna de la compaa. Los sistemas transaccionales permiten que la organizacin visualice los compromisos derivados de las rdenes procesadas, pero en trminos simples, si existe inventario para satisfacer la demanda del cliente, SAC, pasa sus instrucciones directamente a Distribucin; si hay que producir, pasa sus instrucciones a Control de Produccin. Control de Produccin (CP), que, derivado de las polticas particulares de servicio que tenga la compaa y de la Administracin de la Demanda, se encarga de programar la produccin interna y, como consecuencia, dispara la actividad de Abastecimiento de insumos. Abastecimiento (Aba), que se encarga de proveer los insumos necesarios para satisfacer las necesidades de Produccin (Materia prima y Materiales) cuidando los tiempos de entrega de los proveedores y los niveles de inventario de insumos. Distribucin (Dis), que se encarga de custodiar insumos y producto terminado (en algunas organizaciones solo producto terminado), hacerlo llegar a los Clientes y/o a su red de distribucin, que puede incluir otros almacenes Centros de Distribucin (CDs) no.
Coordinador de Presupuestos y costos La responsabilidad de la elaboracin del control presupuestal se delega a una persona que habr de fungir como director de presupuestos, deber ser quien posea amplios conocimientos de la empresa, necesitara estar compenetrado en los sistemas contables de la entidad as como sus operaciones y problemas de administracin. Cabe aclarar que es sobre el director de presupuestos sobre quien cae la responsabilidad de la elaboracin del mismo para poder lograr esto necesitara de la colaboracin de todo el personal de la empresa por lo que se forma un comit de presupuestos que est compuesto por los directivos que le siguen al director de presupuestos que son contador, contralor, director de finanzas, gerente de ventas, gerente de produccin. Estos son los que estarn
ntimamente ligados con la funcin de presupuestos. Las principales funciones del director de presupuestos son:
Estudiar las variaciones as como su causa Formular el presupuesto general Preparar estados pro forma y presupuestados Coordinar y supervisar los presupuestos parciales Aprobar el diseo de las formas que se utilizan Informar oportunamente a su comit y superiores Aprobar o ajustar las operaciones de los presupuestos
Gerente Administracin de Inventarios Una vez que se han reunido los insumos del producto de un sistema de produccin, por lo general se pone el inventario de materias primas. Durante el procesamiento, deben ser controlados los inventarios de artculos en proceso; una vez que se han terminado los productos terminados que deben ser controlados. El control efectivo de los inventarios se facilita mediante el uso de dispositivos analticos, tales como puntos de repedido y formulas para la cantidad econmica del pedido. Gerente de Proyectos de soporte Logstico Los principales objetivos especficos de esta actividad son: 1. Mantener la continuidad del abastecimiento. 2. Pagar precios justos pero razonablemente bajos por los productos de calidad adecuada. 3. Mantener existencias econmicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa. 4. Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc; buscando calidad adecuada. 5. Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales. 6. Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin. 7. Estudiar e investigar nuevos procedimeintos. 8. Preocuparse por la permanente capacitacin del personal. 9. Mantener informado al gerente de logstica o gerente general, sobre la marcha del departamento. Obtencin, esta actividad se inicia con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe. Almacenamiento, implica la ubicacin o disposicin as como la custodia de todos los artculos del almacn, que es la actividad de guardar artculos o materiales desde que se produce o recibe hasta que se necesita o entregan. Los principales aspectos de esta actividad son: 1. Control de la exactitud de sus existencias. 2. Mantenimiento de la seguridad. 3. Conservacin de los materiales. 4. Reposicin oportuna.
Estimular el Plan Operativo del Instituto Coordinar todas las actividades inherentes al funcionamiento del Instituto con relacin a las obras, estudios , proyectos y cualquier actividad que considere la parte tcnica del instituto de acuerdo a las normas establecidas Planificar, controlar, dirigir y supervisar el trabajo de la Gerencia dedicada al desarrollo de planes, proyectos, programas y construccin de obras. Coordinar la realizacin del presupuesto anual del Instituto de acuerdo a las necesidades presentadas, manejando el criterio de que las obras se terminen en su totalidad Hecer el seguimiento y el avance de las obras. Coordinar las inspecciones para verificar la problemtica que presentan las comunidades. Elaborar formatos de recaudos establecidos por el instituto para el trmite administrativo de todas las obras a contratar. Evaluar la gestin de a partir del Plan Operativo Anual y el Presupuesto aprobado para cada ejercico fiscal Generar en forma oportuna los instrumentos de medicin que permitan en forma efectiva la evaluacin y el control de gestin. Elaborar anualmente la Memora y Cuenta a travs de la consolidacin de los informes de gestin de cada unidad ejecutora. Elaborar informes peridicos de las actividades realizadas de acuerdo a lo establecido en la normativa legal vigente o cuando sea solicitado por la autoridad competente. Llevar control de las partidas presupuestarias que correponden a las contrataciones de obras, inspecciones de obras, proyectos y estudios especializados necesarios para obtenere los mejores resultados en las obras que as lo ameriten. Realizar las carpetas de asignaciones de empresas que ejecutarn las obras y las cartas de asignacin de las inspecciones contratadas, y los proyectos que se ejecutaran por estudios especializados. Controlar los recursos utilizados por cada partida presupuestaria. Controlar las actuaciones del comit de licitaciones. Ejercer todas las atribuciones y competencias que se le sean propias y designadas por ley o por reglamento.
Gerente de Compras
La funcin de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos tenemos los siguientes:
Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la organizacin. Mantener las inversiones en existencias y reducir las prdidas de stos a un nivel mnimo. Mantener unas normas de calidad adecuadas Buscar y mantener proveedores competentes. Normalizar los elementos que se adquieren. Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio ms bajo posible. Mantener la posicin competitiva de la organizacin. Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los ms bajos posibles.
Un gerente debe cumplir ciertas funciones: planeacin, organizacin, direccin y control. O, si se quiere ver desde otra perspectiva, debe desempear determinados roles: interpersonales, informativos y decisorios. Para ello tiene que aprender y desarrollar algunas habilidades: tcnicas, humansticas y conceptuales. Y debe, as mismo, familiarizarse con ciertos conceptos que operen como base filosfica de su conducta, algunos relacionados con las personas, otros con las organizaciones.
Mover y almacenar se relaciona directamente con los departamentos de ventas y produccin al igual que solicita soporte a la departamento de Recursos Humanos para la adquisicin de nuevos talentos. El departamento de ventas le solicita la cantidad de bultos diarios que requiere cada centro de distribucin, para que siempre estn disponibles productores terminados para su posterior distribucin. Las ordenes, de compra que realizar el departamento de ABS (adquirir bienes y servicios) tambin deben ser canalizadas para que mover y almacenar las reciba en su almacenes de materia prima. El departamento de ADF (administracin de Flota) le brinda un servicio constante sobre el mantenimiento de la flota vehculos como los equipos de montacargas para mover tanto la materia prima como los productos terminados. Los departamentos de Elaboracin y Envasado tambin le requieren a Mover y Almacenar materia prima para que sean incluidas en la planificacin de la produccin. Con toda la empresa debido a que controla el almacn (IRF, Inventarios de Repuestos Fabriles) de todos los materiales que se consumen dentro de la organizacin tales, papel, servilletas, repuestos de vehculos, cascos, botas, desinfectantes, guantes, etc.
Normas Aplicables
Norma BASC: Esta norma est destinada a ayudar a las organizaciones en el desarrollo de una propuesta de Gestin en Control y Seguridad en el Comercio Internacional, que protege a las empresas, a sus empleados y otras personas cuya seguridad puedan verse afectadas por sus actividades. La empresa de CND est certificada con esta norma la cual recibe una recertificacin anualmente por parte de los auditores externos que verifican el cumplimiento de la norma. Dicha regulacin aplica primordialmente al rea de exportacin e importacin donde el acceso a los almacenes de exportacin est en primer lugar restringido los contenedores estn colocados en un rea especial donde son vigilados y sellados de forma especial; evitando as cualquier tipo de contaminacin (drogas, desfalcos, etc.)
Auditoras a Proveedores
El departamento de aseguramiento de la calidad enva los inspectores de calidad a los distintos proveedores de la empresa realizando auditorias en todas las normas y procedimiento de fabricacin del insumo a utilizar por parte de la empresa. Tambin las auditorias de OHSAS y Basc en los casos que se requiera. El procedimiento establece que una vez que se le encuentren hallazgos tiene que ser notificado el proveedor y en un plazo no mayor de 25 das debe resolver dicha desviacin.
El Encargado de Recepcin y Despacho procede a devolucionar el material en el Sistema SAP (Ver Instructivo de Devolucin de Materiales al Suplidor en el Sistema SAP del Inventario Materias Primas, cdigo IT-67GAI.2-007). Nota: El Encargado de Recepcin y Despacho llena la Gua de Despacho para la salida del material de la empresa.
El Encargado de Recepcin y Despacho entrega el material devolucionado al representante del suplidor, el Vale de Devolucin al Suplidor (generado en el Sistema) y la Gua de Despacho de materiales para la salida de la empresa. Si despus que el material fue recibido fsicamente en el almacn de Materias Primas y tericamente en el sistema SAP; y el departamento de Aseguramiento de la Calidad determina que el material fue recibido fuera de especificacin (no se debe usar), el Encargado de Recepcin y Despacho ejecuta la devolucin del material de acuerdo a los siguientes pasos: El Encargado de Recepcin y Despacho recibe el informe de desviaciones desde el departamento Aseguramiento de la Calidad (especificando la causa de la no conformidad) y la etiqueta de identificacin de color rojo (de rechazado), y procede a aislar el material utilizando exhibidores identificado como: Materiales Rechazados para ser devueltos al suplidor. El Encargado de Recepcin y Despacho notifica va Vale de Devolucin al Proveedor y Gua de Despacho al Departamento de Compras y Cuantas por Pagar la devolucin del Material. Este Vale de Devolucin al Proveedor debe estar firmado por el Encargado de Recepcin y Despacho e inicializado por el Coordinador o Supervisor del Almacn Materias Primas y firmado por el representante del suplidor. Tambin debe estar firmado por el departamento de Compras. Este Vale debe estar archivado conjuntamente con el reporte de desviaciones. El Encargado de Recepcin y Despacho procede a devolucionar el material en el Sistema SAP (Ver instructivo de Devolucin de Materiales al Suplidor en el sistema SAP del inventario Materiales cdigo IT-67GAI.2-007) Nota: Cuando el material a devolucionar no contiene documento de entrada disponible (est pago) se le informa va corre electrnico al Departamento de Cuentas por Pagar para que ellos generen una nota de crdito interna. La comunicacin enviada debe contener las informaciones necesarias de: cdigo del producto, descripcin del producto, ltimo documento de entrada y orden de compra. El Encargado de Recepcin y Despacho entrega el material devolucionado al representante del suplidor, el Vale de Devolucin al Suplidor (generado en el Sistema SAP) y la Gua de despacho de materiales para la salida de la empresa.
DESCRIPCION DEL INSTRUCTIVO El Coordinador Almacn de Materias Primas recibe desde el Departamento de Aduana el formulario Captura Datos Generales de Importacin. Este documento debe contener las informaciones necesarias de: Compaa, Suplidor, Importacin no., Fecha estimada de arribo, Fecha real arribo, Nombre nave, Cdigo empaque, Cantidad de empaque, Lnea area o martima, Descripcin de Importacin, Territorio, Puerto de descarga, Encargado, Pas de origen. Tambin tiene anexo factura, BL (bill of landing) y Packing List (opcional). NOTA: Para recepcionar la cebada malteada en el Almacn Materias Primas Divisin Cerveza aplican los siguientes niveles: Coordinador, Supervisor, Encargado de Recepcin y Despacho del Almacn Materias Primas Divisin Cerveza y Operador de Sistema de Granos. El agente estibador o descargador recibe el barco de cebada malteada al momento de su llegada al Puerto de destino. El Despachador lleva registro de las operaciones de descarga diarias del barco de cebada malteada en el formato Desembarque de Cebada Malteada a Granel cdigo F1-IT-7AI.2002, el cual debe ser llenado con las informaciones de lugar. El agente estibador o descargador conjuntamente con el personal del barco de cebada malteada procede a abrir las bodegas del barco para ventearla (dejar salir los gases del fumigante). El personal de Aduana de E. LEON JIMENES y en su defecto el Departamento de Materias Primas gestionan para que Sanidad Vegetal realice la inspeccin correspondiente al barco de cebada malteada. El personal de Sanidad Vegetal inspecciona el barco de cebada malteada conjuntamente con el Departamento de Materias Primas. El agente estibador o descargador procede a realizar la descarga del barco bajo la supervisin del Departamento de Materias Primas, utilizando los equipos de camin con su volqueta, gras, peras, bobcat y sistema de succin para descarga.
La cebada malteada es transferida por medio de camiones con volquetas o sistema de succin para la descarga a la balanza receptora para determinar la cantidad transferida a los silos de almacenamiento. Luego de que este material es pesado se procede almacenar en los silos de los suplidores de almacenamiento. Al realizar la descarga completa del barco de cebada malteada, (las tres bodegas) y recibidos los formatos de Desembarque de Cebada Malteada a Granel, el Coordinador procede a realizar el Reporte Desembarque de Cebada Malteada a Granel, llenando las informaciones de lugar. El Coordinador Almacenes Externos Materias Primas con el Reporte de Desembarque de Cebada Malteada a Granel verifica la cantidad total de cebada malteada desembarcada en el Puerto destino y procede a realizar el Vale de Entrada de Mercanca (Ver Instructivo para la Recepcin Electrnica en el Sistema SAP del Inventario Materias Primas Divisin Cerveza, cdigo IT-7AI.2-001). Manejo de Cebada Malteada y Smola en la Estacin de Granos en CND. Las siguientes operaciones son realizadas por el Operador de Granos. Recibe el camin con su Termo de cebada malteada conjuntamente con el conduce desde los silos correspondientes. NOTA: Para la smola se recibe con copia de factura y/o conduce que viene desde el suplidor. En este caso el Operador de Granos verifica la cantidad, la compara con el pesaje y luego realiza el Vale de Entrada de Mercanca (Ver Instructivo para la Recepcin Electrnica en el Sistema SAP del Inventario Materias Primas Divisin Cerveza, cdigo IT7AI.2-001). Posteriormente se le entrega al Coordinador y en su defecto al Supervisor y/o Encargado de Recepcin y Despacho Almacn Materias Primas para que verifique y firme el reporte de Recepcin. Verifica la cantidad que dice el conduce contra la cantidad que especifica el ticket de pesaje, viaje No., termo No., descripcin del producto y silo No. Realiza la transferencia en el sistema SAP con la transaccin MB1B movimiento 311 (transferencia en un paso) desde los silos de Haina (SH01, SH02, SH03) o Molinos Modernos (MM01) a CND Oeste (Estacin de Granos, Almacn 5013), registra la cantidad y descarga de cebada malteada o smola recibidas desde los termos hacia los cocimientos y los silos de CND, llenando el formato Relacin Recepcin y Descarga de Termos de Cebada Malteada y Smola, cdigo F2-IT7AI.2-002, el cual debe contener las informaciones de lugar.
Transferencia (vaciando) termo lleno de cebada malteada o smola para los silos y cocimientos:
Las siguientes operaciones son realizadas por el Operador de Granos. Verifica en que estacin de granos est disponible en termos llenos de malta o smola para empezar el proceso de vaciado. Conecta la manguera de aire (3pulg) de la estacin a la tubera detrs del termo, al igual la manguera de granos (6pulg) de la estacin. Verifica que la vlvula de venteo ubicada en la parte delantera (debajo) del termo este cerrada, luego se dirige a seleccionar la estacin en la cual se procedera a vaciar (en el semfaro), cambiando el botn de no ready a ready (no listo a listo). Debe asegurarse que las vlvulas de las tolvas del termo esten cerradas. Luego procede a registra la cantidad de cebada malteada o smola recibida y descargada desde los termos hacia los cocimientos y los silos de CND, llenando el Formato Relacin Recepcin y Descarga de Termos de Cebada Malteada y Smola, cdigo F2-IT-7AI.2-002 con las informaciones de lugar.
Se dirige al panel de los PLC 19CP101 del Sistema de Granos y selecciona en la pantalla control de silo, el silo correspondiente a llenar, dando clic sobre las vlvulas del silo seleccionado, ya sea de cebada malteada o smola.
Luego retorna a la pantalla Estaciones de Camiones verificando la estacin seleccionada, abrimos la vlvula de presin de aire correspondiente dando clic (abierto) Estaciones de Camiones el blowell correspondiente: para malta (C-02,C-03, C-04), para smola (C-01 y C-02). Las estaciones del 8 al 12 se utilizan los blowell C-03 y C-04, las estaciones del 3 al 7 se utilizan los blowell C-02 y C-03. Luego abre manualmente la vlvula de la tolva del termo teniendo en cuenta que la presin (PSI) este: para cebada malteada de 8 a 9.5; y para smola de 7 a 8.5 PSI para evitar obstrucciones en las lneas de vaciado. Registra la cantidad de silos de cebada malteada o smola llenos y vacos, llenado el Formato de Registro de Inventario de Cebada Malteada y Smola, cdigo F3-IT7AI.2-002 y en el Formato Consumo Diario de Cebada Malteada y Smola CND en el Departamento de Elaboracin, cdigo F4-IT-7AI.2-002, registra la cantidad de cebada malteada y smola consumida en los silos y termos. Estos formatos deben contener las informaciones de lugar.
Registra la Existencia de cebada malteada y smola en los silos CND, llenando el Formato Existencia de Cebada Malteada y Smola en Silos C.N.D. y Haina cdigo F5-IT-7AI.2-002, con las informaciones de lugar. Luego de realizar todas esta operaciones manualmente, se procede a realizar la transferencia de material utilizando la transaccin MB1B con el tipo de movimiento 313 o traslado de almacn a almacn (transferencia en dos partes) desde el almacn 5013 al silo que esta disponible para llenar (SP01, SP02, SP03, SP04, SP05, SP06, SP07, SP08). Condiciones de almacenamiento de Malta y Smola en los silos
El Departamento de Materias Primas verifica las condiciones internas de los silos, estos deben estar libre de plagas, limpios y fumigados. NOTA: La periodicidad de fumigacin en los Almacenes Externos es cada 3 meses. La limpieza se lleva a cabo cada vez que el silo este vaco, para el caso de los silos de CND la limpieza es mensual.
Manejo de diferencias de pesaje El Coordinador de Almacenes Externos verifica si las desviaciones procedentes del cambio de pesaje por suplidores es menor del 1%, en caso de ser positivo realiza el ajuste correspondiente sin previa autorizacin y de ser mayor al 1% buscar autorizacin de la Gerencia de Administracin de Inventarios o de la Direccin de Cadena de Abastecimientos.
NOTA: Este numeral aplica para las desviaciones en las recepciones de los suplidores y transferencias de cebada malteada desde los silos externos a la Estacin de Granos.
Sistema para la determinacin de la Demanda. El Coordinador Planificador de la Demanda recibe de parte de Crear Demanda las siguientes asunciones para el ao correspondiente y/o 2 aos adicionales: Para cervezas locales Volumen total del mercado % Participacin y/o volumen CND y % participacin y/o volumen competencia en el mercado % Participacin y/o volumen de cada marca interna CND Para Maltas locales Volmenes anuales por marca Volmenes de la competencia Para Destilados y Cigarros Volmenes anuales por marca Considerando las informaciones recibidas, el Coordinador Planificador de la Demanda procede a realizar la distribucin del volumen mensual basndose en el seasonality del ao correspondiente y/o 2 aos adicionales. El Coordinador Planificador de la Demanda, en el caso de Cervezas y Maltas, realiza la distribucin semanal correspondiente basado en el calendario y/o calendario de ventas del ao correspondiente y tomando en cuenta el share interno por marca. Una vez realizada la distribucin, el Coordinador Planificador de la Demanda enva, va correo electrnico, el volumen a Finanzas con copia a EPS y Crear Demanda con el propsito de obtener la validacin Financiera del plan. El plan es revisado y validado por el departamento de Finanzas. Una vez el plan es aprobado, Finanzas procede a enviarlo, va correo electrnico a EPS, Crear Demanda y al Coordinador Planificador de la Demanda. En el caso de que el plan no sea aprobado, se envan las modificaciones sugeridas a EPS, Crear Demanda y al Coordinador Planificador de la Demanda. El Coordinador Planificador de la Demanda procede a realizar en el plan las modificaciones sugeridas por Finanzas y reenva nuevamente el plan a aprobacin repitiendo desde el numeral 4.1.5 al 4.1.7 las veces que sea necesario. Una vez aprobado el volumen, el Coordinador Planificador de la Demanda procede a enviarlo a todas las reas impactadas: Crear Demanda
EPS Operaciones Finanzas Administracin M&A Administracin de Operaciones Recoleccin Para el mercado de Exportacin, se recibe de Presidente USA, los volmenes por SKU por mes en hectolitros, para el ao correspondiente y/o 2 aos adicionales y se distribuye a nivel Semanal. El volumen aprobado para cervezas y maltas locales y de exportacin es digitado en Futurmaster por el Coordinador Planificador de la Demanda, el cual se convertir en el Pronstico oficial de la compaa.
Polticas de Empaque
El propsito es proveer lineamientos y herramientas para el cumplimiento de los requerimientos de logstica y ejecucin de los planes de investigacin y desarrollo de nuevos productos, diseo de nuevos empaques, etiquetas y/o cambios de especificaciones en todos los productos o insumos.
Asegurar que las propuestas para el diseo y/o cambio en diseo de los productos, etiquetas y empaques sean planificadas y controladas desde su concepcin hasta su validacin, permitiendo una comunicacin y coordinacin eficaz en el desarrollo de pruebas confiables, as como conservacin de referencias y documentacin, entre todas las reas involucradas. Este procedimiento abarca los lineamientos y procedimientos de los departamentos: Legal, Comercial, Produccin, Gestin Ambiental y Administracin de Riesgos.
Nuevo producto, etiqueta o empaque: es todo producto directo e indirecto diferente a los existentes en la divisin Cerveza, del Grupo Len Jimnez. Estos sern evaluados, desarrollados y presentados para satisfacer oportunidades y/o requerimientos del mercado (clientes, consumidores), para buscar productividad en cualquiera de las reas, as como para actualizarnos segn las tendencias de la industria. Prueba: Es la ejecucin de una propuesta de cambio en materiales directos e indirectos, creacin de producto y cambio de las especificaciones de los existentes. Ensayo: Son las actividades a ejecutar de acuerdo al cronograma de la prueba. Codificacin de prueba: Es la nomenclatura utilizada para identificar la prueba y sus etapas. Esta estar definida con las iniciales del nombre de la prueba a realizar, seguida por un nmero que identifica el nmero del ensayo. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO El procedimiento para la Investigacin y Desarrollo de Nuevos Productos o Cambio de especificaciones de un nuevo insumo, materia prima o desarrollo de un nuevo producto, se definir por los siguientes elementos: Entrada, Evaluacin, Verificacin y Validacin, los cuales se identificarn como elementos. Elementos de entrada: Documentacin para Elaboracin de la Investigacin El rea interesada presentar una Solicitud para la Prueba, F001-PG-67DAC.6-001 la cual debe contener la finalidad del cambio y los detalles del insumo a evaluar, las especificaciones a modificar o las caractersticas del nuevo producto, etiqueta o empaque a desarrollar. Estas informaciones permitirn al Coordinador de la Unidad de Investigacin y Desarrollo de Nuevos Producto o Empaques, planificar las reuniones con las reas relacionadas a la prueba y desarrollar eficazmente el cronograma de ejecucin de los ensayos a realizar. Para el desarrollo de un nuevo producto, el rea comercial y el coordinador de la Unidad de Investigacin y Desarrollo de Nuevos Productos o Empaques aplicarn las guas colocadas como anexos con los cdigos DI-67DAC.6-001, DI-67DAC.6-002, DI-67DAC.6- 003, DI67DAC.6-004 y DI-67DAC.6-005, con el objetivo que los pasos se ejecuten de acuerdo con las metas planteadas.
Justificacin del cambio En la fase de conceptualizacin para la evaluacin de un determinado material directo e indirecto, y/o cambio en las especificaciones, el Coordinador de la Unidad de Investigacin y Desarrollo de Nuevos Productos o Empaques convocar una reunin con las reas relacionadas al cambio, de tal forma que se pueda evaluar el impacto de mejora esperado. En caso que la modificacin a realizar envuelva caractersticas legales, el rea de legal debe tener un representante en esta reunin. En el caso que se desee elaborar un nuevo producto, el rea de Investigacin de Mercado presentar la propuesta del nuevo producto al rea de Investigacin y Desarrollo de Nuevos Productos o Empaques, para que este se elabore con las caractersticas definidas en la evaluacin de mercado. Evaluacin aspectos de seguridad, salud, ambiente y requisitos legales. En caso de que el nuevo producto, insumo o empaque a evaluar est relacionado con: Manejo de sustancias peligrosas, Cambios de parmetros aprobados, que puedan afectar los aspectos de la seguridad, salud y ambiente, Legislacin, normas o reglamentos legales, el Coordinador de la Unidad de Investigacin y Desarrollo de Nuevos Productos o Empaques ser responsable de dar seguimiento al proceso de cambio, debe enviar va electrnica la descripcin de las modificaciones a las reas de Administracin de Riesgos y Medio Ambiente, para que estos evalen si el manejo del nuevo producto est alineado con los planes generales, metas y objetivos del Sistema Integrado de Salud, Seguridad y Ambiente de la Empresa. Los Coordinadores de las reas de Administracin de Riesgos y Medio Ambiente enviarn por medio electrnico el resultado de sta evaluacin, la cual debe quedar registrada como evidencia.
Elementos de revisin Luego de tener los resultados de las evaluaciones, en caso que aplique, el rea de DAC debe analizar o realizar ensayos con el nuevo producto, etiqueta o empaque antes de ser evaluados en planta. Los resultados de esta evaluacin, se archivarn en la carpeta correspondiente al producto a evaluar. En el caso de etiquetas y empaques se proceder como sigue: El arte del nuevo material de empaque a elaborar ser firmado por el Gerente de la marca correspondiente, el Gerente de DAC y Director de Produccin. Una copia del arte es archivada en la carpeta correspondiente al producto a evaluar. El personal de DAC visitar la Planta del Proveedor para establecer junto a Marcas el estndar y el lmite de tolerancia, expresados como mximo y mnimo. Los resultados de la evaluacin se archivarn debidamente identificados como "Confidencial" en la Unidad de Investigacin y Desarrollo de Nuevos Productos o Empaques. Elementos de verificacin Logstica de Ejecucin Una vez obtenidos los resultados de la evaluacin, en el laboratorio, la planta o el proveedor, el Gerente del rea de DAC y/o el Coordinador de la Unidad de Investigacin y Desarrollo de Nuevos Productos o Empaques solicitarn, cuando aplique, en la reunin de produccin, la inclusin de la prueba en el programa de produccin. Dependiendo lo acordado en sta reunin, el Coordinador de la Unidad de Investigacin y Desarrollo de Nuevos Productos o Empaques, convocar las partes envueltas en el cambio y elaborarn un cronograma de ejecucin, para definir: a) Nombre de la prueba b) Fecha de ejecucin de los planes de accin c) Responsables Este cronograma se enviar va electrnica a las reas involucradas, con el objetivo de dar a conocer las responsabilidades - actividades segn la subdivisin de trabajo, propuesta en el cronograma. La ejecucin de la investigacin y el desarrollo requiere tambin, el control de los costos y presupuestos. Junto con el seguimiento de los cronogramas aprobados, los responsables de rea deben mantener estricto control sobre los gastos incurridos y la ejecucin del
presupuesto. El Coordinador de la Unidad de Investigacin y Desarrollo de Nuevos Productos y Empaques es responsable de verificar la correcta asignacin de cargos al Plan de Investigacin y Desarrollo de Insumos y Productos en el sistema de contabilidad. Realizacin de la Investigacin En la investigacin se realizarn tres ensayos, como mnimo, utilizando lo establecido en el Procedimiento para la Realizacin de Pruebas Especiales de Productos, cdigo PG67DAC.6-002. Nota: El coordinador de la Unidad de Investigacin y Desarrollo de Nuevos Productos o Empaques debe elaborar un cronograma para cada ensayo de la investigacin, el cual debe ser revisado por los representantes de las diferentes reas involucradas. Los ensayos deben realizarse siguiendo el cronograma establecido, bajo la coordinacin y seguimiento del Coordinador de la Unidad de Investigacin y Desarrollo de Nuevos Productos o Empaques. As como tambin la recopilacin de los datos obtenidos en la realizacin de cada uno de los ensayos. Los resultados de anlisis fsicos, qumicos y sensoriales de las pruebas se reportan en el formato "Reporte Resultados Anlisis Pruebas Especiales", cdigo F001-PG-67DAC.6-003. En caso que lo programado no sea ejecutado en la fecha acordada, se debe repetir lo enunciado en el acpite 4.4.1, correspondiente a la programacin de la produccin. Evaluacin de Resultados El Coordinador de la Unidad de Investigacin y Desarrollo de Nuevos Productos o Empaques, con los resultados de las tres pruebas realizadas, realiza la evaluacin y la compara con las especificaciones, si existen, para determinar si la modificacin cumple o no con las metas propuestas. Presentacin de los Resultados de la Investigacin El Coordinador de la Unidad de Investigacin y Desarrollo de Nuevos Productos o Empaques debe elaborar un Informe Final de los Resultados de la Investigacin y el Desarrollo. Las recomendaciones deben estar basadas en los resultados obtenidos de la investigacin realizada. Este informe debe contener como mnimo las siguientes informaciones: Nombre de la Investigacin Resultados obtenidos de la investigacin Resultado evaluacin de las dems reas involucradas en el cambio (si aplica)
Este Informe es presentado a la Gerencia de Desarrollo y Aseguramiento de la Calidad, a las diferentes gerencias involucradas en la investigacin y/o a la Direccin de Produccin, utilizando el Formato Resultados de la Investigacin, F002-PG-67DAC.6-002. La Direccin de Produccin, cuando lo considere relevante, informar a la Administracin los resultados de las investigaciones realizadas. Luego de finalizada las evaluaciones, el producto que no se utilice luego de la evaluacin, debe ser descartado siguiendo las polticas y normas de derrame de sustancias peligrosas y/o de la planta de Tratamiento de Aguas Residuales. Aprobacin de la Investigacin y el Desarrollo La Direccin de Produccin, Comercial y/o la Administracin, aprueba, desaprueba o pospone la implementacin de los cambios, firmando el informe entregado e indicando la fecha. Confidencialidad de la documentacin Las comunicaciones y/o reportes generados durante la investigacin y el desarrollo, sern archivados como documentacin confidencial por la Unidad de Investigacin y Desarrollo de Nuevos Productos o Empaques. Elementos de validacin Elaboracin de Especificaciones Definitivas y Plan de Inspeccin Cuando el diseo y/o cambio en diseo de los productos, etiquetas y empaque haya sido aprobado, el Coordinador de la Unidad de Investigacin y Desarrollo de Nuevos Productos o Empaques elaborar las especificaciones y plan de inspeccin del nuevo material. En caso de cambios en diseo, se modificar la especificacin existente del material sometido al cambio o mejora. Estas actividades deben ser realizadas previas a la produccin y comercializacin de los nuevos productos, o los ya existentes que hayan sido afectados por el cambio. Validacin del cambio y seguimiento Una vez aprobado e implementado el cambio, el Coordinador de la Unidad de Investigacin y Desarrollo de Nuevos Productos o Empaques colectar las informaciones relacionadas al cambio, que avalen la aplicacin de las mejoras realizadas. Para un nuevo producto el Gerente de Marcas correspondiente o el encargado del rea Comercial asignado, recibir el informe de las evaluaciones y estos definirn la fecha para la elaboracin del producto.
El servicio al cliente y su satisfaccin, ya que este aspecto se debe constituir en la piedra angular de las estrategias de mercadotecnia. La disminucin de costos, esto debido a que es necesario coordinar de manera adecuada los niveles de inventario, medios de transporte, ubicaciones de plantas y puntos de venta. La explosin en la variedad de productos, esto se debe a que los gerentes actuales ya no llevan el control de inventarios de sus productos en un trozo de papel, sino que, debido a la gran cantidad de productos que algunas empresas manejan, estas requieren un adecuado control lo que significa un autentico reto logstico. Las mejoras en la tecnologa de la informacin, este aspecto relacionado a la creciente utilizacin de computadoras, scanners, cdigos de barras, transferencias electrnicas de fondos, etc.
OPINION GRUPAL Nuestro grupo ha observado que la empresa cervecera nacional dominicana cumple con todas las especificaciones de excelente cadena de abastecimiento y distribucin. Fue de gran importancia ver que todas las posiciones estratgicas son de ingenieros industriales para la cadena de distribucin. Tambin es cierto que se debe especializar en el rea de logstica en ingeniero industrial para tener una mayor aceptacin en el mercado laboral. LO QUE ESTA BIEN Esta empresa tiene una buena colocacin de los centros de distribucin 9 en puntos estratgicos del pas. Las transferencias primarias se realizar con vehculos articulados dobles para disminuir el costo de flete. Cantidad de almacenes en el rea de planta para productos terminados. Inventario en almacn para tres das. LO QUE ESTA MAL CND tiene muchos almacenes alquilados por asunto del manejo del espacio. Debera disminuir esos costos de almacenamiento. Tambin existen cargas que convergen un punto varias veces por la fuerza de ventas y Transporte Primario como es caso de Bani. Debera de llevarse una carga directa desde la capital hasta Bani para que la carga no tenga que llegar a Azua y luego devolverla a Bani.